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3.

MODELO DE SEGUIMIENTO Y CONTROL DEL PDI

Para el seguimiento y control del PDI se dise una metodologa adecuada que permite a la
Institucin, a travs de la Coordinacin del Plan de Desarrollo Institucional, disponer de informacin
confiable, til y oportuna.
Partiendo del hecho de que el PDI es un documento indicativo, flexible y dinmico, adoptado como
marco orientador y programa de trabajo para los prximos cinco (5) aos, con una visin a diez (10)
aos, es necesario poder monitorear y evaluar de manera correcta la ejecucin de sus proyectos e
indicadores.
CONTENIDO:
LINEAMIENTOS PARA SEGUIMIENTO AL PDI
ESQUEMA ORGANIZACIONAL PARA SEGUIMIENTO AL PDI
SEGUIMIENTO A PROYECTOS
SEGUIMIENTO A INDICADORES

LINEAMIENTOS PARA EL SEGUIMIENTO AL PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL


Este documento tiene como objetivo, presentar a la comunidad universitaria, el modelo
desarrollado para dar seguimiento y control al Plan de Desarrollo Institucional. Por
consiguiente, contempla la metodologa empleada, el procedimiento para el seguimiento y
evaluacin del grado de avance de los proyectos e indicadores y la difusin de los resultados,
entre otros aspectos.

ESQUEMA ORGANIZACIONAL PARA SEGUIMIENTO AL PDI


Las actividades de seguimiento del PDI requieren de una comunicacin permanente con todas
las unidades que intervienen de manera directa e indirecta en el proceso, a saber: Facultades,
Centros Regionales, Centros de investigacin y unidades administrativas. Estas unidades estn
en contacto con la Coordinacin del PDI en funcin de los roles que desempean, ya sea como
Unidad Coordinadora o como Grupo de Apoyo, para cumplir los objetivos estratgicos y los
proyectos e indicadores asociados para las reas de docencia, investigacin, extensin y
gestin.
1

Esquema Organizacional para el Seguimiento al PDI.


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REAS DEL PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL


-

rea de Docencia

rea de Investigacin

rea de Vinculacin con el Entorno y Extensin Universitaria

rea de Gestin

DIRECTORIO DE ENLACES PDI


De manera especfica, cada proyecto tiene una Unidad Coordinadora para la ejecucin del mismo y un
grupo de apoyo. A su vez, para los indicadores se han definido responsables, en concordancia con los
proyectos en las reas del PDI, es decir el sector docencia, investigacin, extensin universitaria y
vinculacin con el entorno, y gestin. Para facilitar la comunicacin entre las distintas unidades y
personas involucradas en el proceso, se ha diseado el Directorio de Enlaces PDI, el cual muestra los
respetivos enlaces en las Facultades, Centros Regionales, Centros de Investigacin y Unidades
Administrativas. Este directorio permite agilizar la comunicacin, logrando que cada participante del
Plan de Desarrollo Institucional, con un solo documento, cuente con la informacin para dirigir sus
consultas a los enlaces y grupos de apoyo.

SEGUIMIENTO A PROYECTOS
La ejecucin de los proyectos del PDI est a cargo de las Unidades Coordinadoras y los respectivos
Grupos de Apoyo. La Coordinacin del PDI mantiene comunicacin con todos los involucrados, con la
finalidad de proveer los formatos diseados para esta actividad de seguimiento, brindar apoyo y
recibir los informes de avances correspondientes, tal como puede apreciarse en el siguiente modelo.

Modelo de Seguimiento a los Proyectos PDI.


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El seguimiento de Proyectos requiere hacer uso de la Ficha de los Proyectos y los formatos
relacionados con los cronogramas de actividades y recursos.

FICHAS DE PROYECTOS: Forman parte de los productos de la elaboracin de PDI y


constituyen un insumo de informacin valiosa para todos los involucrados en la ejecucin
de los proyectos.

Modelo de Ficha de Proyecto.

FORMATOS PARA EL SEGUIMIENTO DE PROYECTOS


o Informe de Seguimiento de Proyectos segn Cronograma
Como punto de partida para el seguimiento de los proyectos, se utiliza este formato,
en el cual la Unidad Coordinadora del Proyecto presenta el cronograma esperado para
ejecutar el proyecto, identificando claramente las actividades a ejecutar y sus
respectivos perodos de ejecucin. Este mismo formato se utiliza para reportar, de
manera trimestral, el grado de avance del proyecto (porcentajes programados y
ejecutados), limitaciones (econmicas, fsicas, humanas), adjuntar las evidencias y
registrar comentarios generales.
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UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE PANAM


Plan de Desarrollo Institucional 2013-2017
Informe de Seguimiento de Proyectos segn Cronograma
Perodo:
Proyecto:
Unidad
Coordinadora:

Funcionamiento

No.

