You are on page 1of 10

Naar het Buitenland

Stap 1: najaar: informatie verzamelen (UGent)
ALGEMEEN

Waar kan ik informatie vinden?

Met concrete administratieve vragen (bv. aanvraagformulier, beurzen, …)
over een Erasmus deelname kan je altijd terecht op de Afdeling Internationale
Betrekkingen.
Binnen je eigen faculteit en opleiding kan je terecht voor alle academische
vragen (compatibiliteit met je opleiding, inhoud van je stage ...) bij de FCIvoorzitter/medewerker.
Elk jaar in oktober organiseert de Afdeling Internationale Betrekkingen
de International Days. Hier verneem je alles wat je wil weten over een
internationaal avontuur TIJDENS of NA je studies … De mogelijkheden zijn ruimer
dan je denkt!
In het najaar organiseert elke faculteit een Infosessie over Erasmus. Ook hier
komen de Erasmus Traineeships aan bod.

Kan ik vrij kiezen wanneer ik op Erasmusstage kan gaan?
Nee, eerst en vooral moet je student zijn zowel in het jaar van aanvraag als het jaar
van mobiliteit. Bovendien moet je met je campus/ faculteit aftoetsen, tijdens welke
periode van je studie een buitenlandse stage toegelaten is. In sommige opleidingen
is het bij voorbeeld gebruikelijk om tijdens de derde bachelor op stage te gaan.
De Erasmus Traineeship is een onderdeel van je opleiding en staat gelijk met een
bepaald aantal ECTS credits. Na succesvolle afronding van je stage, worden deze
credits opgenomen in je Transcript of Records. Een Erasmus Traineeship telt dus mee
voor je diploma.

Kan ik zelf een bestemming kiezen?
Ja. Je kan een Erasmus Traineeship doen in elke private of publieke organisatie die
actief is op de arbeidsmarkt. Je kan zelf een stageplaats aanbrengen. Jouw FCIvoorzitter/medewerker kan je ook een lijst met stageplaatsen van studenten die
vóór jou nar het buitenland gingen.

Hoe lang duurt een Erasmus Traineeship verblijf?
Een stageverblijf duurt minimum 2 maanden (= 60 dagen) en maximaal 12
maanden (= 365 of 366 dagen). De exacte duur van je verblijf is relevant voor de
berekening van je beurs.
FINANCIEEL

tot nu toe hebben alle studenten recht op een Erasmusbeurs. Slovenië. De Europese landen worden onderverdeeld in drie groepen. Let wel: het recht op een beurs wordt mogelijks vanaf 2015-2016 herbekeken. Italië. Tsjechië. Voormalige Joegoslavische Republiek Macedonië (FYROM): 335 €. Turkije: 385 €. Kroatië. Groep 2: België. De reële kost van een Erasmus Traineeshipverblijf hangt af van het land en de stad waar je stage loopt. . dokters. Cyprus. kunnen hun eerste storting verwachten in de tweede helft van december. Noorwegen: 435 €. krijgen hun eerste beurs op het einde van de 2e verblijfsmaand. het type accommodatie. Griekenland. wordt het beursgeld bepaald afhankelijk van je bestemming. Portugal. Zweden. Finland. Moet ik in dat geval inschrijvingsgeld betalen aan de gastinstelling? Erasmusstudenten worden volledig vrijgesteld van het betalen van inschrijvingsgeld aan de gastuniversiteit. De Afdeling Internationale Betrekkingen is verantwoordelijk voor de uitbetaling van de Erasmusstagebeurs.. UK. Studenten die tijdens het eerste semester op mobiliteit vertrekken. Ook het kindergeld loopt gewoon door. beursgerechtigde studenten die vermindering van inschrijvingsgeld genieten. Studenten die pas in het tweede semester vetrekken. Roemenië. Duitsland. Polen. Hongarije.Behoud ik mijn studietoelage van de Vlaamse Gemeenschap als ik op Erasmusstage ga? Ja. Ierland. IJsland. behouden volledig dit recht tijdens hun buitenlands verblijf. Letland. Estland. Malta.    Groep 1: Denemarken. Groep 3: Bulgarije. …. Oostenrijk. waardoor je ook niet kan genieten van mogelijke voordelen van een gastinstelling: studentenresto’s. Sommige studenten doen een stage in een buitenlands universitair laboratorium. Frankrijk. Litouwen. Dit is de reden waarom een maandelijkse Erasmus Traineeshiptoelage iets hoger ligt dan de maandelijkse beurs voor Erasmus Studies. mits ze aan alle administratieve formaliteiten voldoen. Krijg ik automatisch een Erasmus Traineeshipbeurs? Ja. Nederland. Je bent echter geen student aan een gastinstelling. Spanje. . De Europese Commissie en de Vlaamse regering geven jaarlijks beurzen ter beschikking voor de Erasmusstagiairs. . Is een Erasmus Traineeshipverblijf duur? De Erasmus Traineeshipbeurs is geen allesomvattende beurs en dekt dus een deel van de extra kosten verbonden aan een stageverblijf. Luxemburg. de reiskosten. Tijdens je buitenlandse stage ben je nog steeds student bij hogeschool of universiteit.. Je blijft dus wel het inschrijvingsgeld aan je hogeschool/ universiteit in België betalen. Sinds de Erasmus + hervormingen. Liechtenstein. Slovakije.

