ADMINISTRACION DE PROYECTO POR ETAPAS

Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o
resultado nico. Est constituido por una secuencia de tareas con un principio y un final
definidos (basada en una serie de etapas para su elaboracin), limitada por el tiempo, los
recursos (personal, suministros y dinero) y los resultados deseados, determinados por
metas especficas de calidad y desempeo.
El final del proyecto se alcanza cuando se han logrado los objetivos, cuando queda claro
que los objetivos no podrn ser alcanzados, o cuando la necesidad del proyecto ya no exista
y el proyecto sea cancelado.

TIPOS DE PROYECTOS:
Demanda del mercado.
Necesidad del negocio (interno).
Peticin del cliente (externo).
Avance tecnolgico.
Requerimiento legal.
Necesidad social. La administracin de proyectos puede definirse como el proceso de
combinar sistemas, personas y sus habilidades, aplicacin de conocimiento, tcnicas y/o
una metodologa (para planificar, ejecutar y controlar las fases del proceso de una manera
ms efectiva o con ms probabilidades de xito), para completar un proyecto dentro de las
metas establecidas de tiempo, presupuesto y calidad.LA ADMINISTRACIN DE UN
PROYECTO INCLUYE:

Identificar los requisitos.

Establecer objetivos claros y posibles de realizar.
Equilibrar las demandas concurrentes de calidad, alcance, tiempo y costos.
Adaptar las especificaciones, los planes y el enfoque a las diversas inquietudes y
expectativas de los diferentes interesados.
Gestionar los proyectos en respuesta a la incertidumbre. El riesgo de un proyecto es un
evento o una condicin incierta que, si ocurre, tiene un efecto positivo o negativo, al menos
en uno de los objetivos del proyecto. Las cinco fases de la administracin de proyectos.
1 INICIO Es la primera y una de las ms decisivas etapas de un proyecto. Se evala la
situacin (problemtica existente), se definen los objetivos preliminares a alcanzar y se
efecta el anlisis del entorno del proyecto. Adems se realiza, como parte del proceso de
toma de decisiones inicial y primordial en estas acciones, un estudio de la factibilidad

tcnica y econmica del mercado potencial, los recursos necesarios para su ejecucin y la
seleccin de la alternativa ms apropiada.
Las acciones ms relevantes en esta fase son:
Reconocimiento de que un proyecto puede llevarse a cabo. Determinar lo que el
proyecto debe lograr.
Definir la meta global del proyecto.
Definir las expectativas generales de los clientes, de la administracin o de los
interesados.
Precisar el alcance general del proyecto, es decir, el tamao, que determina cuntos
recursos y tiempo se requieren.
Seleccionar a los miembros iniciales del equipo.
Una gran parte del xito o el fracaso del proyecto se fragua principalmente en estas etapas
preparatorias destinadas a la preparacin del proyecto (objetivos, recursos necesarios para
su ejecucin, etctera) que, junto con una buena etapa de planificacin, son fundamentales
para que se obtengan los resultados esperados. Desafortunadamente, no son pocas las
personas que tienden a menospreciar las fases de inicio y planeacin, pues desean ver
resultados demasiado pronto.
2. PLANEACIN En esta fase se identifican los recursos humanos necesarios para su
ejecucin (se establece cmo el equipo de trabajo deber satisfacer las restricciones de
prestaciones, planificacin temporal y costo), se programan los recursos financieros, los
resultados a alcanzar, se elabora el proyecto propiamente dicho, se delinea su estructura
formal y se negocian los recursos financieros estimados.
Por otra parte, se define el alcance general del proyecto; antes, en la etapa de inicio,
solamente se defini de forma muy preliminar y se planificaron las actividades que se
desarrollaran y el cronograma de las mismas.
Las acciones ms relevantes en esta fase son: Perfeccionamiento del alcance del proyecto.
Listado de tareas y actividades que llevarn al logro de las metas del proyecto.
Secuencia de actividades.
Desarrollo de un calendario y presupuesto.
Conseguir que el plan sea aprobado por los terceros apropiados. Una planificacin
detallada da consistencia al proyecto y evita sorpresas que nunca son bien recibidas. Cabe
mencionar que, principalmente en la etapa de planeacin de un proyecto externo, existe un
conjunto de acciones que se relaciona con la necesidad de presentar una oferta al cliente y
lograr la adjudicacin del contrato en competencia con otras empresas o personas. Si por la
razn que sea el contrato no se consigue, el proyecto se aborta antes de haberse
comenzado y carece de sentido preocuparse por cmo debe ser gestionado.

3. EJECUCIN Es una fase vital en la que se ejecuta el proyecto de acuerdo con el plan de
trabajo (conjunto de tareas, actividades, fechas de inicio y trmino, responsables,
dependencias y entregables), empleando los recursos financieros planificados; se elaboran
informes parciales y se revisa la planeacin inicial mediante la estructura formal de la nueva
situacin que comienza a crearse. Responde, ante todo, a las caractersticas especficas de
cada tipo de proyecto y supone poner en juego y gestionar los recursos en la forma
adecuada para desarrollar la actividad en cuestin.
Las acciones ms relevantes de esta etapa son:
Dirigir al equipo.
Reunirse con los miembros del equipo.
Comunicarse con los terceros involucrados.
Resolver los conflictos o problemas que puedan surgir.
Asegurar los recursos necesarios (dinero, personal, equipo, tiempo).
4. SEGUIMIENTO Y CONTROL Se trata del monitoreo y la revisin del trabajo realizado;
incluye un anlisis del progreso de las tareas conforme a lo planeado. En caso de alguna
desviacin (en fechas, recursos o calidad) con base en lo planificado, se tomarn e iniciarn
las acciones correctivas que sean necesarias. Incluye tambin el liderazgo; proporciona
directrices a los recursos humanos subordinados (incluso subcontratados) para que hagan
su trabajo de forma efectiva y a tiempo.
Las acciones ms relevantes para esta etapa incluyen:
Vigilar las desviaciones del plan.
Emprender acciones correctivas.
Recibir y evaluar cambios en los proyectos solicitados.
Cambiar los calendarios del proyecto.
Adaptar los niveles de recursos.
Cambiar el alcance del proyecto.
Regresar a la etapa de planeacin para hacer ajustes.
5. CIERRE O CONCLUSIN Esta fase es tambin muy importante, no slo porque es cuando
se representa la culminacin de las actividades, sino por las dificultades que suele presentar
en la prctica; en ocasiones se alarga excesivamente y provoca retrasos y costos
imprevistos.
En esta etapa se entregan los resultados obtenidos (previa comprobacin de que todo
funciona adecuadamente y responde a las especificaciones en su momento aprobadas), se

elabora el informe final, se obtienen las firmas de aceptacin del proyecto por parte de los
responsables del mismo y se da seguimiento al proceso de soporte tcnico y garanta.
Las fases de la administracin de proyectos constituyen divisiones lgicas en el ciclo de vida
de un proyecto; generalmente las divisiones entre ellas se establecen a partir del
cumplimiento de los hitos (entregables) ms importantes en un proyecto. En ocasiones, es
recomendable inclusive el desarrollo de sub-proyectos por cada fase.
Es importante considerar que las fases de la gestin de proyectos son diferentes a las fases
propias del desarrollo de un producto o servicio; stas ltimas se concentran nicamente
en las acciones necesarias para obtener el resultado esperado, mientras que las de gestin
son mucho ms globales y abarcan todas las reas que influyen en un proyecto