Actividades

Presupuesto
Inversin

100%

2013
Total

Inicio

Final

1 Actividad 1
2 Actividad 2
3 Actividad 3

n Actividad n

% E
s
A t
v i
a m
n a
c d
e o

Reporte de Seguimiento
L
i
m
i
t
a

c
i
o
n
e
s

Prog. vs Ejec.

I Trimestre

II Trimestre

ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL

2014
III Trimestre

IV Trimestre

I Trimestre

II Trimestre

AGO SEP OCT NOV DIC ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL

2015
III Trimestre

IV Trimestre

I Trimestre

II Trimestre

2016
III Trimestre

AGO SEP OCT NOV DIC ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL

IV Trimestre

I Trimestre

II Trimestre

AGO SEP OCT NOV DIC ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL

2017
III Trimestre

IV Trimestre

I Trimestre

II Trimestre

AGO SEP OCT NOV DIC ENE FEB MAR ABR MAY JUN JUL

III Trimestre

IV Trimestre

AGO SEP OCT NOV DIC

Programada
Ejecutada
Programada
Ejecutada
Programada
Ejecutada
Programada
Ejecutada
Programada
Ejecutada
Programada
Ejecutada
Programada
Ejecutada
Programado por
perodo
Programado
acumulado
Logrado por perodo
Logrado Acumulado
Desviacin
Acumulada
Limitaciones
Econmicas
Limitaciones Fsicas

Limitaciones
Humanas
Documentos Adjuntos como
Evidencias
Comentarios Generales Adicionales

Modelo de Cronograma de Proyectos.

o Requerimientos para ejecucin de actividades de Proyectos PDI

Este formato se utiliza para identificar y registrar los requerimientos anuales para dar
cumplimiento a las actividades del proyecto, segn cronograma presentado a la
Coordinacin del PDI. Por lo tanto, requiere registrar los requerimientos de acuerdo al
grupo de gasto, segn el Manual de Clasificaciones Presupuestarias del Gasto Pblico del
Ministerio de Economa y Finanzas (Servicios Personales, Servicios No Personales,
Materiales y Suministros, Maquinaria y Equipo).

o Recursos utilizados en la Ejecucin de Proyectos PDI

Este formato se utiliza para identificar y registrar los recursos utilizados para dar
cumplimiento a las actividades desarrolladas durante cada semestre. Requiere registrar
los recursos utilizados de acuerdo al grupo de gasto, segn el Manual de Clasificaciones
Presupuestarias del Gasto Pblico del Ministerio de Economa y Finanzas (Servicios
Personales, Servicios No Personales, Materiales y Suministros, Maquinaria y Equipo).

A continuacin se ilustran los formatos utilizados para estos reportes.

UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE PANAM


PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL 2013-2017
REQUERIMIENTOS PARA EJECUCIN DE ACTIVIDADES DE PROYECTOS PDI
Cdigo del Proyecto: ____________

Unidad Ejecutora:
Nombre del Proyecto:
Objetivo Estratgico:
Resultado Esperado:
DETALLE DE REQUERIMIENTOS POR ACTIVIDAD, AO: 2014
No.

Actividad

Actividad No.1

Actividad No.2

Actividad No.3

Actividad No.4

Actividad No.5

Periodo de Ejecucin
Final
Inicio
(dd/mm/aa)
(dd/mm/aa)

Cantidad

Costo Unitario
(B/.)

Totales

Servicios
Personales

B/. 0.00

Monto en B/. por Grupo de Gasto


Materiales y
Servicios No
Suministros
Personales

B/. 0.00

B/. 0.00

Maquinaria y
Equipo

B/. 0.00

Total x
Actividad (B/.)

