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TUTOR: EDISON CARLOS TORRES

CAMPAA
GUA DE APRENDIZAJE #1

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 1.1


Explique con un ejemplo para cada caso lo que es:
a) Organizacin como empresa
La empresa cuenta con una serie de estructuras que la conforman como una
organizacin encaminada a la produccin de bienes y servicios, dentro de un
mbito ms general, que es el entorno (institucional, organizativo y econmico) en
el que se desarrolla su actividad. Las estructuras que explican a la empresa como
organizacin son:
Una estructura funcional, en el que se desarrollan el conjunto de las actividades
habituales de la empresa.
Una estructura jerrquica, que ordena las relaciones en torno a una autoridad
comn, encaminada a la consecucin de un objetivo comn por parte de la
empresa.
Una estructura de decisin, que permite que se tomen decisiones por los
elementos con capacidad para ello con vistas al funcionamiento de la empresa.
La estructura organizativa de la empresa, en definitiva, muestra la configuracin
de la organizacin, sus elementos y relaciones, con vistas a poder desempear de
manera adecuada las tareas que deba llevar a cabo y cumplir con los objetivos
previstos. Junto a la estructura organizativa se encuentra la estructura econmicofinanciera, encargada del diseo de la actividad econmica (fundamentalmente a
travs de las inversiones) y financiera (mediante la obtencin de fuentes de
financiacin) de la empresa.
b) Organizacin como elemento del proceso administrativo
Es la etapa en la que se define la estructura organizacional, la forma de delegar
facultades, el enfoque para manejar los recursos humanos, la cultura, el cambio
organizacional.
Este tipo de organizacin se puede visualizar desde los siguientes aspectos:
Organizacin Formal: basada en una divisin de trabajo que especializa rganos y
funciones, consagrada por la direccin y comunicada en todos los manuales de la
empresa. Es la organizacin formalizada de modo oficial.
Organizacin Informal: Surge de modo natural y espontneo, debido a las
relaciones humanas que establecen las personas que desempean cargos en la
organizacin formal. Se basa en las relaciones de amistad y el surgimiento de
grupos que no aparecen en el organigrama ni en ningn otro documento formal.
2. Las dimensiones de la organizacin permiten entender la fisonoma que
adoptan y la dinmica con la que actan. De acuerdo con este criterio,
cules son estas dimensiones. Presente un cuadro sinptico.

FORMALIZACIN:
DOCUMENTACIN ESCRITA EN LOS OBJETIVOS, METAS, POLTICAS, PROCEDIMIENTOS, PROGRAMAS, ESTRATEGIAS Y TODA CLASE DE RECURSOS ORIENT
ESPECIALIZACIN:
FORMA Y GRADO EN SE SUBDIVIDE EL TRABAJO. EN LA MEDIDA QUE SE ALATA, EL PERSONAL SE CONCENTRAR EN TAREAS ESPECFICAS; CUANDO ES
JERARQUA DE AUTORIDAD:
CORRESPONDE AL NIVEL EN QUE SE DELEGA LA UTORIDAD Y RESPONSABLIDAD, CONDICIN QUE SE REFLEJA EN EL TRAMO DE CONTROL.

CENTRALIZACIN:
SE REFIERE A LA CONCENTRACIN DE AUTORIDAD EN UNIDAD. CUANDO LA AUTORIDAD SE MANTIENE EN UNIDADES DETERMINADAS, SE CENTRALIZA;

PROFESIONALISMO:
NIVELES DE EDUCACIN Y PREPARACIN FORMAL QUE TIENE EL PERSONAL DE UNA ORGANIZACIN, LOS CUALES DEPENDEN DE LOS AOS DE EDUCAC

DIMENSIONES ESTRUCTURALES

TAMAO:
MAGNITUD DE UNA ORGANIZACIN CON BASE EN EL NMERO DE PERSONAS, RECURSOS FINANCIEROS, INSTALACIONES, MBITO DE
TECNOLOGA ORGANIZACIONAL:
HERRAMIENTAS DE TECNOLOGA DE LA INFORMACIN Y TCNICAS DE ANLISIS Y EVALUACIN QUE LA ORGANIZACIN EMPLEA PARA

ENTORNO:
ELEMENTOS QUE ESTN FUERA DE LAS FRONTERAS DE LA ORGANIZACIN. LOS MS REPRESENTATIVOS SON EL GOBIERNO, LA INDUS

CULTURA ORGANIZACIONAL:
CONJUNTO DE CREENCIAS, ACTITUDES,
VALORES, HBITOS,
COSTUMBRES Y FORMAS DE HACER LAS COSAS QUE COMPARTEN LOS MIE
DIMENSIONES
CONTEXTUALES

3. Visite una empresa de su localidad y analice los elementos que forman


parte de la cultura organizacional de una empresa.
Elabore y presente un informe sobre dicho anlisis. Para el efecto deber
adjuntar un documento que certifique la visita a dicha empresa.

