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Planificacin y control de proyectos mediante MS-Project

Enunciado del proyecto de Software


La empresa de desarrollo de software ISG S.A. se dedica al desarrollo de aplicaciones a medida. Es una empresa
pequea y est constituida por dos analistas-programadores que realizan las tareas de anlisis, diseo,
codificacin, prueba, documentacin y mantenimiento de la aplicacin.
La empresa no hace mucho que empez y para no arriesgarse en modelos de desarrollo de software muy
sofisticados, el proceso de desarrollo que adoptan sigue el modelo del ciclo de vida clsico, aunque no de
forma estricta y secuencial, ya que a veces suelen solaparse tareas para obtener un mejor rendimiento.
Utilizan como metodologa de anlisis y diseo orientado a objetos una adaptacin de la metodologa UML.
Adems se utiliza como entorno de desarrollo Visual Studio.Net
Como se comenta en el Caso de Estudio propuesto, el propietario de la inmobiliaria La Barraca ha encargado a
la empresa ISG S.A. el desarrollo de una aplicacin informtica que gestione el funcionamiento de su negocio.
El propietario nos exige que les entreguemos el producto en 4 meses (los meses que dura un cuatrimestre),
ofrecindonos 6.000 euros por el software.
Ahora tendremos que contestarles si nos podemos encargar o no de este proyecto con las restricciones
temporales y econmicas anteriormente citadas. Para ello vamos a estudiar el caso, planificarlo, asignar
recursos, costes y tiempos a las tareas y construir un modelo que nos permita conocer si somos capaces de
hacerlo, y adems es rentable. Para conseguirlo de forma clara y automatizada vamos a planificar el proceso
de desarrollo del producto haciendo uso del MS Project 2003.
Proceso de planificacin del Caso de Estudio
En este apartado planificaremos el proyecto de la Inmobiliaria mediante el MS Project siguiendo los pasos que a
continuacin vamos a presentar.
1. Creacin de una agenda
Abrir un nuevo proyecto
Con la opcin Archivo | Nuevo abrimos un nuevo proyecto en blanco.
La pantalla que nos saldr una vez hayamos creado el nuevo proyecto ser la de la Figura 2,
donde podremos ver un Diagrama de Gantt vaco (sin ninguna tarea que planificar).

Tipo de programacin y fecha


respectiva
Creacin y edicin de calendarios
Propiedades
del proyecto
Calendario de Proyecto

Prioridades

Introduccin de tareas en el Diagrama de Gantt


A continuacin vamos a introducir las tareas que vamos a realizar durante el proceso de
desarrollo para obtener la aplicacin. Para ello es aconsejable la divisin del proyecto en fases, cada
una de ellas con tareas que tienen cierta lgica de agrupamiento. As pues, antes de empezar a
aadir tareas tendremos que definir las fases que son necesarias para el desarrollo de la aplicacin y
que normalmente vendrn determinadas por el modelo (paradigma) de desarrollo que siga nuestra
empresa.
En nuestro caso, la empresa ISG S.A. normalmente desarrolla los proyectos siguiendo estas fases con
las tareas correspondientes:
Pag. 1

FASE : Anlisis y Especificacin de los Requisitos


Estudio previo y entrevistas con el cliente
Identificacin de los requisitos de usuario
Identificacin de los requisitos de rendimiento
Identificacin de los requisitos de la interfaz
Preparacin de la documentacin de la especificacin de requisitos
FASE : Modelado Conceptual
Construccin del Modelo de Objetos.
Rational Rose y Diagrama de clases.
Escenarios y Diagramas de Interaccin.
FASE : Diseo arquitectnico
Diseo arquitectnico de la aplicacin.
FASE : Diseo detallado
Identificacin / seleccin de Estructuras de datos.
Diseo de la presentacin y la persistencia.
Aplicacin de patrones de diseo.
FASE : Codificacin
Implementacin de los escenarios de la aplicacin.
FASE : Pruebas
Pruebas individuales de clases y sus mtodos.
Pruebas de integracin de los componentes.
Prueba del Sistema.
Pruebas de Aceptacin del cliente.
Una vez conocidas las principales fases y tareas asociadas al proyecto vamos a presentar la
planificacin bsica de las prcticas de ISG y los objetivos (hitos) que se van a exigir para que el
alumno pueda realizar una distribucin correcta de las tareas, y pueda incluir, a su vez, lo hitos
correspondientes al proyecto.
Los hitos u objetivos a cumplir que se proponen son los siguientes:

Actividades
1
2
3
4
5

Analisis y Especificacin de Requisitos


Estudio previo y entrevistas con el cliente
Identificacin de los requisitos de usuario
Identificacin de los requisitos de rendimiento
identificacin de los requisitos de la interfaz
Preparacin de la documentacin de la especificacin de
requisitos
Hito 1
Modelo Conceptual
Construccion del Modelo de Objetos
Rational Rose y Diagrama de clases

6
7
8
9
10
11 Escenarios y Diagramas de Interaccin
12 Hito 2
13 Diseo arquitectnico
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durac.