B/. 0.00

(b) PROGRAMADO EN FICHA DE PROYECTO PDI:

0.00
0.00

DIFERENCIA (a-b):

0.00

(a) REQUERIMIENTOS TOTALES POR AO:

Detalle del Requerimiento segn


Grupo de Gasto

Responsable del proyecto en la


Unidad Coordinadora:
Cargo:
Fecha de reporte:

Coordinacin PDI

El monto se ajusta a lo presupuestado


Las actividades se enmarcan en lo programado
Observaciones:
Firma/Fecha:
Aprobado
Observaciones:

Rechazado

COMENTARIOS
SI
SI

NO
NO

Otro

Rectora
Firma/Fecha:
Programado para:
Observaciones:
Direccin de Presupuesto
Firma/Fecha:

Modelo de Formato de Requerimientos para ejecucin de actividades de Proyectos PDI.

UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE PANAM


PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL 2013-2017
RECURSOS UTILIZADOS EN LA EJECUCIN DE PROYECTOS PDI
Unidad Ejecutora:
Nombre del Proyecto:
Objetivo Estratgico:
Resultado Esperado:

Cdigo del Proyecto: ____________

DETALLE DE LOS RECURSOS UTILIZADOS POR ACTIVIDAD, I SEMESTRE 2013


Periodo de Ejecucin
No.

Actividad

Actividad No. 1

Actividad No. 2

Actividad No. 3

Actividad No. 4

Actividad No. 5

Inicio
(dd/mm/aa)

Final
(dd/mm/aa)

Fuente de
Financiamiento

Monto en B/. por Grupo de Gasto


Cantidad

Costo Unitario
(B/.)

TOTALES POR OBJETO DE GASTO


GRAN TOTAL

Servicios
Personales

Servicios No
Personales

Materiales y
Suministros

Maquinaria y
Equipo

B/. 0.00

B/. 0.00

B/. 0.00

B/. 0.00

(Funcionam iento,
Inversin, Ingresos
Propios o Recursos
Externos)

Observaciones

B/. 0.00

Responsable del proyecto


en la Unidad Coordinadora:
Cargo:
Fecha de reporte:

Modelo de Formato para el reporte de Recursos Utilizados en la ejecucin de proyectos del PDI.

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SEGUIMIENTO A INDICADORES

Los indicadores, en concordancia con los proyectos asociados a los mismos, tienen unidades
responsables para proveer los datos necesarios a la Coordinacin del PDI. Para facilitar los clculos,
los indicadores han sido segregados en funcin de las variables que componen las frmulas
respectivas, por lo que dependiendo del alcance de los mismos, se requiere obtener informacin de
las Facultades, Centros Regionales, Centros de Investigacin y Unidades Administrativas.

La

Coordinacin del PDI mantiene comunicacin con todos los involucrados, con la finalidad de proveer
los formatos diseados para esta actividad de seguimiento, brindar apoyo y recibir los datos de las

INVESTIGACIN

DOCENCIA

variables de los indicadores, tal como puede apreciarse en el siguiente modelo.

GRUPO DE APOYO

FACULTADES y CENTROS
DE INVESTIGACION

OTRAS
UNIDADES

RESPONSABLE DE
INDICADORES DE
DOCENCIA

COORDINACIN
PDI

ANALIZA Y
ELABORA
REPORTES
PARA LA
TOMA DE
DECISIONES

GRUPO DE APOYO
CENTROS
REGIONALES

EXTENSIN
GESTIN

Datos de
variables
Clculo de
Indicadores
Directorio
PDI

GRUPO DE APOYO

Proyectos

Proyectos

Modelo de Seguimiento a los Indicadores.


El seguimiento de los indicadores requiere hacer uso de las Hojas de Vida de los Indicadores y los
formatos para el registro y reporte de variables y evidencias.
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HOJAS DE VIDA DE LOS INDICADORES: Forman parte de los productos de la elaboracin


de PDI y constituyen un insumo de informacin valiosa para todos los involucrados en
generar datos para el seguimiento de los indicadores.
UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE PANAM
PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL, 2013-2017

HOJA DE VIDA DE INDICADORES


INFORMACIN GENERAL DEL INDICADOR
Cdigo del Indicador:

Nombre del
Indicador:

Tipo de Indicador:

Definicin:

Objetivo del Indicador:

UNBICACIN DEL INDICADOR EN EL PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL (PDI)


Plan:
Lineamiento Estratgico:
Poltica:
Objetivo Estratgico:

SEGUIMIENTO DEL INDICADOR


Grupo de Apoyo para
generar los datos del
indicador:

Responsable de generar los


datos del indicador:
Alcance de la Meta del
Indicador:
Lnea Base (situacin actual):

Perodo de
Evaluacin:

Periodicidad de la
medicin:

Meta:

Unidad de medida:

CLCULO DEL INDICADOR

Aspectos Metodolgicos:

Fuente de los Datos:

Definicin de variables de la
frmula:

Frmula:

Fecha de Elaboracin:

Elaborado por:

Fecha de Actualizacin:

Actualizado por:

Modelo de Hoja de Vida de Indicadores.


