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PLANES DE CALIDAD

investigacion e innovacion

asesorias y consultorias
Comunicaciones

PRODUCTOS
formacin
Investigaciones
Evaluaciones
Innovaciones (alternativas
pedagogicas)
Asesorias
Consultorias
formacin
Publicaciones
socializaciones

PLAN DE CALIDAD

Versin: 0,1

No

ACTIVIDAD

TECNICA /
EQUIPO /
HERRAMIENTA

DOCUMENTO
NORMATIVO

RESPONSABLE
ACTIVIDAD

Pagina __ de ___

REGISTRO

VARIABLE A
CONTROLAR
(caracteristicas del
servicio / parametro de

ESPECIFICACIONES

TECNICA O
INSTRUMENTO
DE MEDICION

Definir politica y plan de comunicacin con


base en directrices de planeacin estrategica

Politica de
Comunciaciones
institucional y distrital

Ordenador

Director General
Profesional de
Comunicacin

Carpeta de
documentos de
comunicaciones

1. Cumplimiento de
lineamientos del plan
1. Plan estrategico
1. Contrastacin de
estrategico del instituto
2. Entre diciembre y enero de documentos
2. Tiempo
cada ao
2. Cronograma
3. Evaluacion de politicas y
planes

Definir Comit de Comunicaciones

Resolucion que define


Comit de
Comunicaciones

Cargos y Perfiles
de competencias

Director General

Comunicacin formal
(acta - resolucin oficio)

1. Competencia de
miembros de Comit
2.Coherencia con politica
de comunicaciones

Definir equipos para desarrollar cada medio o


accin comunicativa
Procedimentar la realizacin de medios y
acciones comunicativas
- Revista educacion y ciudad
g
aula urbana
- Magazin
- Programa radial
- Web
- Libros academicos
- Eventos
- Boletin Interno

Comit
convocado

N.A

Politica de
Ordenador
Comunicaciones
Lineamientos de
Politica de Comunicacin
Comits
Distrital

Elaborar trminos de referencia para


contratar servicios tcnicos de edicin,
diseo, diagramacin, impresin, distribucin
o emisin de cada estrategia comunicativa,
gestin de contenidos, sitio web, realizacin
de eventos

Ley 80 de 1993
Decreto 2170
Ley 29 Ciencia y
Tacnologia

Evaluar propuestas

Ley 80 de 1993
Decreto 2170
Ley 29 Ciencia y
Tecnologia

Computador
Estudios del
DANE, ANIF,
SICE

Comit designado

Profesional del rea

1. Contrastacin
1. Reconocimiento academico
con hoja de vida
y profesional
2. Revisin
2. Politica de Comunicaciones
documento

DOCUMENTO

1. Tiempo
1
2. Forma y contenido

1. Tiempo
2. Tipo de contratacin
3. Valor total, tipo de
Terminos de referencia
rubros requeridos, equipo
dentro de carpeta del
humano requerido, valor
proyecto o contratacin
por persona, tiempo de
a realizar
dedicacin por persona,
otros gastos, si requiere
coofinanciacin

1. Maximo 5 das
2. Normatividad
3. Estudio de mercado

RESPONSABLE

1 y 2. Firma en Politica de
Comunicacin

Director General

Siempre que se define


Comit de
Comunicaciones

Actas de Comit

Profesional de Comunicacin

N.A

Siempre que se definen


equipos para desarrollar
medios

Actas de Comit

Comit de Comunicaciones

N.A

Trimestral

Actas e informes de
equipos y Comit

Comit de Comunicaciones

1 y 2. N.A

1. Actas de Comit y equipos


2. Definida para cada medio o 1-2 Seguimiento
accin comunicativa

FRECUENCIA DE
MEDICION

REGISTRO DE CALIDAD

1. N.A
2. N.A

Actas de asignacion de 1.Cumpliento de politica de


1. Contrastacin
1. Politica de Comunicaciones
equipos
comunicaciones
documentos

Equipos para desarrollo


de medio o accin
Actas e informes
comunicativa

Cdigo: PL-FMO-001

METODO DE CONTROL

1. Anual
2. Anual

1. Calendario
2. Visual
3. Visual

1 a 3 N.A

Siempre que elaboran


terminos de referencia

Visto bueno en los


terminos de referencia

Subdirector Academico

Siempre que elabore


convocatoria publica o
focalizada

1.CDP en carpeta con


visto bueno
2 a 5 Acta cierre de
convocatoria

1. Tesorero
2 a 5 Director y Asesor
Juridico

Computador

Carta de invitacin o
aviso de prensa dentro
Asesor oficina Juridica de carpeta del proyecto
o contratacin a
realizar

