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RESUMO ADMINISTRAO DE RECURSOS MATERIAIS

CONCEITOS INICIAIS
O conjunto de atividades conduzidas em uma organizao, visando a
MAXIMIZAR a utilizao dos recursos da empresa. Em outras palavras
evitar o desperdcio.
Objetivos secundrios da administrao de material
Suprir a organizao dos materiais nas quantidades corretas, na
qualidade requerida, no momento certo, armazenando-os da maneira e
no local apropriados, praticando preos econmicos e minimizando
ESTOQUES.
A gesto de estoque divide-se em trs em 3 atividades
1. Gesto de estoques
2. Gesto de compras
3. Gesto dos centros de distribuio
As principais tarefas da gesto de recursos materiais so:
1. Identificao de fornecedores
2. Compra
3. Recebimento de materiais
4. Armazenagem e movimentao
5. Distribuio interna
6. Controle de estoque
1. CLASSIFICAO DE MATERIAIS
Trata-se de um procedimento de aglutinao de materiais por
caractersticas semelhante, um procedimento necessrio a fim de
racionalizar o controle de materiais em estoque.
So trs os atributos de um bom sistema de classificao:
1. Abrangncia = a classificao deve abordar uma srie de
caractersticas dos materiais, caracterizando-os de forma abrangente.
Aspectos fsicos, financeiros, contbeis...so todos fundamentais em
um sistema de classificao abrangente.
2. Flexibilidade = permitir interfaces entre os diversos tipos de
classificao, de modo a obter uma viso ampla da gesto de
estoques. Enquanto a abrangncia tem a ver com as caractersticas
do material, a flexibilidade refere-se comunicao entre os
tipos de classificao, bem como possibilidade de adaptar e
melhorar o sistema de classificao sempre que desejvel
3. Praticidade = a classificao deve ser simples e direta, sem
demandar do gestor procedimentos complexos
Etapas da classificao de materiais

1. Catalogao = arrolamento de todos os itens de material existentes


em estoque, permitindo uma ideia geral do conjunto
2. Simplificao = reduo da diversidade de itens de material em
estoque que se destinam a um mesmo fim. Caso existam dois itens
de material que so empregados para a mesma finalidade, com o
mesmo resultado indiferentemente, opta-se pela incluso no
catlogo de materiais de apenas um deles.
3. Identificao (Especificao) = descrio minuciosa do material,
possibilitando sua individualizao em uma linguagem familiar ao
mercado
4. Normalizao = estabelecimento de normas tcnicas para os itens
de material em si, ou para seu emprego com segurana.
5. Padronizao = uniformizao do emprego e do tipo do material.
Facilita o dilogo com o mercado, facilita o controle, permite a
intercambialidade de sobressalentes ou demais materiais de consumo
(peas, cartuchos de impressoras padronizadas, bobinas de fax etc;
6. Codificao = atribuio de uma srie de nmeros e/ou letras a
cada item de material, de forma que essa informao, compilada em
um nico cdigo, represente as caractersticas do item. Cada item
ter, assim, um nico cdigo.
Critrios de classificao de materiais
1. Possibilidade de fazer ou comprar
Esta classificao tem por objetivo prover a informao de quais
materiais podero ser produzidos internamente pela
organizao, e quais devero ser adquiridos no mercado. As
categorias de classificao podem ser assim listadas:
materiais a serem produzidos internamente;
materiais a serem adquiridos;
materiais a serem recondicionados (recuperados)
internamente;
materiais a serem produzidos ou adquiridos (depende de
anlise caso-a- caso pela organizao).
A deciso sobre produzir ou adquirir um item de material no mercado
tomada pela cpula da organizao, considerando os custos e a
estrutura envolvida. Nesse contexto, h duas estratgias possveis: a
verticalizao e a horizontalizao:

Verticalizao Produz-se (ou tenta-se produzir) internamente


tudo o que puder.
Horizontalizao Compra-se de terceiros o mximo de itens
que iro compor o produto final.

2. Por demanda
Materiais de estoque - So os materiais que, dada a
previsibilidade da demanda pela organizao, devem ser mantidos
em estoque.

Materiais No-de-Estoque - So os materiais que, dada a


imprevisibilidade da demanda pela organizao, no tem
necessidade de estarem em estoque.

Observao: As demais classificaes (apresentadas a seguir) so atinentes


exclusivamente aos materiais de estoque, que so mantidos nos
almoxarifados das organizaes.

3. Por aplicao na organizao


Matria prima - Substncia que toma parte no processo de
produo, incorporando fisicamente o produto final
Produto intermedirio ou em processo - o produto que
tomar parte no produto final, sem que haja alterao em suas
propriedades qumicas ou fsicas. Podem ser adquiridas de outra
organizao, ou fabricadas internamente.
Produto final ou acabado - aquele que representa o objetivo
final da organizao, estando pronto para comercializao.
Material auxiliar - utilizado no processo de
produo/fabricao, sem que se incorpore ao produto final. Vai
desde o material de expediente utilizado (papel, caneta), at
ferramentas, alm dos materiais por ventura consumidos como
combustveis (leo diesel, gasolina, carvo etc).
4. Por periculosidade
5. Pericibilidade
6. Importncia operacional
A Classificao XYZ avalia o grau de criticidade ou de
imprescindibilidade do item de material nas atividades
desempenhadas pela organizao.
Classe X - Materiais de baixa criticidade, cuja falta no implica
paralisaes da produo, nem riscos segurana pessoal, ambiental
e patrimonial. Ainda, h facilidade de sua obteno no mercado.
Classe Y - Materiais que apresentam grau de criticidade
intermedirio, podendo, ainda, ser substitudos por outros com
relativa facilidade.
Classe Z - Materiais de mxima criticidade, no podendo ser
substitudos por outros equivalentes em tempo hbil sem acarretar
prejuzos significativos. A falta desses materiais provoca a paralisao
da produo, ou coloca em risco as pessoas, o ambiente ou o
patrimnio da empresa
As razes para a considerao de materiais como crticos podem ser
assim listadas:
razes econmicas = materiais de alto valor, ou de custos

