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Campanha de fomento criao e desenvolvimento

de arquivos pblicos municipais

Mais transparncia pblica, mais informao,


mais memria e mais cidadania

APRESENTAO

O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) est empreendendo uma campanha


de conscientizao e sensibilizao junto aos prefeitos, prefeitas e presidentes
de cmaras municipais para a criao de arquivos pblicos municipais.
Esta campanha, denominada Campanha de fomento criao e desenvolvimento de arquivos pblicos municipais, tem como objetivo principal informar
e sensibilizar as autoridades pblicas municipais e tambm os cidados acerca
da importncia dos arquivos pblicos para a boa governana, construo da memria e preservao da identidade histrica e cultural da comunidade local.
Outro objetivo da campanha estimular a implementao de programas de
gesto de documentos e informaes pblicas no mbito das prefeituras e das
cmaras de vereadores, com a finalidade de apoiar os municpios brasileiros a
tornar a administrao pblica municipal mais transparente e eficaz, garantindo
dessa forma o direito de acesso s informaes e servindo como instrumento
para o exerccio pleno da cidadania.
A implantao de polticas pblicas de gesto de documentos em esfera municipal condio indispensvel para que as administraes municipais garantam o acesso informao, o controle das finanas pblicas e a transparncia
administrativa, beneficiando diretamente, nesse processo, os municpios e seus
cidados.
A Constituio Federal de 1988, lei maior do Brasil, assegurou a todos os cidados
o direito a receber dos rgos pblicos informaes de seu interesse particular,
ou de interesse coletivo ou geral, que sero prestadas no prazo da lei, sob pena
de responsabilidade (art. 5, XXXIII). Tambm estabeleceu em seu art. 216, 2,
que cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela
necessitem.
A lei federal n 8.159, de 8 de janeiro de 1991, chamada de Lei de Arquivos, que
dispe sobre a Poltica Nacional de Arquivos, reafirmou os princpios constitucionais quanto obrigao do Estado de promover a gesto da documentao
governamental.
A lei n 12.527, de 18 de novembro de 2011, chamada de Lei de Acesso Informao, regulamentou o acesso a informaes pblicas no Brasil, dando mais um
importante passo para a consolidao da democracia no pas.

A Lei de Arquivos e a Lei de Acesso Informao so importantes instrumentos


para a gesto dos documentos pblicos e para a democratizao do acesso informao. Subordinam-se ao regime das citadas leis todos os rgos e entidades
pblicos dos trs poderes (Executivo, Legislativo e Judicirio), de todos os nveis
de governo: federal, estadual, distrital e municipal.
O municpio o ente da federao em que os cidados demandam mais diretamente e em maior volume os servios pblicos, e por isso eleva-se a responsabilidade da administrao pblica municipal para que consiga superar os desafios
e impactos da implementao da Lei de Acesso Informao nos servios prestados sua populao.
preciso entender que, para que o direito de acesso informao seja garantido, faz-se necessria a promoo e execuo de polticas de gesto, tratamento,
preservao e acesso aos documentos e informaes, sendo essas as atribuies
da instituio arquivstica em sua respectiva esfera de atuao, ou seja, responsabilidade do arquivo pblico municipal.
Portanto, imprescindvel que o poder municipal crie e estruture o seu arquivo
pblico municipal rgo de gesto indispensvel para o planejamento, controle, tomada de decises, transparncia, eficcia e efetividade da administrao
municipal, assim como um servio de informao que fornea aos seus cidados
instrumentos e meios para a defesa de seus direitos, assegurando, desta forma,
o cumprimento da Constituio Federal de 1988, da lei n 8.159, de 1991, e da lei
n 12.527, de 2011.
Aes cooperativas entre o Conselho Nacional de Arquivos
(CONARQ) e os municpios brasileiros
O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ), rgo central do Sistema Nacional
de Arquivos (SINAR), um rgo colegiado que tem por finalidade a formulao,
o monitoramento, a avaliao e a orientao normativa da poltica nacional de
arquivos, visando gesto documental e proteo especial dos documentos de
arquivo, bem como promover a preservao do patrimnio documental do pas.
Por intermdio de suas Cmaras Tcnicas e Setoriais, Comisses Especiais e
Grupos de Trabalho, integrados por renomados profissionais da rea de documentao e informao, o CONARQ responsvel pela elaborao de estudos,
instrumentos tcnicos e normas legais necessrias ao aperfeioamento e implantao da Poltica Nacional de Arquivos e ao funcionamento do SINAR, com
destaque para temas relativos produo, gesto, utilizao, tratamento, controle, preservao e acesso aos documentos e informaes, tanto em formato

