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MATERIAL DE APOYO
SEMINARIO GESTIN DE COMPRAS

GESTIN DE COMPRAS.
Concepto de Compras:
Comprar es adquirir bienes y/o servicios para satisfacer las necesidades de una entidad y despus de
ello lograr sus objetivos en forma eficiente.
Objetivos de las Compras
a) Reduccin de costos y obtencin de utilidades.
b) Servicio.
c) Control de convenio para obtener financiamiento.
d) Control de tratos comerciales con los proveedores.
e) Obtencin de informacin y asesoramiento.
Plan de Compras: es la programacin de las adquisiciones de bienes, obras servicios que la organizacin
planea ejecutar en un ao calendario.
Principios bsicos de las compras
a) Publicidad
Difundir la informacin relacionada con los procesos de adquisicin y contratacin que se desarrollan las
Instituciones.
b) Libre competencia
Propiciar la participacin dinmica e independiente del mayor nmero de oferentes en los
procedimientos de seleccin, otorgndoles las mismas condiciones y oportunidades.
c) Igualdad
Otorgar a todos los participantes en los procedimientos de seleccin y contratacin, un trato igualitario
de conformidad con la Ley, sin favorecer o discriminar, positiva o negativamente, por nacionalidad, sexo,
raza, credo poltico, religin o de cualquier otra ndole.
d) tica
Principios que norman los pensamientos, las acciones y las conductas humanas y que las orientan al
correcto, honorable y adecuado cumplimiento de sus funciones.
e) Transparencia

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Actuar de manera accesible, para que toda persona natural o jurdica que tenga inters legtimo, pueda
conocer de los procesos de adquisicin y contratacin que se desarrollan.
f) Imparcialidad
Actuar con objetividad y sin designio anticipado en favor o en contra de alguien, permitiendo juzgar o
proceder con rectitud.
g) Probidad
Actuar con honradez, integridad, rectitud, respeto y sobriedad.
i) Racionalidad del gasto
Utilizar eficientemente los recursos en las adquisiciones y contrataciones de las obras, bienes y servicios
necesarios para el cumplimiento de las funciones de la entidad.
I.2 La Gestin de Compras
En la gestin de compras deben identificarse dos actores muy importantes:
La Unidad Organizativa Solicitante: que es la encargada de emitir y enviar la solicitud o requerimiento
de compra. Dicho requerimiento deber estar acompaado de las especificaciones tcnicas de la
compra.
Otras funciones de la Unidad Organizativa Solicitante:

Garantizar que las necesidades de obras, bienes y servicios, estn incorporadas en el Plan de
Compras.

Elaborar la solicitud de las adquisiciones y contrataciones de obras, bienes o servicios, la cual


deber acompaarse de las especificaciones o caractersticas tcnicas de las mismas.

Determinar las necesidades de obras, bienes y servicios; asimismo realizar investigaciones del
mercado que le permitan hacer los anlisis y estudios necesarios para verificar la viabilidad
tcnica, econmica, financiera, social o ambiental, necesaria para que la adquisicin pueda
realizarse.

Enviar al Departamento de Compras las solicitudes de las adquisiciones y contrataciones, de


acuerdo al Plan de Compra.

Adecuar conjuntamente con el Departamento de Compras, los documentos necesarios para los
ofertantes elaboren sus propuestas.

Todo proceso de compras inicia con una solicitud o requisicin de compras, la que es emitida por la
unidad organizativa que requiere la compra de bienes, obras o servicios.
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Los requerimientos de compras son gestionados por el Departamento de Compras, quien es el
encargado de contactar a los proveedores para que les suministren el bien, la obra o el servicio
requerido.
Departamento de Compras: es la entidad encargado de contactar a los proveedores para que les oferten
el suministro del bien, la obra o el servicio requerido.
Dicho Departamento debe estar conformado por un responsable y los gestores de compras necesarios
de acuerdo a la magnitud de la organizacin.
Funciones del Departamento de Compras:

Ejecutar los procesos de adquisiciones para lo cual llevar un expediente de todas sus
actuaciones, del proceso de contratacin, desde el requerimiento de la unidad solicitante hasta
la liquidacin de la obra, bien o servicio;

Elaborar en coordinacin con el Departamento Financiero, el Plan de Compras de obras, bienes


y servicios, y darle seguimiento a la ejecucin de dicha plan.

Adecuar conjuntamente con la unidad solicitante los documentos necesarios para los ofertantes
elaboren sus propuestas.

Realizar la recepcin de ofertas.

Mantener actualizada la informacin del banco de datos de ofertantes y contratistas de acuerdo


al tamao de empresa y por sector econmico.

FACTORES A CONSIDERAR PARA LA ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS


Cada entidad establecer la estructura del Depto. De Compras, que ser la responsable de
todas las actividades relacionadas con la gestin de adquisiciones y contrataciones de obras,
bienes y servicios. El Departamento de compras ser organizado segn las necesidades y
caractersticas de cada entidad y dependencia jerrquica que establezca la Alta Direccin.
Dependiendo de la estructura organizacional de la entidad, del volumen de operaciones u otras
caractersticas propias, las operaciones del Departamento de Compras, se podrn
desconcentrar a fin de facilitar la adquisicin de obras, bienes y servicios.
La estructura organizativa que tendr el Departamento de Compras, depender de la
importancia que se le otorgue dentro de la compaa.
En algunas compaas se puede manejar la entidad organizativa encargada de las compras
como Gerencia, Direccin, Departamento, Seccin Unidad.