significativos de transporte e armazenagem;


razes de armazenagem = manuseio e transporte =
materiais de alta periculosidade, ou perecveis, ou, ainda, de
elevados peso e dimenso.
razes de planejamento = materiais de difcil previso de
consumo, pela organizao.
7. Por valor econmico (Curva ABC)
Tambm chamado de Princpio de Pareto ou, ainda, Curva 8020
uma ferramenta segundo a qual os itens de material em estoque
so classificados de acordo com sua importncia, geralmente
financeira.
No mtodo da Curva ABC, os itens em estoque so classificados em
trs classes:
Classe A: itens de maior relevncia
Classe B: itens de importncia intermediria Classe
C: itens de menor relevncia em estoque

Atributos para a Classificao de Materiais Permanentes e de


Consumo
Material de Consumo
aquele que, em razo de seu uso corrente, perde normalmente sua
identidade fsica e/ou tem sua utilizao limitada a dois anos.
Material Permanente
aquele que, em razo de seu uso corrente, no perde sua identidade
fsica, mesmo quando incorporado a outro bem, e/ou apresenta uma
durabilidade superior a dois anos.
Um material considerado de consumo caso atenda um, e pelo menos um,
dos critrios a seguir:
Critrio da Durabilidade
Critrio da Fragilidade
Critrio da Perecibilidade
Critrio da Incorporabilidade
Critrio da Transformabilidade

2. GESTO DE ESTOQUE
Estoque toda e qualquer poro armazenada de material, com valor
econmico para a organizao, que reservada para emprego em momento
futuro, quando se mostrar necessria s atividades organizacionais.
Custos de estoque

Custos diretamente proporcionais


Aumentam de acordo que aumenta o estoque

custo de espao fsico - custo de perdas - custo de furtos e roubos custo de obsolescncia - custo com seguro para o estoque - custos de
depreciao.

Ainda fazendo parte dos custos de carregamento, temos o custo de


capital que so os juros (geralmente anuais) que incidem sobre o valor de
compra ou de produo item estocado. o valor que se perde pela opo
de imobilizarmos um capital que poderia ser investido de forma distinta.
Eis a sntese dos custos diretamente proporcionais:
CC = CA + CK Onde:
CC = custo de carregamento
CA = custo de armazenagem
CK = custo de capital

Ainda, podemos equacionar o custo de capital da seguinte forma:


CK = j * P
Onde:
j = taxa de juros, por determinado perodo (geralmente anual)
P = custo estimado para a produo do item de estoque
Logo:
CC = CA + j * P
Custos inversamente proporcionais
Os custos diminuem a medida que o estoque aumenta. So tambm
conhecidos como custos de pedido, caso os itens sejam adquiridos nos
mercados, ou custos de produo, caso sejam produzidos internamente.
Custos independentes
Trata-se de um valor fixo, que independe da quantidade de itens em
estoque.
Mtodos de previso da demanda
Caso haja informaes incorretas na previso de consumo, duas situaes
podem ocorrer:

Acentuao de custos de estoque: ocorre quando mantemos estoque

de itens que no tm demanda na organizao;


Custos de falta de estoque: ocorre quando o estoque mantido
inferior demanda, acarretando a falta do item de material em um
momento em que ele necessrio.

comum a diviso das informaes utilizadas na previso da demanda em


duas categorias:
Qualitativas: So informaes de especialistas sobre os fatores que
podem afetar a demanda. Ex: Pesquisa, opinio de gerente,
vendedor, compradores, etc.

Quantitativas: So informaes de fatores que podem afetar


diretamente a demanda tais como crescimento populacional,
modismo, propaganda, etc.

H, ainda, trs grupos dentro dos quais podemos classificar as tcnicas de


previso de consumo:

Predileo: a previso de demanda feita a partir da opinio de


empregados experientes;
Explicao: a inteno explicar o consumo (venda) no passado, a
partir da sua relao com outras variveis de evoluo conhecidas;
Projeo: Admite-se que o futuro ser uma repetio do passado, ou,
ainda, que o consumo sofrero um acrscimo com o tempo.

Mtodos quantitativos de previso de demanda

ltimo Perodo - Adota-se simplesmente o consumo do perodo


imediatamente anterior como previso para o prximo.
Mdia Aritmtica ou Mdia Mvel - A previso do prximo perodo
obtida pela mdia aritmtica simples dos perodos anteriores.
Mdia Ponderada - A previso do prximo perodo obtida pela
mdia ponderada dos perodos anteriores. Peso maior atribudo aos
perodos anteriores mais recentes. Atribuisse a peso mais alto ao
periodo mais prximo e no h a diviso da mdia.
Mdia Mvel Exponencialmente Ponderada (MMEP) - Procura
eliminar as variaes acentuadas que ocorreram em perodos
anteriores.
Mtodo da Mdia com Suavizao Exponencial (MMSE)
Importante sabermos que, para esse mtodo, necessrio sabermos
apenas trs valores:
previso de demanda do ltimo perodo;
consumo real do ltimo perodo;
valor do coeficiente de ajuste ().
Mdia dos Mnimos Quadrados (MMQ) - Tenta obter a equao de
uma reta a partir dos dados de consumo de perodos anteriores. Esta
equao passa a ser a lei da demanda.