DIMENSIONES

4. Explique con fundamentos si el anlisis organizacional mltiple es o no un


factor de cambio estratgico en la empresa.
Para alcanzar la ms alta eficiencia, se adecuan y distribuyen los recursos de
acuerdo con el plan establecido, y se inician las acciones tal como lo determinan
los planes, de modo que los resultados coincidan con lo planeado. Esto busca
que todo sea funcional y equilibrado, aunque puedan presentarse disfunciones. La
autorregulacin es el mecanismo fundamental que gobierna, espontanea o
naturalmente, las relaciones entre las partes, sus actividades para mantener
equilibrado y estable el sistema ante las perturbaciones provenientes del ambiente
externo.
Se necesita un anlisis que permita una visin ms amplia desde un punto de
vista que vea las cosas desde el fondo, y el primer acercamiento pueda realizarse
con la mediacin del desempeo organizacional con las etapas del proceso de
administracin, especificando los componentes de cada etapa asociados
directamente con el anlisis.
Una vez determinadas las etapas y los componentes del proceso se procede a
alinearlos con los niveles de la organizacin con el propsito de jerarquizarlos en
funcin de las estrategias corporativas, funcionales, de negocio o globales.
Despus de fijar el nivel de estrategia, se requiere conocer las lneas profundas o
reglas de juego no escritas que influyen en la forma de interpretar los hechos, las
acciones y las intenciones. En el anlisis se encadenan las tcnicas de la
organizacin emplea para responder a las presiones que enfrenta un producto de
modelo de negocio que gua sus acciones.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 1.2


1. Qu elementos deben considerarse para implementar un estudio
organizacional?
Seguir los pasos del estudio organizacional, nos permite facilitar el planteamiento
y ejecucin de cualquier tipo de estudio o investigacin que se aplique a un grupo
u organizacin de trabajo, con la razonable seguridad de haber incluido los
principales elementos de juicio necesarios para ello.
Para lograr este propsito, se requiere de un marco general de referencia
metodolgico que permita identificar claramente los factores estudiados y analizar
sus componentes de forma racional, ordenada y sistemtica mediante las tcnicas
ms adecuadas.
ETAPAS PARA EL ESTUDIO ORGANIZACIONAL:
Visin de estudio.Esta etapa constituye el paso inicial de un estudio organizacional, a partir del cual
se puede lograr una aproximacin a las competencias centrales de una

organizacin para dimensionar las lneas de accin que orientan su desempeo,


esto es, visualizar su razn de ser y el alcance de las acciones que emprende.
Se revisan los siguientes aspectos:
Aproximacin a conceptos
Evolucin de una idea
Percepcin de la idea
Depuracin de la idea
Consolidacin de la idea
Planeacin.El siguiente paso a realizar en un estudio organizacional consiste en precisar la
naturaleza, alcance y requerimientos tcnicos, es decir, establecer los trminos de
referencia para orientar su ejecucin.
Para la Planeacin se sugiere lo siguiente:
Determinacin del factor estudio.
Fuentes de estudio
Fuentes externas
Fuentes Internas
Definicin del Objetivo del Estudio
Investigacin Preliminar
Preparacin del Proyecto de estudio.
Recopilacin de datos.Luego de concluir la parte preparatoria del estudio se inicia la fase de recopilacin
de datos. En esta etapa la mira debe apuntar hacia los hechos que permitan
conocer y analizar lo que realmente sucede en la organizacin; de lo contrario, se
obtendr una impresin deformada de la realidad, pues se incurrir en
interpretaciones errneas y se aplicarn medidas de mejora inoperantes.
Revisar los siguientes puntos:
Recoleccin de datos:
Especficos
Completos
Correctos
Pertinentes
Congruentes
Susceptibles de validarse
Actitud del equipo responsable de la recopilacin
Investigacin documental
Observacin directa
Consulta en sistemas de informacin
Cuestionarios

