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Honorar-Kalkulation für Dienstleistungen: realistische Stundensätze berechnen!

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Von Robert Chromow

Die Angestellten-Perspektive | Die Selbstständigen-Perspektive | Vom Nutzen der "Erbsenzählerei" |


Excel-Honorarrechner | Auf dem Boden der Realität | Fazit

(23.04.2009) (aktualisiert) Ohne realistisch kalkulierte Honorare laufen Selbstständige Gefahr, am


Jahresende böse Überraschungen zu erleben. Wir erläutern den bemerkenswerten Unterschied
zwischen dem Gehalt von Angestellten und Honoraren von Selbstständigen und helfen bei der
Marktpreisanalyse. Außerdem stellen wir Ihnen ein Excel-Kalkulationsblatt zur Verfügung (aktualisiert:
4/2009).

Der irreführende Angestellten-Blickwinkel verführt selbstständige Dienstleister anfänglich oft dazu,


unrealistisch niedrige Angebotspreise zu machen. Erst wenn dann - oft mit großer zeitlicher
Verzögerung - die ersten Umsatz- und Einkommensteuerbescheide auf dem Tisch liegen, reibt sich
mancher erstaunt die Augen. Oft können Jungunternehmer dann nämlich froh sein, wenn sie unterm
Strich wenigstens noch mit schwarzen Zahlen und einem blauen Auge davonkommen.

Die Angestellten-Perspektive

Der durchschnittliche Brutto-Monatsverdienst eines männlichen Angestellten im produzierenden


Gewerbe Westdeutschlands betrug im Jahr 2008 rund 4.200 Euro. Weil davon auf dem Girokonto
eines Ledigen nach Abzug von Lohnsteuer und Sozialversicherungsabgaben gerade einmal 2.300 Euro
landen, ergibt sich bei einer durchschnittlichen 38-Stunden-Woche ein Verdienst von gerade einmal
rund 15 Euro pro Arbeitsstunde.

Kein Wunder also, dass man sich da über die Rechnung des Handwerkers ärgert, der 40 Euro pro
Stunde veranschlagt. Vom "unverschämten" Berater-Honorar über 100 Euro und mehr ganz zu
schweigen?

Die Selbstständigen-Perspektive

Die entsprechende Berechnung aus Sicht eines Selbstständigen liefert ein anderes Bild: Will der
nämlich angesichts der bei abhängig Beschäftigten üblichen 13 Monatsgehälter übers Jahr gesehen zu
den gleichen Einnahmen wie sein angestellter Kollege kommen, muss er zum Jahresgehalt von (13 x
4.200 Euro =) 54.600 Euro zunächst den Arbeitgeber-Anteil zur Sozialversicherung von rund 20
Prozent (hier: 10.920 Euro) hinzurechnen. Schließlich müssen Freiberufler oder Unternehmer diesen
Betrag selbst erwirtschaften. Zwischensumme: rund 65.500 Euro.

Weitere betriebliche Zuwendungen wie vermögenswirksame Leistungen, Verpflegungs- und


Fahrtkostenzuschüsse oder gar Betriebsrenten sind darin wohlgemerkt ebenso wenig berücksichtigt
wie krankheitsbedingte Fehlzeiten.

1 von 6 07.02.2010 19:13


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Gecoachter Online-Workshop "Mehr Gewinn für Selbstständige: Profitable Preise


kalkulieren - und durchsetzen!"

Jeder Selbstständige, jeder Freiberufler muss profitable Preise erzielen, wenn


er von seiner Arbeit auf Dauer und anständig leben will. Doch wie mache ich
das in der Praxis? In diesem Online-Workshop zeigt Ihnen Constanze Hacke,
wie Sie mit einer differenzierten Preisliste, der richtigen Art von Aufträgen,
einer gesunden Einstellung zu Ihren Leistungen, Verhandlungsgeschick und wasserdichten
Rechnungen mehr verdienen.

Der von Constanze Hacke geleitete Online-Workshop startet am 18.03.2010. mehr...

Umgelegt auf die Zahl der Arbeitstage heißt das: Ausgehend von 365 Kalendertagen abzüglich
Wochenenden (104 Tage), Feiertagen (8 Tage) und dem üblichen Tarifurlaub des Angestellten (30
Tage), bleiben 223 "produktive" Tage. Vorausgesetzt, er ist nie krank, dann ergebes sich tägliche
Brutto-Einnahmen von 65.500 : 223 = 294 Euro.