Controle do estoque por meio de indicadores

feito sob um procedimento chamado inventrio. Trata-se de uma


contagem dos bens, e posterior batimento (ou verificao) junto aos
documentos de controle. Estudaremos o procedimento de inventrio mais
adiante em nosso curso onde trs indicadores merecem destaque.

Nvel de servio Nada mais do que a relao entre o nmero de


requisies atendidas e o nmero de requisies efetuadas
Giro de estoque e cobertura de estoque - o nmero de vezes que o
estoque de determinado item de material renovado, em
determinado perodo.
No caso de estoque que tenha apenas um item, calcula-se o giro pele
relao entre demanda de um perodo e o estoque mdio no perodo.
Porm quando tratar-se de um estoque com vrios produtos o clculo
feito com base nos custos da mercadoria.
Um alto giro de estoque significa que menos capital encontra-se
imobilizado nos almoxarifados. uma situao a ser perseguida pelo gestor
de materiais.
Cobertura de estoques (ou taxa de cobertura, ou, ainda, antigiro)
um indicador responsvel por informar o perodo (geralmente em dias)
que o estoque mdio ser capaz de atender a demanda mdia (caso no
haja reposio).
Nveis de estoque e sistemas de reposio: sistema de reposio
peridica e sistema de reposio contnua (ponto de pedido)
Sistema de reposio peridica = Modelo de estoque mximo =
Modelo de intervalo padro = os pedidos para reposio de estoques
so feitos periodicamente. A quantidade comprada, somada com a
existente em estoque, deve ser suficiente para atender o consumo at a
chegada da encomenda seguinte.
Sistema de reposio contnua = Sistema de Mximos e Mnimos
= sempre que o estoque atingir uma determinada quantidade, um novo
pedido de compra emitido. Esta quantidade chamada de Ponto de
Pedido.
Tempo de reposio - o intervalo de tempo entre a emisso do pedido e
a chegada do material no almoxarifado. tambm conhecido como lead
time. = t (processamento do pedido + tarefas do fornecedor +
recebimento)
Lote de compra - Quantidade do item de material especificada no pedido
de compras
Ponto de pedido - a quantidade de um determinado produto em
estoque que, sempre que atingida, deve provocar um novo pedido de
compra. Esta quantidade garante a continuidade do processo produtivo
at que chegue o Lote de Compra (durante o Tempo de Reposio) PP =
(C X TR) + ES, onde C = consumo mdio do item TR = tempo de

reposio ES = estoque mnimo ou de segurana


Estoque mnimo ou de segurana - um estoque adicional, capaz de
cobrir eventuais atrasos no tempo de reposio, cancelamento do Lote
de Compra ou aumento imprevisto no consumo.
Estoque mximo - o mximo de itens em almoxarifado. igual soma
do estoque de segurana com o lote de compra. Emx = ES + L
Planejamento e polticas de administrao de estoques: sistemas
de produo empurrada (tradicional) e puxada (just in time)
Significando fazer o que necessrio, quando necessrio, e na
quantidade necessria.
Prima pelo estoque nulo
Dentro dele existe o sistema Kaban que diz: abastecer a unidade fabril,
de acordo com os itens necessrios, nas quantidades necessrias, no
momento necessrio, com a qualidade necessria para suprir a linha de
montagem final sem perdas e gerao de estoques.
Mtodo de avaliao de estoque
Avaliar um estoque significa estimar quanto capital encontra-se
imobilizado em estoque. Esta informao das mais importantes
cpula da organizao. Afinal, deve haver uma preocupao em garantir
que o capital imobilizado em estoques no atinja grandes vultos,
mantendo-se de acordo com a poltica de gesto de materiais da
organizao.
importante ressaltarmos que a avaliao feita a partir dos preos
dos itens de material que temos em estoque.

Custo de reposio - Um modo de avaliar o estoque verificando no


mercado qual o preo vigente do item do material.

H trs mtodos de avaliao de estoque mais comumente aplicados:

Custo mdio
Adota-se um preo mdia entre todas as entradas e sadas. Esse
mtodo atua como moderador de preos, minimizando as eventuais
flutuaes.
PEPS (Primeiro a entrar, primeiro a sair) ou FIFO (First in, First out)
Na sada do estoque consideram-se os preos dos itens mais antigos.
O que resta no estoque so os itens com preo de mercado mais
atualizados.
UEPS (ltimo a entrar, primeiro a sair) ou LIFO (Last in, first out)
Na sada do estoque consideram-se os itens mais recentes. O que

resta no estoque so os itens de preo

3.