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FORMATOS PARA EL SEGUIMIENTO DE INDICADORES:


o Registro de Informacin Fuente para Seguimiento de Indicadores (Reporte de
variables)
A travs de este formato, las unidades responsables de recopilar los datos de las variables
de los indicadores, deben reportar a la Coordinacin del PDI la informacin con los valores
(cifras cuantitativas) correspondientes. Dicha remisin, debe hacerse en funcin de la
frecuencia del monitoreo o medicin del indicador, a fin de contrastarlo con la meta
previamente establecida.
Universidad Tecnolgica de Panam
Plan de Desarrollo Institucional 2013-2017
Registro de Informacin fuente para Seguimiento de Indicadores

Indicador: 1
Nombre: Porcentaje de planes de estudios de pregrado y grado, revisados y actualizados, anualmente.
Unidad:
Direccin General de Planificacin Universitaria

No.

Variable
Nombre

Sede

2013

II

III

2014

IV

II

III

2015

IV

II

III

2016

IV

II

III

2017

IV

II

III

IV

1.1

PPprRy = N de Planes y
programas de pregrado
revisados en un ao y

Institucional

1.2

PPgRy = N de Planes y
programas de grado
revisados en un ao y

Institucional

1.3

PPprTy = N Total de
Planes y programas de
pregrado en un ao y

Institucional

1.4

PPgTy = N Total de
Planes y programas de
grado en un ao y

Institucional

Modelo de Formato para Reporte de Variables del Indicador No.1.


o Registro de Evidencias Asociadas a Indicadores
Adicionalmente a los valores de las variables de los indicadores, es imprescindible
contar con informacin que respalde las cifras suministradas. Este formato permite a
las unidades responsables de los indicadores, detallar informacin relevante de las
variables reportadas para el clculo de los indicadores. Esta informacin sirve como un
resumen de evidencias y respaldo de los datos ofrecidos a la Coordinacin PDI.
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UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE PANAM