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Asimismo dicha entidad puede depender de la Alta Direccin, la Gerencia Financiera, Gerencia
Administrativa. No importa el nombre que se le asigne a la entidad de compras, lo ms
recomendable es que la entidad encargada de las compras, dependa jerrquicamente de la Alta
Direccin, porque eso le dar mayor libertad de accin y evitar que se puedan presentar
manipulaciones de las compras.
Un representante de la Alta Direccin debe ser el encargado de adjudicar las compras a los
proveedores que han ofertado. Esto brindar ms garanta para que se realicen las
adquisiciones de forma transparente.
Como se mencion al inicio, la conformacin de la entidad encargada de las compras
depender del volumen de transacciones que realice la compaa.
Por ejemplo toda entidad encargada de las compras deber tener un jefe o responsable.
Asimismo deber tener los gestores de compras, quienes se recomiendan que puedan tener las
siguientes especialidades:

Especialista en la adquisicin de obras de construccin remodelacin


Especialista en la adquisicin de bienes
Especialista en la adquisicin de servicios (para el funcionamiento institucional y de
consultora)
Especialista en trmites de importacin

Otra clasificacin muy importante que debe tomarse en cuenta al estructurar la entidad
encargada de las compras, es definir un rea para compras inmediatas y otra rea para compras
complejas. Esto permitir a los gestores de cada rea especializarse en el tipo de compras que
realiza, hablando de cantidades en trminos monetarios.
Es necesario sealar que la entidad encargada de las compras debera de contar con la
sistematizacin informtica del proceso de compras. Esto permitir obtener informacin de
manera muy rpida y a la vez omitir el uso de registros manuales que pueden afectar la gestin
de compras.
Lo anterior permitir solicitar y recibir las ofertas on line, realizar las evaluaciones de las
ofertas de forma sistematizada, llevar un banco de proveedores actualizado, elaborar las
rdenes de compras o los contratos.
El jefe o responsable de la entidad encargada de las compras debe tener robustas
caractersticas como las siguientes: liderazgo, trabajo en equipo, manejo y solucin de
conflictos, planificacin, etc
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El personal de la entidad encargada de las compras, no son trabajadores de escritorio, sino que
deben ser investigadores permanentes de tcnicas actualizadas de compras.
Otros aspectos importantes que se deben valorar para estructurar entidad encargada de las
compras, aparte de los conocimientos acadmicos y experiencia que pueda tener el personal,
son los principios universales que rigen los procesos de compras y entre los que se pueden
mencionar y que se presentan con su respectiva definicin:
a) La tica
Principios que norman los pensamientos, las acciones y las conductas humanas y que las
orientan al correcto, honorable y adecuado cumplimiento de las funciones pblicas.
b) Transparencia
Actuar de manera accesible, para que toda persona natural o jurdica que tenga inters
legtimo, pueda conocer de los procesos de adquisicin y contratacin que se desarrollan y que
las actuaciones del personal sean apegadas a los reglamentos y normas de la compaa.
c) Imparcialidad
Actuar con objetividad y sin designio anticipado en favor o en contra de alguien, permitiendo
juzgar o proceder con rectitud.
Quiero subrayar que el Principio de Probidad es fundamental que todo el personal que
conformar la entidad encargada de las compras lo cumpla, ya que caractersticas como la
honradez y la integridad, pueden ser fcilmente quebrantadas en el ejercicio de sus funciones.
Frecuentemente la administracin del Almacn (bodega) de una compaa, depende del Depto.
De Compras, Sin embargo no es recomendable ya que la mala administracin del mismo, puede
ser ocultada por el responsable del Depto. De Compras, y podra estar actuando como juez y
parte.
Finalmente es importante mencionar que la entidad encargada de las compras debe contar con
alguien que sirva como enlace con el resto de unidades organizativas, especialmente con los
departamentos de produccin, a efecto de conocer de primera mano las necesidades que se
van presentando en cada departamento.
MODELO DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA DE LA ENTIDAD ENCARGADA DE LAS COMPRAS.

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JEFE
ENLACE

Gestor de
Compras Obras

Gestor de
Compras Bienes

Gestor de
Compras Servic.

Especialista en
Importaciones

RELACION DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS CON OTRAS UNIDADES ORGANIZATIVAS DE LA


COMPAA.

Clientes Internos.
A partir de un par de dcadas atrs se empez a identificar que no solamente era importante
satisfacer las necesidades del cliente externo, sino tambin las del cliente interno. Se presenta a
continuacin una definicin sobre cliente interno:
El cliente interno es aquel miembro de la organizacin, que recibe el resultado de un proceso
anterior, llevado a cabo en la misma organizacin, a la que podemos concebir como integrada
por una red interna de proveedores y clientes. Yo soy proveedor de quien recibe el producto de
mi trabajo, y cliente de quien me hace llegar el producto del suyo.
Toda persona interviene en un proceso generador de resultados (productos o servicios), que
son entregados a un cliente. Si ste se encuentra en la misma organizacin (cliente interno),
utilizar los productos resultantes del proceso anterior como entrada (recursos) para su propio
proceso. A su vez, ste ltimo elaborar las salidas oportunas (productos) que sern utilizadas
por otro cliente interno, o que llegarn hasta el mercado, dirigidas a clientes externos.