COMPRAS

As compras nas organizaes: aquisio dos materiais e do


patrimnio
So trs atributos essenciais em uma Gesto de Compras eficiente: preo
econmico, qualidade e celeridade.
Funo compras
A funo compras requer planejamento e acompanhamento, processos de
deciso, pesquisa e seleo de fontes supridoras dos diversos materiais,
diligenciamento dos fornecedores (para assegurar que o produto ser
recebido sem atrasos, no momento esperado). Requer, ainda, uma
coordenao geral entre os diversos rgos da empresa: almoxarifados,
finanas e todos os diversos setores que so revestidos do papel de clientes
da compra a ser realizada.
OBJETIVOS DA FUNO COMPRAS
Garantir o efetivo suprimento de materiais e servios, nas
quantidades e nos prazos demandados pelos clientes internos;
Comprar com qualidade, celeridade e ao preo econmico;
Manter um cadastro de fornecedores que garanta fluxo de materiais e
servios;
Planejar as compras (fazendo um calendrio de aquisies, por
exemplo);
Manter uma relao prxima com as reas internas da organizao,
em especial os clientes internos, almoxarifados e finanas;
Manter um bom relacionamento com fornecedores (* cai muito em
concursos!!);
Criar ferramentas que permitam um efetivo controle do processo de
compras.
As atividades inerentes ao setor de compras de uma organizao
(especialmente de um rgo pblico) podem ser listadas da seguinte forma:

Manuteno do cadastro de fornecedores (cadastramento /


atualizao dos dados / excluso).
Gerenciamento dos diversos processos (originados internamente
organizao) de solicitao de compras.
Pesquisa de preos no mercado ( cotao ou oramentao, que
servir de base para a aquisio futura).
Instruo de processos licitatrios (confeco de editais, de minutas
de contrato etc.) = a fase interna da licitao.
Abertura e conduo de licitaes ( onde, efetivamente, faz-se a
seleo dos fornecedores) = a fase externa da licitao.

Assinatura de contratos ou de atas de registro de preos / entrega de


notas de empenho aos fornecedores. Trata-se do estgio da despesa
chamado empenho. Neste estgio, oficializada a obrigao da
Administrao Pblica de efetuar o pagamento, bem como do
particular de fornecer bem.
Acompanhamento da entrega do produto, ou seja, preocupao da
Administrao quanto liquidao da despesa.
Etapas do Processo: o Ciclo de Compras

A atividade de acompanhamento de pedidos tambm conhecida como


follow up e tem as seguintes etapas:

Recebimento das requisies de compra


Manuteno do cadastro dos fornecedores
Emisso de pedido de compra
Pesquisa de preos
Seleo dos fornecedores
Acompanhamento do pedido/controle do recebimento
Recebimento do material
Aprovao da fatura para pagamento

A organizao do setor de compras


comum a departamentalizao de acordo com as seguintes funes:

Manuteno do cadastro de fornecedores = trata-se de uma


funo de apoio atividade de compras. H critrios especficos para
a seleo de fornecedores, como veremos mais adiante nesta aula;
Processamento das Compras (Seo de Aquisies (ou Seo
de Compras, ou, ainda, Central de Compras)= o processamento
efetuado por unidade administrativa responsvel pelo recebimento
das requisies de compras (proveniente dos demais rgos internos
da organizao), bem como por toda a instruo do processo de
compras (pesquisa de preos, negociao com fornecedores etc.). Em
empresas privadas, este setor conclui a negociao com os
fornecedores, aps sua seleo. J em rgos pblicos, onde a
licitao obrigatria, este setor apenas instrui a fase interna do
procedimento licitatrio. A fase externa fica por conta da Comisso
Permanente de Licitao, que procede execuo de tarefas como
(divulgao de editais, abertura e conduo de procedimentos
licitatrios etc.);
Acompanhamento (ou diligenciamento) de pedidos (Seo de
Liquidao) = geralmente, h uma unidade administrativa
responsvel pelo acompanhamento de pedidos (tambm conhecido
por follow up), tendo grande nfase no cumprimento, por parte do
fornecedor, dos prazos de entrega dos itens de material. Aps a
entrega, esta unidade encaminha as faturas (notas fiscais) para
pagamento.

Em uma estrutura centralizada, as compras so concentradas em um


nico rgo. As vantagens so: minimiza-se a chance de haver compras
duplicadas (incorrendo em maior custo de pedido e perdendo-se em
economia de escala), possibilita-se melhor controle, etc.
No caso de organizaes que possuem unidades administrativas
dispersas geograficamente opta-se por uma estrutura descentralizada
que tem como principais vantagens a maior agilidade no atendimento
das demandas dos clientes internos.
Modalidades de compras
De acordo com o item comprado
Compra para investimento
Aquisio de bens patrimoniais (equipamentos, instalaes etc.), que
iro compor o ativo imobilizado da empresa.
Compra para consumo
Aquisio de matrias primas e produtos intermedirios (= materiais
produtivos) ou materiais auxiliares (= materiais improdutivos).
De acordo com o local de origem do fornecedor
Compra local
O fornecedor do mesmo pas do comprador
Compra por importao
Comprador e fornecedor so de pases distintos. Nesse caso, h maior
exigncia burocrtica.
De acordo com a formalizao das compras
Compras formais
So compras que exigem documentos que comprovem a instruo do
processo de compra (oramentos, editais, notas fiscais, contratos etc.)
Compras informais
So compras de pequeno valor, que dispensam maiores trmites
burocrticos. No setor pblico, h exigncia de menor formalidade nas
compras por suprimento de fundos, dado seu baixo vulto (valor). No
entanto, no h de se falar em informalidade em rgos pblicos.
De acordo com a necessidade de entrega do item
Compras antecipadas
So compras que antecedem a necessidade efetiva de consumo, cujos
itens iro compor o estoque da organizao. Essas compras carecem de
planejamento prvio do gestor de estoques.
Compras parceladas (ou contratadas)
So compras formalizadas por meio de contratos que preveem a entrega
dos itens de material parceladamente, ou em determinada poca
desejada.
Compras emergenciais
So compras urgentes, originrias de uma necessidade no prevista com
a devida antecedncia. So prejudiciais empresa, dado que o carter
de emergncia reduz o poder de negociao com o fornecedor (h
menos tempo para fazer a pesquisa de mercado, por exempl

