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Unidad

Auditora de Obras Pblicas


Docente:

Ing. Edwars Cotrina Chvez

Actualizado a Marzo del 2009

Paso 1.- Escuche la Conferencia Virtual del Ing. Edwars Cotrina Chvez

Paso 2.- Lea el texto de este captulo.

Paso 3.- Finalmente, desarrolle el EOL (Ejercicio On Line) de este captulo.

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Introduccin
En el Captulo 4, hemos desarrollado la primera parte de este curso de auditora, donde se ha abarcado
el tema I - Marco Normativo, II - Inversin y III - Herramientas Tcnicas; all nos hemos referido a los
Aspectos Generales de Auditora de Obras que estn relacionados con la razn de ser de la Ejecucin de
las Obras Pblicas en el marco de un Sistema de Inversin Pblica - SNIP, asimismo la Ley de
Contrataciones y Adquisiciones del Estado y las Normas de carcter presupuestario.
Todo este desarrollo nos ha servido para entender mejor el alcance de un Proceso de Ejecucin de Obra
Pblica. Es conveniente que hayamos entendido este alcance en tanto que en funcin de ello podremos
plantear un Proceso de Auditora.
No podemos efectuar una auditora sin conocer lo que se va a evaluar; de ah la necesidad de haber
dividido este gran tema en dos grupos o captulos concretos que hemos denominado: Aspectos
Generales, y el que pasaremos a revisar ahora, el Aspecto de Auditora de Obras Pblicas vinculado al
Control propiamente dicho.
1. Control Gubernamental
Es conveniente identificar lo que seala la diapositiva nmero 2, que est relacionada a las diferentes
formas de control. Esta primera diapositiva, nos hace ver el alcance de lo que significa el Control
Gubernamental de tal forma que ubiquemos a la auditora como una posibilidad, como una tcnica de
este Control Gubernamental.
2. Control Interno
Tenemos de un lado el control interno, que puede ser:
preventivo,
previo y
concurrente.
Esto corresponde a cada quien hace gestin, es decir a los funcionarios, a la alta direccin, a los que
desarrollan la operatividad en una entidad, de tal forma de ir evaluando, da a da su accionar, en lo
que significa la expectativa del cumplimiento de los objetivos, de los planes establecidos, de los
programas realizados, de tal forma de atender con eficiencia, eficacia y economa la gestin que les
corresponde realizar.

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2.1 Control Interno Posterior


En la diapositiva nmero 3 sealamos el control interno posterior que corresponde fundamentalmente
a los rganos de control institucional, lo que se ha denominado, los OCIs, a este ente le corresponde
la evaluacin de los controles internos, la verificacin de los procesos realizados, la evaluacin de las
autorizaciones dadas en el marco de la competencia que corresponde a la entidad, de sus
documentos de gestin, plan estratgico, manuales de organizaciones, reglamentos, instructivos, y
pautas internas.

3. Control Externo
Finalmente tenemos el control externo, que puede ser preventivo, concurrente, previo y posterior.

El control preventivo: es un mecanismo que ltimamente se viene aplicando considerando la


necesidad de un ataque frontal a la corrupcin.
El control concurrente: es un control que se viene realizando normalmente en todas las
entidades pblicas.
El control previo: alcanza determinadas actividades como es el caso de los presupuestos
adicionales de obra, del endeudamiento externo y compras de secreto militar.
El control posterior: se refiere a la actividad de la Contralora General y de los rganos del
Sistema Nacional de Control, adems de las sociedades de auditora que se realizan para
evaluar la gestin de las entidades pblicas, es decir, la utilizacin adecuada de los recursos
pblicos.

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4. Auditora
En este alcance del Control Gubernamental, vamos a definir qu es la auditora en trminos
internacionales; en toda institucin que practica esta tcnica se entiende por auditora al examen
profesional, objetivo, sistemtico, de las operaciones financieras y administrativas de las
entidades. Se puede realizar en forma independiente, o con posterioridad a su ejecucin.

5. Auditora Gubernamental
En la diapositiva nmero 6 vemos el alcance que la norma, la Ley del Sistema Nacional de Control y
de la Contralora General sealan para la Auditoria Gubernamental que est dada en los mismos
trminos que indicbamos en el caso de auditora solamente. La Auditora Gubernamental es el
examen objetivo, sistemtico y profesional de las operaciones financieras y/o administrativas,
efectuado con posterioridad a su ejecucin, en las entidades sujetas al Sistema Nacional de Control,
elaborando el correspondiente informe.

