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Capacitacin y Desarrollo de Recursos Humanos

La capacitacin es un proceso educativo a corto plazo, aplicado de


manera sistemtica y organizada, mediante el cual las personas
aprenden conocimientos, actitudes y habilidades, en funcin de
objetivos definidos.
McGee seala que el entrenamiento significa educacin especializada,
abarca todas las actividades que van desde la adquisicin de habilidad
motora hasta la obtencin de conocimientos tcnicos, el desarrollo de
aptitudes administrativas y actitudes referentes a problemas sociales.
El propsito de una capacitacin es ayudar a alcanzar los objetivos de la
empresa, proporcionando oportunidades a los colaboradores de todos
los niveles para obtener el conocimiento, la prctica y la conducta
requeridos por la organizacin.
El contenido de capacitacin puede incluir 4 tipos de cambio de
comportamiento:
1. Transmisin de informacin: Distribuir informacin entre los
entrenados como un cuerpo de conocimientos. La informacin es
genrica y referente al trabajo: informacin acerca de la empresa,
sus productos, sus servicios, su organizacin, su poltica, sus
reglamentos, etc.
2. Desarrollo de habilidades: Aquellas destrezas y conocimientos
relacionados directamente con el desempeo del cargo actual o de
posibles ocupaciones futuras.
3. Desarrollo o modificacin de actitudes: Se refiere al cambio
de actitudes negativas por actitudes ms favorables entre los
trabajadores, aumento de motivacin, desarrollo de la sensibilidad
del personal de gerencia y de supervisin, en cuanto a los
sentimientos y reacciones de las dems personas.
4. Desarrollo de conceptos: La capacitacin puede estar dirigido a
elevar el nivel de abstraccin y conceptualizacin de ideas y
pensamientos, ya sea para facilitar la aplicacin de conceptos en
la prctica administrativa o para elevar el nivel de generalizacin,
capacitando gerentes que puedan pensar en trminos globales y
amplios.
Objetivos de la capacitacin.
1. Preparar al personal para la ejecucin inmediata de las diversas
tareas del cargo.
2. Proporcionar oportunidades para el desarrollo personal continuo,
no slo en su cargo actual, sino tambin en otras funciones en las
cuales puede ser considerada la persona.

3. Cambiar la actitud de las personas, bien sea para crear un clima


ms satisfactorio entre los empleados, aumentar su motivacin o
hacerlos, ms receptivos a las tcnicas de supervisin y gerencia.
Ciclo de Capaacitacin
Entrada
Salida
Necesidades
de
entrenamient
o

Proceso
Programas de
entrenamiento
Proceso de
aprendizaje
individual

Conocimient
os
Actitudes
Habilidades
Eficacia
Organizacion

Retroalimentacin
Evaluacin de
resultados

El proceso de entrenamiento se parece a un modelo de sistema abierto


cuyos componentes son:

Entradas (inputs). Individuos en entrenamiento, recursos


empresariales, informacin, habilidades etc.
Procesamiento u operacin (throughputs). Proceso de aprendizaje
individual, programa de entrenamiento, etc.
Salidas (outputs). Personal habilitado, xito o eficacia
organizacional, etc.
Retroalimentacin (feedback). Evaluacin de los procedimientos y
resultados de entrenamiento, a travs de medios informales o
investigaciones sistemticas.

En trminos amplios, la capacitacin implica un proceso compuesto de


4 etapas:
1.
2.
3.
4.

Inventario de necesidades de entrenamiento (diagnstico).


Programacin del entrenamiento para atender las necesidades.
Implementacin y ejecucin
Evaluacin de resultados.

Diagnstico de la
situacin

Decisin en cuanto
a estrategia

Implementacin o
accin

Inventario de
necesidades
dejk
capacitacin
-Logro
de los objetivos

Programacin de
capacitacin

Ejecucin de la
capacitacin

Evaluacin y control
Evaluacin de los
resultados de la
capacitacin
-Seguimiento

-A quien entrenar

de la organizacin.
-Determinacin de los
-Cmo entrenar
requisitos bsicos de la
fuerza laboral.
-En qu entrenar
-Resultados de la
evaluacin de
-Dnde entrenar
desempeo.
-Anlisis de problemas
-Cundo entrenar
de la produccin
-Anlisis de problemas
-Cunto entrenar
de personal
-Anlisis
Retroalimentacin
de informes y
-Quin entrenar
otros datos.