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La idea de Calidad, expresada anteriormente, es de aplicacin en este esquema proveedor cliente interno (tambin llamado cadena de Deming). Por ello, el proveedor interno deber
satisfacer las necesidades de su cliente, de igual modo que la organizacin deber satisfacer a
sus clientes externos.
Evidentemente, es necesario que la calidad a lo largo de una cadena sea uniforme y mxima al
mismo tiempo ya que, de otro modo, se producirn fluctuaciones y rupturas en la calidad del
resultado. Basta con que falle un eslabn, para que la cadena se "quiebre" y no se alcancen los
objetivos.
Cliente Interno Proveedor Interno
Un concepto fundamental dentro de la gestin por procesos para que ste se lleve a cabo con
la mxima eficiencia es el concepto cliente interno proveedor interno.
Cada persona dentro de la organizacin tiene unas funciones y responsabilidades definidas
dentro del proceso al que pertenece. Al destinatario de este trabajo se le denomina cliente
interno.
De igual manera, a todo lo que provoca que esa persona tenga que desarrollar un trabajo le
denominar proveedor interno.
Una vez todas las personas integrantes de la organizacin estn orientadas a sus clientes y
proveedores internos, la empresa estar en disposicin de orientarse al cliente externo; dicho
de otro modo, si cada uno de los miembros de la organizacin, no estn orientados a los
clientes-proveedores que se tienen ms cerca, con los que se trabaja en todo momento, los
compaeros de trabajo, difcilmente podr estar la empresa orientada en su conjunto al cliente
externo.
Requisitos previos al concepto cliente interno proveedor interno
Cada integrante de la organizacin ha de conocer perfectamente, no slo el funcionamiento
su proceso, sino de todos aquellos a los cuales puede influir su trabajo.
Ha de tener elementos de medicin (generalmente indicadores y feedback con el cliente
interno) que le permitan conocer el grado de calidad de su trabajo, si cumple los estndares
exigidos por el proceso y el nivel de satisfaccin de su cliente interno.
Ha de tener perfectamente definidas sus funciones y responsabilidades, como ha de actuar
ante desviaciones, qu criterios utilizar, hasta dnde puede llegar, etc.
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Caractersticas que ha de cumplir el proveedor interno
Debe conocer el proceso de su cliente interno.
Debe saber cuales son sus necesidades y expectativas, es decir, debe saber que valor ha de
aadir a su trabajo para que sea apreciado por su clienteTiene objetivos comunes con su
cliente.
Tiene mecanismos para medir tanto la satisfaccin del cliente como la calidad de su trabajo.
Tiene mecanismos para corregir las desviaciones aparecidas.
Es responsable de su trabajo-proceso y colabora en la mejora del mismo.
Caractersticas que ha de cumplir el cliente interno
Comunica sus necesidades a su proveedor interno.
Acuerda con el proveedor interno los estndares de calidad exigidos.
Soluciona las desviaciones conjuntamente con l.
Colabora en la mejora de los procesos de su proveedor proporcionndole informacin
(feedback).
Es igual de exigente con su proveedor interno que respetuoso con los requisitos de su cliente
interno.
Situacin
El responsable del Departamento de compras necesita un nuevo gestor de compras. Solicita la
contratacin del mismo al responsable de RRHH. Acuerdan las caractersticas que han de
cumplir los candidatos, las fechas de incorporacin, etc. Llega el da esperado y el nuevo
trabajador se incorpora a la 08:00 a su puesto de trabajo.

En una estructura tradicional, la funcin de RRHH ha concluido.

En una organizacin que le brinda importancia a la relacin entre clientes internos, la funcin
de RRHH no ha hecho ms que comenzar.

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La colaboracin entre el Depto. De compras y el proceso de RRHH, continua el tiempo
necesario hasta que el nuevo trabajador est completamente integrado en su puesto de trabajo
y sea eficiente.

Se puede dar el caso de que se haya necesitado una formacin

complementaria, que el trabajador no se adapte, etc.

Hasta que el Depto. de compras (cliente interno) no est satisfecho, es decir, se hayan cumplido
todos sus requisitos, la colaboracin continuar.

El departamento de compras no necesita solo de un nuevo gestor a secas, necesita un nuevo


gestor integrado y a pleno funcionamiento.

En el caso de los requerimientos que recibe el Departamento de Compras, se presenta la


siguiente situacin:
El Departamento de Compras no es experto en cada rea de la organizacin, eso significa que la
calidad de lo que se compre depender exclusivamente de la Unidad Organizativa que hizo e
requerimiento.
En muchas organizaciones, se busca culpar a compras por bienes o servicios de mala calidad
que se adquieren y no es responsabilidad del Depto. De Compras.
A compras le corresponde, mantener actualizado un banco de proveedores, gestionar para que
los bienes o servicios comprados, lleguen a tiempo a la organizacin, que los precios de la
compra sean de acuerdo a los precios que se manejan en el mercado, etc.
Las funciones anteriores, si son responsabilidad del Depto. De Compras.
Por lo anterior se puede concluir en lo siguiente:
Dentro del proceso interno de compra, existen cuatro actores principales.
a) La Unidad Organizativa que solicita la compra: es quien identifica la necesidad de un
bien o servicio que se requiere comprar.
b) El Departamento de Compra: es la entidad que gestiona ante los diferentes
proveedores, el bien o servicio que se requiere adquirir

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c) La persona encargada de autorizar la compra: es quien otorga el VoBo. de la compra a
realizar, despus que la unidad solicitante ha revisado que la oferta cumple con los
requerimientos y es quien autoriza tambin el pago por dicha compra.
d) El administrador de la compra: es el encargado de dar seguimiento a que el bien o
servicio adquirido, sea entregado dentro del tiempo establecido y que funcione
perfectamente al momento de ser recibido.

