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PLAN DE CALIDAD OBRAS
DOCUMENTO No. ANE-P-PR-001-G-OEL-001
REV. 04

CONTROL DE COPIAS
Número de Copia
Entregado a
Fecha de Entrega

Bogotá, 11 de Septiembre de 2.006

Obras

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Documento No. ANE-P-PR-001-G-OEL001 Rev.04

ÍNDICE DE MODIFICACIONES
Rev. No.

Descripción

Elab. Por
Cargo

Rev. por
Cargo

Fecha de
Aprobación

01

Actualización Procedimiento

Mauricio
Mendoza

Jorge Alberto
Bejarano

Mayo 30 de
2.005

02

Actualización Procedimiento

Diana Serna

Jorge Alberto
Bejarano

Enero 23 de
2.006

Diana Serna

Jorge Alberto
Bejarano

Marzo 30 de
2.006

Diana Serna

Jorge Alberto
Bejarano

Septiembre 11
de 2.006

03

04

Debido al cambio de nombre en los cargos de
Coordinador de Seguridad Industrial y Coordinador
de Sistemas, se hace necesario actualizar el
procedimiento. Se anexaron registros: “Control de
Entradas Almacén”, “Control de Llamadas Celular
Fonoservicio” y “Control de Fax Enviados
Fonoservicio”.
Debido al “Rediseño de Procesos – Nuevos
Clientes Residenciales” establecido por Codensa,
se hace necesario actualizar el procedimiento en
cuanto a programación y ejecución de las
solicitudes de servicio.

Aprobado por: ___________________________________
Gerente de Proyecto

Obras

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Documento No. ANE-P-PR-001-G-OEL001 Rev.04

TABLA DE CONTENIDO
1

OBJETIVO

2

ALCANCE

3

VOCABULARIO

4

REFERENCIAS
4.1 DOCUMENTOS EXTERNOS AL PROCESO ESPECIFICO
4.2 DOCUMENTOS INTERNOS DEL PROCESO
4.3 EXCLUSIONES DE OBRAS DEL PLAN DE CALIDAD
4.4 RESPONSABILIDAD DEL SGC
4.5 REQUISITOS LEGALES DEL CONVENIO
4.6 OBJETIVOS DE CALIDAD PARA EL CONVENIO
4.7 REQUISITOS CLAVES PARA SATISFACER LAS EXPECTATIVAS Y
NECESIDADES

5

DESARROLLO DEL DOCUMENTO
5.1 SOLICITUDES
5.1.1
5.1.2
5.1.3
5.1.4
5.1.5
5.1.6
5.1.7
5.1.8
5.1.9
5.1.10
5.1.11
5.1.12
5.1.13
5.1.14
5.1.15
5.1.16
5.1.17
5.1.18
5.1.19

Proceso de Oferta
5.1.1.1 Tipos de Solicitudes
Envío y Recepción de la Información
Recibo de las Solicitudes de Servicio
Apoyo de Fonoservicio
Programación de la Visita y Entrega a los Asesores
Comerciales
Ejecución de la Visita
Control de Calidad de la Información
Recepción y Control de Calidad de la información
Envío de la información a CODENSA
Programación de las Obras y Entrega a Cuadrillas
Solicitud y Retiro de Materiales de la Bodega
Ejecución de las Obras
Control de Calidad de las Obras
Control de Calidad de la Información
Labores de Supervisión
Recepción y Control de la Calidad
Recepción de obra
Digitación
Envío de facturación a Contabilidad AENE

5.2 SOLICITUDES
5.2.1
5.2.2

Proceso de Oferta
5.2.1.1 Tipos de Solicitudes
Envío y Recepción de la Información

4 DEVOLUCIÓN DE INFORMACIÓN 5.9 5.3 ENTREGAS DE PRODUCCIÓN A CODENSA 5.12 SISTEMA DE INFORMACIÓN 5.2.2 CONTROL DE INVENTARIOS 6.2.5 MANEJO DEL PRODUCTO NO CONFORME 5.3 5.4 PERSONAL 6.2 Indicadores deL Convenio Indicadores Internos 5.11 LISTAS DE CHEQUEO 5.8 DAÑOS A TERCEROS 5.1 MANEJO DE SISTEMAS DE INFORMACION 6.5 COMUNICACIONES 7 PLAN DE INCENTIVOS 8 REGISTROS .4 5.2.2. 4 de 34 Documento No.2.7 INDICADORES 5..15 Recibo de las Solicitudes de Servicio Apoyo de Back Office Programación de la Visita y Entrega a los Ejecutivos de Negocio de Terreno Solicitud y Retiro de Materiales de la Bodega Ejecución de la Visita Ejecución de las Obras Control de Calidad de las Obras Control de Calidad de la Información Labores de Supervisión Recepción de obra Recepción y Control de la Calidad Digitación Envío de facturación a Contabilidad AENE 5.7 5.13 5.6 ANALISIS DE DATOS 5.2.2.2.14 5.2.6 5.2.2.Obras Pág.13 GESTIÓN DE INVENTARIOS 6 PLAN DE CONTINGENCIA 6.11 5.7.10 5.2.1 5.10 INFORMES Y REUNIONES 5.9 FACTURACIÓN 5. ANE-P-PR-001-G-OEL001 Rev.2.7.8 5.04 5.12 5.5 5.3 VEHICULOS 6.

2 ALCANCE Este documento aplica a Coordinadores. 5 de 34 Documento No. ANE-MC-AC-001. ANE-P-AC-001. Personal. técnicos y encargados de las actividades y diferentes operarios que intervienen en el proceso de Obras Eléctricas y rige una semana después de la fecha de aprobación.Obras Pág. Planeación y Ejecución Operativa. ANE-P-PR-001. Archivo. Resolución 18 0398 de 2004 del Ministerio de Minas y Energía. Código Eléctrico Colombiano NTC 2050. ANE-P-PR-001-G-OEL001 Rev. Fundamentos y Vocabulario".1 • • • • • • • • • • • • • • • DOCUMENTOS EXTERNOS AL PROCESO ESPECIFICO Norma NTC–ISO 9001:2000 "Sistemas de Gestión de la Calidad. 3 VOCABULARIO Los términos de calidad encontrados en este documento pueden ser consultados en la Norma NTC – ISO 9000:2000 "Sistemas de Gestión de la Calidad. Resolución CREG 108 de 1997. 4 REFERENCIAS 4. ANE-P-AD-001. Control de Materiales. . ANE-P-AD-001-G-003.04 1 OBJETIVO Establecer una metodología para la prestación de servicios de Obras Eléctricas a los clientes de CODENSA a cambio de una remuneración y la instalación de medidores en los casos en que CODENSA lo solicite directamente en la forma indicada en el convenio No. Reglamento Técnico de Instalaciones Eléctricas (RETIE). Mejoramiento Continuo. Contrato de Condiciones Uniformes Codensa. Normas Constructivas de CODENSA. ANE-P-AD-002. Manual de Calidad. 06-2004. ANE-P-AC-002-G-003. Requisitos” Ley 142 de Servicios Públicos. Lista de Productos Certificados del CIDET. Logística.

Manual de Funciones y Procedimientos del Responsable de Control de Calidad.2 • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • DOCUMENTOS INTERNOS DEL PROCESO Convenio No. Tarjeta de Visita. ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-008. Manual de Funciones y Procedimientos del Técnico Electricista. ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-002 Manual de Funciones y Procedimientos del Gerente del Proyecto.Obras Pág. Formato de Solicitud. Manual de Funciones y Procedimientos del Programador de Solicitudes de Servicio. ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-012. 06-2004. ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-001 Procedimiento para el Control y Almacenamiento de Medidores. ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-017. Acta de Instalación. . ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-016. ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-010. ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-006. Manual de Funciones y Procedimientos del Supervisor. Manual de Funciones y Procedimientos del Ayudante del Técnico. ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-014.04 4. Oferta Comercial. Declaración de Cumplimiento Retie. Autorización de la Oferta Comercial. Acta de Conexión de Servicio – Retiro de Sellos. 6 de 34 Documento No. Manual de Funciones y Procedimientos del Responsable de Fonoservicio. Manual de Funciones y Procedimientos del Coordinador Operativo. Manual de Funciones y Procedimientos del Responsable del Control de Materiales en la Bodega ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-009. ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-007. ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-015. ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-004 Manual de Funciones y Procedimientos del Administrador Ordenes de Servicio. ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-013. Manual de Funciones y Procedimientos del Digitador. ANE-P-PR-001-G-OEL001 Rev. Bienvenido a Codensa. Manual de Funciones y Procedimientos del Programador de Obras. Manual de Funciones y Procedimientos del Asesor Comercial. ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-011. Manual del Ejecutivo de Negocio de Terreno Manual del Ejecutor de Obra Instructivo para Normalización Residencial y Comercial.