-Aplicacin de los
programas por la
asesora, por la lnea o
en conjunto.

-Verificacin o medicin
-Comparacin de la
situacin actual con la
situacin anterior

Resultados
satisfactorios

Retroalimentacin
Resultados insatisfactorios

Inventario de necesidades de la capacitacin


Primera etapa de la capacitacin; corresponde al diagnstico preliminar
de lo que debe hacerse. El inventario de necesidades puede efectuarse
en 3 niveles de anlisis:
1. Anlisis de la organizacin total: sistema organizacional
2. Anlisis de los recursos humanos: sistema de entrenamiento
3. Anlisis de las operaciones y tareas: sistemas de adquisicin de
habilidades.
Nivel de Anlisis
Anlisis
organizacional
Anlisis de los
recursos humanos
Anlisis de
operaciones y
tareas

Sistema Involucrado
Sistema organizacional
Sistema de capacitacin
Sistemas de adquisicin de
habilidades

Informacin Bsica
Objetivos organizacionales y
filosofa de la capacitacin
Anlisis de la fuerza laboral
(anlisis de las personas)
Anlisis de habilidades,
capacidades, actitudes,
comportamientos y
caractersticas personales
exigidos por los cargos
(anlisis de cargos).

Anlisis Organizacional como Inventario de Necesidades de


Entrenamiento: SISTEMA ORGANIZACIONAL
El anlisis organizacional consiste en Determinar en dnde deber
hacer nfasis el entrenamiento. El anlisis organizacional deber
verificar todos los factores (planes, fuerza laboral, eficiencia
organizacional, clima organizacional, etc.) capaces de evaluar los costos
implicados y los beneficios esperados del entrenamiento, en
comparacin con otras estrategias capaces de alcanzar los objetivos
empresariales, y determinar as la poltica global relacionada con el
entrenamiento.
Anlisis de los Recursos Humanos como Inventario de
Necesidades de Capacitacin: SISTEMA DE CAPACITACIN
El anlisis de los recursos humanos procura verificar si los recursos
humanos son suficientes, cuantitativa y cualitativamente, para llevar a
cabo las actividades actuales y futuras de la organizacin.
Se recomienda realizar un anlisis de la fuerza laboral y analizar los
recursos humanos mediante el examen de los siguientes datos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Nmero de colaboradores en la clasificacin de cargos.


Nmero de colaboradores necesarios en la clasificacin de cargos.
Edad de cada empleado en la clasificacin de cargos.
Nivel de calificacin exigido por el trabajo de cada colaborador.
Nivel de conocimiento exigido por el trabajo de cada empleado.
Actitud de cada colaborador con relacin al trabajo y a la empresa.
Nivel de desempeo cualitativo y cuantitativo de cada empleado.
Nivel de habilidad de conocimientos de cada colaborador para
otros trabajos.
9. Potencialidades de reclutamiento interno.
10.
Potencialidades de reclutamiento externo.
11.
Tiempo de entrenamiento necesario para la fuerza laboral
reclutable.
12.
Tiempo de entrenamiento para los nuevos empleados.
13.
ndice de ausentismo.
14.
ndice de turnover (rotacin de fuerza laboral)
15.
Descripcin del cargo.
Anlisis de las Operaciones y Tareas: SISTEMA DE ADQUISICIN
DE HABILIDADES
El anlisis de operaciones son estudios definidos para determinar qu
tipos de comportamiento deben adoptar los empleados para
desempear con eficiencia las funciones de sus cargos. El anlisis de

operaciones consta de los siguientes datos relacionados con una tarea o


un conjunto de tareas:
1. Patrones de desempeo para la tarea o cargo.
2. Identificacin de tareas que componen el cargo.
3. Cmo deber desempearse cada tarea para cumplir los patrones
de desempeo.
4. Habilidades, conocimientos y actitudes bsicos para el desempeo
de cada tarea.
Requisitos
exigidos por el
cargo

