www.vrom.

nl

Wegwijzer omgevingsvergunning, module IVO
Implementatie ICT-Voorzieningen Omgevingsvergunning april 2007

Wegwijzer omgevingsvergunning, module IVO
april 2007

Implementatie ICT-Voorzieningen Omgevingsvergunning (IVO)

Inhoudsopgave

Voorwoord 1. Inleiding 2. Leeswijzer Deel 1. Informatie 3. De omgevingsvergunning: wat moet ik weten? 3.1 Waarom een omgevingsvergunning? 3.2 Wat is de omgevingsvergunning? 3.3 Welke raakvlakken zijn er tussen de omgevingsvergunning en andere ontwikkelingen? 4. De omgevingsvergunning: wat betekent dit voor mijn organisatie? 4.1 Wat ben ik verplicht vooruitlopend op de Wabo? 4.2 Wat ben ik verplicht op grond van de Wabo? 4.3 Moet ik mijn organisatie veranderen? 4.4 Welke gevolgen hebben andere werkprocessen voor mijn ICT-systemen? 4.5 Wanneer moet ik beginnen? 4.6 Hoe ga ik om met weerstand in mijn organisatie? 5. Wat doet VROM? ICT-voorzieningen van de landelijke overheid 5.1 Branchewijzers 5.2 Meldingsformulier Activiteitenbesluit (8.40 AMvB’s) 5.3 Het BRIKS-formulier 5.4 Digitaal Bouwloket 5.5 Landelijke Voorziening Omgevingsvergunning (LVO) 5.5.1 Aanvraagmodule 5.5.2 Dossiermodule 5.6 Wanneer zijn de VROM ICT-voorzieningen beschikbaar? 6. Praktijkvoorbeelden en achtergrondinformatie 6.1 Helpdesk omgevingsvergunning 6.2 Kennisplein omgevingsvergunning: ontmoetingsplaats met praktijkinformatie voor de professional 6.3 Praktijkvoorbeelden 6.4 Aanbevolen websites 6.5 Aanbevolen literatuur Afkortingenlijst

04 05 07 09 10 10 10 11 15 15 15 15 20 22 22 23 23 25 26 28 31 31 31 33 34 34 34 34 40 40 45

Deel 2. Positie & ambitie 7.Wanneer ICT-voorzieningen implementeren? 7.1 Kan ik voordat de LVO beschikbaar is implementeren? 7.2 Wat kan ik eerder implementeren? 8. Implementatie ambitie omgevingsvergunning 8.1 Waar sta ik? 8.2 Waar wil ik heen? 8.3 Implementatie: Hoe kom ik waar ik heen wil? Deel 3. Implementatie 9. Stappenplan: Het Digitaal Bouwloket geïmplementeerd 10. Stappenplan: Het BRIKS-formulier geïmplementeerd 11. Stappenplan: De activiteitenmelding geïmplementeerd 12. Stappenplan: De omgevingsvergunning geïmplementeerd 12.1 Wat is projectmatig werken? 12.2 Projectfasering 12.2.1 Voorbereidingsfase 12.2.2 Inventarisatiefase 12.2.3 Ontwerpfase 12.2.4 Realisatiefase 12.2.5 Afrondingsfase 12.3 Beheer Bijlage A. Uitgangspunten WABO Bijlage B. Schema reikwijdte omgevingsvergunning Bijlage C. Nora voor de omgevingsvergunning Bijlage D. Voorbeeld processchema’s gemeente Haarlem Bijlage E. EGEM- projectfasering

47 48 48 48 49 49 49 52 59 60 62 65 68 68 70 70 74 76 78 79 79 81 83 87 89 95

04

Voorwoord

Met genoegen presenteer ik u de Wegwijzer Omgevingsvergunning, module IVO (Implementatie ICT-Voorzieningen Omgevingsvergunning). De module IVO helpt u, verantwoordelijken voor de invoering van de omgevingsvergunning bij de lokale overheden, bij het implementeren van de ICT-Voorzieningen Omgevingsvergunning in uw lokale organisaties. De Wegwijzer Omgevingsvergunning bestaat uit meerdere modules. Deze modules worden binnenkort in een map aangeboden. De Wegwijzer Omgevingsvergunning is geschreven voor gemeenten en provincies, de organisaties die bevoegd gezag kunnen worden voor het afgeven van een omgevingsvergunning. De milieudiensten en waterschappen worden gezien als adviserende organisaties. Waarom versie 1 van de module IVO? Overheden willen nu starten met voorbereidingen voor de implementatie van de omgevingsvergunning en hebben behoefte aan een concreet handboek dat stapsgewijs aangeeft welke activiteiten doorlopen kunnen worden en dat hun helpt bij vragen als hoe te starten, wat moet ik weten, wat ontwikkelt VROM voor mij en wat moet ik zelf ontwikkelen en organiseren. In maart 2007 beginnen de implementatieprojecten met de Implementatiekerngroep Omgevingsvergunning. Ervaringen uit deze projecten kunnen in Versie 2 van de Wegwijzer worden opgenomen. Vanaf september 2007 worden praktijkervaringen met de Landelijke Voorziening Omgevingsvergunning opgedaan. Op het moment dat meer informatie beschikbaar is over de wijze waarop de Landelijke Voorziening bij de lokale overheden geïmplementeerd kan worden zal versie 3 van de Wegwijzer beschikbaar komen. Ik wil graag de Redactieraad van de module IVO bedanken voor het meedenken, meelezen en de input die geleverd is zodat de Wegwijzer aansluit bij de belevingswereld van gemeenten en provincies. De leden van de Redactieraad zijn: gemeente Dordrecht, gemeente Leidschendam-Voorburg, gemeente Veghel, provincie Utrecht, milieudienst DCMR, VNG, IPO, het Waterschapshuis en EGEM. Ik wens u veel succes met de invoering van de omgevingsvergunning!

Joke de Vroom Programmamanager Omgevingsvergunning

05 5

1. Inleiding

Met de invoering van de omgevingsvergunning en de mogelijkheid tot het digitaal aanvragen daarvan komt er veel af op de bevoegde gezagen in Nederland. Dit leidt bij hen tot allerlei vragen zoals: • • • • • • Wat komt er precies op me af? Hoe kan ik me voorbereiden? Waar moet ik beginnen? Hoe moet ik beginnen? Wanneer moet ik beginnen? Wat doet VROM voor mijn organisatie?

• De module geeft stap voor stap inzicht in wat VROM doet en wat het bevoegd gezag zelf moet doen; • De module geeft praktische ondersteuning in de vorm van aandachtspunten bij implementatie van de ICT-voorzieningen omgevingsvergunning; • De module bevat basisinformatie voor de lezer en verwijst naar beschikbare bronnen voor achterliggende en meer gedetailleerde informatie. Wat kunt u verwachten van de module IVO? Deze eerste versie van de module IVO is in een aantal opzichten nog niet volledig. Dit is met name in de beantwoording van ICT gerelateerde vragen en de praktische ondersteuning bij de implementatie van ICT-voorzieningen. Alle op het moment van schrijven beschikbare informatie is gebruikt bij de beantwoording van de vragen en de invulling van de praktische ondersteuning. Er was nog onvoldoende bekend over de informatie-uitwisseling tussen de landelijke ICT-voorzieningen en het bevoegd gezag, bevoegde gezagen onderling en tussen het bevoegde gezag en haar adviseurs tijdens het vergunningproces. Deze versie van de module IVO kan dus helaas nog niet op alle onderdelen de door gemeenten en provincies zo vurig gewenste gedetailleerde praktische ondersteuning bieden. Op het moment dat meer informatie beschikbaar is, zal deze informatie worden opgenomen in een nieuwe versie van de module IVO. In de module IVO wordt beschreven welke ICT-voorzieningen nodig zijn om aan de minimumeisen van de Wabo te voldoen. De module IVO reikt echter verder dan dat. Het is een document dat de keuzen laat zien die het bevoegd gezag kan maken voor de verdere digitalisering van het vergunningproces. Tevens biedt het handvatten om het vergunningproces volledig digitaal te laten verlopen. Daarbij wordt de gebruiker de keuze gelaten om te bepalen welke ICTvoorzieningen voor hem van belang zijn en wanneer deze worden geïmplementeerd. Bij het verschijnen van deze versie (1.0) is de wegwijzer zo ver uitgewerkt dat bevoegde gezagen die nu willen starten met voorbereidingen voor de implementatie van de omgevingsvergunning kunnen beginnen. De module IVO die voor u ligt is een concrete wegwijzer die stapsgewijs aangeeft welke activiteiten doorlopen kunnen worden en die helpt bij vragen als hoe te starten, wat moet ik weten, wat ontwikkelt VROM voor mij en wat moet ik zelf ontwikkelen en organiseren.

Al deze vragen hebben betrekking op de gevolgen die de omgevingsvergunning heeft op zowel de organisatie van een bevoegd gezag als de ICT-voorzieningen van die bevoegde gezagen. De wegwijzer omgevingsvergunning, module IVO is geschreven om zo veel mogelijk vragen rond ICT weg te nemen. Voor vragen rondom het (her)inrichten van uw organisatie in het kader van de omgevingsvergunning wordt de module Organisatie ontwikkeld. Na het doorlezen van de module IVO weet u hoe de implementatie van de ICT-voorzieningen die samenhangen met de komst van de omgevingsvergunning kunt aanpakken. De komst van de omgevingsvergunning is afhankelijk van het besluit van het nog te formeren nieuw kabinet. Als er een nieuw kabinet is wordt de behandeling van de wet die de omgevingsvergunning mogelijk maakt, de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo), door de Tweede Kamer in gang gezet. Het is onbekend hoeveel tijd dit in beslag neemt. De module IVO is naast het verstrekken van informatie over de ICT-voorzieningen ten aanzien van de omgevingvergunning, vooral bedoeld om praktische ondersteuning te bieden bij het in gebruik nemen van ICT-voorzieningen die voor de implementatie van de omgevingsvergunning beschikbaar zijn. De volgende uitgangspunten zijn bij het ontwikkelen van de module IVO gehanteerd: • De doelgroep is het bevoegd gezag dat op de hoogte is van de komst van de omgevingsvergunning en de Wabo; • De module is geschreven op basis van bestaande informatie en documenten die op dit moment beschikbaar zijn en de praktijkervaringen uit de VROM-pilots omgevingsvergunning; • De beschikbare informatie wordt gestructureerd, logisch gerangschikt en vraagsgewijs gepresenteerd;

06

De module IVO is dynamisch. Zoals hiervoor reeds aangegeven zullen in de loop van de tijd nieuwe stukken en inzichten worden toegevoegd en zal een tweede versie verschijnen. Heeft u tips, suggesties of ervaringen voor de volgende versie van de module IVO, geef dit dan door aan de Helpdesk Omgevingsvergunning via http://omgevingsvergunning.vrom.nl/helpdesk. De module IVO behoefte niet in zijn geheel te worden gelezen. Met behulp van de leeswijzer kunt u zelf bepalen welke onderdelen u wilt lezen en welke u zou willen overslaan.

07

2. Leeswijzer

Wat
Waarom een omgevingsvergunning? Wat is de omgevingsvergunning? Wat komt er op mij af?

> > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > > >

3.1 3.2 3.3 4.1 4.2 4.3 4.4 4.6 5.1 5.2 5.3 5.4 5.5

> > > > > > >

Welke raakvlakken zijn er tussen de omgevingsvergunning en andere ontwikkelingen? Wat ben ik verplicht vooruitlopend op de Wabo? Wat ben ik verplicht op grond van de Wabo? Moet ik mijn organisatie veranderen? Welke gevolgen hebben andere werkprocessen voor mijn ICT-systemen? Hoe ga ik om met weerstand binnen mijn organisatie? Wat zijn branchewijzers? Wat is het meldingsformulier activiteitenbesluit (8.40 AMvB’s)? Wat is het BRIKS-formulier? Wat is het Digitaal Bouwloket? Wat is de Landelijke Voorziening Omgevingsvergunning (LVO)?

Wat betekent de invoering van de omgevingsvergunning voor mijn organisatie?

Wat stelt VROM beschikbaar?

Wanneer
Wat ben ik verplicht vooruitlopend op de Wabo? Wat ben ik verplicht op grond van de Wabo? Wanneer moet ik beginnen? Wanneer zijn de VROM ICT-voorzieningen beschikbaar? Kan ik voordat de LVO er is implementeren? Wanneer moet ik beginnen? 4.1 4.2 4.5 5.6 7.1 4.5

Wanneer moet ik wat doen?

Wanneer kan ik beginnen?

Hoe
Is er een helpdesk omgevingsvergunning? Hoe kan ik hulp krijgen bij de implementatie? Welke praktijkvoorbeelden zijn beschikbaar? Op welke websites kan ik meer informatie vinden? Welke overige literatuur adviseren jullie te lezen? Waar sta ik, wat is mijn uitgangspunt? Hoe pak ik de implementatie aan? Waar wil ik heen, wat is mijn ambitie? Hoe kom ik van mijn uitgangspunt naar mijn ambitieniveau? Hoe implementeer ik stap voor stap ICT-voorzieningen? 6.1 6.2 6.3 6.4 8.1 8.2 8.3 9-12

08

Deel 1
Informatie
• De omgevingsvergunning: wat moet ik weten? • De omgevingsvergunning: wat betekent dit voor mijn organisatie? • Wat doet VROM? ICT-voorzieningen van de landelijke overheid? • Praktijkvoorbeelden en achtergrondinformatie

10

3. De omgevingsvergunning: Wat moet ik weten?

De omgevingsvergunning moet leiden tot een vermindering van de administratieve lasten voor burgers en bedrijven. Het feit dat de omgevingsvergunning maar liefst 25 bestaande vergunningen vervangt draagt daar in belangrijke mate aan bij. De invoering van de omgevingsvergunning past in het streven van VROM om de regelgeving te moderniseren en te digitaliseren. In dit hoofdstuk worden allereerst de achtergronden van de omgevingsvergunning geschetst. Daarna wordt beschreven wat de omgevingsvergunning eigenlijk is en waar die op van toepassing is. Tot slot van dit hoofdstuk wordt de omgevingsvergunning in relatie gebracht met de ontwikkelingen op het gebied van de elektronische dienstverlening van de overheid.

3.2

Wat is de omgevingsvergunning?

De omgevingsvergunning is een vergunning die 25 bestaande vergunning-, ontheffing- en andere toestemmingsstelsels vervangt. De omgevingsvergunning is van toepassing op de sloop, bouw, aanleg, oprichting en het gebruik van een fysiek project. Een fysiek project wordt gekenmerkt door het plaatsgebonden karakter en heeft invloed op de fysieke leefomgeving. Voor alle activiteiten die onder de omgevingsvergunning vallen wordt in één keer een vergunningprocedure doorlopen. Dat wil zeggen één vergunning via één procedure, met één set indieningvereisten, gevolgd door één rechtsbeschermingprocedure en handhaving door één instantie. Voor een nadere toelichting op de uitgangspunten, zie bijlage A. VROM is in 2004 gestart met het project Omgevingsvergunning in samenwerking met gemeenten, provincies, waterschappen en milieudiensten. Dit project onderzoekt enerzijds de mogelijkheden om binnen de huidige wetgeving (delen) van het vergunningproces te versnellen en werkt daarnaast aan het mogelijk maken van één omgevingsvergunning. De omgevingsvergunning is één geïntegreerde vergunning voor bouwen, wonen, monumenten, ruimte, natuur en milieu. Vrijwel alle vergunningstelsels uit de VROM-wetten (locatiegebonden) worden opgenomen in de omgevingsvergunning. In de praktijk hebben burgers en bedrijven echter ook te maken met wetten van andere ministeries die raakvlakken hebben met de omgevingsvergunning. Voorbeelden hiervan zijn de monumentenvergunning (ministerie van OCW) en de Natuurbeschermingswet (ministerie van LNV). Daarnaast hebben provincies, gemeenten en waterschappen allerlei verordeningen met verschillende toestemmingsvereisten. Ook een deel van deze toestemmingen worden meegenomen.

3.1

Waarom een omgevingsvergunning?

Het doel van de omgevingsvergunning is dat het aanvragen van vergunningen eenvoudiger, sneller en goedkoper wordt. Burgers en ondernemers kunnen straks terecht bij één (elektronisch) loket. Bij dat loket hoeven zij doorgaans maar één vergunning aan te vragen waar nu vaak nog een scala aan verschillende vergunningen is vereist. Via het digitale omgevingsloket, dat bij decentrale overheden wordt gerealiseerd, kunnen burgers en ondernemers op het moment dat de Wabo van kracht wordt gebruik maken van: • Goede informatie, die hen helpt zich te oriënteren op mogelijk nodige vergunningen (of andere toestemmingen); • De gelegenheid om hun vergunning 24 uur per dag vanuit huis of kantoor aan te vragen, via een eenvoudig en informatief elektronisch aanvraagformulier; • Statusinformatie over hun vergunningaanvraag; • Informatie over aangevraagde en verleende vergunningen in de directe omgeving.

Een uitgebreid overzicht van welke vergunningen en ontheffingen meegaan, gedeeltelijk meegaan (‘aanhaken’) of niet meegaan, treft u aan in bijlage B ‘Schema reikwijdte omgevingsvergunning’. Het ministerie van VROM wil zo bereiken dat administratieve lasten Daarnaast kan het bevoegd gezag aanvullende toestemmingsstelvoor burgers en bedrijven verminderen, de overheid haar dienstver- sels hebben die in relatie met de omgevingsvergunning moeten lening verbetert, procedures worden verkort en voorschriften beter worden meegenomen. (Zie artikel 2.2 lid 2 van de Wabo). worden afgestemd. De bevoegde gezagen worden verplicht om een aanvraag voor een omgevingsvergunning digitaal in ontvangst te kunnen nemen. Dit wordt door VROM ondersteund door middel van het beschikbaar stellen van ICT-voorzieningen (zie hoofdstuk 5 voor een beschrijving.)

11

ICT-voorzieningen omgevingsvergunning en de e-overheid De ICT ambitie van de omgevingsvergunning is om de elektronische dienstverlening zo klantvriendelijk en efficiënt mogelijk te organiHet kabinet wil een moderne overheid met minder, betere en effec- seren richting burger en ondernemer. Dit sluit aan bij de ‘bestuurtievere regels. Het ministerie van VROM werkt aan de moderniselijke agenda gemeentelijke dienstverlening 2015’ waarin de visie ring van regels op het gebied van wonen, ruimte en milieu. VROM van de VNGcommissie Gemeentelijke Dienstverlening (commissie wil de regelgeving in vier jaar tijd flink reduceren en verbeteren, Jorritsma) concreet is gemaakt. De ambitie is vertaald in actiepunzodat de regels burgers en bedrijven minder tijd en geld kosten. ten die tussen nu (2005) en 10 jaar gerealiseerd moeten worden: Daarom schrapt VROM honderden regels en vermindert het de • Binnen 10 jaar zijn gemeenten dé poort tot publieke dienstverlening; administratieve lasten als gevolg van VROM-regels met ruim dertig • Binnen 10 jaar hebben gemeenten een gezamenlijk servicecenter procent. Het project omgevingsvergunning maakt deel uit van de modernisering van de VROM-regelgeving. voor de publieke dienstverlening; • Binnen 10 jaar vinden gemeenten het heel gewoon om zichzelf te In het geval van de omgevingsvergunning hebben met name ondernormeren over de kwaliteit van dienstverlening. staande knelpunten er toe geleid om tot een voorstel voor een omgevingsvergunning te komen: Meer informatie hierover is te vinden op http://www.vng.nl/smartsite. • Groot aantal toestemmingen/vergunningen; dws?id=58989 • Diverse bestuursniveaus; • Verschillende procedures (indieningsvereisten, inspraak, Er is voor gekozen om vanuit het Rijk een aantal landelijke ICTberoep); voorzieningen te realiseren, waarmee gemeenten, provincies en • Coördinatiebepalingen werken niet of onvoldoende; waterschappen de elektronische dienstverlening aan burgers en • Risico van tegenstrijdige voorschriften; ondernemers kunnen vormgeven. Het Rijk is verantwoordelijk voor • Meerdere bestuursorganen belast met handhaving. de ontwikkeling, realisatie en het beheer van deze voorzieningen. Gemeenten, provincies en waterschappen hebben in het manifest van 18 april 2006 “Betere dienstverlening, minder administratieve lasten met de elektronische overheid” afspraken met elkaar gemaakt om hun organisaties aan te sluiten op deze voorzieningen en om ze toe te passen in hun dienstverlening. Het uitgangspunt voor de omgevingsvergunning is dat aangesloten wordt bij het tempo en de ambitie van de e-overheid en met name de ambities en ontwikkeling van elektronische dienstverlening bij decentrale overheden. Relatie omgevingsvergunning en overige landelijke ICT-voorzieningen In het kader van de e-overheid komen er veel ontwikkelingen op de overheidsorganisaties af. Om hier een beter inzicht in te krijgen heeft EGEM alle ontwikkelingen samengevat in een metrokaart.

3.3

Welke raakvlakken zijn er tussen de omgevingsvergunning en andere ontwikkelingen?

12

Figuur 1

De EGEM Metrokaart

13

Toelichting figuur 1 (EGEM Metrokaart) Horizontale routes Van links naar rechts ziet u de routes die worden afgelegd om de overheid als het ware te digitaliseren. Het betreft hier achtereenvolgens loketten, dossiers en (ketens van) processen die (sectoraal) worden opgepakt. Hier vindt u ook de routes die uitgerold worden om grote brokken overheidsinformatie te digitaliseren. Doel hiervan is de overheid transparanter, toegankelijker en beter bereikbaar te maken. Verticale routes Dit zijn generieke voorzieningen en maatregelen die de reis over de horizontale routes moeten bespoedigen. Zo zijn er allereerst de zaken die de richting in algemene zin bepalen: beleid, strategie, standaarden en richtlijnen. Vervolgens komen een aantal infrastructurele voorzieningen die reeds beschikbaar zijn (of dat op termijn worden) aan bod. Het betreft achtereenvolgens: • De technische infrastructuur: netwerkvoorzieningen; • De gegevensinfrastructuur: basisregistraties; • De infrastructuur die een probleemloze toegang tot de digitale overheid waarborgt: identificatie en authenticatie. Nederlandse Overheid Referentie Architectuur (NORA) De NORA is ontwikkeld om de noodzakelijke samenhang binnen de elektronische overheid te bevorderen. Het is een hulpmiddel zonder een dictaat te zijn. Het helpt overheidsorganisaties richting en vulling te geven aan de eigen bedrijfsvoering. De NORA bevat ontwerpprincipes en -modellen voor het (her)inrichten van de (elektronische) overheidsdienstverlening, zodat overheidsorganisaties kunnen inspelen op de wensen van burgers en bedrijven. Daarbij wordt tevens aangegeven hoe zij kunnen inhaken op een groeiend aantal (landelijke) basisvoorzieningen. Principes kunnen zeer fundamenteel zijn (bijvoorbeeld: we gaan uit van een dienstgerichte architectuur) tot soms vrij gedetailleerd (bijvoorbeeld een standaard voor een XML-bericht.) Er moeten over tal van zaken principes en modellen worden opgesteld. In dit kader is het rapport Architectuur Electronsiche Overheid van betekenis. De in dit rapport weergegeven architectuurmatrix is gehanteerd om ordening aan te brengen in de veelheid van principes en modellen. De principes van de NORA kennen een verschillende status.