S.5 REQUISITOS LEGALES DEL CONVENIO Los requisitos legales y reglamentarios. ANE-MC-AC001.1.2. S.P.1 “La Gerencia de AENE ESP S.A.2 y 3. velando siempre por el cumplimiento de los requisitos y el mejoramiento continuo de los procesos de la organización. y contraofertas presentadas. 7 de 34 Documento No. S. reglamentos y procedimientos de CODENSA.4 RESPONSABILIDAD DEL SGC La responsabilidad del SGC. por las partes.P.04 Los anteriores Manuales incluyen el perfil de los cargos. cualquier actividad de Diseño y Desarrollo de Procesos Comerciales y Distribución para empresas de Servicios Públicos.S. no se encuentran estos procesos”. ya que dentro de los procesos de sintonización con el cliente establecidos en el documento MARCO OPERATIVO y en la guía OFERTAS Y CONTRATOS. 4.3 EXCLUSIONES DE OBRAS DEL PLAN DE CALIDAD Se encuentra en el Manual de Calidad. “AENE E. ANE-MC-AC-001. pueden cambiar por común acuerdo. 4. Ley General de Servicios Públicos y la Reglamentación expedida por la CREG.3: Diseño y Desarrollo.. 06-2004 Normas. numeral 3. en el evento que se produzcan nuevas leyes o reglamentaciones que impidan su continuación. se compromete a: Liderar el mantenimiento del Sistema de Calidad. 4. De acuerdo a los requisitos establecidos por la Norma ISO 9001. se dará por terminado o se suprimirá alguna de las actividades objeto del mismo.A. • Las actas y demás documentos que durante la ejecución del convenio se firmen.. • • • • . a suministrar los recursos necesarios para el desarrollo y a revisar periódicamente su funcionamiento. declara la siguiente exclusión: Numeral 7. o a través de algunos funcionarios. y las normas técnicas aplicables en la realización del convenio. se encuentra en el Manual de Calidad. según las circunstancias. Exclusiones de la Norma.A. el Sistema de Calidad de AENE E. ANE-P-PR-001-G-OEL001 Rev.4.Obras Pág. Numeral 3. versión 2000. La oferta del CONTRATISTA. en los términos aceptados por CODENSA. excluye del presente Manual y por tanto de cualquier auditoria Interna o Externa del Sistema de Gestión de la Calidad. Para ello asume además de ella misma la representación ante la dirección. por CODENSA y/o sus delegados. Lo anterior está contenido en los siguientes documentos: Convenio No.

04 4. AENE deberá realizar la respectiva reposición del título valor de acuerdo con las normas legales vigentes. ANE-P-PR-001-G-OEL001 Rev. así como los informes y archivos generados. carta de instrucciones para el diligenciamiento del mismo. En caso de pérdida de la carta de instrucciones y/o pagares. deberá entregar a CODENSA entre otros los siguientes documentos correctamente diligenciados: Factura de venta expedida por AENE al cliente. • Custodiar hasta la entrega a CODENSA todos los documentos relacionados con el cobro a los clientes. . • Entregar a CODENSA diariamente de acuerdo a los formatos que ésta indique. para la ejecución de las obras. tales como: pagarés. toda la información comercial y técnica de cada una de las actividades.6 OBJETIVOS DE CALIDAD PARA EL CONVENIO • Realizar todos los trabajos asignados cumpliendo con las normas técnicas y definidas por CODENSA dentro del convenio. fotocopia de la cédula del propietario y autorizado en caso que exista. carta de instrucciones de diligenciamiento de los pagarés y convenios de financiamiento. • Hacer aprobar previamente por CODENSA los formatos y documentos utilizados en la interacción con los clientes de la empresa. establecer procedimientos seguros y vigilar que las herramientas y elementos de seguridad utilizados estén en buen estado de uso y cumplan con las especificaciones técnicas. • En los casos en donde se vayan a ejecutar obras. sea la correcta. • Contar con personal capacitado para brindar una atención oportuna y eficiente a los clientes de CODENSA. convenio de financiamiento (cuando son ofertas comerciales mayores a dos millones de pesos)). • Entregar dentro de los términos pactados en el convenio. • Cumplir con todas las normas de seguridad.Obras Pág. • Velar porque la veracidad y exactitud de la información generada en cada una de las actividades. (pagaré. 4.7 REQUISITOS CLAVES PARA SATISFACER LAS EXPECTATIVAS Y NECESIDADES • Vender a los clientes de CODENSA las obras eléctricas de acuerdo a sus necesidades y cumpliendo la normatividad vigente. • Facturar el valor de las obras eléctricas a los clientes de CODENSA. • Cumplir con los estándares de calidad exigidos por CODENSA en la ejecución de las obras. • Garantizar que el material suministrado y utilizado en las obras esté certificado por los organismos competentes. la relación de las actividades realizadas a los clientes. 8 de 34 Documento No.

CODENSA pague directamente esos valores al personal a nombre de AENE. • Cumplir con respecto a los trabajadores que utilice en las labores propias de este convenio todas las obligaciones y responsabilidades que le impone la ley. prestaciones. comprobantes de pago de obligaciones laborales. 9 de 34 Documento No. • Autorizar a CODENSA para que a través de las personas que designe realice evaluaciones. • Informar a CODENSA dentro de los treinta (30) días siguientes a la fecha en que tuvo conocimiento o debió conocer de la acción judicial. reglamentarias y contractuales que le correspondan. ICBF y SENA. necesaria pero no exclusivamente. Caja de Compensación Familiar. observaciones. estatutarias. embargo y cuantía. pretensiones. higiene y seguridad industrial. ICBF y SENA salvo las excepciones determinadas por la ley y de las acreencias laborales legales. solicitudes. Reglamento Interno de Trabajo. estatutarios. todos aquellos documentos que acrediten el cumplimiento con su personal o el de su (s) subcontratista(s) de todas las disposiciones laborales legales. estatutarias. sobre los embargos y demandas de todo tipo que afecten o tengan relación directa o indirecta con el presente convenio. Igualmente este descuento procederá tratándose de acreencias de AENE o con entidades de seguridad social. descansos remunerados.Obras Pág. Estas sumas serán descontadas de cualquier valor que adeude CODENSA a AENE. indemnizaciones. liquidaciones. los contratos de trabajo. estado del proceso. . radicación. de todas las obligaciones laborales legales. ANE-P-PR-001-G-OEL001 Rev. Caja de Compensación Familiar. indicando juzgado. riesgos profesionales. estatutarias. las pactadas entre las partes y las señaladas en el presente convenio. compensaciones y demás acreencias laborales con el personal que labore en la ejecución del presente convenio directamente o con subcontratistas. honorarios. honorarios. • Tener a disposición de CODENSA en el momento en que ésta lo solicite. sin perjuicio de los demás que CODENSA considere de su interés. • Autorizar a CODENSA para que en caso de no pago en los términos legales. prestaciones. pensiones. • Para el pago final como el de las facturas está condicionado a que AENE presente ante CODENSA (cuando el Gestor lo solicite) copia de los comprobantes que acrediten el pago de los salarios. aportes al Sistema de Seguridad Social Integral en salud. indemnizaciones. gestión del recurso humano. recomendaciones y requerimientos relacionados con el aseguramiento de la calidad y del servicio. reglamentarias que le correspondan. liquidaciones.04 • Velar por la adecuada presentación del personal y los vehículos utilizados en las actividades del Convenio. compensaciones. Entre los documentos que CODENSA podrá exigir a AENE estarán. y a garantizar el pago cuando se encuentren vinculados con subcontratistas. las pactadas entre las partes y las señaladas en el convenio. reglamentarias y contractuales que le correspondan. convenios de asociación. reglamentarios o contractuales de los salarios. salud ocupacional. principalmente sobre obligaciones laborales. • Pagar a todos los trabajadores que emplee directamente en la ejecución del convenio. descansos remunerados.

