You are on page 1of 29

SISTEMA SAE-NIE

MANUAL DE USUARIO

25/03/2015

Creado por:
Ing. Jos Antonio Pineda Hernndez

Sistema de Registro Acadmico Institucional SIRAI

ndice
INTRODUCCIN ................................................................................................................... i
REGISTRO DE SECCIONES ............................................................................................... 1
Creacin de secciones ......................................................................................................... 3
Modificacin de datos generales de secciones ................................................................... 8
Eliminacin de secciones.................................................................................................. 10
ADMINISTRAR ALUMNO ................................................................................................ 12
Bsqueda de NIES ............................................................................................................ 12
Creacin de fichas de alumnos. ........................................................................................ 15
Actualizacin de fichas de alumnos ................................................................................. 20
REGISTRO DE MATRCULA ........................................................................................... 21
Matrcula de alumnos ....................................................................................................... 21
Eliminacin de matrcula .................................................................................................. 24
Imprimir nmina por seccin ........................................................................................... 25

Departamento de Acreditacin Institucional

ii
ii

INTRODUCCIN

El siguiente manual est dirigido a todos los centros educativos del pas, en el cual se
detalla el procedimiento a seguir para la digitacin y promocin de estudiantes de
Educacin Parvularia y Bsica en el Sistema SAE-NIE, se recomienda leer detenidamente
cada una de las opciones expuestas en el siguiente manual antes de comenzar con el
proceso de matrcula.

Departamento de Acreditacin Institucional

i
i

Sistema NIE-SAE

REGISTRO DE SECCIONES

Todos los centros educativos a nivel nacional comenzarn el proceso de digitacin y promocin de
estudiantes en el sistema NIE-SAE segn la programacin establecida. Dicha programacin ser
socializada a travs la respectiva Direccin Departamental de Educacin.

En primer lugar se debe accesar con el usuario digitador a las siguientes direcciones:
http://aplicaciones.mined.gob.sv/nie-mvn-1.0

Digitar usuario, contrasea y luego dar click en el botn ingresar.

Departamento de Acreditacin Institucional

1
1

Sistema NIE-SAE
Al ingresar aparecer la siguiente pantalla, donde se pueden observar los 3 procesos necesarios para la
digitacin y promocin de estudiantes en sistema:
Registro de Secciones
Administrar Alumnos
Registro de Matrculas

Adems en dicha pantalla se muestra el usuario con el que se est trabajando, su perfil, el nombre del
centro educativo asignado y el cdigo de infraestructura.

Departamento de Acreditacin Institucional

2
2

Sistema NIE-SAE
La opcin Registro de Secciones se utilizar en las siguientes situaciones:

1. Creacin de secciones.
2. Modificacin de datos generales de secciones.
3. Eliminacin de secciones.

Creacin de secciones
Las secciones se crean segn los grados que imparte el centro educativo. ste es el primer paso antes
de matricular a los estudiantes. Para ello se debe dar click en la opcin registro de secciones del
men procesos.

En la siguiente pantalla aparece una barra herramientas con las siguientes opciones:
Nuevo
Modificar
Eliminar
Guardar
Buscar
Limpiar
Salir

Departamento de Acreditacin Institucional

3
3

Sistema NIE-SAE

Por otra parte se encuentra el filtro Ao Escolar Oficial y los filtros correspondientes a las
secciones.

Antes de comenzar la creacin de la seccin en s, se debe utilizar el filtro Ao Escolar Oficial y dar
click en el ao que se desee trabajar.

Departamento de Acreditacin Institucional

4
4

Sistema NIE-SAE

Luego dar click en la opcin nuevo del Men de Herramientas.

Posteriormente seleccionar y rellenar todos los datos generales de la seccin a crear.

Primeramente elegir el tipo de seccin correspondiente.

Departamento de Acreditacin Institucional

5
5

Sistema NIE-SAE

Luego seleccionar el grado que se desea crear.

Despus se debe digitar el identificador de la seccin, algunos centros educativos utilizan letras y
otros utilizan nmeros, queda a criterio de cada Centro Educativo.

Posteriormente elegir el turno respectivo para finalmente dar click en el botn guardar.

