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1.

Unidad/ Direccin /Gerencia:


UNIDAD DE COMPRAS

2. Cdigo:
DF-01

3. Nombre del Manual:

4.

MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE
COMPRAS

Fecha de emisin:
07/07/2014
5. Actualizacin:
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I.

DESCRIPCIN DE LA UNIDAD DE COMPRAS:


Ejercer el proceso de adquisicin programada, desde la seleccin del
mtodo de compra (concurso de oferentes o adjudicacin directa) de
acuerdo a la normativa que regula dicha actividad en el CENTRO CLINICO
PEDIATRICO GLAMAR, C.A., la seleccin de proveedores, basados en
patrones de calidad y evaluacin de desempeo y la definicin de los
trminos del contrato a considerar, adems de los productos a adquirir y las
especificaciones tcnicas, los requerimientos de calidad, vida til mnima
aceptable, trminos comerciales y garantas financieras (arras, fianzas de
fiel cumplimiento, multas en caso de incumplimiento, etc.) y dems
requisitos que demanda una eficiente administracin del proceso de
adquisiciones.
a. OBJETIVO DE LA UNIDAD DE COMPRAS:
Obtener productos de manera oportuna, en condiciones de calidad y al
mejor precio posible.
b. VISION DE LA UNIDAD DE COMPRAS:
Trasformar el estilo de trabajo para el logro de la integracin, entendimiento
y educacin de las necesidades de la red de sistemas mltiples que
conforman la actividad econmica del Centro Clnico Peditrico Glamar,
para facilitar la entrega ininterrumpida de valiosos bienes y servicios.
c. MISION DE LA UNIDAD DE COMPRAS:
Adquirir los bienes y servicios adecuados en la cantidad correcta, en el
momento correcto, de la calidad correcta, del proveedor correcto al mejor
costo de mercado y con una inversin mnima de inventario y operaciones.
d. ALCANCE DE LA UNIDAD DE COMPRAS:
Recibir las requisiciones, elaborar la orden de compras, realizar su
seguimiento y control perceptivo y de los materiales requeridos y necesarios
al personal.

Realizado por:

Revisado por:

Aprobado por:

Yesireth Suarez
Organizacin y Mtodos

Dra. Raquel Palmero Regente


Lic. Gloria Machado Gerente

Dr. Luis E. Marcano Director


Dra. Gladys Rondn - Directora

1. Unidad/ Direccin /Gerencia:


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e. RESPONSABILIDADES DE LA UNIDAD DE COMPRAS:


El encargado de la unidad de compras es responsable de abastecer la
institucin utilizando los recursos de manera eficiente, velar por el control
del los materiales existentes en el almacn, satisfacer al personal, en
tiempo y cantidad.
f.

CARACTERSTICAS CLAVES DE LA UNIDAD DE COMPRAS:


Planificacin de las compras.
Anlisis de las necesidades.
Seleccin del proveedor.
Negociacin de las condiciones.
Solicitud del pedido.
Seguimiento del pedido y los acuerdos.

g.

REFERENCIA DE POLITICAS CLAVE DE LA UNIDAD DE COMPRAS:


Polticas de pagos.
Polticas de compras.
Polticas de inventarios.

h. USUARIOS PRICIPALES DEL SISTEMA DE LA UNIDAD DE


COMPRAS:
Departamento de administracin.
Unidad de cuentas por pagar.
Departamento de mantenimiento.
Departamento de enfermera.
Departamento de contabilidad

II.

NORMAS DE LA UNIDAD DE COMPRAS:

Objetivo:
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Establecer lineamientos que permitan el flujo de informacin entre


