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UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO EN UN


DEPARTAMENTO DE CRDITOS, DE UNA EMPRESA
DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACUTICOS Y DE
CONSUMO

TESIS
PRESENTADA A LA JUNTA DIRECTIVA DE LA
FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS

POR

ERODITA NICANORA ROS LPEZ

PREVIO A CONFERRSELE EL TITULO DE

CONTADORA PBLICA Y AUDITORA


EN EL GRADO ACADMICO DE

LICENCIADA
Guatemala, octubre 2006

MIEMBROS DE LA JUNTA DIRECTIVA DE LA FACULTAD DE CIENCIAS


ECONMICAS

DECANO:
SECRETARIO:

LIC. Eduardo Antonio Velsquez Carrera


LIC. Angel Jacobo Melndez Mayorga

VOCAL 1o.

LIC. Cantn Lee Villela

VOCAL 2o.

LIC. Albaro Joel Girn Barahona

VOCAL 3o.

LIC. Juan Antonio Gmez Monterroso

VOCAL 4o.

P. C. Efrn Arturo Rosales Alvarez

VOCAL 5o.

P. C. Jos Abraham Gonzlez Lemus

PROFESIONALES QUE PRACTICARON LOS EXMENES DE REAS


PRACTICAS BSICAS

CONTABILIDAD:

Lic. Marco Antonio Oliva Orellana

MATEMTICA/
ESTADSTICA:
AUDITORIA:

Lic. Vctor Manuel Cifuentes Rodas


Lic. Manuel Fernando Morales Garca

PROFESIONALES QUE PRACTICARON EL EXAMEN PRIVADO DE TESIS

PRESIDENTE:

Lic. Mario Danilo Espinoza Aquino

EXAMINADOR:

Lic. Giovanni Garrido Valdez

EXAMINADOR:

Lic. Edgar Adrin Archila Valdez

AUTORIZACIN DE IMPRESIN

DEDICATORIA

A DIOS:

A MIS PADRES:

Creador de la Vida y el Universo

Felipe Aguedo Ros Vsquez (+)


Isabel Lpez de Ros (+)
Flores sobre sus tumbas

A MI HIJO:

Mynor Vladymir
Como ejemplo a su futura formacin

A MIS HERMANOS Y
HERMANAS:

Con mucho cario, en especial a Jovita

A MIS SOBRINOS Y
SOBRINAS:

A MIS AMIGOS:

Con mucho cario

En especial a: Byron, Erick, Rina, Cristy,


Roshn,Edna,Luis Afredo, Luis Rodolfo,
Miguel Angel

A LA FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS


A LA UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA

NDICE
CONCEPTO

PGINA

INTRODUCCIN

CAPITULO I
EMPRESAS DISTRIBUIDORAS DE PRODUCTOS FARMACUTICOS Y DE
CONSUMO
1.1

Antecedentes

1.2

Formas de Organizacin

1.3

Legislacin Aplicable

13

1.4

Estructura del Departamento de Crditos

15

CAPITULO II
CONTROL INTERNO
2.1

Definicin

24

2.2

Objetivos de Control Interno

24

2.3

Elementos de Control Interno

25

2.3.1

Ambiente de Control

26

2.3.2

Sistema contable

27

2.3.3

Procedimientos de Control

28

2.4

Principios de Control Interno

29

2.5

Caractersticas

31

2.6

Clasificacin de Control

33

2.6.1

Control Interno Administrativo

34

2.6.2

Control Interno Financiero

34

2.7
2.8

Importancia del Control Interno


Relacin del Control Interno con los Riesgos de Auditoria

35
36

2.8.1

Riesgo Inherente

36

2.8.2

Riesgo de Control

38

2.8.3

Riesgo de Deteccin

40

2.9
2.10

Control Interno y Direccin


Mtodos de Evaluacin de Control Interno

42
42

2.10.1 Explicacin Narrativa

43

2.10.2 Cuestionario

44

2.10.3 Flujogramacin

44

2.11

45

Control Interno de las Cuentas Por Cobrar

CAPITULO III
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA UN DEPARTAMENTO
DE CRDITOS, EN UNA EMPRESA DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS
FARMACUTICOS Y DE CONSUMO

3.1

Objetivo

49

3.2

Alcance

50

3.3

Tcnicas Aplicables a Crditos y Cuentas por Cobrar

50

3.4

Polticas para el Otorgamiento de Crdito

52

3.5

Procedimientos de Control Aplicables a los Crditos y


Cuentas por Cobrar

56

3.5.1

Condiciones de Crdito

56

3.5.2

Concesin de Crditos

57

3.5.3

Emisin de Documentos

57

3.5.4

Cobranza

60

3.5.5

Registro contable de las Operaciones de Crdito y

3.5.6

Contado

62

Tcnicas de Cobro

63

3.5.7

Informes

64

3.5.8

Responsabilidades

65

3.5.9

Comit de Crdito

66

CAPITULO IV
CASO PRCTICO

CONCLUSIONES
RECOMENDACIONES
BIBLIOGRAFA
ANEXOS

70

INTRODUCCIN
Dentro de la gran gama de las empresas guatemaltecas, se encuentra la
distribuidora de productos farmacuticos y de consumo, fuente propulsor para la
economa del pas.

Este tipo de empresas dentro de su estructura organizacional cuenta con un


Consejo de Administracin, una Presidencia, una Gerencia General, un rea de
Negocios (ventas) y un rea de Apoyo (administrativa), entre esta rea de apoyo
se encuentra la divisin de Operaciones que tiene bajo su responsabilidad el
Departamento de Crditos y que su objetivo principal es controlar la operacin
crediticia de la empresa en relacin a sus clientes, en los trminos apropiados
para lograr una buena administracin del efectivo generado de las ventas.

El propsito de esta tesis es aportar conocimientos tericos y prcticos,


estableciendo estndares de control interno aplicables al Departamento de
Crditos, como medios que permitan promover su eficiencia y capacidad
operativa administrativa y contable.

El objetivo principal, es evaluar el control interno del Departamento de


Crditos y la efectividad de los procedimientos administrativos, fomentando la
adhesin de polticas administrativas funcionales. Determinando las debilidades
y fortalezas que obtienen en la implementacin de controles.

El Captulo I, incluye los antecedentes u origen de las empresas


Distribuidoras de Productos Farmacuticos en Guatemala, la forma de
organizacin, las leyes que regulan su funcionamiento y la estructura del
Departamento de Crditos, con generalidades en sus responsabilidades de los
colaboradores, que hacen posible alcanzar los objetivos trazados por la
administracin.

En el captulo II, se expone el control interno, a travs de su definicin,


objetivos, elementos, principios, caractersticas, clasificacin, importancia, su
relacin con los riesgos de auditora, direccin, mtodos de evaluacin y control
interno de la cuentas por cobrar.

Se da nfasis en el captulo III, a los procedimientos de control interno para


un Departamento de Crditos en una empresa Distribuidora de Productos
Farmacuticos y de Consumo, sobre el objetivo, alcance, tcnicas aplicables a
crditos y cuentas por cobrar, polticas en el otorgamiento de crdito,
condiciones de crdito, concesin de crditos, emisin de documentos,
cobranza, registro contable de las operaciones de crdito y contado, as como el
apoyo de informes.

En el captulo IV, se presenta un caso prctico de los procedimientos de


control interno, del Departamento de Crditos, plasmados en flujogramas de los
procesos de las actividades actuales y los sugeridos respectivamente. As como
el informe presentado al Consejo de Administracin de la Empresa.

Al final se incluyen las conclusiones y recomendaciones.

ii

CAPITULO I
EMPRESAS DISTRIBUIDORAS DE PRODUCTOS
FARMACUTICOS Y DE CONSUMO

1.1 ANTECEDENTES
Las empresas distribuidoras de productos farmacuticos en Guatemala, se
encuentran autorizadas como representantes de laboratorios del exterior y del
pas. Su caracterstica principal es que no produce el medicamento, nicamente
lo hace llegar a farmacias, mdicos, clnicas, hospitales, pticas, sanatorios, etc.

Al producto farmacutico han adherido la distribucin de cosmticos, de


cuidado personal y productos de consumo popular, esta rea comercial es
bastante completa en el tipo de servicio que ofrece, dentro de la economa
guatemalteca.

El medicamento que es todo producto farmacutico empleado para la


prevencin, diagnstico, tratamiento y curacin de una enfermedad; no todos
son de libre venta, existen estupefacientes y psicotrpicos, ticos y productos
populares.

Los estupefacientes y psicotrpicos, son substancias que afectan la salud


orgnica y psquica, que pueden crear adiccin y que son considerados como
tales internacionalmente, estos se venden nicamente por prescripcin mdica o
receta, la que deber quedarse en la farmacia al momento de la compra, ya que
son medicamentos controlados por el Departamento de Regulacin y Control de

2
Productos Farmacuticos y Afines. Los productos ticos que su venta tambin
necesita prescripcin mdica y los populares son los de libre venta.

En Guatemala, dio inicio este tipo de servicio aproximadamente en el ao


1873 a travs de comerciantes franceses, quienes importaban sus productos y
los comercializaban en la Capital. (15:1)

As fueron surgiendo drogueras que tenan su propia farmacia distribuidora,


pero la demanda fue subiendo y ya no les era posible satisfacer las necesidades
del cliente, entonces aparecen en el mercado las farmacuticas que se dedican
a la distribucin de productos, cubriendo el territorio nacional por medio de
visitadores mdicos y asesores comerciales.

1.2 FORMAS DE ORGANIZACIN


La empresa Distribuidora de Productos Farmacuticos y de consumo, dentro
de su estructura organizacional cuenta con un Consejo de Administracin, una
Gerencia General, un rea de Negocios (ventas) y un rea de Apoyo
(administracin), las principales funciones de cada una de ellas se describen a
continuacin.

DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS Y DE CONSUMO


ORGANIGRAMA GENERAL
Consejo
Admn.

Auditora

Presidencia

Secretaria

Secre-

Gerencia

Asistente

USP y A-

taria

General

Gerencia

suntos Esp

Inform-

RRHH y

tica

Asuntos

Asistente

Legales

Personal

Regencia

Mant. y Ser

Manteni-

Muestras

de Apoyo

miento

Mdicas

Vehculos

Asis-

Gerencia

Gerencia

Gerencia

Secre-

Gerencia

Gerencia

Secre-

Gerencia

Gerencia

tente

Admitiva.

Farmac-

Hospitalaria

taria

Mdica

Consumo

taria

Belleza

Operaciones

tica
Costos

Secretaria

Coordinador

Coordina-

Secretaria

Supervisor

cin
Compras y

Coordina-

Suministros

dor

Archivo

Supervi-

Secretaria

Asesores

Asesores

Comercia-

Visitado-

Comercia-

les

res Mdi-

les

cos

Consejeras

Asesores

Pedidos y

Comercia

Facturacin

les

Crditos
Bodega

sor
Contabi-

Distribucin

lidad

Asesores

Tesorera

les

Comercia-

Importacin

Servicio

NOTA: Como se ve Auditoria reporta a Gerencia General, siendo lo correcto reportar al Consejo.

al Cliente

Secretaria

4
CONSEJO DE ADMINISTRACIN Y PRESIDENCIA

El Consejo de Administracin conjuntamente con la Presidencia, son el


rgano regulador de la empresa.

1. GERENCIA GENERAL
La Gerencia General, ejecuta las decisiones del Consejo a travs de su
equipo gerencial y grupo de asesores.

-Asistente de Gerencia
Apoya la labor de Gerencia General con estudios, manejo de seguros,
donativos y colaboraciones.

-Unidad de Servicio a Proveedores y Asuntos Especficos


Servicio personalizado a todos los proveedores nacionales y extranjeros.

-Procuradura

Contribuye a que el trabajo elaborado por los diferentes departamentos de


la empresa resulte eficiente, llevando a su destino de manera rpida y oportuna
toda documentacin general (14:9).

2. INFORMTICA

Es la unidad responsable de la programacin, mantenimiento y archivo de los


procesos de las operaciones, en la actividad econmica de la empresa.

5
3. RECURSOS HUMANOS Y ASUNTOS LEGALES

-Gerencia
Apoya a todas las divisiones con el reclutamiento, seleccin, induccin,
capacitacin, desarrollo y evaluacin de los colaboradores; coordina las
actividades deportivas, sociales y culturales que la empresa ofrece.

Presta asesora a todos los proveedores en todo lo relacionado a las leyes


vigentes que rigen la comercializacin de sus productos y ofrece el servicio de
registros sanitarios tanto a los proveedores como a casas que no tienen relacin
comercial con la empresa.

As tambin, tiene bajo su responsabilidad el funcionamiento de los


siguientes departamentos:

-Personal
Lleva el control de todo el personal de la empresa, administrando los
servicios y prestaciones que se les otorga, as como atendiendo en forma directa
a clientes internos que requieran informacin o atencin personal.

-Regencia

Participa en los procesos relacionados con la comercializacin de los


productos farmacuticos, registros sanitarios, pedidos, importacin, almacenaje,
distribucin y atencin a consultas del consumidor final. Adems brinda apoyo
tcnico a clientes internos y externos, es la responsable frente a Autoridades de
Salud, del buen funcionamiento de la empresa (14:10).

6
4. MANTENIMIENTO Y SERVICIOS DE APOYO

Coordina y supervisa todas las actividades de soporte al servicio del resto de


las divisiones de la empresa, tales como, el mantenimiento de las instalaciones
operativas, de vehculos para distribucin, equipo de radio comunicacin y
seguridad.

Tiene bajo su responsabilidad los siguientes departamentos:

-Mantenimiento
Este departamento es el responsable de velar por el buen funcionamiento de
las instalaciones, mobiliario y equipo, su limpieza y apariencia.

-Muestra Mdicas
Es una herramienta de servicio a favor de los proveedores que no cuentan
con un lugar para almacenar y distribuir su material de promocin y que lo hacen
utilizando la infraestructura.

-Archivo
Es

el

encargado

de

guardar

todos

los

documentos

administrativos de la empresa para efectos fiscales y de

contables

investigacin a la

gestin empresarial.

-Vehculos

Es el responsable del manejo del taller y del buen funcionamiento de los


mismos, adems de colaborar con la prestacin de servicios y eventos
especiales en otras reas de la empresa (14:11).

7
5. AUDITORIA

La funcin de ste Departamento consiste en la implementacin y revisin


de polticas y procedimientos de la empresa en las distintas reas y con
independencia de las mismas. Reporta directamente a la Gerencia General para
asegurar el mejor grado de cumplimiento de esas polticas, previnindola y
detectando seales de riesgo, garantizando la confiabilidad de la informacin y
velando por un adecuado sistema de control interno (14:11).

6. DIVISIN ADMINISTRACIN

Los objetivos de la Gerencia Administrativa son: la integracin y delineacin


estratgica de los departamentos de Costos, Contabilidad, Proveedura,
Tesorera y Administracin Bodega.

-Contabilidad
Es el encargado de determinar los resultados de las operaciones realizadas,
indicando peridicamente y con claridad la situacin financiera y los resultados
obtenidos por la empresa, durante un perodo determinado.

-Costos
Este departamento proporciona informes sobre los costos de inventarios,
costo de ventas, costos de distribucin, ventas y ganancias de cada una de las
diversas lneas que se manejan en la empresa.

-Cambios y Devoluciones
Es una de las reas de relevante importancia, ya que representa el servicio a
los clientes en cuanto al compromiso de aceptar el cambio o la devolucin en

8
mercadera que ya no est apta para la venta, gestionando a la vez la
recuperacin de la misma ante los proveedores o la bodega para su venta.

-Proveedura
Su finalidad es proveer a todo el personal de los materiales de oficina
necesarios, para las labores diarias tales como papelera, equipo de oficina,
tiles, etc.

-Administracin Bodega
Este departamento tiene a su cargo la responsabilidad de Bodega y
Despacho, registro de ingreso y salidas de mercadera con vales, emisin y
requisiciones de mercadera entre bodegas y control administrativo de clientes
de contado.

-Tesorera

Es la recepcin, control y cuadre de ingresos diarios, revisin y control de


comprobantes que amparan los egresos de los mismos (14:12).

7. DIVISIN FARMACUTICA

Tiene como misin ser lder en la distribucin a nivel de farmacias de todos


los productos que la empresa puede surtir.
Los supervisores de ventas son los encargados del control y cumplimiento de
los objetivos trazados por la fuerza de ventas.
El coordinador de mercadeo de la empresa, enlaza las diferentes divisiones
con la Farmacutica (14:13).

9
8. DIVISIN BELLEZA

Su principal funcin es efectuar los planes de comercializacin y distribuir


los productos de belleza en supermercados y salas de belleza (14:14).

9. DIVISIN HOSPITALARIA

Comercializa todos los productos que la empresa distribuye en hospitales,


sanatorios

privados

en

instituciones

del

gobierno

centralizadas

descentralizadas. Esta funcin se lleva bajo las normas de Contrato Abierto en


aquellas instituciones que se rigen bajo este sistema, as como en
procedimientos normales utilizados por cada entidad hospitalaria (14:14).

10. DIVISIN MDICA

La funcin bsica es la de apoyo a los laboratorios farmacuticos que as lo


requieran, a travs del trabajo de visita mdica, supervisin, mercadeo y gestin
administrativa.

Adems, tienen bajo su responsabilidad la atencin a clnicas mdicas y


pticas, labor que realiza un vendedor exclusivo para este tipo de cliente,
buscando con esto una atencin personal y excelente (14:14).

10
11. DIVISIN CONSUMO

Esta divisin cuenta con un grupo de asesores comerciales que se


encargan de la venta de todos los productos del resto de las divisiones de la
empresa, a mayoristas y detallistas como abarroteras, supermercados,
distribuidoras y almacenes (14:14).

12. DIVISIN DE OPERACIONES

Tiene como principal objetivo apoyar y complementar la labor de las distintas


divisiones de ventas, enfocndose en la satisfaccin total de clientes, con el
nico fin de que la empresa sea la primera opcin de compra para los clientes y
con el compromiso de una bsqueda constante de la optimizacin al mximo de
los recursos.
Esta divisin cuenta con los siguientes departamentos:

-Gerencia
Es la encargada de planificar, coordinar, implementar y controlar los distintos
procesos que se llevan a cabo dentro de la Divisin de Operaciones, as tambin
se encarga de identificar oportunidades de mejora que la empresa se ha
planteado.

Dentro de sus funciones existe tambin el compromiso de simplificar los


procesos que sean necesarios y que lleven una gestin ms eficiente en trmino
de satisfaccin total del cliente, mejoramiento de la posicin de la empresa
frente a otros competidores, y en general con los colaboradores de la misma
divisin (14:15).

11
-Unidad de Servicio al Cliente
La principal funcin de esta unidad, es la de ser el canal de comunicacin
directa con los clientes, para efectos de dudas, reclamos y comentarios. Da
principal apoyo a las divisiones de ventas y es encargada de dar seguimiento a
los procesos que implica el servicio.

Dentro de esta unidad se encuentra la atencin de Recepcin y la Planta


Telefnica.

-Importaciones
La principal funcin de este departamento, es la de planificar, monitorear y
coordinar el proceso de aprovisionamiento de los productos que la empresa
distribuye, enfocndose en una adecuada rotacin de inventarios y un mnimo
en el nivel de productos agotados.

Da soporte necesario a las distintas

divisiones de ventas en lo que se refiere a los trmites pendientes en el proceso


de compra de productos.

-Pedidos y Facturacin
Este departamento tiene dos funciones: la primera (facturacin) es la de
procesar eficientemente todos los pedidos generados por las distintas divisiones
de ventas;

la segunda (toma de pedidos) es la de complementar la gestin de

ventas por medio de la atencin directa de clientes que deseen hacer su pedido
va telefnica, ampliando con esto el canal de acceso y ventas con los clientes.

A travs de este departamento se da mantenimiento al archivo de clientes por


medio de apertura de nuevas claves, tambin se emiten las distintas notas de
cargo y abono de clientes con lo que se actualiza sus estados de cuenta.

12
-Crditos y Cobros
Tiene como funcin principal el realizar el seguimiento necesario para una
efectiva recuperacin de los saldos pendientes por los clientes de la empresa, a
travs de una comunicacin directa con ellos en la ciudad y apoyndose con la
fuerza de ventas quienes realizan la labor de cobro a nivel departamental.

Tambin hace las investigaciones y sugerencias necesarias para el


apropiado ingreso de nuevas cuentas a nuestra cartera, cuidando siempre los
intereses de la empresa y emite las distintas comunicaciones a los clientes en
caso de saldos atrasados, cheques rechazados y otros aspectos referentes al
cobro y/o crdito.
Autoriza o no los pedidos de clientes que muestran problema con su cuenta,
para ello prevalecen el historial, el apropiado criterio y la relacin de confianza
con nuestros clientes.

-Bodega
Su primera funcin es darle soporte para un eficiente preparacin de pedidos,
aqu se desarrolla la recepcin, revisin e identificacin al 100% de todos los
productos que la empresa distribuye, el correcto almacenaje de los mismos
cuidando las caractersticas de cada uno (refrigerados), el etiquetado de precios,
cdigos, registros sanitarios y otros en cada producto que se distribuye y el
adecuado abastecimiento en el rea de preparado a fin que no se interrumpa el
proceso de atencin al cliente.

La segunda funcin es la de preparado, cuya contribucin al proceso de


atencin de pedidos es clave para cumplir los objetivos de la empresa de
satisfaccin total de clientes.

13
-Distribucin

Tiene total participacin dentro del proceso de atencin de pedidos de


clientes, a travs de una rpida, apropiada y eficiente entrega de pedidos en
todo el pas.

Su participacin en la entrega es directa en la ciudad con

motoristas y pilotes de paneles, se apoya con la asociacin de transportes que la


empresa selecciona, para sus entregas departamentales (14:15,17).

