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NORMAS BSICAS DE ORGANIZACIN

DE ARCHIVOS DE OFICINA

1. INTRODUCCIN ...................................................................................Pg. 5
2. RECOMENDACIONES BSICAS PARA LA ORGANIZACIN DE LOS
ARCHIVOS DE OFICINA ....pg. 6
2.1.

Documentos de apoyo informativo.

2.2.

Documentos administrativos.

2.2.1.

Expedientes administrativos.

2.2.2.

Series documentales.

2.2.3.

Correspondencia.

3. INSTALACIN Y CONSERVACIN DE LOS DOCUMENTOS.pg. 11


4. EXPURGOS EN LOS ARCHIVOS DE OFICINA O GESTIN..pg. 13
5. TRANSFERENCIAS DE LOS ARCHIVOS DE GESTIN AL ARCHIVO
UNIVERSITARIO...pg. 14
5.1. Solicitud de espacio.
5.2. Preparacin de los documentos.
5.3. Preparacin de las cajas.
5.4. Cumplimentacin de la Hoja de Entrega.
5.5. Formalizacin de la transferencia.
5.6. Transferencia de sellos.
6. PROCEDIMIENTO DE PRSTAMO DE DOCUMENTOS A LAS OFICINAS
PRODUCTORAS...pg. 19

7. CORREO ELECTRNICO..pg. 20
7.1. Cmo determinar si un mensaje de correo electrnico es un
documento de archivo?
7.2. Recomendaciones para su emisin.
7.3. Recomendaciones para su organizacin.
8. RECOMENDACIONES PARA ODENACIN ALFABTICA.pg. 24
9. DOCUMENTO ADMINISTRATIVO ELECTRNICO..Pg. 26
9.1. El documento digital.
9.2. La firma electrnica.
9.3. Copias autnticas.

El control de los documentos desde el momento de su produccin en las oficinas es


condicin indispensable para poder recuperarlos tanto en su calidad de testimonio jurdicoadministrativo, como de elemento integrante del patrimonio documental.
Este control desde los momentos iniciales de la vida del documento requiere una estrecha
colaboracin y coordinacin entre las oficinas productoras y el Archivo Universitario.
Es por esa razn que desde el Archivo Universitario se ha credo conveniente elaborar estas
normas bsicas de organizacin de los archivos de oficina de la Universidad de Sevilla para
que los responsables de las distintas unidades y el personal de las mismas dispongan de un
instrumento que les permita conocer, de forma sinttica los principios generales que rigen la
organizacin de archivos y que les sirva de apoyo en las gestin diaria.

1. INTRODUCCIN
El archivo de oficina est formado por los documentos producidos o recibidos por una
unidad administrativa en el desarrollo de las funciones y actividades que tiene
encomendadas. Corresponde a la primera etapa de la vida de los documentos, y en ella
deben permanecer mientras dura la formacin de los expediente e incluso al terminar sta,
si las necesidades de consulta por la propia unidad son continuas.
El documento administrativo es el mismo desde que se produce en la oficina, como soporte
fsico de una gestin determinada hasta que es depositado en un archivo. Lo que cambia a lo
largo del recorrido que atraviesa es el tratamiento que recibe y el uso que se hace del
mismo. La organizacin que se le d en esta primera etapa determinar, dado el volumen de
los documentos que se genera en la Universidad, las posibilidades de tratamiento que reciba
ms tarde.
Son tres los principios fundamentales en que se basa una correcta organizacin de los
archivos de oficina:
Ser reflejo fiel de la actuacin de la Universidad de Sevilla.
Reproducir el orden original en que se han emitido o creado los documentos de
acuerdo al procedimiento administrativo que resuelve el asunto.
Considerar al expediente administrativo como base de la actuacin administrativa.
Entre las funciones del archivo de oficina estarn:
o

La formacin de los expedientes y la correcta ordenacin de las series documentales


que produce la propia oficina como consecuencia de su gestin diaria.

La elaboracin de los instrumentos de control e informacin (ficheros, bases de


datos, etc.) de la propia documentacin que genera.

El servicio de consulta administrativa.

La preparacin de transferencias al Archivo Universitario.

2. RECOMENDACIONES BSICAS PARA LA ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS


DE OFICINA
Para ayudar a cumplir con estos tres principios fundamentales y facilitar el cumplimiento de
las funciones que tiene asignadas los archivos de oficina o unidades administrativas
ofrecemos una serie de recomendaciones bsicas:

Casi todos los documentos que se gestiona en una oficina forman parte de un expediente
administrativo, entendido como conjunto ordenado de documentos generados por una
unidad (productor) en la resolucin administrativa de un asunto.

Todos los documentos y expedientes que se hayan generado de esta manera, deben
formar parte de una misma serie documental, entendida como conjunto de expedientes
generados por una unidad productora resultados de una misma gestin, actividad o
procedimiento (ejemplo: el conjunto de cada uno de los expedientes acadmicos de
alumnos de la Universidad formar la serie Expedientes acadmicos de Alumnos).

Cada unidad administrativa debe mantener su archivo correctamente organizado


mediante la formacin de expediente y series documentales, de acuerdo a criterios
archivsticos para garantizar una gestin rpida y eficaz durante el periodo inicial en el
que los expedientes se tramitan y custodian.

Esta organizacin debe basarse exclusivamente en mantener diferenciados los distintos


tipos de expedientes en los que se materializan las competencias que tiene asignada la
oficina productora.

Es aconsejable que en cada Seccin/Unidad administrativa haya un responsable de su


archivo de gestin que a su vez sea el punto de conexin entre la unidad administrativa y
el Archivo Universitario.

El primer paso a seguir en la organizacin del archivo de oficina ser identificar y separar
los documentos de apoyo informativo de aquellos otros que forman parte del trmite
administrativo y que si son considerados documentos de archivo.

2.1. Documentos de apoyo informativo


Se entiende por documentos de apoyo informativo los recopilados para la resolucin del
expediente pero que no forman parte del mismo (fotocopias de Boletines Oficiales,
catlogos comerciales, fotocopias de otros expedientes, disposiciones normativas, copias de
textos bibliogrficos, circulares, dossieres informativos, etc.). Tienen gran valor informativo
pero carecen de valor administrativo.
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Normas bsicas de organizacin:

La documentacin informativa de consulta habitual en la unidad ha de organizarse


separada del resto de los documentos generados o recibidos en la tramitacin de un
expediente. Se aconseja elaborar dossieres temticos de forma que queden los
documentos ordenados por asuntos y que estn a mano para cualquier consulta rpida.

Pueden conservarse en la oficina mientras constituyan fuentes de informacin para ellas.

Mucha de esta documentacin informativa est publicada en la Web de la propia


institucin, por lo cual no es necesario que se archive en papel en la propia oficina.

Una vez tramitado y cerrado el expediente, la documentacin de apoyo informativo debe


eliminarse en las oficinas y no ser transferida al Archivo Universitario.