CENTRO CLINICO PEDIATRICO GLAMAR y sus proveedores a fin de
garantizar la reposicin oportuna del inventario, disminuir costos y
satisfacer las necesidades de nuestros clientes.
Dirigidas a:
Todos los proveedores de CENTRO CLINICO PEDIATRICO GLAMAR y a
las reas de la Organizacin que as lo requieran.
a. A los proveedores:
1. La Unidad de Compras est autorizada a emitir rdenes de compra
correspondiente a productos comercializados por CENTRO CLINICO
PEDIATRICO GLAMAR.
2. Las condiciones de negociacin para cualquier compra debern ser
mejores o iguales desde el punto de vista financiero un plazo de pago
de 30 das para todos los proveedores.
3. El CENTRO CLINICO PEDIATRICO GLAMAR se compromete a cumplir
con los convenios acordados con los proveedores
4. Las polticas de reposicin de inventario deben estar alineadas a las
directrices dadas por la Gerencia General.
5. El despacho de productos con fecha posterior a la acordada en la orden
de compra (Backorder) solo podrn ser entregados a CENTRO
CLINICO PEDIATRICO GLAMAR bajo estricta aprobacin de la Unidad
de Compras. En caso contrario la mercanca no ser aceptada.
6. El despacho de productos con fecha anterior a la acordada en la orden
de compra (Foreorder) solo podrn ser entregados a CENTRO
CLINICO PEDIATRICO GLAMAR bajo estricta aprobacin de la Unidad
de Compras. En caso contrario solo sern recibidos en la fecha
establecida.
7. Los proveedores debern informar semanalmente sus fallas y posibles
fechas de disponibilidad de los productos va electrnica, fax,
telefnicamente o cualquier otra va que considere conveniente.

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8. Los proveedores debern informar a travs de listados oficiales las


actualizaciones de precios.
9. Los proveedores deben informar las actualizaciones de su catlogo de
productos.
10. Los proveedores deben notificar por escrito las actualizaciones de sus
ofertas y/o promociones por productos.
11. El proveedor deber informar al CENTRO CLINICO PEDIATRICO
GLAMAR los productos a descontinuar.
12. Los acuerdos (precio, cantidades, fecha de entrega) deben ser
revisados en mutuo acuerdo por la Unidad de Compras y los
proveedores: Negociaciones, Ofertas y promociones.
13. El proveedor no deber incluir ms de una orden de compra en una
factura.
14. El proveedor debe garantizar condiciones adecuadas de embalaje
identificacin y traslado. (bultos organizados, sin abolladuras, limpios y
cerrados).
15. El proveedor debe cumplir el horario y la fecha establecido para la
recepcin de mercanca segn las especificaciones de la orden de
compra. En horario de oficina de lunes a viernes de 8 am a12pm y de
1pm a 5pm.
16. Para la inclusin de nuevos proveedores:
a. Cada proveedor deber consignar los siguientes documentos en
una carpeta marrn tamao oficio, con la finalidad de cumplir con
los requisitos exigidos por el Ministerio del Poder Popular para la
Salud, mediante la cual dicta a travs de las Normas de Buenas
Prcticas de Distribucin de Medicamentos, segn Gaceta Oficial
N 37966 de fecha 23 de Junio de 2004.
1. Registro Mercantil del establecimiento.
2. RIF.
3. Permiso de Funcionamiento emanado por el Ministerio del
Poder Popular para la Salud (MPPS).
4. Lista de productos que comercializa el establecimiento, con su
respectivo cdigo de barras.
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5. Polticas de Devolucin.
6. Solvencia del Instituto Venezolano del Seguro Social (IVSS).

CENTRO CLNICO PEDITRICO GLAMAR se compromete a


custodiar y mantener confidencialidad en la informacin
suministrada.
b. La compra de medicamentos debe realizarse solo a proveedores
debidamente registrados ante el Ministerio del Poder Popular para
la Salud siendo la Unidad de Compras la responsable de la
seleccin e inclusin en CENTRO CLINICO PEDIATRICO
GLAMAR.
c. Todos los medicamentos adquiridos por la Unidad de Compras
debern contar con un registro sanitario expedido por el Ministerio
del Poder Popular para la Salud y debern estar avalados por un
Certificado de Control de Calidad que certifique la fiabilidad de los
resultados.
d. La Unidad de Cuentas por Pagar una vez entregado el expediente
del proveedor se compromete a crear cdigo en el sistema
SYSCLIN en un lapso no mayor de 24 horas.
e. Para las primeras compras de contado el proveedor deber
mandar va fax o correo electrnico copia de la factura.