analgico quanto digital. O CONARQ conta, ainda, com uma coordenao que
desenvolve um importante trabalho de apoio tcnico e administrativo.
Ao longo de sua trajetria, o CONARQ tem concentrado esforos no sentido de
suprir os membros integrantes do SINAR, entre os quais esto os municpios brasileiros, das normas, diretrizes, instrumentos e aes para apoiar o desenvolvimento de um programa eficaz de gesto de documentos e informaes da administrao pblica municipal, sendo indispensvel a criao e a organizao de
arquivos pblicos municipais, que so os rgos competentes para o exerccio
dessa atividade.
Para tanto, o CONARQ desenvolve aes e oferece instrumentos para auxiliar os
municpios na gesto, tratamento tcnico, preservao e acesso aos seus documentos e informaes, como:

Programa de institucionalizao e implantao de arquivos municipais;

Cartilha Criao e desenvolvimento de arquivos pblicos municipais: transparncia e acesso informao para o exerccio da cidadania publicao que
visa oferecer orientaes tcnicas bsicas aos prefeitos e presidentes das
cmaras de vereadores de todos os municpios brasileiros para a criao, estruturao e gesto de arquivos pblicos municipais, com o intuito de que
possam atuar como agentes de modernizao das estruturas administrativas
pblicas, assegurando a agilidade na tomada de deciso, controle e publicidade das aes governamentais, garantindo, dessa forma, a efetividade do
direito informao, memria e contribuindo para a construo e o exerccio da cidadania.

Disponibilizao de normas e diretrizes voltadas para a gesto, tratamento


tcnico, preservao e acesso aos documentos arquivsticos tanto em formato analgico quanto digital;

Disponibilizao gratuita (on-line) de publicaes tcnicas;

Orientao e assistncia tcnica;

Capacitao e treinamento dos agentes pblicos municipais incumbidos da


atuao na rea de gesto, tratamento tcnico, preservao e acesso s informaes contidas nos documentos arquivsticos por meio de seminrios,
oficinas tcnicas e cursos presenciais e a distncia, alm de vdeos educacionais e outras ferramentas sobre temas relacionados gesto de documentos
e informaes. Para conhecer os cursos disponveis, acesse o stio institucional www.conarq.gov.br.

ACESSO INFORMAO PBLICA MUNICIPAL: DEVER DO ESTADO E


DIREITO DO CIDADO
A Constituio Federal de 1988 consagrou o municpio como membro integrante
do conjunto federativo brasileiro. Os municpios possuem autonomia poltica, legislativa, administrativa, financeira e organizativa, caracterstica do federalismo
brasileiro.
O pacto federativo prev a repartio de competncias, responsabilidades e
de direitos e obrigaes entre as esferas de governo. Os municpios tm como
principais competncias: prestar servios pblicos de interesse local relacionados com sade, higiene, educao, abastecimento, obras pblicas, ordenamento
(planejamento e controle do uso, do parcelamento e da ocupao) do solo urbano, proteo do patrimnio histrico-cultural; regulamentar, conceder, permitir
ou autorizar os servios de transporte coletivo, entre outros. O conjunto de funes, competncias e atividades exercidas pela administrao pblica municipal
registrado nos documentos pblicos. Portanto, os documentos pblicos consolidam as aes do governo e testemunham as relaes do poder pblico com
a comunidade a que serve.
Uma vez que o municpio, administrativa e politicamente, o espao comunitrio com maior grau de presena e visibilidade para os cidados que nele habitam
e trabalham, torna-se oportuno lembrar que o direito de acesso informao
pblica um dos aspectos basilares do vnculo que deve haver entre o governo
local e os muncipes que lhe delegaram poderes pelo voto popular. Alm disso,
a gesto adequada de documentos e informaes pblicas permite uma melhor
tomada de deciso pelo administrador pblico e resulta em melhor prestao de
servios comunidade.
Entendendo-se, portanto, a informao como um dos alicerces do relacionamento entre o poder pblico e os cidados, cabe administrao local garantir comunidade o acesso s informaes contidas nos acervos documentais, que vo
desde:

Informaes sobre a estrutura organizacional da prefeitura e da cmara dos


vereadores (legislao);

Informaes sobre programas, projetos, aes e atividades exercidas pelos


rgos e entidades municipais;

Informaes relativas sua poltica, organizao e servios;

Informaes sobre a administrao do patrimnio pblico municipal;

Informaes sobre a utilizao de recursos pblicos, licitao, contratos administrativos;

Informaes sobre inspees, auditorias, prestaes e tomadas de conta realizadas pelos rgos de controle interno e externo, incluindo prestaes de
conta relativas a exerccios anteriores;

Informaes sobre o andamento e soluo de questes no plano administrativo, econmico, jurdico e sociocultural;

Informaes sobre o municpio, como, por exemplo, criao, jurisdio, densidade populacional, estatsticas demogrficas, etnias significativas e territrio (extenso, limites, recursos naturais e meio ambiente);

Informaes sobre as principais fontes socioculturais (educao, sade, arquivos, bibliotecas, museus, associaes, centros de arte, esportes, pontos
tursticos, festas e costumes regionais);

A descentralizao poltico-administrativa confere aos estados e municpios autonomia para legislar de forma complementar sobre os documentos pblicos
gerados na esfera de suas competncias, desde que respeitadas as disposies
previstas na Constituio Federal de 1988 e na Lei federal de Arquivos.
A Constituio Federal, em seu artigo 23, inciso III, incluiu entre as funes de
competncia comum da Unio, estados, Distrito Federal e municpios a proteo
dos documentos, obras e outros bens de valor histrico, artstico e cultural, os
monumentos, as paisagens naturais notveis e os stios arqueolgicos.
No artigo 24, inciso VII, conferiu Unio, aos estados e ao Distrito Federal competncia concorrente para legislar sobre proteo ao patrimnio histrico, cultural,
artstico, turstico e paisagstico; e no artigo 30, inciso IX, aos municpios foi delegada a competncia para promover a proteo do patrimnio histrico-cultural
local, observada a legislao e a ao fiscalizadora federal e estadual. Tambm
na mesma Carta Poltica, o artigo 216, pargrafo 2, estabelece que cabem administrao pblica, na forma da lei, a gesto da documentao governamental
e as providncias para franquear sua consulta a quantos dela necessitem.
J a legislao brasileira sobre arquivos e documentos pblicos, consolidada pela
Lei de Arquivos, estabelece que dever e responsabilidade do poder pblico, em
todas as esferas (federal, estadual e municipal), a gesto integral da documentao governamental, tal como descrito no artigo 1 da referida lei: dever do poder pblico a gesto documental e a proteo especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio administrao, cultura, ao desenvolvimento
cientfico e como elementos de prova e informao; e no seu artigo 21: Legislao estadual, do Distrito Federal e municipal definir os critrios de organizao