Dichos actores son fundamentales para que el proceso interno de compra funcione lo mejor
posible.

Tanto las Unidades Organizativas solicitantes como los Administradores de la Compra, pueden
ser las diferentes organizaciones que integran la compaa, en ese sentido, la relacin del
Depto. De Compras debe ser armoniosa, profesional, respetuosa, etc.

Proveedores.
Los proveedores, son las personas naturales o jurdicas que suministran a la organizacin, las
obras, bienes o servicios requeridos por sta.
Las mejores prcticas establecen la importancia que los Departamentos de Compras, lleven un
Banco (o Registro) de Proveedores, que podra tener la siguiente estructura:
Nombre o razn social
Nombre comercial
Direccin
Telfono
Fax
Correo Electrnico
Persona de Contacto
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NIT
Tipo de Bien o Servicio que Provee
Historial de contratos ejecutados con la compaa
La estructura anterior es un modelo de lo que podra contener un Banco de Proveedores.

Es importante mencionar que el Departamento de Compras, debe mantener excelentes


relaciones con los proveedores, lo que no significa que cuando de debe sancionar a algn
proveedor por incumplimiento, no se deba hacer. El Departamento de Compras, debe tener el
cuidado de que no se malinterprete la relacin con los proveedores y que esto pueda dar lugar
al incumplimiento de algunos principios universales que tiene las compras, como lo son: la
transparencia, la publicidad, la libre competencia, etc.

Se debe buscar una relacin GANAR-GANAR, lo que incidir en el cumplimiento de metas por
parte de la organizacin.
EL NUMERO DE COMPRAS POR AO
La cantidad de bienes o servicios a ser adquiridos por una compaa en un ao, depende de las
necesidades, proyectos y el presupuesto que la compaa tenga para dicho periodo.
A efecto de llevar un mejor control en las compras a realizar, se vuelve imprescindible, contar
con una Programacin Anual de Compras, que consolide todas las necesidades de bienes y
servicios de la organizacin. El Departamento de Compras ser el responsable de la elaboracin
de la programacin, documento que ser el plan de trabajo o la hoja de ruta a seguir por el
Departamento de Compras, en lo que se refiere a las adquisiciones y contrataciones de la
organizacin.

Con base a lo anterior se desarrollarn diferentes temas relacionados con las cantidades de
compras a realizar en un ao.
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PROGRAMACIN DE ADQUISICIONES
El departamento de compras deber desarrollar un "programa de compras anuales" para los
productos y servicios necesarios. Adems de la descripcin de los productos, este programa
incluye generalmente un cronograma con plazos y fechas para solicitar servicios y productos,
permitir y presentar ofertas o propuestas, y otorgar contratos.
Los departamentos de compras y de usuarios deben trabajar juntos para verificar que se
satisfagan las necesidades del producto/servicio al menor costo total posible. En el mercado
complejo y rpidamente cambiante de hoy en da, esto significa, por ejemplo, ponerse de
acuerdo sobre niveles de calidad aceptables, decidir cmo y cundo comprar, determinar si es
conveniente llevar un elemento en inventario, y evaluar si prestar un servicio en particular
dentro o fuera de la empresa. Las organizaciones pueden mejorar su planeamiento y
programacin de las compras a travs de la consolidacin de los requisitos, la administracin de
los inventarios, la investigacin de mercado, los anlisis de valor y la programacin de las
adquisiciones.
Proceso de Compra

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CONSOLIDACIN DE LAS NECESIDADES
En general, las compras por cantidad obtienen un mejor precio y una mejor respuesta por parte
de los vendedores. Aun as, un departamento de usuarios con frecuencia no consolida sus
necesidades de productos que, como departamento individual, usa en forma repetitiva. Una
prctica todava menos frecuente es la compra conjunta por parte de los departamentos de
usuarios de productos similares o idnticos usados por cada uno.

El departamento de compras, o en su ausencia un departamento principal, debe recolectar,


mantener y analizar regularmente datos histricos como por ejemplo cantidades compradas,
frecuencia de las compras, precios unitarios por operacin, y comportamiento del vendedor
para determinar los mtodos de compra apropiados y su oportunidad. En consecuencia,
compras puede programar una o ms compras por cantidad, con fechas de entrega y puntos de
entrega preestablecidos durante el ao. Alternativamente, puede establecer un contrato a
plazos.

La contratacin a plazos es una tcnica de compras que establece una o ms fuentes de


suministro para un producto o servicio de uso repetido "por un perodo de tiempo especfico."
Los contratos a plazos pueden tener diversos arreglos, pero es tpico que dispongan el
suministro de una "cantidad estimada o definitiva, con la posibilidad de necesidades adicionales
ms all del mnimo, todo a un precio unitario predeterminado." Este enfoque generalmente da
lugar a mejores precios y a un servicio total como resultado de las mayores cantidades y los
mayores beneficios involucrados. Tambin elimina el esfuerzo y el gasto administrativo de
"preparar y emitir invitaciones para presentar ofertas para el mismo producto, y de recibir,
procesar y evaluar las ofertas recibidas repetitivamente." Asimismo, la contratacin a plazos
permite que unos pocos miembros del personal manejen grandes volmenes de compras.
INVESTIGACIN DE MERCADO