De acordo com o ineditismo ou a recorrncia da compra


Compra nova
So compras inditas, no realizadas anteriormente pela organizao.
Quanto maior o custo/risco e menor as informaes disponveis no
mercado, maior o tempo inerente tomada de deciso da compra.
Recompra direta
So compras rotineiras, realizadas usualmente pela organizao, nas
quais as variveis envolvidas so conhecidas, e que a avaliao de
alternativas considerada desnecessria
Recompra modificada
So compras rotineiras, mas que sofrem a alteraes nas especificaes,
nos termos de compra, nos potenciais fornecedores ou em qualquer
outra varivel envolvida, o que exige uma reavaliao da situao, e
nova tomada de deciso. Pode ser simples (poucas variveis envolvidas)
ou complexa.
Seleo e cadastro de fornecedores
Os fornecedores de determinada organizao podem ser classificados de
acordo com a exclusividade que detm sobre o objeto a ser fornecido,
bem como com o tipo de relacionamento mantido com a organizao.
As categorias so as que seguem:
Fonte simples: caracteriza-se por almejar um relacionamento de
longo prazo com a organizao. um fornecedor, selecionado
dentre outros possveis, que adequa-se a fim de melhor atender
empresa contratante;
Fonte nica: o fornecedor exclusivo, seja em razes de patentes,
de direitos de exclusividade, de especificaes tcnicas etc. Em
rgos pblicos, esta contratao d-se por inexigibilidade de
licitao;
Fonte mltipla: h vrios fornecedores passveis de entrega do
objeto requerido. Neste caso, h competitividade, o que favorece
o poder de barganha do comprador.
O Lote Econmico de Compras

Onde:
Cp = custo do pedido
D = demanda
Ca = custo de armazenamento ou de manuteno
j = taxa de juros, por perodo
P = preo do item
4. COMPRAS NO SETOR PBLICO
Objeto de licitao
Bem ou servio que a administrao deseja comprar ou contratar.

Uma vez homologado (=declarada a validade) o procedimento licitatrio, o


objeto considerado adjudicado ao vencedor o objeto da licitao.
Adjudicao a garantia que possui o vencedor da licitao que,
quando a Administrao for celebrar o contrato referente ao objeto licitado,
ela o far com o vencedor. A adjudicao compulsria um dos princpios
que rege as licitaes obriga que a Administrao d esta garantia apenas
ao legtimo vencedor do certame, sendo vedada a abertura de nova
licitao enquanto estiver vlida a adjudicao anterior. importante dizer
que a adjudicao no implica a obrigatoriedade da Administrao Pblica
realmente efetuar o contrato ou adquirir o bem, se for o caso.
Consideram-se bens e servios comuns aqueles cujos padres de
desempenho e qualidade possam ser objetivamente definidos pelo
edital, por meio de especificaes usuais no mercado. Caso o objeto seja
um bem ou servio comum, a regra licitar por prego.
Caso a competio de licitantes para o fornecimento do objeto vivel
porm o objeto no um bem ou servio comum, a regra licitar mas no
se adota o prego.
O instrumento convocatrio nas licitaes
Quando a modalidade licitatria o convite, este instrumento denominado
carta-convite (ou simplesmente convite). Nos demais casos, denominase edital.
Apenas as cartas-convite no necessitam de publicaes em jornais.
Basta, nesse caso, que seja afixado em local apropriado (por exemplo, um
quadro de avisos do rgo pblico) uma cpia deste instrumento
convocatrio. Nas demais modalidades, h de se publicar um aviso
contendo um resumo dos editais nos Dirios Oficiais da Unio ou do
Estado/DF (a depender da esfera do rgo pblico), e em jornal de grande
circulao.
Um dos princpios a serem observados nas licitaes a vinculao ao
instrumento licitatrio. Isso significa que tanto a Administrao quanto o
licitante devem observar as normas e condies estabelecidas no
instrumento convocatrio.
Art. 40. O edital conter no prembulo, o nmero de ordem em srie
anual, o nome da repartio interessada e de seu setor, a
modalidade, o regime de execuo e o tipo da licitao, a meno de
que ser regida por esta Lei, o local, dia e hora para recebimento da
documentao e proposta, bem como para incio da abertura dos
envelopes, e indicar, obrigatoriamente, o seguinte:
I - objeto da licitao, em descrio sucinta e clara;
II - prazo e condies para assinatura do contrato ou retirada dos
instrumentos, como previsto no art. 64 desta Lei, para execuo do
contrato e para entrega do objeto da licitao;
III - sanes para o caso de inadimplemento;
IV - local onde poder ser examinado e adquirido o projeto bsico;
V - se h projeto executivo disponvel na data da publicao do edital de
licitao e o local onde possa ser examinado e adquirido;