1. Certificado de
disponibilidad presupuestal
CDP
2. Tiempo convocatoria
1. La establecida en los
3. Observaciones
terminos de referencia
realizadas por proponentes 2 a 5. Normatividad
4. Fecha y hora de cierre
5. Recepcion de
propuestas

1 a 5. Visual

1 a 5. N.A

Instructivo

Manualmente
Computador

Formato de evaluacin
Consolidado en
carpeta del proyecto
Profesional del rea
Recomendacin de
Evaluadores Externos
contratacin de
acuerdo a mejores
puntajes

1. Entre 15 y 30 das
1. Tiempo
2. Instructivo
2. Metodologia
3. Banco de expertos y
3. Seleccin y contratacion
formato de contratacin
de evaluadores
simplificada

1. Calendario
2. Visual
3. Visual

1. N.A
2. N.A
3. N.A

Siempre que se evaluan


propuestas

1 a 3 Carpeta

Profesional de rea
Subdirector Academico

Contratar

Ley 80 de 1993
Decreto 2170
Ley 29 Ciencia y
Tacnologia

Computador

Asesor oficina Juridica

1. Cumplimiento de
Contrato en carpete del
normatividad
proyecto
2. Tiempo

1. Normatividad
2. Maximo 8 das

1. Visual
2. Calendario

1. N.A
2. N.A

Siempre que se contrate

1. Contrato firmado por


partes

Asesora Juridica

Delegar interventoria

Ley 80 de 1993
Decreto 2170
Ley 29 Ciencia y
Tacnologia

Computador

Subdirector Academico

1. Competencia del
Oficio de delegacin en delegado
carpeta
2. Tiempo para dedicar al
proceso

1. Profesional con experiencia


de por lo menos 6 meses en
el IDEP
1 y 2 Visual
2. Maximo 10 interventorias
de proyectos academicos

1. N.A
2. N.A

Siempre que se delege


interventoria

Oficio de delegacin en
carpeta

Subdirector Academico

Seleccionar mejores puntajes

Desarrollar plan de comunicacin

Firma
Elabor: Rafael pabon

Firma
Revis: Nestor Raul Ramirez

Fecha: 23/05/2007

Fecha: 09/11/2007

Firma
Aprob: Cecilia Rincon Verdugo
Directora General
Fecha: Res-247-23/11/2007

PLAN DE CALIDAD

Versin: 0,1

No

ACTIVIDAD

Pagina __ de ___

DOCUMENTO NORMATIVO

TECNICA / EQUIPO /
HERRAMIENTA

RESPONSABLE
ACTIVIDAD

REGISTRO

Matriz

Formatos de planeacin

Subdirectora
Academica
Coordinadores de
Proyecto
Jefe de Planeacin

Plan de Accin
Plan de Contratacin

Cdigo: PL-FMO-001

METODO DE CONTROL

VARIABLE A CONTROLAR
(caracteristicas del servicio /
parametro de proceso)

ESPECIFICACIONES

TECNICA O
INSTRUMENTO
DE MEDICION

DOCUMENTO

FRECUENCIA DE
MEDICION

REGISTRO DE
CALIDAD

RESPONSABLE

1. Trimestralmente
2. Anual

1. Carpeta planeacin
2. Oficio de remisin por
parte de cada
responsable a su Jefe
inmediato

1. Jefe de Planeacin
2. POR DEFINIR

1. Una vez para cada


necesidad
2. Semestral
3. Siempre

1. Fechas en documento
1. Subdirectos Academico
2. Hoja de vida de cada
2. Talento Humano
empleado
3. Subdirector Academico
3. Firma

1. INVESTIGACION EN EDUCACION Y
PEDAGOGIA
Elaborar plan de accin y de contratacin
1 para el proceso de fomento y apoyo a la
investigacion en educacion y pedagogia

