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O PAPEL E A VALORIZAO DA SECRETRIA EXECUTIVA

NO MUNDO CORPORATIVO

Ser Secretria Executiva no apenas uma questo de opo, mas um verdadeiro desafio que somente as
profissionais preparadas e capacitadas podem exercer a profisso com eficincia e eficcia, no mundo
corporativo que vivenciamos hoje.
Em atendimento s frequentes mudanas e tendncias que vm ocorrendo no mundo dos negcios, como
a Globalizao, o mercado profissional exige cada vez mais um novo perfil do Secretrio Executivo, que
conquista um espao de grande relevncia no somente na execuo de suas atividades especficas, mas
atuando tambm no contexto direcional e gerencial das mais diversas organizaes nacionais ou
internacionais, onde so capacitadas para:
- Planejar, organizar e executar atividades secretariais especficas;
- Assessorar direta ou indiretamente executivos;
- Participar e discutir objetivos e metas da organizao, adotando a filosofia empresarial e intermediando
em atos decisrios da mesma;
- Redigir textos profissionais, em alguns casos, inclusive em idiomas estrangeiros, utilizando a
comunicao geral e as tcnicas secretariais;
- Organizar arquivos e controlar documentos e correspondncias, distribuindo-os dentro de sua
complexidade e importncia;

O PERFIL SECRETARIAL ATUAL

Muitas empresas, no tm conhecimento das habilidades secretariais/administrativas de uma Secretria


Executiva. Cabe a Secretria atuar como um filtro na diretoria de uma organizao, onde a maior parte
dos problemas deve ser filtrada por ela mesma, sem que precise levar pequenos problemas para o
executivo. A este, cabe a deciso final apenas em casos de extrema importncia e que representem algum
tipo de risco para a organizao.
Para a Secretria Executiva, a satisfao total dos clientes internos e externos o seu principal objetivo.
Ela tem conscincia que muitas vezes a sua postura ir refletir a realidade de toda uma organizao, bem
como, fortalecer ou prejudicar a imagem da mesma.
Enfim, as atividades cotidianas das Secretrias Executivas requerem amplos conhecimentos tcnicos,
administrativos e emocionais, que so de extrema importncia no desempenho de suas funes, pois, so
mais aplicados em solues de problemas, que o grande desafio na atribuio da Secretria do novo
milnio.

AS FERRAMENTAS SECRETARIAIS

A Secretria Executiva utiliza, alm das tcnicas secretariais, ferramentas de motivao, liderana,
comunicao, gesto, dentre outras, para o desempenho das suas funes. Apresentamos a seguir, algumas
habilidades especficas e imprescindveis para a atuao eficaz de uma Secretria:
MOTIVAO - A secretria pode atuar como agente motivador, transmitindo uma imagem positiva da
sua rea de atuao e promovendo o intercmbio entre subordinados e chefias. Detalhes (aparentemente
mnimos) como cumprimentar as pessoas; tratar a todos com igualdade, independente das diferenas
culturais, sociais, econmicas, raciais e hierrquicas so fatores essenciais para a motivao; alm de,
lembrar detalhes pessoais como data de aniversrio; elogiar um bom trabalho realizado, isso contribui
para a motivao das pessoas (elas se sentem lembradas, reconhecidas).
COMUNICAO - A comunicao um tributo essencial da atividade humana. Dela depende o
entendimento social, familiar e profissional. O xito da empresa, da gerncia, da Secretria, depende
essencialmente da habilidade dos indivduos se comunicarem. A comunicao deve ser clara e objetiva de
acordo com a cultura de cada funcionrio, pois, para se concretizar uma comunicao necessrio que a
mensagem enviada seja plenamente entendida e recebida pelo interessado.
ADMINISTRAO DO TEMPO - A administrao do tempo nada mais, nada menos, que se planejar
e organizar sua rotina diria. Os diversos autores que abordam sobre esse assunto, insistem em ressaltar a
importncia do papel da Secretria na administrao do tempo prprio e na do executivo.
INFORMTICA A informtica um processo que possibilita novos desafios que motivam a
profissional a acompanhar as novas exigncias da empresa por meio de cursos para dominar
conhecimentos em diversas reas. Assim, a evoluo profissional dinamizada, para atingir o novo status,
e necessrio entender que Secretria uma profisso e no apenas uma funo. imprescindvel estar
sempre buscando o aperfeioamento e se atualizando em outras reas.
IMPORTNCIA DOS IDIOMAS - Num mundo em que tudo gira em torno da globalizao
impossvel esquecer a real importncia de se dominar um segundo idioma. A lngua mais imposta pelos
pases o ingls, que deixou de ser apenas desejvel para ser imperativa, porm, hoje o idioma espanhol
est dominando tambm, o mundo dos negcios.

O PAPEL ATUAL DA SECRETRIA EXECUTIVA

A Secretria Executiva era considerada uma simples auxiliar de servios para as empresas e empresrios,
porm, este conceito se transformou a partir do momento que ela se tornou essencial para o
desenvolvimento das entidades e empresas. Com o avano da tecnologia, a Secretria Executiva foi
buscar conhecimentos necessrios e fundamentais para tornar seu trabalho gil, conseguindo assim, mais

tempo para desenvolver outras atividades. Deixou de ser somente apoio, para introduzir novas
metodologias e exercer funes criativas, atendendo assim, as necessidades das organizaes.
A Secretria Executiva contribui para a melhoria da qualidade e maior produtividade nas organizaes,
tendo como atribuies: administrar eficazmente o tempo; coordenar o trmite de papis, compras e
cotao com fornecedores; atender aos clientes internos e externos com eficcia; manter atualizados os
arquivos manuais e informatizados; gerenciar tarefas operacionais, aplicando as funes gerenciais;
valorizar os princpios de um bom sistema de comunicao; resolver problemas inerentes ao seu trabalho,
melhorando a qualidade e a produtividade dos servios; obter uma viso geral da cultura da empresa;
conhecer e aplicar elementos de psicologia; coletar dados e elaborar relatrios; redigir textos profissionais
especializados; aplicar as tcnicas secretariais (arquivos, follow-up, agenda e viagens); usar amplamente a
informtica (planilha eletrnica, banco de dados, processadores de textos, correio eletrnico, Internet,
intranet, etc.); e gerenciar eficazmente a transmisso e difuso de informaes.

Com base no texto e em nossas aulas responda as questes abaixo:


1) De que maneira a secretria pode atuar como elemento motivador dentro da empresa?
2) Cite 4 atribuies da secretria dentro de uma empresa.
3) Dominar outro idioma no importante para o trabalho de uma secretria. Voc concorda com
essa afirmao? Justifique.
4) Sabemos que existem 2 tipos bsicos de comunicao: a escrita e a falada. Cite 3 exemplos de
comunicao escrita elaborada pela secretria.