Sommige steunen op wettelijke uitspraken, anderen zijn bedoeld als advies. Alleen uitspraken in de eerste categorie zijn bindend; de overige zijn ter beoordeling aan de organisaties zelf. Vandaar de benaming referentie-architectuur. Bijlage C bevat een figuur van de NORA. Meer informatie is te vinden op http://www.e-overheid.nl/atlas/referentiearchitectuur. EGEM-i teams De realisatie van basisvoorzieningen heeft forse consequenties voor de overheid in zijn geheel en voor gemeenten, provincies en waterschappen in het bijzonder. Om overheden te helpen bij het plannen en inrichten van de benodigde veranderingsprocessen en ICT-operaties is een ondersteuningsorganisatie ingericht (EGEM-i), waarbij de “i “ staat voor implementatie of invoering. Het realiseren en bekostigen van de daadwerkelijke invoering van of aansluiting op basisvoorzieningen zoals Basisregistraties en DigiD blijft een verantwoordelijkheid van de gemeenten, provincies en waterschappen zelf. De ondersteuning vanuit EGEM-i omvat het beschikbaar stellen van relevante documenten via een Kenniscentrum, een uitgebreide intake en voorstel voor invoeringsaanpak door een zogenaamde regie-adviseur en de mogelijkheid om gecertificeerde externe adviseurs (i-teams) in te zetten die helpen bij het opstellen van realisatieplannen om de invoering gestalte te geven. EGEM-i ondersteunt gemeenten bij de daadwerkelijke realisering van de e-gemeente, echter de gemeenten blijven zelf verantwoordelijk voor het welslagen van dit proces. Een gemeente die gebruik maakt van de begeleiding door een externe adviseur gaat de verplichting aan om een realisatieplan te ontwikkelen, dit bestuurlijk vast te stellen en informatie te leveren over de voortgang van de invoeringsactiviteiten. De i-teams van EGEM-i ondersteunen 12 e-overheidsprogramma’s, waaronder het project Digitaal Omgevingsloket. Gemeenten die van deze service gebruik willen maken, dienen zich bij EGEM in te schrijven. Zie voor meer informatie http://www.egem.nl/ egem-i en www.i-teams.nl Tevens zijn er in het kader van de e-overheid op lokaal en nationaal niveau vele projecten gaande. Om u daarin wegwijs te maken heeft EGEM de routeplanner e-gemeente ontwikkeld. Deze routeplanner kunt u vinden op www.routeplannere-gemeente.nl. Deze routeplanner biedt u op speelse wijze overzicht, inzicht én uit-

14

zicht. Per route kunt u in het kort de volgende informatie vinden: • Een algemene beschrijving van het project; • De activiteiten die landelijk worden ontplooid; • De activiteiten die gemeenten kunnen / moeten oppakken om de route tot een succes te maken; • De samenhangende projecten: de connecties. In navolging van de Routeplanner e-gemeenten is nu ook een Routeplanner e-provincie beschikbaar, zie http://www.routeplannerprovincie.nl/

15

4. De omgevingsvergunning: Wat betekent dit voor mijn organisatie?

Invoering van de omgevingsvergunning heeft allerlei organisatorische gevolgen voor gemeenten en andere bevoegde gezagen. Een aantal aanpassingen moet op grond van nieuwe wet- en regelgeving verplicht worden doorgevoerd. In de meeste gevallen zullen veranderingen in werkprocessen leiden tot veranderingen in de organisatiestructuur. Er worden nieuwe eisen gesteld aan de ICTvoorzieningen die door de verschillende delen van de organisatie worden gebruikt. In de eerste twee paragrafen van dit hoofdstuk wordt ingegaan op de verplichtingen voortkomend uit de Wabo. Daarna wordt aandacht besteed aan de gevolgen van invoering van de omgevingsvergunning voor de huidige werkprocessen. De herinrichting van procesfuncties wordt geïllustreerd met de resultaten van bij gemeenten uitgevoerde pilots. In paragraaf 4.4. worden de begrippen frontoffice, midoffice en backoffice geïntroduceerd en wordt uitgebreid ingegaan op de gevolgen die veranderde werkprocessen hebben voor de ICT systemen. Tot slot van dit hoofdstuk wordt aangeven waarom het zo belangrijk is om tijdig te beginnen met de implementatie van de omgevingsvergunning.

4.2

Wat ben ik verplicht op grond van de Wabo?

Het bevoegd gezag moet op het moment dat de Wabo in werking treedt tenminste: • Eén loket hebben; • Een vergunningaanvraag digitaal kunnen ontvangen; • Eén vergunning kunnen afgeven voor alle in de Wabo geïntegreerde of aangehaakte toestemmingsstelsels; • De handhaving op een object coördineren. Deze verplichtingen hebben invloed op alle fasen van het vergunning- en handhavingsproces. In tabel 1 wordt dit per processtap aangegeven.

4.3

Moet ik mijn organisatie veranderen?

4.1

Wat ben ik verplicht vooruitlopend op de Wabo?

Vooruitlopend op de inwerkingtreding van de Wabo treedt er weten regelgeving in werking die in de toekomst onder de Wabo gaat vallen. Het gaat om de invoering van het Activiteitenbesluit (8.40 AMvB’s). Deze nieuwe wet- en regelgeving brengt voor het bevoegd gezag ICT aanpassingen met zich mee. In hoofdstuk 5.2 staat precies omschreven wat dit inhoudt. Het bevoegd gezag moet op grond van de inwerkingtreding van het Activiteitenbesluit tenminste een digitale activiteitenmelding kunnen ontvangen.

Het is duidelijk dat de invoering van de omgevingsvergunning veranderingen in werkprocessen tot gevolg heeft. Het activiteitgericht benaderen van de werkzaamheden rondom vergunningverlening wordt een procesgerichte benadering. De integratie van werkzaamheden die bij verschillende afdelingen worden uitgevoerd en de afstemming tussen het bevoegd gezag en de klant kunnen redenen vormen om de organisatiestructuur te veranderen. In principe is de verandering van de organisatiestructuur voor de invoering van de omgevingsvergunning niet noodzakelijk. Het doorvoeren van veranderingen kan tot weerstand leiden. In bijlage 5 van de VROM-handreiking “De omgevingsvergunning georganiseerd” staat een aantal veranderstrategieën beschreven als hulpmiddel bij het realiseren van een cultuuromslag. De éénloketgedachte betekent wel dat werkprocessen goed op elkaar afgestemd moeten zijn. Daarbij dient u niet alleen rekening te houden met uw eigen interne werkprocessen, maar ook met de processen van het aanvragen van advies bij andere organisaties zoals de provincie, waterschappen, Monumentenzorg etc.

16

Tabel 1 Fase

Consequenties van de invoering van de Wabo voor het proces van vergunning en handhaving Consequenties Het bevoegd gezag moet in staat zijn om de vergunning (ook digitaal) te kunnen ontvangen en de burger de juiste informatie te verlenen. Wanneer het gaat om een provinciale vergunning moet de gemeente de aanvraag doorsturen naar de provincie. Bij vooroverleg moet dus eveneens het een en ander worden gestroomlijnd. Dat de vergunning binnen de reguliere procedure van acht weken wordt verleend. Of bij de uitgebreide procedure binnen 26 weken. Dat bij termijnoverschrijding van de reguliere procedure de vergunning van rechtswege verleend wordt. Bevoegde gezagen moeten de handhaving onderling op elkaar afstemmen. Tussen de disciplines moeten afspraken worden gemaakt over hoe de samenwerking gestalte krijgt. Ook het delen van informatie is daarbij van belang.

Oriëntatie Aanvraag Ontvangst

Behandeling Besluit

Handhaving

Figuur 2 op de volgende pagina geeft de procedure van de omgevingsvergunning weer.

17

Figuur 2

Procedures omgevingsvergunning: beslisboom lengte procedures
Aanvraag omgevingsvergunning

Reguliere procedure

max. 8 weken

3.6 Kennisgeving aanvraag

Buiten behandeling
(4:5, lid 4 Awb: 4 wkn)

> Bezwaar > Beroep > Hoger beroep

Verlenen
Inbreng advies (art. 2.10, lid 1 en 2 Wabo) Ontvangstbevestiging 4:5 jo 4:15 Awb (opschortingstermijn) verzoek om aanvulling aanvraag

Weigeren

Ontwerpbesluit

Inbreng advies (art. 2.10, lid 1 Wabo)

Buiten behandeling 6 weken 4 weken
(4:5, lid 4 Awb: 4 wkn)

> Beroep > Hoger beroep Verlenen

Inbreng advies (art. 2.10, lid 2 Wabo)

Inbreng zienswijze

Besluit indien geen zienswijze ingebracht

Weigeren

Uitgebreide procedure

max. 6 maanden

18

Complexiteit van aanvragen De noodzaak tot veranderingen is ondermeer afhankelijk van de hoeveelheid complexe aanvragen. Dit blijkt ook uit de pilot die de gemeente Breda heeft uitgevoerd (zie kader). Bij de aard van de aanvraag kan onderscheid worden gemaakt in enkelvoudige en meervoudige aanvragen. Daarnaast kan onderscheid gemaakt worden tussen een reguliere en een uitgebreide procedure. Met name de uitgebreide, meervoudige vergunningen vergen een optimaal functionerend werkproces. Het is aan te raden om een inschatting te maken van de verdeling van uw huidige vergunningen over de vier deelcategorieën. Eénloketgedachte De éénloketgedachte maakt het noodzakelijk om de huidige werkprocessen in kaart te brengen. Op basis van een quickscan van de huidige situatie kunt u nagaan of u al dan niet grote aanpassingen aan uw organisatie dient te doen alvorens u kunt werken volgens de éénloketgedachte. In figuur 3 staan twee procesbeschrijvingen, een van de huidige situatie en een van de gewenste situatie. Beide zijn afkomstig van de pilot die door de gemeente Breda is uitgevoerd. Pilot Breda De pilot in Breda bestaat uit vier onderdelen: casusbehandeling vergunningverlening; werkprocessen en informatisering integrale vergunning; netwerkspel ‘Vernieuwing en sturing van vergunningverlening’; en sub-pilot centrale intake vergunningaanvragen. De resultaten in Breda laten zien dat het beperkt aantal gecompliceerde c.q. meervoudige aanvragen er niet om vraagt de gehele organisatie te veranderen. Enkele van de bevindingen (aanbevelingen) uit de pilot in Breda: • Het selecteren van vergunningen die in aanmerking komen voor sneltoetscriteria; • Voorselectie vergt meer kwaliteit bij een frontoffice • Digitalisering in combinatie met een overhead informatiesysteem • Herinrichten van procesfuncties Meer informatie over de pilot in de gemeente Breda kunt u vinden in hoofdstuk 6.3

19

Figuur 3

Voorbeeld van de herziene procesfuncties in het kader van de omgevingsvergunning in de pilot Breda

Huidige situatie

Gewenste situatie

Aanvrager

Aanvrager
Omgevingsvergunning

Milieuvergunning Front-office

Front-office

Bouwvergunning

Kapvergunning

Balie ‘omgevingsvergunning’ / telefonisch informatiepunt / internet

Balie Bouwen, Wonen en Bedrijven / TIB

Gebruiksvergunning

Balie Stadsbeheer/ Meldpunt

Mid-office

Gegevensmanagement

Procesmanagement

Documentmanagement

Back-office

Geobars

Menes

Prevent

SBA

BWT

MIB

PRV

V&H

Back-office

BWT

MIB

PRV

V&H

In bijlage D zijn als voorbeeld processchema’s opgenomen van de gemeente Haarlem.

20

4.4

Welke gevolgen hebben andere werkprocessen voor mijn ICT-systemen?

In het werkproces kan een aantal duidelijke functies worden onderscheiden. Allereerst vormt het loket een eerste portaal waar de aanvrager zijn vergunningaanvraag indient. De verschillende afdelingen behandelen de aanvraag terwijl een coördinator zorgt voor de koppeling tussen verschillende afdelingen, de specialisten en de aanvrager. Indien deze scheiding eveneens in de organisatiestructuur wordt doorgevoerd, wordt veelal onderscheid gemaakt tussen frontoffice, midoffice en backoffice. De ICT-voorzieningen die de verschillende delen van de organisatie gebruiken moeten met elkaar kunnen communiceren om een efficiënt werkproces mogelijk te maken. Frontoffice De frontoffice gaat over de directe klantcontacten. In het werkproces vormt zij het eerste aanspreekpunt voor de aanvrager (klant). De aanvraag wordt hier ingediend en de frontoffice functioneert tevens als informatievoorziening voor de klant. Bij reguliere en enkelvoudige processen verzorgt de frontoffice het contact tussen de backoffice en de klant. Informatie over het opzetten van een frontoffice en het doorontwikkelen van een frontoffice tot een klantcontactcentrum (KCC) is te vinden op www.antwoord.nl. Hier is de door ICTU ontwikkelde Toolkit Antwoord© te vinden die gemeenten ondersteunt en advies bevat over besluitvorming en implementatie van het KCC en informatie geeft over landelijke ontwikkelingen, plannen van aanpak en functieprofielen. Op termijn kunt u via de toolkit ook tot gemeentelijke samenwerking komen en ervaringen delen met bestuurders, topambtenaren en medewerkers. Backoffice De backoffice is belast met de behandeling van de aanvraag en heeft als zodanig een adviesfunctie. Voor de behandeling van complexe aanvragen met een uitgebreide procedure kan de backoffice direct contact hebben met de aanvrager. Voor enkelvoudige aanvragen met een reguliere procedure is het voor de backoffice mogelijk advies uit te brengen zonder klantcontact.

Pilot Dordrecht Bij de pilot in Dordrecht is gekeken naar de volgende onderdelen van het integrale vergunningverlening- en handhavingproces: • De vorming van één loket voor de behandeling van vergunningaanvragen; • De samenwerking tussen en over de verschillende gemeentelijke taakvelden die bij de vergunningverlening zijn betrokken; • De coördinatie tussen alle diensten die bij de handhaving zijn betrokken. De meervoudigheid van de aanvraag en de positionering van het loket heeft geleid tot andere eisen aan de ICT-ondersteuning. De pilot in Dordrecht is theoretisch van aard en niet getoetst in de praktijk. Momenteel (sinds 2000) wordt in Dordrecht gewerkt aan een informatiearchitectuur die bestaat uit een FrontOffice (de website en digitale loket), meerdere backoffice systemen (voor de specialisten) en een midoffice. In de midoffice zitten allerlei voorzieningen die het een gemeente mogelijk maken optimale dienstverlening aan haar klanten te verlenen en bovendien efficiënt te werken. Meer informatie over de pilot in Dordrecht kunt u vinden in hoofdstuk 6.3

21

Pilot Valkenswaard Het midoffice-systeem is de centrale applicatie die de verschillende frontoffice- en backoffice-applicaties met elkaar verbindt. Hierdoor kan men informatie met betrekking tot de klantvraag en de voortgang van de deelprocessen uitwisselen. De basisfunctionaliteiten van het nieuwe midoffice-systeem zijn: • Vastleggen basisgegevens behorende bij een zaak. • Koppelen van één of meer objecten/subjecten aan zaak. • Koppelen van één of meer gemeentelijke deeltoestemmingen aan een zaak. • Vastleggen basisgegevens behorende bij een deeltoestemming. • Registratie en voortgangsbewaking (signalering en rappellering), behandeling deeltoestemming en klantvraag. • Vastleggen discipline-specifieke basisgegevens bij object/subject. • Registratie van uitgebrachte adviezen. • Registratie van ingekomen bescheiden. • Registratie financiële gegevens (leges, dwangsom, kosten bestuursdwang e.d.). • Registratie derden-belanghebbenden. • Genereren documenten (correspondentie, publicaties, agenda’s). • Toegankelijk maken van gegevens voor de buitenwereld. Het hart van de nieuwe applicatie bestaat uit een module om een zaak te registreren. Op een eenvoudige wijze moet zowel inzicht te krijgen zijn in actuele als gearchiveerde vragen en in deeltoestemmingen: de object- en vraagdossiers. Voorts dient de gemeente investeringen te doen om op de één of andere wijze een brug te slaan tussen de verschillende frontoffice- en backofficeapplicaties. Meer informatie over de pilot in Valkenswaard kunt u vinden in hoofdstuk 6.3

Midoffice Om gegevens tussen verschillende backoffice systemen en die van een frontoffice uit te kunnen wisselen moeten deze gekoppeld worden. De bestaande backoffice systemen voorzien hier meestal niet in. Daarom wordt tussen de frontoffice- en de backoffice applicaties een koppeling aangebracht die wordt aangeduid met de term midoffice. De midoffice vormt de schakel tussen front- en backoffice. De midoffice verzorgt de informatievoorziening en afstemming tussen verschillende afdelingen. Het is de databank waarmee informatie-uitwisseling tussen de backoffice en de frontoffice wordt gefaciliteerd. In de databank is een grote verzameling gegevens samengebracht die weliswaar zijn ontleend aan de diverse backoffice- en frontoffice systemen, maar nogmaals afzonderlijk zijn opgeslagen om de normale bedrijfsvoering niet te verstoren. In de gewenste situatie hebben de afdelingen geen afzonderlijke informatiesystemen meer; de gegevens worden centraal opgeslagen en bedrijfsprocessen worden centraal bewaakt. Documenten worden digitaal beschikbaar gesteld waardoor er sprake is van kennisdeling. Invoering van een midoffice of datawarehousing heeft met name aanzienlijke technische conse-

quenties, zoals aanpassingen van de gegevensinfrastructuur en de applicatie-infrastructuur. Op de website van EGEM (www.egem.nl) is nadere informatie over de midoffice te vinden.

22

4.5

Wanneer moet ik beginnen?

4.6

Hoe ga ik om met weerstand in mijn organisatie?

Veel organisaties zijn bezig met verbetering van de dienstverlening en professionalisering van de handhaving. Deze ontwikkeling past bij de doelstellingen van de omgevingsvergunning om de dienstverlening aan burgers en bedrijfsleven te verbeteren. Burgers en bedrijven zullen verwachten dat u op de invoeringsdatum in staat bent een aanvraag voor een omgevingsvergunning op de nieuwe manier te verlenen. Om hiervoor klaar te zijn is het belangrijk om zo spoedig mogelijk te beginnen met de implementatie van (nieuwe) ICT-voorzieningen in uw organisatie. Organisaties blijken bij de aanpak van de invoering van de omgevingsvergunning verder te willen gaan dan alleen de invoering. Voor veel organisaties is het in de eerste plaats aanleiding om de gehele dienstverlening en handhaving nader te bezien. Ook is het een aanleiding om de regeldruk en de administratieve lasten nader te analyseren en waar mogelijk te verminderen. Om op het moment van invoering van de omgevingsvergunning goed voorbereid te zijn is tijdig beginnen hard nodig!

Invoering van de omgevingsvergunning brengt veranderingen in de huidige werkprocessen en in veel gevallen ook in de organisatiestructuur met zich mee. Veranderingen gaan vaak gepaard met weerstand binnen de organisatie. Hieronder wordt aan de hand van acht stappen (van John Kotter) beschreven hoe een proces van succesvolle verandering verloopt. 1. Creëer een gevoel van urgentie. Help anderen inzien waarom verandering noodzakelijk is en waarom het belangrijk is om meteen te handelen. 2. Verzamel een leidend team. Zorg dat er een sterke groep is die de verandering stuurt – met leiderschapsvaardigheden, geloofwaardigheid, communicatieve vaardigheden, autoriteit, analytische vaardigheden en urgentiebesef. 3. Ontwikkel een visie en strategie voor de verandering. Maak duidelijk hoe de toekomst verschilt van het verleden en hoe die toekomst kan worden gerealiseerd. 4. Communiceer om draagvlak en betrokkenheid te creëren. Zorg dat zo veel mogelijk anderen de visie en strategie begrijpen en accepteren. 5. Maak het anderen mogelijk om te handelen. Neem zo veel mogelijk obstakels weg, zodat degenen die de visie willen realiseren, dit ook kunnen doen. 6. Genereer op korte termijn successen. Creëer zo snel mogelijk een aantal zichtbare, overtuigende successen. 7. Houd het tempo hoog. Voer de druk en het tempo op na de eerste successen. Blijf veranderingen doorvoeren totdat de visie is gerealiseerd. 8. Creëer een nieuwe cultuur. Houd vast aan de nieuwe veranderingen en zorg dat deze resultaten opleveren, totdat ze sterk genoeg zijn om de oude tradities te vervangen.

23

5. Wat doet VROM? ICT-voorzieningen van de landelijke overheid

De ICT-ambitie van de omgevingsvergunning is om, op het moment dat de Wabo in werking treedt, de elektronische dienstverlening zo klantvriendelijk en efficiënt mogelijk richting burger en ondernemer georganiseerd te hebben. In overleg met IPO, VNG en UvW is ervoor gekozen om vanuit het Rijk (VROM in samenwerking met de ministeries van VenW, EZ, BZK en de ICTU) een aantal landelijke ICT-voorzieningen te realiseren, waarmee gemeenten, provincies en waterschappen de elektronische dienstverlening aan burgers en ondernemers kunnen vormgeven. In lijn met de verklaring e-overheid is het Rijk verantwoordelijk voor de ontwikkeling, realisatie en het beheer van deze voorzieningen. Gemeenten, provincies en waterschappen hebben afspraken gemaakt over het aansluiten van hun organisaties op deze voorzieningen en de toepassing van deze voorzieningen in de dienstverlening. In dit hoofdstuk wordt ingegaan op de mogelijkheden en onmogelijkheden van de ICT-voorzieningen die door het Rijk ter beschikking worden gesteld. Onderstaand figuur geeft de relaties weer tussen de landelijke ICTvoorzieningen, de lokale ICT-voorzieningen en het vergunningproces.