Habilidades
actuales del
ocupante del
cargo

Necesidades
de
capacitacin

El anlisis de operaciones permite la preparacin de la capacitacin para


cada cargo por separado, con el fin de que el ocupante adquiera las
habilidades necesarias para desempearlo.
Medios para Inventariar Necesidades de Capacitacin
El inventario de necesidades de capacitacin es un diagnstico que debe
basarse en informacin pertinente, gran parte de la cual debe ser
agrupada de modo sistemtico. El inventario de necesidades de
capacitacin es una responsabilidad de lnea y una funcin de staff:
corresponde al administrador de lnea la responsabilidad de detectar los
problemas provocados por la carencia de capacitacin. Los principales
medios utilizados para efectuar el inventario de necesidades de
capacitacin son:
1. Evaluacin del desempeo
2. Observacin
3. Cuestionarios
4. Solicitudes de supervisores y gerentes
5. Entrevistas con superiores y gerentes
6. Reuniones interdepartamentales
7. Examen de empleados
8. Modificacin del trabajo
9. Entrevista de salida
10.
Anlisis de cargos
11.
Informes peridicos de la empresa o de produccin

Indicadores de Necesidades de Capacitacin


1. Indicadores a priori: Eventos que, si ocurrieran, proporcionaran
necesidades futuras de capacitacin fcilmente previsibles. Los
indicadores a priori son:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.

Expansin de la empresa y admisin de nuevos empleados


Reduccin del nmero de empleados
Cambio de mtodos y procesos de trabajo
Sustituciones o movimiento de personal
Ausencias, licencias y vacaciones del personal
Expansin de los servicios
Cambio de los programas de trabajo o de produccin
Modernizacin de maquinaria y equipo
Produccin y comercializacin de nuevos productos o servicios.

2. Indicadores
a
posteriori:
Problemas
provocados
por
necesidades de entrenamiento no atendidas, estn relacionados
con la produccin o con el personal.
a. Problemas de produccin:
1. Calidad inadecuada de la produccin
2. Baja productividad
3. Averas frecuentes en equipos e instalaciones
4. Muy prolongado tiempo de aprendizaje e integracin en el
cargo.
5. Comunicaciones defectuosas
6. Gastos excesivos en el mantenimiento de mquinas y
equipos
7. Exceso de errores y desperdicios
8. Elevado nmero de accidentes
9. Poca versatilidad de los colaboradores
10.
Mal aprovechamiento del espacio disponible, etc.
b. Problemas de personal
1. Relaciones deficientes entre el personal
2. Nmero excesivo de quejas
3. Poco o ningn inters por el trabajo
4. Falta de cooperacin
5. Demasiadas ausencias y sustituciones
6. Dificultades en la obtencin de buenos elementos
7. Tendencia a atribuir faltas a los dems
8. Errores en la ejecucin de rdenes, etc.

Programacin de la Capacitacin
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.

Cul es la necesidad?
Dnde fue sealada por primera voz?
Ocurre en otra rea o en otro sector?
Cul es su causa?
Es parte de una necesidad mayor?
Cmo satisfacerla, Por separado o en conjunto?
Se necesita alguna indicacin inicial antes de satisfacerla?
Si la necesidad es inmediata, ?Cul es su prioridad con respecto a
las dems?
9. La necesidad es permanente o temporal?
10.
A cuntas personas y cuntos servicios alcanzar?
11.
Cul es el tiempo disponible para el entrenamiento?
12.
Cul es el costo probable del entrenamiento?
13.
Quin va a impartir el entrenamiento?
El inventario de necesidades de capacitacin debe suministrar la
siguiente informacin para disear la programacin de capacitacin:

Qu debe ensear?
Quin debe aprender?
Cundo debe ensearse?
Dnde debe ensearse?
Cmo debe ensearse?
Quin debe ensear?
Planeacin de la Capacitacin

El programa de entrenamiento exige una planeacin que incluya los


siguientes aspectos:
1.
2.
3.
4.
5.

Enfoque de una necesidad especifica cada vez.


Definicin clara del objetivo de capacitacin
Divisin del trabajo por desarrollo, en mdulos, paquetes o ciclos.
Determinacin del contenido del entrenamiento
Eleccin de los mtodos de entrenamiento y de la tecnologa
disponible.
6. Definicin de los recursos necesarios para la implementacin de la
capacitacin
7. Definicin de la poblacin objetivo, es decir, el colaborador que va
a ser entrenado, considerando:
Nmero de personas
Disponibilidad de tiempo