• Reparar y/o indemnizar directamente a los clientes por los daños ocasionados durante la ejecución de las obras. de los elementos de protección personal de acuerdo a los riesgos específicos de la tarea u oficio a ejecutar los cuales deberán ser repuestos cada vez que estos presenten deterioro o pérdida. a más tardar tres (3) días después de haberse . absteniéndose de adelantar cualquier tipo de trabajo en el predio. • Cumplir con los procedimientos establecidos por CODENSA para el desarrollo de las actividades objeto del convenio. copia de las liquidaciones finales de salarios y prestaciones sociales de todo el personal vinculado con el Proyecto. AENE se obliga a exigirle al SUBCONTRATISTA el cumplimiento de todas las obligaciones laborales legales. estatutarias. de la entrega a su personal de los elementos de protección personal de acuerdo a los riesgos específicos de la tarea u oficio a ejecutar los cuales deberán ser repuestos cada vez que estos presenten deterioro o pérdida. recomendaciones y requerimientos relacionados con la dotación y elementos de protección personal de los trabajadores que participen en la ejecución del convenio. comprobantes de pago de las cotizaciones de Seguridad Social y parafiscalidad sobre los salarios de los últimos tres meses anteriores a la terminación del convenio. y paz y salvo vigente expedido por el Ministerio de la Protección Social en el que se certifique que a la fecha no se encuentra reclamación laboral en contra de AENE. y de las demás obligaciones expresamente señaladas en el presente convenio. cuando incumpla con los procedimientos establecidos. CODENSA estará plenamente facultada para efectuar las solicitudes. • Remitir a CODENSA durante la misma jornada o a más tardar al día siguiente. • En caso de aceptarse el Subcontratista por CODENSA. ANE-P-PR-001-G-OEL001 Rev. de la entrega de la dotación a los trabajadores en los casos que determine la ley y a todos los que participen en la ejecución del presente convenio. Así mismo AENE deberá hacer entrega a su personal. las pactadas entre las partes y las señaladas en el convenio. reglamentarias que le correspondan. cuando ésta no haya sido aceptada por causas imputables a AENE. con las especificaciones de diseño y calidad que determine CODENSA y dando estricto cumplimiento a las normas sobre seguridad industrial. la información sobre anomalías de tipo técnico o fraudulento que encuentre en las instalaciones eléctricas de los clientes de CODENSA. normas vigentes o tiempos pactados para el desarrollo de las actividades. con las especificaciones de diseño y calidad que determine CODENSA y dando estricto cumplimiento a las normas sobre seguridad industrial. • Entregar a CODENSA cuando termine el convenio por cualquier motivo.04 • Entregar la dotación a los trabajadores en los casos que determine la ley y a todos los que participen en la ejecución del convenio. • Aceptar el ingreso de otro Ejecutor de Obras a su zona de influencia.Obras Pág. o no cuente con la capacidad operativa suficiente para atender la totalidad de las obras asignadas. 10 de 34 Documento No. sin que se configure relación contractual alguna entre el subcontratista y CODENSA. Lo anterior podrá ser corroborado en cualquier momento por CODENSA. • Realizar los tres (3) días siguientes de ser informadas las correcciones solicitadas por el Receptor de Obra.

la cual estará soportada en archivo magnético. tanto del montaje electromecánico. Llevar un control contable y físico de los medidores nuevos recibidos. los reinstalados. sin enmendaduras ni tachones que distorsionen o disminuyan la calidad del trabajo realizado. . es de vital importancia asegurar la conducción eléctrica entre componentes. traslados de medidor. deberá ser remitida a CODENSA en el momento en que se haga entrega de la información soporte de la ejecución de la obra. 11 de 34 Documento No. trasladen y/o retiren. Realizar al momento de ejecutar los trabajos. cancelación de cuentas entre otros) dentro de los cuales se destacan: Cables.04 • • • • • • • • comprobado la responsabilidad de AENE y según los procedimientos y manuales establecidos por CODENSA. con la caligrafía y el lenguaje técnico adecuados. practicando un adecuado apriete de contactos y el necesario aislamiento de los conductores que conforman la conexión. que será el resultado de: Total de obras autorizadas por los clientes. Esta información deberá ser llevada por AENE en una base de datos para la gestión de los medidores. cajas de medidor. a través de un buen conexionado entre conductores y conectores. los retirados. el retiro de los sellos encontrados en las tapas de conexiones de los medidores. interruptores. como de obras civiles. de acuerdo con los procedimientos y manuales establecidos por CODENSA. ANE-P-PR-001-G-OEL001 Rev. los instalados en la red. deberán ser devueltos al cliente en el momento de la ejecución de la correspondiente orden de servicio. Durante la ejecución de los trabajos para montaje. En el evento que AENE no alcance a cumplir la efectividad mínima antes indicada. operación y presentación. asegurando plena satisfacción en la recepción de la obra por parte del cliente y/o por parte de CODENSA. AENE se obliga a la correcta instalación. ductos. sobre el total de Clientes entregados por CODENSA para la realización de la Oferta Comercial. CODENSA no queda obligada a reconocerle sumas adicionales ni indemnización alguna. actualizada al día. para dar de baja cuando corresponda. de tal forma que demuestre su consistencia matemática. Los materiales eléctricos remplazados por adecuación de instalaciones (Aumentos de carga. Garantizar que todos sus funcionarios diligencien los documentos propios de la actividad. según normas técnicas y de seguridad. El incumplimiento de esta obligación será considerado una falta grave y se procederá de acuerdo a lo establecido en el numeral tres (3) de la “Cláusula Vigésima Primera.Obras Pág. AENE deberá corregir y responder por los daños y perjuicios ocasionados tanto al cliente como a las redes de CODENSA en la ejecución de las obras. Los parámetros de datos de la relación de sellos serán definidos por CODENSA. Garantizar una efectividad mínima de ejecución de obras eléctricas debidamente recepcionadas del 40%. y que podrá ser auditada en cualquier momento por CODENSA. La información técnica y comercial de los medidores que se instalen. traslado y/o desmontaje electromecánico. con ocasión del convenio. los que tiene en stock y los entregados a CODENSA. haciendo entrega a CODENSA de la relación de los mismos en medio magnético y físico. Terminación” del convenio.

con el fin de detectar deficiencias en seguridad industrial. los casos en que ocurran daños a terceros.Obras Pág.P. • Asistir por parte de la supervisión o del coordinador. • Realizar supervisión en caliente.04 • Incluir en los documentos que se determine. ANE-P-PR-001-G-OEL001 Rev. 12 de 34 Documento No. .S. S. • Conciliar los informes periódicos semanales y asistir a las reuniones programadas por CODENSA. como falta de elementos de seguridad o deterioro de los mismos o procedimientos inseguros que pongan en riesgo la integridad del personal. • Elaborar la facturación mensual de los servicios prestados para establecer el monto. los textos entregados por CODENSA sobre la información relacionada con los servicios prestados bajo el convenio.A. • Diseñar y ejecutar los planes de capacitación que se encuentran definidos e identificar y programar aquellos que surjan dentro del desarrollo del convenio (incluyen los de Seguridad Industrial) • Cumplir con los indicadores establecidos por CODENSA y los internos de AENE E. • Entregar todos los materiales necesarios para la ejecución de los trabajos programados. • Disponer de los vehículos necesarios para las cuadrillas. • Prestar continua asesoría a las cuadrillas. • Efectuar el Control de calidad de la información digitada. • Efectuar el Control de Calidad de la información llegada del terreno.

Tener en cuenta que el medidor debe estar siempre en un lugar visible desde afuera y de fácil acceso.1 SOLICITUDES 5. las recibidas de la zona norte.1 Tipos de Solicitudes • Nuevo Suministro Es la solicitud del servicio para un predio que no ha tenido energía suministrada y facturada por CODENSA. S. 5.1 Proceso de Oferta CODENSA recepciona las solicitudes de los clientes en los Centros de Servicio y de acuerdo a la zona. Este procedimiento normalmente se realiza cuando el cliente requiere una capacidad mayor de carga.1. por ejemplo para instalar más electrodomésticos o maquinaria. Este procedimiento se puede realizar por solicitud del cliente o en casos que CODENSA lo requiera. • Aumento De Carga Es el aumento de la carga eléctrica contratada para un predio. ANE-P-PR-001-G-OEL001 Rev. en este caso es necesario la instalación de uno o varios medidores.S. en dos o más adicionales para que sean facturadas por aparte.04 5 DESARROLLO DEL DOCUMENTO 5.P.1.A. le programa a AENE E. • Incorporación De Cuentas Es la unión de dos o más cuentas de energía en una ya existente.Obras Pág. • Independización Este servicio se solicita cuando se quiere dividir una cuenta existente. . Por lo general es solicitado para separar el consumo y el cobro de energía de locales o apartamentos construidos en un inmueble.1. • Traslado De Medidores Es cambiar de ubicación el medidor. 13 de 34 Documento No.