VI - condies para participao na licitao, em conformidade com os


arts. 27 a 31 desta Lei, e forma de apresentao das propostas;
VII - critrio para julgamento, com disposies claras e parmetros
objetivos;
VIII - locais, horrios e cdigos de acesso dos meios de comunicao
distncia em que sero fornecidos elementos, informaes e
esclarecimentos relativos licitao e s condies para atendimento das
obrigaes necessrias ao cumprimento de seu objeto;
IX - condies equivalentes de pagamento entre empresas brasileiras e
estrangeiras, no caso de licitaes internacionais;
5. A GESTO DOS ALMOXARIFADOS
OBJETIVOS DA GESTO DE ALMOXARIFADOS OBJETIVO AES NECESSRIAS
Minimizar os custos de armazenamento
Maximizar o uso do espao fsico disponvel;
Evitar perdas / roubos / furtos;
Evitar obsolescncia;
Buscar a eficincia na movimentao dos materiais, diminuindo as
distncias internas percorridas;
Prover treinamento aos colaboradores envolvidos.
Maximizar a qualidade de atendimento aos consumidores
Assegurar a proviso do item de material certo, na quantidade e no
local corretos, no menor tempo possvel, sempre que for necessrio.
Atividades bsicas do almoxarifado
Recebimento
Classificao
Movimentao
Armazenagem
Distribuio interna
ETAPAS DO RECEBIMENTO DE MATERIAIS ETAPA DESCRIO
Recebimento Provisrio
Entrada de materiais: recepo dos veculos transportadores;
verificao de dados bsicos da entrega (informaes da nota fiscal,
existncia de autorizao da entrega pela empresa etc.);
encaminhamento para a rea de descarga. Nesta etapa, o
recebedor assina no documento fiscal que acompanha o material,
apenas para fins de comprovao da data de entrega.
Etapas intermedirias
Conferncia Quantitativa: verificao se a quantidade declarada pelo
fornecedor na nota fiscal corresponde quela efetivamente entregue.
Conferncia Qualitativa: verificao se as especificaes tcnicas do
objeto entregue esto de acordo com as solicitadas pelo setor de
compras (dimenses, marcas, modelos etc.).
Regularizao
Regularizao: o resultado lgico decorrente das fases anteriores. Pode ser
originada uma das seguintes situaes:
Entrada do material no estoque e liberao do pagamento ao

fornecedor. Neste caso, houve aceitao do material, ou o


recebimento definitivo;
Evoluo parcial ou total do material ao fornecedor. Neste caso, a
aceitao foi parcial ou simplesmente, o material no foi aceito;
reclamao junto ao fornecedor, por falta de material

Armazenagem de materiais
A armazenagem simples envolve materiais que, por suas caractersticas
fsicas ou qumicas, no demandam cuidados adicionais do gestor de
almoxarifados.
A armazenagem complexa inerente a materiais que carecem de medidas
especiais em sua guarda. Os aspectos fsicos ou qumicos dos materiais que
justificam uma armazenagem complexa podem ser assim listados:
CRITRIO DE MATERIAIS DE ARMAZENAGEM COMPLEXA
Armazenagem por Agrupamento (ou compatibilidade)
Materiais associados so alocados prximos uns dos outros. o caso de se
armazenarem sobressalentes variados de um motor de automvel, por
exemplo, em uma mesma estante. Esse critrio facilita as tarefas de
arrumao e busca, mas nem sempre permite o melhor aproveitamento do
espao.
Armazenagem por tamanho, peso ou forma (acomodabilidade)
Materiais de caractersticas fsicas semelhantes so armazenados mais
prximos. Esse critrio possibilita um maior aproveitamento do espao
fsico, e demanda maior necessidade de controle por parte do gestor de
almoxarifado.
Armazenagem por frequncia
Os materiais com maior frequncia de entrada e sada do almoxarifado so
armazenados prximos sua entrada/sada;
Armazenagem especial
a tpica armazenagem complexa, destinada a materiais inflamveis,
perecveis, explosivos etc. Note que este critrio de armazenagem pode ser
acumulado com um dos anteriores (por exemplo: carnes so armazenadas
em cmaras frigorficas armazenagem especial, e pode ser empregado em
conjunto o critrio de armazenagem por frequncia). Importante: produtos
perecveis devem ser armazenados segundo o mtodo FIFO.
Armazenagem em rea externa
Este critrio aplicvel a materiais que podem ser armazenados em reas
externas (por exemplo, automveis acabados, armazenados em ptios),
reduzindo custos e ampliando o espao interno do almoxarifado para
materiais que necessitam de maior proteo.
Coberturas alternativas
Trata-se de solues para a obteno de uma rea coberta, sem incorrer em
custos de construo atinente expanso do almoxarifado. Em geral, a
cobertura de de PVC.
No que diz respeito ao sistema de localizao dos itens de material, dois so
os critrios passveis de serem empregados:
Sistema de estocagem fixo
H a pr-determinao de reas de estocagem especficas de acordo com o
tipo de material. Se, por um lado, este sistema facilita o controle, por outro