5.1

Branchewijzers

Wat is een branchewijzer? Met behulp van een branchewijzer krijgt een ondernemer in enkele stappen inzicht in de vergunningen en vereisten waar hij in zijn specifieke situatie mee te maken heeft. Dat kan vanuit het perspectief van de ervaren ondernemer zijn, de starter of de ondernemer die een ander bedrijf overneemt. Welke regels gelden, hangt af van de activiteit van de ondernemer, de omvang van de onderneming en de inrichting van het bedrijfspand. De branchewijzer vraagt een aantal basisgegevens over de betreffende onderneming. Vervolgens komt de branchewijzer met een actielijst op basis van de specifieke situatie. De ondernemer krijgt bovendien uitleg over benodigde vergunningen en vereisten. Kortom: de branchewijzer is een instrument dat beoogt de ondernemer en burger aan de hand van een vraaggestuurde checklist, sneller, makkelijker en eenduidig door het woud van regels te leiden. Wat is het voordeel van de branchewijzers voor de overheid? Naast het doel burgers en ondernemers te ondersteunen, is een tweede doel overheidsinstanties een instrument te bieden om

Figuur 4 Ondersteuning vergunningproces door ICT-voorzieningen
Vergunningenproces Orienteren Aanvragen Ontvangen Behandelen Besluiten Handhaven

ICT-voorzieningen landelijke overheid: Voorlopers BRIKS Activiteiten melding ICT-voorzieningen landelijke overheid: Omgevingsvergunning Branchewijzers Landelijke voorziening omgevingsvergunning aanvraagmodule Digitaal bouwloket

Landelijke voorziening omgevingsvergunning dossiermodule

ICT-voorzieningen Gemeente Website Wordt geïntegreerd in

Workflowmanagementsysteem Eigen document afhandelingsysteem Wordt vervangen door Informatie uitwisseling tussen systemen

24

ondernemers (vraaggestuurd) te ondersteunen. De branchewijzers kunnen daarmee: • Een ondersteunende rol hebben bij het interne proces van de decentrale overheden; • De accountmanager ondersteunen bij het intake gesprek met de ondernemer. Op deze manier kan het instrument een belangrijke rol spelen in het overleg tussen ondernemers/burgers en de overheid bij het aanvragen van vergunningen en worden afhandelingprocedures versneld. Wanneer zijn de branchewijzers beschikbaar? In totaal worden 10 branchewijzers ontwikkeld. Vanaf juni 2006 is de Horecawijzer als eerste branchewijzer reeds via het Bedrijvenloket te gebruiken (www.bedrijvenloket.nl). Branchewijzers worden samen met de brancheorganisaties, gemeenten en provincies ontwikkeld en worden getoetst in ondernemerspanels. De volgende branchewijzers zijn momenteel in ontwikkeling: • Kinderopvang • Verblijfsrecreatie • Detailhandel Welke branchewijzers verder ontwikkeld worden, wordt medio maart 2007 In overleg met het bedrijfsleven besloten. Alle branchewijzers worden bereikbaar via het bedrijvenloket. Eind 2007 zullen er in totaal 10 branchewijzers beschikbaar zijn.

Figuur 5 Bedrijvenloket

25

5.2

Meldingsformulier Activiteitenbesluit (8.40 AMvB’s)

Wat is het meldingsformulier? Het meldingsformulier is een internetapplicatie waarmee het bedrijfsleven en de bevoegde gezagen optimaal ondersteund worden bij het gebruik van de gemoderniseerde algemene regels van de 8.40 AMvB’s, ook wel Activiteitenbesluit genoemd. Het product bestaat uit een vragenboom en een elektronisch formulier. In de vragenboom bepaalt een bedrijf of: • De inrichting wel of niet tot de doelgroep van het Activiteitenbesluit behoort; • De inrichting geheel onder het Activiteitenbesluit valt; • De inrichting als geheel een milieuvergunning moet aanvragen; • Er voor minimaal één activiteit een milieuvergunning moet worden aangevraagd en enkele activiteiten onder het Activiteitenbesluit vallen. Via het formulier kan het bedrijf de melding bij het bevoegd gezag indienen. In de vragenboom geeft het bedrijf aan welke activiteiten worden uitgevoerd. Op basis van die antwoorden wordt er een set voorschriften en maatregelen voor het bedrijf samengesteld; namelijk alleen díe voorschriften en maatregelen worden geselecteerd die voor de activiteiten in het bedrijf van toepassing zijn. Bij de set voorschriften en maatregelen wordt ook een checklist voor het bedrijf op maat gemaakt. Alle drie de producten worden vervolgens opgeslagen en geprint. De set voorschriften en maatregelen én de checklist worden, samen met de melding, bij het bevoegd gezag ingediend. De melding en de vereiste bijlage(n) kunnen zowel op papier als digitaal bij het bevoegd gezag worden ingediend. Het bevoegd gezag ontvangt bij de melding de voorschriften en maatregelen die van toepassing zijn op het bedrijf en een checklist. Deze producten ondersteunen het bevoegd gezag bij zijn handhavingsactiviteiten. Als een bedrijf een milieuvergunning moet aanvragen, kan dit gebeuren vanuit de vragenboom; de antwoorden die daar al zijn ingevuld worden meegenomen naar het vergunningformulier, zodat die vragen maar één keer beantwoord hoeven te worden. De vragenboom en het formulier worden beide geïntegreerd in de totale vragenboom van de omgevingsvergunning.

Wanneer is het meldingsformulier beschikbaar? Het meldingsformulier wordt vanaf 1 maart 2007 via pilots getest. Vervolgens wordt het formulier aangepast en opnieuw getest. De landelijke uitrol vindt plaats vanaf de tweede helft 2007, waarna het product per 1 januari 2008 operationeel zal zijn.

Figuur 6

Website meldingsformulier activiteitenbesluit

26

5.3

Het BRIKS-formulier

Wat is het BRIKS-formulier? In de Wabo wordt het bevoegd gezag wettelijk verplicht een digitale aanvraag in ontvangst te nemen. Hiertoe ontwikkelt VROM één landelijk uniform indieningsformulier (zowel digitaal als op papier). Het wordt een intelligent formulier waarbij een vragenboom de aanvrager helpt bij het aanmaken van een formulier op maat. Dat houdt in dat de vragenboom ervoor zorgt dat de aanvrager alleen die vragen moet invullen die relevant zijn voor de dingen die hij wil gaan doen. Het formulier bevat ook een checklist voor de in te dienen bijlagen. De checklist is, aan de hand van de ingevulde gegevens, ook op maat. De bijlagen kunnen elektronisch worden meegezonden. Om ervaring op te doen in de aanloop naar één aanvraagformulier voor de omgevingsvergunning wordt door VROM samen met EGEM in het project eFormulieren gewerkt aan de totstandkoming van een geïntegreerd elektronisch formulier van beperkte omvang en wel voor de Bouw-, Reclame-, In- en uitrit-, Kap- en Sloopvergunning, ook wel aangeduid als het BRIKS-formulier. Waarom wordt het BRIKS-formulier ontwikkeld? De doelstelling van het project is het ontwikkelen, beschikbaar stellen en in de praktijk beproeven van een geharmoniseerd, geïntegreerd elektronisch BRIKS-formulier. In dit traject worden tegelijkertijd vijf ’losse’ elektronische formulieren ontwikkeld. Door parallel aan de ontwikkeling van één aanvraagformulier voor de omgevingsvergunning ook de vijf formulieren apart te ontwikkelen en beschikbaar te stellen, krijgen gemeenten de mogelijkheid zich tijdig voor te bereiden op het werken met geharmoniseerde aanvragen. Bij het inwerking treden van de Wabo en de invoering van de omgevingsvergunning is het vervolgens een overbrugbare stap om de integrale aanvraag te gaan gebruiken. Tevens worden op deze wijze belanghebbenden, vergunningverleners zowel als aanvragers, gekend en betrokken bij het ontwikkelen van onderdelen van één formulier voor de omgevingsvergunning.

Pilot Groningen De gemeente Groningen heeft het E-loket Bouwen gerealiseerd, waarbij een informatiearchitectuur is ingericht voor ontvangen van aanvragen, tekeningen en bijlagensoftware voor vergunningverlening, toezicht, handhaving en workflowmanagement Het digitale aanspreekpunt van de gemeente Groningen is uitgeroepen tot het beste e-loket. Dat is de uitkomst van een onderzoek naar digitale dienstverlening onder 25 Nederlandse gemeenten uitgevoerd door Ernst & Young EDP Audit medio 2006. Tijdens het onderzoek naar het e-loket zijn tien digitale producten beoordeeld, variërend van het opvragen van een afschrift uit de gemeentelijke basisadministratie tot het maken van een afspraak. De gemeente Groningen opende begin 2005 haar e-loket. Meer informatie over de pilot in Groningen kunt u vinden in hoofdstuk 6.3

27

Wat wordt er opgeleverd? Bij het ontwikkelen van het elektronische BRIKS-formulier worden de landelijk beschikbare digitale diensten maximaal ingezet. Op dit moment gaat het met name om DigiD. Rondom het BRIKS-formulier worden de volgende producten opgeleverd: • Functionele beschrijvingen van de eFormulieren (in de beschrijving wordt aangegeven wat de ontwerpbeslissingen zijn geweest, wat de randvoorwaarden en wordt inzicht gegeven in de inhoud van het formulier); • Functionele ontwerpen / demoversies van de eFormulieren waaruit duidelijk wordt hoe deze er uit gaan zien; • Elektronische formulieren voor de Bouw-, Reclame-, In- en uitrit-, Kap- en Sloopvergunning (‘losse’) en een BRIKS-formulier; • Procesbeschrijvingen van het proces bij de verwerking van de aanvragen via een eFormulier; • Digitale output van de eFormulieren (in zowel pdf als XML), waarin ook de bijlagen digitaal verstuurd kunnen worden; • Handreiking voor het opnemen van ‘losse’ formulieren op de gemeentelijke website. De ‘losse’ formulieren worden ingericht op basis van de standaarden zoals deze door EGEM in het project eFormulieren en eProcessen worden toegepast. Ook bij de doorontwikkeling wordt aangehaakt bij eFormulieren en eProcessen, zoals bij het opstellen van een StUF bericht voor het elektronisch berichtenverkeer. Dit betekent dat gemeenten worden geholpen bij het inrichten van de procesgang rond de te verwachten regelgeving voor de omgevingsvergunning. Voorkomen wordt dat gemeenten meerdere keren zelf energie moeten steken in onderdelen die grotendeels generiek zijn. Nu kan de aandacht gericht worden op de implementatie van de generieke bouwstenen in de eigen organisatie. Met deze bouwstenen heeft een gemeente continue aansluiting bij landelijke regelgeving en landelijke ontwikkelingen. Met deze producten hebben gemeenten een jaar lang de tijd om te wennen aan de gestandaardiseerde ‘losse’ formulieren, zodat de overgang naar een geïntegreerde aanvraag een minder grote stap is. De ‘losse’ formulieren sluiten aan bij de vele andere standaarden voor eFormulieren bij gemeenten. Er wordt voldaan aan open standaarden en aangesloten bij het ontwikkelen van StUF XML berichten.

Wanneer is het BRIKS-formulier beschikbaar? De demoversies van ‘losse’ RIKS-formulieren zijn per februari 2007 gereed. De demoversie van het Bouwformulier wordt begin maart opgeleverd. De demoversie van het gecombineerde BRIKS-formulier is gereed per eind maart 2007, waarna een testperiode van start gaat die duurt tot augustus 2007.

Figuur 7

BRIKS aanvraagformulier

28

5.4

Digitaal Bouwloket

Wat is het Digitaal Bouwloket? Architecten en aannemers ontwerpen hun bouwprojecten doorgaans volledig digitaal. Het Digitaal Bouwloket maakt het mogelijk dat bouwaanvragen en tekeningen ook digitaal bij de gemeenten ingediend kunnen worden. Het Digitaal Bouwloket omvat de intake, de opslag en het raadplegen van bouwvergunning-aanvraagdocumenten. Gemeenten kunnen zich op het landelijke Digitaal Bouwloket laten aansluiten. De module wordt aan de website van de eigen gemeente gekoppeld, zodat aanvragers via de website van de eigen gemeente de aanvraag in kunnen dienen. Dit kan door gebruik te maken van een door VROM vastgesteld elektronisch bouwaanvraagformulier. In het kader van de omgevingsvergunning kan het Digitaal Bouwloket worden gezien als opstap naar het Digitale Omgevingsloket. Welke mogelijkheden biedt het Digitaal Bouwloket? Het Digitaal Bouwloket biedt ondermeer de volgende diensten: • Digitaal indienen en beoordelen van alle bijlagen en bouwtekeningen (gekoppeld aan vraagboom van aanvraagformulier); • Bekijken, printen en plotten van aantal standaard documenten (formulieren en tekeningen); • Mogelijkheid tot snel advies/beoordeling inwinnen en geven; • Online communicatie met aanvrager of architect; • Verzamelen van digitale commentaren bij bijlagen en tekeningen; • Een goed beveiligde oplossing; • Configureerbare functionaliteit op specifieke gemeentelijke situatie afstembaar; • Gebruik van open standaarden zoals XML, zodat eenvoudig integratie en uitwisseling van gegevens tussen verschillende informatiesystemen mogelijk is; • Informatie die centraal toegankelijk is voor handhaving en buitencontrole; • Gemeenschappelijke voorziening; • Koppeling met DigiD; • Voorbereid zijn op koppelingen met gemeentelijke registraties en authentieke basisregistratie.

Pilot Zwolle Het doel van het project Digitaal Bouwloket is het ontwikkelen van een gezamenlijke dienst die het mogelijk maakt dat aanvragers van bouwvergunningen hun aanvraag voortaan volledig digitaal kunnen indienen. Het Digitaal Bouwloket is sinds maart 2006 operationeel. Het digitaal bouwloket maakt het mogelijk om bouwaanvragen met bijbehorende tekeningen en berekeningen digitaal in te dienen. Alle documenten die in de loop van de procedure ontstaan, worden digitaal aangemaakt en opgeslagen. Zo ontstaat een volledig digitaal dossier, dat onafhankelijk van tijd en plaats door verschillende partijen ingezien kan worden Meer informatie over de pilot in Zwolle kunt u vinden in hoofdstuk 6.3

Wat zijn de voordelen voor de overheid? Indien de aanvraag niet alleen digitaal wordt ingediend maar ook door de overheid digitaal wordt afgehandeld, worden de volgende voordelen verwacht: • Effectiviteitswinst: door efficiënter en kwalitatiever afhandelen. Bedrijfsprocessen binnen de overheid worden aanzienlijk en effectief versneld. Effectiviteitswinst kan behaald worden door kwaliteitsverbetering, termijnbewaking, digitale toetsing en betere beschikbaarheid; • Efficiëntiewinst: tijdsbesparingen zijn te verwachten bij intake, openbaarmaking, logistieke behandeling en archivering; • Imagoverbetering: de voordelen voor de aanvrager en de betere handhavingsmogelijkheden vertalen zich in een beter imago van de overheid.

29

Wat zijn de voordelen voor de aanvrager? Voor de aanvrager van een bouwvergunning worden de volgende voordelen verwacht: • Burgers en ondernemers kunnen te allen tijde plaatsonafhankelijk een vergunning aanvragen; • Snellere communicatie en behandeling (geen vertraging tussen moment van verzenden en ontvangen); • Digitaal blijft digitaal; • Meer gemak: het online aanvraagformulier helpt de aanvrager om een zo compleet en kansrijk mogelijke aanvraag in te dienen. Eventuele fouten worden voor verzending geconstateerd en direct teruggekoppeld ter correctie; • Lagere administratieve lasten ten aanzien van reproductie, verzending en arbeid. Wanneer is het Digitaal Bouwloket beschikbaar? Het Digitaal Bouwloket wordt door de gemeenten die het Digitaal Bouwloket hebben ontwikkeld in de praktijk beproefd. Na deze proefperiode, augustus 2007, kunnen meerdere gemeenten aansluiten op het Digitaal Bouwloket.

Figuur 8

Digitaal Bouwloket

30

Figuur 9

Landelijke Voorziening Omgevingsvergunning in het werkproces

Orienteren

Aanvragen

Ontvangen

Behandelen

Besluiten

Landelijke voorziening Omgevingsvergunning Branchewijzers Aanvraagmodule
Vragenboom Digitale aanvraag

Informatie bronnen
Dossier module

Voorportaal
(Digitaal vooroverleg)

Ontvangst

Behandeling

Digitaal archief

Papieren aanvraag

Status informatie

Vooroverleg op papier

Eigen document afhandelingssysteem

Digitaal en papieren archief

Workflowmanagementsysteem

31

5.5

Landelijke Voorziening Omgevingsvergunning (LVO)

Wat is de LVO? In overleg met IPO, VNG en UvW is ervoor gekozen om vanuit het Rijk (VROM i.s.m. de ministeries van VenW, EZ en BZK alsmede de ICTU) een ICT-voorziening te realiseren, waarmee gemeenten, provincies, milieudiensten, ministeries en waterschappen de elektronische dienstverlening aan burgers en ondernemers kunnen vormgeven. Deze ICT-voorziening is de Landelijke Voorziening Omgevingsvergunning. De voorziening, zoals is te zien in figuur 9, bestaat uit twee delen: een aanvraagmodule en een dossiermodule. In het onderstaande figuur is aangegeven binnen welk deel van het werkproces en/of vergunningproces van uw organisatie u gebruik kunt maken van de LVO. 5.5.1 Aanvraagmodule De aanvraagmodule bestaat uit twee delen: 1. Een vragenboom waarmee vast kan worden gesteld of iemand vergunningplichtig is en waarvoor een vergunning (welke onderdelen of activiteiten) moet worden aangevraagd. 2. Dynamisch samengestelde formulieren (zowel in papieren als digitale vorm) waarmee de aanvraag/melding kan worden ingediend. Vragenboom De vragenboom is het deel van de aanvraagmodule waar u als bevoegd gezag of waar de gebruiker van de aanvraagmodule vrijwel niets mee te maken heeft. De vragenboom vormt het deel ‘onder water’ van de website waarop de omgevingsvergunning digitaal wordt aangevraagd. Bij het ontwikkelen van de website wordt rekening gehouden met gevorderde gebruikers. Daartoe wordt de mogelijkheid opgenomen om via een snelkeuzecode direct in het juiste samengestelde formulier terecht te komen. Dit houdt voor u als overheid in dat u bijvoorbeeld snel een formulier voor een omgevingsvergunning voor bouwen en kappen kunt genereren en uit kunt printen zodat u een klant direct aan de balie het juiste formulier mee kunt geven. Digitaal aanvraagformulier Het digitale formulier kan digitaal of op papier ingevuld worden. Het is de keuze van de aanvrager of het formulier eerst geprint wordt en daarna wordt ingevuld of dat het volledig digitaal wordt ingevuld en verstuurd. Op den duur zal het voor bedrijven ver-

plicht worden digitaal aan te leveren. Standaard wordt de aanvraag altijd naar de gemeente gestuurd, ongeacht wie het bevoegd gezag is. Echter indien de aanvrager weet dat de provincie bevoegd gezag is, wordt hem de mogelijkheid geboden de aanvraag direct bij de provincie in te dienen. Indien de aanvrager ervoor kiest om de aanvraag niet bij de gemeente in te dienen, wordt de gemeente vanuit het formulier wel op de hoogte gesteld dat de aanvraag is ingediend bij een ander bevoegd gezag. Er zijn onderdelen van het formulier die de gemeente uit kan schakelen, zoals bijvoorbeeld de kapvergunning. Indien in een gemeente geen kapvergunning wordt vereist, kan de betreffende gemeente dit deel van het formulier uitschakelen. 5.5.2 Dossiermodule De dossiermodule van de LVO is een hulpmiddel voor overheden om digitale aanvragen in ontvangst te kunnen nemen en te kunnen behandelen. De dossiermodule is afgestemd op het huidige proces dat doorlopen wordt voor vergunningaanvragen. De module biedt de mogelijkheid voor vooroverleg en afhandeling van documenten. De dossiermodule biedt geen workflowmanagement. Daarvoor kunt u uw bestaande systeem gebruiken of een nieuw systeem aanschaffen. Geen aanvullende software nodig Indien u ervoor kiest om de dossiermodule te gaan gebruiken, hoeft u geen software aan te schaffen om digitale dossiers te kunnen behandelen. De dossiermodule bevat een CAD-viewer waarmee u direct de tekeningen kunt bekijken, printen, plotten en voorzien van commentaar. Wanneer u de dossiermodule gebruikt hoeft u dus geen dure CAD-pakketten aan te schaffen. Het enige wat u nodig heeft is een computer met een webbrowser, een office pakket en een PDF reader. Van al deze software zijn gratis pakketten te verkrijgen. Actuele informatie voor alle betrokkenen Op de dossiermodule kan de aanvraag/melding worden opgeslagen, geraadpleegd en aangevuld. Iedere betrokkene bij de aanvraag (bevoegd gezag, adviseurs, aanvragers) heeft altijd de beschikking over de actuele documenten. Indien tijdens de ontvankelijkheidtoets blijkt dat er onvoldoende gegevens zijn aangeleverd, kan de aanvrager aanvullende documenten toevoegen of bestaande documenten vervangen door

32

aangepaste documenten. uw workflowsysteem staan. 3. U beschikt over een volledig midoffice systeem en handelt uw Adviseurs van het bevoegde gezag kunnen opmerkingen aan de ingediende stukken toevoegen. Iedere adviseur heeft een eigen aanvragen ook nu al volledig digitaal af. Dan kunt u ervoor kielaag in een tekening waarop de opmerkingen gemaakt kunnen zen om het volledige dossier direct vanuit de aanvraagmodule worden. Daarnaast kunnen adviseurs aanvullende documenten te ontvangen en in uw midoffice verder af te handelen. Het koppelen, zodat zij ook commentaar kunnen toevoegen dat zij los XML bericht wordt tezamen met de PDF versie van de vergunvan het LVO hebben opgesteld. Ook is het op deze wijze mogelijk ningaanvraag en de bijlage(n) naar u verstuurd. Aanvullingen om extern advies en/of testrapporten aan het systeem toe te voegen. worden via de LVO direct bij u ingediend. Voor de aanvrager heeft de dossiermodule het voordeel dat er (beperkte) statusinformatie over de aanvraag wordt opgenomen. Overige voordelen van de LVO Zo kunnen burgers en ondernemers de stand van zaken op hoofd- • De vergunningverlener krijgt na het inloggen een complete lijnen volgen. overzichtslijst van alle lopende aanvragen; • De historie van alle verleende vergunningen kan met één druk Indienen van de juiste stukken op de knop worden opgevraagd; In het voorportaal is het voor de aanvrager mogelijk om eventueel • Op papier ingediende documenten kunnen worden gescand en bijgevoegde CAD-tekeningen via de viewer te bekijken voordat de toegevoegd in de dossiermodule; tekeningen worden ingediend. Op deze wijze kan de aanvrager er • Er kan gebruik worden gemaakt van een notificatiesysteem zeker van zijn dat hij (ook na eventuele conversie van bestanden) tussen adviseurs en bevoegd gezag. Een signaal dat een advies de juiste informatie indient. Bij conversie kan namelijk dataverlies gewenst is en een signaal wanneer een advies is gegeven. optreden. De aanvrager is verantwoordelijk voor de door hem ingediende bestanden en met deze voorziening is het mogelijk te Wanneer is de LVO beschikbaar? controleren of de tekening volledig en juist wordt ingediend. Een De LVO is in december 2007 gereed. tweede functie van het voorportaal is het mogelijk maken van vooroverleg tussen aanvrager, bevoegd gezag en adviseurs. Voor de afhandeling van de digitale aanvraag worden vanuit de LVO drie mogelijkheden geboden. Deze mogelijkheden zijn afgestemd op een drietal werkwijzen. Waarschijnlijk is één van de werkwijzen (vrijwel) geheel van toepassing op uw situatie. Welke optie u kiest is geheel aan u : 1. U heeft momenteel geen ICT-voorzieningen. Ook in de nabije toekomst wilt u geen gebruik maken van een workflowsysteem. De meest voor de hand liggende keuze is dat u volledig gebruik gaat maken van de dossiermodule. U ontvangt dan een mailbericht zodat u op de hoogte bent wanneer er een vergunningaanvraag is ingediend.Vervolgens behandelt u de aanvraag geheel in de dossiermodule. 2. Op dit moment maakt u wel gebruik van een workflowsysteem, maar u kunt nog geen digitale aanvragen afhandelen. U kunt voor de digitale afhandeling gebruik maken van de dossiermodule. U zult echter ook object en subjectgegevens direct in uw workflowsysteem willen ontvangen. Er wordt een XML bericht naar uw backoffice gestuurd, zodat de basisgegevens direct in

33

5.6

Wanneer zijn de VROM ICT-voorzieningen beschikbaar?