ANE-P-PR-001-G-OEL001 Rev. se realizará diariamente.5 Programación de la Visita y Entrega a los Asesores Comerciales Una vez recibidas las Solicitudes de Servicio se procede a dividir el trabajo de acuerdo a las zonas establecidas. Da apoyo a la confirmación de trabajos con el cliente. para la ejecución de trabajos establecidos en el Convenio.A. Igualmente hace seguimiento a clientes que no aceptaron nuestros servicios y atención de peticiones. también sirve de ayuda por vía telefónica o Avantel para los asesores comerciales y las cuadrillas.es un área de apoyo localizada en el centro de atención telefónica (Call Center). quejas o reclamos.4 Apoyo de Fonoservicio Fonoservicio es el punto de contacto telefónico entre el cliente y AENE E.1.S.P. 14 de 34 Documento No.04 5. ..Obras Pág. 5.A. ANE-P-PR-001G-OEL001-F-014.. El procedimiento específico se encuentra descrito en el “Manual de Funciones y Procedimientos del Responsable de Fonoservicio”. y la devolución por parte de ANE ESP S. ANE-P-PR-001-G-OEL001-G010.3 Recibo de las Solicitudes de Servicio La asignación de Solicitudes de Servicio por parte de CODENSA. tendrá la estructura definida por ambas partes para su respectivo cargue y descargue en ambos sistemas de información 5.Visitas Fallidas”.. 5. realiza las encuestas de calidad sobre ventas realizadas y no ejecutadas mediante los formatos “Encuesta a Clientes Atendidos – Obras Ejecutadas”.1. en el aplicativo SIO. En lo que respecta a la reprogramación de las visitas los responsables en el Call Center deben registrar en el aplicativo SIO e imprimir dicha solicitud para su nueva programación. para la visita y elaboración de la Oferta Comercial.1. para lo cual el programador de obras diariamente le entrega en el formato “Confirmación de Obras” ANE-P-PR001-G-OEL001-F-035 una relación de las obras pendientes para ejecución. ANE-P-PR-001-GOEL001-F-013 y “Encuesta a Clientes Atendidos . S. El responsable de la programación llevará un control estricto a diario.2 Envío y Recepción de la Información La asignación de Solicitudes de Servicio por parte de CODENSA.1.

la entregará al Programador de Solicitudes de .04 El programador de solicitudes de servicio entrega el trabajo diario. de acuerdo a si es una obra nueva o una modificación técnica. ANE-P-PR-001-GOEL001-F-002 El procedimiento específico se encuentra descrito en el “Manual de Funciones y Procedimientos del Asesor Comercial”.1. 5. la cual enviará a Sistemas con las Tarjetas de Visita y una copia de las Ofertas Comerciales levantadas por el asesor comercial el día anterior para su respectivo descargue y la otra. asegurándose de tener todos los documentos requeridos.8 Recepción y Control de Calidad de la Información El asesor comercial diariamente entregará el trabajo al programador de solicitudes de servicio y éste realizará un segundo control de calidad. Para lo cual. posteriormente firmará en la parte inferior del formato. ANE-P-PR-001-G-OEL001 Rev. Al encontrar inconsistencias en la calidad de la información.7 Control de Calidad de la Información El asesor comercial una vez realizada la Oferta Comercial y autorizada por el cliente. ordenará la corrección y la registrará en el formato “Control del Producto No Conforme” ANE-P-PR-001-GOEL001-F-003.6 Ejecución de la Visita El asesor comercial con la información enviada por CODENSA. ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-011. 5. registrando la fecha. a programación de trabajo donde entregará la segunda copia de las Ofertas Comerciales. verificará la información contenida en la Oferta Comercial y en la documentación anexa. ANE-P-PR-001-GOEL001-G-007. ANE-P-PR-001-GOEL001-F-011. Posteriormente realizará dos entregas: una. mediante el formato “Bitácora de Sucesos de Visita”. ambas mediante el formato “Recepción y Control de la Información”.1. 5.1. 15 de 34 Documento No. realiza la visita y elabora la Oferta Comercial. Dicho formato debe firmar el Asesor Comercial. ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-002. Debe diligenciar el formato “Bitácora de Sucesos de Visita”. En el momento que el Asesor Comercial programe la oferta comercial en terreno con el cliente para el día siguiente. El procedimiento específico se encuentra descrito en el “Manual de Funciones y Procedimientos del Programador de Solicitudes de Servicio”. como constancia del recibo. debe validar en la casilla respectiva que la información registrada es correcta.Obras Pág.

En el almacén se recibirán los folios diligenciados. deberá hacer la requisición de los materiales seriados y no seriados. 16 de 34 Documento No. la información levantada en terreno se enviará máximo tres (3) días hábiles después de la visita según estructuras definidas. El programador de las obras llevará un control diario en el aplicativo SIO. ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-008. 5. Dicho formato debe firmar el jefe de cuadrilla. No se podrá .9 Envío de la Información a CODENSA Las Ofertas Comerciales y Tarjetas de Visita de solicitudes tramitadas por los clientes a través de los puntos de contacto. El procedimiento específico se encuentra descrito en el “Manual de Funciones y Procedimientos del Programador de Obras”. que contenga las ofertas comerciales programadas.1. 5. 5.Obras Pág. se hará entrega del “Folio para Control de Materiales en Terreno”. carta de instrucciones para el diligenciamiento del mismo y convenio de financiamiento. como constancia del recibo.1. A continuación entregará el trabajo diario a la cuadrilla mediante el formato “Bitácora de Programación de Obra” ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-004. deberá determinar la existencia de los materiales que se requieren para la ejecución de las diferentes obras. mediante el formato “Orden de Entrega y/o Devolución de Materiales” ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-005. ANE-P-PR-001-G-OEL001 Rev.10 Programación de las Obras y Entrega a Cuadrillas Una vez recibidas las Ofertas Comerciales por parte del programador de solicitudes de servicio. adicionalmente se anexara pagaré. igualmente de acuerdo a la naturaleza de la obra. el programador de obras procede a dividir el trabajo de acuerdo a las zonas establecidas. se realizarán máximo tres (3) días hábiles después de la programación realizada por CODENSA. cada vez que la cuadrilla solicite material. ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-008. El Programador de Solicitudes de Servicio deberá estar a la espera de la respuesta y una vez aprobada la entregará a programación de obra para su respectiva ejecución.1. Las Ofertas Comerciales que superan dos millones de pesos. para que allí alisten el material y le sea suministrado. Con la salida de los materiales.04 Servicio quien a su vez la entregará al Programador de Obras y éste ingresará en el aplicativo SIO los datos correspondientes de confirmación de obras. anexando documentación definida por CODENSA y enviadas al contratista que designe para tal fin. se someterán a un análisis de riesgo crediticio. este funciona como una hoja de kardex y contiene los espacios para el cargue y descargue por obra de materiales seriados y no seriados.11 Solicitud y Retiro de Materiales de la Bodega El jefe de cuadrilla de acuerdo a la naturaleza de la obra.