Predecesoras

2 das
3 das 2FC-1 da
2 das 2
1 da 3CC
2 das 3;4;5
0 das 6
2 das
1 da?
2 das
0 das

7
9
10
11

14
15
16
17
18
19
20

Diseo arquitectonica de la aplicacin


Diseo detallado
Identificacin/ seleccin de estructura de datos
Diseo de la presentacin y la persistencia
Aplicacin de patrones de diseo
codificacin
Implementacin de la carga del sistema

21
22
23
24
25
26
27

Implementacin de los escenarios de la aplicacin


Hito 3
Pruebas
Pruebas individuales de clases y sus metodos
Prueba de integracin de los componentes
Prueba del sistema
Pruebas de aceptacin del cliente

6 das 12
6 das 14FC-3 das
7 das 16FC-2 das
6 das 16;17FC-5 das
8 das 18FC-4 das
10
das
18FC-2 das
0 das 21;20
3 das
3 das
2 das
3 das

22
24
25
26

A continuacin, despus de conocer las fases, las tareas y los hitos, debis realizar la
planificacin y la asignacin de recursos segn vuestras propias estimaciones. As pues vamos a
introducir cada una de las fases, tareas e hitos en la Tabla de tareas del Diagrama de Gantt. Para
ello escribiremos en el campo Nombre de la tarea, el nombre de la tarea o la fase que vamos a
introducir. En principio introduciremos todas las tareas al mismo nivel (Figura 2). Posteriormente
veremos cmo modificar el nivel de cada tarea de manera que queden definidas como fases y como
subtareas dentro de una fase.
Por defecto MS Project incluye una duracin de 1 da para cada tarea nueva que
introducimos. Ms adelante veremos cmo aumentar la duracin de las tareas (ya indicadas
anteriormente aproximado) y cmo ordenarlas en el diagrama.

Figura 2: Introduccin de tareas en la Tabla de Gantt


2. Organizacin del proyecto mediante indentacin (fases de un proyecto)
El prximo paso ser reorganizar las tareas mediante indentacin. Como en nuestro proyecto
hemos sido capaces de distinguir fases y tareas (normalmente llamadas tareas resumen y
subtareas, respectivamente) las tareas que hemos introducido vamos a organizarlas mediante las
utilidades de indentacin que nos proporciona el MS Project. As podremos ver fcilmente la
estructura de nuestro proyecto, haciendo que la agenda sea ms fcil de manejar.
En resumen, mediante la indentacin podemos:
Organizar las tareas en una estructura jerrquica para que podamos ver cmo las
subtareas constituyen grupos de tareas a las que llamamos tareas resumen (o fases) del
proyecto.
Identificar las principales fases del proyecto mediante las tareas resumen.
Pag. 3

Usar estrategias top-down (introducir primero tareas resumen) o bottom-up (primero las
subtareas) para construir la agenda del proyecto.
Visualizar solamente las tareas resumen del proyecto.
Crear informes que incluyan subtareas, tareas resumen o ambas.

Figura 3. Barra de Herramientas. Indentacin.


A continuacin vamos a ver cmo crear una tarea resumen y cmo mover una tarea a un
nivel superior de indentacin. Para crear una tarea resumen o fase moveremos la tarea que la sigue
inmediatamente (en orden de nmero identificador de tareas) hacia un nivel de indentacin inferior
(hacia dentro con la flecha hacia la derecha.). Y para mover una tarea hacia un nivel superior la
moveremos a un nivel de indentacin superior (si no est en el nivel ms alto). De esta forma, una
tarea se indentar seleccionando la tarea de la tabla de tareas y utilizando los botones de la barra de
herramientas para aplicar sangra y anular sangra (ver Figura 3). El resultado ser el que se puede
observar en la Figura 4.