Grado de habilidad, conocimientos y tipos de actitudes


Caractersticas personales de comportamiento

8. Lugar donde se efectuara el entrenamiento, considerando las


alternativas: en el puesto de trabajo o fuera del mismo, en la
empresa o fuera de ella.
9. poca o periodicidad del entrenamiento, considerando tambin el
horario ms oportuno o la ocasin ms propicia.
10.
Clculo de la relacin costo-beneficio del programa.
11.
Control y evaluacin de los resultados.
Tcnicas de Capacitacin en cuanto al Uso
1. Tcnicas de capacitacin orientadas al contenido.
2. Tcnicas de entrenamiento orientadas al proceso.
3. Tcnicas mixtas de capacitacin.
Tcnicas de Capacitacin en cuanto al Tiempo
1. Capacitacin de induccin o de integracin a la empresa.
El programa de integracin contiene informacin referente:
1. La empresa: historia, desarrollo y organizacin
2. El producto o servicio
3. Los derechos y deberes del personal
4. Los trminos de contrato de trabajo
5. Las actividades sociales de los empleados: beneficios y
servicios
6. Normas y reglamentos internos
7. Nociones sobre proteccin y seguridad en el trabajo.
8. Cargo por ocupar: Naturaleza del trabajo, horarios, salarios,
oportunidades de ascenso.
9. El supervisor del nuevo empleado
10. Relaciones del cargo con otros cargos
11. Descripcin detallada del cargo.
Este programa, que busca integrar al empleador en el cargo de manera
adecuada, brinda ventajas como:
a. El nuevo colaborador recibe la informacin general de la empresa
b. Reduccin del nmero de despidos o de acciones correctivas,
gracias al conocimiento del reglamento interno.
c. El supervisor puede explicar al nuevo colaborador su posicin en la
organizacin
d. El nuevo colaborador es instruido de acuerdo a los requisitos
definidos en la descripcin del cargo que va a ocupar.

2. Capacitacin despus del ingreso del trabajo. Despus del ingreso


a ejercer el cargo, la capacitacin podr llevarse a cabo:
1. En el lugar o sitio de trabajo
2. Fuera del lugar de trabajo
Tcnicas de Capacitacin en cuanto al lugar de aplicacin
1. Capacitacin en el lugar de trabajo. Presenta las siguientes
modalidades:
a. Admisin de aprendices para ser entrenados en ciertos
cargos
b. Rotacin de cargos
c. Capacitacin de tareas
d. Enriquecimiento del cargo
2. Capacitacin fuera del lugar de trabajo. Sus principales tcnicas
son:
a. Aulas de exposicin
b. Pelculas, diapositivas, videos
c. Mtodo de casos
d. Discusin en grupo, paneles, debates
e. Dramatizacin
f. Simulacin y juegos
g. Instruccin programada
Factores de la ejecucin de la Capacitacin
1. Adecuacin del programa de capacitacin a las necesidades de la
organizacin
2. Calidad del material de entrenamiento presentado
3. Cooperacin de los jefes y dirigentes de la empresa
4. Calidad y preparacin de los instructores
5. Calidad de los aprendices.
Evaluacin de los Resultados de la Capacitacin
La etapa final del proceso de capacitacin es la evaluacin de los
resultados obtenidos. Esta evaluacin debe considerar 2 aspectos:
1. Determinar si la capacitacin produjo las modificaciones deseadas
en el comportamiento de los empleados.
2. Verificar si los resultados de la capacitacin presentan relacin con
la consecucin de las metas de las empresas.
La evaluacin de los resultados de la capacitacin puede hacerse en 3
niveles:

1. En el nivel organizacional. Debe proporcionar resultados como:


a. Aumento de la eficacia organizacional
b. Mejoramiento de la imagen de la empresa
c. Mejoramiento del clima organizacional
d. Mejores relaciones entre empresa y colaboradores
e. Facilidad en los cambios y en la innovacin
f. Aumento de la eficiencia, etc.
2. En el nivel de los recursos humanos. Debe proporcionar resultados
como:
1. Reduccin de la rotacin del personal
2. Disminucin del ausentismo
3. Aumento de la eficiencia individual de los empleados
4. Aumento de las habilidades de las personas
5. Elevacin del conocimiento de las personas
6. Cambio de actitudes y de comportamientos de las personas.
3. En el nivel de las tareas y operaciones. Debe proporcionar
resultados como:
a. Aumento de la productividad
b. Mejoramiento de la calidad de los productos y servicios
c. Reduccin del ciclo de la produccin
d. Mejoramiento de la atencin al cliente
e. Reduccin del ndice de accidentes
f. Disminucin del ndice de mantenimiento de mquinas y
equipos, etc.