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ESTUDIO DE CONVENIENCIA Y

OPORTUNIDAD – ECYO
ARCHIVO GENERAL
DE LA NACIÓN Contratación (Igual o inferior al 10% de la menor
COLOMBIA
cuantia)

No. ________ y fecha de la solicitud: ________ (diligencia dependencia que realice el proceso de
contratación)

PARA CONTRATAR BIENES X SERVICIOS_______________

A continuación presento el estudio de conveniencia y oportunidad requerido conforme a lo dispuesto en el


artículo 25, numerales 7 y 12 de la ley 80 de 1993 y en el artículo 8 de la Ley 1150 de 2007 y artículo 3
del decreto 2474 de 2008, para adelantar el proceso de selección y la consecuente celebración del
contrato requerido.

Se podrá consultar en el Archivo General de la Nación Carrera 6 No. 6-91, segundo piso Grupo Asuntos
Jurídicos, Teléfono: 3282888 Ext. 276 / 250. O a través de la página web del AGN:
www.archivogeneral.gov.co / www.contratos.gov.co

1. DEPENDENCIA SOLICITANTE: GRUPO DE SISTEMAS

2. DESCRIPCIÓN DE LA NECESIDAD QUE LA ENTIDAD PRETENDE SATISFACER CON LA


CONTRATACIÓN: (Con base en el Plan de Compras y Plan de Acción).

El grupo de sistemas del AGN, tiene como misión establecida en el plan de acción 2009, fortalecer
tecnológicamente a la Entidad, debido a que se requiere renovar o adquirir software para desarrollar
actividades propias de las áreas de la entidad, actualizando la licencia de Corel Draw y kit de instalación
para el Archivo General de la Nación, actividad que se encuentra programada en el plan de acción para la
vigencia 2009.

3. OBJETO DEL CONTRATO Y ESPECIFICACIONES ESENCIALES:

Actualización de la licencia de Corel Draw y kit de instalación.

4 FUNDAMENTOS JURÍDICOS DE LA CONTRATACIÓN:

Constitución Política Nacional, Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 2474 de 2008, Decreto 3576
de 2009 y demás normas vigentes que regulen la materia.

5. ANÁLISIS TÉCNICO Y ECONÓMICO QUE SOPORTA EL VALOR ESTIMADO DEL CONTRATO:

Soporte Técnico Soporte Económico (*)


Descripción del Bien y Unidad de Valor Unitario con
Ítem Especificaciones Técnicas Medida
Cantidad
IVA($)
Valor Total con IVA ($)

Actualización de la licencia Corel


Draw versión 6
A la versión Suite X4 754.000
1 Idioma: Español
Licencia 1 754.000
Plataforma: Windows XP Profesional
o Windows Vista
Medios de instalación (Kit de
2 instalación)
Medio 1 114.376 114.376
TOTAL 868.376

Para establecer el valor del contrato a celebrar y/o valor estimado del proceso de selección se optó por el
siguiente método:

Solicitar cotizaciones a reconocidos expertos en el tema


Solicitar cotizaciones a proveedores de los productos o servicios X
Se acudió a estudios de entidades que provean información de precios
Análisis Históricos de los bienes y/o servicios adquiridos por la Entidad
Estudios de expertos
Proceso: Gestión Jurídica y Contratación Fecha: 20-05-09 Versión: 2 Código: CO-301-FR-100 Página 1 de 4
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Otra. Especifique cuál?

NOTA: Se deberán tener en cuenta la consulta en el SICE y el catálogo Único de Bienes y Servicios.
La adquisición de la licencia del software de Corel Draw debe estar registrado en el SICE, código cubs
1.47.4.8 Software para diseño y desarrollo de aplicaciones.

6. JUSTIFICACIÓN DE LOS FACTORES DE SELECCIÓN QUE PERMITAN IDENTIFICAR LA OFERTA


MÁS FAVORABLE: (artículo 12 del Decreto 2474 de 2008, concordantes con los artículos 1 y 2 del
Decreto 3576 de 2009). Para dar cumplimiento con el presente numeral deberán tener en cuenta el
artículo en mención.

a) La escogencia recaerá sobre aquella oferta con el precio mas bajo, siempre que se encuentre en
condiciones de mercado y satisfaga las necesidades de la Entidad.
b) La entidad establecerá criterios de selección para definir el proceso, ponderando factores técnicos y
económicos.