Wer diesen Betrag auf einen achtstündigen Normal-Arbeitstag verteilt, landet bereits bei einem
Stundensatz von 36,75 Euro - vernachlässigt aber auch dann noch zwei weitere wichtige Faktoren:

1. Nicht jede Stunde eines Selbstständigen ist eine produktive, "fakturierbare" Stunde, also
eine, die einem Kunden in Rechnung gestellt werden kann. Selbst wenn die Auftragslage im
Allgemeinen gut ist und längere saisonbedingte Flaute-Zeiten im Laufe des Jahres nicht
auftreten, ist ein Auslastungsgrad von 75 Prozent gewiss nicht als zu ungünstig zu
betrachten. Im Gegenteil: Für die meisten Selbstständigen dürfte das schon eine
Traumquote sein. Außerdem müssen neue Aufträge an Land gezogen, Angebote oder
Rechnungen geschrieben und die Bücher geführt werden. Das hebt den zu erwirtschaftenden
Stundensatz schon auf 49 Euro.

2. Außer der eigenen Arbeitskraft setzen Selbstständige weitere Mittel ein: So gilt es, die
Kosten für Räume, Büroausstattung, Computer, Verbrauchsmaterial, Geschäftswagen,
eventuelle Aushilfen, betriebliche Versicherungen, Telekommunikation, Weiterbildung,
Reisen und so weiter zu erwirtschaften. Wie hoch die Kosten im Einzelfall sind, ist natürlich
abhängig von der jeweiligen Dienstleistung und der dafür erforderlichen Ausstattung. Selbst
wenn sie zurückhaltend mit 15 Prozent kalkuliert werden, liegt der Stundensatz bereits bei
über 56 Euro!

3. Verschärfend hinzu kommt, dass Selbstständige, die sich an Endverbraucher richten, zu


allem Überfluss auch noch die Umsatzsteuer einbeziehen müssen: Schließlich können sich
diese Kunden ihre "Vorsteuern" ja nicht vom Finanzamt zurückholen. Auf diese Weise ergibt
sich unterm Strich ein Stundensatz von über 66 Euro.

Zusammengefasst: Um auch "nur" auf das Gehalt eines durchschnittlich qualifizierten deutschen
Angestellten zu kommen, muss ein selbstständiger Dienstleister zurückhaltend kalkuliert 66 Euro in
Rechnung stellen! Dabei ist von einem Unternehmer-Gewinn, mit dem zum Beispiel das höhere Risiko
abgegolten wird, ebenso wenig die Rede wie von der Verzinsung des eingesetzten Eigenkapitals.

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Vom Nutzen der "Erbsenzählerei"

Vergleicht man die Ergebnisse dieser Betrachtungen mit den Preis-Konditionen auf den meisten
Märkten, dann treibt das vielen Freiberuflern und anderen Selbstständigen die Tränen in die Augen:
Denn was hilft es, die "eigentlich" nötigen Stundensätze zu kennen, wenn man sie nicht an die
Kundschaft "durchreichen" kann?

Sehr viel:

2 von 6 07.02.2010 19:13


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1. Wer seine betrieblichen Kosten und den tatsächlichen Zeitaufwand übers Jahr betrachtet
kennt und sie den Ist-Erträgen gegenüberstellt, weiß den Wert der eigenen Leistungen oft
erst richtig zu schätzen.

2. Wer die richtigen Bezugsgrößen kennt, tritt potenziellen Kunden selbstbewusster gegenüber
als der "billige Jakob wider Willen", der sich durch seine falsche "Angestellten-Optik"
dauernd über den Tisch ziehen lässt.

3. Wer als Profi-Anbieter gegenüber kalkulationserfahrenen Geschäftskunden auftritt, wird mit


realistischen Preisangeboten vielfach eher überzeugen als mit Studenten-Tarifen. Schließlich
ist der Preis nicht das einzige Kriterium für die Auftragsvergabe. Dagegen spricht auch nicht,
am Ende von Verhandlungen notfalls preisliche Zugeständnisse zu machen.

Außerdem: Wer seine Buchhaltung nicht nur notgedrungen macht, um den Auflagen des Finanzamts zu
gehorchen, sondern sie auch konsequent zu kalkulatorischen Zwecken nutzt, dem geht der langweilige
Verwaltungskram viel leichter von der Hand. Hinzu kommt, dass man die Wirtschaftlichkeit auch auf
der Einnahmeseite verbessern kann: Schließlich entpuppen sich viele laufende Ausgaben erst in der
rückblickenden Zusammenstellung als hässliche Kostentreiber.

Tipp: Zeitaufwand notieren

Anders als die meisten materiellen Aufwendungen finden sich in der Buchhaltung
normalerweise keine Aufzeichnungen über den zeitlichen Aufwand des Unternehmers. Da der
jedoch für eine realistische Einschätzung des Werts der eigenen Dienstleistung unverzichtbar
ist, sollten Sie in regelmäßigen Abständen einen typischen Monat lang, besser über ein Jahr,
Ihre investierte Arbeitszeit festhalten. Dafür genügt ja schon eine kurze tägliche Notiz. Die
so ermittelten Durchschnittswerte stellen einen weiteren wertvollen Anhaltspunkt für Ihre
"Soll-Preis-Überlegungen" dar.