b. Referente a la solicitud:
1. Toda solicitud por encima del monto mximo estipulado debe estar
firmada y sellada por la Junta Directiva o en su defecto por la Gerencia
General.
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2. Toda solicitud de productos o servicio diferente a los adquiridos


regularmente por la Unidad de Compras debe estar firmada y sellada por
la Junta Directiva o en su defecto por la Gerencia General.
3. El monto mximo estipulado ser fijado por la Junta Directiva o en su
defecto por la Gerencia General pudiendo variar este segn las
condiciones internas de la empresa.
4. Toda solicitud de materiales o suministros deber tramitarse, con el
formato N 031 de requisicin.
5. Toda solicitud deber realizarse por el encargado del Departamento o
Unidad.
6. No se tramitara la compra de material o suministro si no se recibe la
requisicin.
7. Toda solicitud de materiales o suministro deber contener:
Fecha.
Nombre de la persona solicitante.
Nombre del departamento a la cual pertenece la persona
solicitante.
Descripcin completa del producto a adquirir, es decir marca,
modelo, medida, peso, funciones, entre otros.
Cantidades.
Si es posible traer una muestra o foto del producto.
Firma.
Sello hmedo de la Unidad o Departamento.
8. Las Unidades o Departamento debern de realizar la solicitud de
materiales o suministros de forma razonables, para evitar devoluciones y
daos en lo solicitado.
9. Toda solicitud de material o suministro deber tener un tiempo lmite de
respuesta de una (1) semana, dicho tiempo podr alargarse por fallas en
el mercado o presupuesto por parte de la Clnica.
a. De la recepcin de mercanca:
1. Es normativa de la empresa que todo producto entregado debe venir
acompaado de la factura emitida en formatos o formas libres en
Venezuela, deben de contener ciertos requisitos que son exigidos por el
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a.
Debe tener la denominacin FACTURA.
b.
Nmero de factura y Nmero de control.
c.
Fecha de emisin.
d.
Nombres y Apellidos o razn social del emisor.
e.
R.I.F. del emisor
f.
Domicilio fiscal y telfono del emisor.
g.
Nombre y Apellido o razn social, del adquirente del bien o receptor
del servicio.
h.
RIF o Cedula de identidad, del adquirente del bien o receptor del
servicio.
i.
Direccin fiscal y telfono, del adquirente del bien o receptor del
servicio.
j.
Descripcin de la venta del bien o de la prestacin del servicio,
indicando la cantidad y monto.
k.
Todo tipo de ajuste, descuento o anulaciones en el precio, debe
contar con su debida descripcin y valor ajustado.
l.
Especificar la base imponible, IVA (indicando la alcuota) y monto
total a cancelar.
2. Se debe contar la mercanca al momento de la recepcin.
3. El pedido debe revisarse en un lapso no mayor de veinticuatro (24) horas.
4. El receptor de mercanca debe verifica condiciones de empaque, humedad,
fecha de vencimiento e integridad del producto.
5. Si el producto presenta una fecha de vencimiento menor a seis (6) meses
se exige carta de compromiso a fin de poder tramitar la devolucin del
producto.
6. Si el producto de presenta un faltante o mala condiciones se debe de
levantar un informe donde indique:
a. Fecha.
b. Nombre de la institucin o de la represente legal de la empresa.
c. Asunto: faltante de producto (indicando el/los productos).
d. Texto: debe especificar el producto faltante, sus cantidades y solicitar
dependiendo de las condiciones del mercado la anulacin de la factura,
una nota de crdito o la entrega del producto.
e. Firma del emisor.
f. Numero de contacto del Departamento de Compras.
7. Se debe colocar en el factura original y copia:
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a. Firma.
b. fecha de recibido.
c. Sello del departamento.
8. Condiciones que rigen para que un producto sea devuelto:
1. Mercanca no solicitada: Presentaciones de productos no
solicitados en la orden de compra y cantidades mayores a las
solicitadas en la orden de compra.
2. Productos con errores de facturacin por diferencia de precio
segn acuerdo entre las partes.
3. Devoluciones por problemas de calidad imputables al proveedor:
Frascos y blster vacos, rotos. Empaques derramados, sin
etiqueta o daados durante el traslado Proveedor
CENTRO CLINICO PEDIATRICO GLAMAR
Cambios de condiciones fsico-qumicas y/o propiedades
organolpticas de la formulacin. Por Ej.: cambios de color,
consistencia, apariencia y olor.
4. Por fecha de expiracin menor a un ao. Exceptuando productos
que por condiciones especificas no se ajusten a esta poltica. En
este caso el producto se recibir previa presentacin de una Carta
de Compromiso emitida por el proveedor donde notifique la
condicin de aceptacin posterior a la fecha de vencimiento o
sustitucin de las unidades por otras con fechas menos reciente
de vencimiento, las cuales sern recibidas con una Nota de
Entrega
5. Devoluciones por disposicin del Ministerio de Salud y Desarrollo
Social segn el plazo establecido por ese Organismo.
6. Los productos descontinuados por el proveedor sern devueltos
en un lapso de 6 meses contados a partir de la fecha de
comunicacin escrita a la Unidad de Compras.

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7. Productos descontinuados que no hayan sido notificado por el


proveedor a la Unidad de Compras debern ser aceptados por
este una vez alcancen su fecha de expiracin.
8. La Unidad de Compras deber considerar la capacidad mxima de
recepcin y el espacio de almacenamiento.
9. Productos vencidos o prximos a vencer:
CENTRO CLINICO PEDIATRICO GLAMAR no se
compromete a dispensar productos con fecha de expiracin
menor a un mes.
Estos productos sern entregados a los proveedores en el
CENTRO CLINICO PEDIATRICO GLAMAR, previo acuerdo
con la Unidad de Compras y
cumpliendo con las
condiciones establecidas por estos
10. La Unidad de Compras informar al proveedor los productos
sobrantes a travs de una comunicacin escrita y durante las
cuatro semanas restantes, va correo electrnico. A partir de esta
notificacin tendrn un plazo perentorio de 30 das continuos y
consecutivos para que procedan a retirar en el CENTRO CLINICO
PEDIATRICO GLAMAR los productos sobrantes y en caso de que
una vez transcurrido dicho plazo no sea retirada dicha mercanca
exoneran de toda responsabilidad al CENTRO CLINICO
PEDIATRICO GLAMAR por perdida, deterioro, caducidad, robo,
hurto e inclusive pago, reembolso o devolucin de las mismas.
11. Aquellos productos que por razones especiales fueren objeto de
excepcin de comn acuerdo de las partes.
b. Del Almacn:
a. Registro de la Entrada:
1. El almacn dar entrada de forma manual a travs del formato N032
kardex a todos los artculos.
2. Todo ingreso y salida de materiales o suministro ser registrado en el
sistema SYSCLIN.
b. Registro de la Salida:
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3. Todos los despachos de materiales o suministro de pedidos que


contengan ms de un producto se registraran en el formato N 031 de
requisicin.
4. Para el despacho de pedidos de material de oficina de solo un producto
se utilizara el formato N 033 de salida de inventario.
5. La solicitud de materiales o suministro ser despachada por el orden de
llegada y en un lapso no mayor de 1 da.
6. Los materiales o suministros, slo despachado por el personal asignado
para tal fin.
7. Todas las transferencias entre almacenes se realizaran a travs del
sistema SYSCLIN.
8. Toda salida ser anotada diariamente en el cuaderno de reporte diario.
9. Las transferencias debe hacerse diariamente en el turno de 7 (siete) am
a 1 (una) pm, excepto los fines de semana donde no hay auxiliar de
farmacia por lo que debe actualizarse el da lunes.
10. Los pedidos a los almacenes secundarios se realizaran diariamente por
el Auxiliar de Farmacia.
11. El armado de los pedidos es responsabilidad del auxiliar de Farmacia.
12. El criterio para el armado de los pedidos es segn FEFO (UEPS).
13. El Auxiliar de Farmacia deber chequear mensualmente preferiblemente
al inicio de cada mes la fecha de vencimiento de los productos a fin de
determinar productos vencidos.
14. En caso de existir productos vencidos se debern inventariar y dar salida
en el sistema SYSCLIN.
15. El inventario de producto vencido deber estar valorizado y dicho valor
formara parte de la estadstica del servicio.la perdida por vencimiento
debe ser menor o igual a 1%.
16. De existir un producto en falla deber notificarse constantemente al
supervisor.
17. El Regente de Farmacia deber constatar la informacin de la falta del
producto para evitar compras innecesarias por mal flujo de la
informacin.
III.

CONCEPTOS BSICOS DEL SISTEMA DE LA UNIDAD DE COMPRAS:


1. Registro sanitario: La conformidad del producto con las normativas legales
del pas se establece con la emisin de un documento mediante el cual la
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Fecha de emisin:
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autoridad regulatoria hace constar que este cumple con los parmetros de
evaluacin de acuerdo al uso previsto. Este documento, que tiene diversos
nombres de acuerdo al pas y al tipo de producto regulado, normalmente se
emite acompaado de un nmero o cdigo.
2. Gua de movilizacin: Documento emitido por el Ministerio del Poder
popular para el Proceso Social del Trabajo que hace constar la aprobacin
o no de movilizacin por va terrestre de productos farmacuticos
especificando lugar de partida y destino.
3. Falla: Producto cuya existencia es cero (0).
4. Proveedor: Persona o empresa que abastece con algo a otra empresa o a
una comunidad. El trmino procede del verbo proveer, que hace referencia
a suministrar lo necesario para un fin.

IV.DESCRIPCIN DE CARGO:
Cargo:
Supervisa:
Reporta a:
Encargada de la Unidad
Gerencia General.
Gerencia General.
Compras
Objetivo Principal del Cargo:
Establecer controles que permitan asegurar que todas las compras de productos
necesarios para la operacin de la clnica sean eficientes y que cumplan con las
polticas y estndares establecidos por los organismos legales y el Centro Clnico
Peditrico Glamar. En bsqueda de obtener los mejores productos en cuanto a
calidad, precio y un tiempo razonable de entrega.

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Descripcin de la Tarea:
Planificar, coordinar y dirigir las actividades tcnicas y
administrativas de la Unidad.
Supervisar al personal a su cargo reportando
desviaciones a las normas y procedimientos
establecidas en la Unidad.
Definir los proveedores por tipo y programas o
convenios de compras.
Supervisar la colocacin de rdenes de compra en
tiempo y forma.
Negociar las mejores condiciones y costos con cada
uno de los proveedores.
Buscar oportunidades para el desarrollo de nuevos
proveedores definiendo que productos pueden
comprarse con ellos (fabricantes, ofertas).
Supervisar la actualizacin de los catlogos
entregados por los proveedores y sus productos.
Dar seguimientos a la logstica de los pedidos desde
su lugar de origen hasta la llegada a la empresa con
las condiciones y fecha pactada.
Supervisar y dar seguimiento a la documentacin
legal: gua de movilizacin de medicamentos para
medicamentos emitida por el Ministerio del Poder
Popular para el Trabajo, permisos de instalacin y
funcionamiento en caso de drogueras y casas de
representacin, registro sanitario.
Resguardar las garantas de los productos y las
notas de crdito.
Supervisar el pago oportuno a los proveedores para
evitar entrmpese el abastecimiento oportuno.
Manejar de manera confidencial la informacin que le
sea confiada.
Registrar en el sistema SYSCLIN la informacin de la

Frecuencia:

Indefinida

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Unidad.
- Recibe pedidos de medicinas, materiales mdicos
quirrgico descartable, instrumentar, articulo de
oficina y articulo de limpieza.
- Canaliza solicitudes de servicios relacionado a daos
o averas de equipos electrnicos.
- Hace seguimiento a las rdenes de servicios tcnicos
para la reparacin que se hacen a los proveedores.
- Atender e informar a los proveedores que acude a la
Unidad.
- Atender e informar al usuario que acude a la Unidad.
- Supervisar que la recepcin de productos se realice
en tiempo.
- Verificar que la documentacin entregada a la Unidad
de Cuentas por Pagar y el Departamento de
contabilidad este completa y en tiempo.
- Estimar los recursos materiales, humanos y
financieros requeridos por la Unidad.
- Realizacin de reporte para la Gerencia y Junta
Directiva.
- Realizacin de los manuales del rea.
- Evala el desempeo del personal a su cargo.
PROCEDIMIENTO:
1.

Indefinida

ELABORACIN DE LA ORDEN DE COMPRAS PARA MATERIAL MEDICO


QUIRURGICO DESCARTABLE Y MEDICAMENTOS POR DEBAJO O IGUAL
DE LA CIFRA MXIMA ESTIPULADA
UNIDADES QUE
INTERVIENEN
Auxiliar de farmacia

ACCIN
1. Emite el listado de fallas, semanalmente y se
lo entrega a la Encargada de la Unidad de
compras.

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Regente de farmacia

Jefe de compras

2. Recibe el listado de fallas y agrega los


productos contenidos en las compras
bimensuales que se encuentre en el punto
de reposicin.
3. Emite el listado final de compras.
4. Enva la requisicin a los diferentes
proveedores segn el tipo de producto para
ello se utiliza como herramienta el correo:
compras glamar@gmail.com opcin redactar
correo, opcin destinatario: seleccionar
contacto, proveedores mmq y proveedor de
medicamento.
5. Recibe los presupuestos de los diferentes
proveedores.
6. Realiza el anlisis de compras haciendo
comparativos de precios entre los diferentes
proveedores en caso de ser necesario
transforma las unidades de manejo de los
productos ya que cada proveedor cotiza
sobre su unidad de manejo.
7. Selecciona los productos a comprar a cada
proveedor tomando en cuenta el monto
mximo estipulado.
8. Emite por medio el sistema SYSCLIN la
orden de compras.
9. Se guarda en la carpeta del proveedor la
orden de compras en PDF.
10. Adjunta a la direccin de correo del
proveedor la orden de compras en formato
PDF.
11. Enva la orden de compras con una carta
informativa donde se indica al mismo la
adjudicacin de los productos, tiempo de
entrega, nmero de contacto, y confirmacin
del mismo.

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UNIDAD DE COMPRAS

2. Cdigo:
DF-01

3. Nombre del Manual:

4.

MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE
COMPRAS

Fecha de emisin:
07/07/2014
5. Actualizacin:
6. Pgina:

15 de 30

Regente de farmacia

12. Imprime la orden de compras y firma.


13. Se archiva la orden de compras en la
carpeta rdenes en trnsito de la unidad de
compras.
14. Para compras programadas si la factura no
es recibida por farmacia en un lapso de 48
horas se hace seguimiento diario de la orden
de compras va telefnica.
15. Entrega la factura con sello de recibida firma
y fecha a la Encargada de Unidad de
compras.
16. Recibe la factura se dirige a la Unidad de
Archivo a sacarle copia a la factura.
17. Compras la factura con la orden de compras
que se encuentra en el archivo de ordenes
de transito.
18. En caso de existir un faltante contacta al
proveedor y se modifica la orden de compras
en sistema SYSCLIN.
19. Si el proveedor no entrego un producto por
falla en su inventario se programa una
prxima entrega al costo estipulado en el
presupuesto.
20. Si no es posible programar una prxima
entrega
al costo estipulado en el
presupuesto el producto va nuevamente a
cotizacin.
21. Se busca la orden de compras en el sistema
SYSCLIN. Opcin ingresar factura se coloca
el numero de factura, el numero de control,
la fecha programa para el pago segn la
condiciones de crditos de cada proveedor.
22. Se compara monto de la orden de compras
con la orden de la factura incluyendo el I.V.A.

Realizado por:

Revisado por:

Aprobado por:

Yesireth Suarez
Organizacin y Mtodos

Dra. Raquel Palmero Regente


Lic. Gloria Machado Gerente

Dr. Luis E. Marcano Director


Dra. Gladys Rondn - Directora

1. Unidad/ Direccin /Gerencia:


UNIDAD DE COMPRAS

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3. Nombre del Manual:

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COMPRAS

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5. Actualizacin:
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Unidad de cuentas por


Pagar
Jefe de compras

23. Se imprime dos certificados de recepcin de


mercanca.
24. Enva el siguiente expediente a la Unidad
Cuentas por Pagar (orden de compras,
certificado de recepcin de mercanca y
factura) original y copia con el sello de
enviado.
25. Recibe firma, sella y coloca la fecha del dio
que lo recibe.
25. Se recibe y se archiva en la unidad de
compras dentro de la carpeta del proveedor
la copia del expediente con sello de recibido
y fecha.

Realizado por:

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Yesireth Suarez
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PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE
COMPRAS

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20 de 30

PROCEDIMIENTO:
2. ELABORACION DE LA ORDEN DE COMPRAS PARA MATERIAL
MEDICO QUIRURGICO ESPECIALIZADO, PRODUCTOS DE LIMPIEZA,
MATERIAL DE OFICINA
UNIDAD QUE
INTERVIENEN
Encargada del
Departamento solicitante
Encargada de Unidad de
Compras.