In onderstaande figuur is het tijdspad weergegeven van de ontwikkeling van de volgende ICT-voorzieningen: • Het BRIKS-formulier • Activiteitenmelding • De Landelijke Voorziening Omgevingsvergunning (LVO)

Figuur 10
2007 BRIKS 1 2 3 4

Planning beschikbaarheid VROM ICT-voorzieningen
jan feb mrt apr mei jun jul aug sep okt nov dec

Bouw RIKS Bouw van het Bouwformulier Bouw geïntegreerd BRIKS-formulier Praktijktesten BRIKS-formulier

Activiteitenmelding 1 2 3 Bouw formulier Praktijktesten formulier Implementatie en uitrollen

Landelijke Voorzieningen Omgevingsvergunning 1 2 3 4 Voorbereidingstraject Bouw Praktijktesten LVO Implementatie en uitrollen

34

6. Praktijkvoorbeelden en achtergrondinformatie

6.1

Helpdesk omgevingsvergunning

6.3

Praktijkvoorbeelden

Overheden met specifieke vragen over de invoering van de omgevingsvergunning kunnen contact opnemen met de Helpdesk omgevingsvergunning. SenterNovem/InfoMil voert deze helpdesk uit in opdracht van het Ministerie van VROM en in samenwerking met de VNG. De Helpdesk omgevingsvergunning is ’s morgens geopend voor vragen van medewerkers van overheden over bijvoorbeeld interpretatie van het wettelijke kader, de implementatie in de organisatie, de taakverdeling tussen overheden of de samenwerking met andere vergunningverleners. Bij complexe vragen wordt binnen twee dagen contact met u opgenomen. De helpdesk is bereikbaar via www.omgevingsvergunning.vrom. nl/helpdesk of telefonisch op (070) 373 53 33 op werkdagen tussen 9:00 en 12:00 uur.

6.2

Kennisplein omgevingsvergunning: ontmoetingsplaats met praktijkinformatie voor de professional

Het Kennisplein Omgevingsvergunning ondersteunt overheidsorganisaties (gemeenten, provincies, waterschappen) bij de invoering van de omgevingsvergunning en het delen van kennis op thema’s van de omgevingsvergunning. Het Kennisplein richt zich op de professional bij overheidsorganisaties die werkt aan de invoering van de omgevingsvergunning. Het Kennisplein biedt hiertoe voorzieningen, zoals: • Nieuws • Veel gestelde vragen • Kennisbank met praktijkinformatie • Goede voorbeelden, leidraden en instrumenten • Interviews Zie www.omgevingsvergunning.vrom.nl

Eind 2004 heeft VROM een oproep gedaan aan vergunningverleners en –aanvragers om pilots te starten in het kader van de omgevingsvergunning en de hiermee opgedane kennis breed te verspreiden. Deze ervaringen spelen een belangrijke rol bij het ontwikkelen van de Wabo en leveren goede voorbeelden op voor andere overheden. In een aantal pilots speelde de ICT-voorzieningen een rol. Bij de ene een grotere dan bij een andere. Omdat dit goede voorbeelden kunnen zijn voor andere overheden wordt hierna deze pilots op hoofdlijnen beschreven. Meer informatie is te vinden in de eindrapporten van elke pilot, die te vinden zijn op het Kennisplein omgevingsvergunning. Het betreft de pilots: • Gemeente Heusden • Gemeente Hoogeveen • Gemeente Enschede • Gemeente Groningen • Gemeente Moerdijk • Gemeente Ede • Gemeente Zwolle • Gemeente Dordrecht • Gemeente Breda

35

Pilot: gemeente Heusden Onderwerp: klantgericht werken Burger centraal: de gemeente Heusden ontleent haar bestaansrecht aan de burgers, bedrijven en instellingen die tot de gemeente behoren en stelt deze centraal. In de Heusdense manier van werken vormen zij de focus van alle werkprocessen. Deze externe partijen zijn klant van de gemeente (afnemers van producten) en zijn tevens burger van de gemeente (hebben indirect invloed op en staan direct onder invloed van de beleidsvorming). De dienstverlening is erop gericht de burgers, bedrijven en instellingen snel, efficiënt en professioneel te helpen. Huidige en toekomstige informatie- en communicatietechnologie wordt ingezet om de burger (zo veel mogelijk) plaats- en tijdonafhankelijk te bedienen.

Aan bovengenoemde doelen is een aantal subdoelen te koppelen: • Kennisdeling optimaliseren • 100% digitaal • Procesoriëntatie • Professionalisering • Corporate identity De volledige rapportage over de resultaten van deze pilot zijn te vinden op het Kennisplein onder Pilots.

Pilot: gemeente Hoogeveen Onderwerp: gecoördineerde handhaving

De pilot in de gemeente Hoogeveen heeft aandacht besteden aan de volgende organisatorische aspecten: Integraal werken: de gemeente Heusden wordt één procesgeori- • De verdere vormgeving van gecoördineerd toezicht en handhaving; • Het uitwerken van de mogelijkheden om handhavingstaken enteerde organisatie, waarin afdeling- en sectoroverschrijdend wordt samengewerkt, om snel en adequaat te reageren op de uit te voeren in nauwe samenwerking met het andere handbehoeften van de externe partijen. Binnen de organisatie is veel havingspartners, die actief zijn op het grondgebied van de kennis en ervaring aanwezig. Er wordt kennis gecreëerd die gelogemeente (provincie, waterschap, politie (OM), AID, Douane, kaliseerd is op verschillende plekken in de organisatie. Om snel Arbeidsinspectie); • Het ontwikkelen van de generalistische handhaver; dat wil en efficiënt te kunnen reageren op vragen en behoeften uit de steeds sneller veranderende omgeving, is optimale kennisdeling zeggen de uitvoering van handhavingstaken op het gebied van en samenwerking een vereiste. In de Heusdense manier van werbouwen, wonen, milieu en gebruik (gebruiksvergunning, APV en ken zijn daarom muren en obstakels tussen sectoren en afdelinbijzondere wetten) door één handhaver; • Het in het kader van de handhaving gebruik maken van een gen geslecht, zowel fysiek als organisatorisch. piramide model, waarin met drie typen handhavers wordt Locatieongebonden werken: de medewerker van de gemeente gewerkt: in de onderste laag van de piramide wordt de meeste Heusden is een mobiele medewerker die kan ‘werken waar hij handhavingscapaciteit geleverd, in de middelste laag wordt met wil’. De gemeentelijke organisatie is gehuisvest op drie locaties; minder capaciteit zonodig een vervolgbeoordeling uitgevoerd, gemeentehuis Drunen, gemeentehuis Vlijmen en het servicepunt in de top van de piramide worden uiteindelijk met een beperkt in het VVV-kantoor in Heusden. Voor de mobiele medewerker aantal deskundigen de zwaarste handhavingsproblemen zijn in de gemeentehuizen in Drunen en Vlijmen ontmoetings- en behandeld; de handhavers in de onderste laag zullen worden werkplekken aanwezig, waar alle soorten werk optimaal kunnen omgeschoold naar een integrale handhaving (het gaat om het worden verricht, alleen of in samenwerking, en waar hij zowel zijn omscholen van stadwachten naar handhavers). collega’s van verschillende afdelingen ontmoet, als de burgers, bedrijven en instellingen. Om kennisdeling en samenwerken Naast de hierboven genoemde organisatorische aspecten is er te bevorderen kan elke medewerker dus zowel in Vlijmen als in de pilot ook aandacht besteed aan ICT oplossingen ter onderin Drunen zijn werkzaamheden verrichten. Het servicepunt in steuning van de handhaving en de vergunningverlening. Daarbij is Heusden zal alleen als frontoffice dienst doen. specifiek ingezet op: • De ontwikkeling van applicaties voor een elektronisch hulpmiddel, een zogenaamde PDA, ter ondersteuning van de handhavers (generalisten) voor de mobiele handhaving;

36

• De ontwikkeling van een (nieuw) systeem om alle relevante vergunningen en handhavingsacties per pand/object/perceelggeregistreerd te krijgen. De volledige rapportage over de resultaten van deze pilot zijn te vinden op het Kennisplein onder Pilots.

Pilot: gemeente Enschede Onderwerp: integrale verbetering van dienstverlening aan bedrijven De gemeente zet in op integrale verbetering van het vergunningenmanagement door in de voorfase, aanvraagfase en de verleningsfase: • De bekendheid met en toegankelijkheid van regels voor bedrijven te verhogen; • Bedrijven op maat te bedienen (via accountmanagement en/of digitaal loket en/of balie en/of via reguliere werkwijze) en daarbij onderscheid te maken naar complexiteit van bedrijven en kennis van de regelgeving; • Procedures te versnellen; • De adviesfunctie van de gemeente te verbeteren; • Procesmatig beter in te spelen op de dynamiek van bedrijven en hen te verleiden tijdig in de vergunningsprocedure te stappen. De gemeente Enschede heeft een vraag- en klantgericht digitaal loket opgesteld. Het digitaal loket heeft twee belangrijke functies. Enerzijds wordt het digitaal loket als informatiebron gebruikt, anderzijds kan via het digitale loket verschillende vergunningen reeds digitaal worden aangevraagd. Het digitaal loket als informatiebron Het digitale loket biedt informatie waarvoor ondernemers en particulieren de gemeente nodig heeft. Er wordt hierbij een strikte scheiding gemaakt tussen particulieren en ondernemers. Door het stellen van vragen als ‘Wanneer is het nodig?, Hoe gaat het in zijn werk?, Waar kan ik terecht en Wat zijn de kosten’ wordt de ondernemer/particulier op een toegankelijke wijze geïnformeerd over het product. Om erachter te komen welke vergunning voor een ondernemer nodig is, is onderscheid gemaakt in onderwerpen als parkeren en verkeer/bedrijfshuisvesting (verbouwen slopen en verbeteren) e.d. daarnaast is voor de horecabranche apart informatie opgenomen. Tevens kunnen via de alfabetische lijst gemakkelijk bepaalde thema’s worden opgezocht.

Het digitaal loket voor het indienen van vergunningaanvragen Een groot aantal vergunning (zoals bv. inrit-, kap-, reclame-, terras-, bouw-, etc) kunnen al digitaal worden ingediend. Daarbij wordt stap voor stap gegevens gevraagd die nodig zijn voor het aanvragen van een digitale vergunning. Het is de bedoeling dat de omgevingsvergunning en de bijbehorende vragenlijst een aparte plaats krijgt naast het huidige systeem om verschillende vergunningen apart aan te vragen. Daarbij wordt gebruik gemaakt van DigiD. De vergunningaanvragen worden nog niet digitaal afgehandeld. Mogelijkheden voor het gebruiken van de pilot als voorbeeld. • Overzichtelijke manier van informatieverstrekking • Digitale intake van verschillende soorten vergunningen De volledige rapportage over de resultaten van deze pilot zijn te vinden op het Kennisplein onder Pilots.

Pilot: gemeente Groningen Onderwerp: elektronisch vergunningenloket De pilot Groningen had als doel het inrichten van een elektronisch vergunningenloket o.b.v. de nieuwe VROM-regelgeving binnen de bestaande ICT-oplossingen van de gemeente Groningen. Het elektronisch vergunningenloket wordt binnen een test-omgeving ontsloten. Om dit resultaat te bereiken zijn de volgende acties ondernomen: • Het inrichten van het Kennis Management Systeem; • De bouw van het digitaal aanvraagfomulier a.d.v.h. voorgeschreven gegevensformaat, deze ontwikkeling is stop gezet in afwachting van de landelijke e-formulieren; • Het inrichten van het Midoffice op grond van de gewijzigde regelgeving; •Een grafische webinterface voor het integraal ontsluiten van objectgeoriënteerde gegevens uit het gegevenspakhuis, de Basis Voorziening Gegevens en Midoffice; •Het inrichten van het workflowsysteem. Voor wat betreft de inrichting van de informatievoorziening en de ICT plaatst de omgevings-vergunning de gemeente Groningen voor een grote uitdaging. Twee aspecten spelen hierbij een cruciale rol: verbetering van de dienstverlening aan burgers en bedrijfsleven en optimalisering van de procesgang. De visie van

37

Groningen is dat burgers en bedrijfsleven via internet optimaal ondersteund moet kunnen worden in hun contacten met de overheid voor zowel het vergaren van informatie, het indienen van aanvragen als het volgen van de status van aanvragen. Ongeacht of het bevoegd gezag nu ligt bij de gemeente Groningen dan wel bij een andere instantie. En voorts zal Groningen met behulp van optimale ICT-middelen de gehele procesgang van begin tot eind en over alle interne organisatieonderdelen en externe instanties optimaal moeten kunnen volgen om binnen de daarvoor gestelde termijnen een goed product op te leveren. Groningen is niet van nul af aan begonnen. Ze heeft in de achterliggende jaren al veel geïnvesteerd in goede procesondersteunende backofficesystemen en een vooruitstrevend e-loket. Deze investeringen moeten nu gaan renderen. Echter, meer nog dan in het verleden gaat Groningen dit doen door de samenwerking op te zoeken met andere gemeenten en landelijke samenwerkingsverbanden. Alleen dan kan zij borgen dat Groningen op een efficiënte wijze een maximaal resultaat verkrijgt, waarvan ook op termijn de kwaliteit is geborgd. Groningen wil wel vóórop blijven lopen in de ontwikkeling en toepassing van nieuwe ICT-middelen, maar gaat niet zelf -meer- het wiel uitvinden. Groningen zal actief aansluiten bij landelijke initiatieven. Actief aansluiten omdat Groningen hierin mee wil draaien, haar kennis in wil brengen en mee wil denken, om dan vervolgens ook de opgeleverde producten te adopteren en toe te passen. Vóórop volgen is dan ook het motto van de gemeente Groningen. De volledige rapportage over de resultaten van deze pilot zijn te vinden op het Kennisplein onder Pilots.

Bij de pilot in Moerdijk zijn er geen problemen gerezen bij een koppeling van drank- en horeca vergunningen, terrasvergunningen en exploitatievergunningen en is er dus geen aanleiding om dit soort vergunningen uit te sluiten van de Wabo. Moerdijk gaat zeker door met het geïntegreerd behandelen van dit soort aanvragen. Voor Moerdijk is de pilot onderdeel van een reeds ingeslagen weg om alle zaken waarbij sprake is van klantcontact integraal uit te voeren. De omgevingsvergunning is een logische stap voorwaarts. De volledige rapportage over de resultaten van deze pilot zijn te vinden op het Kennisplein onder Pilots.

Pilot: gemeente Ede Onderwerp: digitaal aanvraag en behandeling van vergunningen Doel van de pilot in Ede was om te onderzoeken of het mogelijk is om aanvragen voor vergunningen digitaal in te dienen, in behandeling te nemen en af te handelen; om op deze wijze de dienstverlening naar burgers en bedrijven te verbeteren. Bij de pilot in Ede is in het traject van het digitaal verlenen van vergunningen expliciet gekeken naar de inhoudelijke afstemming voor het realiseren van de aanvragen bij het vooroverleg, de indiening, behandeling en afhandeling. De twee ‘producten’ van de pilot zijn: digitaal aanvraagformulier en pakket van eisen voor het werkproces. Het model van een – papieren - aanvraagformulier dat als basis bruikbaar is voor het aanvragen van alle vergunningen, toestemmingen, etc. voor een fysiek project is het eerste resultaat van de pilot. Een kritische toets van de bij een aanvraag in te dienen gegevens en documenten op nut en noodzaak leidt tot vermindering van de in te dienen gegevens. Het is mogelijk om met het indienen van een digitale aanvraag voor een vergunning in de digitale frontoffice een koppeling via de midoffice te maken naar het backofficesysteem voor de registratie en verwerking van aanvragen. De standaarden ontwikkeld door VROM zijn een goede basis voor het bouwen van koppelingen tussen front-, mid-, en backoffice. Met het beoordelen van digitale aanvragen zijn geen hoge investeringen gemoeid. Voor het inrichten van het werkproces is door de gemeente Ede geconcludeerd dat de eisen die aan het nieuwe werkproces worden

Pilot: gemeente Moerdijk Onderwerp: integrale vergunning Deze pilot heeft zich gericht op geïntegreerde vergunning verlening en de integrale handhaving hiervan. De pilot in Moerdijk toont aan dat alle voorgekomen combinaties - ook als het gaat om de grotere en complexe aanvragen - prima te combineren zijn. De enige reden waarom gedurende het behandelingsproces de aanvraag weer uiteen zou worden gehaald is als de wet zich tegen een verdere combinatie/afwerking verzet. Het indienen van een gecombineerde aanvraag is een heel andere zaak. In de praktijk blijkt dit voor de aanvragers en hun adviesbureaus tot grote problemen te leiden.

38

gesteld, goed voldoen en een goede basis vormen voor het inrichten van het werkproces voor de omgevingsvergunning. Daarbij zal het proces efficiënter en sneller doorlopen kunnen worden als de Wabo van kracht is. De gemeente zal voor de inhoudelijke afstemming van vergunningaanvragen een intakemanager aanstellen. De intakemanager zorgt ervoor, dat bij de initiatiefnemer, bij de betrokken organisatieonderdelen van de gemeente en bij andere betrokken overheidsinstanties, eenduidigheid ontstaat over de inhoud en de strekking van het plan en de daarvoor noodzakelijke procedures. De intakemanager zorgt er tevens voor dat er kort na indiening van de aanvraag een globaal beeld over de haalbaarheid van het plan ontstaat. De volledige rapportage over de resultaten van deze pilot zijn te vinden op het Kennisplein onder Pilots.

De gemeente Zwolle is trekker van een kopgroep van negen gemeenten die in samenwerking met VROM en EGEM het Digitaal Bouwloket hebben ontwikkeld De volledige rapportage over de resultaten van deze pilot zijn te vinden op het Kennisplein onder Pilots.

Pilot: gemeente Dordrecht Onderwerp: Midoffice De meervoudigheid van de vergunningaanvraag en de positionering van het loket leidt tot andere eisen aan de ICT-voorzieningen. De pilot in Dordrecht is theoretisch van aard en niet getoetst in de praktijk. Sinds 2000 wordt in Dordrecht gewerkt aan een informatiearchitectuur die bestaat uit een FrontOffice (de website en het digitale loket), meerdere BackOffice systemen (voor de specialisten) en een MidOffice. In de MidOffice zitten allerlei voorzieningen die het een gemeente mogelijk maken optimale dienstverlening aan haar klanten te verlenen en bovendien efficiënt te werken. Dordrecht maakt gebruik van het Gemeentelijk Functioneel Ontwerp (GFO) en vertaalt dit naar een voorziening in de MidOffice. Hierbij wordt uitgegaan van zaken (een samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden). De aanvraag van een omgevingsvergunning kan dus een zaak zijn. Het denken in zaken en de vertaling hiervan in een MidOffice systeem samen met de voorzieningen die voor Vergunningen & Handhaving in algemene zin gebouwd zijn, maken het mogelijk dat Dordrecht ook aanvragen van omgevingsvergunningen en daarmee samenhangende zaken (handhaving, bedenkingen, bezwaren) op een juiste manier kan afhandelen. Voor de aanvraag van een omgevingsvergunning kan niet worden volstaan met één zaaktype. In het kader van de vergunningverlening zal er een onderscheid moeten worden gemaakt in de vier basistypen van de omgevingsvergunning en het vooroverleg. Voor wat betreft de handhaving moet dit nog verder worden uitgewerkt. De volledige rapportage over de resultaten van deze pilot zijn te vinden op het Kennisplein onder Pilots.

Pilot: gemeente Zwolle Onderwerp: Digitaal Bouwloket Het doel van het project Digitaal Bouwloket is het ontwikkelen van een gezamenlijke dienst die het mogelijk maakt dat aanvragers van bouwvergunningen hun aanvraag voortaan volledig digitaal kunnen indienen. Het digitaal bouwloket maakt het mogelijk om bouwaanvragen met bijbehorende tekeningen en berekeningen digitaal in te dienen. Alle documenten die in de loop van de procedure ontstaan, worden digitaal aangemaakt en opgeslagen. Zo ontstaat een volledig digitaal dossier, dat onafhankelijk van tijd en plaats door verschillende partijen ingezien kan worden. Ook is een automatische bewaking van de wettelijke termijnen ingebouwd. De digitale aanvraag levert zowel de aanvrager als de gemeente (financiële) voordelen op, bijvoorbeeld doordat de doorlooptijd van een aanvraag flink wordt verkort. Het vergezicht van het project is het realiseren van de digitale indiening en behandeling van de omgevingsvergunning. Om dit vergezicht te realiseren zal stapsgewijs gewerkt worden aan een verbreding in de vergunningverlening. In deze pilot is voor het eerst met een centrale server gewerkt waardoor iedereen het volledige digitale dossier kan inzien. Hiermee wordt het voor gemeenten mogelijk de digitaal ingediende bouwaanvraag op een centrale server te ontvangen, in te zien, te archiveren en te bewerken. Op deze manier kunnen verschillende organisatieonderdelen als afdeling Bouw- en Woningtoezicht en Brandweer bij dezelfde informatie.