2.2. Documentos administrativos


Los documentos administrativos son los producidos y/o recibidos por una unidad
administrativa en el ejercicio de una funcin y como desarrollo de una actividad.
Tienen carcter seriado. Se producen en el ejercicio de diferentes actividades que se
prolongan en el tiempo dando lugar a las distintas series documentales.
Dentro de los documentos administrativos podemos distinguir tres grandes grupos:

2.2.1. Expediente administrativo


Es la unidad bsica documental de los archivos de oficina y de la que forman parte la
mayora de los documentos.
Se entiende por expediente administrativo el conjunto ordenado de documentos generados
o producidos por una oficina (productor) en la resolucin administrativa de un mismo
asunto. Reflejar la formalizacin de un procedimiento administrativo. Por ello un
expediente debe agrupar todos los documentos generados en las distintas fases de un
procedimiento, desde la iniciacin, de oficio o parte, hasta la ejecucin, incluyendo la
documentacin relativa a revisiones, suspensiones, revocaciones o recursos que la
resolucin del procedimiento pudiera generar.

Normas bsicas de organizacin:

Todos los documentos que genere un expediente se guardarn en su correspondiente


carpetilla, siguiendo el riguroso orden del trmite administrativo.

Deben estar individualizados, ya que cada uno se refiere a la resolucin de un asunto.


Es decir, se abrir un expediente para cada asunto (para cada contrato de obra, para
cada contrato de suministro, para cada persona, para cada sesin de rgano colegiado,
para cada convocatoria de oposiciones, etc.)

Hay que determinar el ttulo oficial del expediente, que generalmente suele venir
establecido en la normativa, en reglamentos o en la propia documentacin.

Para llevar un mejor control del expediente y de su formacin se aconseja indicar en la


carpetilla:
o Unidad administrativa que lo produce
o N de expediente
o Serie documental a la que pertenece (veremos ms adelante)
o Ttulo del expediente
o Fechas extremas
o ndice de los documentos que se le van agregando.

Debe evitarse la desmembracin de los expedientes y la dispersin de los documentos


que lo integran creando falsos expedientes.

Se aconseja integrar cada documento en su expediente desde el momento de su


produccin o recepcin, pues transcurrido el tiempo ser ms difcil hacerlo
correctamente.

Evitar la duplicidad de expedientes, no abriendo nuevos sin tomar la precaucin de


comprobar si ya hay uno abierto en la propia oficina o en el archivo universitario. Es
aconsejable que el gestor antes de abrir un expediente consulte al archivo si ya se
remiti en otro momento, en cuyo caso debe recuperarlo y activarlo.

No deben extraerse documentos originales de los expedientes. Para cualquier


tramitacin hay que realizar fotocopias. Si es necesario usar el original, debe quedar un
testigo en el expediente con los datos del documento, fecha y persona que lo extrajo.

Cuando un expediente ya resuelto sirva de modelo para la resolucin de otros, se


utilizar una copia que debe ser destruida cuando concluya su uso, al entenderse como
documento de apoyo.

Los expediente iniciados por un negociado y continuados por otro, deben considerarse
como produccin documental de la unidad que lo inicia a la que debe volver una vez
finalizada su tramitacin.

No debe incluirse en el expediente la documentacin de apoyo que se ha usado para su


resolucin, pero que no forma parte de l.

En general, la ordenacin de documentos dentro del expediente ser cronolgica,


siguiendo el trmite administrativo, de forma que el primer documento, de abajo a
arriba, ser el ms antiguo y el ltimo incorporado el ms reciente. De acuerdo a las
caractersticas de los documentos, en ocasiones se aplicarn criterios de ordenacin
numrica o alfabtica.

Es necesario considerar tambin los documentos que acompaan como adjuntos a otros
documentos que son de fecha anterior pero que deben ordenarse despus del
documento principal (ejemplo: solicitud de una plaza en un concurso de mritos a la que
acompaan certificado de notas, mritos, fotocopias de los ttulos acadmicos, etc.)

En expedientes complejos puede ser til agrupar los documentos por trmites en
subcarpetas, que a su vez se incluirn dentro de la carpeta del expediente (ejemplo: en
una carpeta de expediente personal, se puede agrupar en subcarpetas la
documentacin relativa a contratos, trienios, comisiones de servicio, certificaciones de
cursos de formacin, etc.).

Los documentos en soporte distinto al papel (fotografas, carteles, videos, disquetes,


etc.) que pertenecen a un determinado expediente, se separan fsicamente de ste,
pero dejando constancia en el mismo de la relacin con estos, con los datos de su
localizacin.

Los criterios para formar un expediente deben ser constantes, uniformes y conocidos
por todo el personal de la unidad.

2.2.2. Series Documentales


Constituye el segundo nivel de agrupacin de los documentos de gestin. Se entiende por
serie documental el conjunto ordenado de expedientes o unidades documentales que se

producen de manera continuada como resultado de una misma actividad o funcin y


regulados por la misma norma de procedimiento.
Normas bsicas de organizacin:

Identificar serie con procedimiento.

Los expedientes que conforman una serie documental deben estar individualizado, ya
que cada uno se refiere a la resolucin de un asunto (ejemplo: La serie de expedientes
acadmicos de alumnos estar conformada por distintos expedientes, cada uno
referente a un alumno; la serie de expedientes de contratos de obras de la Universidad
de Sevilla estar formado por la agrupacin de cada uno de los contratos de obras que
se han realizado en la Universidad).

Cada serie documental debe identificarse e incorporarse al Cuadro de Clasificacin de


documentos administrativos de la Universidad de Sevilla. Este es un cuadro de carcter
funcional que refleja las distintas funciones y actividades de la Universidad. Esta tarea se
realiza desde el Archivo Universitario con el apoyo de las distintas unidades
administrativas de la Universidad.

Se establecer el criterio de ordenacin de los expedientes dentro de la serie de


acuerdo a la naturaleza de los expedientes que la forman y a la ms fcil localizacin y
recuperacin de los documentos en sus correspondientes cajas. Los tipos de ordenacin
ms utilizados son los siguientes:
o Orden cronolgico: adecuado para documentos o expedientes de presupuestos,
nminas, de sesiones de rganos colegiados, etc.
o Orden alfabtico: tomando como criterio el nombre de persona u organismo,
adecuado para las series de expedientes de personal, expedientes acadmicos de
alumnos, etc.
o Orden numrico: adecuado para expedientes o documentos contables,
expedientes codificados de becas, expedientes de contratos, etc.

2.2.3. Correspondencia
La correspondencia materializa las relaciones que la unidad administrativa mantiene con
otros rganos o con personas fsicas o jurdicas, pblicas o privadas en el mbito de sus
actividades.

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Hay que tener en cuenta que todo no es correspondencia, aunque venga por correo, y que la
mayor parte de los documentos pasarn a formar parte de su expediente.

Normas bsicas de organizacin:

La correspondencia emitida o recibida durante la tramitacin de un expediente forma


parte del expediente, y se archivar dentro del mismo. En ningn caso se archivar
como correspondencia de entrada o de salida, ya que se rompera la unidad de los
escritos, impidiendo saber lo que se contest en cada caso. Cada documento se une a su
respuesta, archivando el conjunto por orden cronolgico, lo que no impide que su
control se lleve de forma paralela y diferenciada mediante Registro (de entrada y de
salida).

La que no forme parte de ningn expediente, de forma excepcional se organizar como


serie correspondencia.

En caso de que la correspondencia sirva como elemento de enlace de otros tipos


documentales (facturas, informes, etc.), se ha de archivar en funcin de la informacin
adjunta y no en correspondencia.

De acuerdo con la forma de actuacin de la administracin contempornea, como


norma general nunca podremos encontrar en un archivo documentos sueltos.

Si esto ocurriese, o bien el documento est fuera de su sitio, o se trata de un expediente


incompleto que no ha seguido su tramitacin por alguna razn (errores de forma,
presentacin fuera de plazo, etc.)

3. INSTALACIN Y CONSERVACIN DE DOCUMENTOS


Las condiciones de instalacin de los documentos en las oficinas son importantes para la
preservacin y conservacin de los mismos y para que se mantenga una organizacin
adecuada.
Algunos consejos a seguir son los siguientes:
Los expedientes en tramitacin estarn individualizados en carpetas independientes que
agrupen todos los documentos que formen parte del mismo, y en cuya solapa o parte
visible deben figura datos identificativos como:
o Nombre de la serie documental: (ejemplo: Expedientes acadmicos de alumnos)

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o Expediente (asunto): Antonio Lpez Montalbn


o Fecha de inicio/ fecha final del expediente
o Resumen del asunto
o Dgitos del Cuadro de Clasificacin (si se conoce).
o Relacin de documentos con fecha y nmero de orden en el expediente.
Esta organizacin nos llevar pocos minutos, ya que es bsicamente comn a todos los
expedientes de un mismo asunto o procedimiento y tiene efectos muy positivos:
o Permite localizar un documento solo con mirar la relacin de contenido sealada
en la carpetilla.
o Con un simple vistazo se conoce el estado de la tramitacin del expediente y los
documentos que contiene.
o Facilita la reposicin de los documentos que se hayan extrado del expediente.
o Ayuda a reconstruir el expediente en el caso de que sus documentos se hubieran
dispersado.
Es aconsejable utilizar carpetas de cartulina y camisas de papel. Las primeras para guardar
los expedientes y las segundas para agrupar los documentos dentro de ste. Las fundas
de plstico, de uso muy habitual en las oficinas, se desaconsejan completamente para la
documentacin de archivo. En cualquier caso, debern ser eliminadas antes de enviar la
documentacin al Archivo.
Los expedientes que han finalizado su tramitacin se guardarn en cajas de cartn tipo
archivo definitivo de tamao folio prolongado, que sern las que se transfieran al Archivo
Universitario.
Se eliminar de la documentacin gomas, clips, pos-it y en la medida de lo posible grapas.
Todo este material dificulta mucho el posterior tratamiento de la documentacin en el
Archivo Universitario adems de ser perjudicial para la conservacin de los documentos.
Se aconseja que durante la tramitacin no se abuse del uso de este tipo de material.
Las cajas deben llenarse, pero sin forzarlas para su cierre. Tanto si estn muy llenas como
si estn muy vacas la documentacin puede sufrir daos.
Cuando la caja est completa, se anotar en su lomo un nmero correlativo que deber
conservarse cuando se realice la transferencia. No deber llevar ningn otro elemento
identificativo de su contenido.

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4. EXPURGOS EN LOS ARCHIVOS DE OFICINA O GESTIN


Como principio bsico los documentos del archivo de oficina no deben eliminarse. Se
encuentran en la primera etapa de su ciclo vital y mantienen sus valores primarios. Son
antecedentes y testimonios de la actuacin administrativa y garanta de los derechos y
deberes de los ciudadanos y de la propia administracin, en nuestro caso de los miembros
de la comunidad universitaria.
La decisin sobre el destino de los documentos administrativos debe tomarse tras el
correspondiente proceso de valoracin documental que tiene lugar en el Archivo
Universitario.
Pero si hay una serie de documentos que pueden ser eliminados en las oficinas:

Las copias y los duplicados de documentos originales que estn perfectamente


localizados (ejemplo: copias de actas o acuerdo de rganos de Gobierno conteniendo
instrucciones o normativas, cuyos originales se custodia en la Secretara general).
En caso de tener dudas respecto a la disponibilidad del documento original, es preferible
no eliminar las copias.

Las copias y duplicados de documentos contables, cuyos originales estn bajo custodia
del rea de Gestin Econmica.

Las notas internas, cuando no formen parte de un trmite y no contengan informacin


relativa a algn procedimiento administrativo.

Los mensajes electrnicos que contengan comunicaciones no incluidas en algn


procedimiento o sean equivalentes a una comunicacin telefnica. Si se conservarn los
documentos asociados a un mensaje de correo, siempre que hagan referencia a un
procedimiento.

Los borradores de documentos que se hayan utilizado para la elaboracin de un


documento definitivo (encuestas, cuestionarios para elaborar un informe cuyos datos
recoge, etc.).

Las propagandas u otros documentos impresos de entidades externas. Sin embargo, si es


importante enviar al Archivo todos los folleto, carteles, fotografas o publicaciones
impresas relativas a la Universidad de Sevilla y a las actividades organizadas por la
Institucin o realizadas en ella.

Los catlogos y publicaciones comerciales.

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Los fax, siempre que se conserven los originales del documento.


La documentacin de apoyo informativo (fotocopias de boletines Oficiales, textos
normativos, folletos, etc.), que ya se ha tratado en apartados anteriores.

Documentos originales mltiples producidos como instrucciones, circulares,


comunicaciones internas y de difusin general entre oficinas. Estos slo lo debe
conservar y remitir al Archivo Universitario la unidad que los produjo, mientras que las
receptoras lo conservarn el tiempo que estimen conveniente en sus archivos de oficina,
eliminndolos cuando no les sea necesario.

5. TRANSFERENCIAS
UNIVERSITARIO

DE

LOS

ARCHIVOS

DE

GESTIN

AL

ARCHIVO

Es el procedimiento habitual y normalizado mediante el cual los documentos pasan de un


archivo a otro del sistema, en nuestro caso, de los archivos de oficina o gestin al archivo
universitario, a medida que va disminuyendo la frecuencia de consulta por parte de las
propias oficinas, como consecuencia de la prdida paulatina de sus valores administrativos.
La transferencia de la documentacin al Archivo se har a cargo de las Unidades
Administrativas, de acuerdo con los perodos de conservacin aprobados por la Comisin
Tcnica de Evaluacin de la Documentacin.
Los objetivos de la transferencia son:
- Optimizar el aprovechamiento de espacio en las oficinas, evitando aglomeracin de
documentos y descargndola de aquellos de uso poco frecuente para la gestin diaria.
- Traspasar a un servicio especializado las funciones de gestin, tratamiento archivstico,
conservacin (temporal o indefinida), acceso y consulta de los documentos.
Con la transferencia, la oficina productora delega la responsabilidad jurdica de la
documentacin al Archivo Universitario mediante la cumplimentacin de una hoja de
remisin de fondos o Relacin de Entrega que acompaa a la entrega fsica de la
documentacin. Este es un instrumento jurdico en el que se relaciona y describe
someramente los fondos que va a ser depositados en el archivo, y a su vez sirve de control y
garanta del traspaso.
El primer paso para transferir es ponerse en contacto con el personal responsable del
Archivo Universitario que proporcionar el asesoramiento necesario e indicar los pasos a
seguir.

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5. 1. Solicitud de espacio
A travs de la Web del Archivo http://servicio.us.es/archivous/HTM/Formularios.htm desde
la unidad interesada se cumplimentar la solicitud de espacio para transferir y se adjuntar
por correo electrnico a la direccin siguiente; archivo@us.es .
Dada la capacidad de los depsitos del Archivo y del gran volumen documental que genera la
Universidad de Sevilla, es conveniente que est solicitud se realice con mucho tiempo de
antelacin a la necesidad de transferir.
Los datos a cumplimentar sern: identificacin del servicio y de la unidad administrativa,
nombre y apellido de la persona que hace la solicitud, telfono, e-mail, nmero de cajas a
transferir y fecha en que realiza la peticin.
De esta forma, el Archivo puede conocer de antemano el volumen y caractersticas de la
documentacin a transferir de las distintas unidades. Esta solicitud de espacio quedar
registrada en el Archivo, y en el momento en que sus depsitos cuenten con espacio libre, y
de acuerdo a la fecha de solicitud, se dar aviso a los distintos servicios para que puedan
hacer las transferencias.
En el momento de solicitar espacio, las oficinas debern comenzar la preparacin de la
documentacin que en su momento van a remitir al Archivo Universitario. Si se han seguido
todas las indicaciones anteriores para organizar el archivo de oficina, la preparacin ser
mnima.

5.2. Preparacin de los documentos

Comprobar que cada unidad documental o cada expediente est completo e


individualizado en carpetas independientes y perfectamente identificadas.

Revisar que la fraccin de serie o el periodo cronolgico de la misma que se va a enviar


este completo (ejemplo: si se enva la fraccin de la serie Expedientes de Becas
Generales del MEC correspondientes al curso acadmico 2005/2006, comprobar que el
procedimiento correspondiente a ese curso acadmico est completo con todos sus
documentos desde la convocatoria hasta el ltimo recurso, incluyendo las revocaciones).
No se aceptar la remisin de fracciones de series incompletas.

Eliminar clips, grapas, gomas, fundas de plstico, A/Z, anillas metlicas, clasificadores,
etc. Lo nico que hacen es ocupar espacio y estropear el papel. Si existe peligro de
dispersin, se puede reunir los documentos con clips revestidos de plstico.

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Recordar que la documentacin dentro de cada expediente debe ir en el orden de


tramitacin, siendo el primer documento el que inicia el trmite y el ltimo la resolucin
o documento que finaliza el trmite. Cada expediente debe ir individualizado en
carpetillas con indicacin de su contenido de forma somera.

Ordenar los expedientes que conformen una serie segn un criterio adecuado, criterio
que dar la propia documentacin.

5.3. Preparacin de las cajas

La documentacin ya revisada se debe introducir en cajas de cartn de archivo definitivo.


En ningn caso el Archivo admitir documentacin suelta ni guardada en contenedores
que no sean las cajas normalizadas. Se evitar dejar cajas semivacas.

En los casos de documentacin que por su tamao o caractersticas no pueda ser


introducida en las cajas normalizadas, se utilizar el formato ms conveniente, de
acuerdo con la recomendacin del Archivo Universitario.

El lomo de las cajas se rotular con un nmero correlativo que se corresponder con el
nmero de orden sealado en la Relacin de Entrega.

Junto a la documentacin se debe preparar tambin para su envo, cualquier


instrumento de descripcin relativo a la misma (bases de datos, ndices, etc.) que
pudiera ayudar al personal del archivo en el estudio y anlisis de la serie documental.

5.4. Cumplimentacin de la Relacin de Entrega


La Relacin de Entrega es el documento que acompaa a toda transferencia de fondos.
Cumple una doble funcin:
o Es el elemento que prueba el traspaso de documentacin que se va a efectuar.
o Facilita el control y la localizacin de los documentos solicitados al Archivo
Universitario por la unidad administrativa remitente.

El responsable del Archivo de oficina deber cumplimentar la Relacin de Entrega de


transferencias cuyo modelo se encuentra disponible en la Web del Archivo Universitario
http://servicio.us.es/archivous/HTM/Formularios.htm

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Para facilitar la gestin es aconsejable que la unidad administrativa tenga a mano el


modelo en el escritorio de su PC y vaya cumplimentndola a medida que rellena las
cajas.

La Relacin de entrega consta de tres partes:


o Datos de Cabecera: donde se identificar el organismo remitente, fecha en que se
realiza la transferencia, y tipos documentales que se remite. El nmero de registro
general y registro de organismo sern cumplimentados por el Archivo
Universitario,
o Descripcin de la documentacin a remitir: donde se indicar nmero de orden de
cada una de las cajas que componen la transferencia, sus fechas extremas y
contenido somero de cada una de ellas, signatura de la oficina remitente, si tiene
y signatura del archivo receptor (este ltimo dato lo cumplimentar el Archivo
Universitario).
o Diligencias de entrega y recepcin: al implicar el traspaso de responsabilidad en la
custodia de los documentos, el impreso deber ser validado por las personas
responsables de la entrega y de la recepcin. Llevar tambin el sello de sus
respectivas unidades administrativas.
La correcta cumplimentacin de este documento es importante ya que hasta que el Archivo
Universitario no le de otro tratamiento a la documentacin transferida, ser utilizado como
referencia ante una posterior consulta o prstamos de documentacin a la unidad
productora.

5.5. Formalizacin de la transferencia


Preparada la transferencia, la unidad deber esperar el aviso del Archivo Universitario
para realizar el envo.

Una vez avisada la Unidad, remitir previamente al Archivo, a travs del correo
electrnico un borrador de la Relacin de Entrega cumplimentada para que pueda ser
revisada por los responsables del mismo. Si est correcta, se le dar permiso para
proceder al correspondiente traslado de la documentacin que ir acompaada de dicha
relacin original y por triplicado.

El traslado de fondos documentales al Archivo Universitario es responsabilidad e ir a


cargo del organismo remitente que deber ponerse en contacto con el servicio de la
Universidad que se encargue del traslado de la documentacin (Servicio de
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Mantenimiento o Servicio de Equipamiento). El traslado se realizar de estantera a


estantera.

Recibida la documentacin y cotejada con la Relacin de Entrega correspondiente, el


Archivo Universitario proceder al sellado y firma del documento y le asignar a la
transferencia un nmero de Registro de Entrada.

Un ejemplar del documento ser devuelto a la unidad remitente que formar con l el
Registro de Transferencia al Archivo Universitario, de forma que siempre pueda tener
constancia de la documentacin que sali del archivo de oficina.
Todas estas recomendaciones de carcter prctico sern beneficiosas para las distintas
unidades productoras y para el propio Archivo Universitario, ya que supondr:
o Mejor organizacin y ordenacin de la documentacin producida, siguiendo el
principio de procedencia y el orden de tramitacin, evitando as que la
documentacin de un expediente pueda dispersarse.
o Mejor control de la produccin documental de la unidad administrativa.
o Evita que llegue al Archivo Universitario documentacin que no sea realmente de
archivo, lo que permitir aprovechar mejor el espacio en los depsitos.
o Favorece el trabajo del archivero al llegar documentacin ya organizada y descrita,
aunque de manera somera.
o Agiliza mucho las bsquedas documentales cuando se solicitan prstamos y consultas
por las unidades administrativas, pues mientras la serie documental no est
estudiada, la relacin de entrega sirve al archivo como instrumento de descripcin.

5.6. Transferencia de sellos


Aquellas unidades administrativas que tengan en su poder matrices de sellos ya inutilizados,
debern enviarlos al archivo. Para ello cumplimentarn el Formulario de entrega de sellos
http://servicio.us.es/archivous/HTM/Formularios.htm con los datos siguientes:
Organismo remitente
Fecha de entrega
Modelo de sello (en ste recuadro se dejar la impronta o huella, resultado de la operacin
de sellar, de cada uno de los tipos)

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Cantidad (nmero de matrices por cada tipo de impronta)


Observaciones (si se quiere aadir algn dato ms de inters)

El formulario deber ir sellado y validado por la persona responsable del servicio o la unidad
y ser enviado al Archivo por triplicado acompaado de los sellos reunidos en una caja o
sobre de seguridad para evitar la prdida de los mismos durante el traslado. El Archivo, una
vez cotejada la relacin de entrega con los sellos enviados, enviar al Servicio una copia del
impreso sellado y firmado.

6. PROCEDIMIENTO DE PRSTAMO DE DOCUMENTOS A LAS OFICINAS


PRODUCTORAS
El prstamo es la accin que implica la salida temporal de documentos de un archivo con
fines administrativos o de difusin cultural.
La documentacin transferida al Archivo Universitario siempre estar a disposicin de los
organismos productores.
La unidad administrativa que desee solicitar un prstamo al Archivo deber seguir el
siguiente procedimiento:

Utilizar
la
solicitud
de
prstamos
que
aparece
en
la
Web
http://servicio.us.es/archivous/HTM/Formularios.htm cumplimentando los distintos
campos: servicio o unidad administrativa que realiza la solicitud, nombre y apellido del
solicitante, e-mail, expediente solicitado, fecha de transferencia en que llego el
expediente al archivo y fecha de la propia solicitud. Para ayudar a la localizacin del
documento o expediente se deber dar desde la unidad productora la mxima
informacin.

La solicitud se remitir como documento adjunto por correo electrnico a la direccin


del Archivo Universitario.

Si una unidad administrativa requiere el prstamo o la consulta de un expediente que


no ha producido, debe dirigirse antes a la unidad responsable del procedimiento, que
ser quien haga la solicitud, o bien le autorice para realizar la peticin y poder acceder a
los documentos.

Recibida la solicitud, el archivo realizar la bsqueda del documento o del expediente


solicitado y rellenar un formulario de prstamo por triplicado con datos referidos al
documento que se solicita, datos del solicitante y fechas de la peticin y prstamo.
Deber ir firmado y sellado por el Archivo.
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Un ejemplar del mismo servir de testigo y sustituir al documento extrado de la caja.


Los otros ejemplares sern remitidos al rgano peticionario junto con la documentacin
solicitada. Llegado al destino, el responsable de la peticin deber sellar y firmar el
formulario hacindose cargo de la custodia del documento. Se quedar un ejemplar,
devolviendo el original al Archivo.

En caso de solicitar un expediente de personal que pase de nuevo a activo, deber ser
notificado al Archivo en el momento de la peticin, pues significar que no es un
prstamo temporal al quedar el expediente durante tiempo indefinido en la unidad
administrativa. Este dato deber quedar consignado en el campo de observaciones del
Formulario de prstamo.

En caso de prdida o deterioro de la documentacin, la responsabilidad recaer en la


persona peticionaria.

Cuando la unidad ya no necesite el documento o expediente prestado, deber enviar un


e-mail al archivo solicitando la recogida del mismo. A la retirada del prstamo, la unidad
productora consignar en el formulario que queda en su poder la fecha de devolucin al
archivo. Devuelto el expediente, se colocar en su caja y se extraer el testigo. En el
formulario que qued en el Archivo se aadir tambin la fecha de devolucin del
expediente. El Formulario pasar a formar parte del registro de prstamos devueltos
que se conservarn un tiempo como control.

La documentacin se devolver al archivo sin desordenar y sin modificaciones. Si se ha


aadido algn documento al expediente, el responsable del prstamo deber advertirlo
al Archivo.

A final de ao el Archivo Universitario realizar una reclamacin a los distintos servicios


que tiene en su poder documentacin en prstamo que posiblemente ya no necesitan y
no han devuelto. Esto se har para tener un control de la documentacin que est
temporalmente fuera del archivo y para evitar su posible extravo.

7. CORREO ELECTRNICO
Desde el punto de vista organizativo, el correo electrnico es ante todo una herramienta que
permite el intercambio de informacin entre instituciones o dentro de la misma institucin.
Es por ello que tiene una doble naturaleza, como medio de comunicacin y como parte del
sistema de informacin de la organizacin.

20

La legislacin en la Unin Europea no menciona el estatus del correo electrnico como


documento pblico, aunque el derecho de acceso de los ciudadanos a la documentacin
administrativa, recogida en la mayora de los ordenamientos jurdicos determina la exigencia
de una gestin y conservacin adecuada de esta informacin.
Estas recomendaciones dadas desde el Archivo Universitario pretenden ayudar al personal a
crear mensajes ms consistentes, a gestionarlos de forma apropiada y eficaz, reduciendo el
riesgo de prdida de informacin que podra ser importante para la propia institucin.
An sin validez jurdica plena, la informacin que nos da un correo electrnico puede ser
esencial para el buen funcionamiento de la Universidad de Sevilla, por ello que se
recomienda seguir unas pautas bsicas para aquellos mensajes que puedan formar parte de
un procedimiento administrativo:
Si es posible, no deben utilizarse para sustituir documentos que trasladen decisiones
o que afecten a derechos y deberes de los administrados o de la propia Universidad.
Para garantizar la autenticidad e integridad de su mensaje, deben remitirse cifrados,
a ser posibles firmados digitalmente, y solicitar acuse de recibo como prueba de que
se ha ledo el mismo.
Deben usarse los correos institucionales, nunca los personales.

7.1. Cmo determinar si un mensaje de correo electrnico es un documento


de archivo?
Los mensajes de correo electrnicos son considerados documentos de archivo cuando son
enviados o recibidos como resultado de una funcin administrativa, docente o investigadora
de una institucin, en este caso universitaria, es decir, cuando evidencian una actividad de la
misma o se utilicen como apoyo en un procedimiento administrativo. Por tanto estos
mensajes debern ser gestionados como el resto de los documentos administrativos
producidos por esta institucin.
Para determinar si un e-mail es un documento de archivo, debemos contestar
afirmativamente a las siguientes preguntas:
1. Est el mensaje relacionado con mis funciones o actividades propias dentro de la
Universidad?
2. Forma parte de un expediente abierto?
3. Contiene informacin til para mi trabajo?
21

Son ejemplos de mensajes electrnicos considerados documentos de archivo:


-

Polticas y directrices de la institucin.

Circulares, memorandos relacionados con actividades propias de la institucin

Informes finales, recomendaciones, memorias planes de trabajo, agendas, actas.

Correspondencia relacionada con actividades administrativas.

Cualquier documento que inicia, tramita, autoriza o completa una actividad


administrativa.

Por el contrario, no se consideran documentos de archivo:


-

Mensajes personales.

Spam.

Informacin no solicitada (informacin de cursos, artculos, etc.).

7.2. Recomendaciones para su emisin


Para una eficaz gestin de los mensajes de correo electrnico, es importante crear mensajes
unvocos. Para ello se recomienda en su creacin:
Identificar perfectamente el emisor.
Identificar claramente el destinatario principal, es decir, quin debe actuar o decidir
sobre el mensaje. Los destinatarios secundarios (CC) son quienes reciben el mensaje
slo con fines informativos.
Evitar el uso de destinatarios ocultos (CCO, BCC), ya que un documento
administrativo debera incluir el listado de aquellos a los que se les ha enviado.
Utilizar siempre la direccin de correo completa de los destinatarios.
Identificar de forma clara y concisa el asunto del mensaje, haciendo referencia al
expediente al que pertenece (facilitar el archivado y bsqueda del expediente). En
cada mensaje, hacer referencia a un nico asunto.
Identificar la urgencia o importancia del mensaje.
Activar la opcin de notificacin de recepcin, en caso necesario.

22

Escribir mensajes breves, explicando de forma clara el objeto del mismo y la accin
que se requiere.
No incluir en el texto informacin o referencias personales.
Informar si se incluye documentacin aneja (adjuntos).
Avisar de errores en la recepcin.
Utilizar el pie de firma institucional, si existe, y en todo caso, identificar el remitente:
nombre y apellido, puesto de trabajo, rea, servicio o unidad a la que pertenece,
telfono, fax, correo electrnico.
Evitar enviar documentos adjuntos siempre que se pueda incluir la informacin en el
cuerpo del mensaje.
Si el documento adjunto puede ser consultado en una pgina web, intranet o
servidor comn, es mejor proporcionar el enlace dentro del cuerpo del mensaje.
Aunque en los mensajes de correo se puede adjuntar documentos en cualquier
formato, se recomienda utilizar formatos abiertos y estndares, as como tamao
adecuado. Hay que asegurarse que la persona que lo recibe pueda leerlo.
No modificar el texto original en la respuesta.

7.3. Recomendaciones para su organizacin y archivo


Como el resto de los documentos administrativos, los mensajes de correo deben ser
gestionados en un corto plazo e incorporarlos al expediente correspondiente al que
pertenece, ya sea en papel o en electrnico, y para ello se recomienda:

Incorporar al trabajo diario la gestin de los mensajes de correo, tanto los de la


bandeja de entrada como los de la salida.

Una vez enviado o recibido un mensaje, establecer su valor, y decidir su destino final:
o Si el mensaje no tiene valor administrativo y no est relacionado con una
actividad o funcin propia de la unidad, se ha de eliminar una vez ledo o enviado,
o conservar slo mientras permanezca el valor informativo.
o Si son producidos en la plataforma de tramitacin electrnica de procedimientos,
queda incorporados en dicha tramitacin y archivado en su correspondiente
expediente electrnico.

23

o Si no forma parte de expedientes tramitados electrnicamente en dicha


plataforma, se deben archivar en un rbol de directorio de carpetas y subcarpetas
elaborados sobre la base de los procedimientos de la unidad. Tambin puede
archivarse temporalmente en la propia aplicacin de correo, creando una
estructura de carpetas y subcarpetas.
o Se recomienda crear una carpeta denominada personal para archivar los
mensajes de carcter personal y otra denominada informacin para aquellos
mensajes exclusivamente informativos y publicitarios. Ambas carpetas se
conservarn temporalmente.
o Si forman parte de la tramitacin de expedientes formados por documentos en
papel, se debe imprimir y guardar en el expediente correspondiente. Una vez
impreso se eliminar el correo.
o Los mensajes enviados a varias personas, slo sern conservados por el emisor y
el receptor principal, si lo hubiera, el resto lo podrn eliminar.
o El emisor debe conservar el mensaje original enviado, la lista de los destinatarios
y todas las repuestas.
o En el caso de mensajes envo-respuesta, conservar el ltimo que incluya la cadena
de mensajes anteriores.
o Realizada la accin correspondiente al mensaje, se debe decidir su fin ltimo, es
decir, su eliminacin o conservacin, temporal o permanente. Su ciclo de vida
estar regulado por los criterios de conservacin del expediente al que
pertenezca.

8. RECOMENDACIONES PARA ORDENACIN ALFABTICA

Se sigue el orden el orden alfabtico espaol.

La ch y la ll no se consideran letras del alfabeto. Se ordenan en la c y en la l


respectivamente.

La alfabetizacin se realiza palabra por palabra y dentro de esta, letra por letra:
Ejemplos:
Cabeza Rodrguez, Lus
Cabrera Bentez, Roberto

24

Cceres Muoz, Francisco

La ordenacin alfabtica de nombres de persona se realiza por los apellidos, seguido del
nombre de la persona, separado por coma:
Apellido 1 Apellido 2, Nombre

Se posponen las preposiciones que preceden a los apellidos, vayan solas, acompaadas
del artculo o sean contraccin de preposicin y artculo.
Ejemplos:
Fuente, Pedro de la
Prada, Juan Manuel de la
Guzmn, Javier de
Toro, Ricardo del

Se anteponen los artculos sin preposicin que preceden al apellido, ya vayan solo o
unido a este, bien sea directamente o mediante guin.
Ejemplos:
Las Torres, Juan
Lafuente, Ricardo

La conjuncin y que suele unir apellidos se ignora en cualquier caso.

Si dos elementos dentro de un apellido se encuentran unidos por un guin, se


considerarn, a todos los efectos, como un solo apellido.
Ejemplos:
Fernndez-Mrquez Prez, Samuel
Lima Vzquez-gredos, Mara
Pris-Moreno Seco, Antonia

En el caso de apellidos que presenten partculas que no son preposiciones, artculos o la


combinacin de ambas, el punto de acceso se realizar bajo dicha partcula.
Ejemplos:
OHara, Scarlett

25

ODonell, Leopoldo

Se desarrollarn todos los nombres de personas o familias que aparezcan en forma


abreviada.
Ejemplos:
Martnez de la Rosa
y no Mtez. de la Rosa
Mara Dolores
Y no M Dolores

9. DOCUMENTO ADMINISTRATIVO ELECTRNICO


La ley 11 /2007, de 22 de junio, de acceso electrnico de los ciudadanos a los Servicios
Pblicos consagra la relacin con las Administraciones Pblicas por medios electrnicos
como un derecho de los ciudadanos y como una obligacin correlativa para tales
Administraciones.
Las Administraciones Pblicas podrn emitir validamente por medios electrnicos los
documentos administrativos a los que se refiere el artculo 46 de la Ley 30/1992, de Rgimen
Jurdico de las Administraciones Pblicas y del Procedimiento Administrativo Comn,
siempre que incorporen una o varias firmas electrnicas conforme a lo establecido en la
Seccin 3. del Captulo II de la presente Ley.
Los documentos administrativos incluirn referencia temporal (sello de tiempo), que se
garantizar a travs de medios electrnicos cuando la naturaleza del documento lo requiera.
Los documentos administrativos electrnicos son los emitidos por medios electrnicos,
informticos y telemticos, y gozan de la validez y eficacia de documento original siempre
que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservacin, y en su caso, la
recepcin del interesado.
Un documento electrnico est compuesto de varios elementos:

Contenido, entendido como el conjunto de datos en que se sustancia la informacin


de un documento electrnico.
Firma electrnica avanzada basada en un certificado reconocido que:
o Permite detectar cualquier cambio ulterior de los datos firmados.

26

o Est vinculada al firmante de manera nica y a los datos a los que se refiere.
o Y ha sido creada por medios que el firmante puede mantener bajo su
exclusivo control.
Metadatos, es decir, datos del documento sobre algunas de sus caractersticas (firma,
sellado de tiempo, formato, productor, ttulo, etc) y sobre su contextualizacin
dentro del expediente electrnico al que pertenece. Estos datos contribuyen al valor
probatorio y fiabilidad de ste a lo largo del tiempo como evidencia electrnica de las
actividades y procedimientos.
Trazas (modificaciones, accesos)

Los esquemas de metadatos son el elemento clave de los sistemas de gestin de los
documentos electrnicos. Todos los documentos desde el momento de su captura deben
quedar identificados y tener asociada informacin adicional que permita su identificacin y
garantice su autenticidad, fiabilidad, integridad, conservacin, comprensin y disponibilidad
a lo largo del tiempo, es decir tanto en el transcurso del trmite como una vez concluido y
durante todo el tiempo que debe ser conservado.
Dependiendo de su funcin informativa estos metadatos pueden ser de tres tipos:
Metadatos descriptivos:
Aportan informacin contextual sobre los procesos de trabajo, las relaciones entre los
documentos, etc. Abarcan los datos relativos a autor, fecha de produccin, ttulo, tipologa,
nivel de descripcin, resumen, palabras clave. Son necesarios para la recuperacin, para
entender los documentos en su verdadero contexto y por razones de autenticidad.
Metadatos de preservacin:
Se aaden para facilitar la gestin de los documentos, el control intelectual y fsico tras su
Creacin. Necesarios para identificar y recuperar la informacin. Se dirigen a aspectos tales
como la ltima revisin, fecha de transferencia al archivo, condiciones de acceso, valoracin,
etc.
Metadatos tcnicos:
Agregan informacin sobre formatos, estructuras y vnculos de los documentos conservados.
Son necesarios para comprender y procesar los documentos, y facilitar la recuperacin de la
informacin. Por Ej.: soporte tecnolgico (programa, sistema, formato, versin, tamao,
resolucin, esquema de codificacin), acceso (definicin del nivel de seguridad del
documento, definicin de usuarios que tienen acceso), integridad de firma digital
(responsable de la firma, autenticacin de la firma, fecha/hora), eventos (identificador del

27

evento, fecha/hora, descripcin del evento, responsable del evento), relacin (tipo de
relacin, documentacin relacionada), etc.

9.1. El Documento Digital:


El anexo del R.D. 4/2010, de 8 de enero, por el que se regula el Esquema Nacional de
Interoperabilidad en el mbito de la Administracin electrnica, define la digitalizacin como
el proceso tecnolgico que permite convertir un documento en soporte papel o en otro
soporte no electrnico en uno o varios ficheros electrnicos que contienen la imagen
codificada, fiel e ntegra del documento.
El objetivo final del proceso de digitalizacin es la creacin de un documento electrnico,
entendido este como un objeto digital formado por la imagen electrnica obtenida, sus
metadatos y si procede la firma asociada al proceso de digitalizacin.
Ventajas que ofrece la digitalizacin: son muchas y tienen un impacto en diferentes aspectos
operacionales:

Permite almacenamiento de grandes volmenes de documentos en pequeos


dispositivos electrnicos.

Facilita la bsqueda, recuperacin y consulta de los documentos a travs de redes


informticas.

Permite la consulta simultanea a mltiples usuarios

Garantiza la custodia adecuada de los documentos en papel para preservarlos de la


constante manipulacin

Permite reducir el almacenamiento de documentos en costosos espacios de oficina.

Uno de los problemas de los documentos digitales, por ejemplo una hoja de clculo, un mail,
un documento de Word, etc, es que son fcilmente alterables, es decir, que pueden ser
modificados en su contenido. Otro inconveniente es el de la imposibilidad de conocer con
certeza quin fue el autor de dichos documentos. Estos son dos obstculos importantes a la
hora de asignarle valor jurdico a la informacin digitalizada.
Ser necesario disponer de un entorno seguro en relacin con la autenticacin digital,
vale decir, con la posibilidad de certificar tanto el contenido como la autora del
documento digital".

28

En la prctica existen diversos mtodos para firmar documentos digitalmente.

Algunos son muy sencillos (insertar la imagen escaneada de una firma manuscrita en
un documento creado con un procesador de texto), pero no permiten otorgarle
validez jurdica a esa firma.
Otros son muy avanzados, como la firma digital que utiliza la "criptografa de clave
pblica", que veremos ms adelante.