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No importa quin sea, alguien en la organizacin deber tener la responsabilidad de
mantenerse actualizado en el mercado en cuanto a los productos y servicios ms primordiales.
A esta persona se le deber requerir que, entre otras cosas, se mantenga al da sobre las
mejoras de los productos y sobre los nuevos productos. Tambin se le deber pedir que
verifique las condiciones del mercado para poder recomendar si los recursos para un producto
se debern solicitar para un contrato a plazos o para una compra nica. Esta responsabilidad es
compartida generalmente por compras, los departamentos de usuarios y los analistas
econmicos.
ANLISIS DE VALOR
El anlisis de valor (AV) es una tcnica analtica para estudiar funciones dadas para determinar
el costo total ms bajo para realizar tales funciones, "al costo total ms bajo... compatible con
los requisitos de desempeo, confiabilidad, calidad, y mantenimiento."
Mucho ms que una reduccin de costos, o tambin, una tcnica de compras, el AV es un
medio por el cual una organizacin puede ahorrar dinero sin sacrificar cumplimiento o niveles
de servicio. El anlisis de valor, en esencia, contempla un producto, servicio o funcin y formula
cuatro preguntas:
1. Cul es la funcin que se debe cumplir?
2. Cmo est siendo cumplida ahora, y a qu costo?
3. Cules son los medios alternativos para lograr la funcin requerida, y cunto costara
cada uno de ellos?
4. Considerando el costo del enfoque corriente y el costo proyectado de las alternativas,
qu enfoque sera elegido para cumplir con la funcin requerida al costo total ms
bajo?
Existen varias reas en las que se puede usar el AV. En trminos generales, sin embargo, la
tcnica es usada para:

Excluir mercadera de calidad inferior para su compra, de modo que no sea ni siquiera
considerada, incluyendo estndares de desempeo as como requisitos de diseo en las
especificaciones de la licitacin (anlisis de requisitos).
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Facilitar la compra de bienes y servicios de mayor calidad, y a veces de mayor precio,


adjudicando contratos sobre la base del costo total ms bajo (conforme se define en la
invitacin particular a presentar ofertas), ms que el precio inicial ms bajo (evaluacin
del costo del ciclo de vida en la oferta).

Recompensar a los vendedores en la evaluacin de las licitaciones por ofrecer productos


o servicios que contaminen menos que las licitaciones pblicas (evaluacin de la oferta
con respecto a la compra de valor).

Determinar si un servicio deber ser prestado dentro de la empresa o por contrato


(decisiones acerca de prestar o comprar servicios).

Decidir si determinado equipo debe ser arrendado o comprado.

La inclusin de requisitos de desempeo (por ejemplo, 28 millas por galn) en las


especificaciones y la adjudicacin de las compras sobre la base de algo ms que simplemente el
precio de adquisicin inicial (por ejemplo, costos de combustible sobre una vida proyectada) se
ha incrementado significativamente en los ltimos aos. Sin embargo, estos cambios han sido
impulsados ms por la industria y los funcionarios de los departamentos de usuarios que por el
personal de compras. El personal de compras ha tendido ms a reaccionar ante los intereses del
usuario y a imitar a sus pares en otras jurisdicciones que a desarrollar y utilizar requisitos de
desempeo y frmulas propias de evaluacin de ofertas con respecto al costo total.

De igual modo, en la dcada del ochenta, muchos gobiernos locales consideraron en mayor
grado la privatizacin de servicios. Un resultado importante de tal escrutinio fue una mejora
total sobre el costo y la calidad de los servicios, independientemente de si los servicios eran
contratados afuera o prestados dentro de la empresa. Pareciera que el factor de una mayor
competencia brindaba incentivos para una mayor productividad.

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PRINCIPIOS BSICOS DE LAS COMPRAS.


Se pueden definir los Principios como reglas o normas que rigen una accin o actividad.
Nuevamente, se menciona que el proceso de compras no est exento de la aplicacin de
principios fundamentales para hacer ms eficiente su accin.
Es importante sealar que los principios que se expondrn a continuacin son totalmente
diferentes a los Principios con los que debe contar el personal del Departamento de Compras.
Esos principios eran transparencia, equidad, integridad, lealtad, etc.
Se menciona lo anterior para establecer la diferencia entre los dos tipos de principios.
Las personas que tienen a su cargo la labor de compras, debe buscar siempre utilizar los
recursos monetarios disponibles con el mayor provecho para la empresa; para ello deber
observar con toda atencin los siguientes principios:
a) Las mejores prcticas en el mundo de las compras debern aplicarse en su trabajo para
suplir las necesidades de la empresa, sea esta comercial, industrial o de servicios; por
ejemplo, la industria hotelera tiene necesidades muy propias de bebidas y alimentos, que
son muy distintas a las de las empresas que comercializan ropa, calzado y otros. Sin
embargo, estos principios aplican para cualquiera de ellas.
b) Las compras debern hacerse con base en un examen minucioso de las caractersticas de las
mercancas y los servicios ofrecidos por los proveedores, es decir utilizar criterios tcnicos y
econmicos para evaluar las ofertas.
c) La decisin sobre lo que debe comprar y el momento de hacerlo la toma el comprador con
pleno conocimiento de los precios y las tendencias del mercado.
d) Las compras deben efectuarse con el proveedor que ofrezca las condiciones ms ventajosas
para una misma calidad, cantidad, condiciones de entrega, condiciones de pago y servicios
postventa.
e) El comprador debe ser capaz de pronosticar la evolucin futura del mercado.
Todo lo anterior puede resumirse en tres elementos fundamentales:
1) Establecer con claridad lo que la empresa necesita.
2) Localizar a los proveedores que tienen los materiales necesarios, dentro o fuera del pas.
3) Realizar las mejores negociaciones con los proveedores en cuanto a precio, calidad cantidad,
condiciones de entrega y de pago, as como servicios de posventa.