Entrevista.Consiste bsicamente en reunirse con una persona con el fin de interrogarla en


forma meticulosa para obtener informacin. Este medio es posiblemente el ms
usado y completo, pues el entrevistador, debido a que tiene un estrecho contacto
con el entrevistado, adems de obtener respuestas, puede percibir actitudes y
recibir comentarios.
La entrevista debe dirigirse a directivos y empleados de una misma rea o que
intervienen en el mismo tipo de tareas, as como a clientes y/o usuarios,
prestadores de servicios y proveedores que interactan con la organizacin.
Para que la entrevista tenga la efectividad deseada necesita los siguientes
aspectos:
Tener claro el objetivo
Establecer anticipadamente la distribucin del trabajo
Concertar previamente la cita
Atender el compromiso
Clasificar la informacin que se obtenga
Registrar la informacin en una bitcora
Supervisin del trabajo
Integracin de los datos
Clasificacin
Anlisis de datos.Una vez recopilados y registrados los datos, deben someterse a un proceso de
anlisis o examen crtico que permita precisar las causas del estudio y ponderar
las alternativas de accin para su atencin eficaz.
Procedimiento de anlisis
Tcnicas e instrumentos de anlisis
Anlisis multifactor
Preparacin del diagnstico
Formulacin de recomendaciones. Consideraciones Previas
Preparacin de recomendaciones
Tipos de recomendaciones:
De mantenimiento
De eliminacin
De adicin
De combinacin
De fusin

De modificacin
De simplificacin
De intercambio

Elaboracin del informe


Presentacin de resultados de estudios
Implementacin.Conformada por las siguientes fases:
Preparacin del programa
Integracin de recursos
Ejecucin del programa

Programa de implementacin
Mtodos de Implementacin
Integracin de recursos
Ejecucin del programa de Implementacin
Acciones de apoyo para la implementacin

Evaluacin.Una vez que se ha implementado el estudio, es indispensable comprobar el efecto


de los cambios o innovaciones mediante la identificacin, calificacin y
cuantificacin de las realizaciones, as como de los ajustes operativos que se
desprendan de ellas.
Con este propsito debe ordenarse el manejo de datos a partir de los parmetros
delineados en el proyecto de estudio, lo que permitir traducir las acciones en
indicadores para evaluar las medidas de mejora que se pretenda introducir.
Mecanismos de informacin
Seguimiento de las acciones
Acciones programadas
Acciones no programadas
Medicin de resultados
2. La supervisin del trabajo es una actividad gerencial que usted deber
asumirla como tal en algn momento. Para estar seguro de que se
respetan las lneas de accin, indique los pasos.
Para tener la seguridad de que se respetan las lneas de accin definidas, es
necesario verificar que se lleven a cabo los pasos siguientes:
1. Vigilancia constante y cercana al trabajo del equipo
2. Aclaracin oportuna de dudas
3. Control del tiempo invertido en relacin con el estimado

4. Revisin de los avances y cuando se requiera efectuar los ajustes


necesarios
5. Llevar un registro de los logros y obstculos que se encontraron
6. Celebrar reuniones peridicas para mantener actualizados a los
integrantes del equipo
7. Realizar cambios en el equipo de trabajo cuando surjan actitudes
negativas o no se apliquen los criterios acordados.
8. Preparar reportes de avance y de los resultados que se alcanzaron.

3. Explique con sus palabras el papel que juegan los grupos de inters
en el desarrollo de un estudio organizacional.
Los Grupos de Inters se definen como todos aquellos grupos que se ven
afectados directa o indirectamente por el desarrollo de la actividad empresarial, y
por lo tanto, tambin tienen la capacidad de afectar directa o indirectamente el
desarrollo de stas.
Entonces, podemos decir que, los grupos de inters, juegan un papel muy
importante en la empresa ya que de stos depende que los colaboradores ejerzan
con entusiasmo su labor, los equipos de trabajo son clave para el xito que la
empresa necesita, los grupos de inters permiten a los colaboradores apoyarse en
alguien ms para concretar sus ideas, para pedir opiniones y sobre todo en la
toma de decisiones que afectan a la empresa en general,