7. DE LOS RIESGOS: (Deberán incluir la estimación, tipificación y asignación de los riesgos previsibles
involucrados en la contratación para la Entidad y el Contratista, que puedan afectar el equilibrio económico del
contrato.artículo 88 del decreto 2474 de 2008)

Para el AGN

a- Que el AGN, no pueda adquirir la licencia del corel draw


b- Que el AGN, no pueda adquirir el kit de instalación
c- Incumplir con las obligaciones pactadas por el AGN.

Para el contratista

a- Que la actualización no funcione con la plataforma actual del AGN (Windows XP Profesional).
b- Fluctuaciones cambiarias.

8. AMPAROS QUE DEBEN CONSTITUIR EN LA GARANTÍA ÚNICA: (en concordancia a los riesgos
tipificados en el numeral anterior se debe escoger las garantías que debe constituir el contratista,
teniendo en cuenta lo establecido en los Decretos2848 de 2008, modificado por el Decreto 2493 del
2009)

Contratista:

Calidad de los bienes y/o servicios _____X________


Cumplimiento del contrato _____X________
Salarios y Prestaciones Sociales ______________
Estabilidad de la Obra ______________
Manejo y buena inversión del anticipo ______________
Manejo y buena inversión del pago anticipado ______________

AMPARO ADICIONAL:

Responsabilidad Civil Extracontractual _____________

9. CONDICIONES DEL CONTRATO

9.1 Plazo de Ejecución: : 15 días para la ejecución del contrato a partir del acta de inicio.

9.2 Vigencia del Contrato: Cuatro (4) meses a partir del vencimiento del plazo de ejecución

9.3 Lugar de Ejecución: Archivo General de la Nación

Proceso: Gestión Jurídica y Contratación Fecha: 20-05-09 Versión: 2 Código: CO-301-FR-100 Página 2 de 4
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9.4 Valor del Contrato: $868.376 incluido IVA.

9.5 Forma de Pago del Contrato: Un pago del 100%, el cual se efectuará dentro de los treinta (30) días
hábiles siguientes a la presentación de la certificación de cumplimiento a satisfacción del objeto y obligaciones
contractuales, expedida por el supervisor del contrato, acompañada de la factura y de la certificación expedida
por el revisor fiscal (si hay lugar a ello) y/o representante legal donde señale que se encuentra a paz y salvo
por concepto de pagos a salud, pensión, parafiscales, ARP de sus empleados en los últimos 6 meses y
durante la ejecución del contrato.

Sin perjuicio de lo anterior queda entendido que la forma de pago supone la prestación real y efectiva de la
contraprestación pactada. Lo anterior sujeto a la disponibilidad de PAC.

9.6 Obligaciones del Contratista:

a- Suministrar al AGN una (1) actualización de la licencia de Corel Draw versión 6, a la versión Suite X4.
b- Suministrar un medio magnético para la instalación.
c- Garantizar que la actualización de la versión que se adquiere funcione correctamente con la plataforma
actual del AGN.

9.7 Obligaciones del AGN

1. Supervisar el cumplimiento del contrato, calidad del servicio, la ejecución idónea y oportuna del objeto
contractual.
2. Cancelar al contratista las sumas establecidas en la oportunidad y forma prevista. Lo anterior está
sujeto a la disponibilidad del PAC.

9.8 Supervisión:

La Supervisión del contrato estará a cargo del Auxiliar del Grupo de Sistemas, (Leonardo Barreto) o quien
designe el Secretario General.