39

Pilot: gemeente Breda Onderwerp: procesbeschrijving De pilot in Breda bestond uit 4 onderdelen: casusbehandeling vergunningverlening; werkprocessen en informatisering integrale vergunning; netwerkspel ‘Vernieuwing en sturing van vergunningverlening’; en sub-pilot centrale intake vergunningaanvragen. De resultaten in Breda laten zien dat het beperkt aantal gecompliceerde c.q. meervoudige aanvragen er niet om vraagt de gehele organisatie te mixen. Uit benchmarks en klantenonderzoeken blijkt dat de kwaliteit van de producten in Breda als zeer belangrijk wordt ervaren. Specialismen zouden behouden moeten blijven of zelfs verder ontwikkeld moeten worden. Breda kiest voor een eenvoudige tussenvorm van een omgevingsvergunning om nu al de dienstverlening aan burger en bedrijfsleven te verbeteren. Enkele van de bevindingen (aanbevelingen) uit de pilot in Breda: • Het selecteren van vergunningen die in aanmerking komen voor sneltoetscriteria; • Voorselectie vergt meer kwaliteit bij de front-office; • Digitalisering in combinatie met een overhead informatiesysteem; Figuur 11

• Herinrichten van procesfuncties (zie onderstaand). De komst van de omgevingsvergunning veroorzaakt verandering op meerdere vlakken; organisatie, bedrijfsprocessen, informatiestromen en gegevenshuishouding. Om de centrale coördinatie en het gegevensmanagement te waarborgen wordt aanbevolen dat de zogenaamde midoffice-architectuur wordt ontwikkeld. De volledige rapportage over de resultaten van deze pilot zijn te vinden op het Kennisplein onder Pilots.

Procesfuncties Vergunningen (voorsorterend op omgevingsvergunning)
Frontoffice Balie / info- meldpunt

Aanvraag

Intake aanvragen / Procesbewaking

“Alround” kennis

Dwarsverbanden Backoffice BWT/WAM Bedrijven (milieu) V&H Preventie (BRW)
Inhoudelijke experts

Integrale vergunning Breda Kenmerken van dit model • Eén loket (balie en infopunt) • Centrale intake • Procesbewaking • Expertise blijft bewaard • Praten met één mond

Besluit

Besluitvorming

Bezwaar en beroep

40

6.4

Aanbevolen websites

Websites waar meer informatie te vinden is over ICT-voorzieningen en de omgevingsvergunning zijn: www.vrom.nl www.omgevingsvergunning.vrom.nl www.vng.nl www.egem.nl www.e-overheid.nl www.ictu.nl www.pragmatika.nl www.bwtinfo.nl www.routeplannerprovincie.nl www.i-teams.nl www.routeplannere-gemeente.nl. www.antwoord.nl www.bedrijvenloket.nl www.ipo.nl www.hetwaterschapshuis.nl www.digid.nl

6.5

Aanbevolen literatuur Presentatie omgevingsvergunning Presentatie Een standaard-presentatie die VROM heeft gemaakt over de omgevingsvergunning. Deze presentatie omvat zowel de aspecten van het wettelijk kader, de invoering als het ICT-traject en kan vrij gebruikt en indien nodig aangepast en ingekort worden. Definitief (aan tijdsverandering onderhevig) Te vinden op het Kennisplein onder VROM-publicaties (www.omgevingsvergunning.vrom.nl)

Naam Type Omschrijving

Status Locatie

41

Naam Type Omschrijving

Implementatiewijzer omgevingsvergunning Factsheet/Brochure De implementatiewijzer bevat een beknopt stappenplan bestemd voor gemeenten om aan de slag te gaan met de voorbereiding op de omgevingsvergunning. Ook wordt erin verwezen naar door VROM uitgebrachte handreikingen waarin achtergrondinformatie te vinden is bij de beschreven stappen Definitief juni 2006 Te vinden op het Kennisplein onder VROM-publicaties (www.omgevingsvergunning.vrom.nl)

Status Locatie

Naam Type

Infoblad omgevingsvergunning Factsheet De nieuwste versie van het infoblad omgevingsvergunning: één integrale vergunning voor fysieke projecten. Nieuw in deze versie is o.a. een overzicht van alle brochures die VROM gepubliceerd heeft en informatie over het EHBO-koffertje (Eerste Hulp bij omgevingsvergunning). Ook is achtergrondinformatie over het Digitaal Bouwloket en de Modernisering algemene regels Wet milieubeheer te vinden. Definitief juni 2006 Te vinden op het Kennisplein onder VROM-publicaties (www.omgevingsvergunning.vrom.nl) Handreiking De omgevingsvergunning georganiseerd Handreiking “De omgevingsvergunning georganiseerd” is een handreiking omgevingsvergunning die mede is opgesteld naar aanleiding van de resultaten uit de pilots. Met dit document worden gemeenten geholpen bij het opstellen van een klantprofiel, bij het inrichten van het vergunnings- en handhavingsproces, bij de inrichting van één loket voor de aanvragers en bij het gebruik van ICT-middelen. Definitief april 2006 Te vinden op het Kennisplein onder VROM-publicaties (www.omgevingsvergunning.vrom.nl)

Omschrijving

Status Locatie Naam Type

Omschrijving

Status Locatie

Naam Type

Samenhang VROM ICT-projecten voor gemeenten Brochure Dit informatieblad gaat in op de onderlinge samenhang tussen de verschillende ICT-projecten die VROM aan het ontwikkelen is. Dit zijn: de Basisregistraties voor Adressen, Gebouwen, Kadaster en Topografie; de Digitale uitwisseling in Ruimtelijke Processen (DURP); de Wet kenbaarheid publiekrechtelijke beperkingen onroerende zaken (Wkpb) en het Omgevingsloket. Definitief april 2006 Te vinden op het Kennisplein onder VROM-publicaties (www.omgevingsvergunning.vrom.nl)

Omschrijving

Status Locatie

42

Naam Type

Handreiking Vergunningenmanagement Rapport In 2005 heeft VROM verschillende landelijke workshops vergunningenmanagement georganiseerd waarin bevoegde gezagen ervaringen konden delen over het verbeteren en versnellen van de vergunningverlening binnen de bestaande wettelijke kaders. Uit deze bijeenkomsten is een handreiking voortgekomen die hier te bekijken is. De goede voorbeelden die horen bij deze handreiking zijn apart te downloaden. Definitief Te vinden op het Kennisplein onder VROM-publicaties (www.omgevingsvergunning.vrom.nl) Digitaal omgevingsloket Brochure Deze brochure bevat informatie over de verschillende ICT-deelprojecten die de indiening en behandeling van de omgevingsvergunning mogelijk maken. Definitief Te vinden op het Kennisplein onder VROM-publicaties (www.omgevingsvergunning.vrom.nl) Business Case gemeente Groningen Analyse-instrument Het Ministerie van VROM onderkent dat het doorvoeren van een verregaande integratie van het vergunningenproces een aanzienlijke impact zal hebben op de inrichting van de bedrijfsprocessen en bedrijfsvoering van gemeenten, provincies, milieudiensten en andere betrokkenen bij het vergunningenproces. Het effect op de netto bestuurlijke lasten (dus zowel lasten als baten), is niet bekend. Om vast te kunnen stellen wat de effecten in termen van kwantitatieve en kwalitatieve baten en lasten zijn, heeft het Ministerie van VROM de vraag gesteld aan Capgemini Consulting Services om haar Business Case instrumentarium in te zetten. Met dit instrumentarium kunnen de werkelijk te verwachten baten en lasten gezamenlijk in kaart worden gebracht en tegen elkaar worden afgewogen. De eerste Business Case is bij de gemeente Groningen uitgevoerd. Definitief augustus 2006 Te vinden op het Kennisplein onder VROM-publicaties (www.omgevingsvergunning.vrom.nl)

Omschrijving

Status Locatie Naam Type Omschrijving Status Locatie Naam Type

Omschrijving

Status Locatie

43

Naam Type

Festival DUO, Leidraad voor lastenverlichting bij invoering van de omgevingsvergunning Leidraad De Festival DUO, Leidraad voor lastenverlichting bij invoering van de omgevingsvergunning” gaat over (reductie van) administratieve lasten èn bestuurlijke lasten bij de introductie van de omgevingsvergunning. Doel van de Leidraad is gemeenten, provincies, regionale samenwerkingsorganen, milieudiensten, waterschappen en andere betrokken overheidsorganen een aanpak en model te bieden om zich te richten op de omgevingsvergunning. Festival DUO is een krachtig hulpmiddel om zeker te stellen dat de administratieve lasten van burgers en ondernemingen daadwerkelijk zullen dalen onder gelijktijdige reductie van de uitvoeringskosten van de overheid – of in ieder geval te voorkomen dat die toenemen. Definitief mei 2006 Te vinden op het Kennisplein onder VROM-publicaties (www.omgevingsvergunning.vrom.nl) Leidraad Probleemanalyse Omgevingsvergunning Leidraad/analysetool De Leidraad Probleemanalyse Omgevingsvergunning omvat een praktische handreiking om de invoering van de omgevingsvergunning in de gemeentelijke uitvoeringsorganisatie zo goed mogelijk te laten verlopen. Om dit laatste te bereiken is het noodzakelijk dat elke gemeente zich afvraagt wat de invoering van de omgevingsvergunning in essentie voor haar betekent. Om dit zoek-proces tot een goed einde te brengen biedt deze leidraad ondersteuning. Daarmee is deze leidraad dus vooral een hulpmiddel om de gemeente in staat te stellen een eigen, specifieke probleemstelling te formuleren die vervolgens als grondslag dient om het invoeringsproces nader vorm te geven. De leidraad is dus vooral ‘probleemgericht’ in plaats van ‘oplossingsgericht’. Eerst het probleem helder en volledig in beeld brengen om vervolgens te kunnen kiezen voor oplossingen die hout snijden, is het adagium! Definitief juli 2006 Te vinden op het Kennisplein onder VROM-publicaties (www.omgevingsvergunning.vrom.nl) FAQ-brochure Omgevingsvergunning Brochure In deze brochure zijn de veelgestelde vragen over de omgevingsvergunning verzameld. Definitief september 2006 Te vinden op het Kennisplein onder VROM-publicaties (www.omgevingsvergunning.vrom.nl)

Omschrijving

Status Locatie Naam Type

Omschrijving

Status Locatie Naam Type Omschrijving Status Locatie

44

Naam Type

Omgevingsvergunning in 10 stappen Rapport Voorbeelden van werk in uitvoering. In de brochure “Omgevingsvergunning in 10 stappen, voorbeelden van werk in uitvoering” delen tien trekkers van voorbeeldprojecten (de gemeenten Amsterdam-Centrum, Berkelland, Dordrecht, Enschede, Haarlem, Hoogeveen, Moerdijk, Valkenswaard en Zwolle en de provincie Overijssel) hun ervaringen met u. Definitief september 2006 Te vinden op het Kennisplein onder VROM-publicaties (www.omgevingsvergunning.vrom.nl)

Omschrijving

Status Locatie

Naam Type Omschrijving Status Locatie Naam Type Omschrijving Status Locatie

Gemeentelijke ICT kosten invoering omgevingsvergunning door HEC Rapport Het rapport geeft de inzicht in de gemiddelde eenmalige kosten die gemeenten moeten maken om aan te sluiten bij de Landelijke Voorziening Omgevingsvergunning. Definitief september 2006 Te vinden op het Kennisplein onder VROM-publicaties (www.omgevingsvergunning.vrom.nl) Verander écht , acht stappen waarmee u gemeentelijke verandertrajecten onomkeerbaar maakt Publicatie Het boek gaat in op wat verandering vraagt van een organisatie. Het geeft antwoorden op de vragen hoe kan een organisatie anders gaan kijken, denken en handelen? Hoe wordt het “ja-maar denken” écht doorbroken? Wat komt er allemaal kijken bij het doorvoeren van veranderingen. 1e druk september 2006 www.EGEM.nl

45

Afkortingenlijst

BRIKS BWT DBL EGEM IKG IPO IVO KCC LVO UvW Wabo HEC

Bouw, Reclame, Inrit, Kap en Sloop Bouw- en Woningtoezicht Digitaal Bouwloket Elektronische gemeenten Implementatie kerngroep Interprovinciaal overleg Implementatie ICT-voorzieningen omgevingsvergunning Klant Contact Centrum Landelijke Voorziening Omgevingsvergunning Unie van Waterschappen Wet algemene bepalingen omgevingsrecht Het Expertise Centrum

46

Deel 2

Positie & ambitie

• Wanneer ICT-voorzieningen implementeren • Implementatie ambitie omgevingsvergunning

48

7. Wanneer ICTvoorzieningen implementeren?

7.1

Kan ik voordat de LVO beschikbaar is implementeren?

De komst van de omgevingsvergunning betekent niet alleen dat het bevoegd gezag te maken kan krijgen met nieuwe werkprocessen. De ondersteuning van de ( nieuwe ) manier van werken door ICT-voorzieningen zal voor velen een grote verandering gaan betekenen. Het werken met nieuwe ICT-voorzieningen vergt aanpassingsvermogen van uw medewerkers. Samen met de verwachte aanpassingen aan mogelijk nieuwe werkprocessen betekent dit dat er veel grote veranderingen tegelijkertijd doorgevoerd moeten worden in uw organisatie. De landelijke overheid biedt u de mogelijkheid om reeds eerder dan bij de invoering van de omgevingsvergunning te beginnen met (gedeeltelijk) digitaal te werken. Indien u er voor kiest om vooruitlopend op de omgevingsvergunning al gedeeltelijk digitaal te gaan werken dan is de omschakeling bij de inwerkingtreding van de omgevingsvergunning kleiner.

7.2

Wat kan ik eerder implementeren?

De landelijke overheid biedt u drie mogelijkheden om nu reeds digitaal te gaan werken, te weten het BRIKS-formulier, het Digitaal Bouwloket en de Activiteitenmelding. In periode februari - augustus 2007 zal de implementatiekerngroep (IKG) omgevingsvergunning bovengenoemde producten in de praktijk gaan testen. De IKG is een groep van gemeenten en provincies die met ondersteuning van VROM de genoemde producten inde praktijk gaan testen. Ervaring tijdens deze praktijk testen worden verwerkt in de wegwijzer en kan tot aanpassingen van de producten leiden. Na de testperiode worden de producten landelijk beschikbaar gesteld.

49

8. Implementatie ambitie omgevingsvergunning

In dit hoofdstuk bepaalt u welke implementatievariant uit het derde deel van de module IVO op u van toepassing is. Daartoe is een aantal schema’s met eenvoudig te beantwoorden vragen opgenomen. Via enkele vraagbomen bepaalt u in paragraaf 8.1 eerst uw huidige niveau van ICT ondersteuning. Vervolgens bepaalt u in paragraaf 8.2 uw ambitieniveau. In paragraaf 8.3 wordt tenslotte de match tussen uw huidige niveau en uw ambitieniveau gemaakt. Hieruit volgt de op u van toepassing zijnde implementatievariant.

8.2

Waar wil ik heen?

Met behulp van onderstaand schema kunt u bepalen in welke mate uw organisatie bij de invoering van de omgevingsvergunning het proces van vergunningverlening wil laten ondersteunen door ICT voorzieningen. Indien u de vragen beantwoordt en de pijlen volgt komt u onderaan in het schema uit bij een bepaald Ambitieniveau. Met het begrip workflowsysteem wordt een softwaresysteem bedoeld. Indien u uw workflow op papier of in een spreadsheet (bijvoorbeeld in Excel) bijhoudt, dan antwoordt u ‘nee’.

8.1

Waar sta ik?

Met behulp van onderstaand schema kunt u inzichtelijk krijgen in welke mate uw organisatie in het huidige proces van vergunningverlening ondersteund wordt door ICT-voorzieningen. Via de beantwoording van enkele vragen komt u uit op een bepaald basisniveau. Dit basisniveau is uw huidige niveau van ICTondersteuning. Met het begrip workflowsysteem wordt een softwaresysteem bedoeld. Indien u uw workflow op papier of in een spreadsheet (bijvoorbeeld in Excel) bijhoudt, dan antwoordt u ‘nee’.

50

Figuur 12

Schema waar sta ik?

Accepteert u nu digitale aanvragen die straks deel uit gaan maken van de omgevingsvergunning? Nee Ja

Heeft u een specifiek softwarepakket voor het monitoren van de workflow? Niet bedoeld worden systemen in bijvoorbeeld Excel. Nee Ja

Behandelt u digitaal ingediende aanvragen digitaal? Nee Ja

Heeft u een specifiek softwarepakket voor het monitoren van de workflow? Niet bedoeld worden systemen in bijvoorbeeld Excel. Nee Ja

Zet u papieren aanvragen om naar digitaal? Nee Ja

Basis niveau A

Basis niveau B

Basis niveau C

Basis niveau D

Basis niveau E

Basis niveau F

51

Figuur 13

Schema waar wil ik heen?

Wilt u digitaal ingediende aanvragen volledig digitaal behandelen? Nee Ja

Wilt u gebruik maken van een specifiek softwarepakket voor het monitoren van de workflow? Niet bedoeld worden systemen in bijvoorbeeld Excel. Nee Ja

Heeft u nu een softwarepakket om digitaal ingediende aanvragen digitaal te behandelen? Nee Ja

Wilt u gebruik maken van een specifiek softwarepakket voor het monitoren van de workflow? Niet bedoeld worden systemen in bijvoorbeeld Excel. Nee Ja

Wilt u perse gebruik blijven maken van uw huidige software pakket voor het behandelen van vergunningaanvragen? Nee Ja

Ambitie niveau 1

Ambitie niveau 2

Ambitie niveau 3

Ambitie niveau 4

Ambitie niveau 5

52

8.3

Implementatie: Hoe kom ik waar ik heen wil?

In onderstaande figuur worden basisniveaus en ambitieniveaus aan elkaar gekoppeld. U ziet aan de linkerzijde alle basisniveaus weergegeven. U selecteert het basisniveau van uw keuze en kleurt de bijbehorende linkerkant(en) van de variant(en) in. Vervolgens selecteert u uw ambitieniveau en kleurt de rechterzijde van bijbehorende variant(en) in. De variant die zowel links als rechts is ingekleurd is uw implementatievariant.

Basis niveau A

Variant 1 Ambitie niveau 1

Basis niveau B

Variant 2 Ambitie niveau 2

Basis niveau C

Variant 3 Ambitie niveau 3

Basis niveau D

Variant 4 Ambitie niveau 4

Basis niveau E

Variant 5 Ambitie niveau 5

Basis niveau F

Variant 6

53

Voorbeeld bepaling implementatievariant door gemeente X Positie Gemeente X accepteert digitale vergunningaanvragen die straks onder de omgevingsvergunning vallen. De behandeling van alle vergunningen gebeurt vervolgens op papier, terwijl de voortgang wordt bijgehouden in een workflowsysteem. De gemeente werkt op Basisniveau D. Ambitie Gemeente X wil naast het digitaal ontvangen van vergunningen deze ook digitaal gaan behandelen en geen gebruik maken van het eigen dossiersysteem. De gemeente wil gaan werken volgens ambitieniveau 4.

Basis niveau A

Variant 1 Ambitie niveau 1

Basis niveau B

Variant 2 Ambitie niveau 2

Basis niveau C

Variant 3 Ambitie niveau 3

Basis niveau D

Variant 4 Ambitie niveau 4

Basis niveau E

Variant 5 Ambitie niveau 5

Basis niveau F

Variant 6

Als gevolg van positie en ambitie gaat gemeente X variant 4 implementeren. Dit betekent dat gemeente X LVO optie 2 (e-mail en XML-bericht) gaat gebruiken. Het LVO wordt als dossierkast gebruikt en de informatie uit de XML-berichten als input voor het huidige workflowsysteem.

54

Hierna volgt een korte beschrijving per implementatievariant. In deel 3 van de wegwijzer kan volstaan worden met het lezen van de gedetailleerd uitgewerkte implementatievariant van uw keuze. Bij de verschillende implementatievarianten wordt aangegeven van welke optie van de LVO u gebruik gaat maken. Optie 1: U ontvangt een mailbericht zodat u op de hoogte bentwanneer er een vergunningaanvraag is ingediend. Vervolgens behandelt u de aanvraag geheel in de dossiermodule. Optie 2: Naast een mail ontvangt u een XML bericht dat naar uw backoffice wordt gestuurd, zodat de basisgegevens direct in uw workflowsysteem staan. Optie 3: Het XML bericht wordt tezamen met een PDF versie van de vergunningaanvraag en de bijlage(n) naar u verstuurd. Aanvullingen worden via de LVO direct bij u ingediend. Meer informatie over de LVO kunt u lezen in paragraaf 5.5.

Figuur Implementatie variant 1 (minimumvariant)
Huidige situatie Ambitie

Aanvraag Wel of niet digitaal

Aanvraag LVO - aanvraagmodule

Behandeling Niet digitaal

Behandeling LVO dossiermodule optie 1 + printen

Workflow Niet digitaal

Workflow Niet digitaal

Implementatie variant 1 (minimumvariant) Mogelijk biedt u de aanvrager nu reeds de mogelijkheid een vergunningaanvraag digitaal in te dienen. De digitaal ingediende aanvragen print u nu, waarna u ze op papier behandelt. Deze werkwijze wilt u in de toekomst blijven gebruiken. Uw workflow houdt u nu niet bij, of op een eenvoudige wijze op papier, in Excel of vergelijkbaar programma. In de nabije toekomst bent u niet van plan om een specifiek softwarepakket voor workflowmanagement aan te schaffen. Als gevolg van uw ambitie zult u voor de behandeling van vergunningaanvragen gebruik gaan maken van optie 1 van de LVO. Vanuit de LVO zult u de aanvraagformulieren en bijhorende bescheiden printen.

55

Figuur Implementatie variant 2
Huidige situatie Ambitie

Figuur Implementatie variant 3
Huidige situatie Ambitie

Aanvraag Wel of niet digitaal

Aanvraag LVO - aanvraagmodule

Aanvraag Wel of niet digitaal

Aanvraag LVO - aanvraagmodule

Behandeling Niet digitaal

Behandeling LVO dossiermodule optie 2 + printen

Behandeling Niet digitaal

Behandeling LVO dossiermodule optie 1

Workflow Wel of niet digitaal

Workflow Digitaal

Workflow Niet digitaal

Workflow Niet digitaal

Implementatie variant 2 Mogelijk biedt u de aanvrager nu reeds de mogelijkheid een vergunningaanvraag digitaal in te dienen. De digitaal ingediende aanvragen print u nu, waarna u ze op papier behandelt. Deze werkwijze wilt u in de toekomst blijven gebruiken. U heeft een specifiek softwarepakket om de workflow van de vergunningen goed te kunnen managen of wilt dit in de nabije toekomst gaan aanschaffen en gebruiken. Als gevolg van uw ambitie zult u voor de behandeling van vergunningaanvragen gebruik gaan maken van optie 2 van de LVO. Vanuit de LVO gaat u de aanvraagformulieren en bijhorende bescheiden printen. De LVO stuurt informatie naar u door als input voor uw workflowmanagementsysteem.