4. Visite una empresa de su localidad y realice un prediagnstico de la


misma. Luego presente un informe sobre las falencias que usted
considerara ms crticas y que obstaculizaran el buen
funcionamiento de la empresa.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 1.3


1. En qu medida contribuyen las formas o formularios a mejorar la
gestin de una organizacin? Explique con un ejemplo.
Las formas constituyen un elemento bsico en la dinmica administrativa de
cualquier institucin. Su uso generalizado se ha convertido en un recurso casi
automtico, por lo que modificar su estructura es un paso natural, que no requiere
de autorizaciones mltiples o de estudios exhaustivos.
Los formularios son instrumentos de trabajo, por lo tanto si stos no son
funcionales y no estn diseados para adaptarse adecuadamente al uso que se

les da, pueden entorpecer e impedir la operacin del procedimiento o sistema en


el cual est involucrado, ocasionando confusiones, demoras y errores aun en
los procedimientos y sistemas diseados con un alto grado de perfeccin. Por otra
parte, la ventaja de los formularios es que al redisearlos o simplificarlos, se
puede llegar a producir un mejoramiento notable; por ello, el
anlisis, diseo y control de
formularios
es
indispensable
en
toda organizacin para garantizar una adecuada sintetizacin del flujo
de documentos en las diferentes dependencias que la conforman, tomando en
cuenta tanto la creacin, impresin y almacenamiento de los formularios, as como
su procesamiento y circulacin.
2. Con ejemplos, explique las clases de formularios impresos que
existen.
Existen formularios, que dependen de la empresa en los que se desarrollan las
actividades, por ejemplo:
Tenemos los formularios de ingreso a la universidad, en dnde solicitan
informacin bsica de los estudiantes.

Los formularios para solicitar servicios, sean estos de: transporte, internet, agua,
luz, telfono, pago de impuestos:

Formularios para solicitar empleo:

Formularios de Trmites migratorios:

3. En la empresa que usted trabaja o conoce, solicite que le


proporcionen un formulario que sea de uso en dicha empresa. Luego
aplique una lista de comprobacin del cumplimiento del formulario en
cuanto a la fase de diseo.

4. Ingrese
a
la
siguiente
direccin
electrnica:
http://www.google.com/google-d-s/intl/es/forms/. Elabore una solicitud
de empleo. Incorpore mnimo 15 campos.
http://goo.gl/forms/6NPPbh3qSI

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 1.4


1. Explique cmo incide la estructura organizacional en la
implementacin de las estrategias empresariales.
La estructura organizacional es una divisin ordenada y sistemtica de sus
unidades de trabajo con base en el objeto de su creacin que se traduce y
concreta en estrategias.
Su representacin grfica tambin se conoce como organigrama, que es el
mtodo ms sencillo de expresar la estructura, jerrquica e interrelacin de los
rganos que la componen en trminos concretos y accesibles.
Pese a que es un instrumento altamente utilizado, ya que todas las organizaciones
cuentan por lo menos con un organigrama general, es fcil percibir la gran
diferencia de criterios y enfoques que se consideran en su preparacin. Ello pone
en evidencia la importancia de contar con una base de informacin paralela, que
permita dar unidad y cohesin a este tipo de recursos.
2. Generalmente en el sector privado se revisan peridicamente la
estructura y mtodos de trabajo, lo que trae consigo ajustes que van
desde una simple variacin en la distribucin de cargas de trabajo
hasta la preparacin de una nueva estructura administrativa. Explique
con ejemplos los cambios de esta naturaleza que se pueden hacer.
Este aspecto depende de la magnitud de los cambios organizacionales y el tipo de
respuesta que debe darse en materia de tiempo, recursos y nivel tcnico para su
implementacin.
Bsicos: Implican ajustes mnimos a operaciones, actividades, funciones,
procesos o proyectos, los cuales pueden producir cambios en el organigrama no
ms all del nivel departamental o de oficina.
Ejemplo:
Puede ser que el equipo de trabajo no est a gusto en las funciones
encomendadas, y con un simple llamado de atencin, puedan surgir nuevas
propuestas en el proyecto que estn elaborando.
De alcance medio: Implican variantes funcionales y estructurales que afectan
hasta el nivel gerencial de la organizacin. En este caso se aplica el procedimiento
para elaborar o actualizar organigramas.