1.

2.
3.

4.
5.

6.

7.

ACCIN
Emite la requisicin de compras y se lo
entrega a la Encargada de la Unidad de
compras.
Recibe la requisicin de compras y le
coloca firma y fecha en la que recibe.
Enva la requisicin a los diferentes
proveedores segn el tipo de producto
para ello se utiliza como herramienta el
correo:
comprasglamar@gmail.com
opcin
redactar
correo,
opcin
destinatario:
seleccionar
contacto,
proveedores de limpieza.
Recibe los presupuestos de los
diferentes proveedores.
Realiza el anlisis de compras haciendo
comparativos de precios entre los
diferentes proveedores en caso de ser
necesario transforma las unidades de
manejo de los productos ya que cada
proveedor cotiza sobre su unidad de
manejo.
Selecciona los productos a comprar a
cada proveedor tomando en cuenta el
monto mximo estipulado.
Ingresa
al
sistema
SYSCLIN
,
selecciona la opcin proveedores, luego
la opcion compra y se coloca el nombre

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21 de 30

Encargada de Unidad de
Compras.

del proveedor, se agregan los artculos


que conforman la orden de compra y
posteriormente se guarda la orden en la
opcin: rdenes donde el usuario
deber colocar el N de requisicin que
correspondiente a la orden de compra y
la condicin de pago que depender del
convenio con el proveedor.
8. Se emite la orden de compra pulsando
el botn aceptar y se guarda en la
carpeta del proveedor la orden de
compras en pdf
9. Adjunta a la direccin de correo del
proveedor la orden de compras en
formato pdf.
10. Enva la orden de compras con una
carta informativa donde se indica al
mismo la adjudicacin de los productos,
tiempo de entrega, nmero de contacto,
y confirmacin del mismo.
11. Imprime la orden de compras y firma.
12. Se archiva la orden de compras en la
carpeta rdenes en trnsito de la unidad
de compras.
13. Para compras programadas si la factura
no es recibida por farmacia en un lapso
de 48 horas se hace seguimiento diario
de la orden de compras va telefnica.

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PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE
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COMPRAS

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23 de 30

3. PROCEDIMIENTO:
RECEPCIN DE MERCANCIA
UNIDADES QUE
INTERVIENEN
Receptor de la
mercanca

Proveedor

ACCIN
1. Recibe la factura y verifica tomando en cuenta
las normativas legales para la factura.
2. Si la factura se detecta una falla se le notifica
al proveedor.
3. Una vez verificada la factura se procede a
contar la mercanca.
4. En caso de presentar un faltante se debe de
levantar un informe.
5. Verifica condiciones del producto o empaque,
humedad, fecha de vencimiento e integridad
del producto.
6. Si el producto se vence una fecha de
vencimiento menor a seis (6) meses se exige
carta de compromiso.

7. Entrega la carta de compromiso.


8. De no poseerla anota en la factura pendiente
por carta de compromiso.

Realizado por:

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PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE
COMPRAS

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5. Actualizacin:
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24 de 30

Receptor de la
mercanca

9. Si la mercanca esta completa se firma


la factura, coloca fecha de recibido y
sella como constancia de recibido
original y copia.
10. Entrega la copia al proveedor sellada y
firmada y con la fecha en que fue
recibida.
11. Si el proveedor retiene la original esta
debe ser entregada a la Unidad de
Cuentas por Pagar al momento de
cancelar la deuda.

Proveedor

12. Recibe la copia y verifica que este


correcto.

Receptor de la
mercanca

13. Entrega al Encargado de la Unidad de


Compras original sellada, firmada y con
la fecha en que fue recibida.
14. Recibe factura original sellada, firmada y
con la fecha en que fue recibida.