caf.ugent. Erasmus Belgica (naar Franstalig België) of bestemmingen buiten Europa via de bilaterale raamakkoorden (BIRAKS). Hierin heeft je faculteit echter steeds het laatste woord.ugent.ugent. Application Form Een eerste belangrijk document is het Application Form.be/student/nl/studeren/naar-buitenland/procedure. Kan ik een tweede keer op Erasmus gaan? In theorie mag je een tweede Erasmus Traineeship doen op voorwaarde dat je opleiding/faculteit dit toestaat. dien je deze kandidatuur in bij je FCI-voorzitter/medewerker.htm) Stap 2: vanaf januari: aanvraag indienen Belangrijke deadlines Wanneer je je kandidaat wil stellen voor een bepaalde stageplaats. Tip: in Frankrijk kunnen Erasmusstudenten van een bijkomende beurs genieten dankzij het CAF (Caisse d’Allocations Familiales).  Je aanvraag moet je online aanmaken. Learning Agreement for traineeships  Het Learning Agreement for Traineeships (http://www. doctoraat) tot 12 maanden naar het buitenland mag mét beurs. (http://www.htm)  Maak een account aan. kan hier worden gevonden (http://www.fr/). De deadline voor het indienen van je kandidatuur ligt doorgaans ergens in de loop van januari of februari. 2.  Druk het formulier af wanneer het volledig is ingevuld en elektronisch is ingediend.doc) . Meer informatie over hoe je deze ondersteuning kan aanvragen. Het Erasmus + programma laat toe dat je per studiecyclus (bachelor.  De toepassing loodst je doorheen de verschillende stappen van het aanvraagformulier. Welke formulieren moet ik allemaal invullen voorafgaand aan mijn Erasmus Traineeship? 1.ugent.  Log je in.  Onderteken het formulier en leg het ter ondertekening voor aan je FCIvoorzitter/medewerker (http://www.be/student/nl/studeren/naar-buitenland/birak.be/student/nl/studeren/naar-buitenland/latraineeship. (http://www.htm) en aan de verantwoordelijke van je vakgroep/opleiding.ugent.be/nl/univgent/waarvoor-staat-ugent/internationalisering/fci. afhankelijk van de faculteit. master.Tip: zet een spaarplan op als je in het buitenland bent en ga zuinig om met je beurs. Andere mogelijkheden zijn Erasmus studies. (http://www.be/nl/univgent/waarvoor-staatugent/internationalisering/fci.htm) Het is mogelijk dat jouw faculteit op dit moment al een ingevuld en ondertekend Learning Agreement for Traineeships vraagt (zie verder).