Posteriormente los entregará al almacén utilizando los formatos correspondientes ya sean medidores “Entrega de Medidores Retirados en Terreno”. ANE-P-PR-001-G-OEL001 Rev. 5. 17 de 34 Documento No. para esto deberá tener en cuenta la codificación definida por Codensa. ANE-P-PR-001-G-OEL001-G012. Cuando las ofertas superen dos millones de pesos se someterán a un análisis de riesgo crediticio anexando documentación definida por CODENSA y el contratista que designe para tal fin adicionalmente se anexará pagaré. la cuadrilla puede llamar al responsable del Control de Calidad. y el “Instructivo para Normalización Residencial y Comercial”. “Manual de Funciones y Procedimientos del Ayudante del Técnico”.. para dictar la cantidad de materiales y mano de obra para la liquidación de la Oferta Comercial o para informar el resultado de la visita. Cuando la cuadrilla no pueda ejecutar una obra que se encuentra programada. para que las cuadrillas puedan llevar sus controles.1. quien . carta de instrucciones para el diligenciamiento del mismo. ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-007. ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-001. El responsable de la cuadrilla deberá diligenciar los siguientes documentos correctamente: Factura de venta expedida por AENE al cliente. convenio de financiamiento.5 KVA.. El almacén debe velar porque a diario se cuente con la papelería necesaria. lo entregará al programador de ejecución de obra quién lo recibirá y lo verificará con el acta. Durante cada visita. Para la ejecución de los trabajos las cuadrillas deben tener en cuenta “Manual de Funciones y Procedimientos del Técnico Electricista”. el jefe de cuadrilla debe comunicarle inmediatamente al programador de obras. En el momento que la cuadrilla retire material seriado. ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-006. los tiempos establecidos serán fijados por CODENSA dependiendo la naturaleza de la obra eléctrica. El procedimiento específico se encuentra descrito en el “Manual de Funciones y Procedimientos del Responsable del Control de Materiales en la Bodega”. ANE-PPR-001-G-OEL001-G-009. o sellos “Entrega de Sellos Retirados en Terreno”.04 entregar ningún material sin el requisito anterior.Obras Pág. ANE-P-PR001-G-OEL001-G-013.12 Ejecución de las Obras AENE ejecutará las obras eléctricas como máximo dentro de los cinco (5) días siguientes a la aprobación de la oferta comercial por parte del cliente para la ejecución de la obra. fotocopia de la cédula del propietario y demás documentos que acredite la propiedad del predio de quien firma y autoriza la ejecución de las obras. Para los clientes atendidos que se encuentren asociados a una factibilidad de suministro (Obras Menores) y que la carga solicitada y/o contratada no supere 112. carta de autorización de la oferta comercial.

13 Control de Calidad de las Obras La cuadrilla una vez ejecutada la obra.1. concuerda con el material encontrado en ese momento. debe revisar el trabajo realizado. el buen diligenciamiento de las actas y que se desarrollen todas las actividades.1. ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-008. constatará el uso de elementos de protección personal. diligenciará el formato “Control de Trabajo Diario de Supervisión” ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-009. El no contar con estos elementos es motivo suficiente para suspender las labores al operario. este se debe utilizar como Bitácora en caso que se requiera.15 Labores de Supervisión Para desarrollar un control continuo de las actividades desarrolladas en terreno por el personal técnico-operativo. En dicho folio tiene un campo para observaciones por cada obra. • Una vez verificado el trabajo realizado. sin embargo el control final de la calidad de las obras se hace en el proceso de supervisión. evaluando la calidad del trabajo.04 a su vez le informará al responsable de fonoservicio para hacer contacto telefónico con el cliente y programar la nueva fecha de ejecución de la obra. • En las visitas realizadas por el supervisor al personal operativo. Por medio del formato “Registro de Supervisión y Control Operativo”. éste visitará constantemente todas las cuadrillas en terreno. . ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-015.14 Control de Calidad de la Información La cuadrilla una vez realizada la obra. 5.1. Para constatar dichas visitas se deberán diligenciar los siguientes formatos: El supervisor. se contará con un supervisor por cada siete cuadrillas. en horas de la mañana. 18 de 34 Documento No. deberá revisar el “Folio para Control de Materiales en Terreno”. 5. cumpliendo las normas de seguridad.Obras Pág. Seguidamente deberá diligenciar el “Folio de Control de Materiales” ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-008. • Cuando inspeccione las cuadrillas. debe validar que la información registrada en el acta es correcta. donde describirá las acciones realizadas el día anterior. se recibe la obra ejecutada de acuerdo a la normatividad vigente de CODENSA por medio del formato “Supervisión y Recepción de Obras Eléctricas”. 5. para verificar que el saldo de éste. ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-010. dejando siempre registro en el aplicativo SIO. ANE-P-PR-001-G-OEL001 Rev.

El procedimiento específico para este paso.16 Recepción y Control de la Calidad El responsable del control de calidad. 5. corregirá e informará al responsable de la inconsistencia.1. ANE-P-PR001-G-OEL001-F-011 del programador de ejecución de obra mediante el formato “Recepción de Ejecución Programación de Obra” ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-012.1. Para la recepción de la obra diligenciará el formato “Supervisión y Recepción de Obras Eléctricas” ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-015. marcará en la plantilla de registro de instalación en el Sistema de Información Operativa (SIO) el ítem de Auditado. se realiza la recepción del 100% de las obras por parte del supervisor. Se procederá a digitar la información en el aplicativo SIO con los documentos originales.18 Digitación Diariamente recibirá las entregas por parte del programador de solicitudes de servicio mediante el formato “Recepción y Control de la Información”. para lo cual debe llevar copia del paquete completo entregado por el responsable de la programación de las obras. ANE-P-PR-001-G-OEL001 Rev. los cuales deberá firmar como constancia de recibo.04 El procedimiento específico de la supervisión. y que contenga los datos reales.Obras Pág. Al encontrarse un faltante. 5. ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-014. . se encuentra descrito en el “Manual de Funciones y Procedimientos del Supervisor”. se describe en el “Manual de Funciones y Procedimientos del Responsable de Control de Calidad”. 19 de 34 Documento No. 5. al encontrar inconsistencias en la calidad de la información. Una vez en el terreno.1. Cuando termine la revisión. debe observar la calidad de la obra y la calidad de la información. Luego de esto el digitador debe revisar que la información sea la correcta y procederá a la grabación del acta y la factura. ANE-P-PR-001-GOEL001-G-015. El responsable del control de calidad en digitación verificará en la base de datos punteando el acta contra la información descargada en el sistema. ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-003. verifica que la cantidad de material descargado en al acta de instalación sea el mismo que se ha descargado en la oferta comercial y su cobro será el mismo establecido en el baremo del convenio. De no ser así debe hacer la anotación en observaciones.17 Recepción de la Obra Paralelo a la Digitación en el SIO. devolverá al jefe de cuadrilla el paquete y debe registrar la anomalía en el formato “Control del Producto No Conforme”. revisa una o una las actas y todos los anexos.

se describe en el “Manual de Funciones y Procedimientos del Digitador”.A. la instalación del medidor y la energización del predio.S.1 Tipos de Solicitudes Se realizan las mismas mencionadas en el Numeral 5. el área de sistemas entregará la copia verde de la factura a Contabilidad junto con una relación de las mismas emitida por el sistema.1. ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-024 para su respectivo registro. 5. Se tendrán en cuenta aspectos como la revisión detallada de la obra construida. El procedimiento específico para este paso.2. la cual se envía posteriormente a Contabilidad mediante el formato “Control de Facturas”. incluyendo: • Retiro de Sellos Corresponden a las solicitudes realizadas por los clientes para que Codensa retire los sellos y este pueda realizar las adecuaciones eléctricas que requiere con un particular.19 Envío de Facturación a Contabilidad AENE Una vez realizada la obra. 5. Las facturas originales son entregadas junto con el acta y demás documentos a CODENSA para el cobro de la misma.1. Este procedimiento se hará mensualmente. Después de la digitación de la información y paralelamente con el reporte de información a CODENSA. ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-016.1. 20 de 34 Documento No. S. verificando el . 5. • Conexión de Servicio Corresponde a la revisión de las instalaciones que realizó el cliente con un particular.Obras Pág. Las facturas anuladas se envían con todas las copias a Contabilidad para su archivo.P.1 Proceso de Oferta CODENSA recepciona las solicitudes de los clientes en la línea de Fonoservicio 115 y le asigna a AENE E. ANE-P-PR-001-G-OEL001 Rev.1. las cuadrillas deben entregar al almacén la copia amarilla de la factura. las recibidas de la zona norte.2 PROCESO REDISEÑADO 5.04 estos registros no podrán ser modificados hasta que no se apruebe el respectivo cambio si lo hubiese por el Administrador de Ordenes de Servicio.1.2.