Definir necesidad investigativa a


desarrollar

Anlizar la documentacin sobre esa


3 necesidad investigativa que se plantea
( t d d
t d
ti )
(estado
dell arte
de lla ttematica)

N.A

Normatividad aplicable
dependiendo del estudio o
i
ti
i
investigacin

Consejo Directivo
Internet
Subdirector Academico
Bibliografia especializada
Consultas, sondeos, plan sectorial Profesional responsable

Internet
Bibliografia especializada
E t d d
t
Estado
dell arte

Profesional del rea

Carpeta compartida en el
sistema

Carpeta del proyeto o


contratacin a realizar

1. Coherencia con plan de accin


1. Plan de Accion del cuatrienio (idep, sector, distrito)
para el cuatrienio
2. Ultimo trimestre ao anterior
2. Tiempo

1. Tiempo
2. Competencia del profesional
3. Estructura de presentacin
4. Pertinencia con politicas

1. Entre 30 y 45 das
2. Perfil del cargo
3. Tema, coherencia interna del texto, argumentacin,
bibliografia
4. Plan de Desarrollo, Plan sectorial

1. Cronograma
2. Evaluacion de
Desempeo
3. Lectura del
documento

1. Tiempo
2. Profundidad del analisis
3. Pertinencia con politicas
i
l e iinternacionales
t
i
l
nacionales
4. Que permita tomar decisiones

1. Entre 30 y 45 das
2. Que incluya definiciones categoriales, metodologias
propuestas, actores comprometidos en los estudios,
impactos, estadisticas consistentes, un analisis de los
ultimos estudios o acciones que sobre la materia se
vangan desarrollando, fuentes de informacin claras y
confiables, que plantee conclusiones y
recomendaciones consistentes,, que
q el texto sea
coherente
3. Plan de desarrollo y plan sectorial de la ciudad,
politicas internacionales del sector
4. Que plantee tendencias, que sea consistente, que
sea actualizado, cierto grado de profundidad, que
incluya conclusiones y recomendaciones

1. Calendario
2,3,4.
, , Visual

1. Que referencie el analisis de la necesidad que este


diligenciado sobre el formato establecido
2. Maximo 3 das
3. Ejes, planes y programas del plan de desarrollo y
plan sectorial, plan estrategico del IDEP, metas y
resultados de los proyectos del IDEP, analisis de la
necesidad

1. Visual
2. Calendario
3. Visual

Profesional del rea

Terminos de referencia dentro 1. Forma


2. Tiempo
de carpeta del proyecto o
3. Pertinencia
contratacin a realizar

Computador
Estudios del DANE, ANIF, SICE

Profesional del rea

1. Tiempo
2. Tipo de contratacin
3. Valor total, tipo de rubros
1. Maximo 5 das
Terminos de referencia dentro
requeridos, equipo humano
2. Normatividad
de carpeta del proyecto o
requerido, valor por persona,
3. Estudio de mercado
contratacin a realizar
tiempo de dedicacin por persona,
otros gastos, si requiere
coofinanciacin

Ley 80 de 1993
Decreto 2170
Ley 29 Ciencia y Tacnologia

Computador

Asesor oficina Juridica

Carta de invitacin o aviso de


prensa dentro de carpeta del
proyecto o contratacin a
realizar

Instructivo

Manualmente
Computador

Profesional del rea


Evaluadores Externos

Formato de evaluacin
Consolidado en carpeta del
proyecto
Recomendacin de
contratacin de acuerdo a
mejores puntajes

8 Contratar

Ley 80 de 1993
Decreto 2170
Ley 29 Ciencia y Tacnologia

Computador

Asesor oficina Juridica

9 Delegar interventoria

Ley 80 de 1993
Decreto 2170
Ley 29 Ciencia y Tacnologia

Computador

10 Establecer cronograma de trabajo

Terminos de referencia

Ejecutar cronograma y realizar


seguimiento

4 Elaborar la justificacin de la convocatoria

N.A

Elaborar los trminos de referencia en los


5 que se definen dos mbitos, el acadmico
y el administrativo (estudio de costos)

Ley 80 de 1993
Decreto 2170
Ley 29 Ciencia y Tacnologia

Elaborar la convocatoria pblica o


focalizada.