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Excel-Honorarrechner

Damit Sie sich einen schnellen Eindruck davon verschaffen können, wie hoch Ihre Stunden- oder
Tageshonorare durchschnittlich sein müssen, damit Sie als Selbstständiger mit Ihrem Einkommen
auskommen, stellen wir Ihnen das folgende Excel-Rechenblatt zum Download bereit (XLS-Datei, 36
KB):

Einfaches Excel-Kalkulationsblatt
(Bild vergrößern)

Mit dessen Hilfe kalkulieren Sie im Handumdrehen realistische Honorar-Sätze. Sie brauchen dafür die
folgenden Informationen:

Angestrebtes Netto-Jahreseinkommen (12 x laufende monatliche Kosten plus sämtliche übers


Jahr verteilte Ausgaben für Urlaub, Auto, Versicherungen, Reparaturen, Anschaffungen etc.) plus

3 von 6 07.02.2010 19:13


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Aufwendungen für die Sozialversicherung (insbesondere private Kranken- und


Rentenversicherung).

Um Ihr Gewinn-Ziel ermitteln zu können, müssen Sie zu der sich ergebenden Summe noch Ihre
persönliche Steuerbelastung (Einkommensteuer und Solidaritätsbeitrag) hinzurechnen. Vom
Unterschied zwischen dem zu versteuernden Gewinn und dem tatsächlich zu versteuernden
Einkommen (nach Abzug von Sonderausgaben etc.) können Sie dabei zunächst absehen. Die folgende
Tabelle gibt Ihnen einen Anhaltspunkt, welchen Gewinn vor Steuern Sie in etwa erzielen müssen, um
(Netto-)Einkommen zwischen 20.000 und 50.000 Euro zu erzielen.

Einkommen Gewinn Gewinn


nach Steuern vor Steuern (ledig) vor Steuern (verheiratet)
20.000 24.000 21.000
25.000 32.000 28.000
30.000 40.000 34.500
35.000 47.000 41.000
40.000 56.000 48.000
45.000 65.000 56.000
50.000 73.000 62.000

Falls Sie Ihre persönliche Steuerbelastung etwas differenzierter ermitteln wollen, können Sie den
Abgabenrechner des Bundesfinanzministeriums nutzen. Achten Sie dabei darauf, dass Sie
rückwärts rechnen, also: Welchen Gewinn muss ich erzielen, damit nach Abzug von Einkommensteuer
und Solidaritäts-Zuschlag noch das erforderliche Netto-Einkommen sowie die
Sozialversicherungsbeiträge übrig bleiben.

Tipp: Gewinn auf Gehaltsbasis ermitteln

Es geht auch etwas einfacher: Wenn Sie zunächst "nur" Ihr bisheriges Angestelltengehalt
verdienen wollen, können Sie als Gewinn-Ziel auch Ihr Jahres-Bruttogehalt nehmen und
(mindestens!) mit 1,25 (besser: 1,5) multiplizieren.

Hintergrund: Als Selbstständiger müssen Sie den Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung


selbst erwirtschaften und zudem Vorsorge für den Fall der Berufs- oder Erwerbsunfähigkeit
treffen. Außerdem tragen Sie allein das wirtschaftliche Risiko und bringen privates Kapital in
Ihren Betrieb ein. Zum Beispiel Anschaffung oder Übernahme von Büroausstattung,
Computern, Geschäftswagen, für das Sie anderenfalls Zinsen bei der Bank bekämen.

Wie auch immer Sie Ihr Gewinn-Ziel ermittelt haben: Um zu Ihren Honorarsätzen zu kommen, tragen
Sie zudem noch Ihre betrieblichen Aufwendungen in die Excel-Datei ein und ermitteln schließlich die
produktiven jährlichen Arbeitsstunden.

Tipp: Lebenshaltungskosten ermitteln

Der Beitrag "Lebenshaltungskosten ermitteln: So ermitteln Sie Ihren privaten


Finanzbedarf" hilft Ihnen, Ihre privaten Kosten exakt festzustellen. Dort finden Sie auch
ein Excel-Rechenblatt, das Ihnen bei der genauen Aufstellung hilft.

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Auf dem Boden der Realität

4 von 6 07.02.2010 19:13


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Mehr Klarheit über den Wert der eigenen Leistung hin, größeres Selbstbewusstsein bei der Angebots-
Abgabe her: Marktpreise sind Marktpreise. Wer seine Dienstleistungen an den Mann bringen will, tut
gut daran sie auch wirklich zu kennen.