En lo que respecta a la reprogramación de las solicitudes los responsables en el Back Office generarán una nueva solicitud y se seguirá el procedimiento como una solicitud nueva.Obras Pág.04 estado y condición de cada uno de los componentes de la conexión eléctrica y aquellos elementos secundarios que no hacen parte principal de la conexión eléctrica (acabados de la obra civil y parciales de acometida) teniendo en cuenta las normas técnicas vigentes. de acuerdo a las zonas establecidas. . entregar el trabajo diario y la “Bitácora Diaria de Supervisión” ANE-PPR-001-G-OEL001-F-034. 21 de 34 Documento No. 5. el Administrador de Ordenes de Servicio.A. donde los Ejecutivos de Negocio de Oficina atienden las solicitudes del cliente..2 Envío y Recepción de la Información La asignación de Solicitudes de Servicio por parte de CODENSA. tendrá la estructura definida por ambas partes para su respectivo cargue y descargue en ambos sistemas de información. al Supervisor quien a su vez pasará el trabajo a los Ejecutivos de Negocio de Terreno.5 Programación de la Visita y Entrega a los Ejecutivos de Negocio de Terreno Una vez agendadas las Solicitudes de Servicio por parte de los Ejecutivos de Negocio de Oficina.2. ANE-P-PR-001-G-OEL001 Rev. 5.3 Recibo de las Solicitudes de Servicio La asignación de Solicitudes de Servicio por parte de CODENSA. El responsable de la asignación será el encargado de cargar el archivo en el aplicativo SIO. para la visita y la devolución por parte de ANE ESP S.4 Apoyo de Back Office Fonoservicio 115. para la ejecución de trabajos establecidos en el Convenio. también sirve de apoyo por vía telefónica o Avantel para los Supervisores y Ejecutivos de Negocio de Terreno.2. son los únicos que tendrán contacto telefónico con el cliente. o quien éste delegue. se hará diariamente mediante el Sistema de Agendamiento: E-@genda de Codensa. con el apoyo de la coordinación operativa o la supervisión. 5.2. 5. es un área de apoyo de Codensa localizada en el centro de atención telefónica Contact Center Americas. se encargan de prestar asesoría técnica y agendar una visita en un día y una jornada (mañana o tarde) específica. procede a asignarlas a un Ejecutivo de Negocio de Terreno en el Sistema de Agendamiento de Codensa.2.

No se podrá entregar ningún material sin el requisito anterior. El almacén debe velar porque a diario se cuente con la papelería necesaria.2.6 Solicitud y Retiro de Materiales de la Bodega El Ejecutivo de Negocio de Terreno de acuerdo a la naturaleza de la obra. Las Ofertas Comerciales que superan los dos millones de pesos se someterán a un estudio de crédito. se concreta la fecha de ejecución teniendo en cuenta la disponibilidad de cupos en el Sistema de Agendamiento. 5.2. realiza la visita y verifica que las instalaciones cumplan con las Normas Técnicas establecidas para la ejecución. Luego de realizado el análisis de crédito. para lo cual el ejecutivo de Negocio de Terreno le informará al cliente los documentos requeridos y los Ejecutivos de Negocio de Oficina estarán en contacto con él para su recolección y entrega a CRC para su estudio. Con la salida de los materiales. ANE-P-PR-001-G-OEL001 Rev. mediante el formato “Orden de Entrega y/o Devolución de Materiales” ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-005. se hará entrega del “Folio para Control de Materiales en Terreno”. Diariamente en el almacén se recibirán los folios diligenciados. Si el cliente acepta ejecutar inmediatamente la obra. También podrá dejarla en estudio para su próxima aprobación o cancelación.7 Ejecución de la Visita El Ejecutivo de Negocio de Terreno con la información suministrada por CODENSA. 5. deberá hacer la requisición de los materiales seriados y no seriados. se procederá. ANE-P-PR-001-GOEL001-G-006. . El procedimiento específico se encuentra descrito en el “Manual de Funciones y Procedimientos del Responsable del Control de Materiales en la Bodega”. el cliente recibirá una llamada por parte del Back Office para informarle la aceptación o rechazo del mismo y así agendar la visita para la ejecución de obra. 22 de 34 Documento No.Obras Pág.04 El procedimiento específico se encuentra descrito en el “Manual de Funciones y Procedimientos del Administrador de Ordenes de Servicio”. para que allí alisten el material y le sea suministrado. elabora la Oferta Comercial asegurándose de tener todos los documentos requeridos. de acuerdo a si es una obra nueva o una modificación técnica. De lo contrario. este funciona como una hoja de kardex y contiene los espacios para el cargue y descargue por obra de materiales seriados y no seriados. para que las cuadrillas puedan llevar sus controles. ANE-PPR-001-G-OEL001-G-009. ANEP-PR-001-G-OEL001-F-008.

2. los tiempos establecidos serán fijados por CODENSA dependiendo la naturaleza de la obra eléctrica. 5. ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-001. Para la ejecución de los trabajos las cuadrillas deben tener en cuenta “Manual de Funciones y Procedimientos del Técnico Electricista”. 23 de 34 Documento No. ANE-P-PR-001-G-OEL001 Rev.9 Control de Calidad de las Obras La cuadrilla una vez ejecutada la obra. Realizará la entrega del material “Bienvenido a Codensa” y procede a ejecutar la obra.04 El procedimiento específico se encuentra descrito en el “Manual de Funciones y Procedimientos del Ejecutivo de Negocio de Terreno”. Para los clientes atendidos que se encuentren asociados a una factibilidad de suministro (Obras Menores) y que la carga solicitada y/o contratada no supere 112.Obras Pág. debe validar que la información registrada en el acta es correcta. ANE-P-PR-001-G-OEL001-G037. 5. el Ejecutivo de Negocio de Terreno debe comunicarse con el Back Office para registrar la hora de llegada al predio y la hora de salida. ANE-P-PR-001-G-OEL001-G012. 5. El Ejecutivo de Negocio de Terreno debe solicitar los documentos requeridos para el tipo de trabajo y verificar que se encuentran completos.8 Ejecución de las Obras AENE ejecutará las obras eléctricas en el momento que el cliente apruebe la oferta comercial. Durante cada visita.5 KVA. Posteriormente.. sin embargo el control final de la calidad de las obras se hace en el proceso de supervisión. En el momento que la cuadrilla retire material seriado. Seguidamente deberá diligenciar el “Folio de Control de Materiales” ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-008.10 Control de Calidad de la Información La cuadrilla una vez realizada la obra. lo entregará al supervisor quién lo recibirá y lo verificará con el acta. “Instructivo para Normalización Residencial y Comercial”. para dictar la cantidad de materiales y mano de obra para la liquidación de la Oferta Comercial. igualmente el resultado de la visita.2. “Manual de Funciones y Procedimientos del Ayudante del Técnico”.2. ANE-P-PR001-G-OEL001-G-013. debe revisar el trabajo realizado. En dicho folio tiene un campo para . Además puede llamar al responsable del Control de Calidad. el supervisor lo entregará al encargado de Control de Calidad.

éste visitará constantemente todas las cuadrillas en terreno.12 Recepción de la Obra Paralelo a la ejecución de obra y la digitación en SIO. lo revisará y firmará cada acta como conforme. evaluando la calidad del trabajo.2.11 Labores de Supervisión Para desarrollar un control continuo de las actividades desarrolladas en terreno por el personal técnico-operativo. 24 de 34 Documento No.04 observaciones por cada obra. el buen diligenciamiento de las actas y que se desarrollen todas las actividades. y el formato “Bitácora Diaria de Supervisión” ANE-P-PR-001-G-OEL001-F034. • Recibirá el trabajo por parte de los Ejecutivos de Negocio de Terreno. Debe observar la calidad de la obra y la calidad de la información. se contará con un supervisor por cada siete cuadrillas. que contenga los datos reales. • Entregará al responsable del Control de Calidad en el mismo formato donde le son asignadas las cuadrillas “Bitácora Diaria de Supervisión” ANE-P-PR-001-GOEL001-F-034 completamente diligenciado. además. las órdenes de trabajo para entregar a los Ejecutivos de Negocio de Terreno. concuerda con el material encontrado en ese momento y registrará en el formato su visto bueno de conformidad. El procedimiento específico de la supervisión.2. se encuentra descrito en el “Manual de Funciones y Procedimientos del Supervisor”. para verificar que el saldo de éste. . ANE-P-PR-001-G-OEL001 Rev. El supervisor diariamente recibirá por parte del encargado de la asignación de las solicitudes. ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-008. se realiza la recepción del 100% de las obras por parte del supervisor. deberá revisar el “Folio para Control de Materiales en Terreno”. ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-014. este se debe utilizar como Bitácora en caso que se requiera.Obras Pág. • En las visitas realizadas por el supervisor al personal operativo. El no contar con los elementos de protección personal es motivo suficiente para suspender las labores al operario. constatará el uso de elementos de protección personal. cumpliendo las normas de seguridad. donde se encuentran relacionadas las solicitudes asignadas a sus cuadrillas. • Cuando inspeccione las cuadrillas. 5. 5. Por medio del formato “Registro de Supervisión y Control Operativo”. ANE-P-PR001-G-OEL001-F-010.