Evaluar propuestas y seleccionar mejores


puntajes

11

12 Liquidar contrato

Computador

1. Lectura del
documento
2. Cronograma

1. Calendario
2. Visual
3. Visual

1. Sistema
Planeacion
2. N.A
1. N.A
2. Documento
CNSC (Talento
Humano)
3. N.A

N.A

1. Dos veces para cada


estudio
2. Dos veces para cada
estudio
1 a 4. Visto bueno sobre
3. Dos veces p
para cada el documento
estudio
4. Dos veces para cada
estudio

1 y 2. N.A.
3. Presupuesto
Orientado a
1,2,3 Una vez
Resultados
(POR) y Plan de
Accin

1 a 3 N.A

Subdirector Academico
Director

1 a 3 Visto bueno sobre


el texto de la justificacin

Subdirector Academico

Siempre que elaboran


terminos de referencia

Visto bueno en los


terminos de referencia

Subdirector Academico

Siempre que elabore


convocatoria publica o
focalizada

1.CDP en carpeta con


visto bueno
2 a 5 Acta cierre de
convocatoria

1. Tesorero
2 a 5 Director y Asesor
Juridico

1 a 3 Carpeta

Profesional de rea
Subdirector Academico

1. Certificado de disponibilidad
presupuestal CDP
2. Tiempo convocatoria
3. Observaciones realizadas por
proponentes
4. Fecha y hora de cierre
5. Recepcion de propuestas

1. La establecida en los terminos de referencia


2 a 5. Normatividad

1 a 5. Visual

1. Tiempo
2. Metodologia
3. Seleccin y contratacion de
evaluadores

1. Entre 15 y 30 das
2. Instructivo
3. Banco de expertos y formato de contratacin
simplificada

1. Calendario
2. Visual
3. Visual

1. N.A
2. N.A
3. N.A

Siempre que se evaluan


propuestas

Contrato en carpete del


proyecto

1. Cumplimiento de normatividad
2. Tiempo

1. Normatividad
2. Maximo 8 das

1. Visual
2. Calendario

1. N.A
2. N.A

Siempre que se
contrate

1. Contrato firmado por


partes

Asesora Juridica

Subdirector Academico

Oficio de delegacin en
carpeta

1. Profesional con experiencia de por lo menos 6 meses


1. Competencia del delegado
en el IDEP
1 y 2 Visual
2. Tiempo para dedicar al proceso
2. Maximo 10 interventorias de proyectos academicos

1. N.A
2. N.A

Siempre que se delege


interventoria

Oficio de delegacin en
carpeta

Subdirector Academico

Computador

Interventor

Copia de cronograma en
carpeta de interventoria

1. Fechas entrega informes


2. Fecha de visitas
3. Fecha desembolsos
4. Fecha entregas a interventor
5. Fecha emision de conceptos de
interventoria
6. Responsables

1. Entre 1 y 3 por proyecto


2. Entre 1 y 3 por proyecto
3. Entre 1 y 3 por proyecto
4. Entre 1 y 3 por proyecto
5. Entre 1 y 3 por proyecto
6. Entre quienes suscriben el contrato y ejecutan el
proyecto

1 a 6 Visual

1 a 6 N.A

Siempre que se
establezca cronograma
de trabajo

Cronograma aprobado
con visto bueno en
carpeta de interventoria

Interventor

Cronograma de trabajo

Computador

Interventor

Actas de seguimiento en
carpeta de interventoria

1. Cambios
2. Lectura externa
3. Lectura interna
4. Autorizacin desembolsos
5. Desarrollo de socializaciones

1. Ley 80 de 1993
2. Manual de Interventoria
3. Manual de Interventoria
4. Contrato y Ley 80 de 1993
5. Lo que estipula el contrato

1 a 5. Visual

1 a 5 N.A

Siempre que se realice


el seguimiento

Modificaciones a los
contratos y conceptos de
interventoria en carpeta

Interventor

Ley 80 de 1993
Decreto 2170
Ley 29 Ciencia y Tacnologia

Computador

Interventor
Asesor oficina juridica

1. Ley 80 de 1993 y formato del IDEP


2. Concepto de interventoria y acta de liquidacin
3. Informes financieros producidos por contratista
versus cronograma
4. Acta de liquidacin
5. Manual de interventoria