Departamento de Acreditacin Institucional

6
6

Sistema NIE-SAE

Deber aparecer el mensaje: seccin creada satisfactoriamente.

Departamento de Acreditacin Institucional

7
7

Sistema NIE-SAE

Modificacin de datos generales de secciones


Si por alguna razn se desean cambiar los datos generales de una seccin creada se seguirn los
siguientes pasos:

Dar click en la opcin Registro de secciones del men procesos. (Pag. 3)


Seleccionar el ao escolar oficial en el que se desea modificar la seccin. (Pag. 4)

En el filtro servicio educativo dar click en el grado que se desea modificar y luego dar clic en la
opcin buscar de la barra de herramientas.

Departamento de Acreditacin Institucional

8
8

Sistema NIE-SAE
NOTA. Se podra utilizar los dems filtros pero es recomendable usar solamente el filtro del servicio
educativo para una bsqueda ms efectiva.

Al dar click en el botn buscar aparecen todas las secciones creadas del grado que se seleccion.
Para la modificacin de la seccin se coloca el puntero sobre la misma hasta que aparezca:

luego se da click.

En la siguiente pantalla se puede modificar ya sea el identificador de la seccin el turno,


posteriormente se da click en la opcin modificar de la barra de herramientas.

Departamento de Acreditacin Institucional

9
9

Sistema NIE-SAE
Deber aparecer el mensaje: seccin modificada satisfactoriamente.

Eliminacin de secciones
Si se desea eliminar una seccin que se cre por error, se seguirn los siguientes pasos:

Dar click en la opcin Registro de secciones del men procesos. (Pag. 3)


Seleccionar el ao escolar oficial en el que se desea eliminar la seccin. (Pag. 4)

En el filtro servicio educativo dar click en el grado que se desea eliminar y luego dar clic en la
opcin buscar de la barra de herramientas. (Pag. 8)

Al dar click en el botn buscar aparecen todas las secciones creadas del grado que se seleccion.
Para la eliminacin de la seccin se coloca el puntero sobre hasta que aparezca:

, luego se da

click. (Pag. 9)

Departamento de Acreditacin Institucional

10
10

Sistema NIE-SAE
En la siguiente pantalla simplemente se da click en la opcin eliminar de la barra de herramientas.

Deber aparecer el mensaje: Seccin Eliminada.

NOTA: Solamente se pueden eliminar las secciones en las que no se ha matriculado ningn alumno.

Departamento de Acreditacin Institucional

11
11

Sistema NIE-SAE

ADMINISTRAR ALUMNO
La opcin administrar alumno se utilizar en las siguientes situaciones:

1. Buscar NIES de aquellos estudiantes que se matricularon fsicamente en el centro educativo


pero que provienen de otra institucin y no han presentado NIE en su certificado.

2. Crear fichas para los alumnos que comienzan en el sistema educativo(Parvularia), han estudiado
en el extranjero estudiaron antes del ao 2008 y hasta ste momento se reincorporan al
sistema.

3. Actualizar los datos generales de la ficha del alumno.

Bsqueda de NIES

Como se detall anteriormente, la bsqueda de NIES es INDISPENSABLE cuando un estudiante


proviene de otra institucin y no le aparece reflejado su NIE en el certificado, no se debe cometer el
error de crear una ficha nueva a un estudiante sin antes agotar todas las opciones de BSQUEDA POR
NOMBRE posibles, ya que la mayora de estudiantes cuentan con un nmero de NIE a pesar de que no
les aparece en su certificado en algunas ocasiones.

Departamento de Acreditacin Institucional

12
12

Sistema NIE-SAE
Para comenzar la bsqueda se debe dar click en la opcin administrar alumno del men
procesos.

En la siguiente pantalla se digita el nombre del estudiante en los campos correspondientes y se da


click en la opcin buscar de la barra de herramientas.

Es muy IMPORTANTE colocar tildes en nombres y apellidos para que la bsqueda sea ms efectiva ya
que as tendremos como resultado registros con tilde y sin tilde.