13 Recepción y Control de la Calidad El responsable del control de calidad. ANE-P-PR001-G-OEL001-F-011. corregirá e informará al responsable de la inconsistencia. revisa una o una las actas y todos los anexos. ANE-P-PR-001-GOEL001-G-015.04 Una vez verificado el trabajo realizado. Cuando termine la revisión. El procedimiento específico para este paso. ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-007. Recibirá los medidores y sellos retirados.2. ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-006 para su respectiva devolución a Codensa. o sellos “Entrega de Sellos Retirados en Terreno”. una observación y la firmará como conforme. estos registros no podrán ser modificados hasta que no se apruebe el respectivo cambio si lo hubiese por el Administrador de Ordenes de Servicio. procederá a devolverla a la cuadrilla que la ejecutó para su inmediata corrección. 25 de 34 Documento No. se describe en el “Manual de Funciones y Procedimientos del Digitador”. . devolverá al supervisor y debe registrar la anomalía en el formato “Control del Producto No Conforme”.Obras Pág. ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-016. El procedimiento específico para este paso. El digitador responsable del control de calidad. para lo cual el supervisor consignará en el formato “Supervisión y Recepción de Obras Eléctricas” ANE-P-PR-001-G-OEL001F-015.2. verifica que la cantidad de material descargado en al acta de instalación sea el mismo que se ha descargado en la oferta comercial y su cobro será el mismo establecido en el baremo del convenio. Al encontrarse un faltante. Si la obra no cumple con las condiciones técnicas de Codensa. al encontrar anomalías en la calidad de la información. una vez ingresados todos los datos. ANE-P-PR-001-G-OEL001 Rev. ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-003. para lo cual enviará una relación quincenal y entregará al almacén utilizando los formatos correspondientes ya sean medidores “Entrega de Medidores Retirados en Terreno”. se describe en el “Manual de Funciones y Procedimientos del Responsable de Control de Calidad”. el cual deberá firmar como constancia de recibo y procederá a ingresar la información en el aplicativo SIO con los documentos originales. se recibe la obra ejecutada de acuerdo a la normatividad vigente de CODENSA. 5.14 Digitación Diariamente el digitador recibirá la entrega por parte del responsable de control de calidad mediante el formato “Recepción y Control de la Información”. marcará en la plantilla de registro de instalación en el aplicativo SIO el ítem de Auditado. verificará en la base de datos punteando el acta contra la información descargada en el sistema. 5.

la entrega de la documentación física se efectuará a más tardar al siguiente día del reporte de la factura en medio magnético.04 5. S.A. observadas en la verificación de trabajos ejecutados.: Deficiencias en la calidad de las obras. mano de obra o materiales se realizarán al día siguiente de ser informadas las correcciones. • Identificados por AENE E.4 DEVOLUCION DE INFORMACIÓN Las devoluciones por incompatibilidades de información comercial. 5. • Otro producto no conforme puede resultar de la Interventoría en Caliente realizada por CODENSA o de las Reuniones semanales que se realizan.6 establecido dentro del Sistema de Gestión de Calidad de AENE. 5.S. y deficiencias en la calidad de la información. y deficiencias en la calidad de la información.19. • Identificados por CODENSA. 5. Se cuenta con 5 días hábiles para su corrección y 3 días para su reporte. 5. encontradas en el proceso de supervisión. 26 de 34 Documento No. identificados en los sistemas de información. control de calidad o digitación.1.15 Envío de Facturación a Contabilidad AENE Se realiza de igual manera como se expresa en el Numeral 5. Se cuenta con 3 días hábiles para su corrección.: Deficiencias en la calidad de las obras.5 MANEJO DEL PRODUCTO NO CONFORME El manejo específico del producto no conforme para este convenio.Obras Pág.6 ANALISIS DE DATOS . ANE-P-PR-001-G-OEL001 Rev. y se agrupa teniendo como base la calidad de la obra y la calidad de la información. a más tardar a los tres (3) días siguientes de ejecutada la obra. se maneja de acuerdo al Procedimiento Planeación y Ejecución Operativa ANE-P-PR-001 Numeral 5. y efectuar la entrega del archivo de las facturas igualmente en medio magnético a más tardar dos (2) días después del reporte de la ejecución de la obra.P.3 ENTREGAS DE PRODUCCIÓN A CODENSA AENE deberá reportar a CODENSA. detectadas en las diferentes etapas: terreno. la información de la misma en medio magnético según estructura definida por CODENSA.2.

La anomalía se registrará en la base de datos para ser tenida en cuenta para calcular el indicativo de calidad de la obra. También se aplicará lo contenido en el “Control de Materiales” ANE-P-AD-001-G-003. ANE-P-PR-001-G-OEL001 Rev.04 • Devoluciones comerciales: Inconsistencias que se presentan en cuanto a Clientes. Medidores y marcas. S. al momento de calcular la bonificación y para tomar medidas disciplinarias si lo amerita. se presentará un informe técnico de lo sucedido y la gestión adelantada en el predio.S.A. Acción: La cuadrilla no podrá seguir laborando hasta tanto no se den las condiciones exigidas. Sí lo anterior lo causó la cuadrilla. S. • Deficiencias de seguridad industrial: Cuando la supervisión detecte deficiencias por falta de elementos de seguridad o deterioro de los mismos. La anomalía se registrará en la base de datos para ser tenida en cuenta para calcular el indicativo de calidad de la información.P. La anomalía se registrará en la base de datos para ser tenida en cuenta para calcular el indicativo de calidad de la información al momento de calcular la bonificación y para tomar medidas disciplinarias si lo amerita. • Daños a terceros: Cuando como consecuencia de los trabajos se causen daños y perjuicios a los bienes de los clientes. Sellos devoluciones por información incompleta o la duplicidad. tendrá medidas disciplinarias. en lo referente a materiales no seriados.P. Acción: Las correcciones serán remitidas máximo 48 horas después de la devolución y los costos los asume AENE E. 27 de 34 Documento No.A. • Devoluciones por deficiencias en la calidad de las obras: Las deficiencias informadas al contratista por medio de correo electrónico para su inmediata corrección. sellos y actas. Acción: El plazo para la corrección e información de la misma es de 24 horas después de la solicitud y los costos los asume AENE E..S. Acción: Las correcciones serán remitidas máximo 48 horas después de la devolución y los costos los asume AENE E. • Devoluciones por Mano de Obra y/o Materiales: Inconsistencias que se presentan en la coherencia de la mano de obra informada con respecto a los materiales y/o cantidad de material informado.P.Obras Pág. al momento de calcular la bonificación y para tomar medidas disciplinarias si lo amerita.S. medidores.A. S. Acción: Se levantará inmediatamente un acta de conciliación con el afectado donde se especifiquen claramente los daños involucrados y se informará inmediatamente al Coordinador Operativo presentando una fecha para solucionar .

7 INDICADORES 5. Acción: Cuando se incumplan los tiempos por causa del responsable. se establecen las directrices. ANE-P-PR-001-G-OEL001 Rev. Para esto se cuenta con 3 días.7. 28 de 34 Documento No. estos tiempos se han repartido por actividad y por responsable. el valor será descontado de la bonificación. en el proceso “Mejoramiento Continuo”.1 • Indicadores del Convenio Tiempo de Ejecución Oferta Comercial: ________________3_____________________ Fecha de Atención – Fecha de Programación • Reporte de Ejecución Oferta Comercial: ________________3_____________________ Fecha de Reporte – Fecha de Ejecución • Tiempo de Ejecución Obra : ________________5_____________________ Fecha de Ejecución – Fecha de Aprobación • Reporte de Ejecución Obra: ________________3_____________________ Fecha de Reporte – Fecha de Ejecución . al momento de calcular la bonificación y para tomar medidas disciplinarias si lo amerita. La anomalía será tenida en cuenta para calcular el indicativo de oportunidad.Obras Pág. ANE-P-CA-001. • Demora en la entrega de la información: De acuerdo a los tiempos pactados dentro del convenio.04 y presentar paz y salvo. Al establecerse la culpabilidad de la cuadrilla. • Con los análisis de datos y acciones a seguir. 5.