Figura 4. Creacin de fases y subtareas mediante indentacin


3. Planificacin de tareas
En este punto vamos a tratar cmo darle valor a la duracin de las tareas, cmo reorganizar y
distribuir las tareas en el tiempo (mediante el Diagrama de Gantt), y finalmente veremos cmo
relacionar o enlazar tareas.
Duracin de las tareas
Para modificar o darle valor a las tareas de nuestro proyecto (ya que por defecto todas
tenan una duracin de un da) tendremos en primer lugar que estimar la duracin que va a
tener cada una de ellas.
Una vez conocidas las duraciones de las tareas procederemos a introducir su valor. En el
MS Project podemos introducir la duracin de diversas maneras, pero aqu estn las tres ms
comunes:
Situndose sobre el campo (columna) Duracin de la Tabla de Tareas e
introduciendo la duracin deseada.

Pag. 4

Situndose sobre la tarea en el Diagrama de Gantt y desplazando su borde


derecho hacia la derecha de forma que se ample la duracin de la tarea en el
grfico.
Situndose sobre la tarea en la tabla o en el diagrama y pulsando el botn derecho
del ratn nos aparecer un men del que seleccionaremos la opcin Informacin de
la tarea. Nos aparecer la ventana de la Figura 5, donde podremos cambiar la
duracin.

Figura 5. Informacin de la tarea

Distribucin temporal de las tareas


A continuacin, distribuiremos las tareas en el Diagrama de Gantt, situando cada tarea
en el espacio temporal que estimemos y ms tarde especificaremos grficamente las
dependencias entre las tareas. La distribucin del comienzo de las tareas la haremos de una de
estas dos formas:
Seleccionando la tarea (no la tarea resumen o fase) en el Diagrama de Gantt y
desplazndola hacia la derecha hasta situarla en la fecha de inicio que deseemos. Si
la tarea se desplaza a un da no laborable, Ms Project avisar de dicha condicin e
incluso permitir hacer laborable dicho da.
Situndose sobre la tarea en la tabla o en el diagrama y pulsando el botn derecho
del ratn nos aparecer un men del que seleccionaremos la opcin Informacin de
la tarea. Nos aparecer de nuevo la ventana de la Figura 5 , donde podremos
cambiar la fecha de inicio y de terminacin.
Relacin entre tareas
Ahora vamos a enlazar tareas para representar las dependencias o relaciones de precedencia
que existen entre las tareas de un proyecto. Normalmente estas dependencias o restricciones
temporales se expresan como enlaces que definen relaciones entre las fechas de inicio y finalizacin de
las tareas de un proyecto. En Ms Project hay cuatro tipos de relaciones entre tareas:

Fin a Comienzo (FC):


terminado

La tarea B no puede empezar hasta que la tarea A haya


A
B

Comienzo a Comienzo (CC): La tarea B no puede empezar hasta que no empiece la


A
B

Pag. 5

Fin a Fin (FF): La tarea B no puede terminar hasta que la tarea A haya terminado
A
B
Comienzo a Fin (CF): La tarea B no puede terminar hasta que no empiece la tarea A
A

B
A continuacin vamos a explicar varias formas de enlazar tareas:
1. Seleccionar en la tabla de Gantt dos o ms tareas que queramos enlazar y pulsar el botn
Vincular tareas de la barra de herramientas o elegir Vincular tareas de la opcin de
men Edicin. El tipo de relacin se podr modificar sin ms que hacer doble click
sobre la flecha que representa el vnculo.
2. Seleccionar una tarea en el Diagrama de Gantt y desplazarnos con el ratn hacia otra
tarea con la cual queramos enlazarla
3. Situndose sobre la tarea en la tabla o en el diagrama de Gantt y seleccionando la opcin
Informacin de la tarea (pulsando el botn derecho del ratn) y a continuacin la
pestaa Predecesoras. Mediante las opciones que nos proporciona (ver Figura 6)
introduciremos la tarea predecesora de la tarea seleccionada y as crearemos un enlace
del tipo que queramos.

Figura 6. Enlace de tareas


Solapamiento y retraso de tareas
Adems de las relaciones entre tareas que hemos visto antes tambin podemos introducir
otro tipo de restricciones o relaciones que pueden sernos tiles en la planificacin de proyectos.
Estas relaciones son las de solapamiento y retraso.
Solapamiento: En muchas
ocasiones es interesante
expresar que una tarea puede
empezar a la vez o durante el
desarrollo de otra.
A

A
B

Pag. 6

Retraso : A veces queremos


expresar que una tarea empezar X
unidades de tiempo
despus de que termine otra.