1 a 5. Visual

1 a 5 N.A

Siempre que se liquide


un contrato

Acta de liquidacin
firmada

Interventor
Asesor Oficina Juridica

1. Acta de liquidacion
2. Cumplimiento del contrato
Acta de liquidacin en carpeta 3. Ejecucin presupuestal
4. Ingresos de productos a
del contrato
almacen y al archivo tecnico
5. Acta beneficiarios

1 a 5. N.A

PLAN DE CALIDAD

Versin: 0,1

No

ACTIVIDAD

DOCUMENTO NORMATIVO

TECNICA / EQUIPO /
HERRAMIENTA

Normatividad aplicable
dependiendo del estudio o
investigacin

Reunion Subdireccin Academica

Pagina __ de ___

RESPONSABLE
ACTIVIDAD

REGISTRO

Cdigo: PL-FMO-001

METODO DE CONTROL

VARIABLE A CONTROLAR
(caracteristicas del servicio /
parametro de proceso)

ESPECIFICACIONES

TECNICA O
INSTRUMENTO
DE MEDICION

DOCUMENTO

FRECUENCIA DE
MEDICION

REGISTRO DE
CALIDAD

RESPONSABLE

Siempre que elaboran


terminos de referencia

Visto Bueno

Subdirector Academico

Siempre que elaboran


terminos de referencia

Visto bueno en los


terminos de referencia

Subdirector Academico

Siempre que elabore


convocatoria publica o
focalizada

1.CDP en carpeta con


visto bueno
2 a 5 Acta cierre de
convocatoria

1. Tesorero
2 a 5 Director y Asesor
Juridico

1 a 3 Carpeta

Profesional de rea
Subdirector Academico

2. SISTEMATIZACION DE LA
INVESTIGACION
1

Definir el objetivo y el objeto de la


sistematizacin

Elaborar trminos de referencia para


realizar la sistematizacin

Ley 80 de 1993
Decreto 2170
Ley 29 Ciencia y Tacnologia

Formato Trminos de referencia

3 Elaborar convocatoria para contratacin

Ley 80 de 1993
Decreto 2170
Ley 29 Ciencia y Tacnologia

Computador/Aviso pblico

Instructivo

Formato de Evaluacin de
propuestas

Construir una ruta de evaluacin con la


que se pueda seleccionar o valorar la
calidad, pertinencia y coherencia de las
propuestas presentadas.

5 Elaborar el contrato

Ley 80 de 1993
Decreto 2170
Ley 29 Ciencia y Tacnologia

Formato contrato

6 Designar interventor

Ley 80 de 1993
Decreto 2170
Ley 29 Ciencia y Tacnologia

Resolucin

Definir ruta de seguimiento y monitoreo de


7
las experiencias

Sistema de Monitoreo y
seguimiento de experiencias
pedagogicas

Plan de interventoria/registro

Subdirector Academico
Plan de Accin
Equipo

Inicio formal de terminos de


referencia

Equipo profesionall de
la subdireccin
documento
acadmica

1. Tiempo
2. Tipo de contratacin
3. Valor total, tipo de rubros
1. Maximo 25 das
requeridos, equipo humano
2. Normatividad
requerido, valor por persona,
3. Estudio de mercado
tiempo de dedicacin por persona,
otros gastos, si requiere
coofinanciacin

1. Calendario
2. Visual
3. Visual

1. Certificado de disponibilidad
presupuestal CDP
2. Tiempo convocatoria
3. Observaciones realizadas por
proponentes
4. Fecha y hora de cierre
5 R
i d
t
5.
Recepcion
de propuestas

1. La establecida en los terminos de referencia


2 a 5. Normatividad

1 a 5. Visual

1. Tiempo
2. Metodologia
3. Seleccin y contratacion de
evaluadores

1. Entre 15 y 30 das
2. Instructivo
3. Banco de expertos y formato de contratacin
simplificada

1. Calendario
2. Visual
3. Visual

1. N.A
2. N.A
3. N.A

Siempre que se evaluan


propuestas

contrato

1. Cumplimiento de normatividad
2. Tiempo

1. Normatividad
2. Maximo 8 das

1. Visual
2. Calendario

1. N.A
2. N.A

Siempre que se
contrate

1. Contrato firmado por


partes

Asesora Juridica

oficio

1. Profesional con experiencia de por lo menos 6 meses


1. Competencia del delegado
en el IDEP
1 y 2 Visual
2. Tiempo para dedicar al proceso
2. Maximo 10 interventorias de proyectos academicos