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6. Tipos de Auditora
En la diapositiva nmero 7 planteamos cules son los tipos de auditora que se aplican en el
marco del control gubernamental: la auditora financiera, la auditora de gestin y los exmenes
especiales (este tipo de auditora es la que se utiliza con mayor intensidad en las evaluaciones
de los proyectos de inversin en obras pblicas Auditora de Obras Pblicas).

La auditora financiera La auditora financiera est sealada por la evaluacin de los estados
financieros de las entidades pblicas.

La auditora de gestin La auditora de gestin est dada para evaluar cmo es que se ha
dado cumplimiento bajo sus elementos de eficacia, eficiencia y
de economa de una entidad, cmo es que se han cumplido esos
programas de desarrollo, esos programas de crecimiento.

Los exmenes especiales Finalmente los exmenes especiales estn referidos a aspectos
concretos especficos como en este caso correspondera a la
auditora de las obras pblicas. Qu nos lleva a entender como
auditora de obras pblicas; lo asimilamos como parte de este
sistema nacional de control a un proceso de determinar la
adecuada utilizacin de los recursos humanos, materiales y

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financieros, en cuanto se refiere a la ejecucin de una obra.


Busca conocer, identificar, el proceso de ejecucin de obra, y
evaluar la razonabilidad de mismo, buscando si ha habido,
seguridad, economa, oportunidad en el cumplimiento y si ha
habido un costo razonable para los trabajos que son materia de
esta ejecucin.
7. Auditora de Obras Pblicas (A.O.P.)
Partiendo de la definicin de Auditora Gubernamental corresponde precisar como en el Sistema
Nacional de Control, particularmente en las comisiones de auditora, se entiende a la Auditora de
Obras Pblicas; as tenemos que A.O.P. viene a ser el conjunto de acciones que establece el
Sistema Nacional de Control a travs de la Auditora Gubernamental, para ser ejecutadas por
profesionales cuya especialidad est de acuerdo al tipo de obra o proyecto, con la colaboracin de
otros profesionales en campos especficos, para determinar la adecuada utilizacin de los recursos
humanos, materiales y financieros (motivados por financiamiento interno o externo), en cuanto se
refiere a los procesos de ejecucin de las obras pblicas.

7.1 Caractersticas
Para un mejor entendimiento de los procesos de Auditora de Obras Pblicas, se ha visto necesario
definir algunas caractersticas, las mismas que determinan especializacin, anlisis objetivo y
selectivo. Otra de las caractersticas a sealar es la oportunidad, reserva y la presuncin de licitud.

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Estas caractersticas deben tenerse en cuenta en todo proceso de ejecucin de auditora; se considera
que los procesos de control culminan con la respectiva implementacin de recomendaciones emitidas en
los informes correspondientes, es decir que el manejo de informacin en dicho proceso es de
competencia nica de la Comisin auditora. En este proceso no debe existir adelanto opinin, trfico de
informacin generada; corresponde s contar con profesionales especializados cuya evolucin se realiza
con objetividad.

8. Objetivos de Auditora de Obras Pblicas (A.O.P.)


8.1

Objetivo Principal
Luego, en la diapositiva nmero 10 vamos a sealar cul es ese objetivo que de alguna
manera ha sido sealado en la diapositiva nmero 9. Cmo se identifica ese objetivo principal.

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Para ello sealamos que es conveniente conocer la manera como las entidades pblicas y sus
servidores cumplen con las responsabilidades administrativas, financieras, tcnicas,
comprometidas en una obra. Adems de saber si la responsabilidad de los funcionarios incluye la
utilizacin de recursos humanos, materiales y financieros de manera efectiva, eficiente y
econmica.
8.2 Objetivos Generales

Cada auditora busca y establece lineamientos generales, en este caso los estamos sealando como
objetivos generales; como vemos nos est sealando una razn de ser de la auditora, nos est
dando un camino a seguir.
Asimismo, se tiene que establecer el siguiente nivel de objetivos dado en la diapositiva nmero 12,
que corresponden a los objetivos especficos.

8.3 Objetivos Especficos


Los objetivos especficos como tales corresponden a cada examen especial, no es posible que
existan varios exmenes especiales, con un slo objetivo especfico.
Cada examen especial tiene u objetivo especfico, es decir no se repite con otros.

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Entonces el objetivo especfico de un examen especial depender del aspecto que se quiere evaluar,
considerando las denuncias de la sociedad en general, respecto a irregularidades, requerimientos de
los poderes del Estado o si la entidad a evaluar es recurrente en la ejecucin de obras.
Asimismo, para los objetivos especficos se contempla tambin la posibilidad de entidades que son
entes de financiamiento para la ejecucin de obras.
9. Control de Calidad en Proceso de Auditora
Si recordamos la primera parte, cuando hemos tratamos la razn de ser de la supervisin de una
obra, pues si lo hemos entendido de manera adecuada, podemos decir que tambin debe existir el
control de calidad en un proceso de auditora.
Esto es as y as lo establece la norma. Para ello establece polticas, procedimientos, recursos para
asegurase que las auditoras se realizan en conformidad a la normativa de control vigente.

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10. Etapas de un Proceso de Auditora


Las etapas fundamentales de un proceso de auditora son:

planeamiento,

ejecucin y

elaboracin del informe.

A continuacin, en la diapositiva nmero 14, se muestra un esquema que presenta todo el alcance
de un proceso de auditora, de acuerdo a sus etapas.

Es importante entender y manejar este esquema cada vez que se realiza un proceso de auditora o un
examen especial a una entidad o un examen especial a una obra.
A.

Planeamiento

En esta etapa de planeamiento, diapositiva 15, se indica qu es lo que se quiere hacer, o en todo caso se
definen las estrategias para desarrollar el proceso de auditora. En el planeamiento tenemos que
establecer el objetivo general y los objetivos especficos; asimismo tenemos que tratar acerca de hablar
de los procedimientos de auditora. Este ltimo aspecto est desarrollado en un documento que se
denomina Programa de Auditora y que definiremos en la diapositiva 17.

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En esta etapa de planeamiento, segn se seala en la diapositiva 16, se realiza la evaluacin de la


Estructura de Control Interno de las Entidades o Unidades Orgnicas en evaluacin, para determinar las
reas en riesgo, las reas que merecen ser evaluadas, y de alguna manera, cules son los
procedimientos de auditora que tenemos que aplicar.

1. Programas de auditora
Cuando en el esquema de la diapositiva 14 nos referamos a procedimientos de auditora, estbamos
tocando el tema de Programa de Auditora. Este programa de auditora, es el conjunto de procedimientos
que tienen relacin con cada uno de los objetivos especficos. Estos procedimientos se plantean en la
bsqueda de saber si las operaciones que han realizado las entidades pblicas se han ejecutado en nivel
de competencia suficiente, para que del desarrollo de las evaluaciones podamos emitir una conclusin.

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Una de las caractersticas del programa de auditora es que es flexible dado que el planeamiento es una
propuesta que contempla la posibilidad que en la Entidad la comisin auditora pueda encontrar otras
informaciones, diapositiva 18; entonces no es posible que un programa de auditora sea rgido en tanto
que en el proceso de ejecucin de obra se pueden hacerse ajustes en los procedimientos de auditora.

2. Relacin de Procedimientos de Auditora


El esquema que sealamos en la diapositiva nmero 19 corresponde a un programa de auditora, es decir
de una relacin de procedimientos.
Como se nos seala all, de los procedimientos generales y asimismo de los procedimientos especficos.
2.1 Procedimientos Generales
Estn referidos a las cosas que ayudan a que se realice un proceso de auditora.
Como opciones bsicas, como la entrevista con el titular y los funcionarios, la solicitud de informacin
general que maneja la entidad, documentos de gestin, etc.
2.2 Procedimientos especficos
En similar relacin a los objetivos generales, los procedimientos especficos estn relacionados con
objetivos especficos: para cada objetivo especfico hay una relacin de procedimiento.
En este caso particular, a manera de ejemplo en el esquema siguiente Programa de Auditora, tenemos
que el Objetivo Especfico A est dirigido a esclarecer o evaluar, en acuerdo a la normativa tcnica legal,

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los criterios de aprobaciones establecidos para los procesos de seleccin y para la contratacin de
obras.
Asimismo, se puede apreciar el procedimiento especfico que se tiene que desarrollar.
Tambin tenemos que para el caso del Objetivo Especfico B, se han determinado procedimientos
especficos que alcanzan a realizar evaluaciones, verificaciones, y contrastaciones para examinar la
ejecucin de la obra y la consistencia del expediente tcnico.
Posemos identificar asimismo los procedimientos de auditora que habra que realizar para llegar a una
determinada conclusin.
Y como se dijo en la diapositiva anterior este programa es flexible, es decir puede ajustarse a las
condiciones que se estn encontrando al momento de hacer el trabajo de campo.
Los ltimos procedimientos del programa de auditora corresponden al trmino de trabajo de campo; es el
caso de la comunicacin de hallazgos y luego la evaluacin de descargos.
El Programa de Auditora se entrega al auditor al momento de iniciar el trabajo de campo, de ah las
indicaciones respecto a quin desarrollar las tareas especficas, la fecha en que realiza dicho trabajo y
cuntas horas le ha insumido desarrollar dicho procedimiento.
Se ha previsto la necesidad de referencial los papeles de trabajo en cada uno de los procedimientos de
auditora.

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Programa de Auditora
PROCEDIMIENTOS
REF.
P/T

I.

PROCEDIMIENTOS GENERALES

1. Entrevistarse con el Titular y funcionarios de la OME.


2.
Solicitar documentacin general.
II. PROCEDIMIENTOS ESPECFICOS
1. Si el examen especial corresponde a diversas obras, seleccionar una
muestra representativa para su evaluacin.
A. Examinar los criterios y aprobaciones establecidos para los procesos
de seleccin para la contratacin de obras.
2. Determine si previo a las convocatorias a los procesos de adjudicacin de
obras, se cont con las condiciones bsicas para la ejecucin de obras.
B. Examinar la ejecucin de la obra y la consistencia del
expediente
tcnico.
3. Evale selectivamente la razonabilidad de los metrados y anlisis de precios
unitarios de los presupuestos base.
4. Evale selectivamente la consistencia de las valorizaciones de obra de
acuerdo a lo siguiente:
a) Que se han tramitado contando con las correspondientes planillas de
metrado e informe del Supervisor.
b) Correcta aplicacin de la frmula polinmica.
c) Clculos correctos de los adelantos de materiales.
d) Que se hayan presentado dentro de los plazos establecidos.
5.

6.

Solicite, revise y evale los informes tcnicos especficos (adicionales,


ampliacin de plazo, modificaciones al proyecto, etc.) de la Supervisin de
Obras y de la entidad.
Mediante inspeccin fsica verifique que las obras se estn ejecutando en
concordancia con el expediente tcnico y adems si la obra presenta
deficiencias (fallas constructivas y/o deformaciones a los objetivos del
Proyecto, tomando evidencia grfica de la obra).

7. Aplique otros procedimientos de Auditora de acuerdo a las circunstancias.


8. Comunicacin de hallazgos.
9. Evaluacin de descargos

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HECHO
POR

FECHA

HH

B. Ejecucin
As como hemos explicado el tema de la etapa del planeamiento, tambin debemos comentar algunos
aspectos que estn relacionados con la ejecucin misma de la auditora, es decir con la fase de
ejecucin.
La aprobacin del Plan de Auditora, documento en el que se ha establecido el plazo de ejecucin del
trabajo de campo denominacin establecida por quienes ejercen o practican la auditora gubernamental,
es la autorizacin para iniciar la etapa de trabajo de campo; En el esquema presentado en la diapositiva
N 14, esta etapa corresponde a la columna central.
Qu contemplamos como parte de este proceso de auditora en la etapa de ejecucin? Contemplamos
al desarrollo de todos los procedimientos de auditora, la generacin de los papales de trabajo --ms
adelante se tocar este tema con mayor detalle--, la determinacin de las evidencias de los aspectos
considerados irregulares, la comunicacin de Hallazgos, y la evaluacin de los comentarios o
aclaraciones presentados por los involucrados en los presuntos hechos irregulares.

B.1

Evidencias

Una vez desarrollados los papeles de trabajo, considerando las respectivas conclusiones iniciales,
su integracin con otras puede sealar la existencia de irregularidades; para ello, se sugiere un
proceso de coordinaciones con quienes participaron de los hechos a fin de obtener informacin
directa a efectos de asegurar que se cuenta con toda la informacin para tener la garanta de una
evidencia; en ese sentido, la diapositiva 20 presenta las caractersticas que toda evidencia debe
contar.
Se debe tener presente asimismo que si no hay evidencias no hay irregularidades, es decir, las
irregularidades se prueban siempre y cuando se encuentren las evidencias del caso.

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1. Caractersticas de la evidencia
1.1 Suficiencia, la prueba es tal que no requiere de otras posibilidades para demostrar su contundencia
para probar la existencia de una irregularidad, es suficiente; es decir, que no se requiere de algo adicional
para asegurar que hay una irregularidad.
1.2 Competencia, la prueba debe ser competente, es decir que el alcance de la misma debe guardar
relacin con el tema que corresponde a la irregularidad. Pueden existir pruebas de diferente aspecto, en
diferentes circunstancias pero si no est relacionado con la irregularidad a probar entonces no es
competente.
1.3 Relevancia, cuando la prueba resulta de importancia para probar determinada irregularidad. No es
una circunstancia la que arroja la prueba, es una realidad.

2. Tipos de Evidencias
Conocidas las caractersticas que deben contar las evidencias, debemos identificarlas de acuerdo al
esquema que se muestra en la diapositiva nmero 21; para ello, se ha establecido una clasificacin por
tipos de evidencias.

2.1 Evidencias fsicas, son aquellas pruebas que muestran o grafican los hechos ocurridos: Actas
suscritas por los funcionarios competentes y por los auditores respecto a inspecciones de obra o de toma
de inventarios realizadas por ambos.
2.2 Evidencia documental, esta prueba est dada por los contratos o convenios que se suscriben, o por
algn documento suscrito donde se deja constancia de la participacin o de las responsabilidades
asumidas en la ejecucin de los actos propios de la Entidad Pblica.

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2.3 Evidencia testimonial, corresponde a testimonios que se pueden emitir cuando la Entidad no cuenta
con informacin respectos a los asuntos en evaluacin. Esta evidencia requiere un tratamiento especial,
un testimonio no puede ser necesariamente una evidencia.
2.4 La evidencia analtica, esta prueba corresponde a los documentos que sealan evaluaciones,
clculos, anlisis que puede realizar el auditor de tal manera de sustentar los alcances de los hechos
irregulares.
Nota: como ya se seal anteriormente, esta es una clasificacin que se da a las evidencias, no
necesariamente una evidencia tiene que cumplir todas estas posibilidades, puede ser una combinacin
de ellas; lo que importa es que la evidencia sirva para demostrar la existencia clara de una irregularidad.
La evidencia es demostrar que la prueba tiene algn sentido.

3. Inspeccin Tcnica de Obra


Con el objeto que este aspecto importante de las evidencias que lo suficientemente entendido,
particularmente el de la evidencia fsica, mostramos a continuacin un procedimiento de auditora que
conduce a la obtencin de una evidencia, nos referimos a la inspeccin tcnica de la obra que como
procedimiento tcnico requiere de una programacin previa, diapositiva 22; asimismo, exige la
preparacin de esquemas para las verificaciones visuales y superficiales.

4. Acta de Inspeccin Tcnica de Obra


Esta evidencia fsica est referida a los resultados de la Inspeccin Tcnica de Obra; en este documento,
cuyo resumen se encuentra en la diapositiva 23, se consignan: mediciones, observaciones en cuanto a
debilidades del proyecto, observaciones en cuanto a la operatividad y funcionamiento de la obra,
observaciones para comentar la calidad de la obra.
Si se formula un Acta indicando los aspectos considerados importantes para la obra, en su momento esta
acta constituir una evidencia si se podra utilizar para demostrar irregularidades como por ejemplo: que
los trabajos son deficientes, que la obra no est concluida, que no se han utilizado los materiales
sealados en el expediente tcnico; asimismo, si los registros realizados en el Acta son lo
suficientemente claros y precisos.

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Nota: Para sealar una irregularidad se requieren evidencias cuya obtencin puede ser el resultado de
diversos procedimientos de auditora. Lo que se quiere dejar por entendido es que, en proceso de
auditora, no se sealen irregularidades sin tener un conocimiento pleno de lo que significa una prueba,
una evidencia. Asimismo, que si una prueba no cumple las caractersticas antes indicadas, no constituye
una evidencia; si no hay una evidencia no hay irregularidades o en todo caso no se puede demostrar su
existencia.