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Complementado la informacin anterior, en las compras se deben considerar los siguientes
aspectos como reglas que regulan el ejercicio de la compra en las entidades. Son cuatro los
aspectos bsicos:

Calidad: La calidad de un producto no indica que este hecho del mejor material, el que un
artculo sea de calidad lo que implica es que ese artculo satisfaga la necesidad que se tenga.
Si lo que se necesita es un material con una duracin intermedia, por ms que existan
materiales de mayor duracin, estos materiales no tendrn la calidad que se busca pues no
satisfacen las necesidades. A lo anterior se le llama conveniencia, es decir que el producto
tenga las caractersticas que convienen, dentro de estas caractersticas se encuentra el
costo del material. Otro elemento que va implcito dentro de la calidad es la disponibilidad,
es decir que el material o servicio sea fcil de encontrar y adquirir. Un factor que entra en
escena y que es responsabilidad tanto del proveedor como del comprador es el Control de la
Calidad, en este caso se habla del control de la calidad desde el punto de vista del
comprador, y es que ste es responsable de verificar que los artculos que adquiere cumplan
con las especificaciones y caractersticas acordadas.
Cantidad: La cantidad de lo que se debe comprar es un factor fundamental, en cuanto a la
cantidad no se debe olvidar que generalmente el comprar por mayoreo se reducen los
costos de la mercanca pues se generan economas de escala, pero no hay que dejarse
influenciar siempre por este supuesto ahorro pues debemos ser conscientes de que se debe
justificar la cantidad que se adquiere, teniendo que analizar si es realmente la que se
utilizar o no, pues varios gastos se van a generar a partir de la compra como es el
almacenaje de la mercanca, costo que puede ser eliminado o reducido comprando solo lo
que se requiere y en el momento en el que se requiere. El simple hecho de realizar un
pedido ya es un costo para la organizacin. Existen mtodos que se pueden utilizar para
saber cul es la cantidad ideal de materia prima que se debe pedir en cada orden y cada
cuando realizar las ordenes. Un factor a considerar tambin para la cantidad a comprar son
las condiciones y tendencias del mercado, si los precios van a la alza se debe extender el
lapso de incremento de las compras, pero si los precios van a la baja se recomienda
disminuir las mismas.
Precio: El precio es el valor monetario que se le pone a un bien o servicio y el cual sirve para
determinar el valor de cambio para dicho bien o servicio. Es necesario buscar obtener el
mejor precio por parte de los proveedores, los cuales pueden ofrecer descuentos o
promociones para mejorar el trato.
Servicio: El servicio se refiere al extra que brinda un proveedor, se puede ejemplificar lo que
el servicio significa exponiendo el caso de una automotriz X, la cual si se le compra una
flotilla de automviles otorgar revisiones semestrales el primer ao de forma gratuita y
har un descuento los siguientes dos aos del 20% si realizamos los chequeos automotrices
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con ellos. Todo aquel plus que otorga el proveedor con la compra que no se refiere al precio
conforma al servicio. Muchas veces se debe elegir no al proveedor que d el mejor precio a
la hora de comprar, sino aquel que ofrezca aparte de un buen precio, el mejor servicio, en
todo caso esta eleccin recae en el criterio del solicitante de la compra, el cual deber
ponderar los pros y contras al realizar su eleccin para despus poder justificar la
misma ante la organizacin.

EL PROCESO DE COMPRAS.
Un proceso es una secuencia de pasos dispuesta con algn tipo de lgica que se enfoca en
lograr algn resultado especfico.
El proceso de compras sigue una secuencia de pasos que deben cumplirse para lograr su
objetivo. En una organizacin se pueden presentar diferentes modalidades de compras, en ese
caso se mencionarn algunas que son utilizadas por diferentes tipos de organizaciones:
Compras nacionales (proveedores nacionales): son las que realiza la organizacin dentro de su
propio pas, con proveedores nacionales.
Compras Internacionales (Proveedores internacionales): Son las que realiza la organizacin con
proveedores fuera del pas. Generalmente este tipo de compras se realiza o cuando no existe
algn suministro dentro del pas de la compaa o cuando se obtienen mejores precios,
comprando los bienes o servicios fuera del pas que hacindolo con proveedores nacionales.
Compras inmediatas o urgentes : son las que se realizan para suplir necesidades urgentes
dentro de una compaa, por ejemplo algn repuesto de maquinaria que se arruin y es
necesario sustituirlo con urgencia. Generalmente se establece un piso y un techo en trminos
monetarios para realizar este tipo de compras (hasta por un rango, 200 salarios mnimos de un
pas)
Compras complejas (licitaciones: son las que requieren de un nivel de preparacin ms tcnico
y exhaustivo, ya que se deben elaborar bases de competencia, criterios de evaluacin y todas
las condiciones administrativas que se deben cumplir para la ejecucin de un contrato.
Generalmente se utiliza este tipo de compras para suplir necesidades de bienes o servicios por
grandes cantidades o que son de bienes o servicio de tracto sucesivo. Usualmente el piso de
este tipo de compras inicia cuando las adquisiciones sern mayores al monto establecido como
techo de las compras inmediatas (ms de 200 salarios mnimos de un pas).
Orden de compra (para legalizar la compra inmediata o urgente): Es un instrumento legal que
generalmente se emite en el Departamento de Compras y que en las compras inmediatas o
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urgentes, puede sustituir al contrato. Esto se realiza con el objetivo de agilizar el proceso de
contratacin.
Contrato (para legalizar la compra compleja): es el instrumento que legaliza los procesos de
compras. La emisin de un contrato, requiere de muchos ms formalismos que una orden de
compra. Generalmente se utilizan los contratos para legalizar las compras por cantidades
grandes de dinero y tambin para aquellos bienes y servicios que su entrega o prestacin sern
de tracto sucesivo.