suscita o desperdcio de reas de armazenagem, j que a falta de um tipo


de material acarreta reas vazias, ao passo que outro tipo de material em
excesso, em outra rea, ficaria no corredor.
Sistema de estocagem livre
No existem locais pr-determinados para a estocagem (a no ser para
materiais de demandam estocagem especial). Neste sistema, os materiais
vo ocupando ao espaos vazios no almoxarifado, o que exige um elevado
controle, sob o risco de incorrer na existncia de material perdido em
estoque.
Distribuio de materiais
No mbito dos rgos pblicos brasileiros, a distribuio interna pode se dar
por dois processos de fornecimento: por presso ou por requisio.
Por presso - o processo de uso facultativo, pelo qual se entrega
material ao usurio mediante tabelas de proviso previamente
estabelecidas pelo setor competente, e nas pocas fixadas,
independentemente de qualquer solicitao posterior do usurio. Essas
tabelas so preparadas normalmente, para:
a) material de limpeza e conservao;
b) material de expediente de uso rotineiro;
c) gneros alimentcios
Por requisio - o processo mais comum, pelo qual se entrega o
material ao usurio mediante apresentao de uma requisio (pedido de
material) de uso interno no rgo ou entidade.
Movimentao e transporte de materiais
Devem-se perseguir os seguintes objetivos:
obter um fluxo eficiente de materiais nos almoxarifados;
utilizar critrios ergonmicos, visando a evitar fadiga e leses dos
colaboradores.
LEIS DE MOVIMENTAO DE MATERIAIS
Flexibilidade
Empregar equipamentos que possam ser utilizados na movimentao de
vrios tipos de cargas.
Manipulao mnima
Evitar a manipulao dos materiais ao longo do ciclo de processamento e
utilizar o transporte mecnico ou automatizado sempre que possvel.
Mxima utilizao do espao disponvel
Maximizar o aproveitamento do espao cbico disponvel.
Mxima utilizao dos equipamentos
Maximizar a utilizao dos equipamentos, diversificando seu emprego.
Mxima utilizao da gravidade
Aproveitar da gravidade, sempre que possvel, para a movimentao dos
materiais (menores custos).
Menor custo total
Selecionar equipamentos ponderando custos totais e tempo de vida til.
Mnima distncia
Reduzir as distncias na movimentao, eliminando trajetos em ziguezague.
Obedincia do fluxo das operaes

Adotar as trajetrias de movimentao de materiais de modo a facilitar o


fluxo produtivo.
Padronizao
Utilizar equipamentos padronizados (facilitando a manuteno e o
intercmbio de sobressalentes)
Segurana e satisfao
Promover a segurana dos colaboradores e reduzir sua fadiga.
6. GESTO PATRIMONIAL
Recurso patrimonial = refere-se aos elementos fsicos empregados por
uma organizao que so destinados manuteno de suas atividades. A
natureza do recurso patrimonial permanente. Alm disso, nem sempre
possvel armazen-lo em estoques.
O conceito de recurso patrimonial engloba os de ativo imobilizado e de ativo
intangvel, assim definidos:
Ativo imobilizado = so os bens de natureza permanente destinados
manuteno das atividades da organizao, ou seja, bens permanentes que
a organizao necessita para poder operar.
Ativo intangvel = so os bens no materiais (abstratos ou incorpreos)
destinados manuteno das atividades da organizao.
Material de consumo= aquele que, em razo do seu uso corrente perde
normalmente sua identidade fsica e/ou tem sua utilizao limitada a dois
anos.
Material permanente= aquele que no perde sua identidade fsica,
mesmo quando incorporado a outro bem, e/ou apresenta uma durabilidade
superior a dois anos.
material de consumo aquele que se enquadrar em um ou mais dos
seguintes quesitos:
1.
2.
3.
4.
5.

Durabilidade
Fragilidade
Perecibilidade
Incorporabilidade
Transformabilidade

As atividades envolvidas na vida de um bem patrimonial podem ser


concatenadas de modo que formem um processo:
Recepo -> Registro ou incorporao -> Guarda -> Conservao ->
Desfazimento
A incorporao chamada de tombamento. H almoxarifados especficos
para materiais de consumo. Nestes, no ocorre o tombamento.
Aps o recebimento de um material permanente em um almoxarifado,
efetua-se o registro de suas informaes fsicas e contbeis, para fins de
controle.

Controle patrimonial: inventrios


Ferramenta de controle dos estoques dos almoxarifados e dos ativo
imobilizado (bens patrimoniais), inicia-se apresentando a definio de
inventrio fsico: procedimento de levantamento fsico e contagens dos
itens de material em uma organizao.
A conferncia no se limita aos almoxarifados. As diversas incumbncias da
organizao (sees, salas de reunio, lanchonetes etc.) tambm so
inventariadas, em especial com relao a seus materiais permanentes
(tombados e com registro patrimonial).
H dois modos de se efetuar o inventrio fsico:
Inventrio rotativo= estamos permanentemente contando os itens. O
mtodo consiste no levantamento rotativo, contnuo e seletivo dos materiais
existentes em estoque ou daqueles permanentes distribudos para uso. Sua
vantagem que no implica a necessidade de paralisao das atividades da
organizao, elaborando-se um cronograma de trabalho (de acordo com os
interesses da empresa) que abranja todos os itens dentro de um perodo
fiscal. Inventrio peridico (ou geral / anual)= efetua-se a contagem de
todos os itens em determinados perodos. Quando esta rotina realizada no
encerramento do exerccio fiscal (o que comum), o inventrio tambm
chamado de geral. Neste caso, geralmente todo o processo operacional da
empresa paralisado o famoso FECHADO PARA BALANO. As
informaes coletadas no inventrio fsico so compiladas no inventrio
analtico, figurando a perfeita caracterizao do material, atravs de dados
como descrio padronizada, nmero de registro patrimonial, valor, estado,
local de uso etc.
Os tipos de Inventrios Fsicos so:
a) anual - destinado a comprovar a quantidade e o valor dos bens
patrimoniais do acervo de cada unidade gestora, existente em 31 de
dezembro de cada exerccio - constitudo do inventrio anterior e das
variaes patrimoniais ocorridas durante o exerccio.
b) inicial - realizado quando da criao de uma unidade gestora, para
identificao e registro dos bens sob sua responsabilidade;
c) de transferncia de responsabilidade - realizado quando da mudana do
dirigente de uma unidade gestora;
d) de extino ou transformao - realizado quando da extino ou
transformao da unidade gestora;
e) eventual - realizado em qualquer poca, por iniciativa do dirigente da
unidade gestora ou por iniciativa do rgo fiscalizador.
Alienao e depreciao de bens patrimoniais
A depreciao a reduo do valor dos bens pelo desgaste (deteriorao)
ou perda de utilidade por uso, ao da natureza ou obsolescncia.
Depreciao
Reduo do valor dos bens pelo desgaste ou perda de utilidade por uso,
ao da natureza ou obsolescncia.
Vida til
Perodo de tempo durante o qual a entidade espera obter fluxos de

benefcios futuros de um bem ($$).