1.3 LEGISLACIN APLICABLE


Las empresas farmacuticas como empresas mercantiles estn normadas
por todas las legislaciones en materia mercantil y fiscal, que las tienen
incorporadas con carcter obligatorio como lo son: Cdigo de Comercio Dto. 270, Ley del Impuesto sobre la Renta Dto. No. 26-92 y sus reformas, Cdigo
Tributario Dto. No. 6-91 y sus Reformas, Ley del Impuesto al Valor Agregado
Dto. 27-92 y sus Reformas, Ley de Timbres Fiscales Dto. 37-92 y sus Reformas,
Impuesto Extraordinario Temporal de Apoyo a los Acuerdos de Paz (I. E. T. A.
A. P.) Dto. 19-04. Las empresas farmacuticas su funcionamiento lo regula el
Cdigo de Salud, Decreto 90-97, emitido por el Congreso de la Repblica, donde
faculta al Ministerio de Salud, la conduccin y evaluacin de las acciones e
instituciones de salud a nivel nacional.

Para la autorizacin del funcionamiento de los establecimientos


farmacuticos y afines, el Ministerio de Salud a travs de la dependencia
correspondiente, extiende la Licencia Sanitaria, la que tendr validez de cinco
(5) aos, quedando el establecimiento sujeto a control durante este perodo; al
incumplimiento de las leyes o reglamentos sanitarios correspondientes, se hacen
acreedores a una sancin, que el Cdigo establezca (3:42).

14

Los establecimientos farmacuticos estarn bajo la direccin tcnica de un


profesional universitario Qumico Farmacutico, este profesional debe asegurar
los mecanismos de supervisin de los establecimientos a su cargo, y responder
conjuntamente con el dueo o representante, que los productos en este caso
que se distribuyen hayan llenado todos los requisitos para que sean aptos al
consumo humano y por cualquier perjuicio que se cause (3:42).

El Laboratorio Nacional de Salud, es la dependencia que se encarga del


anlisis y control de calidad de los productos que se encuentran en el proceso
de registro e inscripcin sanitario, previo a la asignacin del Registro Sanitario.

Para su anlisis debe adjuntarse muestras, estndar del o los principios


activos,

formula

cuali-cuantitativa

del

medicamento,

especificaciones

metodologa analtica y empaque del producto terminado.

El Departamento de Regulacin y Control de Productos Farmacuticos y


Afines, es la unidad tcnico normativo que se encarga de la revisin de los
documentos legales y farmacologa del producto, que asignndole el nmero del
registro sanitario, mediante una certificacin de registro o inscripcin sanitaria de
los productos que lo requieren para su comercializacin.

Este registro tiene una vigencia de cinco (5) aos, siempre y cuando
mantenga las caractersticas de la muestra analizada por el Laboratorio Nacional
de Salud y cumpla con las normas de calidad y seguridad.

La renovacin del registro sanitario se har cada cinco (5) aos a peticin del
titular, previo actualizacin de documentacin tcnica.

Si no se presenta la

documentacin de renovacin del registro sanitario antes del da de vencimiento


de la autorizacin inicial, el departamento lo dar por cancelado.

15
Tanto el registro como la renovacin se tramitan en formato especial,
proporcionado por el departamento y dos meses antes de su vencimiento,
consignando el nombre y firma del farmacutico responsable del registro.

En Guatemala, la Gremial Nacional de Farmacuticos y Farmacias se


encuentran adherida a la Cmara de Comercio de Guatemala, es la que emite
las polticas de mercado de estas empresas.

1.4 ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO DE CRDITOS


Es responsabilidad del Departamento de Crditos la autorizacin, control y
recuperacin de la cartera, as como mantener una excelente relacin ClienteEmpresa.

El objetivo principal de este departamento es controlar la operacin crediticia


de la empresa en relacin a sus clientes, en los trminos apropiados para lograr
una buena administracin del efectivo generado de las ventas.

El Departamento de Crditos juega un papel muy importante dentro de la


estructura de cualquier empresa, ya que comprende en general todos los
derechos de cobro que tiene la misma y que estn entrelazados con ventas,
devoluciones y rebajas sobre ventas y con descuentos.

Se debe tomar en cuenta tambin, que si la recuperacin de la cartera no es


en los trminos fijados por la administracin, la empresa en un momento
determinado no podra contar con la liquidez necesaria para cubrir compromisos
a corto, mediano y largo plazo ante sus proveedores y acreedores.

16
La estructura de un Departamento de Crditos es variable y la empresa que se
estudia, presenta su organizacin de la siguiente forma:

ESTRUCTURA DEL DEPARTAMENTO DE CREDITOS

Gerente General

Gerente de Ventas

Jefe de Crditos

Gerente de Operaciones

Secretaria

Subjefe de Crditos

Asistente

Asistente

Cobrador

Asistente

Cobrador

17

Jefe del Departamento de Crditos


Reporta a: Gerencia de Operaciones.

Supervisa a: Subjefe de Crditos, Asistentes, Cobradores, Secretaria.

Responsabilidades:

a) Aplicacin de polticas, generadas por el Comit Ejecutivo de Negocios y


comunicados por medio de la Gerencia de Operaciones.

b) Aplicacin de procedimientos internos de su departamento, con el fin de


cumplir con los objetivos especficos definidos por la Gerencia General.

c) Preparar, ejecutar y controlar el presupuesto de gastos del departamento.

d) Excelentes relaciones con los clientes.

e)

Control de la cartera de clientes y la documentacin de soporte de la

informacin sobre los mismos.

f)

Responsable que la cartera de clientes cuadre con reporte general y

contabilidad.

g) Autorizacin o rechazo de pedidos de clientes que exceden de su lmite de


crdito, actuando con criterio, conocimiento y experiencia en cada uno de ellos.

h) Darle seguimiento a cada uno de los clientes que los gerentes de los canales
autoriza, en el plazo y recuperacin.

18
i) Opinar sobre los lmites de crdito para cada cliente, en base al anlisis
efectuado, ampliarlo o limitarlo conforme el desplazamiento del crdito y los
volmenes de venta en un perodo determinado.

j) Mantener contacto con los clientes morosos para facilitar la recuperacin de la


deuda y de tomar medidas necesarias para proteger los intereses de la
empresa.

k) Verificar las referencias comerciales de los clientes nuevos, con el fin de


evitar riesgos que puedan perjudicar los intereses de la empresa.

l) Exigir que las garantas que proporcionen los clientes, cumplan con todos los
requisitos requeridos a efecto de que no se incurra a ningn riesgo.

m) Mantener el dominio y control de los cheques rechazados, as como su


recuperacin.

n) Velar porque el cobro sea ejecutado, hacer corte de formas de documentos


de cobradores, tambin realizar arqueos peridicos de cheques rechazados y
post fechados.

) Responsable de mantener estricta vigilancia al vencimiento de los crditos en


general y en especial de los clientes principales, a efecto de que los cobros se
realicen dentro del lmite establecido y de no ser as, tomar inmediatamente las
medidas correspondientes.

o) Responsable de la custodia y control de los documentos que manejen en su


departamento, en la ejecucin de sus actividades.

19
p)

Trasladar toda la informacin necesaria a sus Jefes Inmediatos y al

Departamento de Contabilidad, entre las ms importantes se cuenta: reporte


diario de cobro de clientes y sus saldos, informe semanal de cobros realizados,
informe mensual de cuadre de saldos con Contabilidad, tratamiento de clientes
morosos, comparacin de cobros planificados con ejecutados, etc.

q) Incentivar a su personal para un mejor desempeo en sus labores y obtener


mejor colaboracin de parte de ellos.

Subjefe del Departamento de Crditos


Reporta a: Jefe del Departamento.

Supervisa a: En ausencia del Jefe del Departamento, coordinar las actividades


de los colaboradores del departamento.

Responsabilidades:

a) Realizar las funciones del Jefe del Departamento en su ausencia.

b) Responsable de las gestiones de cobro de las Entidades y Dependencias del


Estado.

c)

De la cartera de cheques rechazados, su documentacin, control y

recuperacin.

d) Autorizacin de pedidos, cuando el sistema no los autoriza automticamente.

e) Preparacin y control de documentacin de los clientes que pasan a servicios


legales.

20

f) Responsable por la cartera de cobro administrativo.

g) Coordinar las actividades de los colaboradores del Departamento.

h) En ausencia del Jefe del Departamento, elaborar los informes y trasladarlos a


los interesados.

Asistente del Departamento de Crditos


Reporta a: Subjefe del Departamento.

Supervisa a: Asesores Comerciales (cobros).

Responsabilidades:

a) Preparar la documentacin y entregar a los Asesores Comerciales para su


cobro en giras, en las fechas ya programadas, el Asesor deber firmar y sellar
de recibido.

b) Recibir a Asesores Comerciales en las fechas y das asignados, verificando


la documentacin que no fuera cancelada en esa fecha, por los clientes.

c)

Revisar los talonarios de los cobros que fueron entregados en caja, el uso

correcto y la correlatividad de los mismos y preparar un reporte de los anulados,


por divisin.

d) Darle solucin a los problemas reportados por los asesores comerciales o


trasladarlos a la Gerencia de la Divisin para la pronta resolucin.

21
e) Verificar que las Instituciones exentas, adjunten en el pago, las exenciones
que es un documento que representa efectivo, para la cancelacin de sus
facturas.

f)

Deber verificar los datos de las exenciones, si son extendidas para la

Empresa, N. I. T., valor correcto en nmeros y letras, etc.; antes de ser


trasladadas a caja para su captacin en la cuenta corriente.

g) Preparar el informe de cheques rechazados, trasladarlos a caja, para su


registro en la cuenta corriente.

h) Preparar mensualmente reporte de saldos de cuentas de Instituciones del


Estado (si procede).

i)

En ausencia del Jefe o Subjefe del departamento, autorizar pedidos por

conocimiento de la cuenta.

j) Responsable del control de las copias de recibos provisionales de cheques


posfechados y trasladarlos a caja en la fecha indicada para que pueda hacerse
efectivo el cobro.

k) Archivar toda documentacin que le sirva para ejecutar las responsabilidades


asignadas.

Secretaria del Departamento de Crditos


Reporta a: Jefe del Departamento.

Responsabilidades:

22
a) Archivo y elaboracin de toda la correspondencia.

b) Elaboracin de requisiciones.

c) Archivar los documentos para los clientes, que sern entregados por los
Asesores Comerciales en su oportunidad (facturas, notas de crdito, recibos,
etc.).

d) Verificar referencias comerciales de clientes nuevos.

e)

Proporcionar referencias comerciales de los clientes, cuando le sean

solicitadas.

f) Colaborar en la captacin de documentos de los clientes en el sistema.

g) Colaborar en otras actividades que sean requeridas en el departamento.

Cobrador(es) del Departamento de Crditos


Reporta a: Subjefe del Departamento.

Responsabilidades:

a)

Apoyar la gestin de cobro de todos los clientes que se le vencen sus

facturas y los asesores comerciales estn de gira y no pueden realizar el cobro


en esa fecha.

b) Apoyar la gestin de cobro en las Instituciones del Estado (si procede).

23
c) Apoyar en el cuadre de la cartera de clientes cuando se lo requieran.

d) Colaborar en cualquier otra actividad que sea requerida, en el departamento.

24

CAPITULO II
CONTROL INTERNO

2.1 DEFINICIN
Sistema de control interno, significa todas las polticas y procedimientos
(controles internos) adoptados por la administracin de una entidad para ayudar
a lograr el objetivo de la administracin de asegurar, tanto como sea factible, la
conduccin ordenada y eficiente de su negocio, incluyendo adhesin a las
polticas de administracin, la salvaguarda de activos, la prevencin y deteccin
de fraude y error, la precisin e integridad de los registros contables, y la
oportuna preparacin de informacin financiera (13:118).

2.2 OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO


1. La proteccin de los activos de la empresa:

El fin principal del control interno es mantener una adecuada pero no segura
proteccin de los activos de la compaa contra prdidas por disposiciones no
autorizadas y la confianza de que se han utilizado registros contables adecuados
para la preparacin de los estados financieros.

2. Obtencin de la informacin financiera veraz, confiable y oportuna:

25
La informacin financiera veraz, confiable y oportuna es bsica para el
desarrollo de una empresa, es la base para la toma de decisiones y en la
elaboracin de programas que normarn las actividades futuras. A falta de un
control interno apropiado no es posible contar con la informacin confiable y
oportuna y la ausencia del mismo impide asegurar su veracidad.

3. Promocin de eficiencia en las operaciones del negocio:

Este objetivo se logra cuando todas las operaciones de una empresa se


desarrollan con eficiencia; basadas en principios, desarrollando mtodos
operacionales de la empresa, distribuyendo las labores entre el personal,
tratando de obtener un beneficio mayor, que el costo de su implementacin.

4. Que la ejecucin de las operaciones se adhieren a las polticas establecidas


por la administracin de la empresa:

Que las operaciones se efectan acorde con las autorizaciones generales o


especficas de la administracin; que todas las operaciones se contabilicen
oportunamente, por el importe correcto, en las cuentas apropiadas y en el
perodo correspondiente. Asegurar que los estados financieros se preparen con
las polticas contables establecidas por la administracin y se mantenga el
control contable de los activos.

2.3 ELEMENTOS DE CONTROL INTERNO


El sistema de control interno va ms all de aquellos asuntos que se
relacionan directamente con las funciones del sistema de contabilidad, la
evaluacin de la estructura de control interno comprende los elementos:

26
- Ambiente de control
- Sistema Contable
- Procedimientos de control

El auditor debe adquirir conocimiento suficiente de cada uno de los tres


elementos de la estructura de control interno de una entidad para planificar la
auditora de los estados financieros de la misma.

Deber incluir el

entendimiento del diseo de polticas, procedimientos y registros relevantes y si


los mismos han sido puestos en prctica.

2.3.1 Ambiente de control:


Significa la actitud global, conciencia y acciones de directores y
administracin respecto del sistema de control interno y su importancia en la
entidad.

El ambiente de control tiene un efecto sobre la efectividad de los

procedimientos de control especficos. Sin embargo, no asegura, por s mismo,


la efectividad del sistema de control interno.

Los factores reflejados en el

ambiente de control incluyen:

- La funcin del consejo de directores y sus comits

- Filosofa y estilo operativo de la administracin

- Estructura organizacional de la entidad y mtodos de asignacin de autoridad


y responsabilidad

- Sistema de control de la administracin incluyendo la funcin de auditora


interna, polticas de personal y procedimientos y segregacin de deberes

- Polticas y prcticas del personal

27
- Diferentes influencias externas que afectan las operaciones y prcticas de la
entidad (13:119).

2.3.2 Sistema Contable:

Significa una serie de tareas y registros de una entidad por medio de las que
se procesan las transacciones como un medio de mantener registros financieros.
Dichos sistemas identifican, renen, analizan, calculan, clasifican, registran,
resumen e informan transacciones y otros eventos (13:118).

Los controles internos relacionados con el sistema de contabilidad estn


dirigidos a lograr objetivos como:

- Las transacciones son ejecutadas de acuerdo con la autorizacin general o


especfica de la administracin.

- Todas las transacciones y otros eventos son prontamente registrados en el


monto correcto, en las cuentas apropiadas y en el perodo contable apropiado, a
modo de permitir la preparacin de los estados financieros de acuerdo con un
marco de referencia para informes financieros identificados.

Cuantificar el valor de las operaciones de modo que se registre el valor

monetario adecuado en los estados financieros.

El acceso a activos y registros es permitido slo de acuerdo con la

autorizacin de la administracin.

28
- Los activos registrados son comparados con los activos existentes a intervalos
razonables y se toma la accin apropiada respecto de cualquiera diferencia
(13:122).

2.3.3 Procedimientos de control:

Significa aquellas polticas y procedimientos adems del ambiente de


control y al sistema contable que la administracin ha establecido para lograr los
objetivos especficos de la entidad (13:119).

Los procedimientos especficos de control incluyen:


- Debida autorizacin de transacciones y actividades

- Segregacin adecuada de funciones

- Reportar, revisar y aprobar conciliaciones

- Verificar la exactitud aritmtica de los registros

Controlar las aplicaciones y ambiente de los sistemas de informacin por

computadora, por ejemplo, estableciendo controles sobre:

a) Cambios a programas de computadora

b) Acceso a archivos de datos

- Mantener y revisar las cuentas de control y las balanzas de comprobacin

- Aprobar y controlar documentos

29
- Comparar datos internos con fuentes externas de informacin

- Comparar los resultados de cuentas de efectivo, valores e inventario con los


registros contables

- Dispositivos de seguridad adecuada sobre acceso y uso de activos y registros

Comparar

analizar

resultados

financieros

con

las

cantidades

presupuestadas (13:119,120).

Algunos procedimientos de control se integran de componentes especficos


del ambiente de control y el sistema contable, el auditor debe considerar los
conocimientos sobre la presencia o ausencia de los procedimientos de control
en la etapa de conocimiento de aquellos, para determinar si es necesario
dedicarle ms tiempo a obtener conocimiento de estos procedimientos, para la
planificacin de su auditora.

2.4 PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO


Un buen control interno descansa en asumir y delegar responsabilidades
y trabajo, considerndose para el efecto los siguientes principios de control
interno:

1. Segregacin de Funciones

Este principio debe considerarse por las razones siguientes:


_Que la empresa va a depender del individuo que conoce el procedimiento
desde su inicio hasta el fin.
_El individuo provoca que no se pueda prescindir l.

30
_No se pueden aplicar cambios en procedimientos para mejorarlos.
_Si la persona encargada se encuentra ausente, no se realiza la operacin y
provoca problemas, como por ejemplo paralizar las labores.
_Dificulta la verificacin, teniendo la oportunidad de realizar operaciones
dolosas o fraudulentas.

2. Asignacin de Responsabilidades

La responsabilidad para la realizacin de cada trabajo deber asignarse a


cada persona, de acuerdo a sus atribuciones, conozca la responsabilidad de lo
que va a procesar; deber estar conciente del origen de la operacin y de las
consecuencias de lo que l hace y cul o cules deben ser los pasos a seguir,
en otras divisiones.

3. Rotacin de Puestos

De ser posible, deber existir una rotacin de puestos de los empleados,


exigindose que las personas encargadas de puestos claves tomen vacaciones.
De esta manera se reducen las posibilidades de fraude; ms colaboracin de
todos los empleados, varios conocen una misma actividad; los empleados no
sienten tedioso su trabajo, ya que cambian de rutina constantemente.

4. Instrucciones por Escrito

Es necesario que al personal se le d las rdenes o instrucciones por escrito,


bajo la forma de manuales de operacin, que debe atenderlas y que se sienta
responsable ante lo establecido.

31
5. Sistemas de Autorizacin

Al disear el sistema, es importante que los formatos y procedimientos


establecidos permitan la revisin y autorizacin de todas las transacciones antes
que estas queden registradas en los libros de contabilidad de la empresa. Los
formatos utilizados por la empresa debern de estar prenumerados y
contabilizados para asegurarse de que quedan incluidas todas las transacciones
ejecutadas por la empresa en el sistema de contabilidad.

6. Remuneracin Adecuada

Todo empleado debe recibir un salario de acuerdo al puesto y


responsabilidad que desempee, para evitar fraudes y malos manejos tanto de
efectivo como de los activos.

7. Seguros y Fianzas

Los empleados debern estar afianzados, con el fin de proteger al patrn y


desalentar a un empleado que se vea tentado a cometer fraude; esto se aplica a
personas que en la empresa manejan valores; y persigue que la empresa tenga
un respaldo por una mala utilizacin (18:52, 53, 54).

2.5 CARACTERSTICAS
a) Plan de organizacin:

Un plan de organizacin debe facilitar la divisin adecuada de las


responsabilidades y funciones satisfactorias, que se pueden definir mediante dos
objetivos:

32
1. Independencia de la organizacin

2. Lneas de responsabilidad

Para que un plan de organizacin sea eficaz debe contener las normas,
objetivos y procedimientos generales de la empresa, de acuerdo a sus
necesidades.

En el plan tambin debe disearse un organigrama que contenga las


diferentes lneas de responsabilidad y competencias funcionales relacionadas
(11:2).

b) Sistema de procedimientos de autorizacin y registro:

Este sistema debe comprender los formatos y procedimientos establecidos


por la administracin, permitiendo su revisin y autorizacin de todas las
transacciones, posteriormente ser registradas en los libros de contabilidad de la
empresa.

Deben

ser

formatos

prenumerados

para

asegurar

que

todas

las

transacciones ejecutadas, se ingresen al sistema de contabilidad.

Deber existir tambin un catlogo de cuentas y un manual de contabilidad,


que permitan la preparacin de los estados financieros y operaciones peridicas
para fines de control (11:2).

33
c) Prcticas de sondeo y prcticas coherentes:

Deben incluirse los procedimientos de comprobacin de errores, que deben


realizarse para el mantenimiento de los registros de la empresa (11:3).

d) Calidad de personal:

Los altos cargos y empleados claves de la empresa deben ser competentes


para cumplir con sus obligaciones de manera eficaz.

Cuando se habla de

calidad, se est hablando de tica, inteligencia, dedicacin y responsabilidad de


una persona (11:3).

e) Sistema fiable:

Un sistema diseado con organigramas complejos, manuales voluminosos y


declaraciones detalladas de procedimientos operacionales, si los directivos no
hacen que funcionen, de acuerdo a lo proyectado, este sistema existir
nicamente escrito sobre papel (11:3).

2.6 CLASIFICACIN DE CONTROL


El control es el dominio que se puede alcanzar por medio del equilibrio
interno de todas las actividades que se desarrollan en la vida econmica de una
empresa.

Cumpliendo con los objetivos diseados y colocando controles

estratgicos, se llega a la eficiencia en el desarrollo de las actividades del


personal involucrado en los procesos.

34
2.6.1 Control Interno Administrativo:

Son los controles que se proyectan e influyen en todas las actividades de


una empresa, al trasladar a la administracin, su responsabilidad de controlar las
operaciones de la empresa, estableciendo controles administrativos especficos
(6:278).