IDENTIFICACIN DE NECESIDADES.
Para una organizacin, una necesidad es aquello que precisa para cumplir o alcanzar un
objetivo determinado.
Por ejemplo, una compaa de limpieza de csped quiere ofrecer servicios de podado a sus
clientes. Para hacer esto necesita comprar una podadora. Entonces, se identifica la necesidad
de realizar la compra de un producto, en este caso una podadora.
Por tratarse de una necesidad, se infiere que es de suma importancia para la organizacin, por
consiguiente, el proceso de compra debe hacerse con eficiencia y en el menor tiempo posible.
Para poder actuar de esa manera, el Depto. De Compras debe contar con toda la informacin
que facilite solicitar las ofertas y al proveedor elaborar su oferta.
Es necesario resaltar que en las mejores prcticas de los procesos de compras, las unidades
organizativas de una compaa, deben ser las responsables de identificar las necesidades y
solicitar las compras.
Haciendo una descripcin del proceso que puede llevar la identificacin de necesidades, se
puede mencionar lo siguiente:

Formulacin del Presupuesto del Ao siguiente.


Identificacin de necesidades de bienes o servicios para el siguiente ao.
Definicin de nuevos proyectos a ejecutarse el siguiente ao.
Definicin del Plan de Compras del Siguiente Ao.
Ejecucin del Plan de Compras

Con base a lo anterior, cada unidad solicitante cuando identifica o define las necesidades de
bienes o servicios para el siguiente ao, debe definir tambin las especificaciones tcnicas de lo
que requerir que le compren.
En ese sentido es necesario que realice acciones como las siguientes:
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Realizar investigaciones del mercado.


Anlisis de la viabilidad tcnica.
Anlisis de la viabilidad econmica.
Anlisis de la viabilidad financiera.
Anlisis de la viabilidad social.
Anlisis sobre el medio ambiente y el Patrimonio del Estado.
Obtener de las autoridades competentes los dictmenes, permisos, licencias, derechos
de propiedad intelectual y dems permisos necesarios.

Una vez identificada la necesidad, se debe emitir un requerimiento de compras al


Departamento encargado, enfatizando que en dicho requerimiento deber adjuntarse las
especificaciones tcnicas de lo que se solicita.
El Departamento de Compras, al recibir un requerimiento debe seguir los siguientes pasos para
realizar la compra:

Asignar el requerimiento a un gesto de compras

Identificar en el banco de proveedores, los potenciales proveedores que pueden suplir


determinado requerimiento.

Solicitar las cotizaciones u ofertas

Recibir las cotizaciones u ofertas

Trasladar las cotizaciones u ofertas a las unidades solicitantes para su anlisis

Recibir de las unidades solicitantes la recomendacin de la mejor oferta

El responsable nombrado en la compaa, adjudica la compra

El Departamento de Compras, con toda la documentacin que se haya generado en el


proceso, emite la Orden de Compra y la notifica al ofertante que result ganador.

Como se observa en los pasos anteriores, la unidad solicitante es quien juega un papel
fundamental en la identificacin y suministro de las necesidades de una organizacin.
En toda compaa se elabora un presupuesto (El presupuesto es un plan de accin dirigido para
que se cumplan las metas previstas. Estas metas se deben expresar en valores y trminos
financieros, y se necesitan realizarlas en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones
previstas. La formulacin de un buen presupuesto implica la responsabilidad de todas las reas
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de la empresa). A partir de la proyeccin de ingresos, se puede planificar las necesidades de
bienes, obras o servicios para el prximo ao. En ese momento es necesario que se definan las
especificaciones tcnicas de lo que se planea comprar.
Para el caso de los bienes se debe tomar en cuenta lo siguiente: tipo de bien y cantidades
requeridas, tiempo de entrega, servicio post venta, proveedores extranjeros, bodegas de
resguardo de los bienes, vida til, sustentabilidad con el medio ambiente, etc.
Para el caso de las obras se debe tomar en cuenta lo siguiente: experiencia de los proveedores
en la ejecucin de las obras requeridas, obtencin de permisos y licencias para construir,
sustentabilidad de la obra con el medio ambiente, proteccin al patrimonio nacional, tipo de
materiales a utilizar, etc.
Para el caso de los servicios se debe tomar en cuenta lo siguiente: tipo de servicio, plazo para la
prestacin del servicio, calificacin del personal que prestar el servicio, etc.