PLAN DE DESARROLLO INSTITUCIONAL 2013-2017
REGISTRO DE DATOS PARA INDICADOR 1
Facultad

Nivel

Carreras de Pregrado y Grado

Revisada y Actualizada
Ao Base
2012
2013 2014 2015 2016 2017

Licenciatura en Ingeniera
Lic. en Ingeniera Agrcola
Lic. en Ingeniera Ambiental
Lic. en Ingeniera Civil
Lic. en Ingeniera Geomtica
Lic. en Ingeniera Geolgica
Lic. en Ingeniera Martima Portuaria
Licenciatura
Grado Lic. en Ciencias Bsicas de la Ingeniera
Licenciatura con Ttulo Intermedio de Tcnico en Ingeniera
Civil
Lic. en Dibujo Automatizado
Lic. en Edificaciones
Lic. en Operaciones Martimas y Portuarias
Lic. en Saneamiento y Ambiente
Lic. en Topografa
Licenciatura en Tecnologa
Lic. en Tecnologa en Riego y Drenaje
Tcnico en Ingeniera
Pregrado Tcnico en Ing. con Esp. en Carretera
Tcnico en Ing. con Esp. en Riego y Drenaje
Licenciatura en Ingeniera
Lic. en Ingeniera Elctrica y Electrnica
Lic. en Ingeniera Electrnica y Telecomunicaciones
Lic. en Ingeniera Electromecnica
Elctrica
Grado
Licenciatura con Ttulo Intermedio de Tcnico en Ingeniera
Lic. en Electrnica y Sistemas de Comunicacin
Lic. en Sistemas Elctricos y Automatizacin
Lic. en Electrnica Digital y Control Automtico
Licenciatura en Ingeniera
Lic. en Ingeniera Industrial
Lic. en Ingeniera Mecnica Industrial
Licenciatura con Ttulo Intermedio de Tcnico en Ingeniera
Industrial
Grado Lic. en Recursos Humanos y Gestin de la Productividad
Lic. en Logstica y Transporte Multimodal
Lic. en Mercadeo y Comercio Internacional
Lic. en Gestin Administrativa
Lic. en Gestin de la Produccin Industrial
Licenciatura en Ingeniera
Lic. en Ingeniera Aeronutica
Lic. en Ingeniera de Energa y Ambiente
Lic. en Ingeniera Mecnica
Lic. en Ingeniera de Mantenimiento
Lic. en Ingeniera de Naval
Licenciatura con Ttulo Intermedio de Tcnico en Ingeniera
Grado
Lic. en Mecnica Industrial
Lic. en Mecnica Automotriz
Mecnica
Lic. en Refrigeracin y Aire Acondicionado
Lic. en Soldadura
Licenciatura
Lic. en Administracin de Aviacin
Lic. en Admn. de Aviacin con opcin de Vuelo
Tcnico en Ingeniera
Tc. en Ing. de Mantenimiento de Aeronaves con Esp. en Avinica y Fuselaje
Pregrado Tc. en Ing. de Mantenimiento de Aeronaves con Esp. en Motores y Fuselaje
Tcnico
Tc. en Despacho de Vuelo
Licenciatura en Ingeniera
Lic. en Ingeniera de Sistemas de Informacin
Lic. en Ingeniera de Sistemas y Computacin
Grado Licenciatura con Ttulo Intermedio de Tcnico en Ingeniera
Sistemas
Computaci
Lic. en Informtica Aplicada a la Educacin
onales
Lic. en Desarrollo de Software
Lic. en Redes Informticas
Tcnico
Pregrado
Tcnico en Informtica para la Gestin Empresarial
Licenciatura en Ingeniera
Ciencias y
Lic. en Ingeniera en Alimentos
Grado
Tecnologa
Licenciatura con Ttulo Intermedio de Tcnico en Ingeniera
Lic. en Comunicacin Ejecutiva Bilinge

Modelo de Formato para Reporte de Evidencias Asociadas al Indicador No.1.


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CALENDARIO PARA ENTREGA DE VARIABLES


En virtud de que las metas establecidas para los indicadores no requieren la misma
frecuencia de medicin (trimestral, semestral o anual), se dise un calendario que
muestra las fechas en las cuales se espera que las diferentes unidades remitan la
informacin correspondiente a los datos de las variables de los indicadores. El mismo
muestra la semana del mes en el cual se espera recibir en la Coordinacin de PDI la
informacin de las unidades durante el perodo 2013-2017. Estas fechas estn
programadas en funcin de las metas establecidas en el Plan de Desarrollo
Institucional, tomando en cuenta procesos institucionales y la disponibilidad de los
datos.

UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE PANAM


PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL 2013-2017
CALENDARIO DE ENTREGA DE VARIABLES DE INDICADORES

Porcentaje de planes de estudios de


PPRprgy = Porcentaje de Planes y programas de pregrado y grado revisados
pregrado y grado, revisados y actualizados,
en un ao y
anualmente. (PPRprg).
Porcentaje de planes de estudios de
pregrado y grado, revisados y actualizados, PPprRy = N de Planes y programas de pregrado revisados en un ao y
anualmente. (PPRprg).

2013-2017

PDI

Institucional

1.1

DIPLAN

Institucional

Porcentaje de planes de estudios de


pregrado y grado, revisados y actualizados, PPgRy = N de Planes y programas de grado revisados en un ao y
anualmente. (PPRprg).

1.2

DIPLAN

Institucional

Porcentaje de planes de estudios de


pregrado y grado, revisados y actualizados, PPprTy = N Total de Planes y programas de pregrado en un ao y
anualmente. (PPRprg).

1.3

DIPLAN

Institucional

Porcentaje de planes de estudios de


pregrado y grado, revisados y actualizados, PPgTy = N Total de Planes y programas de grado en un ao y
anualmente. (PPRprg).

1.4

DIPLAN

Institucional

Modelo de Calendario para reportar las variables del Indicador No.1.

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III Sem

IV Sem

I Sem

II Sem

III Sem

Diciembre
IV Sem

I Sem

III Sem

..
IV Sem

I Sem

Febrero

II Sem

Enero

II Sem

Programacin de
Metas
Trimestrales

III Sem

No.
Unidad de la
Variable
Variable

IV Sem

Definicin de variables de la frmula

I Sem

Nombre del Indicador

II Sem

No.
Ind.