A continuacin vamos a ver cmo solapar o retrasar tareas en Ms Project:


1. Seleccionar la tarea que deseemos en el diagrama de Gantt y pulsar el botn de
Informacin de la barra de herramientas (May+F2). O seleccionar la tarea y elegir la
opcin Informacin de la Tarea del men que aparece al pulsar el botn derecho del
ratn.
2. Seleccionar la etiqueta Predecesoras, de la ventana que nos aparecer a continuacin
3. En el campo Pos (ver Figura 6) escribiremos el tiempo que queremos que se retrase o el
tiempo que queremos que se solape como un porcentaje del tiempo total del predecesor o
como una duracin determinada. (El tiempo de solapamiento ser un nmero
negativo o un porcentaje negativo completo; el tiempo de retraso ser un nmero
positivo)
4. Elegir el botn OK
4. Introduccin de hitos (objetivos)
En un proyecto podemos introducir hitos para indicar que nos encontramos ante un
importante punto de nuestra agenda que debemos cumplir; un punto mediante el cual denotamos que
hemos completado una fase de nuestro proyecto y en el que exigiremos una serie de
documentacin y de pruebas para garantizar que hemos llegado con xito a dicha fase y que se han
cumplido todos los plazos conforme estaba previsto.
MS Project nos permite introducir unos smbolos especiales para denotar los hitos. Estos
smbolos especiales aparecen cuando introducimos una tarea con una duracin de 0 das (ver Figura 7).

Figura 7. Introduccin de hitos


5. Aadir recursos al proyecto
Parece que ya hemos incluido las tareas y las hemos distribuido conforme a las necesidades y
a las restricciones del proyecto, pero nos falto algo esencial, algo sin lo cual no conseguiramos llevar
adelante el proyecto: los recursos. Un recurso es cualquier elemento (generalmente limitado y que hay
que compartir a lo largo del tiempo) necesario para llevar a cabo nuestro proyecto. Un recurso
puede representar a una mquina en concreto, una herramienta o incluso al personal necesario
para el proyecto. Generalmente, para este tipo de proyectos, los recursos suelen representar a
las personas que van a desarrollar la aplicacin, aunque como se ha visto pueden representar a
multitud de elementos.
Para facilitarnos la tarea, MS Project nos proporciona diversas maneras de incluir los
recursos en el proyecto. A continuacin, vamos a presentar cmo se hace normalmente:
1. Elegiremos la opcin Hoja de Recursos del men Ver para visualizar una especie de
hoja de clculo o tabla que nos va a servir para introducir los recursos (ver Figura 8) y en la
que aparecen las caractersticas configurables del recurso.
Pag. 7

2. En el campo en blanco de la columna Nombre del Recurso escribiremos el nombre del


recurso
3. Si queremos incluirlo en un grupo de recursos (programador, analista, ingeniero
senior,....) escribiremos el nombre del grupo en la columna Grupo.
4. En la columna Capacidad mxima incluiremos la disponibilidad de ese recurso. Por
ejemplo, si un programador trabaja medio da introduciremos 50%, y si lo hace a
jornada completa (8 horas) introduciremos 100%.
Nota si desea trabajar con cantidades y no porcentaje en la columna Tipo debe ir la opcin
Material
5. As para todos los recursos que necesite el proyecto

Figura 8. Hoja de recursos


5. Asignacin de costes a los recursos
La asignacin de precios a los recursos nos ayudar a conocer y controlar el coste del
proyecto de forma precisa. Los precios de los recursos pueden ser el coste de la hora de trabajo de un
empleado o el equipo necesario para completar una tarea o el coste fijo por utilizar una pieza del equipo.
El coste de un recurso suele incluir el precio estndar y el precio de las horas extras. Cuando un
recurso con un precio determinado (estndar u hora extra) se le asigna a una tarea y sta dura ms
tiempo de lo planificado, el coste de los recursos para dicha tarea puede incrementar.
As pues, incluiremos los precios o coste de cada uno de los recursos en la tabla de recursos
que hemos mencionado antes (ver Figura 8).
6. Asignacin de recursos a las tareas
Ya prcticamente tenemos casi toda la informacin necesaria para realizar los clculos del
coste del proyecto y para analizar la planificacin e intentar optimizar recursos y tiempo. Slo nos falta
un pequeo detalle, y es que las tareas todava no tienen asignados los recursos (en este caso la
mano de obra). As pues, vamos a presentar cmo asignar recursos a las tareas con el MS Project:
1. Seleccionar una tarea en el diagrama de Gantt
2. Pulsar el botn Asignar Recursos de la barra de herramientas o acceder a travs de las
opciones del men Herramientas / Recursos/ Asignar Recursos.
3. Nos aparecer una ventana con una pequea tabla de recursos disponibles (ver Figura
9) y en la columna Nombre elegiremos el recurso que nos interese asignar a la tarea.
Para asignar una parte del tiempo de un recurso escribiremos un porcentaje en el campo
Unidades que represente el porcentaje de tiempo de trabajo que queremos que el
recurso dedique a realizar dicha tarea. Para asignar varios recursos diferentes
seleccionaremos a los que necesitemos. Para asignar ms de una unidad de un mismo
tipo de recurso, por ejemplo dos analistas, aumentaremos ese porcentaje. Si es necesario
incluir un nuevo recurso, en esta misma tabla podremos escribir su nombre en el campo
Nombre.
4. Elegiremos el botn Asignar, y aparecer una marca a la izquierda del recurso para
decirnos que se ha asignado a la tarea seleccionada
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5. Elegiremos el botn Cerrar.