EVALUACIN DE PROVEEDORES.
El primer paso para realizar la evaluacin de proveedores es definir los criterios que van a ser tenidos en
cuenta. La evaluacin debe incluir los siguientes criterios:
1. Calidad de los suministros. Con este criterio se mide el nivel de cumplimiento por parte del
proveedor de las especificaciones definidas por la empresa, es decir, hasta qu punto ha suministrado
exactamente lo que se le haba solicitado. Para evaluar la calidad de los suministros, se tienen en cuenta
los resultados de los controles de recepcin y las posibles incidencias que el producto suministrado haya
podido generar en el proceso de produccin.
2. Fiabilidad del plazo de los suministros. Se mide el grado de cumplimiento por parte del proveedor
de los plazos de entrega fijados. Este criterio es importante en algunos casos, porque un retraso en una
entrega de materia prima puede hacer parar el proceso productivo.
3. Flexibilidad del proveedor. Este criterio refleja el grado de adaptacin del proveedor a las
necesidades de la empresa. Por ejemplo, la capacidad de reaccin ante un pedido urgente que no
estaba previsto.
4. Fiabilidad de la informacin. Aqu se valora la relacin administrativa con el proveedor: la calidad de
sus ofertas, la fiabilidad de sus albaranes y facturas, el cumplimiento de plazos en la facturacin.
5. Competitividad. Nivel de precios. Este criterio tiene en cuenta la relacin entre el precio de los
productos suministrados por el proveedor y su calidad, as como la comparacin entre el precio del
proveedor y los del resto de proveedores. No se trata de valorar mejor al proveedor ms barato, sino a
aquel que tenga una mejor relacin calidad-precio dentro del mercado.
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Una vez definidos los criterios que van a tenerse en cuenta a la hora de evaluar a los proveedores, es
necesario darles un peso a cada uno de ellos, ya que no todos los criterios tienen la misma importancia
para cada empresa.
Una posible ponderacin sera la siguiente:

Calidad suministros

50%

Fiabilidad suministros

20%

Flexibilidad proveedor

20%

Flexibilidad informacin

5%

Competitividad

5%

CALIFICACIN Y DESEMPEO DE CADA PROVEEDOR.


7 criterios de seleccin de Proveedores
Se presenta una lista de criterios para tener en cuenta a la hora de contratar a un nuevo
proveedor o repensar la relacin con uno existente:

Evaluar la importancia del insumo para el negocio. El salmn para un restaurante de


sushi o el lpulo para una cervecera artesanal tienen relevancia estratgica y requieren
mucha ms atencin que las servilletas o el detergente para platos. La importancia del
insumo decidir en gran parte los requisitos hacia el proveedor: queremos que sea un
aliado estratgico (y que nos respete como tal, aun si es una pequea empresa), o el
insumo es poco relevante y es suficiente con tener un vendedor que entregue en tiempo
y forma (y que pueda reemplazarse con facilidad)?

Analizar el perfil general del proveedor. Es reconocido en su actividad? Cul es su


trayectoria? Cul es su capacidad de respuesta? Esto incluye considerar su ubicacin
geogrfica, su tamao, su experiencia en el rubro, su reconocimiento y su cumplimiento
con estndares de calidad. Puede realizarse este anlisis para preseleccionar algunos
proveedores aun antes de ponerse en contacto.

Referencias y clientes. En los negocios, frecuentemente, uno es lo que los dems dicen
que es; por eso, siempre conviene investigar con clientes actuales o previos de nuestro
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candidato a proveedor y buscar referencias especficas. Para esto, a veces alcanza con
una bsqueda en internet: tiene clientes grandes y reconocidos?, ha habido cambios
recientes de clientes a otro proveedor? En otros casos, pueden realizarse llamados o
enviarse mail, o bien pedir opiniones a conocidos, asesores o colegas. Las referencias
personales pueden permitir ir ms all de lo que la empresa dice ser, y conocerla en
accin.

Tecnologa, infraestructura y logstica. Es el proveedor de computadoras un


revendedor que opera a pedido desde su oficina mvil o cuenta con un local dedicado,
personal y mquinas en exposicin para pruebas y demostraciones? Cuenta el
proveedor de frutas para mermelada con vehculos propios, tiene un acuerdo con un
transportista o nos entrega la mercadera en su fbrica y deja todo el flete en nuestras
manos? Se trata de datos que en ciertos insumos pueden afectar los costos, la gestin y
la calidad final. En caso de proveedores estratgicos puede resultar valioso visitar sus
instalaciones para obtener informacin de primera mano.

Filosofa y forma de trabajo. Resulta difcil trabajar en red con empresas con las que no
se comparte la filosofa del trabajo. Analice los aspectos como la orientacin al cliente,
la importancia de la calidad, el cumplimiento de plazos, la flexibilidad ante nuevos
requerimientos o el grado de informalidad.

Postventa. El servicio posterior a la venta cuenta mucho sobre la seriedad del


proveedor. En los rubros tecnolgicos, las garantas extendidas, el servicio tcnico y la
atencin de consultas las 24 horas son factores de extrema importancia y en general
ameritan un gasto extra. En otros casos, puede ser relevante el asesoramiento
productivo (como en el caso de materias primas) o la opcin fluida de cambio o
devolucin de mercadera.

Precio y cuestiones financieras. El precio, lgicamente, no es un factor menor, pero en


muchos casos, la importancia de los dems tems es ms relevante a mediano y largo
plazo. Adems del precio hay que evaluar las posibilidades de pago y no olvidarse de
comparar los requisitos de cobranza del proveedor con nuestro propio ciclo de ventas.

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