Implementatie variant 3 Mogelijk biedt u de aanvrager nu reeds de mogelijkheid een vergunningaanvraag digitaal in te dienen. De digitaal ingediende aanvragen print u nu, waarna u ze op papier behandelt. De komst van de omgevingsvergunning wilt u aangrijpen om deze werkwijze aan te passen. U wilt de digitaal ingediende aanvragen in de toekomst niet meer printen, maar digitaal behandelen. Uw workflow houdt u nu niet bij, of op een eenvoudige wijze op papier, in Excel of vergelijkbaar programma. In de nabije toekomst bent u niet van plan om een specifiek softwarepakket voor workflowmanagement aan te schaffen. Als gevolg van uw ambitie zult u voor de behandeling van vergunningaanvragen gebruik gaan maken van optie 1 van de LVO. De LVO biedt u de mogelijkheid om de digitaal ingediende aanvragen volledig digitaal te behandelen.

56

Figuur Implementatie variant 4
Huidige situatie Ambitie

Figuur Implementatie variant 5
Huidige situatie Ambitie

Aanvraag Wel of niet digitaal

Aanvraag LVO - aanvraagmodule

Aanvraag Digitaal

Aanvraag LVO - aanvraagmodule

Behandeling Niet digitaal

Behandeling LVO dossiermodule optie 2

Behandeling Volledig of gedeeltelijk digitaal

Behandeling LVO dossiermodule optie 2

Workflow Wel of niet digitaal

Workflow Digitaal

Workflow Digitaal

Workflow Digitaal

Implementatie variant 4 Mogelijk biedt u de aanvrager nu reeds de mogelijkheid een vergunningaanvraag digitaal in te dienen. De digitaal ingediende aanvragen print u nu, waarna u ze op papier behandelt. De komst van de omgevingsvergunning wilt u aangrijpen om deze werkwijze aan te passen. U wilt de digitaal ingediende aanvragen in de toekomst niet meer printen, maar digitaal behandelen. U heeft een specifiek softwarepakket om de workflow van de vergunningen goed te kunnen managen of wilt dit in de nabije toekomst gaan aanschaffen en gebruiken. Als gevolg van uw ambitie zult u voor de behandeling van vergunningaanvragen gebruik gaan maken van optie 2 van de LVO. De LVO biedt u de mogelijkheid om de digitaal ingediende aanvragen volledig digitaal te behandelen. Tevens stuurt de LVO informatie naar u door als input voor uw workflowmanagementsysteem.

Implementatie variant 5 U biedt aanvragers nu reeds de mogelijkheid vergunningaanvragen digitaal in te dienen. De digitaal ingediende aanvragen behandelt u volledig digitaal in een softwarepakket dat u heeft aangeschaft of heeft laten ontwikkelen. Mogelijk digitaliseert u zelfs de op papier ingediende aanvragen, waarna u deze ook digitaal behandelt. Aangezien u reeds ver gevorderd bent met het digitaliseren van de behandeling van vergunningaanvragen heeft u hoogstwaarschijnlijk ook een softwarepakket voor workflowmanagement. Als gevolg van uw ambitie gebruikt u in de toekomst uw huidige softwarepakket voor de behandeling van vergunningaanvragen niet meer. In plaats daarvan gaat u de digitaal ingediende dossiers volledig in de LVO behandelen. De nog op papier ingediende aanvragen digitaliseert u en upload u zelf in de LVO. Wel blijft u gebruik maken van uw eigen workflowmanagementpakket. De LVO stuurt u informatie toe die u direct in uw workflowmanagementsoftware in kunt lezen.

57

Figuur Implementatie variant 6
Huidige situatie Ambitie

Aanvraag Digitaal

Aanvraag LVO - aanvraagmodule

Behandeling Volledig of gedeeltelijk digitaal

Behandeling LVO dossiermodule optie 3

Workflow Digitaal

Workflow Digitaal

Implementatie variant 6 U biedt aanvragers nu reeds de mogelijkheid vergunningaanvragen digitaal in te dienen. De digitaal ingediende aanvragen behandelt u volledig digitaal in een softwarepakket dat u heeft aangeschaft of heeft laten ontwikkelen. Mogelijk digitaliseert u zelfs de op papier ingediende aanvragen, waarna u deze ook digitaal behandelt. Aangezien u reeds ver gevorderd bent met het digitaliseren van de behandeling van vergunningaanvragen heeft u hoogstwaarschijnlijk ook een softwarepakket voor workflowmanagement. Als gevolg van uw ambitie kiest u voor LVO optie 3. De LVO stuurt alle informatie naar u door zodat u deze in uw eigen softwarepakketten kunt verwerken. Uw werkwijze blijft onveranderd, alleen aan de mogelijke hard of software dienen (beperkte) veranderingen doorgevoerd te worden.

58

Deel 3

Implementatie

• Stappenplan: het Digitaal Bouwloket geïmplementeerd • Stappenplan: het BRIKS-formulier geïmplementeerd • Stappenplan: de Activiteitenmelding geïmplementeerd • Stappenplan: de omgevingsvergunning geïmplementeerd

Toelichting deel 3 In hoofdstuk 12 is een stappenplan voor het implementeren van de Landelijke Voorziening Omgevingsvergunning opgenomen. De hoofdstukken 9, 10 en 11 bevatten stappenplannen voor het implementeren van het Digitaal Bouwloket, het BRIKS-formulier en de Activiteitenmelding. Deze hoofdstukken zijn primair gericht op de gemeenten die onderdeel uitmaken van de Implementatie KernGroep (de IKG). Voor de implementatie van de Branchewijzers kan worden volstaan met het plaatsen van de link www.bedrijvenloket.nl op uw website.

60

9. Stappenplan: Het Digitaal Bouwloket geïmplementeerd

Om te komen tot implementatie van het Digitaal Bouwloket moeten de volgende stappen doorlopen worden: 1. Aanmelden 2. Hardware afstemmen op gewenste werkwijze 3. Links opnemen op gemeentelijke website. 4. Start gebruik Stap 1 Indien u gebruik wilt maken van het Digitaal Bouwloket dan dient u zich eerst aan te melden bij de Helpdesk Omgevingsvergunning via http://omgevingsvergunning.vrom.nl/helpdesk. Stap 2 Het Digitaal Bouwloket is een webapplicatie. Dit betekent dat voor de werking van de applicatie een aantal eisen aan de machine van de gebruiker (geldt voor alle applicaties: eFormulier, aanvrager, verlener en beheerder). De tabel hieronder geeft richtlijnen aan voor het systeem dat gebruik maakt van het Digitaal Bouwloket. Het ontbreken van bijv. Mac OSX of Linux betekent niet dat het Digitaal Bouwloket niet werkt onder deze besturingssystemen, ze zijn echter niet getest door het ontwikkelteam.

U heeft twee mogelijkheden om te gaan werken met het DBL, als postbus of als dossiermodule. Deze laatste betekent dat u volledig digitaal werkt in het DBL, terwijl bij gebruik van alleen de postbus functie u vanuit het DBL de ingediende gegevens print en op papier afhandelt. Op het moment dat u op papier wilt gaan werken dient u voldoende print en plotcapaciteit te hebben. U dient er dan rekening mee te houden dat u ook tekeningen op groot formaat (A0) moet kunnen afdrukken. Indien u besluit om volledig digitaal te gaan werken, dan dienen de beeldschermen van de PC voldoende groot te zijn zodat de tekeningen vanaf scherm beoordeeld kunnen worden. Als alternatief voor één groot 30 inch scherm kunt u bijvoorbeeld ook twee kleinere 19 inch schermen gebruiken. In het DBL kunt u alle ingediende stukken voorzien van commentaar zodat volledig digitaal werken mogelijk is. Voordat een keus gemaakt wordt tussen postbus DBL of volledig digitaal DBL moet u eerst werkafspraken maken met uw adviseurs in het vergunningproces (brandweer, welstand etc.). Ook zij moeten bij de keuze volledig digitaal DBL meedoen met u. Dit betekent dat zij tekeningen digitaal gaan beoordelen, digitaal gaan voorzien van commentaar, digitaal advies uitbrengen en digitaal accorderen.

Minimaal Besturingssysteem werkgeheugen Internetbrowser Java VM Internetverbinding Windows XP/2000 Minimaal 128 MB Internet Explorer 6.0 Minimaal jse 1.5 (5.0) ISDN1

Aanbevolen Windows XP/2000 > 512 MB Firefox 1.5 (mozilla) Jse 1.5 (5.0) Breedband (> 512 Kb/s)

1 Het toevoegen en/of openen van (grote) bijlagen kan met een ISDN verbinding problematisch zijn.

61

Stap 3 U dient minimaal één link op uw gemeentelijke website op te nemen. Dit is de link voor de aanvrager om de bouwvergunning digitaal aan te kunnen vragen. Daartoe neemt u een link op naar: www.hetdigitaalbouwloket.nl/demo. Voor uw adviseurs kunt u ook een link opnemen op uw website of ervoor kiezen om de directe link te verspreiden onder uw adviseurs. Verleners en adviseurs kunnen inloggen op www.hetdigitaalbouwloket/verlener. De laatste link heeft u alleen zelf nodig en wordt bij voorkeur niet op de website van de gemeente opgenomen. Dit is de link naar www.hetdigitaalbouwloket.nl/beheerder, welke dient voor het beheer van uw deel van het DBL. Stap 4 Op het moment dat de eerste aanvraag digitaal is ingediend ontvangt u per e-mail een notificatie dat een aanvraag is binnengekomen. Het is op dit moment nog niet mogelijk om het gehele dossier naar uw lokale computer over te halen om het lokaal af te handelen. U print het dossier dus of behandelt het digitaal in het DBL.

62

10. Stappenplan: Het BRIKS-formulier geïmplementeerd

Om BRIKS-formulieren te kunnen gebruiken moet u eerst aangesloten zijn bij de DigiD versie van eFormulieren. In het stappenplan wordt daarom eerst ingegaan op het aansluiten op de DigiD versie van eFormulieren. Als dit geregeld is volgt de aansluiting op de BRIKS-formulieren. Stap 1 U neemt contact op met de helpdesk omgevingsvergunning en geeft aan welke formulieren u wilt gebruiken. U kunt kiezen uit ieder van de formulieren afzonderlijk (Bouw, Reclame, Inrit, Kap, Sloop) of het gecombineerde BRIKS formulier. Van de helpdesk omgevingsvergunning krijgt u de contactgegevens van een accountmanager die u verder begeleidt door het stappenplan. U kunt op werkdagen tussen 9:00 en 12:00 contact opnemen met de helpdesk omgevingsvergunning op telefoonnummer: 070-373 53 33 Stap 2 Indien u nog niet aangesloten bent bij de DigiD versie van eFormulieren, dan ontvangt u van het programma eFormulieren de geheimhoudingsverklaring voor DigiD. Hierbij verzoeken wij u deze verklaring in te vullen en naar DigiD te versturen. U ontvangt vervolgens binnen een paar dagen de startmap van DigiD. Tegelijkertijd wordt er een afspraak ingepland voor een start gesprek met de accountmanager van eFormulieren, welke zal plaatsvinden nadat de startmap van DigiD ontvangen zal zijn. Stap 3 In het start gesprek neemt de accountmanager eFormulieren de (DigidD) procedure met u door en krijgt u een eFormulierenmap met een aantal documenten. Stap 4 U vraagt de testfaciliteit aan bij DigiD en verzamelt de benodigde handtekeningen en informatie voor de documenten in de eFormulierenmap en stuurt deze terug naar het programmasecretariaat van eFormulieren. (zie Uitwerking stap 4) Stap 5 DigiD verstuurt de testfaciliteit aan u en neemt vervolgens met u contact op om de procedure van het testen uit te leggen. Deze testfaciliteit is bedoelt voor alle eFormulieren welke u gaat implementeren. Stap 6

Als eFormulieren de eFormulierenmap uit stap 4 compleet heeft ontvangen van u, zal eFormulieren de juiste documenten aanleveren bij de certificaatleverancier. Deze verzendt aan u vervolgens het benodigde certificaat. Met dit certificaat zal de gebruiker kunnen zien, dat uw site betrouwbaar is. Dit certificaat stuurt u versleuteld (in een zip-bestand) aan eFormulieren door. Het wachtwoord geeft u via de telefoon aan uw accountmanager door. Stap 7 U krijgt een test-URL van uw BRIKS-formulieren en een testaccount. Nu kunt u uw BRIKS-formulieren bekijken, checken of de door u opgegeven variabelen goed zijn doorgevoerd en eventuele correcties doorgeven aan uw accountmanager. Stap 8 Als uw website geconfigureerd is naar de gestelde eisen van eFormulieren vraagt u via de mail de DigiD-test aan bij relatiebeheer@digid.nl en stuurt u een cc naar eFormulieren@ictu.nl en verstuurt u het aanvraagformulier aansluiting en de checklist testen naar DigiD.

63

Tabel bij stap 8 Document 6 7 8 DigiD - Aansluitvoorwaarden DigiD versie 3.0. DigiD - Bijlage D Checklist Testen versie 2.2. DigiD – Aanvraagformulier Aansluiting burger versie 1.1. Certificaat beheerder Certificaat beheerder Ondertekenen Medeondertekenen

Stap 9 DigiD test of uw website voldoet aan de eisen. Na de test zullen de testresultaten teruggekoppeld worden. Als alles goed is bevonden, wordt het aansluitproces op de productieomgeving gestart. U ontvangt vervolgens het DigiD-account en na de finale test kunnen uw BRIKS-formulieren in productie genomen worden. Dit betekent dat uw gebruiker de BRIKS-formulieren kan gaan gebruiken.

64

Uitwerking stap 4 Stappenplan voor het verzamelen van de benodigde handtekeningen en informatie voor de documenten in de map.

Stap 4.2: Legalisatie TTP-Notaris De certificaat beheerder gaat met bovenstaande documenten (1 t/m 5) naar TTP-Notaris en ondertekent de documenten onder toezicht van deze notaris.

Stap 4.1: Formulieren invullen en ondertekenen Zie onderstaande tabel. Stap 4.3: Versturen map U verstuurt de map met de documenten 1 t/m 5 terug naar: ICTU, Programma eFormulieren Postbus 84011 2508 AA Den Haag

Document 1 2 Diginotar - Stamgegevens versie 2.0. Diginotar - Volmacht Aanvraag Servercertificaten versie 1.0. Diginotar - Aanvraag Servercertificaat versie 2.0. 3 Let op domeinnaam: eformulieren<Participant>. overheid.nl zelfde als die op Akkoordverklaring_ Domein_Gebruik Diginotar - Akkoordverklaring Domein Gebruik versie 2.0. P10 request

Ondertekenen Burgemeester / gemeente secretaris Burgemeester / gemeente secretaris

Medeondertekenen Certificaat beheerder Certificaat beheerder

Certificaat beheerder

4

eFormulieren

5

Certificaat beheerder

65

11. Stappenplan: De activiteitenmelding geïmplementeerd

Voor het kunnen gebruiken van het activiteitenmeldingsformulier moet u eerst aangesloten zijn bij de DigiD versie van eFormulieren. In het stappenplan wordt daarom eerst ingegaan op het aansluiten op de DigiD versie van eFormulieren. Als dit geregeld is volgt de aansluiting op het activiteitenmeldingsformulier. Stap 1 U neemt contact op met de helpdesk omgevingsvergunning en geeft aan dat u het activiteitenmeldingsformulier wilt gebruiken. Van de helpdesk omgevingsvergunning krijgt u de contactgegevens van een accountmanager die u verder begeleidt door het stappenplan. U kunt op werkdagen tussen 9:00 en 12:00 contact opnemen met de helpdesk omgevingsvergunning op telefoonnummer: 070-373 53 33 Stap 2 Indien u nog niet aangesloten bent bij de DigiD versie van eFormulieren, dan ontvangt u van het programma eFormulieren de geheimhoudingsverklaring voor DigiD. Hierbij verzoeken wij u deze verklaring in te vullen en naar DigiD te versturen. U ontvangt vervolgens binnen een paar dagen de startmap. Tegelijkertijd wordt er een afspraak ingepland voor een start gesprek, welke zal plaatsvinden nadat de startmap ontvangen zal zijn. Stap 3 In het start gesprek neemt de accountmanager de procedure met u door en krijgt u een eFormulierenmap met een aantal documenten. Stap 4 U vraagt de testfaciliteit aan en verzamelt de benodigde handtekeningen en informatie voor de documenten in de eFormulierenmap en stuurt deze terug naar het programmasecretariaat. (zie Uitwerking stap 4). Stap 5 DigiD verstuurt de testfaciliteit aan u en neemt vervolgens met u contact op om de procedure van het testen uit te leggen. Deze testfaciliteit is bedoelt voor alle eFormulieren welke u gaat implementeren.

Stap 6 Als eFormulieren de eFormulierenmap uit stap 4 compleet heeft ontvangen van u, zal eFormulieren de juiste documenten aanleveren bij de certificaatleverancier. Deze verzendt aan u vervolgens het benodigde certificaat. Met dit certificaat zal de gebruiker kunnen zien, dat uw site betrouwbaar is. Dit certificaat stuurt u versleuteld (in een zip-bestand) aan eFormulieren door. Het wachtwoord geeft u via de telefoon aan uw accountmanager door. Stap 7 U krijgt een test-URL van uw activiteitenmeldingsformulier en een testaccount. Nu kunt u uw activiteitenmeldingsformulier bekijken, checken of de door u opgegeven variabelen goed zijn doorgevoerd en eventuele correcties doorgeven aan uw accountmanager. Stap 8 Als uw website geconfigureerd is naar de gestelde eisen van eFormulieren vraagt u via de mail de DigiD-test aan bij relatiebeheer@digid.nl en stuurt een cc naar eFormulieren@ictu.nl en verstuurt u het aanvraagformulier aansluiting en de checklist testen naar DigiD.

66

Tabel bij stap 8 Document 6 7 8 DigiD - Aansluitvoorwaarden DigiD versie 3.0. DigiD - Bijlage D Checklist Testen versie 2.2. DigiD – Aanvraagformulier Aansluiting burger versie 1.1. Certificaat beheerder Certificaat beheerder Ondertekenen Medeondertekenen

Stap 9 DigiD test of uw website voldoet aan de eisen. Na de test zullen de testresultaten teruggekoppeld worden. Als alles goed is bevonden, wordt het aansluitproces op de productieomgeving gestart. U ontvangt vervolgens het DigiD-account en na de finale test kunnen uw activiteitenmeldingsformulier in productie genomen worden. Dit betekent dat uw gebruiker het activiteitenmeldingsformulier kan gaan gebruiken.

67

Uitwerking stap 4 Stappenplan voor het verzamelen van de benodigde handtekeningen en informatie voor de documenten in de map.

Stap 4.2: Legalisatie TTP-Notaris De certificaat beheerder gaat met bovenstaande documenten (1 t/m 5) naar TTP-Notaris en ondertekent de documenten onder toezicht van deze notaris.

Stap 4.1: Formulieren invullen en ondertekenen Zie onderstaande tabel. Stap 4.3: Versturen map U verstuurt de map met de documenten 1 t/m 5 terug naar: ICTU, Programma eFormulieren Postbus 84011 2508 AA Den Haag

Document 1 2 Diginotar - Stamgegevens versie 2.0. Diginotar - Volmacht Aanvraag Servercertificaten versie 1.0. Diginotar - Aanvraag Servercertificaat versie 2.0. 3 Let op domeinnaam: eformulieren<Participant>. overheid.nl zelfde als die op Akkoordverklaring_ Domein_Gebruik Diginotar - Akkoordverklaring Domein Gebruik versie 2.0. P10 request

Ondertekenen Burgemeester / gemeente secretaris Burgemeester / gemeente secretaris

Medeondertekenen Certificaat beheerder Certificaat beheerder

Certificaat beheerder

4

eFormulieren

5

Certificaat beheerder

68

12. Stappenplan: De omgevingsvergunning geïmplementeerd

U heeft gekozen voor één van de zes implementatievarianten. Hoe pakt u de implementatie aan en waar moet u beginnen? In dit hoofdstuk wordt op deze vragen antwoord gegeven. Dit hoofdstuk gaat nader in op projectmatige werken en volgt de door EGEM gehanteerde projectfasering. Zie bijlage E voor een figuur van deze EGEMprojectfasering. Per projectfase zijn voor elke van de zes implementatievarianten specifieke aandachtspunten te benoemen. Op het moment van schrijven van deze eerste versie van de module IVO is nog onvoldoende bekend over de details van de LVO om dit voor alle varianten uit te kunnen werken. In dit hoofdstuk wordt voor implementatievariant 1 een en ander al zo concreet mogelijk beschreven. In een volgende versie van de module IVO wordt dit voor de andere varianten verder uitgewerkt.

moet worden volgens vooraf bepaalde specificaties; • Met een gedefinieerde begin- en einddatum; • Waarbij gebruik gemaakt wordt van (schaarse) middelen (geld, mensen, apparatuur). Kenmerkend aan projectmatig werken is dat: • Projecten gefaseerd worden; • Beheersing plaatsvindt op de aspecten Kwaliteit, Geld, Tijd, Organisatie, Informatie en Risico; • De besluitvorming gepland verloopt, gebruikmakend van basis- en beslisdocumenten en voortgangsrapportages. Bij faseren gaat het om het logisch opdelen van alle projectactiviteiten, die noodzakelijk zijn om het gewenste projectresultaat te bereiken. Het beheersen omvat alle sturende en regelende activiteiten, die erop gericht zijn de projectactiviteiten planmatig en binnen de beschikbare middelen te laten verlopen. Bij de besluitvorming gaat het erom dat, vanaf het begin tot aan het einde van een project, de juiste personen op het juiste moment over de juiste onderwerpen beslissen. De fasering, beheersing en besluitvorming zijn nauw met elkaar verbonden. In de onderstaande figuur is

12.1 Wat is projectmatig werken? Een project kan gezien worden als: • Een serie activiteiten, met een specifiek doel, dat gerealiseerd Figuur 14 De projectendriehoek

Beheersen van een fase Kwaliteit Beheersen van een fase Geld Beheersen van een fase Tijd afronding van een project Beslissen Informatie Beslissen Risico Beslissen Inventarisatie Ontwerp Uitvoeringsfase Realisatie Afrondingsfase

Initiëren van een project Organisatie

Voorbereidingsfase

69

dit aangegeven in de zogenaamde projectendriehoek. Een project wordt gefaseerd in tenminste drie hoofdfases: een voorbereidingsfase, een uitvoeringsfase en een afrondingsfase. De uitvoeringsfase is nader onderverdeeld in een fase voor inventarisatie, ontwerp en realisatie. Nadat een project is afgerond kan het gerealiseerde in gebruik worden genomen en start het beheer van de geïmplementeerde ICT-voorziening. Het gebruik en beheer valt buiten het project. Het proces van faseren volgt een drietal principes: 1. Eerst denken, dan doen; 2. Vooruit en achteruit denken; 3. Van “grof naar fijn” werken; In elke projectfase wordt een proces doorlopen. In de voorbereidingsfase worden in het proces “initiëren van een project” activiteiten uitgevoerd om het project goed op te zetten. Per onderscheidde fase in de uitvoeringsfase wordt de projectvoortgang beheerst op de beheersaspecten Kwaliteit, Geld, Tijd, Organisatie, Informatie/Communicatie en Risico’s. Tenslotte wordt een aantal processtappen doorlopen om tot een beheerste Figuur 15 Proces voorbereidingsfase

afronding van een project te komen. Op de faseovergangen wordt de opdrachtgever voorzien van informatie over de voortgang, op basis waarvan besloten wordt of de huidige fase kan worden afgerond en een volgende kan worden opgestart. Iedere fase wordt begonnen en afgesloten met een beslissing. Door keuzen en beslissingen neemt de beïnvloedbaarheid van het eindre-sultaat in de loop van het project af. De grenzen worden strakker en concreter. Elk proces moet worden benaderd met de vraag hoe uitgebreid het betreffende proces moet zijn gezien de omvang en zwaarte van het project.