Incluye un plan de organizacin, los procedimientos y registros relacionados


con los procesos de decisin que llevan a la autorizacin por parte de la
Direccin; enfocndose a la promocin de la eficiencia operativa en la ejecucin
de las operaciones prescritas por la administracin.

El control administrativo, normalmente, se refiere a actividades que no se


pueden considerar como de naturaleza financiera, ejemplo, la poltica de una
empresa con respecto a cada uno de vendedores, informes diarios de
visitadores mdicos, pedidos, etc. que envan a la casa matriz para procesar los
datos.

2.6.2 Control Interno Financiero:


Este consiste en un plan de organizacin, procedimientos y registros
referentes a la salvaguarda de los activos y a la fiabilidad de los registros
financieros.

Es la responsabilidad de quien maneja los activos y el trabajo de una persona


sea comprobada por otra, sin que exista duplicidad en la funcin o esfuerzo
desempeado.

Una operacin efectiva de un sistema de control interno

depender:

1) Las transacciones se efectan de acuerdo con autorizacin de la Direccin.

35
2)

Las transacciones se registran para permitir la preparacin de estados

financieros de acuerdo a Normas Internacionales de Contabilidad

y para

mantener el control sobre los activos.

3) El acceso a los activos est permitido nicamente con la autorizacin de la


Direccin.

4) El activo contabilizado se compara con el existente a intervalos de tiempo


razonable y se adoptan las medidas correspondientes en el caso que existan
diferencias.

2.7 IMPORTANCIA DEL CONTROL INTERNO


El control interno es la base de la administracin para el buen funcionamiento
de una empresa, es una herramienta funcional acorde a sus necesidades y que
le ayuda a evaluar sus procedimientos y tomar las decisiones que considere
necesarias de acuerdo a las circunstancias.

La estructura del control interno, permite planificar para facilitar el logro de los
objetivos de la empresa, donde el elemento humano puede ser dirigido y
motivado en una forma eficiente para lograr las metas fijadas por la gerencia.

Con

un

eficiente

control

interno

la

gerencia

establece

polticas

procedimientos, establece los niveles de rendimiento y hace medidas correctivas


para reducir desviaciones, dentro del ciclo de sus operaciones.

36

2.8 RELACION DEL CONTROL INTERNO CON LOS RIESGOS DE


AUDITORIA

El riesgo de auditora representa la posibilidad de que auditor pueda dar una


opinin sin salvedades, sobre los estados financieros que contengan errores y
desviaciones segn las Normas Internacionales de Contabilidad, en exceso a la
importancia relativa.

El riesgo de auditoria tiene tres componentes:

- Riesgo inherente

- Riesgo de control

- Riesgo de deteccin (13:118)

2.8.1 Riesgo inherente:

Consiste en la posibilidad de que en el proceso contable existan errores


sustanciales antes de considerar la efectividad de los sistemas de control.

Para evaluar el riesgo inherente, el auditor debe usar juicio profesional sobre
numerosos factores:

37
a) A nivel del estado financiero

> La integridad de la administracin

>

La experiencia y conocimiento de la administracin y cambios en la

administracin durante el perodo, por ejemplo, la inexperiencia de la


administracin puede afectar la preparacin de los estados financieros de la
entidad

> Presiones inusuales sobre la administracin, por ejemplo, circunstancias que


podran predisponer a la administracin a dar una representacin errnea de los
estados financieros, tales como el que la industria est pasando por un gran
nmero de fracasos de negocios o una entidad que carece de suficiente capital
para continuar operaciones

>

La naturaleza del negocio de la entidad, por ejemplo, el potencial para

obsolescencia tecnolgica de sus productos y servicios, la complejidad de su


estructura de capital, la importancia de las partes relacionadas y el nmero de
locaciones y diseminacin geogrfica de sus instalaciones de produccin

> Factores que afectan la industria en la que opera la entidad, entre estas se
pueden mencionar: condiciones econmicas y de competencia identificadas
segn las tendencias e ndices financieros, cambios en tecnologa, demanda del
consumidor y prcticas de contabilidad comunes a la industria (13:120,121).

38
b) A nivel de saldo de cuenta y clase de transacciones

>

Cuentas de los estados financieros, probables de ser susceptibles a

representacin errnea, ejemplo, cuentas que requirieron ajuste en el perodo


anterior o que implican un alto grado de estimacin

> La complejidad de transacciones subyacentes y otros eventos que podran


requerir usar el trabajo de un experto

> El grado de juicio implicado para determinar saldos de cuenta

> Susceptibilidad de los activos a prdida o malversacin, ejemplo, activos que


son altamente deseables y movibles como el efectivo

> La terminacin de transacciones inusuales y complejas, particularmente en o


cerca del fin del perodo
> Transacciones no sujetas a procesamiento ordinario (13:121).

2.8.2 Riesgo de control:

Se refiere a la incapacidad de los controles internos de prevenir o de


detectar los errores o irregularidades sustanciales en la empresa.

La evaluacin preliminar del riesgo de control es el proceso de evaluar la


efectividad de los sistemas de contabilidad y de control interno de una entidad
para prevenir, detectar y corregir representaciones errneas de importancia
relativa.

39
Despus de obtener una comprensin de los sistemas de contabilidad y de
control interno, el auditor deber hacer una evaluacin preliminar del riesgo de
control, a nivel de aseveracin, para cada saldo de cuenta, o clase de
transacciones.

Ordinariamente se evala el riesgo de control a un alto nivel para algunas o


todas las aseveraciones cuando:

a)

Los sistemas de contabilidad y de control interno de la entidad no son

efectivos; o

b) Evaluar la efectividad de los sistemas de contabilidad y de control interno de


la entidad no sera suficiente.

La evaluacin preliminar del riesgo de control para una aseveracin del


estado financiero debera ser alta a menos que el auditor:

a)

Pueda identificar controles internos relevantes a la aseveracin que sea

probable que prevengan o detecten y corrijan una representacin errnea de


importancia relativa; y

b)

Planee desempear pruebas de control para soportar la evaluacin

(13:125).

Documentacin de la comprensin y de la evaluacin del riesgo de control.

Se debe documentar en los papeles de trabajo de la auditora:

a) La comprensin obtenida de los sistemas de contabilidad y de control interno


de la entidad; y

40
b) La evaluacin del riesgo de control. Cuando el riesgo de control es evaluado
como menos que alto, el auditor debera documentar tambin la base para las
conclusiones.

Las pruebas de control pueden incluir:


> La inspeccin de documentos que soportan transacciones y otros eventos
para ganar evidencia de auditoria de que los controles internos se han operado
apropiadamente, por ejemplo: verificando que una transaccin ha sido
autorizada.

> Investigaciones sobre, y observacin de controles internos que no dejan rastro


de auditora, podemos mencionar entre otros, determinando quien desempea
realmente cada funcin, no meramente quin se supone que la desempea.

>

Reconstruccin del desempeo de los controles internos, tenemos las

conciliaciones de cuentas de banco, para asegurar que fueron correctamente


desempeados por la entidad (13:127).

2. 8.3 Riesgo de Deteccin:

Se refiere a la posibilidad de que hayan ocurrido errores o irregularidades


importantes en el proceso administrativo-contable y que no fueron detectados
por el control interno y tampoco por las pruebas y procedimientos diseados y
realizados por el auditor.

El auditor al evaluar el riesgo de control, junto con el riesgo inherente, podr


modificar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos sustantivos
que deben realizarse para reducir el riesgo de auditoria a un nivel
aceptablemente bajo. En este aspecto el auditor debe considerar:

41
La naturaleza de los procedimientos, usar las pruebas dirigidas hacia las
partes independientes fuera de la entidad y no pruebas dirigidas hacia partes o
documentacin dentro de la entidad, usar pruebas de detalles para un objetivo
particular de auditoria, as como procedimientos analticos.

Los procedimientos sustantivos debern hacerse al final del perodo y no en


una fecha anterior; y el alcance de los procedimientos sustantivos, por ejemplo,
debe usarse un tamao mayor de muestra (13:129,130).

Se podra concluir que aunque los riesgos inherentes y de control son


independientes de la auditoria, el auditor debe evaluarlos adecuadamente. En el
riesgo de control se aplican pruebas de cumplimiento que tienen por objeto
probar que los controles con los que se basa la evaluacin estn operando en
forma efectiva.

En cuanto al riesgo de deteccin tiene por objeto detectar posibles errores en


las cuentas o transacciones, estos disminuyen cuando son efectivos los
procedimientos de auditora aplicados por el auditor, recordando que para las
cuentas significativas no eliminar en su totalidad las pruebas sustantivas que
ayudan a reducir el riesgo de auditora.

El riesgo de auditora puede ser considerado como una combinacin entre la


posibilidad de la existencia de errores significativos o irregularidades en los
estados financieros y el hecho de que los mismos no sean descubiertos por
medio de procedimientos de control del cliente o del trabajo de auditora.

Por lo tanto no puede separarse el control interno con los riesgos de auditoria
ya que uno con otro se complementan para llevar a cabo el trabajo del auditor.

42

2.9 CONTROL INTERNO Y DIRECCIN


El consejo de administracin o la direccin de la empresa tiene bajo su
responsabilidad el diseo del sistema de control interno. Este diseo debe llenar
las caractersticas de plan de organizacin, sistema de procedimientos de
autorizacin y registro, prcticas de sondeo o prcticas coherentes, calidad de
personal y sistema fiable, que sirven para proteger los activos de la misma y
permite asegurar que los estados financieros sean confiables (11:3).

La direccin adems de verificar el sistema para su buen funcionamiento y


flexibilidad en medidas correctivas oportunas, al detectar anomalas en el
mismo, debe de cerciorarse del cumplimiento de los procedimientos establecidos
o delegar parte de su funcin en el auditor interno.

En una empresa, un control interno comienza con la institucin misma y es de


observancia obligatoria las polticas de alto nivel establecidas por el consejo o
direccin e ir descendiendo por la estructura de la organizacin.

2.10 MTODOS DE EVALUACIN DE CONTROL INTERNO


En la evaluacin del control interno, debe asegurarse que es adecuado, en la
aplicacin de las pruebas efectuadas, se debe establecer la finalidad y
aplicacin de mtodos, polticas y procedimientos establecidos por la direccin
de la empresa, cuyo objetivo principal es salvaguardar sus activos.

Los pasos a seguir en la revisin y evaluacin del control interno y


procedimientos de contabilidad de una empresa son los siguientes:

43
a) Determinar, mediante una revisin los manuales de contabilidad y/o en base
a preguntas, que procedimientos y controles que se han establecido

b) Verificar, por medio de una revisin de cierto nmero de documentos, si se


cumplen los procedimientos establecidos

c)

Evaluar la eficacia de los procedimientos y controles para determinar la

fiabilidad que puede asignarse a los mismos

d) Confirmar la evaluacin de los procedimientos y controles mediante pruebas


de algunas transacciones

e) Seleccionar los procedimientos de auditora, dependiendo si los controles


internos existentes son fuertes o dbiles

f) Hacer las recomendaciones oportunas a la direccin para la introduccin de


mejoras en el sistema

g)

Efectuar un proceso de seguimiento posterior, si han sido aceptadas y

puestas en prctica (11:7).

La evaluacin del control interno podemos efectuarla por los mtodos


siguientes:

2.10.1 Explicacin narrativa:


Se le conoce comnmente como memorando.

Es una herramienta

descriptiva, son los ms usuales en auditorias de pequeas empresas. Debe


tenerse mucho cuidado en su escritura, ya que un signo de puntuacin o una
palabra mal usada, da lugar a una interpretacin errnea.

44

Consiste en hacer una descripcin narrativa de las caractersticas del


control de actividades y operaciones que se realizan y relacionan a
departamentos, personas, operaciones, registros contables y la informacin
financiera (11:7) (Ver anexo 1).

2.10.2 Cuestionario:

Estos consisten en una serie de instrucciones separadas tcnicamente por


rea de operaciones, las preguntas deben ser redactadas en forma clara y
sencilla de fcil comprensin para las personas a quienes van dirigidas y que la
respuesta a la pregunta debe ser s, no o no aplica, que se anota al lado de la
pregunta.

En el cuestionario se hace preguntas especficas y normalmente una


respuesta negativa indica una deficiencia en el sistema (11; 7) (Ver anexo 2).

En la evaluacin del control interno de la empresa Distribuidora de Productos


Farmacuticos y de Consumo, se opt por el mtodo de cuestionario por ser el
ms claro y sencillo que ayud a detectar con ms facilidad las deficiencias del
sistema (Ver anexo 11).

2.10.3 Flujogramacin:
Suelen ser ms eficaces que las explicaciones narrativas y los cuestionarios,
facilita su interpretacin del procesamiento de datos y controles internos de la
empresa.

El diagrama de flujo de sistemas, es una representacin simblica de un


sistema o serie de procedimientos, donde se plasma cada uno de ellos en forma
secuencial.

45

La ventaja del diagrama de flujo, es que representa la imagen clara del


sistema de la empresa fcilmente se identifican los cabos sueltos o lagunas,
pero tambin no es fcil detectar una deficiencia del control interno, como se
hace en un cuestionario (11:7,8) (Ver anexo 3).

2.11 CONTROL INTERNO DE LAS CUENTAS POR COBRAR


Las cuentas por cobrar son todos los derechos de cobro de una empresa
convertibles en dinero, mercancas y/o servicios, que fueron proporcionados a
sus clientes mediante el uso del crdito.

Las cuentas por cobrar se originan por la venta de productos o servicios


prestados al crdito a clientes, crditos a deudores diversos y cuentas por cobrar
documentadas.

El objetivo de llevar un registro de las cuentas por cobrar, es representar en


el balance general, el monto real de los derechos que tiene una empresa,
eliminando de los saldos correspondientes las cuentas de dudosa recuperacin
o incobrables. Requisitos para proporcionar de baja a una cuenta incobrable:

a) Que haya registro contable en libros


b) Que existan requerimientos de cobro
c) Que haya prescrito (dos aos, conforme Dto. 106 Cdigo Civil, Art. 1514)

El auditor interno debe verificar la existencia de polticas y procedimientos


aplicables a los crditos y cuentas por cobrar. Los mismos deben ser dictados
por la administracin de la empresa para la salvaguarda de los derechos de
cobro.

46
El control interno sobre las cuentas por cobrar da comienzo con la
aceptacin de un pedido de un cliente y la respectiva elaboracin de la orden de
venta, o bien con la aprobacin del crdito que se haya de otorgar.

Para que exista un control interno adecuado sobre las ventas a crdito y sus
respectivas cuentas por cobrar, ser necesario segregar las funciones de tal
manera que se dividan las responsabilidades respecto de:

1. La elaboracin de la orden de venta


2. La aprobacin del crdito
3. La entrega de las mercancas que se hayan de embarcar
4. El embarque
5. La facturacin de la clientela
6. La verificacin de las facturas
7. La afectacin de la cuenta de control, clientes
8. La afectacin de las cuentas del mayor auxiliar de clientes
9. El cobro de las cuentas, la contabilizacin del efectivo recibido y el depsito
del efectivo en el banco.

Un control interno adecuado sobre las cuentas por cobrar incluye la


contabilizacin adecuada de la mercanca devuelta, un control apropiado sobre
los artculos devueltos y la aprobacin de las cuentas que se hayan de cancelar
por incobrables (6:537-538).

Un buen control interno debe separar las funciones de ventas, devoluciones y


descuentos sobre ventas, tesorera (recepcin de efectivo) y la contabilizacin
de los ingresos, as como, la baja de las cuentas incobrables.

La persona encargada de recibir las devoluciones de los clientes no debe


tener autorizacin de hacer descuentos sobre ventas, el receptor o cajero no

47
debe tener acceso a la contabilizacin de los ingresos y la baja de cuentas
incobrables se haga por escrito por un funcionario responsable.

El control interno apropiado requiere que:

1. El encargado de custodiar los documentos no tenga acceso al efectivo o a los


registros contables principales;

2. La persona que apruebe la renovacin de los documentos, no tenga acceso a


los mismos y se haga por escrito;

3.

La persona responsable que autorice por escrito la baja de las cuentas

incobrables, no tenga acceso al efectivo o a los documentos;

4. Seguir los procedimientos adecuados para el curso de los documentos no


pagados

5. Las funciones del departamento de Crditos, Tesorera y Auditora debern


ser por separado.

Entre las funciones del departamento de Crditos debern incluir:

a) La aprobacin de las operaciones para la venta


b) Aprobacin de las cancelaciones de cuentas incobrables
c) Control y custodia de documentos (facturas, recibos, notas, etc.)
d) Apoyar en el establecimiento de la poltica de crdito

Las funciones de tesorera debern incluir:

a) Recibo y deposito de los ingresos de caja

48
b) Control de la custodia sobre el efectivo y valores

Funciones de Auditora:

a) Auditora de todas las operaciones de venta y aprobacin de crdito


b) Mantenimiento del control contable sobre todas las fuentes de ingresos
c)

Responsabilizarse del orden numrico de los documentos tales como

facturas, recibos, notas de crdito, etc.


d) Mantenimiento de registro para las cuentas y envo de estados. Cancelacin
de las cuentas incobrables

49

CAPITULO III
PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA UN
DEPARTAMENTO DE CRDITOS, EN UNA EMPRESA
DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACUTICOS Y DE
CONSUMO

Los

procedimientos

de

control

interno

polticas

administrativas

presentadas en este captulo, es el aporte terico y prctico del tema a investigar


en la presente tesis, stos han sido diseados de acuerdo a las necesidades de
la empresa Distribuidora de Productos Farmacuticos y de Consumo.

Los referidos procedimientos y polticas de crdito, son el resultado de la


evaluacin del control interno que se hiciera en la misma, con la colaboracin del
personal del Departamento de Crditos (Ver anexo No. 11).

3.1 OBJETIVO
Estos procedimientos sirven como marco de referencia para el otorgamiento
y la administracin de crditos en la Distribuidora de Productos Farmacuticos y
de Consumo, siguiendo las polticas corporativas y adecundolas a las
caractersticas comerciales del mercado guatemalteco.

50

3.2 ALCANCE
Las polticas de crdito deben aplicarse a todos los clientes de la empresa,
sujetndose a los procedimientos que para tal fin se establezcan, as como, a
todos los funcionarios de la empresa que ejecuten y administren crdito a
clientes.

Entre las polticas debern agruparse los clientes de acuerdo a su potencial


de compra y capacidad de pago, por ejemplo:

CLIENTE
Farmacia/Droguera
Almacn/Mayorista, Distribuidora
Clnica Mdica, Dental, ptica
Supermercado/Saln de Belleza
Instituciones del Estado
Hospital/Sanatorio Privado

3.3

TECNICAS APLICABLES A CREDITOS Y CUENTAS POR

COBRAR
En la evaluacin de las reas de crditos y cuentas por cobrar se pueden
incluir algunas de las siguientes tcnicas:

a) FAMILIARIZACION:

Se debe estudiar y evaluar las polticas y procedimientos que aplique la


entidad, conocer la estructura organizativa de la entidad relacionada con el

51
otorgamiento de crditos y el control de las cuentas por cobrar, identificar los
puestos claves relacionados con los crditos y cuentas por cobrar, conocer la
naturaleza e integracin de las cuentas por cobrar y sistemas auxiliares para su
control y administracin.

b) ENTREVISTAS Y FLUJOGRAMAS:

Por este medio se conoce como se llevan a cabo, las diferentes actividades
relacionadas con el otorgamiento de crditos y el control de las cuentas por
cobrar, se estudia y evala las polticas y procedimientos indicados en los
manuales o instructivos especficos(8; 27).

c) ANALISIS DE LA INFORMACION FINANCIERA:

Al obtener la informacin financiera necesaria se forma un juicio de los


crditos y las cuentas por cobrar, como integraciones, anlisis de antigedad de
saldos,

estadsticas

de

clientes,

se

realizan

revisiones

analticas

del

comportamiento de los estados de cuentas por cobrar de los clientes.

d) EXAMEN DE LA DOCUMENTACION E INVESTIGACION ESPECFICA

Se debe verificar los datos obtenidos en el anlisis de la informacin, as


como en las entrevistas y/o flujogramas del procedimiento del otorgamiento de
crditos y la administracin de las cuentas por cobrar,

examinar la

documentacin selectivamente y realizar las investigaciones especficas que se


considere necesarias.

52

3.4 POLITICAS PARA EL OTORGAMIENTO DE CREDITO


Estas son guas que se establecen a travs de la experiencia y resultados
que se obtienen en el comportamiento de la cartera de clientes, en perodos
anteriores de la empresa.

Las polticas de crdito deben ser flexibles, dinmicas y sobre todo


cambiantes, de acuerdo a las caractersticas del mercado, para el que est
enfocado.

Estas polticas son la base para la buena administracin de la cartera de


clientes, ya que de ellas depende el xito o fracaso, inclusive de una empresa;
por tal razn las decisiones que tome un Gerente o Jefe de Crditos, deber
estar basada en un buen juicio y experiencia, acorde a la realidad y objetivos de
la empresa.

> Todo cliente elegible para el otorgamiento de crdito deber tener un lmite
debidamente aprobado por la Gerencia Financiera, Vo. Bo. de

la Gerencia

General.

>

Toda solicitud de crdito de clientes, deber contar con un soporte de

documentos, tales como, contrato, garantas (escrituras pblicas), patente de


comercio,

estados

financieros

(auditados

para

empresas),

referencias

comerciales, copia de estados de cuenta bancario de los ltimos tres (3) meses
y dems informacin general del cliente.

> La custodia de los documentos originales de soporte del cliente otorgados a


favor de la empresa, ser responsabilidad del Departamento de Crditos.

53
>

Las copias de las garantas (contratos), deben ser remitidas al Gerente

Financiero, quien deber efectuar los trmites pertinentes para su anlisis y


aprobacin del crdito.