Nota: Es posible asignar ms unidades de recurso de las que dispones, as que si no queremos
sobrecargar un recurso, ser mejor que nos aseguremos de que el nmero que introducimos es
menor o igual que el nmero de Unidades mximas en la lista de recursos.

Figura 9. Tabla de asignacin de recursos (tipo Trabajo)


Unidades se muestran en porcentajes

1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
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Analisis y Especificacin de Requisitos


Estudio previo y entrevistas con el cliente
Identificacin de los requisitos de usuario
Identificacin de los requisitos de rendimiento

Jefe de proyecto[10%];Analista 1[50%];Programador 1[50%]


Analista 1
Analista 2

identificacin de los requisitos de la interfaz


Preparacin de la documentacin de la especificacin de
requisitos
Hito 1
Modelo Conceptual
Construccion del Modelo de Objetos
Rational Rose y Diagrama de clases

Analista 1

Escenarios y Diagramas de Interaccin


Hito 2

Jefe de proyecto

Jefe de proyecto;Analista 1;Analista 2


impresora[1]
Analista 2[10%]
Analista 2[30%]

Diseo arquitectnico
Diseo arquitectonica de la aplicacin

Programador 1

Diseo detallado
Identificacin/ seleccin de estructura de datos

Programador 2
Analista 1

Diseo de la presentacin y la persistencia


Aplicacin de patrones de diseo
codificacin
Implementacin de la carga del sistema
Implementacin de los escenarios de la aplicacin
Hito 3

Analista 2

Pruebas
Pruebas individuales de clases y sus metodos
Prueba de integracin de los componentes
Prueba del sistema

Programador 1;Programador 2

Analista 1[50%];Programador 1[50%]


Analista 2[50%];Programador 2[50%]
Programador 1

Pruebas de aceptacin del cliente


Tarea Que cambios suceden en el Project y cual es el motivo Restaurar con los valores
originales
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7. Visualizacin de los costes


Mediante el MS Project podemos visualizar el coste de cada tarea y el coste total del
proyecto. A continuacin vamos a ver cmo lo haremos en cada uno de los casos.
Coste de cada tarea
1. En el men Ver, elegir la opcin Tabla: Entrada y a continuacin la opcin
Costo.
2. En la tabla de las tareas, junto al diagrama de Gantt, si nos movemos hacia la
derecha observaremos el campo Costo de la tarea (ver Figura 10)

Figura 10. Tabla de Gantt con el coste de las tareas.


Coste total del proyecto
1. En el men Proyecto, elegir la opcin Informacin del Proyecto.
2. En la ventana de informacin del proyecto, pulsar el botn Estadsticas y
podremos ver el coste total del proyecto (ver Figura 11).

Figura 11. Estadsticas de un proyecto


En los puntos anteriores hemos cubierto prcticamente toda la parte de la
planificacin de proyectos. Ahora nos faltara analizar la agenda y aprender a realizar el seguimiento y
control del proyecto.

Como se puede observar, la aplicacin MS Project dispone de funcionalidades


adicionales que exceden del mbito de esta introduccin para controlar el proyecto con el que se
est trabajando. Por ejemplo, se pueden obtener calendarios de tareas, diagramas PERT, grficos de
utilizacin de recursos, etc., que hacen de esta aplicacin una herramienta de gran utilidad a la hora de
gestionar proyectos.

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