de stagebegeleider en de FCI van je faculteit.   beschrijf je welke taken je zal vervullen tijdens je stage.htm) Wijzigingen aan dit Learning Agreement for Traineeships dienen zo snel mogelijk na vertrek te worden doorgegeven aan je FCI. wordt het Learning Agreement for Traineeships al gevraagd bij het indienen van je kandidatuur in januari of februari. . Ga in elk geval na welke de procedure is binnen jouw faculteit. Welke kennis en vaardigheden zal je verwerven? Wat zullen de resultaten van je stage zijn? Wie zal je opvolgen en hoe word je geëvalueerd? Je voorlopig Learning Agreement for Traineeships moet vóór je vertrek naar het buitenland goedgekeurd worden door je faculteit. Afhankelijk van faculteit.be/nl/univgent/waarvoor-staatugent/internationalisering/fci. Elke wijziging van het Learning Agreement for Traineeships moet ook opnieuw goedgekeurd worden door alle partijen en van de nodige handtekeningen voorzien worden. Het Learning Agreement for Traineeships wordt ondertekend door de stagiair.ugent. Het is de verantwoordelijkheid van de individuele student om VOOR de mobiliteit 1 kopie van dit document te bezorgen aan de Afdeling Internationale Betrekkingen en 1 aan de betrokken FCI (http://www.

Dit pakket bevat onderstaande documenten. rechten en plichten) van een Erasmus stagiair geëxpliciteerd. Erasmus + beurscontract Dit contract wordt ondertekend door de Afdeling Internationale Betrekkingen en de uitgaande student. 9000 Gent. Het geldt tevens als bewijs van jouw ErasmusTraineeshipdeelname. ‘Confirmation of Erasmus+ study period’ Zie verder.ugent. De student neemt zelf contact op met de stagebegeleider in het buitenland voor verdere afhandeling van de administratieve formaliteiten. http://www.uct. Afdeling Internationale Betrekkingen. Erasmus + Student Charter Elke Erasmusstudent Traineeshipstudent moet voor het vertrek naar het buitenland een Erasmus Traineeshipcontract ondertekenen.Stap 3 – administratieve verwerking aanvraag De facultaire FCI-voorzitter/medewerker verzamelt alle geselecteerde studenten en stuurt ze door naar de Afdeling Internationale Betrekkingen. Stap 4 – na de toelating door de stageplaats: start de voorbereidingen voor je verblijf Welke documenten krijg ik voor vertrek? De Afdeling Internationale Betrekkingen zal tijdens de eerste helft van juli een infopakket opsturen naar je domicilieadres. In het Erasmuscharter staan de noodzakelijke bepalingen (voorwaarden. Het beurscontract regelt de betaling van de beurs. Taalvoucher Goed voor 1 taalcursus aan het Universitair Centrum voor Talenonderwijs (zie verder). Sint-Pietersnieuwstraat 25. nuttig voor in je gastland.be/ Bevestiging Erasmusstatuut Een officiële brief die bevestigt dat je bent geselecteerd als Erasmus stagiair. Enkele tips en voorwaarden / . Gelieve 1 exemplaar getekend via de post terug te sturen naar Kelly Van Malderen.

Voor de ongevallenverzekering van de UGent-Erasmus Traineeshipstudent gelden dezelfde voorwaarden als wanneer de student aan de UGent les volgt.  Persoonlijke lichamelijke ongevallen: voor medische kosten indien je het slachtoffer wordt van een persoonlijk lichamelijk ongeval in het kader van stage-activiteiten of op weg van en naar stage-activiteiten. . dus NIET op weg van en naar stageactiviteiten.be/student/nl/studeren/administratie/verzekeringde UGent Afdeling Juridische Zaken en/of met de Afdeling Internationale Betrekkingen.be/ Enkel voor het cursusmateriaal wordt een beperkte bijdrage gevraagd. Neem contact op met het UCT voor het aanbod van talencursussen. en je dus geregistreerd bent als Erasmus Traineeship beurshouder bij de Afdeling Internationale Betrekkingen. Meer informatie over verzekering vind je op de website van de Afdeling Juridische Zaken http://www. http://www.Praktische zaken Moet ik zelf een kot zoeken in het buitenland? Een kot zoeken is je eigen verantwoordelijkheid. repatriëring en dergelijke indien studenten buitenlandse verplaatsingen doen in het kader van universitaire activiteiten. kan je een taalvoucher ontvangen.ugent.ugent.be/student/nl/studeren/administratie/verzekering of via jouw privé verzekering. Pas op! De Europese Ziekteverzekeringskaart is niet geldig in Turkije. Met deze voucher kan je gratis één taalcursus volgen aan het Universitair Centrum voor Talenonderwijs (UCT).  Reisbijstand: voor medische kosten. Je moet hiervoor ingeschreven zijn op de rol van de UGent voor het nieuwe academiejaar.uct.ugent. Gevallen waarvoor je via de UGent verzekerd bent:  Burgerlijke aansprakelijkheid: ingeval je in het kader van stage-activiteiten schade zou berokkenen aan derden. http://www.uct.ugent. Gelieve bij ongeval tijdens je universitaire activiteiten aan de gastinstelling onmiddellijk contact op te nemen met http://www. moet je je vóór het vertrek naar het buitenland tijdig informeren bij je ziekenfonds om zo de formaliteiten te kennen die moeten vervuld worden om teruggave van de ziektekosten in het buitenland te bekomen en de ‘Europese Ziekteverzekeringskaart’ – herkenbaar aan de blauwe kleur – te bekomen.be/student/nl/meer-danstuderen/huisvesting/kot/studenten/kamerdoorverhuren Kan ik mijn taalkennis bijschaven aan het Universitair Centrum voor Talenonderwijs alvorens ik naar het buitenland vertrek? Van zodra je Application Form goedgekeurd is.ugent. Via OASIS Attestering.be/open-aanbod Ben ik verzekerd tijdens mijn verblijf in het buitenland? Wat de ziekteverzekering betreft. http://www.be kun je een certificaat afprinten als verzekeringsbewijs.ugent. Wees steeds alert voor fraude bij je zoektocht! Wil je je eigen kot verhuren tijdens je buitenlands avontuur? Raadpleeg dan volgende website.

Kan ik mijn aanmelding als Erasmus Traineeshipstudent intrekken? Je kunt in principe je kandidatuur voor een buitenlandse stage intrekken mits je een ernstige reden hebt. Schrijf een gemotiveerde mail naar de Afdeling Internationale Betrekkingen en je FCI-voorzitter/medewerker met de mededeling dat je je aanmelding intrekt en waarom. .

In het geval van diefstal van je identiteitskaart of paspoort. vind je op de website van het Belgisch Ministerie van Buitenlandse Zaken. bel meteen naar Doc Stop: 0032 2 518 21 23. bel meteen naar Card Stop: 0032 70 344 344.. De formaliteiten met betrekking tot visumaanvraag voor Turkije durven nogal eens wijzigen. Het is belangrijk te weten dat we enkel werken met je UGent e-mail adres. procedures. is het mogelijk dat je takenpakket moet worden bijgestuurd. Dit mag via fax +32 9 264 31 31 of via e-mail.Heb ik een paspoort of visum nodig? Door het vrij verkeer van personen binnen de EU-lidstaten en de EVA-landen. is het bezit van de identiteitskaart de enige formaliteit die bij een grensoverschrijding binnen de Europese Unie wordt gesteld. Neem tijdig contact op te nemen met de betrokken ambassade. Mogelijke wijzigingen in Learning Agreement for Traineeships doorgeven Na aankomst in je gastland. . Je laat het luik ‘arrival’ van jouw ‘confirmation of stay’ document invullen en ondertekenen door je stagebegeleider en je stuurt dit onmiddellijk terug naar de Afdeling Internationale Betrekkingen van de UGent. Geldzaken en douane Ga voor je vertrek na bij je bank of je bankkaart werkt in het land van bestemming.. Dit nummer is 24/24 bereikbaar. Je moet je bij de stedelijke bevolkingsdienst van je Erasmus bestemmingsplaats aanmelden voor de registratie in het vreemdelingenregister. Gedetailleerde informatie over ambassades. In dat geval moet je wijzigingen in je Learning Agreement for . Neem ook steeds kopieën van je belangrijke documenten mee. Vraag ook of je een visum met ‘multiple entries’ kan verkrijgen. Er bestaan echter geen algemene voorschriften over de documenten die daartoe moeten worden voorgelegd. Wanneer je naar Turkije op mobiliteit gaat. Tip: hou de aankoopbewijzen van goederen en producten die je wenst uit te voeren bij wanneer je het land wil verlaten. Binnen de Europese Unie gelden zeer soepele douaneregels. De Afdeling Internationale Betrekkingen zal je wellicht ook af en toe aanschrijven per e-mail voor de afhandeling van je dossier. verwachten we dat je je zo spoedig mogelijk aanmeldt bij je stagebegeleider. Document ‘Confirmation of Study Period / Arrival’ laten tekenen Eenmaal als je aankomt in het gastland. of zie ook volgende website. Dit nummer is 24/24 bereikbaar. is dit een pak strenger. Stap 5 – wat wordt van mij verwacht tijdens de buitenlandse studieperiode? Tijdens de buitenlandse stage hou je toch best contact met je faculteit. In geval van verlies of diefstal van je bankkaart.