Basisdocument

Schrijven Project Initiatie Document

Go/No Go

Inventarisatie fase Go

No Go

70

• De project definitie waarin wordt beschreven wat er met het project bereikt moet worden. Te denken valt aan: • Project doelen 12.2.1 Voorbereidingsfase • Methode van aanpak In deze fase wordt het proces om een project te initiëren doorlopen. • Project scope Het doel van dit proces is om helder te maken wat met het project • Project resultaten/op te leveren producten en/of gewenste moet worden bereikt, waarom het project nodig is, hoe de resultaten moeten worden bereikt en wie wanneer betrokken zijn bij het uitkomsten • Uitsluitingen, wat dus buiten het project valt project en welke verantwoordelijkheid de betrokkenen hebben. • Tegenstrijdigheden die de projectleider in het project constaInput voor het proces is een basisdocument dat door de interne opdrachtgever (bijvoorbeeld B&W, projectleider teert • Aannamen en interfaces Omgevingsvergunning of Gemeenteraad) wordt opgesteld. De • Interne samenhang en externe raakvlakken projectleider gebruikt dit bij het opstellen van een Project Initiatie Document (PID). Dit PID is de basis voor de uitvoering van het • Een omschrijving van de projectorganisatie per onderscheidde project. Voor elke uitvoeringsfase wordt in het PID gespecificeerd hoe de beheersaspecten Kwaliteit, Geld, Tijd, Organisatie, projectfase: • Tijdelijke structuur, specifiek ingericht voor de opzet en reaInformatie/communicatie en Risico’s worden beheerst. Op basis van het PID beslist de opdrachtgever om met de uitvoering van lisatie van het project; • Bestaat uit de stuurgroep, de projectleider en indien aangehet project te beginnen. steld deelprojectleiders; • Rollen, taken en verantwoordelijkheden (altijd, hoe klein het Basisdocument De interne opdrachtgever stelt een basisdocument op waarin de project ook is). Zie figuur hieronder. Waarbij de instelling volgende punten zijn vastgelegd: van een stuurgroep sterk wordt aangeraden. De stuurgroep bestaat uit een vertegenwoordiging van de opdrachtgever en de gebruiker, (bewaakt de eisen en wensen en dat wat wordt • Aanleiding (zakelijke rechtvaardiging) voor het project. • Korte beschrijving van de verschillende wijzen waarop het provervaardigd geschikt is voor het doel). De stuurgroep heeft ject zou kunnen worden uitgevoerd ook als doel draagvlak te creëren binnen de organisatie. • De verwachte voordelen voor het opzetten van een project. • De belangrijkste risico’s van het project vanuit het oogpunt van de opdrachtgevers. • Beschikbaar gestelde budget • Tijdspad • Beoogd projectleider en competenties van de projectleider • Inschatting van de benodigde investering in geld mensen en middelen • Acceptatie criteria voor oplevering / afronding Project Initiatie Document (PID) Op basis van het basisdocument wordt door de projectleider een uitgewerkt PID opgesteld. Het PID bevat de volgende onderdelen: • De achtergrond waarin wordt ingegaan op de context en waarom er op dit moment sprake is om de aanleiding projectmatig aan te pakken.

12.2 Projectfasering

71

Figuur 16
Plichten

Matrix met taken, rollen en verantwoordelijkheden
Rechten Bevoegdheden: ….. ….. ….. ….. ….. …..

Rol: …….......... Verantwoordelijkheden: ….. ….. ….. ….. ….. …..

• Budget. Benodigde investeringen en de te realiseren opbrengsten • Zo specifiek mogelijk • Indicatie tussen de circa € 30.000,- (variant 1) en circa €200.000,- (zie de rapportage van het HEC voor een nadere onderbouwing en achtergronden) • Een planning opstellen. • Benodigde bronnen / middelen voor het project • Hardware • Software • Bemensing (kennis) • Kwaliteits- en acceptatiecriteria • Risico inventarisatie en analyse. Benoemen en vastleggen van alle mogelijke risico’s (kans x impact) en het bepalen van beheersmaatregelen. Afhankelijk van de omvang/complexiteit van het project kan een projectleider besluiten een apart kwaliteitsplan en/of een apart communicatie plan op te nemen in het PID. Het PID wordt ter goedkeuring aan de opdrachtgever voorgelegd. Na goedkeuring wordt gestart met de inventarisatiefase. Aandachtspunten variant 1 Voor deze implementatievariant zijn er specifiek de volgende aandachtspunten bij het ontwikkelen van basisdocument: • Ambitieniveau van de opdrachtgever. Bij voorkeur wordt een ambitieniveau uit paragraaf 8.2 inclusief de ingevulde figuur uit paragraaf 8.2. gehanteerd. • De opleverdatum van het project en opleverdata voor deelproducten. Het project dient uiterlijk gereed te zijn op het moment dat de gemeente wettelijk gezien de omgevingsvergunning moet kunnen ontvangen en afhandelen. Bij het bepalen van de opleverdata voor de deelproducten kunt u terugrekenen vanaf het moment waarop het eindproduct gereed dient te zijn. In het tijdspad dient u tijd op te nemen voor: • Tijd om te testen • Tijd om ‘bugs’ op te lossen • Tijd om een stap terug te nemen indien het eindproduct of tussenproduct nog niet het gewenste resultaat biedt.

Taken: ….. ….. ….. ….. ….. …..

Middelen: ….. ….. ….. ….. ….. …..

• Fasering van het project. Bij het faseren van het project wordt bij voorkeur de standaard EGEM-fasering gebruikt. Zie ook figuur 1. Per fase beschrijven hoe het project beheerst wordt op de beheersaspecten Kwaliteit, Geld, Tijd, Organisatie, Informatie/communicatie en Risico. Per fase moet de link worden gelegd tussen de te onderscheiden projectactiviteiten die voortkomen uit de gekozen aanpak en de beheersaspecten. Beschrijving per fase op hoofdlijnen voor het gehele project. Beschrijven op welke wijze aan de opdrachtgever periodiek wordt gerapporteerd. Beschrijven welke monitoring mechanismen door de projectleider worden ingezet om het project te beheersen. • Beschrijven hoe om te gaan met afwijkingen die tijdens het project mogelijk zullen gaan optreden. • Een plan van aanpak waarin wordt vastgelegd hoe en wanneer projectactiviteiten zullen gaan plaatsvinden. Welke activiteiten moeten worden uitgevoerd? Wanneer moeten deze activiteiten uitgevoerd worden ? Op welke wijze kunnen of moeten de activiteiten worden uitgevoerd.

72

• Het budget dient afgestemd te zijn op het ambitieniveau en het huidig niveau: • Vaststellen budget door beslissingsbevoegden. (Indicatie op basis van de rapportage van het HEC is €30.000,-) • Benodigde tijd voor het verkrijgen van budget (goedkeurig door de raad) • Wijze van budgetbewaking • Overlegmomenten om zo draagvlak te creëren. Wie moeten er betrokken worden bij welke overleggen? Niet alleen bestuurders, maar juist ook degenen die met de eindproducten moeten werken. Maak daarbij een voorstel voor een planning ivm mogelijk volle agenda’s. • Oplossingsrichting / visie die de opdrachtgever misschien al voor ogen heeft. • Wie welke taken, rollen, verantwoordelijken en middelen heeft. Denk daarbij aan wie kan de projectleider waar op aanspreken (budget, tijdspad, overlegmomenten, etc). Waar is de projectleider verantwoordelijk voor en waar de opdrachtgever? De aandachtspunten voor het PID in deze variant zijn: • Maak een reële planning, houdt daarbij rekening voor voldoende tijd voor stappen terug en externe leveranciers. • Benodigde kennis binnen het projectteam: • Proces van vergunningverlening • Bestaande ICT systemen, • Toekomstige ICT systemen, • Aanwezige beheersing/kennis ICT-systemen bij gebruikers, • Kennis leveranciers ICT systemen • Zorg tijdig dat het benodigd budget akkoord is en beschikbaar komt. • Voer een inventarisatie van de risico’s uit. Mogelijke risico’s zijn bijvoorbeeld voldoende veranderingsvermogen, overeenstemming in verwachtingen tussen afdelingen en het project, duidelijkheid omtrent de scope van het project, het beschikbaar zijn van voldoende gekwalificeerde, gecommitteerde en gemandateerde medewerkers vanuit de gebruikersorganisatie, tijdige en/of kwalitatief goede prestatie van leveranciers.

• Beschikbaarheid projectteamleden. Zorg ervoor dat de beoogde leden de vereiste beschikbaarheid krijgen in overleg met de betreffende leidinggevende. • Zorg dat interne en externe partijen op de hoogte zijn van uw plannen (wijze van communicatie met internen en externen).

73

Figuur 17

Proces inventarisatiefase

Schrijven inventarisatie rapport

Go/No Go

Ontwerp fase Go

Aanvullen inventarisatie rapport

No Go

74

12.2.2 Inventarisatiefase In de inventarisatiefase wordt geïnventariseerd wat er is en wat er nog nodig is. De resultaten worden vastgelegd in een rapport op basis waarvan opdrachtgever beslist of verder gegaan kan worden met de ontwerpfase. Inventarisatierapport In het inventarisatierapport worden bij voorkeur de hierna genoemde 9 onderdelen opgenomen. Dit zijn per definitie geen uitputtende lijsten en dienen afhankelijk van de locale situatie te allen tijde te worden aangevuld. 1. Inventariseren wat er is • Website; • Internetaansluiting (capaciteit en beschikbaarheid); • Computers (specificaties); • Printers en plotters (aantal, ondersteunde papierformaten, kleur/zwart-wit); • Software (Office, email); • Scanner; 2. Inventariseren wat er nodig is (op hoofdlijnen, de details worden pas tijdens de ontwerpfase bepaald) • Website met link naar de LVO aanvraagmodule of velden die verwijzen naar de LVO aanvraagmodule. (bij deze tweede optie lijkt het alsof de aanvrager het formulier op de website van de gemeente invult, maar in feite wordt het formulier op de website van de LVO ingevuld. • Internetaansluiting. (Welke capaciteit uw internet aansluiting nodig heeft, is afhankelijk van de werkwijze die u kiest. Indien u de documenten zelf print is een snellere aansluiting wenselijk dan wanneer u het printen van de documenten uitbesteed. Uw internetaansluiting hoeft geen 100% beschikbaarheid te hebben, aangezien u voor de afhandeling niet afhankelijk bent van de LVO dossiermodule). • Computer (voor het ontvangen van de e-mail, het eventueel printen van de vergunningaanvragen en bescheiden en het sturen van de getoetste vergunningaanvraag naar de LVO ter archivering). • Printer en/of plotter (afhankelijk van hetgeen u zelf wilt gaan printen zult u voldoende printcapaciteit moeten hebben. Daarbij zal minimaal één kleurenprinter vereist zijn, aangezien de aanvrager mogelijk met kleurcoderingen kan werken op tekeningen. Tevens kan een plotter gewenst zijn om for-

maten groter dan A3 af te kunnen drukken). • Software (e-mail software, officepakket en PDF-reader). • Scanner (om aantekeningen op tekeningen en bescheiden in te kunnen scannen en digitaal te kunnen archiveren). 3. Vaststellen wat kan worden aangepast • Uitbreidbaarheid website; • Mogelijkheid tot opwaarderen snelheid internetaansluiting en verbeteren; • Opwaardeer mogelijkheden computers; • Uitbreidbaarheid printers (extra papierladen, gezien toename aantal prints); • Uitbreidbaarheid Scanner (automatische papier invoer i.v.m. toename in te scannen documenten); 4. Vaststellen wat aanvullend nodig is (wat niet kan worden aangepast, of nog niet aanwezig is, is aanvullend nodig) 5. Vaststelen wat nieuw moet worden aangeschaft (Dit is een overzicht van uitbreidingen van bestaande middelen, alsmede van aanvullende middelen) 6. Vaststellen wat niet meer gebruikt wordt (De lijst is van belang in verband met het sneller afschrijven van bestaande middelen, dan eerder begroot was) 7. Door wie kan je wat laten doen • Zelf doen / uitbesteden; • Kant en klaar of maatwerk. 8. Planning en budget 9. Risicoanalyse Het inventarisatierapport wordt ter goedkeuring aan de stuurgroep/opdrachtgever voorgelegd. Na goedkeuring wordt gestart met de ontwerpfase. Aandachtspunten variant 1 De aandachtspunten voor het inventarisatierapport in deze variant zijn: • Hard en software • Kennis • In te schakelen marktpartijen • Beschikbaarheid updates huidige software

75

• Beschikbaarheid leveranciers huidige software ivm maatwerk aanpassing • Welke kant en klare pakketten zijn verkrijgbaar • Vastleggen op welke wijze is geïnventariseerd • Managementsamenvatting • Neem geen adviezen op in het inventarisatiedocument. Dit is onderdeel van de volgende fase. Het inventarisatiedocument is alleen inventariserend.

Figuur 18

Proces ontwerpfase

Maken Ontwerp

Schrijven Realisatieplan

Go/No Go

Realisatie fase Go

Aanpassen ontwerp

Aanpassen realisatieplan

No Go

Opstellen aanbestedings documenten

76

12.2.3 Ontwerpfase In de ontwerpfase wordt een ontwerp gemaakt voor de ICT-architectuur. Daarna wordt een realisatieplan geschreven dat aan het ontwerp gekoppeld is. In het realisatieplan is vastgelegd via welke stappen de organisatie van de huidige situatie naar de nieuwe situatie komt. Indien er in het realisatieplan voor wordt gekozen om bepaalde delen van het plan uit te besteden, dan moeten aanbestedingsdocumenten worden opgesteld. Pas na aanbesteding wordt doorgegaan met de realisatiefase. Ontwerp Het ontwerp bestaat uit de onderdelen netwerkarchitectuur, software, inrichting werkplekken en papieren afhandeling. Bij het opstellen van het ontwerp dient aangesloten te worden bij ontwikkelingen binnen en buiten de organisatie, zoals bijvoorbeeld: • Werkprocessen • Organisatiestructuur (front/back/midoffice) • Aansluiting met de Landelijke voorziening Omgevingsvergunning van VROM • Aansluiting met de systemen van adviseurs • Aansluiting bij DigiD • Afhandeling aanvragen op papier Realisatieplan In het realisatieplan wordt vastgelegd via welke stappen het ontwerp wordt gerealiseerd. Het realisatieplan wordt bij voorkeur voorzien van checklist zodat de voortgang eenvoudig gemonitord kan worden. Het realisatieplan zegt minimaal iets over de volgende punten: • Hardware • Software • Externe koppelingen • Gebruik • Beheer • Opleiding • Planning • Verantwoordelijken Het ontwerp en realisatieplan worden ter goedkeuring aan de stuurgroep/opdrachtgever voorgelegd. Na goedkeuring wordt gestart met de realisatiefase. Indien er in het realisatieplan voor wordt gekozen om bepaalde

delen van het plan uit te besteden, dan moeten aanbestedingsdocumenten worden opgesteld die ter goedkeuring aan de stuurgroep/opdrachtgever worden voorgelegd. Pas na goedkeuring wordt doorgegaan met de realisatiefase. Aandachtspunten variant 1 De aandachtspunten voor het ontwerp in deze variant zijn: • Hardware • Netwerkarchitectuur (standalone of citrix) • Serverpark • Workstations • Printfaciliteiten (kleur of zwartwit, bij ieder systeem of centraal) • Plotfaciliteiten • Eigen plotters • Extern • Backup (stroomuitval, brand, etc) • E-mail • Dossiers • Volledige workstations • Beveiliging (inbraak, hackers) • Vaste werkplekken of flexwerkplekken • Software • Open source of niet • Besturingssysteem • Officepakketten • E-mail • Omvang mailboxen • Maximale omvang bijlagen • Viewers • Backup • Beveiliging (hackers) • Bestaande software (conversie gegevens) • Aantallen licenties • Internetverbinding (bandbreedte, uptime, etc) • Servicecontract • Website • Voorlichtingsmethoden • Beveiliging • Archivering • Handleidingen • Groeimogelijkheden hardware en software • Hulpmiddelen ter voorkoming van RSI (men gaat meer digitaal afhandelen, dus meer met computers werken, wat leidt tot een verhoogd risico) • Beheer

77

De aandachtspunten voor het realisatieplan in deze variant zijn: • Opleidingtraject voor gebruikers • Draagvlak • Bekende of onbekende softwarepakketten • Betrekken medewerkers bij kiezen opleidingsmethoden • Planning • Levertijden hard en software • Installatieproblemen • Budget • Hoe om te gaan met bestaande gegevens • Toekomst: hoe verder na ingebruikname • Implementatieplan (stappenplan)

Figuur 19

Proces realisatiefase

Conversie bestaande gegevens Installatie hardware Aanpassen hardware Afronding project Go

Installatie software Aanpassen software

Maken externe koppelingen

Go/No Go No Go

Opleiden medewerkers
Medewerkers beter opleiden

Handleidingen schrijven
Handleidingen verbeteren en/of aanvullen

78

12.2.4 Realisatiefase Tijdens de realisatiefase worden maximaal zes verschillende processen doorlopen voordat wordt doorgegaan naar de afrondingsfase. Aan het begin van de realisatiefase wordt begonnen met de installatie van de nieuwe hardware. Indien er gegevens zijn die in de nieuwe software ingelezen moeten worden, kan het noodzakelijk zijn deze te converteren. Dit is een optionele stap. Nadat de nieuwe hardware is geïnstalleerd kan de nieuwe software worden uitgerold. Vervolgens kunnen de oude gegevens in de nieuwe software worden ingelezen. Pas nadat alle software naar behoren functioneert kunnen de externe koppelingen met systemen van de overheid en/of adviseurs worden gemaakt. Installatie hardware De tijd die nodig is voor deze fase is sterk afhankelijk van de hoeveelheid hardware die vervangen of nieuw geïnstalleerd dient te worden. Tevens zal de nieuw aangeschafte hardware getest moeten worden in deze fase. Het is aan te raden om pas door te gaan met de volgende stappen op het moment dat alle hardware goed functioneert. Conversie bestaande gegevens De conversie van bestaande gegevens is een optionele stap. Deze stap gebruikt u wanneer u nu een systeem gebruikt om (digitaal) ingediende aanvragen digitaal af te handelen en u in de toekomst over gaat op een ander systeem. Dit andere systeem kan de Landelijke Voorziening Omgevingsvergunning zijn of een ander aan te schaffen eigen systeem. Tevens kan conversie van gegevens vereist zijn indien u met andere software gaat werken voor uw workflowmanagement. In deze fase zult u intensief met uw softwareleverancier(s) overleggen of conversie mogelijk is en zo ja, op welke wijze. Uitrol software Nadat alle hardware is geïnstalleerd en goed functioneert kunt u de software gaan uitrollen. Afhankelijk van de hoeveelheid nieuwe software die u gaat gebruiken vergt deze stap veel of weinig tijd. Voor het gebruik van de LVO heeft u weinig tijd nodig. De LVO werkt via een webapplicatie, die op nieuwe besturingssystemen zonder veel aanpassingen snel zal werken. Indien u verschillende softwarepakketten gaat uitrollen, dan is het te adviseren een stappenplan voor de uitrol op te stellen.

Externe koppelingen In deze fase worden de externe koppelingen met de LVO gemaakt. Indien u met optie 3 van de LVO en dus met een eigen behandelingssysteem gaat werken, dan zult u er tevens voor moeten zorgen dat al uw adviseurs bij de gegevens in uw eigen systeem kunnen. Indien u zelf adviezen uit dient te brengen over aanvragen, kunt u in deze fase nagaan of u kunt koppelen met de bevoegde gezagen waar u advies aan uit moet brengen. Opleidingen Afhankelijk van de ervaring met digitale systemen zult u de vergunningsverleners en/of toezichthouders opleidingen moeten geven zodat zij met de nieuwe digitale werkwijze overweg kunnen. Daarbij is het aan te raden om medewerkers zonder basis computerkennis aan het begin van de ontwerpfase een cursus te laten volgens om het basisniveau op peil te brengen. Vervolgens kunt u de opleidingen voor de specifieke behandelsoftware (eigen software of LVO) starten nadat de medewerkers daar gebruik van kunnen maken. Op deze wijze kunnen de medewerkers direct oefenen met de systemen. Handleidingen Om nieuwe software optimaal te kunnen gebruiken zijn goede handleidingen essentieel. Indien er vanuit de leverancier geen goede handleidingen beschikbaar worden gesteld, dan zult u deze zelf moeten schrijven. Aangezien zeer uitgebreide handleidingen in de praktijk niet of nauwelijks worden gelezen en/of gebruikt is het raadzaam om van uitgebreide handleidingen een handzame samenvatting maken. Bij voorkeur is deze samenvatting één A4’tje dat de gebruiker naast zijn of haar computer kan hangen. Aandachtspunten variant 1 Installatie hardware • Compatibiliteit • Ergonomie werkplek Conversie bestaande gegevens Dit wordt in een volgende versie van de module IVO eventueel nader ingevuld. Uitrol software • Centraal of per systeem • Licenties

79

Externe koppelingen • Internet • LVO • Koppelingen met adviseurs indien met eigen systemen wordt gewerkt • Website – LVO aanvraagmodule Opleidingen • Budget • Planning • Up to date houden van kennis • Nieuwe medewerkers Handleidingen • Naslagwerk • Beknopt • Puntsgewijs • Handzaam 12.2.5 Afrondingsfase Het doel van het proces “afronden van een project” is een beheerste afronding voordat wordt over gegaan tot gebruik en beheer van de ICT-voorzieningen. Het proces zorgt ervoor dat getoetst wordt dat resultaten uit het PID zijn bereikt, de eisen en wensen van de gebruikers zijn ingevuld, de opgeleverde producten zijn geaccepteerd en dat een overdracht plaats kan vinden van de projectresultaten aan de opdrachtgever. De projectleider informeert de belanghebbende partijen , een en ander conform het communicatieplan. De projectorganisatie kan worden opgeheven en de project- en productendossiers worden gearchiveerd. Een projecteindrapport wordt opgesteld waarin eventueel een post-project plan is opgenomen en een evaluatie/ de leerpunten. De opdrachtgever beslist op basis van alle door de projectleider aangeleverde informatie dat het project is afgerond.