Ejemplo:
En el caso de las aduanas, para que una carga sea entregada a su
dueo o al responsable de la misma debe pasar por ciertos filtros de seguridad,
pero que sucede cuando en algn filtro se saltaron el control?, esto demuestra la
falta de comunicacin entre sus departamentos, porque cada filtro debe cumplir
con la obligacin de revisar la carga y si no lo hace repercute al momento de la
entrega porque puede ser que llegue carga indebida.
De alcance total: Son decisiones que cambian por completo la estructura de una
organizacin y que varan de acuerdo con los recursos tcnicos y econmicos que
se destinen a ese fin.
La decisin de llevar a cabo una modificacin estructural de esta magnitud implica
la ejecucin de un anlisis organizacional que si bien debe basarse en el
procedimiento especfico
para elaborar organigramas, tambin tiene que
considerar la integracin de variables de operacin y estrategia de mayor alcance.
Ejemplo:
en el caso del Seor Presidente y su Gabinete de Gobierno, cuando
uno de sus funcionarios, o colaboradores cercanos comete un error, o ya ha
finalizado su ciclo de servicio, ste tiene todo el poder de tomar la decisin ms
acertada para seguir con su desenvolvimiento normal.

3. Indique lo que es un organigrama, la utilidad que tiene el mismo y los


criterios fundamentales que se deben tomar en cuenta para su
elaboracin.
El organigrama.Es la representacin grfica de la estructura de una institucin o de una de sus
reas en la que se muestra la composicin de las unidades administrativas que la
integran, sus relaciones, niveles jerrquicos, canales formales de comunicacin,
lneas de autoridad, supervisin y asesora.
Una de las herramientas ms importantes al definir la estructura orgnica de la
empresa es el "organigrama", pero lamentablemente, una preocupacin por la
tcnica de confeccin del mismo puede hacer que se pierdan de vista los fines
bsicos de su diseo.
Los organigramas, en su forma ms simple, nicamente muestran las unidades y
relaciones funcionales. En un estado ms complejo pueden aadirse el titular del
puesto de trabajo u oficina, las responsabilidades principales, los comits, e
incluso las relaciones de comunicacin. Sin embargo son tan grandes y complejas
que en tales organigramas pueden verse nicamente puestos claves o segmentos
de la organizacin.
Utilidad. Proporciona una imagen formal de la organizacin

Facilita el conocimiento de una organizacin, as como de sus relaciones de


jerarqua y coordinacin.
Representa un elemento tcnico valioso para el anlisis organizacional.
Constituye una fuerza autorizada de consulta.
Establecen la comprensin de los problemas de comunicacin.
Orientan a los nuevos trabajadores hacia las relaciones y complejidades
estructurales.
Proporcionan una imagen grfica de la empresa a terceros.
Brindan una imagen formal de la organizacin.
Son una fuente de consulta oficial.
Facilitan el conocimiento de una empresa, as como de sus relaciones
de jerarqua.
Constituyen
un elemento tcnico valioso
para
hacer
anlisis
organizacional.
Criterios fundamentales.Precisin:
En el organigrama deben definirse con exactitud
todas las unidades administrativas y sus interrelaciones.
Sencillez:
Debe ser muy simple, para que se comprenda
fcilmente. Para ello, se recomienda no complicarlo con trazos innecesarios
o una nomenclatura compleja poco clara.
Uniformidad: Para facilitar su interpretacin conviene homogenizar las
lneas y figuras que se utilicen para disearlo.
Presentacin:
En gran medida, su funcionalidad depende de su
formato y estructura; por ello, para prepararlo se deben considerar criterios
tcnicos y de servicio, en funcin de su objetivo.
Vigencia:
Para conservar su vigencia el organigrama debe
mantenerse actualizado. Cuando se elabora es recomendable que el
margen inferior derecho de la grfica se anote el nombre de la unidad
responsable de prepararlo y la fecha de autorizacin y actualizacin.
4. Utilizando la herramienta VISIO de Microsoft Office, disee un
organigrama vertical y otro mixto, para una fbrica de vestidos, en la
cual usted es el gerente. No olvide tomar en cuenta los criterios y
elementos para su diseo.

ORGANIGRAMA VERTICAL:

ORGANIGRAMA MIXTO: