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SISTEMA DE GESTIN DE CALIDAD

INSOLMEC LTDA.
PROCEDIMIENTO DE SOLICITUD DE
CHEQUES

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24/11/2014

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Revisado por

Aprobado por:

Implementador ISO
9001:2008

Representante de
Gerencia

Gerente

Fecha: 24-11-2014

Fecha:27-11-2014

Fecha: 28-11-2014

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INDICE

Contenido
1. OBJETIVOS.................................................................................................. 3
2. ALCANCES................................................................................................... 3
3. POLITICAS DE
OPERACIN
..3
4. DIAGRAMA DE
PROCEDIMIENTO
..4
5. ADMINISTRACIN DE LOS REGISTROS...................................................6
6. ANEXOS........................................................................................................ 7

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1. OBJETIVOS
Proporcionar los recursos financieros requeridos por las reas de la
empresa para la adquisicin oportuna de insumos, materiales y servicios
que les sean necesarios para el cumplimiento de sus objetivos.
2. ALCANCES
Aplica al Departamento de Finanzas para atender a las reas de
gerencia, rrhh y proyectos de la empresa.
3. POLITICAS DE OPERACIN
Por normatividad se trabajar
Instituciones Bancarias:

con

cualquiera

de

las

siguientes

a) BANCO CREDITO E INVERSIONES (BCI)


b) BANCO SCOTIABANK
3.1 El Jefe de Administracin y Finanzas ser el responsable de
aperturar la cuenta productiva de la empresa.
3.2 Las firmas autorizadas para la cuenta bancaria sern las del
representante legal de la empresa.
3.3 Las chequeras debern permanecer bajo el resguardo del
Jefe de Departamento de Finanzas.
3.4 Toda solicitud de recurso tendr que presentarse por escrito
en e-mail al Jefe de dpto. de Finanzas. El e-mail deber llevar
el siguiente asunto: Solicitud de Cheque, indicando el
motivo del gasto.
3.5 Todo cheque emitido deber ser posteriormente justificado a
travs de facturas o comprobante de pago.
3.6 Se podrn emitir cheques a comprobar nicamente por
casos urgentes o de menor cuanta y ser por un mximo de
$20.000 (Veinte mil pesos).

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3.7 La nmina para pago del personal por obra deber ser
recibida el ltimo da del proyecto para la elaboracin de
cheques y no retrasar el pago.
4. DIAGRAMA DE PROCEDIMIENTO

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Secuencia de etapas
1. Recibe solicitud o
notificacin

Actividad

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Responsable

1.1 Recibe
E-mail
solicitando cheque y
sealando el motivo de Dpto. o rea
gasto.
solicitante
1.2 Recibe solicitud de
recurso
debidamente
justificado (ver polticas
3.5 y 3.6 )

2.1 Revisa los recursos


en
las
cuentas.bancarias.exist
entes.
2. Revisin de datos

3. Emisin de cheques

4. Entrega el cheque
al solicitante.

2.2 Verifica
que los
cheques
elaborados
tengan
los
datos
correctos
del
beneficiario,
importe,
fecha y concepto de
gasto.

Departamento de
Finanzas

3.1 Elabora listado de los Departamento de


Finanzas
cheques a emitirse.
4.1

Notifica al solicitante.

4.2 Entrega cheque al Departamento de


solicitante contra firma Finanzas
en
registro
de
documentos (Ver anexo

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5.1 Entrega de facturas o


comprobantes de pagos
5. Entrega de Facturas o
debidamente firmados Dpto. o rea
comprobante de Pago
al rea de Finanzas para solicitante
su registro.

5. ADMINISTRACIN DE LOS REGISTROS.

Identificacin
Procedimiento
Solicitud de
Cheque

Cdigo

RC-XX

Archivador
Registro de
Egresos

Almacenamiento
Recuperaci
Tiempo
n
1 Aos

Segn Folio

Proteccin
Auditores /
Gerente /
Rep.
Gerencia

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6. ANEXOS.
Anexo1: Registro de Documento

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