Vida til econmica
Perodo de tempo durante o qual o bem poder prover fluxos de benefcios
econmicos, ao longo de sua vida. Observao: a vida til de um automvel,
por exemplo, pode girar em torno de cinco anos, depois dos quais ele se
torna antieconmico (manutenes corretivas etc.). J a vida til econmica
deste mesmo automvel pode ser bem maior. Ainda nas ruas vemos
veculos de mais de 20 anos de funcionamento.
Valor residual
Montante lquido que a entidade espera obter por um bem no fim de sua
vida til econmica, deduzidos os gastos esperados para sua alienao. o
bagao da laranja.
Valor deprecivel
o valor original menos o valor residual. o suco que sai da laranja.
Os parmetros envolvidos no clculo da depreciao so definidos pela
Secretaria da Receita Federal do Brasil.
Sada (desfazimento, alienao, baixa dos bens)
A retirada contbil do acervo patrimonial de uma organizao.
A baixa patrimonial pode ocorrer por qualquer das seguintes formas:
Alienao (venda, permuta ou doao, nas formas da Lei n
8.666/1993 Lei de Licitaes e Contratos);
Comodato (espcie de emprstimo de bens patrimoniais, por tempo
pr-determinado);
Extravio / perda / sinistro.
O nmero de patrimnio de um bem baixado jamais deve ser repassado a
outro bem. Quando um bem baixado, seu nmero patrimonial passa a
fazer parte de um banco de dados gerenciado pelo setor de administrao
patrimonial da organizao, referente a itens patrimoniais desincorporados.
Em uma eventual reincorporao do bem (por exemplo, um bem furtado
que recuperado), o nmero patrimonial restitudo ao mesmo bem.
Ao compararmos a alienao de bens mveis e imveis, devemos ter em
mente a seguinte regra geral:
Bens imveis = Autorizao legislativa + interesse pblico + avaliao
prvia + licitao (concorrncia ou leilo)
Bens mveis = Interesse pblico + avaliao prvia + licitao
Administrao e manuteno de bens imveis
Os bens imobilirios estatais, independentemente de sua titularidade
(federal, estadual, distrital ou municipal), podem ser classificados em trs
categorias, de acordo com sua destinao. So elas:
Bens de uso comum do povo;
Bens dominiais; e
Bens de uso especial
Bens de uso comum do povo

Podem ser utilizados por todos os indivduos, em igualdade de condies,


sem necessidade de consentimento individualizado por parte do Poder
Pblico. Ex.: praas, ruas, praias. (h a possibilidade de exigncia de
contraprestao do particular para usufruto desses bens, como o caso do
pagamento de pedgios em estradas).
Bens de uso especial
Empregados na execuo dos servios pblicos em geral. Ex: edifcios nos
quais so situadas as reparties pblicas, veculos oficiais, aeroportos,
mercados pblicos, universidades pblicas etc. So tambm chamados de
patrimnio indisponvel.
Bens dominiais
Constituem o patrimnio das pessoas jurdicas de direito pblico, como
objeto de direito pessoal ou real de cada uma dessas entidades. So bens
que no possuem destinao pblica definida, mas que podem ser
utilizados pelo Estado para gerar renda. Esto no limbo: no so
destinados ao povo, nem so empregados no servio pblico, apenas
permanecem disposio da Administrao so tambm chamados de
patrimnio disponvel. Ex: terrenos de marinha, prdios pblicos
desativados etc.
A administrao do patrimnio imobilirio da Unio em particular os
imveis de uso especial organizada a partir do Sistema de Patrimnio
Imobilirio da Unio que consiste em uma ferramenta de apoio
administrao do patrimnio imobilirio da Unio, dos seus imveis de uso
especial e que tem como objetivos: identificar os imveis de uso especial
da Unio, sejam prprios ou de terceiros, utilizados nas atividades das
Unidades de Gesto e tambm ou imveis funcionais; identificar os
usurios dos imveis de uso especial da Unio; estabelecer uma
padronizao nas atividades operacionais e minimizar os esforos atravs
da integrao com o SIAFI, atualizando o balano patrimonial imobilirio de
forma automtica.
Sistemas prediais e tipos de manuteno de bens imveis
Sistemas Prediais = sistemas fsicos integrados a um bem imvel
(geralmente um edifcio), cuja finalidade prover suporte s atividades de
seus usurios, oferecendo os insumos prediais necessrios, em termos de
materiais e de servios.
Assim, so exemplos de sistemas prediais:
Energia eltrica Esgoto gua - Proteo contra incndio - Refrigerao Transporte mecanizado
A manuteno dos sistemas prediais visa perpetuao de seu
funcionamento, postergando o desgaste natural.
H trs tipos de manuteno;
Preventiva Perodos pr-estabelecidos
Corretiva Ajeitar o que quebra
Preditiva Monitoramento de fatores fsicos