Departamento de Acreditacin Institucional

13
13

Sistema NIE-SAE
Tambin se puede utilizar el smbolo % para sustuituir aquellas letras en los nombres que pueden
variar en cuanto a la escritura del nombre, existen nombres que tienen ms de 2 formas de escribirse
como por ejemplo:

Estephanie --- Estefani --- Estefany ---Etc

Si queremos buscar: KARLA ESTEFANI FLORES, se colocar: %ARLA %ST%AN% FLORES y luego se dar
clic en el botn buscar de la barra de herramientas.
Cada signo de % significa que en esa parte del nombre la letra o bloque de letras puede variar y
solamente se dejan las que no pueden ser sustituidas.
En el nombre Karla se sabe que puede comenzar con K con C por eso se coloca el signo de
porcentaje al inicio, el resto del nombre no puede variar.
El siguiente nombre Estefani puede comenzar con E con S de ah que en la bsqueda se coloca el
signo de % al inicio. Los nicos bloques que no pueden variar son ST y AN.

Los resultados de la bsqueda sern

Departamento de Acreditacin Institucional

14
14

Sistema NIE-SAE

Creacin de fichas de alumnos.

La creacin de fichas de alumnos se har NICAMENTE cuando el alumno sea nuevo en el sistema
educativo, es decir, alumnos de parvularia que han realizado sus estudios anteriores en otro pas,
tambin se puede dar el caso de alumnos que estudiaron antes del ao 2008 y que se reincorporan en
el presente ao.

Se da click en la opcin administrar alumno del men procesos. (Pag. 13)

Luego dar click en la opcin nuevo del Men de Herramientas. (Pag. 5)

En la siguiente pantalla, se deben digitar los datos generales del alumno, la ficha cuenta con las
siguientes pestaas:

Departamento de Acreditacin Institucional

15
15

Sistema NIE-SAE
En la primera pestaa datos personales todos los campos son obligatorios para la creacin de la ficha
a excepcin del nmero de DUI, es necesario tener mucho cuidado con los nombres y apellidos, se
deben digitar como estn en la partida de nacimiento, colocando las tildes respectivas y respetando la
ley del nombre.

En la mayora de campos solamente deben seleccionar la opcin correcta segn los datos generales del
estudiante, en el caso de la fecha de nacimiento, pueden elegirla de un calendario desplegable o
digitarla segn el formato dd/mm/aaaa.

La distancia se digita en nmeros enteros o con un decimal.

En la segunda pestaa los campos obligatorios son los siguientes: Direccin, Departamento y
Municipio.

Los campos de las siguientes pestaas son opcionales a excepcin de los datos del responsable en la
pestaa familiares que es obligatorio, es muy importante rellenar los campos opcionales tomando en
cuenta que la ficha que se cree en bsica se utilizar en algn momento en Educacin Media, de ah la
importancia de colocar correctamente los nombres y apellidos para no ocasionar problemas en un
futuro.
Departamento de Acreditacin Institucional

16
16

Sistema NIE-SAE

Departamento de Acreditacin Institucional

17
17

Sistema NIE-SAE
La ltima pestaa solamente es de consulta, en ella se visualiza la bitcora de estudios del alumno, es
decir su historial en el sistema educativo. Como se est creando la ficha es lgico que no aparezca
ninguna informacin.

Finalmente, cuando se rellenan todos los campos de la ficha se da clic en la opcin guardar de la
barra de herramientas.

Deber aparecer el mensaje: alumno creado exitosamente.

Departamento de Acreditacin Institucional

18
18

Sistema NIE-SAE
Si al momento de dar clic en la opcin guardar aparece lo siguiente:

Eso significa que ya existe un registro similar en el sistema, es una validacin que evita la DUPLICIDAD
de registros. Solamente deben elegir una de las coincidencias, actualizar los campos necesarios y
posteriormente dar click en guardar.
De lo contrario, si no hay un registro que coincida con los datos del alumno que se est creando,
simplemente se da click en omitir y guardar.