Para tener validez jurdica, las firmas digitales deben permitir:


1) Certificar quien es el autor de la informacin digital contenida en el documento
(autenticacin de autora).
2) Certificar que la informacin no fue modificada luego de ser firmada (autenticacin de
integridad).

9.2. La firma electrnica:


La firma electrnica es un concepto jurdico, equivalente electrnico al de la firma
manuscrita, donde una persona acepta el contenido de un mensaje electrnico a travs de
cualquier medio electrnico vlido.
Segn la Ley 59/2003, de firma electrnica, es el conjunto de datos en forma electrnica,
consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de
identificacin del firmante.
La misma ley define tres tipos de firma:

Simple. Datos que puedan ser usados para identificar al firmante (autenticidad).

Avanzada. Adems de identificar al firmante permiten garantizar la integridad del


documento y la integridad de la clave usada utilizando para ello un dispositivo seguro
de creacin de firma, el DNI electrnico.

Reconocida. Es la firma avanzada y amparada por un certificado reconocido


(certificado que se otorga tras la verificacin presencial de la identidad del firmante)

La firma electrnica reconocida tendr respecto de los datos consignados en forma


electrnica el mismo valor que la firma manuscrita en relacin con los consignados en
papel (art. 3.4).

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Cualquier documento electrnico que no est autentificado electrnicamente tendr la


consideracin de borrador. No obstante, los informes de gestin, memorias, anuarios,
circulares que utilicen las administraciones para informar a sus empleados, etc. con carcter
meramente informativo podrn omitir la firma, siempre que quede constancia del autor del
documento y del nmero de la versin, cuando proceda.

9.3. Copias autnticas:


En la gestin de documentos, cabe contemplar tres grados de perfeccin de un documento:
Borrador: en el entorno electrnico se interpretara como las diferentes versiones previas a
la versin definitiva validada.
Original: documento definitivo, genuino, que se remonta a su autor y que ha sido validado
por ste. El documento original sera eficaz por s mismo, sin referencia a otro documento
anterior.
Copia: nuevo documento, reproduccin del original, y con diferentes grados de perfeccin,
en relacin con su finalidad y con su aproximacin al original.
En sentido estricto, una copia es el duplicado de un objeto, resultante de un proceso de
reproduccin. Ahora bien, este duplicado puede ser resultado de distintas intencionalidades,
finalidades o mtodos, existiendo por tanto distintos tipos de copia.
Una copia autntica es un nuevo documento, expedido por una organizacin con
competencias atribuidas para ello, con valor probatorio pleno sobre los hechos o actos que
documenta, equivalente al documento original. La copia autntica acredita la autenticidad
de la copia desde la perspectiva de su identidad con el original, y tiene efectos certificantes
en cuanto que garantiza la autenticidad de los datos contenidos.
Los efectos de las copias autnticas de documentos pblicos no se limitan al marco de un
procedimiento administrativo determinado, sino que tienen la misma validez y eficacia que
los documentos originales produciendo idnticos efectos frente a las organizaciones y los
interesados.
La copia autntica puede consistir en la transcripcin del contenido del documento original o
en una copia realizada por cualesquiera medios informticos, electrnicos o telemticos.
Adems en cada copia generada por una organizacin perteneciente a la Administracin
General del Estado, debe figurar la acreditacin de su autenticidad identificando la
organizacin que la expide y la persona responsable de tal expedicin.
En las copias electrnicas, estas caractersticas se reflejan en el documento a travs de la
firma y los metadatos.

30

Atendiendo a lo anterior, las caractersticas y requisitos generales que deben cumplir las
copias electrnicas autnticas en general se definen en el apartado III de la NTI (Normas
Tcnicas de Interoperabilidad).
Caractersticas generales de las copias electrnicas autnticas:

Las copias electrnicas generadas que, por ser idnticas al documento electrnico
original no comportan cambio de formato ni de contenido, tendrn la eficacia jurdica
de documento electrnico original.

Las copias autnticas se expedirn a partir de documentos con calidad de original o


copia autntica.

Las copias electrnicas autnticas sern nuevos documentos electrnicos que


incluirn total o parcialmente el contenido del documento sobre el que se expiden y
que cumplirn con lo establecido en la Norma Tcnica de Interoperabilidad de
Documento electrnico.

El valor de cada uno de los metadatos mnimos obligatorios del documento


electrnico copia ser asignado en funcin de las caractersticas propias de cada
metadato y de las propiedades especficas del documento bajo la responsabilidad del
rgano u Organismo que lo expide.

La relacin entre la copia electrnica autntica y el documento origen se reflejar en


los metadatos del documento electrnico copia a travs del metadato Identificador
del documento origen que tomar el valor del identificador de aqul.

Las copias electrnicas autnticas sern firmadas mediante alguno de los sistemas de
firma previstos en los artculos 18 19 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso
electrnico de los ciudadanos a los Servicios Pblicos.

Tipos de copias autnticas:


Copias autnticas electrnicas

Cuando el documento original es en soporte papel: las copias que se general


mediante un procedimiento de digitalizacin segura, es decir cumplan los requisitos
del art. 30 de la Ley 11/2007, se consideran copias autnticas, por lo que tienen la
misma validez que los originales en papel.

Cuando el documento original es electrnico: se considera copia autntica siempre


que el documento electrnico original est en posesin de la administracin y que la
informacin de firma electrnica, y en su caso, de sello de tiempo permitan
comprobar la coincidencia con dicho documento.

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Copias autnticas en papel


Las copias realizadas en soporte papel de documentos firmados electrnicamente se
consideran autnticas siempre que incorporen la impresin de un cdigo generado
electrnicamente u otro sistema de verificacin, que permita contrastar su autenticidad
mediante el acceso a los archivos electrnicos de la Administracin Pblica, organismo o
entidad emisora.

Soporte

Soporte

ADMON.

ADMON.

ELECT.

ELECT.

CIUDADANO

ADMON.

ELECT.

ELECT.

ADMON.

ADMON.

ELECT.

ELECT.

SI

CIUDADANO

AQDMON.

ADMON.

ELECT.

SI

PAPEL

ELECT.

CIUDADANO

CIUDADANO PAPEL

ELECT.

ADMON.

ADMON.

ELECT.

PAPEL

CIUDADANO

ADMON.

ELECT.

PAPEL

Generado
por

localizacin

Cambio de
formato?

DOCUMENTO
OBTENIDO

DOCUMENTO ORIGEN

ADMON/CIUDADANOS ADMON.

32

TIPO DE COPIA

No es una copia
autntica. Si no hay
cambio de contenido ni
de
formato,
el
documento
obtenido
debe tratarse como una
representacin
del
documento electrnico
original.
Es
un
documento original
Copia
electrnica
autntica con cambio
de formato
Copia
electrnica
autntica
de
documento papel. Es
necesario aplicar un
proceso
de
digitalizacin.
Copia papel autntica
de documentos pblicos
administrativos
electrnicos.