B.2
Papeles de Trabajo.
Se denominan Papeles de Trabajo aquellos documentos que son generados por los auditores en el
proceso de auditora; es decir que es la representacin escrita de la aplicacin de cada uno de los
procedimientos de auditora para evaluar, en este caso particular, las obras o las entidades que ejecutan
obras.
La relacin de los procedimientos de auditora est indicada, como ya se dijo, en el programa de auditora
correspondiente. Consecuentemente, al trmino del desarrollo de cada procedimiento de auditora, que
tiene sus respectivos papeles de trabajo; en ese sentido corresponde que el auditor formular y registrar
sus conclusiones iniciales respectivas, al trmino del desarrollo de cada procedimiento de auditora.
Llamamos tambin papeles de trabajo a los documentos que la entidad entrega a los auditores;
asimismo, a los documentos que ingresan de entes externos o del rgano de Control Institucional a la
comisin.
Siendo as, cuando se realiza el trabajo de campo de un proceso de auditora nos servimos de la etapa
de planeamiento, en cuanto a la determinacin del procedimiento de auditora a aplicar y la estrategia de
acopio de informacin (estos documentos tambin constituyen papeles de trabajo); en la presente etapa
de ejecucin de la auditora, se genera documentacin como parte de la evaluacin, verificacin,
contrastacin realizadas.
Cabe sealar que por cada objetivo especfico a cumplir se han establecido diversos procedimientos de
auditora; en tal sentido, es pertinente sealar que Contralora General ha desarrollado la Gua de
Auditora de Contrataciones y Adquisiciones del Estado que establece con claridad, para los
exmenes especiales, relacionado con las contrataciones y adquisiciones, los objetivos para los cuales se
aplican determinados procedimiento de auditora, en el marco de la eficacia, eficiencia, y economa.

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Hasta este momento solamente hemos comentado sobre la necesidad de contar con los papeles de
trabajo; sin embargo, el tema va ms all, tal como se aprecia en la diapositiva 24, en el sentido de
establecer su alcance y finalidad de los papeles de trabajo para el proceso de auditora.

1. Propsito de los papeles de trabajo


La diapositiva 25 nos muestra la finalidad de los papeles de trabajo, rescatando su papel integrador entre
las etapas de planeamiento, ejecucin y formulacin de informe; corresponde aadir la posibilidad que
nos brinda los papeles de trabajo de permitir las revisiones de control de calidad en cada una de las
etapas del proceso de auditora.

Nota: Si no existen papeles de trabajo podremos asumir que el auditor no desarroll los procedimientos
de auditora en forma adecuada. Si los papeles de trabajo no son claros, no permite sustentar los
informes; asimismo, no permiten asegurar que los hechos sealados como irregulares realmente hayan
ocurrido.

113

Entonces, qu debe entender el auditor de obras pblicas por papeles de trabajo? Ordenamiento, buen
registro, claridad, formateo adecuado, referenciacin adecuada para no perder los papeles, y sobre todo,
asegurarse de que constituyen el sustento de las irregularidades sealadas.
B.3
Hallazgos
El concepto Hallazgo en el control gubernamental no est referido al azar, diapositiva 26, como
corresponde a su significado segn la lengua espaola.

En tal sentido, el trmino Hallazgo, en un proceso de auditora, tal como se seala en la diapositiva 27,
no est referido a un hecho fortuito o a una casualidad, ni corresponde a un afn de encontrar cosas
desprovisto de sustento y sentido; por el contrario, corresponde a la determinacin de la existencia de
irregularidades sustenda en las evidencias de auditora. El hallazgo, es toda informacin que a juicio del
auditor le permite identificar, hechos o circunstancias importantes que inciden en la gestin y utilizacin
de recursos de una entidad bajo examen que ameriten ser comunicados en el informe.
En otras palabras, Hallazgo es la informacin de algo en concreto que ha sido identificado, que ha sido
sustentado en los papeles de trabajo, que ha sido coordinado con los involucrados en las irregularidades,
con el inters de obtener toda la informacin pertinente, y que no ha podido ser desvirtuada.

Entonces el hallazgo tiene que tener caractersticas claras para que ste sea entendido, sea asimilado y
finalmente sea contestado de tal forma que se aclare de la mejor manera la presunta irregularidad que se
seala.

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1. Elementos de los Hallazgos


Las Normas de Auditora Gubernamental, tal como lo indica la diapositiva 28, determina los elementos
confortantes que caracterizan un Hallazgo; estos elementos indican la existencia de situaciones reales en
el marco de un criterio establecido, refiriendo, de ser el caso, a las causas o causantes de la irregularidad
y adems a las consecuencias para la Entidad y por ende al Estado.

1.1 Condicin, En otras palabras, este elemento es como una fotografa al momento en que ocurri el
presunto hecho irregular, cuales fueron los incumplimientos.
1.2 Criterio, esta referido a lo que debe ser, es decir a la norma o pauta establecida que no ha sido
respetada segn los hechos descritos en el elemento denominado Condicin.
1.3 Causa, viene a ser el elemento que est referido al por qu ocurre aquello sealado en el elemento
denominado Condicin, que es el motivo de preocupacin del control para sugerir acciones correctivas al
respecto.
1.4 Efecto, es la consecuencia real o potencial (cuantificable o no) de una situacin generada.
2. Requisitos de los hallazgos
Como quiera que la etapa de los hallazgos es una parte del trabajo de campo de mucho inters, su
importancia exige un proceso de control respecto a su comunicacin; es ese sentido, previa a su
comunicacin a los involucrados en los hechos irregulares, se tiene que hacer una evaluacin para
determinar la importancia del caso y si se amerita la comunicacin, aplicando los criterios indicados en la
diapositiva 29. No se debe comunicar por comunicar, hay que asegurarse en primer lugar, que aquello
que se pretende comunicar se encuentre claramente sustentado.