12.3

Beheer

Nadat het project is afgerond begint het gebruik en beheer van de opgeleverde ICT-voorzieningen. In een volgende versie van de module IVO wordt dit nader uitgewerkt.

80

81

Bijlagen
• Bijlage A. Uitgangspunten wabo • BijlageB. Schema reikwijdte omgevingsvergunning • BijlageC. Nora voor de omgevingsvergunning • BijlageD. Voorbeeld processchema’s • BijlageE. EGEM projectfasering

82

Bijlage A. Uitgangspunten WABO

Eén loket voor aanvraag en informatie De vergunningaanvrager moet straks terechtkunnen bij één loket. Hierbij is de plaats van de activiteit waarvoor een vergunning wordt aangevraagd bepalend. Hoe de overheid het vergunningverleningproces organiseert is namelijk niet de zorg van de burger. Deze wil duidelijkheid hebben over waar hij of zij terechtkan, namelijk bij één en hetzelfde loket voor alle vergunningen. Ook heeft de burger behoefte om informatie over vergunningen en procedures makkelijk te vinden. Branchewijzers voor de verschillende sectoren gaan met toegankelijke, doelgroepgerichte informatie over vergunningen en vergunningaanvragen in deze behoefte voorzien. Het loket is in principe ondergebracht bij de gemeente. De gemeente is namelijk in de meeste gevallen het bevoegd gezag. Indien een andere instelling het bevoegd gezag heeft, bijvoorbeeld bij een vergunning met belangrijke risico’s en veiligheid, dan kan de burger ook rechtstreeks bij dit bevoegd gezag de aanvraag indienen. In dit geval is dat veelal de provincie. Een andere instelling met bevoegd gezag dan de gemeente, dient hier echter te allen tijde melding van te maken bij de betreffende gemeente. De keuze voor de gemeente is gemaakt omdat deze in de meeste gevallen het bevoegd gezag is en omdat de gemeente het best toegankelijk en bereikbaar is voor de aanvrager. Bovendien gaat het bij de meeste aanvragen om lokale (op gemeentelijk niveau) kwesties.

Eén procedure Bij de aanvraag van een omgevingsvergunning wordt maar één vergunningsprocedure doorlopen. Daarbij is er een keuze tussen een reguliere procedure of een uitgebreide procedure. Voor de reguliere procedure komen projecten in aanmerking waarbij de toestemming een min of meer gebonden karakter heeft, omdat er geen of maar in geringe mate sprake is van beoordelingsvrijheid door het bevoegd gezag. Hierbij kan gedacht worden aan het bouwen van een woning. De uitgebreide procedure geldt voor complexe projecten, waarbij sprake is van een (vergaande) beoordelingsvrijheid. Bijvoorbeeld het bouwen van een bedrijf in afwijking van het bestemmingsplan. In die gevallen bestaat er een noodzaak om de betrokken belangen af te wegen, waarbij met het oog op de inbreng van derden/belanghebbenden het voorgenomen besluit in ontwerp ter inzage moet worden gelegd. De vergunning moet dan ook vaak door middel van voorschriften toegesneden worden op het project. Naast deze twee procedures is er in de omgevingsvergunning nog maar één procedure voor bewaar en beroep. Deze rechtsbeschermingsprocedure sluit aan bij de beroepsprocedures uit de Algemene wet bestuursrecht (Awb). Eén bevoegd gezag

Eén vergunningaanvraag Uitgangspunt is dat als de aanvrager dat wil, hij met één vergunningaanvraag kan volstaan. De aanvrager bepaalt of hij of zij de vergunningaanvraag digitaal of op papier indient. Deze aanvraag wordt mogelijk via een digitaal aanvraagformulier op internet. Dit formulier leidt de aanvrager via een vragenboom tot een aanvraagformulier op maat. Ook wordt vermeld welke bescheiden met de aanvraag elektronisch ingediend moeten worden. Indien gewenst, kan de aanvraag ook gefaseerd worden ingediend. Dit kan wenselijk zijn voor een goede aansluiting op de verschillende fases in de ontwikkeling van bijvoorbeeld bouwplannen of in het geval van complexe aanvragen.

Het bestuursorgaan dat de vergunning verleent, is het bevoegd gezag. Uitgangspunt is dat er slechts één bestuursorgaan de Omgevingsvergunning verleent. In de meeste gevallen is de gemeente het bevoegd gezag; enerzijds omdat de gemeente veel vergunningen verstrekt en anderzijds omdat het loket bij de gemeente is. In de gevallen waarin bijvoorbeeld naast de gemeente op dit moment ook de provincie bevoegd gezag is, treedt in de toekomst de provincie op als bevoegd gezag. Daarbij kan de provincie gebruik maken van de deskundigheid van de gemeente; de gemeente heeft slechts adviesrecht. Het Rijk is in enkele uitzonderlijke gevallen het bevoegd gezag. Eén handhaver Het bevoegd gezag dat de vergunning verleent, is ook belast met de (coördinatie van de) bestuursrechtelijke handhaving. De gemeente of provincie (of in uitzonderlijke gevallen het Rijk) is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de voorschriften die zijn verbonden aan de omgevingsvergunning.

83

Bijlage B. Schema reikwijdte omgevingsvergunning

Tabel 2

Toestemmingen in het aanvraagformulier voor de omgevingsvergunning nr. inventarisatie 1 3 4 5 6 6a 6b 6c 9 10 11 12a 12b 13 14 15 16

volgnr.

wet

vergunning

bevoegd gezag

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17

nWro nWro nWro nWro nWro nWro nWro nWro Ww Bv Bv Hw Hw Wm Wm Mbw Wvo

Aanlegvergunning Binnenplanse ontheffing Projectbesluit Tijdelijke ontheffing van het bestemmingsplan Ontheffing van het bestemmingsplan in bij AMvB aangegeven gevallen Buitenwerkingstelling van de beheersverordening voor een project Ontheffing van beheersverordening in bij verordening bepaalde gevallen (binnenplanse ontheffing) nog zonder titel (zou kunnen worden: ontheffing voor gebruikswijziging) Bouwvergunning Gebruiksvergunning Sloopvergunning Onttrekkingsvergunning Splitsingsvergunning Milieuvergunning Meldingsplicht veranderingen van de inrichting of van de werking daarvan (8.19 Wm) Mijnbouwmilieuvergunning Vergunning voor indirecte lozingen

gem gem gem gem gem gem gem gem gem gem gem gem gem gem/prov/EZ/Vrom gem/prov/EZ/Vrom EZ gem/prov/EZ/Vrom

84

Tabel 2 vervolg Toestemmingen in het aanvraagformulier voor de omgevingsvergunning nr. inventarisatie 17 19 20a 22 23 24 25 29a 29b 31 33 36 37 38 40

volgnr.

wet

vergunning

bevoegd gezag

18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32

Mw 88 Monumentenvergunning Prov Prov Gem Gem Gem Gem Wm Wm Wm Wm Wgh Nb 98 Nb 98 Ff Opslagvergunning (roerende zaken) Uitwegvergunning (het maken, hebben en veranderen ervan) In- en uitritritvergunning Vergunning voor het hebben van een alarminstallatie (geluid en licht) aan een Kapvergunning Reclamevergunning Ontheffing van regels pmv: grondwaterbeschermingsgebieden Ontheffing van regels pmv: gesloten stortplaatsen Ontheffing verbranden afvalstoffen (10.63 lid 2 Wm) Melding activiteit m.b.t. nietvergunningplichtige inrichting (8.40 Wm) Besluit tot vaststelling van hogere waarden Vergunning m.b.t. handeling in een beschermd natuurgebied Vergunning m.b.t. handelingen met gevolgen voor habitats en soorten Ontheffing Ff-wet

gem/prov/OCW prov prov gem gem gem gem prov prov gem/prov/EZ/Vrom gem/prov/EZ/Vrom prov prov prov LNV

Toestemmingen die worden aangehaakt

85

Tabel 3

Toestemmingen die meerdere malen vermeld staan in het reikwijdteoverzicht en slechts eenmaal in het aan vraagformulier voor de omgevingsvergunning komen nr. inventarisatie 2 18 20 21 25a

volgnr.

wet

vergunning

bevoegd gezag

1 2 3 4 5

Wro

Sloopvergunning

gem gem prov gem gem

Mw 88 Sloopvergunning in beschermd stads- en dorpsgezicht Prov Gem Gem Monumentenvergunning Aanlegvergunning (aanleggen, beschadigen en veranderen van een weg) Monumentenvergunningonroerende zaak

Tabel 4

Toestemmingen die niet in het aanvraagformulier voor de omgevingsvergunning komen, maar die wel in de beschikking worden meegenomen nr. inventarisatie 7 12

volgnr.

wet

vergunning

bevoegd gezag

1 2

Ww Bv

Ontheffing Bouwbesluit 2003 door B&W Ontheffing van voorschrift bouwverordening

gem gem

86

Tabel 5

Toestemmingen die vooralsnog slapend zijn en nog niet onderdeel vormen van de omgevingsvergunning nr. inventarisatie 27 29 30 32 34 35

volgnr.

wet

vergunning

bevoegd gezag

1 2 3 4 5 6

Wbb Wluvo Wm Wm Wms Wgh

Ontheffing Wbb Grondslag voor vergunning t.a.v. handelingen met een toestel of brandstof Ontheffing lozen afvalwater (10.63 lid 1 Wm) Ontheffing ontdoen van afvalstoffen (10.63 lid 3 Wm) Grondslag voor Wms-vergunning Vergunning voor bij AMvB aangegeven toestellen

gem/prov Vrom gem/prov/EZ/Vrom gem/prov/EZ/Vrom Vrom gem

87

Bijlage C. Nora voor de omgevingsvergunning

Figuur 20

Globaal ontwerp informatie architectuur
voor de omgevingsvergunning

Globaal ontwerp informatie architectuur
Doorsturen : provincie of rijk bevoegd gezag 4 Website gemeente burger Product catalogus Aanvraag omgevings vergunning bedrijf 3 Bepalen bevoegd gezag Handmatige of automatische verwerken Toetsen ontvankelijkheid Distribueren aanvraag 5 Verzamelen beoordelingen en adviezen Handmatige of automatische verwerken Beoordelen aanvraag 6 Toesturen : provincie , rijk, water schap of milieudienst adviseur

Eindbeoordeling en beschikking

1 DigiD Basisregistraties GBA BBR BAG 2 Aanvraag 7 Invullen door aanvrager 3a LVO aanvraagmod. Voorinvullen 3b LVO dossiermodule database vergunning of afwijzing

Toelichting informatie architectuur
toelichting op nummering in globaal ontwerp vooraf via internet gaat een aanvrager (burger of ondernemer) naar de website van de gemeente, klikt in de productcatalogus op de omgevingsvergunning en komt mbv de URL uit de productcatalogus in (de vraagboom van) het aanvraagformulier op de eFormulieren voorziening.
1

informatie wordt verstrekt door DigiD na het invullen van username en password, deze informatie wordt automatisch toegevoegd aan het formulier: BSN -nummer. informatie wordt verstrekt door de diverse Basisregistraties na het invullen van de zoeksleutels, deze informatie wordt automatisch toegevoegd aan het formulier: lokatie, eigenaar, uitvoerder, enz. aanvraag (en bijlagen) gaat van de LVO aanvraagmodule naar het loket van de gemeente. aanvraag (en bijlagen) gaat van de LVO aanvraagmodule naar de LVO dossiermodule . bericht over de ontvangst van een aanvraag (en bijlagen) gaat van de centrale voorziening vergunningen naar het loket van de gemeente. aanvraag (en bijlagen) gaat van de gemeente naar de provincie of het rijk, omdat deze bevoegd gezag zijn. informatie uit de aanvraag (en bijlagen) gaat van de gemeente naar de provincie of het rijk, als deze een adviesrol hebben. informatie over beoordeling van de aanvraag (en bijlagen) wordt verstrekt door de adviseurs aan de gemeente. beschikking op aanvraag gaat van de gemeente naar de aanvrager.

2

3 3a

3b

4 5 6 7

88

Figuur 21

Globaal ontwerp technische architectuur

Globaal ontwerp technische architectuur
voor de omgevingsvergunning Printen & verzenden

Enterprise servicebus VERGUNNING VERLENING

AANVRAGEN

Handmatig verwerken PDF
burger

Verwerkend systeem

PDF in mail 4a

4b

XML bericht Gem -net ? Nationale Servicebus

bedrijf

1 2 DigiD LVO aanvraag module 4c 3

LVO dossiermodule

PDF op beeldscherm

Toelichting technische architectuur
toelichting op nummering in globaal ontwerp vooraf via internet gaat een aanvrager (burger of ondernemer) naar de website van de gemeente en zoekt daar in de productcatalogus de omgevingsvergunning op.
1

via de URL uit de productcatalogus komt de aanvrager bij (de vraagboom van) het aanvraagformulier op de eFormulieren voorziening. via ...... krijgt DigiD username en password aangeleverd, voert daarop authenticiteitscontrole uit, en stuurt bij positief resultaat het BSN -nummer retour. via ...... krijgen de diverse Basisregistraties zoeksleutels aan geleverd en sturen de gevraagde, uitgebreide gegevens over de lokatie, eigenaar, uitvoerder, enz. retour. de 4a t/m 4c zijn varianten, er moet nog een keuze gemaakt worden voor een van deze opties via email krijgt de gemeente (het bevoegd gezag) de aanvraag (en bijlagen), aanvullingen en adviezen aangeleverd. via ...... krijgt de gemeente (het bevoegd gezag) de aanvraag (en bijlagen) aanvullingen en adviezen aangeleverd. via email of ...... krijgt de centrale voorziening vergunningen de aanvraag (en bijlagen) aanvullingen en adviezen aangeleverd.

2

3 4 4a 4b 4c

89

Bijlage D. Voorbeeld processchema’s gemeente Haarlem

Figuur 22

Hoofdproces
Vanuit ondernemend werven Intake en vooroverleg

Vraag klant

Volledigheids toets

Inhoudelijke behandeling/ planoverleg

Afhandelen/ publiceren vergunnings aanvragen

Toezicht en handhaving op verleende vergunning

Ambtelijke constatering handh.verzoek, klacht

90

Figuur 23

Intake en overleg
Desk.frontofficemedewerker Intake Analyseren vraag

Desk.frontofficemedewerker Afhandelen/ Informeren klant

Desk.frontofficemedewerker In contact brengen met acc.beh/manager

Problematische vraag

Mw.frontoffice/accountman/beh Inboeken vraag

Mw.frontoffice/accountman/beh Plannen afspraak

Medewerker Planadministratie Rondsturen dig.document

Mw.frontoffice/accountman/beh Bespreken in afspraken overleg

Beoordelaars vakdisciplines Afleggen locatiebezoek

locatiebezoek nodig?

Gereed voor eerste klantoverleg

Accountmanager Hebben vooroverleg/ pretoets

Medewerker Planadministratie Verzenden brief met afspraken

Accountmanager Indien reactie klant op verslag Bespreken reactie klant

91

Figuur 24

Volledigheidstoets
Medewerker Planadministratie Ontvankelijke aanvraag Via postkamer Inboeken aanvraag in Geobars Medewerker Planadministratie Verspreiden kopieën

Beoordelaars vakdisciplines Binnen een week na ontvangst Volledigheids toets

Medewerker Planadministratie Verzamelen reacties Indien niet volledig

Medewerker Planadministratie Sturen brief naar aanvrager

Indien volledig Medewerker Planadministratie Stempelen ontvankelijk

Binnen 4 weken

Medewerker Planadministratie Ontvangen stukken

Indien niet volledig

Beoordelaars vakdisciplines Naar planoverleg Indien volledig

Beoordelaars vakdisciplines Doen 2e volledigheidstoets

Indien onvolledig

Definitief niet volledig, einde procedure

Accountmanager Melden aan klant

92

Figuur 25

Inhoudelijke behandeling/planoverleg
Aanvraag adviezen (via bolletjesformulier)

Medewerker Planadministratie Inventariseren adviesaanvragen

Voorzitter planoverleg Coördineren div.deelaspecten

Medewerker Planadministratie Versturen adviesaanvragen

Beoordelaars vakdisciplines Opstellen adviezen

Beoordelaars vakdisciplines Binnen 1 week Aanleveren adviezen (tijdens.planoverleg)

Medewerker Planadministratie Inboeken.adviezen bijwerken.totaal lijst later dan 1 week

Voorzitter planoverleg Contact opnemen met adviseur

Medewerker Planadministratie Doorsturen adviezen

Beoordelaars vakdisciplines Uitbrengen oordeel

Beoordelaars vakdisciplines Nemen def.ambt.besluit

Accountmanager Gedurende het hele proces Hebben overall view

93

Figuur 26

Afhandelen / publiceren vergunningaanvragen
Beoordelaars vakdisciplines Voorbereiden deelaspecten

Beoordelaars vakdisciplines Opstellen/ afstemmen onderdelen besluit Jurist betreffende vakdiscipline Indien slechts 1 aspect Toetsen aan wettelijk kader

Beschikkingscoördinator Samenvoegen onderdelen tot een geheel Beschikkingscoördinator Aanleveren aan planadministratie Binnen gestelde termijn

Medewerker Planadministratie Afhandelen administratie

Medewerker Planadministratie Opsturen besch.+ brief.aan.klant

Medewerker Planadministratie Publiceren beschikkingen

Medewerker Planadministratie Muteren diverse bestanden

Medewerker Planadministratie Dossier doorsturen naar.Toezicht

Beschikkingscoördinator Zienswijzen Behandelen zienswijzen

Beschikkingscoördinator Vertegenwoordigen gemeente

94

Figuur 27

Toezicht en handhaving op verleende vergunning

Trekker toezicht/handhaving Start bouw Vastleggen 1 of 2 gezamenlijke momenten Vaste mw. bouwen, brandveiligh.,milieu Koppelen vaste medewerkers

Vaste mw. bouwen, brandveiligh.,milieu Afschouwen Gezamenlijke inspectie

Trekker toezicht/handhaving Versturen afrondende brief

Trekker toezicht/handhaving Overdragen trekkerschap

Brandweer of Milieu Bepalen gezamenlijke momenten

Brandweer of Milieu Houden periodieke controles

Brandweer of Milieu Contact opnemen met betrokkenen

Bij bouwwerkz.heden

Bij overtreding Brandweer of Milieu Melden aan omgevingsloket

95

Bijlage E. EGEMprojectfasering

De implementatiefasen Implementatieaanpak kent in het gekozen model de fasen: voorbereiding, inventarisatie, ontwerp, realisatie en gebruik. De voorbereidingsfase richt zich op het verkrijgen van draagvlak voor het project, het vaststellen van het budget en het inrichten van de organisatie van het programma. In de voorbereidingsfase verwerf je draagvlak onder belanghebbenden. Je werkt het project uit, verwerft het benodigde budget en je richt de project organisatie in. Reeds in de voorbereidingsfase communiceer je over de op handen zijnde verandering. Tenslotte bewaak je de voortgang. De inventarisatiefase richt zich op het verkrijgen van inzicht in de bestaande situatie. Van de bestaande situatie worden de 6 aspectgebieden geïnventariseerd. Daarnaast bewaak je de voortgang van het project en het stel je eventueel het project en het budget bij. Tenslotte communiceer je over de voortgang. De ontwerpfase richt zich op het vormgeven van de toekomstige situatie. In de ontwerpfase geef je invulling aan de 6 toekomstige aspectgebieden. Vervolgens stel je op deze 6 gebieden de verschillen vast tussen de bestaande situatie en de toekomstige situatie, een zogenaamde fit/gap analyses. Op basis van de fit/gap analyses ontwerp je een realisatieplan om de toekomstige situatie daadwerkelijk te realiseren. Daarnaast wordt in deze fase de voortgang van het project bewaakt en wordt over deze voortgang gecommuniceerd.

De aspectgebieden per fase Per fase moet aandacht zijn voor de volgende aspectgebieden: informatie & ICT, processen, personeel & organisatie, regelgeving, verandermanagement & communicatie, besturing. Op deze aspectgebieden zullen adviezen worden gedaan bij implementatie.

Voorbereiding

Inventarisatie
• Inzicht in bestaande situatie

Ontwerp
• Ontwerp, inzicht in fit/gap en realisatieplan

Realisatie
• Gerealiseerd ontwerp

Gebruik
• Beheerd en gebruikt ontwerp

In de realisatiefase wordt het realisatieplan, zoals vormgegeven in de ontwerpfase, ingevoerd. Na de implementatie van het realisatieplan draag je het ontwerp over aan de beheerorganisatie. Daarnaast wordt gedurende de realisatiefase het voortgang van het project bewaakt en hierover communiceer je naar de belanghebbenden. De gebruikfase richt zich op het beheer van het ontwerp en de borging van het gebruik. In de deze fase maak je afspraken over het gebruik van het ontwerp en de wijze van beheer. Gedurende de gebruikfase rapporteer je over het beheer en het gebruik.

• Draagvlak, programma, budget en organisatie

Aspectgebieden per fase:
Informatie & ICT Informatie & ICT Processen Personeel & Organisatie Regelgeving Verandermanagement & Communicatie Besturing

Dit is een publicatie van: Ministerie van VROM > Rijnstraat 8 > 2515 XP Den Haag > www.vrom.nl

Ministerie van VROM > staat voor ruimte, wonen, milieu en rijksgebouwen. Beleid maken, uitvoeren en handhaven. Nederland is klein. Denk groot.

VROM 7163 / APRIL 2007

Master your semester with Scribd & The New York Times

Special offer for students: Only $4.99/month.

Master your semester with Scribd & The New York Times

Cancel anytime.