> nicamente entrarn a evaluacin de crdito los clientes que tengan completo
su flder de documentos requeridos, dependiendo de ellos la asignacin del
lmite de crdito.

> Los lmites de crdito pueden ser flexibles, cuando a juicio del Gerente de
Divisin, Supervisor de Ventas o Jefe de Crditos, as lo estimen.

> El Departamento de Crditos es el responsable de vigilar por que los cobros


sean requeridos oportunamente, programndolos de acuerdo a las giras
efectuadas por los Asesores (en el interior) y en la ciudad. Teniendo cuidado de
que el cliente cancele en el tiempo de vencimiento que aparece en la factura.

> Es responsabilidad del Departamento de Crditos de velar por el balance de


cuentas por cobrar comerciales, mantener una cartera sana, as tambin, tener
identificado el status en particular de los saldos considerados como crticos.

> Es responsabilidad del Jefe de Crditos preparar mensualmente un reporte de


lmites de crdito actualizado, en el cual se indique las renovacionesmodificaciones sufridas durante el mes.

> El Jefe de Crditos deber efectuar en forma peridica o cuando considere


necesario una confirmacin de saldos en forma aleatoria, ya sea por visita al
cliente, correo electrnico o por correo normal.

El resultado deber de

informarlo a la Gerencia Financiera, Gerencia General y Gerencia de Divisin.

54
> En ventas al crdito, las comisiones a vendedores se aplica al igual que las
comisiones a los supervisores de ventas y solo se reconocern cuando la
recuperacin de la cartera se haya efectuado en los plazos acordados. Que no
existan cheque rechazados sobre el monto.

> El cliente que se encuentre moroso en su cuenta y/o cheques rechazados, no


podr ser objeto de nuevos despachos, hasta tanto no se haya puesto al da en
sus pagos.

>

Los cheques recibidos nicamente sern por cancelacin de ventas al

contado y/o crdito, los que se debern endosar al momento de recibirse.

>

No es permitido recibir cheques de terceras personas, al portador, de

supervisores y personales para cancelar facturas de clientes.

> El cliente que cancele con cheque a favor de la empresa y que en tres (3)
oportunidades ste resultase rechazado por las causas descritas por el banco,
excepto por falta de endoso o endoso incorrecto, ser sancionado con la
cancelacin de su forma de pago, el que deber hacer nicamente en efectivo.
El Departamento de Crditos ser el encargado de informar al Asesor Comercial
y al cliente de la decisin tomada, derivada del rechazo del cheque.

> La recuperacin de los cheques rechazados, solo se podr hacer en efectivo y


tendr un recargo del 10% sobre el valor del cheque por gastos administrativos,
con la salvedad que si el cheque es menor de Q 500.00, se le cobrar Q 50.00.

> El cliente a quien se le hubiera cancelado definitivamente su crdito, solo


podr recuperarlo mediante solicitud presentada por el Gerente de la Divisin al
Comit de Crditos quien tomar la decisin.

55
> Si el cliente vendiera el negocio, el nuevo propietario debe solicitar un nuevo
crdito, que debe llenar todos los requisitos exigidos como cualquier nuevo
cliente.

> Es responsabilidad del Departamento de Contabilidad, el registro anual de


provisin de cuentas dudosas, con la aprobacin de la Gerencia General,
conforme a la Normas Internacionales de Contabilidad y con la realidad de la
cartera.

> La Gerencia de Divisin, solicitar por escrito al Departamento de Crditos, el


traslado de cuentas por cobrar al Bufete Jurdico, que segn gestin de
asesores es de dudosa recuperacin.

> La Gerencia General conjuntamente con la Gerencia Financiera establecer


las pautas para la estimacin de cuentas incobrables, con el fin de atender
crditos no recuperados o incobrables contra dicha provisin, se aplicarn todas
aquellas facturas a cargo de clientes que el Departamento de Crditos haya
agotado todos los recursos de recuperacin de cartera vencida. La Gerencia
General con su aprobacin deber excluir de la estimacin para cuentas
incobrables los casos siguientes:

a)

Cuando se trate de facturas a cargo de clientes que debido a trmites

administrativos o negociaciones especiales se encuentren pendientes de pago y


sobre las cuales exista razonablemente certeza de su recuperacin.

b) Cuando el cobro se est ejercitando mediante la va jurdica, para los cuales


el Bufete Jurdico de la empresa haya interpuesto los recursos legales
pertinentes y sobre los cuales exista razonable certeza de la recuperacin a
mediano plazo, se deber reclasificar a Cuentas por Cobrar Clientes/Largo
Plazo.

56

3.5

PROCEDIMIENTOS DE CONTROL APLICABLES A LOS

CREDITOS Y CUENTAS POR COBRAR


Los procedimientos aplicables a los crditos y cuentas por cobrar son
dictados por la administracin de la entidad para la salvaguarda de los derechos
de cobro, los que deben incluir como mnimo los siguientes aspectos:

3.5.1 CONDICIONES DE CRDITO


Estas condiciones son los lineamientos que deben cumplirse en el tiempo
que se mantenga la relacin comercial con el cliente, tomando en cuenta la
clasificacin del mismo dentro de su potencial de compra.

> Plazo de pago: 30, 60, 90 ms das, despus de haber recibido el producto.
Toda cuenta que exceda estos lmites de tiempo, es considerada morosa.

> La no cancelacin de su compromiso en el tiempo establecido en la factura


comercial, se le recargar un porcentaje de inters monetario sobre el saldo
mensual. Este porcentaje ser asignado por la Gerencia General.

>

El Departamento de Crditos tiene la responsabilidad verificar que stas

condiciones se cumplan, revisando peridicamente los vencimientos de las


facturas de acuerdo al plazo establecido, por medio del anlisis de antigedad
de saldos.

Deber reportar el comportamiento del pago de los clientes a

Gerencia Financiera para que se tomen las decisiones para la recuperacin de


la cartera.

57

3.5.2 CONCESION DE CREDITOS


Toda solicitud de crdito presentada por los clientes, deber hacerse en
formulario autorizado por la empresa y adjuntar la documentacin requerida a
continuacin (Ver anexo No. 4).

1. Solicitud de Crdito con la informacin general del cliente


2. Estados financieros de los ltimos tres perodos contables, auditados para
personas jurdicas
3. Fotocopia de estado de cuenta bancaria de los ltimos tres meses
4. Fotocopia de la patente de comercio
5. Fotocopia de la licencia sanitaria
6. Fotocopia del nombramiento del representante legal
7. Fotocopia del carn de identificacin tributaria (N. I. T.)
8. Confirmacin de referencias comerciales
9. Nombre de funcionarios responsables de la aprobacin del crdito
10. Anlisis financiero realizado por el departamento de crditos. (Aplica a
procedimiento captulo IV, pgina 73)

3.5.3 EMISION DE DOCUMENTOS


La empresa Distribuidora de Productos Farmacuticos y de Consumo dentro
de su proceso operativo emite los siguientes documentos:

1. Pedido
Este constituye una oferta para el cliente previo a celebrar un contrato de
compraventa (factura cambiaria), de mercaderas a un precio y condiciones
determinadas.

58
a) El lmite de crdito y plazo del cliente no deben ser excedidos, incluyendo el
pedido en trmite

b) Todo pedido debe ser firmado por el cliente

c) Los pedidos solicitados deben ser confirmados en los formularios autorizados

d) Todo pedido debe ser numerado

e)

Todo cambio en las condiciones pactadas al inicio del pedido, deber

hacrsele saber al cliente, si es posible por escrito. (Aplica a procedimiento


captulo IV, pgina 75)

2. Facturas
Es el ttulo de crdito que en la compraventa de mercaderas, el vendedor
podr librar y entregar o remitir al comprador y que incorpora un derecho de
crdito sobre la totalidad o parte de la compraventa.

a) Toda emisin de factura debe estar amparada por un pedido prenumerado

b) El juego de facturas deber tener original para el cliente, una copia para
contabilidad y otra para el archivo

c) Para la anulacin de una factura, debe tenerse a la vista el juego completo


(original y dos copias), previa autorizacin del Departamento de Crditos (si es
al crdito) y si es al contado por el personal autorizado del Departamento de
Facturacin

d) Al entregar la mercadera al cliente, debe de firmar de recibido y sellado de


conformidad la factura; si la venta fue al contado requerir el pago

59
correspondiente, de lo contrario obtener una contrasea o firmar y sellar para su
cobro al vencimiento

e) El Departamento de Facturacin es el responsable de llevar la correlatividad


y archivo de las facturas. (Aplica a procedimiento captulo IV, pgina 77)

3. Recibos
Es el documento por medio del cual la persona que lo firma hace constar que
recibe el valor de un objeto o precio de un servicio, que ha proporcionado a otra
persona.

a) Todo recibo provisional debe emitirse al momento de recibir el efectivo,


cheque o boleta de depsito del banco que cancelen las facturas de los clientes

b) Cuando los recibos provisionales son emitidos por cobradores/asesores (en


la capital) deben liquidar diariamente en caja. Los cobros que se hacen en el
interior de la Repblica, deben liquidar en caja, por lo menos una vez por
semana

c) El juego de recibos provisionales consta de original y dos copias. Original


para el cliente, una copia para caja y el correlativo para el archivo

d) El Departamento de Crditos es el responsable de la custodia y manejo de


los talonarios de recibos provisionales, que utilizan los Asesores Comerciales y/o
cobradores para hacer la gestin de cobro de las facturas.

e) Al cierre de operaciones del da Informtica emite los recibos de caja de


acuerdo al proceso terminado. Caja traslada a Departamento de Crditos para
que enve a clientes. (Aplica a procedimiento captulo IV, pgina 79)

60
4. Nota de Crdito (Devolucin de Mercadera de Clientes)

Este documento lo emite el departamento de facturacin y debe ser


procesado por un solo operador, coordinado por el Jefe del departamento o sus
asistentes.

Para generarse este documento debe existir cualquiera de las siguientes


condiciones:

a) Por anulacin de factura que tuviera problemas de impresin a su inicio

b) Por devolucin de mercadera, las que reingresan al inventario, respaldadas


por la nota de devolucin donde explica el porqu de la no aceptacin del cliente

c)

Diariamente deben emitirse las notas de crdito y trasladarlas al

Departamento de Contabilidad para su revisin. (Aplica a procedimiento captulo


IV, pgina 81)

3.5.4 COBRANZA
Es la parte ms importante dentro del Departamento de Crditos, ya que de
ello depende la liquidez y solvencia de la empresa vendedora.

La

responsabilidad del Jefe de Crditos conjuntamente con la Gerencia Financiera


y Gerencia General es crear procedimientos apropiados para mantener el nivel
ptimo en la rotacin de la cartera. Entre estos se pueden incluir:

1. Que el sistema permita llevar el control de los crditos otorgados


2. Control de cobros realizados
3. Control de saldos de clientes

61
4. Anlisis de antigedad de saldos
5. Arqueos peridicos de facturas, ttulos y/o contraseas de pago
6. Confirmacin de saldos de clientes
7. Corte de recibos de caja

Que por medio del sistema de procesamiento electrnico de datos, se


verifique los montos de las cuentas por cobrar, clculos de cargos y abonos,
totales, subtotales y facilitar el anlisis de antigedad de saldos. As tambin la
segregacin de funciones, procedimientos de verificacin y registro de las
transacciones relacionadas a las cuentas, mtodo de deteccin de errores.

Dar seguimiento a las polticas y procedimientos establecidos por la entidad,


verificando que se alcancen la eficiencia y efectividad en la administracin de los
crditos y cuentas por cobrar. (Aplica a procedimiento captulo IV, pgina 84).

En los supuestos de investigacin de esta tesis, se encuentra el efecto


financiero del endeudamiento, que se da por no recuperar la cartera en los
trminos fijados por la administracin que es de treinta, sesenta y noventa das
(30, 60 y 90 das), los cuales segn el balance de antigedad de saldos, no se
cumpli segn las polticas de recuperacin (Ver anexo No. 5).

Durante el desarrollo de la investigacin, no se detect fraude alguno, no as


el endeudamiento de la empresa por medio de prstamos para solventar sus
compromisos en los meses de septiembre 2003 y enero 2004.

En el perodo 2003-2004 la empresa vendi al crdito Q 99.600,000.00 de los


cuales nicamente recuper Q 75.900,000.00, habiendo tenido un dficit de Q
11.310,000.00, que quiere decir que se recuper el 76% de los cobros y dejando
de ingresar el 24%. Esto se demuestra en el presupuesto de cobros,

62
presupuesto de caja, flujo de caja y balance de antigedad de saldos de clientes
de la empresa (Ver anexos No.5, 8, 9 y 10).

La no recuperacin del 24% de la cartera se debi a un control interno


deficiente y procedimientos no definidos, que se refleja en la experiencia y
rotacin del personal en el manejo de los mismos.

Por lo tanto se comprueba la hiptesis que la falta de procedimientos de


control interno en el Departamento de Crditos y el seguimiento de los mismos,
incide en la liquidez de la empresa al no recuperar el 100% de la cartera.

3.5.5

REGISTRO CONTABLE DE LAS OPERACIONES DE

CREDITO Y CONTADO
El Departamento de Contabilidad es el encargado de elaborar la partida
contable para el registro de las ventas, sta deber hacerse a primera hora del
da siguiente de efectuarse la facturacin y en base a las facturas emitidas
durante el da anterior.

El Departamento de Contabilidad con el apoyo del Departamento de


Facturacin deber verificar que las facturas y las notas de crdito utilizadas en
el da anterior, fueron emitidas en orden correlativo y si en un caso hubiera
alguna anulacin, est completo el juego de documentos.

El Departamento de Facturacin, al emitir la factura, automticamente carga


la cuenta corriente del cliente, para que el Departamento de Crditos la verifique
posteriormente con las facturas firmadas por el cliente de recibida la mercadera
y proceder con la gestin de cobro. (Aplica a procedimiento captulo IV, pgina
88)

63

3. 5.6 TECNICAS DE COBRO


Existen varias tcnicas de cobro que se pueden utilizar. Cuando una cuenta
se vence, la actividad de cobro se vuelve personal e intensa.

Entre estas

tcnicas las ms comunes tenemos:

a) Cartas

Se enva una carta al cliente recordndole su cuenta vencida. Si no paga


dentro de un perodo razonable despus de enviarle la carta, la empresa debe
mandar otra exigiendo el pago, si es necesario.

b) Llamadas telefnicas

Si las cartas no tuvieron xito, se llama por telfono al cliente para solicitar
personalmente el pago inmediato. Esta llamada se dirige al departamento de
cuentas por pagar del cliente.

Si tuviera una excusa razonable, se podr

prolongar el periodo de pago.

c) Visitas personales

Esta tcnica es mucho ms efectiva ya que el Asesor o Colaborador del


departamento de cobranza, afronta al cliente y el pago se podra efectuar en el
mismo lugar.

d) Agencias de cobro

La empresa encarga la recoleccin de las cuentas incobrables a un abogado


o a una agencia de cobro. Se debe tomar en cuenta que los honorarios por este
servicio son bastante altos.

64
e) Accin legal

La accin legal es el pago ms estricto del proceso de cobro, es una


alternativa al uso de una agencia de cobro.

Esta no solo es costosa, sino

tambin puede conducir al deudor a la bancarrota.

3.5.7 INFORMES
El Departamento de Crditos deber informar a la Gerencia Financiera y
Gerencia General semanalmente, todo lo relacionado con las cuentas por
cobrar, que se estn realizando conforme a las polticas de la empresa. El
Departamento de Crditos debe presentar como mnimo los siguientes informes:

1. El reporte de las cuentas por cobrar en forma de anlisis por antigedad de


saldos. Este reporte permitir visualizar la calidad de las cuentas por cobrar
desde el ltimo reporte con relacin al actual, haciendo comparaciones con el
reporte elaborado el ao anterior a esa misma fecha.

Este tipo de reporte

permita a la Gerencia General y Financiera ver la efectividad del programa de


cobranza. (Ver anexo No. 5)

2. Un anlisis de las solicitudes de crdito recibidas, debidamente clasificadas


segn su aceptacin o rechazo. Con esta informacin se tomarn decisiones
respecto de la poltica de crdito de la empresa-adecuada, liberal o muy rgida y
el efecto resultante sobre las operaciones rentables. (Ver anexo No. 4)

3. Un detalle de las cuentas incobrables. Determinar las causas por qu se


consideran incobrables y determinar la eficacia de las decisiones de poltica de
crditos y cobranzas. Al mismo tiempo este anlisis e investigacin evitar las
cancelaciones fraudulentas, as como las cancelaciones prematuras.

65
4, Emitir reporte de cheques rechazados de clientes, indicando la causa de
devolucin de los mismos, reincidencia o no por parte del cliente y la gestin de
cobro actual.

Una copia del reporte debe ser enviado a la gerencia de

divisiones, para conocimiento de cmo se encuentran sus clientes.

5. Un anlisis de rotacin de cartera de la empresa, que servir para verificar si


los programas garantizan el logro de las metas definidas por las gerencias de
divisiones, Gerencia General y Gerencia Financiera.

3.5.8 RESPONSABILIDADES
La administracin de los lmites de crdito y el cumplimiento de las polticas y
procedimientos aqu establecidos, sern responsabilidad del Jefe de Crditos.
El Jefe de Crditos ser responsable por la obtencin y documentacin de la
aprobacin de aquellos crditos excedidos, de acuerdo a los lmites establecidos
en esta poltica y requieran autorizacin superior para su procesamiento.

De igual forma, ser responsable por la comunicacin oportuna a la


respectiva Divisin, de la aprobacin o negacin de tales pedidos.

La recuperacin de la cartera y la veracidad de la documentacin que soporta


las Solicitudes de Crdito de los clientes, es responsabilidad del Asesor
Comercial y del Supervisor.

La calidad integral de la cartera de sus clientes y el deterioro de la misma,


son responsabilidad del Gerente de Divisin.

66
El cumplimiento integral de la poltica de crdito, su adecuacin a la realidad
del negocio y adopcin de medidas y controles que permitan la disminucin de
riesgos derivados del otorgamiento del crdito, son responsabilidad de la
Divisin y del Comit de Crdito.

Es responsabilidad del Jefe de Crditos efectuar un anlisis mensual de la


cartera junto con los Supervisores e informar al Gerente de la Divisin, del
estado de la misma, as como de los clientes que presenten mora en sus pagos
y/o excesos de lmite de crdito. Deber presentar esa informacin al Comit de
Crdito cada vez que ste se rena.

3.5.9 COMIT DE CREDITO

GERENTE
GENERAL

GERENTE
FINANCIERO

JEFE DE
CREDITOS

67
a) OBJETIVO

Velar por el cumplimiento de las normas y polticas de crdito y cartera


vigentes, mediante el adecuado otorgamiento del crdito, la evaluacin del
comportamiento de la cartera y la implementacin de las acciones necesarias
para garantizar su oportuna recuperacin.

b) FUNCIONES BSICAS

Evaluar los ndices de rotacin de cartera de la Empresa con el objeto de


implementar programas que garanticen el logro de las metas definidas por la
Gerencia Financiera y Gerencia General.

Analizar la cartera vencida, su rotacin por clientes y disear estrategias de


recuperacin.

Hacer seguimiento a la cartera en poder de abogados y a la cartera con


atraso en su cobro.

Establecer las normas para manejo de la cartera y velar por el adecuado


control de la gestin de cobranza.

Conocer y aprobar las desviaciones a las polticas de crdito, evaluar el


incumplimiento de las polticas y procedimientos, y establecer sanciones.

Control y anlisis general de la cartera y decisiones sobre:


-Baja de cuentas incobrables
-Trmites judiciales por recuperacin de cartera
-Postergaciones de fecha, pago de cobranzas

68
Estudiar los casos crticos que se presenten, en forma oportuna, clara y
detallada, para concertar acciones especficas.

Verificar que las acciones registradas en las actas del Comit de Crdito se
lleven a cabo oportunamente y se ajusten a las polticas definidas por la
empresa, ordenando las acciones correctivas que a este respecto se consideren.

Determinar la cancelacin definitiva de lmites de crdito para aquellos


clientes que registren un incumplimiento sistemtico de sus obligaciones.

Determinar el costo financiero del mantenimiento de la cartera y su incidencia


en el resultado del ejercicio.

c) INTEGRANTES

>Gerente General
>Gerente Financiero
>El Jefe de Crditos

El Jefe de Crditos ser el encargado de preparar la informacin necesaria


para el Comit y actuar como Secretario del Comit

d) PERIODICIDAD

El Comit de Crdito se reunir una vez al mes

NOTA: El Comit se reunir en cualquier momento si existen razones


especiales, a juicio de alguno de sus integrantes.

69

e) ACTAS

El Secretario del Comit elaborar un acta resumen de cada reunin, en la


que quedar los puntos aprobados por el comit en la reunin, entre los que se
pueden mencionar las metas a alcanzar durante el mes, estrategias en la
recuperacin de la cartera vencida, las acciones correctivas para la misma,
revisin de lmites de crdito a clientes morosos, etc.

El original de las actas las tendr bajo responsabilidad el Jefe de Crditos, la


que se revisar previa a la agenda a discutir de la reunin posterior, verificando
si se cumplieron los puntos discutidos anteriormente.

70

CAPITULO IV
CASO PRCTICO
La empresa Distribuidora de Productos Farmacuticos y de Consumo fue
fundada en el ao 1,955, distribuye una gama de medicamentos, productos de
consumo popular y productos de belleza.

Por la expansin de su mercado la administracin considera necesario


mejorar sus procedimientos de control interno en su Departamento de Crditos;
con sto se velar por la efectividad de los controles administrativos,
apoyndose en el Departamento de Auditora Interna para que se les asesore e
involucre en los procedimientos.