1. N.A
2. N.A

Siempre que se delege


interventoria

Oficio de delegacin en
carpeta

Subdirector Academico

acta de interventoria

1. Fechas entrega informes


2. Fecha de visitas
3. Fecha desembolsos
4. Fecha entregas a interventor
5. Fecha emision de conceptos de
interventoria
6. Responsables

1. Entre 1 y 3 por proyecto


2. Entre 1 y 3 por proyecto
3. Entre 1 y 3 por proyecto
4. Entre 1 y 3 por proyecto
5. Entre 1 y 3 por proyecto
6. Entre quienes suscriben el contrato y ejecutan el
proyecto

1 a 6 Visual

1 a 6 N.A

Siempre que se
establezca cronograma
de trabajo

Cronograma aprobado
con visto bueno en
carpeta de interventoria

Interventor

Oficina juridica

registro

Equipo profesionall de
la subdireccin
registro de evaluacin
acadmica

Oficina juridica

Subdirector Academico

Profesional
Especializado

Plan de Accin

N.A.

1 a 3 N.A

1 a 5. N.A

N.A.

Ficha Tcnica

Contratista

informe

1. Cambios
2. Lectura externa
3. Lectura interna
4. Autorizacin desembolsos
5. Desarrollo de socializaciones

1. Ley 80 de 1993
2. Manual de Interventoria
3. Manual de Interventoria
4. Contrato y Ley 80 de 1993
5. Lo que estipula el contrato

1 a 5. Visual

1 a 5 N.A

Siempre que se realice


el seguimiento

Modificaciones a los
contratos y conceptos de
interventoria en carpeta

Interventor

9 Ordenar y clasificar la informacin

Normatividad aplicable
dependiendo del estudio o
investigacin

Bases de datos

Contratista

informe

1. Cambios
2. Lectura externa
3. Lectura interna
4. Autorizacin desembolsos
5. Desarrollo de socializaciones

1. Ley 80 de 1993
2. Manual de Interventoria
3. Manual de Interventoria
4. Contrato y Ley 80 de 1993
5. Lo que estipula el contrato

2 a 5. Visual

2 a 5 N.A

Siempre que se realice


el seguimiento

Modificaciones a los
contratos y conceptos de
interventoria en carpeta

Interventor

Analizar, sintetizar e interpretar


crticamente el proceso

Normatividad aplicable
dependiendo del estudio o
investigacin

Bases de datos

Contratista

Concepto especializado

1. Cambios
2. Lectura externa
3. Lectura interna
4. Autorizacin desembolsos
5. Desarrollo de socializaciones

1. Ley 80 de 1993
2. Manual de Interventoria
3. Manual de Interventoria
4. Contrato y Ley 80 de 1993
5. Lo que estipula el contrato

3 a 5. Visual

3 a 5 N.A

Siempre que se realice


el seguimiento

Modificaciones a los
contratos y conceptos de
interventoria en carpeta

Interventor

Elaborar documento que incluya la


11 construccin conceptual sobre los
procesos sistematizados

Normatividad aplicable
dependiendo del estudio o
investigacin

computador

Contratista

informe

1. Cambios
2. Lectura externa
3. Lectura interna
4. Autorizacin desembolsos
5.
Desarrollo
de socializaciones
5 D
ll d
i li i

1. Ley 80 de 1993
2. Manual de Interventoria
3. Manual de Interventoria
4. Contrato y Ley 80 de 1993
5.
Lo que estipula
5 L
ti l ell contrato
t t

4 a 5. Visual

4 a 5 N.A

Siempre que se realice


el seguimiento

Modificaciones a los
contratos y conceptos de
interventoria en carpeta

Interventor

Formular conclusiones y sugerencias para


12 usuarios de productos y resultados de la
investigacin

Normatividad aplicable
dependiendo del estudio o
investigacin

Informes

Contratista

informe

1. Cambios
2. Lectura externa
3. Lectura interna
4. Autorizacin desembolsos
5. Desarrollo de socializaciones

1. Ley 80 de 1993
2. Manual de Interventoria
3. Manual de Interventoria
4. Contrato y Ley 80 de 1993
5. Lo que estipula el contrato