Da aber gerade die Konditionen für Business-Kunden nicht im Anzeigenteil des Wochenblatts (und
schon gar nicht in dessen Klein-Anzeigenteil) zu finden sind, sollten Sie jede Gelegenheit nutzen, um
mit Kollegen, Geschäftspartnern und unter Umständen sogar Kunden darüber zu sprechen. Spätestens,
wenn ein potenzieller Kunde Ihr Angebot mit einem "zu teuer" quittiert, sollten Sie nachfragen. Und
das nicht nur, weil Sie damit im Gespräch bleiben.

Für die schnelle Orientierung hat aber auch das Internet eine ganze Menge nützlicher Quellen zu
bieten - wie diese hier:

Basis-Informationen zu Preisgestaltung und Kostenrechnung für Dienstleister, Handwerker


und Händler liefern die Gründerzeiten-Ausgaben 25 und 28 des Bundeswirtschaftsministeriums.
Lehrbuchwissen enthält auch das Online-Glossar von freetutorial.de zur Kostenrechnung .

Eine Konkurrenzanalyse ermöglichen die Marktbeobachtungen vieler Branchen- und


Berufsverbände, seriöse Anhaltspunkte bieten außerdem oft die Industrie- und Handelskammern
oder Handwerksorganisationen . Eine selten genutzte Quelle stellt darüber hinaus die
Richtsatzsammlung des Bundesfinanzminsteriums dar. Die geben differenziert Auskunft über die
Durchschnittsgewinne in zahlreichen Branchen. Allerdings vermisst man dort noch die neuen
Branchen der Informations- und Kommunikationstechnik.

Dienstleister aus dieser Branche haben die Möglichkeit, Angebotspreise mit dem
qualifikationsorientierten Stundensatz-Kalkulator der Freelancer-Projektbörse GULP zu
berechnen. Die bietet auch eine regelmäßige Stundensatz-Auswertung .

Der Hightext-Verlag veröffentlicht regelmäßig den iBusiness Honorarleitfaden für die


Multimedia- und Online-Zunft. "Freie" Produzenten von Texten und Bildern finden Honorar-
Anhaltspunkte bei der gewerkschaftlichen Beratung für Selbstständige aus Medienberufen
Mediafon .

Differenzierte strategische Überlegungen zur Preisfindung für Produkte und Dienstleistungen im


Internet hat das Magazin Online-Marketing-Praxis angestellt.

Tipp: So lösen Sie die Erfolgsbremse!

Sie kennen Ihren kalkulatorischen Stundensatz - tun sich aber schwer, ihn gegenüber Ihren
Kunden durchzusetzen? In dem Fall empfehlen wir die Lektüre unserer
"Argumentationshilfe für Freelancer". Wenn auch die noch nicht für den Durchbruch
sucht, stehen Sie womöglich selbst auf der Bremse: In dem Fall leistet der Beitrag
"Aufträge finden, Honorare steigern? Selbstzweifel beseitigen! " Erste Hilfe.

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Fazit

Wer mehr weiß, verdient zwar noch nicht mehr - schafft aber zumindest gute Voraussetzungen dafür,
um sich künftig teurer und überzeugender verkaufen zu können. Manchmal hilft mehr Klarheit über die
eigenen Umsatz- und Ertragsmöglichkeiten aber auch dabei, die richtigen Prioritäten zu setzen,
bestimmte Aufträge erst gar nicht anzunehmen und lieber in Ruhe nach zahlungskräftiger und -williger
Kundschaft zu suchen. Oder sogar wirklich einmal den viel gepriesenen Vorteil des Selbstständigen,
nämlich seine höhere Selbstbestimmung zu nutzen und sich ein wenig mehr Freizeit zu gönnen.

Hinzu kommt: Nicht in jedem Fall sind zu niedrige Erlöse das Problem. Oft stellt man bei einer
genauen Untersuchung der Arbeitsabläufe auch fest, dass der Verkauf der eigenen hoch qualifizierten

5 von 6 07.02.2010 19:13


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und begehrten Arbeitskraft unnötigerweise an zeitliche Grenzen stößt. In solchen erfreulichen Fällen
hilft dann die Beschaffung geeigneter Dienstleister oder Mitarbeiter, um sich von Routine-Tätigkeiten
zu entlasten und so mehr produktive Zeit für die zahlende Kundschaft zu erübrigen.

Tipp: Ratgeber Freie / Ratgeber Selbstständige

Umfassende Tipps zu Fragen der Angebotskalkulation, aber auch zu vielen anderen


praktischen Aspekten des Selbständigen-Daseins, gibt Götz Buchholz im mediafon-Ratgeber
Selbstständige .

Tipp: Preiskalkulation für Händler

Wie Sie die Preise für Waren exakt kalkulieren, erfahren Sie in unserem Kurs Preise
kalkulieren: Einführung in die Handelskalkulation.

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