Para la elaboracin de los procedimientos se hizo un estudio e investigacin


en la empresa para ver en que puntos se puede mejorar. Cada procedimiento
indica los pasos a seguir para su captacin, verificacin, anlisis y aprobacin de
procesos.

Esto es un apoyo a la direccin para lograr sus objetivos constituyendo un


mecanismo de control interno para salvaguardar sus intereses.

Los beneficios que obtendr la empresa al cambiar sus procedimientos es la


efectividad en la recuperacin de la cartera, teniendo liquidez para cumplir con
sus obligaciones, evitando as gastos financieros al buscar financiamiento
externo; un mejor servicio al cliente en el tiempo de entrega de mercadera.

Se recomienda poner en marcha estos procedimientos, en el Departamento


de Crditos, que el personal se involucre en ellos, para cumplir los lineamientos,
si hubiera alguna discrepancia sea informada para hacer las correcciones del
caso.

71
Seguidamente encontrarn los procedimientos por medio de flujogramas, en
primer lugar como se encuentran los procesos actuales y luego los sugeridos
para su implementacin.

SIMBOLOGA UTILIZADA
SMBOLO

Representa
Inicio o trmino: indica el principio o el fin de flujo.

Actividad: Describe las funciones que desempean


personas involucradas en el procedimiento.

Documento: Representa cualquier documento que


entre, se utilice, se genere o salga del procedimiento.

Multidocumento: Representa varios documentos que


entran, se utilicen, se generen o salgan del procedimiento.
Decisin o alternativa: Indica un punto dentro del flujo
en donde se debe tomar una decisin entre dos o
ms operaciones.

Almacenamiento: Representa los datos almacenados internamente, dentro del proceso.

Archivo: Indica que se guarda un documento en forma


temporal o permanente.

Conector de pgina: Representa una conexin o enlace con otra hoja diferente en la que contina el diagrama de flujo.

72

DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS Y DE CONSUMO


FLUJOGRAMA DEL PROCESO ACTUAL DE CONCESIN DE CRDITOS
Asesores, Visitadores o Servi-

Descripcin de la Actividad

Responsable

cio al Cliente

Depto. De

Gerencia

Crditos

General

INICIO

1, Proporcionan informacin al cliente

Asesor y/o Visitador

2. Entregan solicitud de crditoal cliente.

Asesor y/o Visitador

3. Ingresa solicitud del cliente a Servicio al


Cliente.

Asesor y/o Visitador

4. Revisa solicitud si no le faltan datos y la


traslada a Crditos.

Jefe o Asistente de

5. Investiga al cliente.

Asistente de Crditos

6. Investigacin completa, traslada a Gerencia General.

Jefe de Crditos

7. Autoriza o deniega crdito y regresa informacin a Crditos.

Gerencia General

Servicio al Cliente

7
no
Fin

8. Traslada informacin a Servicio al Cliente


para que notifique la aceptacin o no del crdito solicitado al cliente.

Jefe de Crditos

9. Ingresa al sistema clave y datos generales


del cliente activo.

Asistente de Crditos

FIN

si

73

DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACUTICOS Y DE CONSUMO


FLUJOGRAMA DEL PROCESO SUGERIDO DE CONCESIN DE CRDITOS
Asesores, Visitadores o Servi-

Descripcin de la Actividad

Responsable

cio al Cliente

Gcia.Financiera
Depto. De

y/o Comit de

Crditos

Crditos

INICIO

1. Proporcionan informacin al cliente

Asesor y/o Visitador

2. Entregan solicitud de crdito y lista de


documentos requeridos para la concesin
a los clientes. Ver anexo 4 y 3.5.2 Capt.III. **

Asesor y/o Visitador

3. Entrega solicitud y documentos a Servicio


Jefe y/o Asistente
al Cliente, si la informacin est completa,
de Serv. Al Cliente
traslada a Crditos, de lo contrario la devuelve
al Asesor o Visitador.
4. Analiza informacin e investiga al cliente,
en un trmino de cinco (5) das hbiles a partir de la fecha de recibido- **

Asistente de Crditos

5. Traslada expediente analizado a Gerencia


Financiera. **

Jefe de Crditos

6. Gerencia Financiera autoriza hasta un


monto de Q 50,000.00; de Q 50,000.01 en adelante autoriza Comit de Crditos. **

Gerencia Financiera

**2

**4

**5

no
Fin

7. Devuelve a Jefe de Crditos con aprobacin Gerencia Financiera


o negacin de crdito.**
8. Traslada informacin a Servicio al Cliente
Jefe de Crditos
del resultado de la solicitud, para que notifique
al cliente.
9. Ingresa al sistema clave y datos generales del cliente activo.

Asistente de Crditos

**7

FIN
** Deficiencias de control encontradas en el proceso actual,
mejorarn con la implementacin de este proceso sugerido.

**6
si

74

DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACUTICOS Y DE CONSUMO


FLUJOGRAMA DEL PROCESO ACTUAL DE EMISIN DE PEDIDOS

Descripcin de la Actividad

Responsable

Cliente

Depto. De

Depto. De

Gerente

Facturacin

Crditos

de Divisin

INICIO

1. Elabora pedido.

Asesor, Secretarias,

Servicio al Cliente

2. Recibe pedidos de secretarias y servicio


al cliente y Asesor.

Facturador

3. Capta pedidos en sistema, si ste rechaza, lo traslada a Crditos para autorizacin.

Facturador

4. Crditos autoriza o traslada a Gerente


de Divisin.

Jefe o Sub Jefe de

5. Autoriza y devuelve a facturador para


procesar el pedido.

Gerente de Divisin

6. Procesa pedidos en sistema y emite


facturas.

Facturador

3
no

si
4

Crditos

FIN

75

DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACUTICOS Y DE CONSUMO


FLUJOGRAMA DEL PROCESO SUGERIDO DE EMISIN DE PEDIDOS

Descripcin de la Actividad

Responsable

Cliente

Depto. De

Depto. De

Gerente

Facturacin

Crditos

Financiero

INICI

1. Elabora pedido.

Asesor, Secretarias,

Servicio al Cliente

2. Recibe pedidos de secretarias y servicio


al cliente. **

Jefe de Facturacin

3. Revisa pedidos antes de captar en sistema. **

Jefe de Facturacin

4. No necesita traslada a Asistente para


que siga proceso. **

Jefe de Facturacin

5. Necesita autorizacin, devuelve a secretaria o servicio al cliente para que crditos


autorice. **

Jefe de Facturacin

6. Crditos autoriza o traslada a Gerencia


Financiera. **

Jefe o Sub Jefe de

7. Autoriza o deniega devuelve a Crditos


para que siga proceso. Decisin tomada
en base a anlisis de antigedad de saldos
Ver anexo No. 5.**

Gerente Financiero

8. Recibe pedidos autorizados y los traslada al Asistente para que siga proceso. **

Jefe de Facturacin

9. Procesa pedido en sistema.

Facturador

**2

**3

**no

**si

**6

Crditos

**8

FIN

** Deficiencias de control encontradas en el proceso actual,


mejorarn con la implementacin de este proceso sugerido.

76

DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACUTICOS Y DE CONSUMO


FLUJORAMA DEL PROCESO ACTUAL DE EMISIN DE FACTURAS
Descripcin de la Actividad
Responsable

Depto. De
Facturacin

Depto. De
Crditos

Gerente
de Divisin

INICIO

1. Recibe los pedidos por medio de Servicio Jefe, Asistente y


al Cliente, Asesores, secretarias.
facturador

2. Capta pedido en sistema, si este rechaza, lo traslada al departamento de crditos.

Facturador

3. No necesita autorizacin, sigue proceso.

Facturador

4. Crditos autoriza si est dentro del lmite


concedido.

Jefe o Sub Jefe de

5. Sobrepasa lmite devuelve a facturador


para que autorice Gerente de Divisin.

Jefe o Sub Jefe de

6. Autoriza pedido.

Gerente de Divisin

7. Emite facturas de pedido

Facturador

si

Crditos

Crditos

FIN

77

DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACUTICOS Y DE CONSUMO


FLUJORAMA DEL PROCESO SUGERIDO DE EMISIN DE FACTURAS
Descripcin de la Actividad
Responsable

Depto. De
Facturacin

Depto. De
Crditos

Gerente
Financiero

INICIO
1. Recibe los pedidos por medio de Servicio al Cliente, Secretarias. **

Jefe de Facturacin

**1

2. Revisa el pedido si necesita autorizacin


**

Jefe de Facturacin

**2

3. No necesita autorizacin, entrega a Asiste para que siga proceso. **

Jefe de Facturacin

no
si

**3

**4

4. Necesita autorizacin, devuelve a secre- Jefe de Facturacin


taria o servicio al cliente, para firma de crditos. **
**5

5. Si no excede lmite de crdito y est solvente, crditos autoriza y devuelve a secretaria y entrega en facturacin. **

Sub Jefe o Jefe de

6. Excede lmite de crdito, traslada a Gerencia Financiera para su autorizacin. **

Sub Jefe o Jefe de

7. Autoriza o deniega facturacin, de acuerdo al anlisis de antigedad de saldos. Devuelve a Crditos para seguir proceso. **

Gerente Financiero

8. Recibe pedidos autorizados y sigue


proceso. **

Jefe de Facturacin

9. Emite facturas de pedidos.

Facturador

Crditos

**6
Crditos

**7

**8

FIN

** Deficiencias de control encontradas en el


proceso actual, mejorarn con la implementacin de este proceso sugerido

78

DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACUTICOS Y DE CONSUMO


FLUJOGRAMA DEL PROCESO ACTUAL DE EMISIN DE RECIBOS
Asesor/Cobrador, Asistente

Descripcin de la Actividad

Responsable

de Crditos

Caja

Depto. de

Depto. De

Tesorera

Crditos

INICIO

1. Emite recibo provisional al momento de


recibir efectivo, cheques o boletas de depsito para la cancelacin de las facturas.

Asesor/Cobrador

2. Entregan en caja los cobros que hicieran


en el da o la semana.

Asesor/ Cobrador

3. Recibe el efectivo y cheques con su respectivo recibo provisional e ingresa la informacin al sistema, actualizando la cuenta
corriente.

Cajero

y/o Asistente de

Crditos

4. Entrega a Tesorera las copias de recibos Cajero


provisionales y facturas que soportan los ingresos del da.

5. Entrega a Crditos los recibos de caja


que amparan los cobros realizados el da
anterior.

Cajero

6. Enva a clientes los recibos de caja del


pago que hiciera a sus facturas.

Asistente de Cr-

ditos

FIN

79

DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACUTICOS Y DE CONSUMO


FLUJOGRAMA DEL PROCESO SUGERIDO DE EMISIN DE RECIBOS
Asesor/Cobrador, Asistente

Descripcin de la Actividad

Responsable

de Crditos

Caja

Depto. de

Depto. De

Tesorera

Crditos

INICIO

1. Emite recibo provisional al momento de


recibir efectivo, cheques o boletas de depsito para la cancelacin de las facturas.

Asesor/Cobrador

2. Deposita en el banco el efectivo o cheques que cobra en el transcurso de la semana, evitando extravos o robos en ruta. **

Asesor/ Cobrador

**2

3. Entregan en caja los cobros que hicieran


en el da o la semana

Asesor/Cobrador

y/o Asistente de

Crditos

y/o Asistente de
Crditos

4. Recibe el efectivo, cheques o boletas de


depsito con su respectivo recibo provisional
e ingresa la informacin al sistema, actualizando la cuenta corriente.

Cajero

5. Entrega a Tesorera las copias de recibos


provisionales y facturas que soportan los ingresos del da.

Cajero

6. Entrega a Crditos recibos de caja que


amparan los cobros realizados el da anterior.

Cajero

7. Enva a clientes los recibos de caja del


pago que hiciera a sus facturas.

Asistente de Cr-

ditos

FIN

** Deficiencias de control encontradas en el


proceso actual, mejorarn con la implementacin de este proceso sugerido.

80

DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACUTICOS Y DE CONSUMO


FLUJOGRAMA DEL PROCESO ACTUAL PARA DEVOLUCIN DE MERCADERA (CLIENTES)

Descripcin de la Actividad

Responsable

Bodega

Depto. De
Depto. De
Facturacin Contabilidad

Depto. De
Crditos

INICIO

1. El cliente devuelve mercadera, local o


departamental, la reciben por medio de una
nota de devolucin

Repartidor y/o

2. Bodega recibe mercadera devuelta, sella la nota el encargado.

Encargado de re-

3. Bodega traslada notas de devolucin a


Facturacin.

Asistente de Bo-

4. Emite notas de crdito y las traslada


a Contabilidad.

Asistente de Fac-

5. Revisa que las notas de crdito estn de


acuerdo con las notas de devolucin, sella,
firma y traslada a Crditos.

Asist. De Contabi-

6. Archiva notas de crdito en el flder del


cliente

Secretaria de Cr-

7. Enva con Asesores notas de crdito al


cliente.

Asist. De Crditos

Asesor

cibir mercadera

dega

turacin

lidad

ditos

FIN

81

DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACUTICOS Y DE CONSUMO


FLUJOGRAMA DEL PROCESO SUGERIDO PARA DEVOLUCIN DE MERCADERA (CLIENTES)

Descripcin de la Actividad

Responsable

Bodega

Depto. De
Depto. De
Facturacin Contabilidad

Depto. De
Crditos

INICIO

1. El cliente devuelve mercadera, local o


departamental, la reciben por medio de una
nota de devolucin

Repartidor y/o

2. Bodega recibe mercadera devuelta, sella la nota el encargado. **

Encargado de re-

3. Bodega traslada notas de devolucin a


Facturacin.

Asistente de Bo-

4. Recibe notas de devolucin y revisa si


tiene sello de ingreso de la mercadera a la
Bodega, de lo contrario devuelve. **

Jefe de Factura-

5. Emite notas de devolucin y las traslada


a Depto. De Contabilidad

Asist. De Factura-

Asesor

**2

cibir mercadera

dega

**4

cin

Fin

cin

6. Revisa que las notas de crdito estn de Asist. De Contabiacuerdo a las notas de devolucin.
lidad
7. Firma y sella de visto bueno las notas y
las traslada al Depto. De Crditos.

Asist. De Contabi-

8. Archiva notas de crdito en el flder del


cliente.

Secretaria de Cr-

9. Enva con Asesores notas de crdito al


cliente

Asistente de Cr-

no

si
5

lidad

ditos

ditos

FIN

** Deficiencias de control encontradas en el


proceso actual, mejorarn con la implementacin de este proceso sugerido.

82

DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACUTICOS Y DE CONSUMO

FLUJOGRAMA DE PROCESO ACTUAL DE COBRANZA

Descripcin de la Actividad

Responsable

Depto. De

Asesor Co-

Depto. De

Gerencia

Crditos

brador

Tesorera

General

INICIO
1. Recibe de Bodega facturas o contraseas
de mercadera entregada.

Asist. De Crditos

2. Carga al sistema facturas de la mercadera entregada y las archiva en su respectivo


flder.

Secretaria de Cr-

3. Recibe del Asistente expedientes de los


clientes morosos y los traslada a Gerencia
General.

Jefe de Crditos

4. Entrega a Oficina Jurdica facturas de los


clientes, para que haga gestin de cobro.

Gerente Financiero

5. De acuerdo a su vencimiento, programa


cobros al Asesor que va de gira en la semana siguiente.

Asist. De Crditos

6. Recibe facturas para hacer gestin de cobro en gira de la semana.

Asesor/Cobrador

7. El cliente cancela y le extiende un recibo


provisional por el valor que le entrega.

Asesor/Cobrador

8. Los clientes exentos le entregan el efectivo y/o cheques junto con la exencin autorizada por la S. A. T.

Asesor/Cobrador

ditos

FIN

6
7

8
9

9. El cliente cancela con cheque posfechado, Asesor/Cobrador


el entrega un recibo provisional con fecha del
cheque.

83

DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACUTICOS Y DE CONSUMO

FLUJOGRAMA DEL PROCESO ACTUAL DE COBRANZA

Descripcin de la Actividad

Responsable

Depto. De

Asesor Co-

Depto. De

Gerencia

Crditos

brador

Tesorera

Financiera

10

10. Entrega en caja los valores cobrados


con los recibos provisionales.

Asesor/ Cobrador

11. Entrega a Asistente los cobros realizados con la copia del recibo provisional sellado
por caja, las facturas que le quedaron pendientes, as como, los recibos de cheques
posfechados yexenciones.

Asesor/Cobrador

12. Ingresa al sistema los recibos de los


cheques posfechados, para trasladarlos a la
caja en su fecha de cobro.

Asist. De Crditos

13. Recibe de crditos las exenciones, con


los datos del cliente, para rebajar la Cta. Cte.

Cajero

13

14. Proceso en sistema facturas,exenciones


y recibos de cobros del da y posfechados.

Cajero

14

15. Traslada a Tesorera documentos y reportes que soportan los ingresos del da.

Cajero

15

16. Verifica que boletas de depsito cuadren


con documentos y registra valores en la disponibilidad.

Jefe o Asistente de

16

17. Recibe del banco los cheques rechazados y los traslada a Crditos para su recuperacin.

Jefe o Asistente de

18. Hace gestin de cobros de cheques rechazados.

11

12

Tesorera

17

Tesorera

18

Fin

84

DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACUTICOS Y DE CONSUMO

FLUJOGRAMA DE PROCESO SUGERIDO DE COBRANZA

Descripcin de la Actividad

Responsable

Depto. De

Asesor Co-

Depto. De

Gerencia

Crditos

brador

Tesorera

Financiera

INICIO
1. Recibe de Bodega facturas o contraseas
de mercadera entregada.

Asist. De Crditos

2. Carga al sistema facturas de la mercadera entregada y las archiva en su respectivo


flder.

Secretaria de Cr-

3. Recibe del Asistente expedientes de los


clientes morosos y los traslada a Gerencia
Financiera. **

Jefe de Crditos

4. Entrega a Oficina Jurdica facturas de los


clientes, para que haga gestin de cobro. **

Gerente Financiero

5. Enva estados de cuenta a clientes para


que confirmen su saldo, deben de ir firmadas
por Jefe de Crditos. Evita jineteo de fondos
por Asesores. Ver anexo No. 6 y 7. **

Asist. De Crditos

6. De acuerdo a su vencimiento, programa


cobros al Asesor que va de gira en la semana siguiente. Ver anexo No. 5. **

Asist. De Crditos

7. Recibe facturas para hacer gestin de


cobro en gira de la semana.

Asesor/Cobrador

8. El cliente cancela y le extiende un recibo


provisional por el valor de las facturas.

Asesor/Cobrador

9. Los clientes exentos le entregan el efectivo y/o cheque junto con la exencin autorizada por la S. A. T.

Asesor/Cobrador

ditos

**3

**4

FIN

**5

**6

85

DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACUTICOS Y DE CONSUMO

FLUJOGRAMA DEL PROCESO SUGERIDO DE COBRANZA

Descripcin de la Actividad

Responsable

Depto. De

Asesor Co-

Depto. De

Gerencia

Crditos

brador

Tesorera

Financiera

10. El cliente cancela con cheque posfechado, le entrega un recibo provisional con fecha
del cheque.

Asesor/ Cobrador

10

11. Hace depsitos de los cobros efectuados en gira, evita extravos o robos en ruta.
Disponibilidad inmediata de efectivo. **

Asesor/Cobrador

**11

12. Entrega en caja los valores cobrados


con la copia de los recibos provisionales.

Asesor/Cobrador

13. Entrega a Asistente los cobros realizados con la copia del recibo provisional sellado por caja, las facturas que le quedaron
pendientes, as como, los recibos de cheques posfechados y exenciones.

Asesor/Cobrador

14. Ingresa al sistema los recibos de cheques posfechados, para trasladarlos a caja
en la fecha de cobro.

Asist. De Crditos

15. Recibo cobros de ventas al contado y


al crdito.

Cajero

15

16. Recibe de Crditos las exenciones, con


la clave de los clientes a los que se les abonar a su cuenta corriente.

Cajero

16

17. Procesa en sistema facturas, exenciones y recibos tanto de cobros del da como
los posfechados.

Cajero

17

12

13

14

86

DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACUTICOS Y DE CONSUMO

FLUJOGRAMA DEL PROCESO SUGERIDO DE COBRANZA

Descripcin de la Actividad

Responsable

Depto. De

Asesor Co-

Depto. De

Gerencia

Crditos

brador

Tesorera

Financiera

18. Prepara depsitos al banco de los ingresos del da.

Cajero

18

19. Traslada a Jefe o Asistente de Tesorera


facturas, recibos junto con boletas de depsito de los ingresos del da.

Cajero

19

20. Verifica que boletas de depsito cuadren


con reportes emitidos por Informtica.

Jefe o Asistente

20

21. Registra valores en disponibilidad, de


acuerdo a los depsitos enviados a bancos.

Jefe o Asistente

22. Recibe cheques rechazados por parte


del banco y los traslada a Crditos para su
recuperacin.

Jefe o Asistente

23. Hace gestin de cobro de cheques rechazados.

Asist. De Crditos

de Tesorera

21

de Tesorera

22

de Tesorera

23

FIN

** Deficiencias de control encontradas en el proceso actual,


mejorarn con la implementacin de este proceso sugerido.

87

DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACUTICOS Y DE CONSUMO


FLUJOGRAMA DEL PROCESO ACTUAL DEL REGISTRO CONTABLE DE VENTAS AL CRDITO Y CONTADO

Descripcin de la Actividad

Responsable

Caja

Depto. De
Tesorera

Depto. De
Contabilidad

INICIO

1. Procesa recibos, facturas, exenciones,


actualizando la cuenta corriente del cliente

Cajero

2. Traslada a Tesorera los documentos


que soportan los ingresos del da anterior.

Cajero

3. Registra en disponibilidad los ingresos


a los diferentes bancos.

Jefe o Asist.
de Tesorera

4. Traslada a Contabilidad documentos de


ingresos y diario de ventas.