Los indicadores mensuales que se tienen para el control interno son: • Productividad: Facturación Real del Mes________ Días Laborables del Mes X Facturación Estandarizada Día • Calidad Obra: Facturación Total Obras Ejecutadas – Valor Obras Rechazadas Facturación Total de Obras Ejecutadas • Calidad Información: Valor Total de Actas Diligenciadas .2 Indicadores Internos El documento que sirve como soporte para obtener los indicadores. 29 de 34 Documento No. ANE-P-PR-001-G-OEL001 Rev.04 • Tiempo Corrección Ejecución Obra: ________________5_____________________ Fecha de Corrección – Fecha de Programación • Reporte Corrección Ejecución Obra : ________________3_____________________ Fecha de Reporte – Fecha de Corrección • Tiempo Reporte Factura: 2 Fecha de Reporte Factura – Fecha de Reporte Ejecución de Obra 5.Valor Rechazadas Valor Total de Actas Diligenciadas .Obras Pág. los cuales también son la base para la evaluación de desempeño de los trabajadores son los siguientes: • Reportes de producto no conforme tanto de las obras como de la información por parte de CODENSA.7. obtenidos por la verificación de trabajos ejecutados y por inconsistencias en datos comerciales.

. AENE E. Una vez se determine la responsabilidad por parte del supervisor.04 • Ventas Efectivas: A- No. S. 5. Ofertas Comerciales Ejecutadas No. Ofertas Comerciales Aprobadas Total Solicitudes Visitadas B- Ventas Efectivas * 100_______ Soliictudes Recibidas en el Período • Ofertas Ejecutadas: A- B- 5.P. Se realizará un control diario de la producción tanto de obras ejecutadas mediante el formato “Control Diario de Ejecución y Facturación”.9 FACTURACION La facturación será mensual.10 INFORMES Y REUNIONES Periódicamente se realizará una reunión entre el coordinador operativo y el designado por CODENSA. los indemnizará directamente.A.S. ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-016. ANE-P-PR-001-G-OEL001 Rev. a más tardar tres (3) días después de haberse comprobado la responsabilidad y según los manuales y procedimientos establecidos por CODENSA.8 No. 30 de 34 Documento No. donde se debe presentar un informe que contenga lo siguiente: . sin embargo de común acuerdo con CODENSA se puede radicar más de una factura en el mes. Ofertas Comerciales Aprobadas Ofertas Ejecutadas * 100______ Ventas Efectivas DAÑOS A TERCEROS Como consecuencia de los trabajos si se causan daños y perjuicios a bienes de los clientes.Obras Pág. 5. por los daños causados. se deberá firmar el “Acta de Conciliación con el Cliente”. ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-017.

accidentes. donde se especifican los siguientes datos: Cuadrilla que ejecutó. Los datos contenidos son los especificados en el ítem 5. Acta de ejecución. ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-022.1 Los controles realizados son los siguientes: • Recepción. Sugerencias.0 y un motor de base de datos de MySql. Coordinador Operativo.1. 31 de 34 Documento No. ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-029 . ANE-P-PR-001-G-OEL001 Rev.Obras Pág.11 LISTAS DE CHEQUEO Dando cumplimiento a uno de los aspectos claves definidos en el Procedimiento “Planeación y Ejecución Operativa” ANE-P-PR-001.04 • • • • Indicadores de Gestión. • Una vez ejecutadas las obras se digita la información de cada orden. . Administrador Ordenes de Servicio. ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-021.12 SISTEMA DE INFORMACIÓN El sistema de información que se utiliza se llama SIO diseñado en Foxpro 8. • Indicadores de Gestión. • Contactos telefónicos. • Reporte de información a CODENSA en estructuras definidas. Medidor instalado y materiales utilizados. Datos de identificación del cliente (quien atiende). sellos. inconvenientes de material. 5. ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-020. programación e impresión diaria de Solicitudes de Servicio enviadas por CODENSA. Hechos relevantes (daños. etc). se han definido las listas de chequeo de los siguientes funcionarios: • • • • Gerente de Proyecto. Compromisos adquiridos. 5. • Programación y recepción de obra. • Con la información digitada se concilian las cantidades de medidores. • Luego de ser visitadas las solicitudes de servicio se digitan las tarjetas de visita y las ofertas comerciales. actas y materiales utilizados en las obras • Control de inventarios tanto de la bodega como de las cuadrillas. este sistema controla desde la orden programada por CODENSA hasta los materiales instalados en dicha obra para satisfacer las necesidades del cliente. Supervisor.

32 de 34 Documento No. para esto se debe utilizar el formato de “Inventario de Materiales. ANE-P-PR-001-G-OEL001 Rev. • Cumplir con todas las actividades consignadas en el procedimiento de “Control de Materiales”. ANE-P-AD-001-G-001.13 GESTIÓN DE INVENTARIOS • Será obligación del Administrador de Insumos mantener los inventarios actualizados en el sistema. 6. ANE-P-PR-001-G-OEL001-G-002. para lo cual es necesario tener un respaldo en caso de que los recursos sufran percances e inconvenientes y de esta manera generen un retraso en la operación normal del proceso.2 CONTROL DE INVENTARIOS Este proceso esta integrado en el SIO. • También deberá notificar de forma inmediata cuando uno de los elementos básicos para el desarrollo de las actividades se encuentre en el número mínimo requerido por el proyecto. del Manual de Calidad. se tiene como plan de contingencia una carpeta compartida dentro de la red la cual se actualiza copia en CD semanalmente y se mantiene una copia correspondiente a cada mes.3 VEHICULOS . en el evento de una calamidad (interna o externa). 6. Se tienen las copias de la información mencionada en el párrafo anterior. 6 PLAN DE CONTINGENCIA Son aquellas actividades tendientes a restablecer la operación normal. los cuales resumen a diario las respuestas de las solicitudes entregadas por CODENSA. 6. y el “Procedimiento para el Control y Almacenamiento de Medidores”. ANE-P-AD-001-G-003 y “Logística”. Elementos Seriados y No Seriados” ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-023 y “Control de Cable (Colas)” ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-028.1 MANEJO DE SISTEMAS DE INFORMACION Como resultado del procesamiento de información del convenio a través del SIO se generan varios archivos. tanto para el manejo de las existencias de la bodega central.04 5. la existencia de cada móvil y la consolidación de estos.Obras Pág. De forma periódica se realizarán inventarios de los materiales dentro del almacén como en poder de las cuadrillas.

6. en caso que este falle por algún motivo se cuenta con tres líneas telefónicas en la sede de operaciones de este proyecto. . por medio de avantel o en ocasiones se realiza por medio de celular. 33 de 34 Documento No. adicionalmente. los cuales cuentan con los elementos solicitados dentro del contrato y además tienen asignado un conductor. Para esto se tendrá en cuenta un porcentaje definido por el Gerente del Proyecto y se publicará semanalmente en la cartelera del proyecto el “Control Diario de Producción por Cuadrilla” ANE-P-PR-001-G-OEL001-F-038.Obras Pág. e indirecta mediante resultado de operaciones y sus respectivos informes. y establecer una forma eficiente de entrar en contacto con los gestores para lo cual se cuenta con el siguiente plan de contingencia.5 COMUNICACIONES Es importante determinar un esquema ágil de comunicación con los miembros principales del grupo.4 PERSONAL En el suceso de ausencia de alguna de las personas del contrato se tienen recursos disponibles dentro del proyecto (1 Técnico Electricista – 1 Auxiliar) los cuales poseen pleno conocimiento y experiencia en las áreas operativa. el Coordinador Operativo y el Gerente del Proyecto cuentan con teléfono celular. Se realizará un plan de entrenamiento a los trabajadores que laboran dentro del convenio que permita tener conocimiento básico para el caso en que se requiera de su colaboración en un área determinada. de sistemas y administrativa de las actividades que se realizan dentro del convenio. para lo cual se tienen previstos los siguientes incentivos: • Se entregará un valor adicional del sueldo a cada cuadrilla de acuerdo a su producción. 6. los cuales se envían por medio físico y magnético. La comunicación del personal operativo se realiza por medio de avantel. ANE-P-PR-001-G-OEL001 Rev. para ello se cuenta con dos correos electrónicos (uno por red propia y otro por servidor de cable net).04 En caso de presentar algún inconveniente se tiene previsto contar con dos vehículos pertenecientes a otros proyectos. Fonoservicio. Los canales de comunicación con CODENSA son de forma directa. 7 PLAN DE INCENTIVOS Se tiene como objetivo motivar a aquellos trabajadores que presentan un excelente grado de producción de acuerdo a las metas establecidas.

34 de 34 Documento No. se tiene previsto un valor adicional que depende del volumen de ventas y se establece el 1% de éstas. ANE-P-PR-001-G-OEL001 Rev.04 • Para el grupo de asesores comerciales.Obras Pág. 8. REGISTROS .