5 a 5. Visual

5 a 5 N.A

Siempre que se realice


el seguimiento

Modificaciones a los
contratos y conceptos de
interventoria en carpeta

Interventor

8 Construir y administrar bases de datos

10

13

Constituir y administrar fondo documental


del IDEP

14 Socializar y difundir los resultados

Alimentar sistema de seguimiento y


15 monitoreo, asi como proyectos misionales
del IDEP

Procedimientos del Centro de


Archivo
Documentacin y archivo tecnico

Politica de Comunicaciones

Ficha FIDES

Publicaciones
Pagina web
Difusion a grupos de maestros
Centro de documentacin
Archivo tecnico
Centro de documentacin
Archivo Tecnico

Contratista/profesional ficha fondo documental


profesional de
Comunicacin
educativa/profesional de registros de socializacin
la Subdireccin
acadmica
Personal de apoyo

FIDES

PLAN DE CALIDAD

Versin: 0,1

No

ACTIVIDAD

DOCUMENTO NORMATIVO

TECNICA / EQUIPO /
HERRAMIENTA

RESPONSABLE
ACTIVIDAD

Pagina __ de ___

REGISTRO

VARIABLE A CONTROLAR
(caracteristicas del servicio /
parametro de proceso)

Cdigo: PL-FMO-001

METODO DE CONTROL
ESPECIFICACIONES

TECNICA O
INSTRUMENTO
DE MEDICION

Firma
Elabor: Rafael pabon

Firma
Revis: Nestor Raul Ramirez

Fecha: 23/05/2007

Fecha: 09/11/2007

DOCUMENTO

FRECUENCIA DE
MEDICION

REGISTRO DE
CALIDAD

RESPONSABLE

Firma
Aprob: Cecilia Rincon Verdugo
Directora General
Fecha: Res-247-23/11/2007

PLAN DE CALIDAD

Versin: 0,1

No

ACTIVIDAD

1 Identificar alianzas potenciales

Definir oferta de servicios a


cada alianza

p
propuesta
a aliados
Presentar p
3 interesados de acuerdo con
sus requerimientos

VARIABLE A
CONTROLAR
(caracteristicas del
servicio / parametro de

TECNICA /
EQUIPO /
HERRAMIENTA

RESPONSABLE
ACTIVIDAD

REGISTRO

Plan de Accin
pluriaul - Planes
anuales de la
subdireccin
acadmica

Plan de
desarrollo
Distrital - Plan
Sectorial.
Ordenador

Direccin General Subdireccin


Acadsmica

Plan de Accin programa


ActaMemo

Tiempo - Idoneidad Aliado

Identificacin proyectos
estratgicos aliados

Lectura de
documento.
Avances de
ejecucin

Portafolio de
servicios

Portafolio de
serviciosImpresora

Subdireccin
Acadmica

Plan de Accin programa


ActaMemo

Pertiencia con plan de


accin del instituto

Portafolio de servicios

Entrevista equipo
Subdireccin
Acadmica

Pertiencia con p
plan de
accin del instituto Tiempo

Aliados
Ali d ofertando
f t d contra
t
Aliados identificados

Avances
propuesta
A
t
de gestin

Criterios aplicados para


aprobar o rechazar solicitud

Lectura de
documento.
Solicitudes
aprobadas
respecto a las
recepcionadas

Plan de
Contratacin y
Formartos

Propuesta
P
t de
d
Gestin

Coordinadores de rea Plan de Contratacin

Revisin
Solicitudes

Seguimiento de la
Subdireccin
acadmica

Establecer alianzas a travs de


convenios

Formatos para
elaboracin de
convenios

Documentos de
convenios y
Alianzas

Direccin General Subdireccin


Acadsmica - Oficina
asesora jurdica

Definir equipo para la


ejecucin del convenio

Decisin de la
direccin y la
subdireccin
acadmica

Reuniones
Comit de
Coordinacin

Subdireccin
Acadmica

8 Elaborar Plan de Trabajo

Criterios de
calidad para
diseo y ejecucin
de planes de
calidad

Comit de
coordinacin

b j
9 Ej
Ejecutar Pl
Plan d
de T
Trabajo

Seguimiento de
controll iinterno,
manuales

Contratistas e
interventores

Procesos de
liquidacin de
convenios

Comit de
coordinacin

Subdireccin
Acadmica

Pertinencia de la solicitud
Reparto y seguimiento
con plan de accin del
a solicitudes
IDEP