Jefe o Asist.
de Tesorera

5. Elabora partida contable de ventas, registrandolas como crdito, no hay separacin de contado.

Asistente de
Contabilidad

6. Elabora partida contable de devolucin


de mercadera, descuento por pronto pago
de clientes, exenciones, segn diario de
ventas.

Asistente de
Contabilidad

FIN

88

DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACUTICOS Y DE CONSUMO


FLUJOGRAMA DEL PROCESO SUGERIDO DEL REGISTRO CONTABLE DE VENTAS AL CRDITO Y CONTADO

Descripcin de la Actividad

Responsable

Caja

Depto. De
Tesorera

Depto. De
Contabilidad

INICIO

1. Procesa recibos, facturas, exenciones,


actualizando la cuenta corriente del cliente

Cajero

2. Traslada a Tesorera los documentos


que soportan los ingresos del da anterior.

Cajero

3. Registra en disponibilidad los ingresos


a los diferentes bancos.

Jefe o Asist.
de Tesorera

4. Traslada a Contabilidad documentos de


ingresos y diario de ventas.

Jefe o Asist.
de Tesorera

5. Verifica datos de facturas y recibos contra diario de ingresos de caja que emite Informtica. **

Asistente de
Contabilidad

**5

6. Elabora partida contable de ventas al


contado y al crdito. **

Asistente de
Contabilidad

**6

7. Elabora partida contable de devoluciones Asistente de


de mercadera, descuentos por pronto pago Contabilidad
de clientes, y exenciones, segn comprobantes. **
8. Cuadra clientes con Jefe de Crditos,
mensualmente. **

crdito

contado

**7

Jefe de Contabilidad
**8

FIN

** Deficiencias de control encontradas en el


proceso actual, mejorarn con la implementacin de este proceso sugerido.

89

Informe de Auditora Interna AI-2807/2004

Guatemala, 28 de julio 2004

Seores
Consejo de Administracin
Empresa Distribuidora de Productos Farmacuticos y de Consumo
Ciudad

Seores:

Se hace de su conocimiento que el 30 de junio 2004, se dio por finalizada la


Evaluacin de Control Interno al Departamento de Crditos, por el perodo
comprendido del 02 de enero al 30 de junio 2004.

En cumplimiento a la solicitud de fecha 15 de diciembre 2003, se procedi a la


Evaluacin del Control Interno, conforme a Normas Internacionales de Auditora,
se aplicaron los procedimientos y tcnicas que las circunstancias requirieron.

I OBJETIVOS DE LA AUDITORIA INTERNA

El examen de la Auditora Interna es objetivo, sistemtico y profesional y abarca


a su posterior realizacin, todas las operaciones financieras contables y
administrativas, con el propsito de determinar el buen uso y resguardo de los
recursos de la Empresa Distribuidora de Productos Farmacuticos y de
Consumo, as como, la adherencia a sus normas y a la legislacin de
observancia general, por parte de los funcionarios y empleados.

90
La Auditora Interna goza de independencia de actuacin y criterio respecto a
funciones, operaciones y actividades del Departamento auditado, con la finalidad
de verificar, evaluar y elaborar informe a las Autoridades correspondientes.

El objetivo de nuestra evaluacin consisti en examinar el Control Interno del


Departamento de Crditos y la efectividad de los procedimientos administrativos,
fomentando la adhesin de polticas administrativas funcionales. Determinando
las debilidades y fortalezas que obtienen con la implementacin de controles.

II RESPONSABILIDAD CON MOTIVO DEL TRABAJO

La responsabilidad solidaria nace cuando existen nexos de relacin jerrquica y


fiscalmente se comprende que se puede requerir el pago total al jefe o superior
inmediato, cuando se tiene evidencia del acto que afecte los recursos de la
Empresa y la ignora, o no ejecuta acciones para superar las irregularidades y/o
deficiencias.

III ALCANCE DE LA AUDITORIA

El trabajo de campo se realiz del 22 al 30 de junio 2004, el perodo objeto de


examen corresponde a las operaciones del primer semestre de dicho ao; as
como algunos otros aspectos relevantes acaecidos, que por su importancia, fue
necesario cubrir en la presente intervencin.

Los exmenes realizados

corresponden al proceso desde autorizacin de crditos, hasta la recuperacin


de la cartera, en el Departamento de Crditos.

IV HALLAZGOS, CAUSAS, EFECTOS Y RECOMENDACIONES

Con base en el principio administrativo de excepcin, trasladamos a ustedes


solamente las deficiencias detectadas en forma de hallazgo, causa, y efecto,

91
formulando a la vez las respectivas recomendaciones; estas ltimas pueden
ampliarse, mejorarse o modificarse, pero siempre deben ser ejecutadas. Los
resultados de la auditora realizada son los siguientes:

ASPECTOS DE CONTROL INTERNO


1. Pedidos

Hallazgo:
En la evaluacin del procedimiento de pedidos, se determin, que el
Departamento de Facturacin capta informacin en el sistema, si ste rechaza
procede a trasladarlo al Departamento de Crditos y/o Gerente de Divisin, para
que autorice su facturacin y despacho de la mercadera.

Este proceso lo

elabora personal de facturacin y no secretarias de donde proviene el pedido.

Causa:
En el Departamento de Facturacin no existe control previo a ordenar el proceso
en el sistema, se le entrega directamente el pedido al operador y no al jefe del
rea para que distribuya las responsabilidades.

Efecto:
No permite hacer una venta efectiva en el tiempo que el cliente la requiera por
recopilacin de las firmas autorizadas y pueda hacer la compra con la
competencia, dejando de percibir los ingresos por venta.

Recomendacin:
Las secretarias y personal de servicio al cliente deben entregar al Jefe de
Facturacin los pedidos aprobados por Crditos y/o Gerencia Financiera quienes
son los que analizan la antigedad de saldos de los clientes y resuelven si la

92
venta procede de acuerdo al comportamiento de la relacin comercial con el
mismo y los responsables directos de la cartera.

2. Registro contable de las operaciones de crdito y contado


Hallazgo:
Se estableci que el Asistente de Contabilidad al elaborar la partida contable de
ventas del da, no hace la separacin de ventas al contado y ventas al crdito;
las globaliza como ventas al crdito. As tambin, no coteja el diario de ventas
con los documentos que soportan dicha informacin.

Causa:
El sistema de la empresa no permite la separacin de ventas al contado y ventas
al crdito, por lo que todo se contabiliza en ventas al crdito. El control del
cotejo de documentos contra el diario de ventas es a falta de supervisin del
contador general.

Efecto:
Contablemente no se visualiza los dos tipos de ventas que realiza la empresa;
nicamente refleja ventas al crdito. No se determina si el monto de los ingresos
es por cobros o ventas al contado.

Al momento de que ocurra algn extravo de documentos, no permite detectarlo


a tiempo por falta de control en la correlatividad de los mismos y si hubiera
anulaciones tampoco verifica si el juego est completo.

93

Recomendacin:
El procedimiento de registro de ventas, debe corregirse haciendo la separacin
de contado y crdito, as se obtendr un resultado real de las operaciones de la
empresa.

Instruir al asistente de contabilidad, para que coteje la documentacin contra el


diario de ventas, verificando la numeracin de facturas, notas de crdito, notas
por pronto pago, exenciones, antes de registrar las operaciones contables.

3. Estado de cuenta a clientes


Hallazgo:
Se determin que a los clientes no se les enva estado de cuenta, por lo que no
se puede confirmar si estn de acuerdo con los saldos que aparecen en los
registros de la empresa.

Causa:
No existe un procedimiento definido de cobros. El Jefe de Crditos no supervisa
las actividades de su personal ya que las instrucciones se les dan en forma
verbal,

pues conoce el proceso por tener algunos aos de laborar en la

Empresa.

Efecto:
No es confiable el saldo de Cuentas por Cobrar reflejados en los estados
financieros, no existe documentacin donde el cliente est de acuerdo de su
deuda con la empresa, ha habido clientes que ya cancelaron sus facturas y el
efectivo no ingres a la Empresa.

94

Recomendacin:
Enviar estados de cuenta a clientes para que confirmen sus saldos, esto
permitir hacer controles cruzados y evitar que pueda existir jineteo de fondos
por parte de personal que hace gestin de cobro.

4. Cheques rechazados
Hallazgo:
Al revisar el tiempo en que se recuperan los cheques rechazados, el cobro no se
hace de acuerdo a las polticas establecidas por la administracin. Se detect
que la gestin de cobro no la hace un solo asistente, cada uno de ellos recupera
el cheque rechazado de acuerdo a los clientes que tenga bajo su
responsabilidad del cuadre de las cuentas. Existe el servicio de protectora de
cheques y no lo utilizan.

Causa:
Este retraso de recuperacin del efectivo, se da por que el Asistente se dedica a
cuadrar sus cuentas que ya no tienen incluida esa factura vencida, restndole
importancia a la recuperacin de los cheques rechazados. No existe un solo
responsable que haga gestin de cobro de los cheques rechazados.

Efecto:
La Empresa no cuenta con esa disponibilidad para solventar sus compromisos
econmicos, se ha visto obligada a buscar financiamiento externo, originando
gastos financieros innecesarios.

Recomendacin:
Reordenar atribuciones del personal, asignar a un solo Asistente para que haga
gestin de cobro, definiendo estrategias a corto plazo para la recuperacin del

95
efectivo, de acuerdo a las polticas establecidas por la Administracin. Utilizar la
protectora de cheques, con esto se evitara el volumen de cheques rechazados.
Informar semanalmente a Gerencia Financiera de la recuperacin y documentar
la gestin si es necesario para trasladar a la oficina jurdica.

5. Cheques posfechados
Hallazgo:
Como resultado de la revisin del archivo de los cheques posfechados, se
determin que existen cheques no cobrados de fechas anteriores, que no se
presentaron para su cobro porque el cliente contact para que se retrazara el
cobro al banco.

Causa:
El responsable de la cuenta de clientes que giran cheques posfechados no acta
de acuerdo a las polticas establecidas por la empresa y entera nicamente al
Jefe de Crditos, no as, al Gerente Financiero que es el responsable de la
divisin y el que maneja directamente las finanzas de la empresa.

Efecto:
Acumulacin de cheques pendientes de cobro, es el cliente quien decide la
fecha que se presenta al banco no respetando las polticas de la empresa. Por
lo tanto, la empresa esta financiando al cliente, permitindole hacer uso de su
capital.

Recomendacin:
No prolongar el perodo de cobro al cliente, tener una buena comunicacin con
l, aplicando tcnicas de cobro como lo son llamadas telefnicas, cartas,
Internet, etc. Cobrar intereses por mora.

96

6. Facturas no cobradas a su vencimiento


Hallazgo:
Al 30 de junio 2004, existen facturas vencidas para su cobro, segn balance de
antigedad de saldos a clientes como por ejemplo en das:

1-30

31-60

61-90

91-120

120

Q4.129,885.00 Q3.255,918.00 Q2.030,158.00 Q1.073,669.00 Q


820,370.00

Causa:
El resultado anterior se deduce que no utilizan Asistentes y Jefe de Crditos el
balance de antigedad de saldos de clientes, para programar cobros, existen
despachos de mercadera cuando el cliente tiene facturas pendientes por
cancelar.

Efecto:
Corre el riesgo de liquidez de la Entidad, debido a que su procedimiento de
cobro no es efectivo y esto se refleja en el financiamiento externo que la
Empresa busca para solventar sus compromisos con proveedores y acreedores.

Recomendacin:
Para su cobro visitar al cliente el Jefe o Sub de Crditos con Asesor Comercial,
para investigar los motivos del atraso del pago de facturas.

Negociar los

documentos con entidades bancarias, por medio de cheques posfechados,


utilizar agencias de cobro, etc.

97

7. Cuentas por cobrar del bufete jurdico


Hallazgo:
Se estableci que el Departamento de Crditos no obtiene del Bufete Jurdico
documentacin de soporte para dar baja a cuentas incobrables, recibe la
informacin con una nota firmada por la secretaria del bufete y con este
documento hace el memorando para administracin.

Causa:
El Jefe de Crditos acepta este tipo de informacin sin tener un mayor soporte
de la oficina jurdica. El jefe de la oficina jurdica no se le puede localizar para
tratar asuntos de los clientes, siendo la secretaria la intermediaria.

Efecto:
Esto dificulta tener un adecuado control sobre las cuentas pendientes en la
oficina jurdica, no existe soporte de los trmites efectuados por la oficina jurdica
para dar de baja a las cuentas contablemente. Esto puede ocasionar que la
empresa sea sancionada, si se procede nicamente con la nota y no tener la
base legal para hacer el ajuste.

Recomendacin:
Que el Departamento de Crditos, solicite que la notificacin y documentacin
sea firmada por un socio del bufete, adjuntando el soporte de los trmites
efectuados por ellos a los clientes.

Con el expediente completo tramitar la

autorizacin de la Gerencia General conjuntamente con la Gerencia Financiera,


para que contabilidad elabore el ajuste correspondiente.

98

8. Recuperacin de cuentas dadas de baja por incobrables

Hallazgo:
Como resultado de la revisin de la recuperacin de las cuentas dadas de baja
por incobrables, se determin que no existe control alguno sobre esos saldos, no
existe un asistente responsable de esa cuenta, por lo tanto no se pudieron
cuantificar.

Causa:
El Asistente de Crditos asume que ya estn dadas de baja contablemente, por
lo tanto ya no debe drsele seguimiento a las mismas, no hay supervisin por
parte del Jefe del Departamento, ni se elabora integracin de la misma.

Efecto:
Constituye debilidad en el control interno y muestra la falta de supervisin del
Jefe de Crditos al no darle seguimiento a la cuenta. Se desconoce la cantidad
exacta de las cuentas dadas de baja, as como, las recuperadas.

Recomendacin:
Supervisin del Jefe de Crditos para ese tipo de cuentas al Asistente, as como,
no dar por terminada su responsabilidad en la cuenta corriente cuando el Bufete
Jurdico las de por incobrables. Asignar nuevamente esa atribucin al Asistente
y que elabora integracin de la misma.

99

9. Visitas a clientes
Hallazgo:
Se

confirm

que

el

Jefe

de

Crditos

y/o

Subjefe

no

apoyan

asesores/cobradores con visitas peridicas a clientes para hacer efectiva la


gestin de cobro. No conocen a los clientes personalmente y no mantienen una
relacin comercial muy efectiva, con la mayora de ellos.

Causa:
El Jefe y Sub jefe dentro de sus actividades no programan visitas a clientes, este
tipo de apoyo no lo han brindado a asesores/cobradores anteriormente,
dedicndose nicamente a sus actividades administrativas en oficina.

Efecto:
Repercute en la captacin de ingresos, se lleva ms tiempo en la recuperacin
del efectivo. El Asesor no mejora la gestin de cobro, deteriorando la cartera y
no existe constancia de conformidad del cliente con su saldo en la empresa.

Recomendacin:
Programar visitas peridicas del Jefe o Subjefe o personal del Departamento de
Crditos conjuntamente con asesores comerciales, para mejorar la relacin
comercial, as como, hacer efectiva la recuperacin de la cartera. Capacitar al
Jefe y Sub Jefe en el manejo de las cuentas por cobrar.

100

10. Manuales operativos


Hallazgo:
Se identific que no existen los manuales operativos del Departamento de
Crditos, existe confusin en el personal por desconocimiento de las polticas y
procedimientos establecidos por la administracin.

Causa:
La Administracin no ha solicitado que se elaboren los manuales de
procedimientos. Las atribuciones se asignan verbalmente ya que el Jefe de
Crditos labora desde hace mucho tiempo en la empresa y los conoce muy bien.

Efecto:
En ausencia del Jefe, el personal no puede darle seguimiento o tomar
decisiones para llevar a cabo su trabajo y se paran los procesos.

Recomendacin:
Que se elaboren los manuales operativos del Departamento de Crditos, con
ello se beneficiar apoyando de una mejor forma al departamento de ventas y a
la empresa misma desempeando mejor sus atribuciones.

CONCLUSION
De conformidad con los resultados obtenidos en el rea examinada del
Departamento de Crditos; se concluye que los responsables han dejado de
observar polticas y procedimientos, que fueron indicados en el presente
informe, las cuales han trado varias situaciones que muestran falta de
supervisin y diligencia por parte de los involucrados en los diferentes procesos.

101

OPINION
Con base en lo anterior, se opina que de no corregir las situaciones descritas y
respaldadas con el presente informe, se puede perjudicar las operaciones
administrativas, contables y financieras que involucran directamente a la
Empresa.

RECOMENDACIN
Por las situaciones descritas, los responsables de los distintos procesos
indicados en este informe, deben realizar sus labores con mayor diligencia,
supervisar y velar porque se cumplan los objetivos del departamento,
optimizando de esta manera el efectivo generado por las ventas.

Por tal razn, se sugiere tomar las acciones correctivas de las irregularidades
descritas en este informe, atendiendo las recomendaciones por Auditora
Interna, mejorarlas y ampliarlas bajo la responsabilidad de la Administracin de
la Empresa, con el objeto de corregir deficiencias, lo que redundar en beneficio
de la misma.

Atentamente,

Licda. Erodta Nicanora Rios Lpez

Licenciado Carlos Osorio

Profesional de Auditora

Auditor General Interno

CONCLUSIONES
1.

En el mercado guatemalteco, existe una fuerte competencia entre las

distribuidoras farmacuticas, por lo que debe cuidar su sistema operativo, para


no tener fallas en la satisfaccin del cliente, ya que por la variedad de opciones
que cuenta el mercado, es el servicio el que determina la preferencia del
consumidor.

2.

El diseo de control interno a travs de flujogramas propuesto en este

trabajo, presenta un modelo que optimizar los controles ya existentes, evitando


atraso en la recuperacin de la cartera, que no cumple con las polticas
administrativas establecidas por la direccin de la entidad. Esto se ve reflejado
en el efecto financiero de endeudamiento de la empresa al no contar con
suficiente liquidez al solventar sus obligaciones.

3.

En el sistema de control interno de una empresa, debe tener claro sus

polticas y procedimientos adoptados por la administracin, asegurando sus


objetivos trazados a corto, mediano y largo plazo.

4. La mayora de las ventas en este tipo de empresa, son al crdito y sus


controles administrativos y contables no estn definidos en forma clara y concisa
para el buen manejo de la cartera de clientes, por lo tanto no se llega a los
resultados deseados en las mismas.

5. El Departamento de Crditos es el responsable en la recuperacin de la


cartera de la empresa, su prioridad es velar porque se cumplan los objetivos de
la administracin a travs de su recuperacin en el menor tiempo posible.

6. El auditor interno como profesional en el ramo, debe verificar la existencia de


polticas y procedimientos aplicables a los crditos y cuentas por cobrar, para
salvaguarda de los derechos de cobro y que sean funcionales para la misma.

RECOMENDACIONES
1. Debido a la competencia se debe tener no solo la calidad del producto, sino
tambin el servicio, para mantenerse en el mercado.

2.

Implementar este modelo de diseo de control interno para realizar sus

actividades, poniendo en prctica las medidas sugeridas en el estudio, para


mejorar los controles existentes.

3.

Todo el personal debe poner en prctica las polticas y procedimientos

adoptados por la administracin y contribuir as con el crecimiento y continuidad


de la empresa.

4. La administracin de cuentas por cobrar debe ser controlada con mucha


habilidad, cuidando la liquidez de la empresa y garantizando la recuperacin de
los crditos a travs de procedimientos efectivos de cobro.

5.

El Departamento de Crditos debe responder a las exigencias de los

objetivos trazados por la administracin, con una mayor eficiencia en la


recuperacin de la cartera y as obtener una mayor liquidez financiera.

6.

El auditor interno al desempearse como profesional en una empresa

dedicada a la Distribucin de Productos Farmacuticos y de Consumo, debe


demostrar lo importante y funcional que son las polticas y procedimientos en el
Departamento de Crditos, optimizando ganancias.

BIBLIOGRAFA
1. Auditoria del Desempeo, Mxico noviembre 1999, 1a. Edicin. 150p.

2. Cdigo de Comercio, Dto. 2-70, Congreso de la Repblica. 228p.

3. Cdigo de Salud, Dto. 90-97, Congreso de la Repblica. 35p.

4. Declaraciones sobre Normas de Auditoria, S. A. S. 1. 69p.

5. Declaraciones sobre Normas de Auditoria, S. A. S. 55. 34p.

6. Enciclopedia de Auditoria, Grupo Editorial Ocano, 1998. 1315p.

7. Gitman, Laurence J., Principios de Administracin Financiera, Pearson


Educacin, 2000, 8a. Edicin. 593p.

8. Instituto Guatemalteco de Contadores Pblicos y Auditores, Guas de


Auditoria Interna, noviembre 2000, 3a. Edicin. 166p.

9. Instituto Guatemalteco de Contadores Pblicos y Auditores, Normas


Auditoria, octubre 2000, 9a. Edicin. 378p.

10. Instituto Guatemalteco de Contadores Pblicos y Auditores, Seminario de Contabilidad, agosto 2001. 47p.

11. Instituto Guatemalteco de Contadores Pblicos y Auditores, Seminario de Responsabilidad del Auditor Interno en la Evaluacin del
Control Interno, octubre 2001. 12p.

12. Instituto de Auditores-Censores Jurados de Cuentas de Espaa,

Auditoria, Madrid 1998, Tomo Y, 2a. Edicin. 150p.

13. Normas Internacionales de Auditoria (NIAS), agosto 2000, 5a. Edicin. 603p.

14. Manual de Induccin, Distribuidora de Productos Farmacuticos y


de Consumo, 1998. 21p.