10 VIABILIDAD PRESUPUESTAL

Inversión: $868.376

Objetivos Estratégicos
Actividades
Específicos
Eje Estratégico Proyecto de Inversión Clase de Gasto
SUBPROGRAMA /
PROGRAMA
PROYECTO
Renovación e implementación de
Fortalecimiento
Fortalecimiento tecnológico Hardware – Software tecnologías de la información en el GG
Institucional
Archivo General de la Nación
(*) GG.: Gastos Generales; SP: Servicios Personales

11. PRESUPUESTO OFICIAL: OCHOCIENTOS SESENTA Y OCHO MIL TRESCIENTOS SETENTA Y SEIS
PESOS MONEDA CORRIENTE.

12. OTROS ASPECTOS A TENER EN CUENTA PARA LA ELABORACIÓN. (serán los requisitos
habilitantes, según sea el caso, de los oferentes. El área técnica a su criterio elegirá solicitar
experiencia para permitir participar en el proceso.)

Aspectos verificables habilitantes de la oferta de contenido jurídico:


Marque
PERSONA NATURAL con X
FORMATO UNICO HOJA DE VIDA LEY 190 DE 1995
FOTOCOPIA DE LA CEDULA
LIBRETA MLITAR

Proceso: Gestión Jurídica y Contratación Fecha: 20-05-09 Versión: 2 Código: CO-301-FR-100 Página 3 de 4
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FOTOCOPIA CERTIFICADO JUDICIAL Y DE POLICIA, EXPEDIDO POR EL DAS


FORMATO INFORMACIÓN TRIBUTARIA RUT Y RIT
COPIA DE AFILIACIÓN AL SISTEMA DE SALUD Y PENSIÓN O CERTIFICACIÓN ORIGINAL DEL
PAGO DE APORTES PARAFISCALES
OFICIO DONDE SE MANIFIESTE SU INTENCION DE AFILIARSE AL SISTEMA DE RIESGOS
PROFESIONALES ARP DECRETO 2800 DE 2003 ( ANEXO 2)
DOCUMENTOS QUE ACREDITAN LA FORMACIÓN O EXPERIENCIA SOLICITADA
CERTIFICACIÓN DE EXPERIENCIA DE ____ AÑO ( S ) _________ y /o DE ______MESES EN LA
CELEBRACIÓN Y EJECUCIÓN DE CONTRATOS DE IGUAL O SIMILAR OBJETO Y DE IGUAL O
MAYOR VALOR , CELEBRADOS DESDE EL AÑO 2001 A LA FECHA DE PRESENTACIÓN DE LA
OFERTA

Marque
con una
PERSONA JURIDICA X
CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACIÓN LEGAL
FORMATO UNICO DE HOJA DE VIDA PERSONA JURIDICA LEY 190 DE 1995
FORMATO INFORMACIÓN TRIBUTARIA RUT Y RIT
COPIA DE AFILIACIÓN AL SISTEMA DE SALUD Y PENSIÓN O CERTIFICACIÓN ORIGINAL DEL
PAGO DE APORTES PARAFISCALES ( REPRESENTANTE LEGAL O REVISOR FISCAL ) ULTIMOS 6
MESES
CERTIFICACION DE INSCRIPCIÓN DE PROVEEDOR EN EL SICE (si lo requiere )
COPIA DEL REGISTRO UNICO TRIBUTARIO RUT
CERTIFICACIÓN DE EXPERIENCIA DE ____AÑO( S )_________ y /o DE _____ MESES EN LA
CELEBRACIÓN Y EJECUCIÓN DE CONTRATOS DE IGUAL O SIMILAR OBJETO Y DE IGUAL O
MAYOR VALOR , CELEBRADOS DESDE EL AÑO 2001 A LA FECHA DE PRESENTACIÓN DE LA
OFERTA

DEPENDENCIA SOLICITANTE RESPONSABLE Y COORDINADORA DEL PROYECTO: GRUPO DE


SISTEMAS

Firma: _________________________________________________
Cargo: Coordinadora Grupo de Sistemas
Nombre: Ana Cecilia Rincón Pérez

ORDENADOR DEL GASTO:

Firma: _____________________________________________________
Cargo: Secretario General
Nombre: Antonio Rafael Díaz Montiel

Fecha: 15 de Octubre de 2009

Proceso: Gestión Jurídica y Contratación Fecha: 20-05-09 Versión: 2 Código: CO-301-FR-100 Página 4 de 4