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La diapositiva 30, nos indica otros aspectos o requisitos a tener en cuenta y que tienen relacin con la
necesidad de una discusin y sustentar de manera adecuada los aspectos sealados como irregulares.

3. Factores en la formulacin de hallazgos


Al formular hallazgos debemos tener en cuenta el momento y circunstancias en que ocurrieron los
hechos, tal como lo seala la diapositiva 31; el proceso de auditora, como ya se ha sealado antes, es
posterior. Eso quiere decir que si un auditor en el ao 2007 procede a evaluar una obra del ao 2004 o
del ao 1995, no puede juzgarla en el marco de lo que existe hoy, sino que debe trasladarse al momento
en que se dieron los hechos, y en ese marco, en funcin a ello hacer la evaluacin correspondiente.
Otro factor relevante corresponde a naturaleza, complejidad y magnitud financiera del hecho que se est
observando. Un anlisis adecuado puede determinar lo significativo o no del hallazgo y los riesgos que
puede implicar no dar a los hechos presuntamente irregulares el tratamiento que corresponde.

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4. Evaluacin de los hallazgos


Ahora bien, si hemos entendido adecuadamente los alcances de lo que significa formular un hallazgo,
corresponde entonces entender la necesidad del control de dichos hallazgos para asegurar un eficaz
trabajo de campo; as pues, en la diapositiva 32 se considera la importancia de la supervisin de auditora
para evaluar la calidad de los hallazgos.
Hay que considerar la importancia del hecho, si ste es frecuente o si es un caso aislado.

5. Comunicacin de hallazgos
Si se ha superado las exigencias y controles de la formulacin de hallazgos entonces corresponde
realizar la comunicacin de hallazgos como ltima etapa del trabajo de campo.
El mecanismo de comunicacin est sealado en la diapositiva 33 y ste es a ttulo personal.

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En la diapositiva 34, explicaremos como debe entenderse esta comunicacin. Este proceso de
comunicacin es importante e, insistimos, debe corresponder al funcionario o al involucrado, en forma
personal.

La experiencia seala que en oportunidades, algunos funcionarios, por alguna razn no deseen aceptar
las comunicaciones de hallazgos; en ese sentido, existe la posibilidad de que la comisin mediante los
mecanismos del caso publique la relacin de funcionarios para que estos se acerquen a recoger los
hallazgos correspondientes.
6. Evaluacin de los comentarios y/ o aclaraciones
Quienes han sido comunicados sobre los hallazgos determinados por las comisiones de auditora tienen
la posibilidad de responder con la informacin competente a cada una de las imputaciones que se hacen
sobre el hecho considerado irregular, para ello cuentan con un plazo definido en las Normas de Auditora
Gubernamental. La evaluacin correspondiente, sealada en la diapositiva 35, es responsabilidades de
los niveles de supervisin.

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La importancia de este periodo, es que en l se evalan todos los comentarios, las aclaraciones: se
revisa toda la informacin adicional que presenta el funcionario a efectos de decidir si los hechos
irregulares comunicados, se mantienen, se modifican, se recortan o simplemente se levantan. Este es el
objetivo de la evaluacin.
7. Terminacin de la Etapa de Ejecucin
Considerando la conclusin de la comunicacin de hallazgos, el trmino del plazo del trabajo de campo y
la aplicacin de los procedimientos de auditora, entonces lo que corresponde es cerrar el trabajo de
campo, entregar o la devolver los documentos correspondientes, emitir una carta de cierre del trabajo de
campo, y proceder al retiro de la comisin de auditora.

C. Elaboracin del Informe.


La elaboracin del informe o los informes, resultantes de los procesos de auditora (primera y segunda
etapa), se sustenta en la calidad del Plan de Auditora y del Trabajo de Campo; asimismo, en los papeles
de trabajos respectivos. Los papeles de trabajo corresponden al registro de la aplicacin de los
procedimientos de auditora planteados para cumplir con los objetivos especficos de la auditora.