15. Memorias Lanquetn 1953. 11p.

16. Prez Orozco, Gilberto Rolando, Normas y Procedimientos de Auditora II, julio 2000, 1a. Edicin. 102p.

17. Philip Morris, Polticas de Crdito, 2000. 30p.

18. Roldn de Morales, Zoila Esperanza, Auditoria de una Empresa Comercial Activos, febrero 1998, 1a. Reimpresin. 192p.

19. Universidad de San Carlos de Guatemala, Departamento de Tesis,


Material de Apoyo para las Plticas de Orientacin y Elaboracin de
Tesis, enero 2002. 67p.

ANEXOS

ANEXO No. 1
DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS Y DE CONSUMO
METODO DE EXPLICACION NARRATIVA
COBROS
DEL 01 DE JULIO 2003 AL 30 DE JUNIO 2004

El procedimiento establecido para cobros de la empresa da inicio desde el


momento que el Asesor/Cobrador presenta la factura vencida al cliente,
requiriendo su cobro.

El Asesor/Cobrador extiende un recibo provisional al

cliente, si es efectivo, cheque depsito.

Ingresa el dinero a la caja de la empresa donde se le sella la copia de recibido,


posteriormente liquida en crditos con las copias selladas, el Asistente toma
nota y verifica si el cajero actualiza la cuenta corriente del cliente, al darle
ingreso al sistema de lo recibido.

El cajero traslada al da siguiente los documentos a Tesorera para que


contabilice los ingresos y abono la cuenta de clientes a nivel contable, con las
boletas de depsito enviadas al banco.

Las conciliaciones bancarias son elaboradas por Contabilidad, donde se controla


si todos los ingresos estn registrados en los libros.

P. T. 1-2

1/1

Hecho por: E. R. Fecha: 30-06-04


Revisado por: A. A. Fecha: 30-06-04

ANEXO No. 2
DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACUTICOS Y DE CONSUMO
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO
COBROS
Del 01 de julio 2003 al 30 de junio 2004

Las preguntas del cuestionario han sido redactadas de manera que las respuestas
"SI" indiquen la existencia de condiciones satisfactorias en general y las respuestas "NO" la existencia de posibles deficiencias en los controles internos capaces
de afectar los estados financieros. Si alguna de las preguntas del cuestionario no
se aplican en la empresa, seale las respuestas con N/A (No aplicable)
SI
1, Presenta el Asesor/Cobrador la factura vencida al
cliente requiriendo su cobro?
2, El Asesor/Cobrador extiende un recibo provisional al
cliente al momento de recibir el pago de la factura?
3. Al Asesor/Cobrador se le sella la copia del recibo en
caja al momento de liquidar sus cobros?
4. Al entregar gira el Asesor/Cobrador el Asistente verifica que todos los recibos estn correlativos y sellados
por caja?
5. El Asistente de Crditos verifica que la cuenta corriente fue actualizada en el sistema, de acuerdo a la informacin que le fuera entregada por el Asesor/Cobrador?
6. El cajero traslada al da siguiente los documentos a
Tesorera para que verifique las boletas de depsito enviadas al banco, contra el reporte de ingresos?
7. Contabiliza Tesorera los ingresos del da anterior ?
8. Elabora Contabilidad conciliaciones bancarias verificando si todos los ingresos fueron registrados?

NO

NO
APLICA

COMENTARIOS

ANEXO No. 3
DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS Y DE CONSUMO

FLUJOGRAMA DE COBROS

ACCIONES

Responsable

Asesor

DEPTO. DE

DEPTO. DE

Cobrador

CREDITOS

TESORERIA CONTABILIDAD

DEPTO. DE

INICIO

1, El Asesor/Cobrador presenta la factura


vencida al Cliente requiriendo su cobro

Asesor/Cobra-

2. El Asesor/Cobrador extiende un recibo


provisional al Cliente al momento de recibir
el valor de la factura, sea en efectivo, cheque o boleta de depsito

Asesor/Cobra-

3. El Asesor/Cobrador ingresa a caja los


valores cobrados a los clientes, sellndosele la copia del recibo

Cajero

4. El Asistente recibe del Asesor/Cobrador


las copias de los recibos sellados por caja

Asist. De Crditos

dor

dor

5. El Asistente verifica la cuenta corriente


si fue actualizada por el cajero, de acuerdo
a la informacin que le proporcion el Asesor/Cobrador y los recibos de caja.

Asist. De Crditos

5
6

6. El cajero traslada a Tesorera los documentos junto con las boletas de depsito
de los ingresos del da anterior

Cajero

7. Tesorera verifica informacin contra reporte de ingresos y contabiliza la informacin

Jefe o Asistente

8. Contabilidad elabora conciliaciones bancarias para verificar que los ingresos estn
registrados en bancos

Asistente de Con-

de Tesorera

tabilidad

FIN

ANEXO No. 4

EMPRESA DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS


FARMACEUTICOS Y DE CONSUMO
GUATEMALA, GUATEMALA, C. A.

SOLICITUD DE CREDITO
Datos del Establecimiento
Nombre Comercial:_________________________________________________
Razn Social:_____________________________________________________

Clase de Negocio
Farmacia/Droguera

Supermercado/Saln de Belleza

Almacn/Mayorista

Institucin del Estado

Clnica Mdica *, Dental, ptica

Hospital/Sanatorio Privado

(*)Especialidad ___________________ Otro (Especificar)__________________


Direccin:________________________________________________________
Municipio:__________________________Departamento:__________________
*NIT:______________________________Telfono:_______________________
Fax:_______________________________Correo Electrnico:______________
*Patente de Comercio:________________*Licencia Sanitaria:_______________

Datos Personales
Nombre del Propietario o *Representante Legal:__________________________
Direccin:___________________________Telfono:______________________
Municipio:___________________________Departamento:_________________
*Cdula de Vecindad:__________________ Extendida en:_________________
*Estados Financieros:_________________*Estados de Cuenta del Banco:_____

*Documentos que debe adjuntarse a la presente solicitud

REFERENCIA DE CREDITO
Empresa

Telfono

Monto de Crdito

No. De Cuenta

Tipo de Cuenta

REFERENCIAS BANCARIAS
Nombre del Banco

Monto del Crdito Solicitado:_________________________________________


Capital de la Empresa:______________________________________________
Promedio de Venta Mensual:_________________________________________

Autorizo a la Empresa Distribuidora de Productos Farmacuticos y de Consumo,


para verificar referencias con las empresas y bancos del sistema indicados
anteriormente.

_____________________________
Lugar y Fecha

_____________________________
Firma y Sello del Propietario o
Representante Legal

Das/Fecha de pago:________________________________________________

Nota: Daremos trmite a toda solicitud que cumpla con los requisitos y papelera
solicitada adjunta.

Nombre del Asesor:_______________Cdigo:________Divisin:____________

Espacio Reservado para la Empresa Distribuidora de Productos Farmacuticos y


de Consumo
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
__________
Cuenta No.:____________Lmite autorizado:_________________Das:_______
Vo. Bo. Gerente Divisin:____________________Cobrador:________________
Responsable asignar No. Cuenta:_______________Fecha:_________________
Autorizado por Depto. De Crditos:______________Fecha:_________________
Vo. Bo. Gerencia General:_____________________Fecha:_________________
Vo. Bo. Gerencia Financiera:___________________Fecha:_________________
Responsable de Notificar:_____________________Fecha:_________________
Observaciones:
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________

ANEXO No. 5
DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS Y DE CONSUMO
BALANCE DE ANTIGUEDAD POR CLIENTE AL 30 DE JUNIO 2004
(Cifras expresadas en Quetzales)

CODIGO Das de
CLIENTE Crdito

NOMBRE DEL CLIENTE

SALDO

1-0-122

30

Farmacia La Buena Salud

123.925,00
312.535,00

Corriente

1-0-150

60

Farmacia Carolina & H

1-0-155

30

Farmacia Gonzlez

20.890,00

16.905,00

1-0-157

30

Farmacia Jessica

15.295,00

1-0-160

30

Farmacia Moderna

13.430,00

1-0-165

30

Farmacia Las Maras

18.360,00

1-0-167

30

Farmacia El Ejecutivo

221.482,00

175.582,00

1-30
95.630,00

31-60

61-90

74.155,00

36.820,00

54.339,00

23.680,00

76.156,00

5.200,00

6.700,00

5.430,00

3.875,00

6.530,00

4.750,00

2.150,00

28.010,00

17.890,00

7.250,00

1-0-170

30

Farmacia El Maestro

19.631,00

19.631,00

1-0-172

30

Farmacia Iberia

11.692,00

11.692,00

1-0-242

60

Farmacia San Jacinto

44.375,00

1-0-280

30

Farmacia Concepcin

36.380,00

1-0-281

30

Farmacia Nueva

11.100,00

1-0-283

30

Farmacia Oriental

11.500,00

1-0-285

30

Farmacia La Proteccin

27.400,00

1-0-287

30

Farmacia La Providencia

16.495,00

9.140,00

4.640,00

1-0-288

30

Farmacia M & D

19.445,00

13.825,00

5.620,00

5.540,00
2.800,00
15.080,00

1-0-290

30

Farmacia Oro

14.252,00

14.252,00

1-0-292

30

Farmacia San Juan Villasol

20.141,00

20.141,00

1-0-320

60

Farmacia la Receta

24.030,00

1-0-322

30

Farmacia El Porvenir

20.230,00

1-0-325

30

Farmacia Regia

1-0-327

30

Farmacia Gabriela

15.300,00

1-0-328

30

Farmacia Carmesi

17.545,00

1-0-330

30

Farmacia Herrera

15.364,00

15.364,00

1-0-331

30

Farmacia Cristal

11.115,00

11.115,00

1-0-333

30

Farmacia La Montaa

15.678,00

15.678,00

1-0-405

30

Farmacia Rosario

34.710,00

6.980,00

45.825,00
8.990,00
5.990,00

2.890,00

8.220,00

15.820,00

23.015,00

12.115,00

10.825,00

2.300,00

6.000,00

1.230,00

4.620,00

5.650,00

1.520,00

12.010,00

10.500,00

5.360,00

12.510,00

10.000,00

13.440,00

2.715,00

3.470,00

1.500,00

7.160,00

2.500,00

9.600,00

5.700,00
9.820,00

120.
12.950,00

5.340,00

15.260,00

9.660,00

91-120

7.725,00

6.840,00

1-0-406

30

Farmacia San Carlos

27.210,00

12.630,00

1-0-410

30

Farmacia Suprema

15.994,00

12.694,00

1-0-415

30

Farmacia Santa Ana

11.300,00

1-0-416

30

Farmacia Galavista

27.190,00

1-0-417

30

Farmacia Aurora

13.330,00

1-0-418

30

Cygabi

14.952,00

14.952,00

1-0-419

30

Afarpo

12.694,00

12.694,00

1-0-420

30

Farmacia Confucio

10.425,00

16.890,00

8.380,00

6.200,00
3.300,00

2.400,00

5.600,00

7.150,00

3.150,00

3.300,00
2.265,00

3.245,00

15.000,00

4.680,00

5.745,00
35.000,00

45.000,00

2.300,00

5.500,00

1-0-540

60

Farmacia Hermano Pedro

150.000,00

25.000,00

30.000,00

1-0-542

30

Farmacia San Rafal

24.100,00

17.800,00

6.300,00

1-0-545

30

Farmacia Santa Mnica

15.485,00

1-0-546

30

Farmacia Santa Catalina

10.500,00

1-0-548

30

Farmacia Eventos Catolicos

1-0-550

30

1-0-551

30

1-0-552

30

1-0-553

30

1-0-620

30

Farmacia Super Descto.