doc .be/nl/univgent/waarvoor-staat-ugent/internationalisering/fci. Deze wijzigingen moeten ook steeds door http://www.htm de FCI-voorzitter/ medewerker worden goedgekeurd.Traineeships zo snel mogelijk na het begin van je mobiliteit doorgeven aan je faculteit.ugent.ugent. Wijzigingen doorvoeren kan via volgend formulier http://www.be/student/nl/studeren/naarbuitenland/latraineeship.

. zie de website van het Belgisch Ministerie van Buitenlandse Zaken. Eens alle formaliteiten in orde. Onder ‘end date of study period’ verstaan we de dag na je laatste stagedag. http://www. De informatie hierover wordt je automatisch toegestuurd na je opgegeven einddatum. De credits worden je toegekend op basis van de evaluatie door je stagebegeleider (zie verder). Dit evaluatiedocument heet het Transcript of Work for Traineeship. Deze credits zullen vermeld worden op je Transcript of Records en tellen dus mee voor je diploma. Transcript of WORK FOR TRAINEESHIP De evaluatie over je stage (=Transcript of Work for Traineeship) zal door je stagebegeleider worden opgestuurd naar de FCI van je faculteit.be/ Stap 6 – welke formaliteiten moeten er gebeuren na terugkeer? Confirmation of stay/departure Op het einde van je stageperiode moet je je gaan afmelden bij je stageplaats. Bij veiligheidsproblemen of verlies van identiteitspapieren.ugent. aarzel dan zeker ook niet om je FCI-voorzitter/medewerker http://www. In het geval van ernstige problemen. dien je zo snel mogelijk de Belgische ambassade/ het consulaat ter plaatse te contacteren. evenals ook de Afdeling Internationale Betrekkingen. Voor meer informatie hieromtrent.be/nl/univgent/waarvoor-staat-ugent/internationalisering te contacteren.Telt mijn stage mee voor mijn diploma? Je stageperiode in het buitenland wordt erkend als een vergelijkbare studieperiode aan de thuisinstelling. Je laat dan het tweede luik van het document ‘Confirmation of stay/departure’ invullen door je begeleider. Je stage telt voor een bepaald aantal ECTS credits. De resultaten van je stage worden vertaald in ECTS credits en opgenomen in je Transcript of Records. Studentenenquête Een allerlaatste administratie en verplichting voor de Afdeling Internationale Betrekkingen is het invullen van een online studentenenquête. Wat te doen in het geval van ernstige problemen? Wanneer je tijdens je stageverblijf problemen van welke aard dan ook ondervindt. spreek hier dan eerst over met je stagebegeleider.diplomatie. wordt de laatste beursmaand uitbetaald.