Plan de Accin

Subdireccin
Acadmica - Oficna
Asesora Jurdica

ESPECIFICACIONES

Tiempo - productos resultados - obligaciones

Seguimiento al avance de
ejecucin del convenio

Programa actaMemo

Actividades
Fechas
Responsables
Productos
Desembolsos a IDEP

Secuencia lgica de
actividades
Tiempos
Responsables
Recursos identificados
Recurso humanoa requerido

Documento Final y
Acta de final del
convenio

TECNICA O
INSTRUMENTO
DE MEDICION

Obligaciones concertadas
Minuta de convenio y/
1.Lectura de
en el marco de los
alianza. Plan de accin de la documento. 2.
proyectos estratgicos.
Vigencia
Cronograma
Tiempo

Plan de Accin

Direccin Acadmica Subdireccin


Informe financieros e
A d i - Ofi
Acadmica
Ofina
informes acadmicos
asesora de control
interno

Cdigo: PL-FMO-001

METODO DE CONTROL

DOCUMENTO
NORMATIVO

Trminos de
referencia de las
5 Recibir solicitudes de servicios entidades
demandantes del
servcicio

10 Realizar cierre del convenio

Pagina __ de ___

Revisin de
informes y revisin
Plan de
Contratacin

DOCUMENTO

FRECUENCIA DE
MEDICION

REGISTRO DE CALIDAD

RESPONSABLE

Plan de
contratacin

Mensual - Anual

Informe de gestin
periodo

Informe de
ejecucin

Mensual - Anual

Informe de gestin
periodo

portafolio de
servicios
i i y
propuesta de
gestin

Mensual - Anual

Informe
de
I f
d gestin
ti
periodo

Control Interno

Documento de
respuesta

Trimestral - Anual

Informe de gestin
periodo

Direccin General y
Subdireccin Acadmica

Minuta de
convenio

Trimestral - Anual

1.carpeta de convenio
alianza
2.
Carpeta interventoria

Plan de
ejecucin

Mensual - anual

Informes ejecucin de
convenio

Control Interno

1. Direccin General
2.Control Interno
Planeacin

3.

Control Interno

1. Direccin General
2.Control Interno
3.
Interventoria y Subdireccin
Acadmica

Verificacin visual

Plan de trabajo Trimestral - semestral y


Anual

Plan de trabajo aprobado

Subdireccin Acadmica y
coordinadores de proyecto.

V ifi
i visual
i
l
Verificacin

Plan de
ejecucin y
Trimestral - semestral y
cronograma de Anual
actividades

Plan de trabajo
Actas
Convenio
Oficios y memorandos

Subdireccin Acadmica y
coordinadores de proyecto.

Acta
Convenio
documento academico
Informe de interventoria o
supervisoria
Cuenta de cobro o factura

Direccin General Subdireccin Acadmica y


Control Interno

Ejecucin de actividades
C
li i
d ffechas
h
Cumplimiento
de
Cumplimineto de pagos

Convenio
Plan de trabajo

Informe tecnico del


convenio

Informe de contribuciones del


Verificacin visual
convenio a la misin del IDEP

Acta final de
convenio
Documento
academico y
financiero

Al finalizar convenio

PLAN DE CALIDAD

Versin: 0,1

No

ACTIVIDAD

DOCUMENTO
NORMATIVO

TECNICA /
EQUIPO /
HERRAMIENTA

RESPONSABLE
ACTIVIDAD

Pagina __ de ___

REGISTRO

VARIABLE A
CONTROLAR
(caracteristicas del
servicio / parametro de

Cdigo: PL-FMO-001

METODO DE CONTROL
ESPECIFICACIONES

TECNICA O
INSTRUMENTO
DE MEDICION

DOCUMENTO

Firma
Elabor: Rafael pabon

Firma
Revis: Nestor Raul Ramirez

Fecha: 23/05/2007

Fecha: 09/11/2007

FRECUENCIA DE
MEDICION

REGISTRO DE CALIDAD

RESPONSABLE

Firma
Aprob: Cecilia Rincon Verdugo
Directora General
Fecha: Res-247-23/11/2007

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