Departamento de Acreditacin Institucional

19
19

Sistema NIE-SAE

Actualizacin de fichas de alumnos


La actualizacin de fichas de alumnos se har en aquellos casos en los que se desee cambiar algn
campo de una ficha existente, como por ejemplo la direccin cuando un alumno ha cambiado de
domicilio. Hay que tomar en cuenta que se pueden modificar todos los campos a excepcin de
NOMBRES Y APELLIDOS lo cual debe solicitarse al respectivo ACREDITADOR DEPARTAMENTAL.

Se da click en la opcin administrar alumno del men procesos. (Pag. 13)

En la siguiente pantalla se digita ya se el NIE o el nombre del estudiante en los campos


correspondientes y se da click en la opcin buscar de la barra de herramientas.

Departamento de Acreditacin Institucional

20
20

Sistema NIE-SAE

REGISTRO DE MATRCULA
En la opcin registro de matrcula del men procesos se pueden realizar los siguientes procesos:
1. Matrcular de alumnos por nombre y por NIE.
2. Eliminar matrcula de alumnos.
3. Imprimir nmina por seccin.

Matrcula de alumnos
Para comenzar la matrcula, se da click en la opcin registro de matrcula del men procesos.

Seleccionar el ao escolar oficial en el que se desea matricular. (Pag. 4)

En el filtro servicio educativo dar click en el grado que se desee matricular y luego dar clic en la
opcin buscar de la barra de herramientas. (Pag. 8)

Al dar click en el botn buscar aparecen todas las secciones creadas del grado que se seleccion.
Para matricular se coloca el puntero en una determinada seccin hasta que aparezca

, luego

dar click. (Pag. 9)


Departamento de Acreditacin Institucional

21
21

Sistema NIE-SAE
En la siguiente pantalla dar click en la opcin matricular alumno.

Luego digitamos el NIE o el nombre del estudiante (solamente en los casos de alumnos nuevos en
sistema al que previamente hemos creado ficha. Ver pag. 16), dar click en el botn buscar y
posteriormente seleccionar el registro del estudiante a matricular.

Departamento de Acreditacin Institucional

22
22

Sistema NIE-SAE

Al dar clic sobre el estudiante aparecer el sigueinte mensaje:

Si el alumno ya ha cursado un grado superior al que se desea matricular aparecer el siguiente mensaje:

Si el alumno ya est matriculado en la seccin aparecer el siguiente mensaje:

Departamento de Acreditacin Institucional

23
23

Sistema NIE-SAE

Eliminacin de matrcula
Para eliminar una matrcula, se da click en la opcin registro de matrcula del men procesos.

Seleccionar el ao escolar oficial. (Pag. 4)

En el filtro servicio educativo dar click en el grado en el que se desee eliminar la matrcula y luego
dar clic en la opcin buscar de la barra de herramientas. (Pag. 8)

Al dar click en el botn buscar aparecen todas las secciones creadas del grado que se seleccion.
Para eliminar una matrcula se coloca el puntero en una determinada seccin hasta que aparezca
, luego dar click sobre la misma. (Pag. 9)

En la siguiente pantalla aparece la nmina de alumnos matriculados, se seleccionan los alumnos y se


da clic en el botn eliminar.

Departamento de Acreditacin Institucional

24
24

Sistema NIE-SAE

Imprimir nmina por seccin


Para imprimir una nmina por seccin, se da click en la opcin registro de matrcula del men
procesos.
Seleccionar el ao escolar oficial. (Pag. 4)
En el filtro servicio educativo dar click en el grado que se desea imprimir la nmina y luego dar clic
en la opcin buscar de la barra de herramientas. (Pag. 8)

Al dar click en el botn buscar aparecen todas las secciones creadas del grado que se seleccion.
Para imprimir la nmina se coloca el puntero en una determinada seccin hasta que aparezca

luego dar click sobre la misma. (Pag. 9)

En la siguiente pantalla aparece la nmina de alumnos matriculados, simplemente se da clic en el


botn imprimir de la barra de herramientas hasta que aparezca una nueva ventana donde se elige la
ubicacin de almacenamiento del archivo en formato pdf.

Departamento de Acreditacin Institucional

25
25

Sistema NIE-SAE

NOTA: El botn limpiar de la barra de herramientas se utiliza para eliminar a nivel general lo que se
ha digitado en pantalla.

Departamento de Acreditacin Institucional

26
26