e vinculao dos arquivos estaduais e municipais, bem como a gesto e o acesso


aos documentos, observado o disposto na Constituio Federal e nesta Lei.
Logo, para que os municpios possam ser mais eficientes, eficazes e transparentes, indispensvel que os prefeitos e cmaras municipais regulamentem a Lei
de Arquivos, lei n 8.159/91, criando oficialmente o arquivo pblico municipal
de sua cidade, para a execuo de polticas de gesto, preservao e acesso aos
documentos e informaes pblicas.
O ARQUIVO PBLICO MUNICIPAL
Diante de todo o exposto, torna-se fundamental assegurar o entendimento sobre o que , e quais so as funes de um arquivo pblico municipal, e por isso
vamos explicar um pouco mais.
O arquivo pblico municipal, importante fonte de informao, pea-chave para
a melhoria da boa governana do Estado e para o atendimento das demandas
relacionadas cidadania, como, por exemplo, informaes sobre os atos governamentais, andamento e soluo de questes administrativas, econmicas e jurdicas, bem como informaes sobre sade, educao, meio ambiente, razes
histricas do municpio, festas e costumes regionais.
O arquivo pblico municipal um rgo especificamente dedicado e responsvel pelo conjunto de documentos produzidos, recebidos e acumulados por
rgos pblicos municipais no exerccio de suas atividades, ou seja, pelos poderes Executivo e Legislativo, representados, respectivamente, pela prefeitura e
pela cmara dos vereadores, em decorrncia de suas funes administrativas e
legislativas.
O arquivo pblico municipal tem por finalidade implementar, avaliar e monitorar
polticas pblicas de gesto de documentos e informaes, envolvendo importante conjunto de programas de gesto, tratamento tcnico, transferncia, recolhimento, preservao, disponibilizao e divulgao de documentos e informaes produzidos, recebidos e acumulados pelo poder pblico municipal, em
qualquer suporte ou formato.
Nesse sentido, o arquivo pblico municipal destaca-se como um rgo indispensvel para o planejamento, controle, transparncia, eficcia e efetividade da administrao municipal, assegurando o cumprimento da Constituio Federal de
1988.

Arquivo pblico municipal servios e cidadania


No arquivo pblico municipal, o gestor pblico e os cidados podero ter acesso
a diversos tipos de servio, como:








Instrumento de gesto e transparncia pblica;


Servio de informaes aos cidados;
Servios de pesquisa em Dirio Oficial;
Servios de pesquisa histrica;
Servio de memria local;
Servios de ao cultural;
Visita guiada;
Emisso de certides probatrias;
Reproduo de documentos.

Dever e responsabilidade
importante destacar:
O municpio que no tem um arquivo pblico institucionalizado em sua estrutura administrativa est descumprindo a Constituio Federal de 1988 e a Lei de Arquivos, de 1991, obstaculizando e/ou inviabilizando a aplicabilidade das leis de
Responsabilidade Fiscal LRF (lei complementar 101/2000), da Transparncia (lei
complementar 131/2009) e da lei n 12.527, de 2011 Lei de Acesso Informao, bem como evidencia a ausncia de gestores pblicos comprometidos com
uma administrao eficiente, eficaz e transparente dos documentos gerados e
acumulados pelo poder pblico municipal.
A inexistncia de um programa de gesto de documentos e informaes de forma integrada tem como consequncia grave a perda, o extravio ou a destruio
indiscriminada do patrimnio documental pblico, podendo acarretar danos irreparveis administrao pblica, ao direito fundamental dos cidados de acesso aos documentos pblicos e s informaes neles contidas, ao direito histria
e memria cultural do municpio e do pas.
A Lei de Arquivos determina, em seu art. 9, que a eliminao de documentos
produzidos por instituies pblicas e de carter pblico, no mbito do municpio, ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na
sua especfica esfera de competncia. Desta forma, a ausncia do arquivo pblico
municipal, torna vulnervel a Administrao, uma vez que a eliminao de documentos pblicos municipais se faz em desrespeito Lei federal de Arquivos.

Portanto, a eliminao de documentos pblicos, sem amparo legal e embasamento tcnico, provoca o descarte de documentos de valor permanente ou histrico protegidos por lei, sujeitando o gestor pblico que a autoriza responsabilidade penal, civil e administrativa.
Voc, gestor pblico, e voc, cidado, associe-se nesta campanha empreendida
pelo Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ) pela criao e implantao de
arquivos pblicos municipais visando implementao de programas de gesto
de documentos e informaes pblicas no mbito das prefeituras e das cmaras
de vereadores.

Para conhecer um pouco mais sobre a Campanha de fomento criao e


desenvolvimento de arquivos pblicos municipais e sobre outras aes
e produtos do CONARQ, acesse: www.conarq.gov.br ou curta a nossa fan
page facebook.com/ConselhoNacionaldeArquivos.
Voc tambm pode obter maiores informaes pelo e-mail conarq@
arquivonacional.gov.br; no endereo Praa da Repblica n 173, Centro, Rio
de Janeiro, CEP: 20.211-350 ou pelos telefones (21) 2179-1271/(21) 2179-1293.