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C.1 Contenido del informe


Las Normas de Auditora Gubernamental contemplan especificaciones respecto al contenido del informe
de auditora; as, en la diapositiva 37, 38, y 39 se resume el alcance de un informe de Auditora.

I. Introduccin
El Informe, para este rubro considera a las condiciones que generaron el examen especial, considerando
asimismo informacin de la Entidad auditada.

II. Observaciones
En este rubro del Informe se incluye los resultados de las dos etapas de auditora antes descritas; es
decir, que habiendo partido con el planteamiento Objetivos Especficos Programa de Auditora;
continuando con la Ejecucin aplicacin de procedimientos de auditora (con el registro de papeles de
trabajo hasta las conclusiones iniciales, obtencin de evidencias, y formulacin y comunicacin de
hallazgos), complementado todo esto con la evaluacin de descargos se ha logrado la informacin
suficiente para emitir las observaciones de auditora.

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Los elementos o partes de las observaciones corresponden a lo siguiente:

La sumilla, que viene a ser la etiqueta de presentacin de la observacin.


La condicin, se defini como elemento de un Hallazgo.
El criterio, se defini como elemento de un Hallazgo.
El efecto, que es la consecuencia de este hecho irregular que puede ser cuantificable o no
cuantificable. Es conveniente que se tenga en cuenta este aspecto, porque luego de hablar de
este informe administrativo, vamos a hablar del informe especial.
La causa, se defini como elemento de un Hallazgo; sin embargo a este nivel, luego de conocer
los comentarios y aclaraciones de los involucrados en los hechos irregulares, se precisa que se
cuenta con un nivel de informacin adecuada para establecer las causas de las situaciones
irregulares.
Los comentarios y/o aclaraciones y sus respectivas evaluaciones, informacin debidamente
sustentada y evaluada por la Comisin Auditora. Esta informacin se entiende que fue
presentada por los involucrados o rindentes.
Determinacin de responsabilidades, mecanismo que establece la consignacin de las
responsabilidades o presuntas responsabilidades en el marco de lo establecido en los
documentos de gestin de la Entidad.

III. Conclusiones
Las conclusiones no son las sumillas de las observaciones. Las conclusiones deben ser el anlisis de los
que ha acontecido, una precisin objetiva de lo que ha ocurrido en esa irregularidad, y la recomendacin
debe estar dada a buscar los elementos del juicio de forma que la entidad pueda aplicarlos de manera
que no vuelva a cometer estas irregularidades.
IV. Anexos
Los anexos estn conformados por los documentos exigidos por las Normas de Auditora Interna y
adems por lo que la comisin auditora considera necesario se adjunte al Informe.

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D.

Otros informes

Ya hablamos del informe administrativo, ya establecimos la forma que debe tener, ya revisamos su
alcance, y las responsabilidades que de l emanan. Pero este documento, el informe administrativo,
alcanza nicamente la determinacin de las responsabilidades administrativas.

D.1 Informe especial.


Como se coment en la parte de las observaciones, en el acpite del efecto, si el efecto se refiere a un
perjuicio econmico, que tiene que ser cuantificado, se da lugar a la formulacin de un informe especial.
Este informe especial estara referido a una responsabilidad civil.
Si no hay un efecto cuantificable, no hay un informe especial civil
Pero de ser el caso, segn los hechos irregulares, segn los anlisis de la comisin de auditora, puede
darse tambin la formulacin de un informe de responsabilidad penal. Cuando los hechos sealan actos
dolosos, actos delictivos.
De ser el caso: sea un informe especial civil o sea un informe especial penal, si el asesor legal lo
considera necesario puede pedir la formulacin del informe tcnico de los especialistas que hayan
trabajado.
Este mecanismo hace que el profesional que fue encargado de realizar la parte tcnica de la comisin de
auditora tenga que formular su informe de tal forma que con todos sus elementos de juicio debidamente
firmados se constituya en sustento del informe especial. Puede ser de la parte civil o de la parte penal.
Los trabajos de esta etapa sealan la culminacin de la etapa de elaboracin del informe.
Es decir habramos cumplido lo que llambamos en una diapositiva anterior:

la etapa del planeamiento

la etapa del proceso de ejecucin de la auditora propiamente dicha, y

la etapa de la formulacin de informes.


A nivel de auditora termina este trabajo, pero a nivel de control gubernamental el trabajo es mayor,
porque viene la etapa del seguimiento, de la implementacin de lo que sealan los informes que hemos
comentado. Pero esto es materia de otro trabajo, es materia del Control Gubernamental en general que
escapa al alcance de este curso.

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