Encargado de la
Unidad de Compras

Realizado por:

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PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE
COMPRAS

Fecha de emisin:
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5. Actualizacin:
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5. Actualizacin:

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PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE
COMPRAS

6. Pgina:

26 de 30

4. PROCEDIMIENTO:
INGRESO DE LA MERCANCIA AL SISTEMA SYSCLIN
UNIDADES QUE
INTERVIENEN

ACCIN

Analista de Unidad de
Compras
Encargada de la
Unidad de Compras

1. Recibe la factura se dirige a la Unidad de


Archivo a sacarle copia a la factura.
2. Compara
la factura con la orden de
compras que se encuentra en el archivo
de ordenes de transito.
3. En caso de existir un faltante se modifica la
orden de compras en sistema sysclyn.
4. Si el proveedor no entrego un producto por
falla en su inventario se programa una
prxima entrega al costo estipulado en el
presupuesto.
5. Si no es posible programar una prxima
entrega
al costo estipulado en el
presupuesto el producto va nuevamente a
cotizacin.
6. Se busca la orden de compras en el
sistema SYSCLIN . Opcin ingresar factura
se coloca el numero de factura, el numero
de control, la fecha programa para el pago
segn la condiciones de crditos de cada
proveedor.
7. Se compara monto de la orden de compras
con la orden de la factura incluyendo el
I.V.A.
8. Se imprime dos certificados de recepcin
de mercanca.
9. Enva y arma a la Unidad Cuentas por
Pagar el expediente: orden de compras,
certificado de recepcin de mercanca y

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PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE
COMPRAS

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07/07/2014
5. Actualizacin:
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27 de 30

Unidad de Cuentas por


Pagar

Analista de Unidad de
Compras

factura original y copia con el sello de


enviado.
10. Recibe firma, sella y coloca la fecha en
que lo recibe.
11. Entrega a la Encargada de la Unidad de
compras copia con la firma, sella y coloca
la fecha en que lo recibe.
12. Recibe y se archiva en la unidad de
compras
dentro de la carpeta del
proveedor la copia del expediente con
sello de recibido y fecha.

5. PROCEDIMIENTO:
Realizado por:

Revisado por:

Aprobado por:

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5. Actualizacin:

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PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE
COMPRAS

6. Pgina:

28 de 30

INGRESO DE MERCANCA AL ALMACN PRINCIPAL.


UNIDADES QUE
INTERVIENEN
Auxiliar de Farmacia

ACCIN
1. Ubica los productos segn almacn, para
materiales de oficina: en el almacn
correspondientes, para material mdico
quirrgico en el almacn principal si son de
grandes volmenes se traslada al
depsito, para medicamentos se coloca en
el modular bien sea en el puesto de salida
o en el rea de reserva (no tocar) para
evitar se saque productor diferente lotes.
2. Registra en el formato N 032 la entrada
de frmacos.
3. Si el producto estaba en falla se dar la
cantidad estipulada a cada uno de los
stocks inmediatamente.
4. Dado caso que el producto no forme parte
del stock se debe llamar o informar a la
unidad solicitante de la llegada del
producto.
5. Si el producto debe ser entregado
inmediatamente se har una orden de
entrega donde se especificara descripcin
del producto, cantidad, quien lo entrega y
quien lo recibe dicha orden debe estar
firmada y sellada por el emisor y receptor.
6. Archiva la orden de entrega en la Unidad.

6. PROCEDIMIENTO:

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MANUAL DE NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD DE
COMPRAS

Fecha de emisin:
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29 de 29

SALIDA DE MERCANCIA DEL ALMACEN (EXCEPTO MATERIAL MEDICO


QUIRURGICO DESCARTABLE Y MEDICAMENTO INCLUYE EQUIPOS
MEDICOS).
UNIDADES QUE
INTERVIENEN
Solicitante

Unidad de Compras

Solicitante

ACCIN
1. Emite la solicitud del pedido a travs del
formato N 031, cada 15 das debidamente
firmada y sellada por el jefe del
Departamento o Unidad.
2. Entrega la solicitud del formato N 031 en la
Unidad de Compras.
3. Recibe y verifica la solicitud, es decir que
todos los datos estn completos y que exista
disponibilidad de los productos.
4. De no existir disponibilidad del producto se
notifica al solicitante que el pedido se
transforma a una solicitud de compras y
debe esperar el tiempo establecido.
5. Para los productos existentes se procede a
l armado del pedido.
6. Se llama a la unidad solicitante para
coordinar el despacho del producto.
7. Solicita firma y entrega el pedido
8. Recibe el pedido y firma como constancia.

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