1-0-622

30

1-0-625

30

1-0-627

30

Farmacia Corazn de Jess

17.430,00

1-0-628

30

Farmacias Los Manantiales

17.420,00

17.420,00

1-0-630

30

Farmacia Batres Xelaj

13.699,00

13.699,00

1-0-705

30

Farmacia Emanuel

19.800,00

15.300,00

1-0-706

30

Farmacia Getzeman

12.030,00

1-0-708

30

Farmacia Espaa

13.520,00

1-0-709

30

Farmacia Excelsior

16.850,00

5.860,00

197.044,00

125.314,00

41.520,00

30.210,00

Farmacia Popular

27.645,00

17.480,00

9.215,00

950,00

Farmacia Vielman

23.165,00

16.850,00

6.315,00

Prososa

13.875,00

13.875,00

Don Pedro Super Farmacia

12.988,00

12.988,00

222.978,00

125.300,00

Farmacia Sina

51.305,00

32.655,00

9.880,00

8.770,00

Farmacia La Sevillana

29.720,00

19.325,00

4.520,00

5.875,00

41.009,00

1.200,00

5.500,00

2.300,00

9.420,00

2.200,00

1.900,00

11.200,00

1.500,00

4.150,00

9.625,00

2.700,00

56.669,00

3.800,00

3.300,00

7.820,00

4.230,00

5.200,00

8.430,00

1-0-712

30

Farmacia Fatima

28.810,00

1-0-714

30

Farmacia El Ahorro

16.400,00

21.110,00

7.700,00

1-0-715

30

Farmacia Galeno

25.380,00

19.620,00

2.760,00

1-0-716

30

1-0-718

30

Farmacia La Democracia

16.231,00

16.231,00

Farmacia San Lucas

14.785,00

1-0-886

14.785,00

30

Farmacia Belen

20.660,00

1-0-888

30

Farmacia la Unica

20.370,00

1-0-889

30

Farmacia El Ahorro

25.000,00

1-0-890

30

Farmacia Santa F

19.430,00

5.500,00

8.000,00

6.800,00

4.100,00

3.000,00

5.000,00

12.000,00

3.660,00

4.800,00

5.120,00

3.000,00

7.450,00

10.000,00

7.000,00
5.600,00

5.330,00

8.500,00

1-0-892

30

Farmacia San Felipe

12.825,00

1-0-895

30

Farmacia San Cristobal

41.350,00

23.150,00

3.300,00

5.400,00

8.500,00

9.700,00

1-0-896

30

Farmacia Miramar

12.456,00

12.456,00

1-0-897

30

Farmacia Mara y Jos

17.215,00

17.215,00

1-0-898

30

Farmacia Francisca

12.452,00

12.452,00

1-0-900

60

Farmacia Fayco

302.242,00

124.352,00

75.215,00

52.690,00

49.985,00

279.903,00

92.320,00

55.123,00

17.652,00

51.115,00

24.200,00

12.500,00

7.400,00

4.300,00

4.900,00

6.700,00

29.960,00

21.645,00

7.000,00
2.800,00

4.300,00

3.600,00

1-0-902

30

Farmacia San Fernando

1-0-905

30

Farmacia San Jos

1-0-906

30

Farmacia Santa Cruz

13.750,00

1-0-908

30

Farmacia Santiago

10.375,00

1-0-910

30

Farmacia Terminal

140.425,00

88.820,00

1-0-912

30

Farmacia Teresita

17.010,00

17.010,00

1-0-914

30

Farmacia Zelada

16.205,00

16.205,00

1-1-101

30

Farmacia Marquense

20.430,00

1-1-102

30

Farmacia Occidental

20.500,00

1-1-104

30

Farmacia Profesional

10.700,00

1-1-106

30

Farmacia Quetzal

12.550,00

1-1-108

30

Farmacia Ruz

13.760,00

6.400,00

4.125,00

2.150,00
2.175,00

3.700,00

4.900,00

10.630,00

4.900,00

5.600,00

1.500,00
5.150,00

5.900,00

63.693,00

7.860,00

4.100,00

4.500,00

3.300,00

1-1-110

30

Farmacia Roma

14.400,00

6.100,00

5.050,00

1-1-111

30

Farmacia Sagrada Familia

15.350,00

4.050,00

5.200,00

6.100,00

1-1-113

30

Farmacia San Juan

13.500,00

11.200,00

2.300,00

1-1-115

30

Farmacia San Miguel

23.540,00

19.425,00

4.115,00

1-1-117

30

Farmacia Las Vegas

23.510,00

23.510,00

1-1-119

30

Farmacia La Floresta

19.114,00

19.114,00

1-1-200

30

Farmacia San Luis

11.800,00

6.500,00

1-1-201

30

Farmacia Santa Mara

24.788,00

1-1-202

30

Farmacia La Salud

2.500,00

2.800,00

6.850,00

2.290,00

6.433,00

9.140,00

1-1-204

30

Farmacia San Marcos

16.475,00

1-1-206

30

Farmacia San Martn

5.445,00

1-1-208

30

Farmacia Salem

10.400,00

8.900,00

1.500,00

7.820,00

2.780,00

15.475,00

9.800,00

4.175,00

2.345,00

1-1-210

30

Farmacia San Pablo

1-1-212

30

Farmacia San Bartolom

1-2-214

30

Farmacia Inmaculada

14.523,00

14.523,00

1-2-216

30

Farmacia Polanco

12.530,00

12.530,00

1-1-303

30

Farmacia Los Angeles

79.355,00

1-1-304

30

Farmacia Alpha

12.180,00

4.380,00

1-1-305

30

Farmacia El Carmen

9.400,00

1.800,00

2.300,00

1-1-307

30

Farmacia Alianza

5.110,00
72.922,00

8.320,00

1-1-308

30

Farmacia Antigua

1-1-310

30

Farmacia Monte Mara

1-1-312

30

Farmacia Lara

10.450,00

3.250,00

51.522,00

6.130,00

8.360,00

9.995,00

5.875,00
1.700,00

1.400,00

1.500,00
2.300,00

4.120,00

40.905,00

19.500,00

18.950,00

5.200,00

2.600,00

1.900,00

3.100,00

2.200,00

980,00

870,00

2.110,00

1.150,00

7.600,00

13.800,00

1.800,00

1.450,00

1.150,00

980,00

750,00

5.750,00

2.300,00

1.500,00

900,00

8.800,00

1-1-315

30

Farmacia Ivori

67.700,00

11.500,00

5.400,00

42.000,00

1-1-316

30

Farmacia Medrano

14.600,00

9.700,00

2.100,00

2.800,00

1-1-318

30

Farmacia Nazaret

16.450,00

7.500,00

2.700,00

1-1-320

30

Farmacia Las Rosas

12.875,00

12.875,00

4.100,00

2.150,00

1-1-322

30

Farmacia La Selva

1-2-105

30

Farmacia El Gran Valle

18.690,00

18.690,00

117.000,00

51.000,00

1-2-107

30

Farmacia Gnesis

45.000,00

22.380,00

17.180,00

5.200,00

1-2-109

30

1-2-111

30

Farmacia Herrera

61.625,00

30.800,00

18.325,00

Farmacia Inmaculada

33.300,00

1-2-113

30

Farmacia Joseline

3.300,00

16.900,00

13.100,00

8.550,00

2.500,00

1.900,00

1-2-201

60

Farmacia y Droguera Ligia

4.150,00

4.175,00

5.600,00

1.800,00

2.500,00

2.800,00

1-2-202

60

Farmacia Lux

1-2-204

60

Farmacia La Moderna

75.865,00

21.000,00
12.500,00

42.650,00

15.680,00

17.535,00

166.985,00

39.650,00

70.830,00

45.355,00

11.575,00

11.150,00

1-2-206

60

Farmacia Mndez

84.960,00

59.960,00

25.000,00

1-2-208

60

Farmacia Minerva

15.400,00

11.600,00

2.300,00

1.500,00

1-2-210

60

Farmacia Marfl

8.600,00

1-2-315

60

Farmacia Fenix

17.225,00

9.850,00

5.875,00

1.500,00

253.900,00

35.450,00

82.450,00

121.000,00

15.000,00

28.540,00

11.800,00

6.240,00

5.900,00

4.600,00
3.600,00

3.300,00

1-2-316

60

Farmacia y Droguera Batres

1-2-318

60

Farmacia La Bendicin

1-2-320

60

Farmacia Mercedes

17.520,00

5.420,00

2.400,00

1-2-322

60

Farmacia El Centro

39.134,00

17.659,00

21.475,00

9.234,00

1-2-323

60

Farmacia El Calvario

50.504,00

1-2-450

60

Farmacia la Salud

11.400,00

1-2-460

60

Farmacia El Descuento

1-2-462

60

1-2-464

60

1-2-466

60

142.254,00

39.754,00

Farmacia Universal

34.623,00

21.123,00

Farmacia Las Vegas

13.100,00

Farmacia Santa Teresita

10.800,00

22.850,00

12.300,00

6.120,00

3.900,00

4.500,00

29.800,00

10.000,00

62.700,00

3.300,00

4.800,00

8.975,00

7.700,00

8.000,00

5.500,00

6.600,00

4.200,00

1-2-468

60

Farmacia Trinidad

18.691,00

12.211,00

6.480,00

1-2-470

60

Farmacia Horeb

66.017,00

28.542,00

11.200,00

1-3-101

30

Farmacia Daz

24.995,00

6.450,00

8.900,00

1-3-102

30

Farmacia Del Pueblo

25.100,00

9.700,00

6.800,00

6.100,00

9.600,00

9.645,00
8.600,00

3.000,00

5.000,00

1-3-105

30

Farmacia El Divino Maestro

17.850,00

1-3-107

30

Farmacia Del Centro

13.300,00

1-3-110

30

Farmacia Emanuel

16.490,00

11.260,00
6.200,00

1-3-202

30

Farmacia Eben Ezer

28.950,00

1-3-203

30

Farmacia Girn

53.880,00

1-3-204

30

Farmacia La F

16.110,00

1-3-205

30

Farmacia Jerusalem

37.520,00

9.500,00
5.930,00

2.990,00

3.600,00

3.600,00

4.500,00

5.200,00

7.400,00

2.890,00

20.000,00

2.200,00

6.750,00

11.000,00

8.500,00

13.230,00

11.990,00

2.800,00

3.108,00

8.800,00

2.105,00

2.450,00

4.900,00

21.380,00

13.000,00
4.110,00

1-3-207

30

Farmacia Jimena

19.943,00

1-3-303

30

Farmacia Nuevo Mundo

11.800,00

1-3-305

30

Farmacia Ordoez

10.825,00

1-3-307

30

Farmacia Priscy

63.180,00

1-3-308

30

Farmacia Paty

13.005,00

1-3-310

30

Farmacia El Pilar

40.790,00

25.210,00

4.450,00
10.825,00

16.720,00

46.460,00
3.250,00

4.630,00

5.125,00

40.025,00

10.200,00

12.500,00

15.580,00

1-3-312

30

Farmacia Roca

164.555,00

75.840,00

5.100,00

20.890,00

1-3-316

30

Farmacia Shalom

19.279,00

6.584,00

8.460,00

4.235,00

1-3-318

30

Farmacia Solucin

26.865,00

15.240,00

1-3-320

30

Farmacia Medimax

22.691,00

7.851,00

6.410,00

8.430,00

1-3-405

30

Farmacia El Rosario

21.915,00

9.850,00

5.250,00

4.525,00

2.290,00

1-3-406

30

Farmacia San Juan de Dios

24.750,00

4.800,00

6.900,00

9.100,00

3.950,00

1-3-407

30

Farmacia Santa Elena

17.625,00

12.210,00

5.415,00

1-3-408

30

Farmacia Solol

33.245,00

7.560,00

8.270,00

17.415,00

1-3-409

30

Farmacia Santo Toms

28.600,00

11.100,00

7.850,00

9.650,00

10.682,00

13.420,00

12.500,00

10.940,00

16.865,00

6.542,00

5.415,00

1-3-412

30

Farmacia San Francisco

47.542,00

1-3-416

30

Farmacia Santa Isabel

10.585,00

1-4-108

30

Farmacia Brooklyn

28.822,00

1-4-110

30

Farmacia Nueva Jerusalem

15.405,00

1-4-118

30

Farmacias Emily

14.145,00

12.000,00

6.875,00

7.945,00

4.900,00

4.750,00

5.875,00

3.210,00

1.500,00

3.840,00

4.765,00

6.800,00

500,00

800,00

1-4-120

30

Farmaexpress

13.630,00

4.285,00

1-4-122

30

Farmacia Zuiva

40.055,00

26.540,00

9.764,00

3.751,00

1-4-125

30

Farmacia Godoy

195.775,00

141.210,00

33.115,00

21.450,00

1-4-127

30

Farmacia Medika

25.436,00

9.360,00

1-4-129

30

Farmacia Marios

22.584,00

12.354,00

8.245,00

1-4-133

30

Farmacia Thomae

24.970,00

9.675,00

8.755,00

1-4-135

30

Farmacia El Amate

24.810,00

9.680,00

8.745,00

6.385,00

8.460,00

1-4-135

30

Farmacia La Botica

32.117,00

15.675,00

1-4-138

30

La Mdica

23.654,00

23.654,00
19.925,00

6.370,00

8.452,00

2-1-035

30

Droguera Excel

29.545,00

2-1-040

30

Droguera Meja

31.875,00

15.740,00

2-1-045

30

Droguera La Unica

22.270,00

9.635,00

2-1-050

30

Droguera el Carmen

35.600,00

2-1-060

30

Droguera Americana

37.264,00

2-1-065

30

Droguera Morazn

37.000,00

2-1-069

30

Droguera la Merced

31.565,00

2-1-070

30

Droguera La Salud

22.800,00

2-1-073

30

Droguera Shada

2-1-075

60

Droguera Jos Gil

2-1-077

60

2-1-079
3-1-520
3-1-630

11.254,00
7.865,00

10.101,00

60

Medivisin

17.345,00

17.345,00

60

Optica Buena Vista

13.210,00

30

Optica Americana

22.600,00

Centro de Especialidades Oculares


I. N. T. E. V. I. S. A.

3-1-633

30

3-1-634

60

7.990,00

9.810,00

6.325,00

15.800,00

19.800,00

8.320,00

9.700,00

8.745,00

8.800,00

9.900,00

3.890,00

8.000,00

24.765,00

24.765,00

187.040,00

156.340,00

Visin Total

21.311,00

21.311,00

Optica Alfa Visin

12.845,00

162.470,00

109.345,00

5.890,00

3.280,00

10.200,00

20.500,00

22.000,00

5.000,00
15.000,00
7.000,00

10.101,00

30

9.620,00

20.000,00

Droguera Eme-o

30

6.540,00
7.982,00

7.800,00
852.840,00

3-1-632

7.624,00

1.985,00

7.000,00

1.124.655,00

3-1-631

2.975,00

13.000,00

3.990,00

4.220,00

5.120,00

8.310,00

4.625,00

4.700,00

5.000,00

3.520,00

3-1-635

60

Cadena de Opticas

25.800,00

3-1-638

60

Clinicas y Opticas La Princesa

15.040,00

11.900,00

3-1-640

60

Optica Devlyn

34.909,00

3-1-641

60

Visin Integral

14.690,00

14.690,00

3-1-642

60

Optica Kolter

20.965,00

10.800,00

3-1-643

60

Imarsa

12.205,00

7.500,00

6.400,00

6.450,00

4.725,00

3.865,00

8.435,00

6.790,00

19.684,00

5.780,00
5.890,00

4.385,00
6.315,00

4-6-600

60

Saln de Belleza Elsy

11.540,00

4-6-610

60

Saln de Belleza Ramiro

14.240,00

1.500,00

4.940,00

7.800,00

4-6-612

60

Saln Le Cris

9.850,00

5.400,00

2.300,00

2.150,00

18.000,00

13.000,00

19.000,00

192.410,00

58.460,00

65.895,00

12.000,00

8.000,00

4-6-650

60

Supermercado La Torre

4-6-651

60

Distribuidora Nazareth

4-6-653

60

4-6-654

60

4-6-655

60

Unisuper

4-6-656

60

Casa Barrios

4-6-660

60

4-6-661

60

7.340,00

148.456,00

88.456,00

24.530,00

24.530,00

Distribuidora Morales

17.568,00

17.568,00

Distribuidora La Luz

15.942,00

15.942,00

450.423,00

133.658,00

45.000,00

15.000,00

Elmar, S. A.

43.000,00

15.000,00

Despensa Del Hogar

13.261,00

13.261,00

4-6-662

60

Distribuidora El xito

4-6-663

60

Operadora de Tiendas

4-6-664

60

Distribuidora San Antonio

4-6-665

60

Distribuidora Universal

4-6-666

60

Almacenes Siman

4-6-667

60

Distribuidora Domingo Savio

4-6-668

60

Distribuidora Solares

4-6-670

60

Meykos, S. A.

4-6-671

60

4-6-672

60

12.587,00

12.587,00

835.058,00

451.298,00

15.784,00

15.784,00

13.452,00

13.452,00

205.864,00

66.851,00

18.954,00

18.954,00

65.245,00

65.245,00

408.656,00

199.231,00

Distribuidora Opciones

18.954,00

18.954,00

Distribuidora Maya

16.523,00

16.523,00

20.000,00

8.000,00

162.580,00

121.840,00

75.860,00

63.153,00

69.875,00

58.960,00

4.200,00

99.340,00

80.590,00

10.000,00

10.000,00

4-6-710

60

Distribuidora la Esperanza

35.000,00

4-6-711

60

Distribuidora Yaqui

17.698,00

17.698,00

4-6-714

60

Distribuidora Flores

19.871,00

19.871,00

4-6-715

60

Prone, S. A.

73.354,00

19.124,00

13.000,00

4-6-718

60

I. R. T. R. A.

26.452,00

18.452,00

8.000,00

123.632,00

59.632,00

29.000,00

19.364,00

19.364,00

4-6-720

60

Distribuidora La Sololateca

4-6-721

60

La Quetzalteca, S. A.

4-6-722

60

Distribuidora Shalon

4-6-723

60

Supermercado Arriola Hnos.

4-6-724

60

Supermercado Yetro

4-6-726

60

Hiper Paiz

21.650,00

9.525,00

155.875,00

155.875,00

65.784,00

65.784,00

394.750,00

394.750,00

4-6-728

60

Distribuidora De Len

31.427,00

31.427,00

4-6-730

60

Distribuidora La Estrella

18.764,00

18.764,00

4-6-733

60

Distribuidora Internacional

11.847,00

11.847,00

8-5-150

60

Dr. Csar Pealonso

15.720,00

8.700,00
8.000,00

8-5-950

30

Dr. Juan Pocasangre

8.000,00

8-5-951

30

Dr. Gerardo de Len

5.890,00

5.890,00

8-5-953

30

Clinicas Villanueva

19.415,00

19.415,00

8-5-955

30

Digastro

16.845,00

16.845,00

9-7-120

90

Hospital San Sebastian

85.000,00

85.000,00

9-7-220

30

Hospital Bella Aurora

287.077,00

231.265,00

9-7-222

60

Casa del Diabtico

241.485,00

241.485,00

9-7-240

60

I. G. S. S.

7.428.285,00

3.546.285,00

9-7-242

60

Patronato de Pacientes Diabticos

325.487,00

325.487,00

9-7-250

60

Hosp.San Juan de Dios

985.110,00

575.110,00

9-7-251

60

Sanatorio Villa Hermosa

66.954,00

66.954,00

9-7-260

60

Hospital Hermano Pedro

46.110,00

21.110,00

23.000,00

12.000,00

8.000,00

21.280,00

19.950,00

15.000,00

12.000,00

12.125,00

7.020,00

55.812,00
1.500.000,00

925.000,00

550.000,00

425.000,00

135.000,00

105.000,00

95.000,00

75.000,00

5.000,00

20.000,00

482.000,00

9-7-340

60

Hospital Novicentro

9-7-345

60

Amedesgua

9-7-348

60

Alerta Medica

9-7-350

60

Sanatorio Las Majadas

9-7-353

60

Hospital Universitario Esperanza

9-7-357

60

Sanatorio El Pilar

9-7-358

60

Hospital Ciudad Vieja

9-7-360

60

9-7-362

17.530,00

8.255,00

156.338,00

99.452,00

41.121,00

36.230,00

17.690,00

18.540,00

42.763,00

16.451,00

8.312,00

118.990,00

46.255,00

38.875,00

18.000,00
33.860,00

43.082,00

23.560,00

19.522,00

106.760,00

62.513,00

23.247,00

Tecni-Scan de Guatemala

49.565,00

28.690,00

11.000,00

9.875,00

60

Accin Contra la Lepra

23.030,00

14.330,00

8.700,00

9-7-365

60

Medicos Sin Fronteras

42.105,00

33.105,00

9.000,00

9-7-368

60

Hosp. Infantil Juan Pablo II

58.044,00

22.854,00

15.890,00

9-7-370

60

Ligua Guate. Del Corazn

30.405,00

23.420,00

6.985,00

9-7-373

60

Fundacin Hospigen

150.595,00

124.620,00

21.000,00

4.975,00

9-7-375

60

Hospital Policia Nac. Civl

21.980,00

18.440,00

9-7-377

60

Centro Medico Militar

9-7-379

60

Centro Medico

9-7-380

60

Hospital de Especialidades

51.570,00
73.250,00

41.210,00

159.700,00

66.325,00

15.150,00

69.615,00

33.615,00

15.000,00

9-7-381

60

Hospital Ixchel

106.900,00

17.200,00

89.700,00

60

Hospital Roosevelth

208.885,00

169.975,00

21.050,00

9-7-385

60

Aprofam

99.075,00

24.500,00

9-7-386

60

Comit Pro Ciegos y Sordos

85.520,00

63.580,00

9-7-388

60

Hospital De Da Itzamna

97.731,00

46.890,00

9-7-390

60

Multimdica

124.930,00

94.230,00

21.000,00

19.300,00

11.150,00

16.890,00
51.260,00

9-7-383

42.115,00

21.000,00
17.860,00
32.450,00

42.125,00

21.940,00
25.841,00

15.250,00

9.750,00

11.420,00

19.280,00

9-7-391

60

Hospital Los Angeles

91.213,00

46.298,00

25.670,00

9-7-393

60

Hospital Los Alamos

59.400,00

26.140,00

15.980,00

9.635,00

7.645,00

9-7-395

60

Hospital De Las Amricas

153.740,00

125.230,00

15.870,00

12.640,00

9-7-397

60

Hospital Ciudad de Npoles

63.400,00

36.300,00

12.450,00

14.650,00

9-7-398

60

Hospital Cedros del Lbano

65.910,00

51.190,00

14.720,00

9-7-399

60

Hospital Santa Margarita


T O T A L...

79.655,00

40.305,00

23.700.000,00

12.390.000,00

9.275,00

15.765,00

4.129.885,00

19.245,00

25.460,00

13.890,00

3.255.918,00

2.030.158,00

1.073.669,00

820.370,00

ANEXO No. 6
CLIENTE: FARMACIA LA BUENA SALUD
DIRECCION: 4a. CALLE 2-60, ZONA 1
TOTONICAPAN
CODIGO: 1-0-122

ESTADO DE CUENTA
AL 30 DE JUNIO 2004
(Cifras expresadas en Quetzales)

FECHA
24/01/2004
15/03/2004
25/03/2004
01/04/2004
10/04/2004
25/04/2004
27/04/2004
28/04/2004
28/06/2004

VENCE
24/02/2004
15/04/2004
25/04/2004
01/05/2004
10/05/2004
25/05/2004
27/05/2004
28/05/2004
28/07/2004

DOCUMENTO
Factura
Factura
Factura
Factura
Factura
Factura
Factura
Factura
Factura
S U M A N

No.

IMPORTE

9980
13890
14850
18325
19200
20300
21115
22800
25950

11.950,00
11.250,00
17.900,00
9.325,00
9.200,00
15.000,00
19.000,00
15.650,00
14.650,00
123.925,00

ANEXO No. 7

MODELO DE SOLICITUD DE CONFIRMACION DE SALDO

Guatemala,

Seores
Farmacia La Buena Salud
4. Calle 2-60, Zona 1
Totonicapn

Estimados Seores:

Favor de confirmar a nuestro departamento de Auditoria Interna, su conformidad


con el saldo de su cuenta segn lo muestran nuestros registros en la fecha e
importe sealados, o bien, hacer mencin de cualquier inconformidad al
respecto. Se adjunta adems un sobre para efectos de su contestacin. Mucho
le agradeceremos su pronta atencin.

Atentamente,

Distribuidora de Productos Farmacuticos y de Consumo

_____________________
Departamento de Crditos

(ESTA ES UNA SOLICITUD DE CONFIRMACION, NO ES PARA FINES DE


COBRO)

DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS Y DE CONSUMO


Departamento de Auditoria Interna
Guatemala, Guatemala, C. A.

La cantidad de Q 123,925.00 que representa nuestro adeudo con la Distribuidora


de Productos Farmacuticos y de Consumo, al 30 de junio 2004, es correcta
excepto en lo siguiente:

Salvedades:
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________
________________________________________________________________

Firma:__________________________

ANEXO No. 8
EMPRESA DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS Y DE CONSUMO
PRESUPUESTO DE COBROS
PERIODO 2003-2004
(Cifras expresadas en miles de Quetzales)

MES

VENTAS

jun-03

7.200.000

jul-03

6.600.000

ago-03

7.800.000

sep-03

8.400.000

oct-03

8.400.000

nov-03

9.000.000

dic-03

6.000.000

ene-04

6.000.000

feb-04

6.600.000

mar-04

7.200.000

abr-04

9.600.000

may-04

9.000.000

jun-04

7.800.000

TOTALES

99.600.000

JULIO
4.320.000

AGOSTO

SEPTBRE.

OCTUBRE

NOVBRE.

DICIEMBRE

2.160.000

720.000

2.640.000

2.640.000

1.320.000

3.900.000

1.950.000

1.950.000

5.880.000

1.260.000

1.260.000

2.940.000

3.360.000
5.400.000

ENERO

FEBRERO

MARZO

ABRIL

MAYO

JUNIO

SALDO

2.100.000
2.250.000

1.350.000

3.000.000

1.800.000

1.200.000

3.600.000

2.100.000

300.000

3.630.000

1.320.000

1.650.000

3.240.000

2.520.000

1.440.000

5.760.000

2.400.000
5.850.000

1.440.000
3.150.000
7.800.000

4.320.000

4.800.000

7.260.000

9.150.000

6.150.000

10.020.000

7.350.000

6.750.000

6.930.000

4.860.000

9.930.000

9.690.000

NOTA: En la elaboracin del presupuesto de cobros se tomo la base de las ventas al crdito, que es un sesenta (60) por ciento de las ventas totales.

12.390.000

ANEXO No. 9
EMPRESA DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS Y DE CONSUMO
PRESUPUESTO DE CAJA
AO 2003-2004
(Cifras expresadas en Miles de Quetzales)

INGRESOS

JULIO

AGOSTO

SEPTBRE.

OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE

160.000

310.000

2.130.000

3.790.000

SALDO INICIAL

1.650.000 -

VTAS.CONTADO

2.640.000

3.120.000

3.360.000

3.360.000

3.600.000

CTAS. X COB.

4.320.000

4.800.000

7.260.000

9.150.000

6.150.000

TOTAL

8.610.000

7.760.000

10.930.000

14.640.000

13.540.000

PROVEEDORES

4.200.000

3.850.000

5.000.000

6.000.000

CTAS. X PAGAR

970.000

900.000

1.000.000

GTOS.IMPORT.

1.300.000

1.400.000

PLANILLAS

2.300.000

1.300.000

8.770.000
160.000

3.990.000

ENERO

FEBRERO

MARZO

ABRIL

MAYO

5.310.000

4.660.000

3.775.000

2.105.000 - 1.640.000

2.400.000

2.400.000

2.640.000

2.880.000

3.840.000

10.020.000

7.350.000

6.750.000

6.930.000

4.860.000

16.410.000

15.060.000

14.050.000

13.585.000

5.500.000

6.000.000

5.950.000

6.000.000

1.750.000

850.000

1.000.000

950.000

1.500.000

1.800.000

1.900.000

1.800.000

1.300.000

1.300.000

1.300.000

2.300.000

7.450.000

8.800.000

10.850.000

9.550.000

310.000

2.130.000

3.790.000

3.990.000

JUNIO

TOTAL

50.000

1.650.000

3.600.000

3.120.000

36.960.000

9.930.000

9.690.000

87.210.000

10.805.000

11.890.000

12.860.000

125.820.000

7.000.000

8.000.000

7.500.000

8.050.000

73.050.000

875.000

980.000

950.000

990.000

850.000

12.065.000

2.000.000

1.900.000

2.000.000

1.995.000

1.850.000

1.800.000

21.245.000

1.500.000

1.500.000

1.500.000

1.500.000

1.500.000

1.500.000

18.800.000

11.100.000

10.400.000

10.275.000

11.480.000

12.445.000

11.840.000

12.200.000

125.160.000

5.310.000

4.660.000

3.775.000

2.105.000 - 1.640.000

50.000

660.000

660.000

EGRESOS

TOTAL
DISPONIBILIDAD

ANEXO No. 10
EMPRESA DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS Y DE CONSUMO
FLUJO DE CAJA
AO 2003-2004
(Cifras expresadas en Miles de Quetzales)

INGRESOS

JULIO

SALDO INICIAL

1.650.000 -

AGOSTO

760.000 -

SEPTBRE.

OCTUBRE

438.000

4.772.000

NOVIEMBRE DICIEMBRE

4.677.000

ENERO

3.447.000 - 2.277.000

FEBRERO

863.000

MARZO

178.000

ABRIL

623.000

MAYO

733.000

JUNIO

143.000

TOTAL

1.650.000

VTAS.CONTADO

2.640.000

3.120.000

3.360.000

3.360.000

3.600.000

2.400.000

2.400.000

2.640.000

2.880.000

3.840.000

3.600.000

3.120.000

36.960.000

COBROS

4.320.000

4.800.000

6.000.000

7.000.000

5.250.000

8.925.000

6.125.000

5.895.000

5.475.000

4.000.000

8.985.000

9.125.000

75.900.000

PRESTAMO

5.000.000

TOTAL

8.610.000

7.160.000

13.922.000

5.000.000
15.132.000

13.527.000

14.772.000

10.000.000

11.248.000

9.398.000

8.533.000

8.463.000

13.318.000

12.388.000

124.510.000

EGRESOS

PROVEEDORES

4.500.000

3.900.000

5.450.000

6.000.000

5.825.000

6.850.000

6.450.000

5.975.000

4.250.000

4.200.000

4.950.000

5.125.000

63.475.000

CTAS. X PAGAR

1.220.000

998.000

1.000.000

1.225.000

925.000

1.000.000

1.245.000

885.000

980.000

975.000

850.000

1.000.000

12.303.000

GTOS.IMPORT.

1.350.000

1.400.000

1.400.000

1.850.000

1.950.000

1.899.000

1.190.000

780.000

1.100.000

975.000

875.000

1.113.000

15.882.000

PLANILLAS

2.300.000

1.300.000

1.300.000

1.300.000

1.300.000

2.300.000

1.500.000

1.500.000

1.500.000

1.500.000

1.500.000

1.500.000

18.800.000

80.000

80.000

80.000

80.000

80.000

INTERESES
PRESTAMO

5.000.000

TOTAL
DISPONIBILIDAD

9.370.000
-

760.000 -

7.598.000

9.150.000

10.455.000

438.000

4.772.222

4.677.000

10.080.000

400.000
5.000.000

10.000.000

17.049.000

10.385.000

9.220.000

7.910.000

7.730.000

13.175.000

8.738.000

120.860.000

3.447.000 - 2.277.000

863.000

178.000

623.000

733.000

143.000

3.650.000

3.650.000

P. T. 1-3

1/10

Hecho por: E. R.

Fecha: 30-06-04

Revisado por: A. A.

Fecha: 01-07-04

ANEXO No. 11
EMPRESA DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS Y DE CONSUMO
CUESTIONARIO PARA EVALUAR EL CONTROL INTERNO DEL

DEPARTAMENTO DE CRDITOS
Al 30 de junio 2004
Conteste
No.
01

Pregunta

Ninguna

Ver recomenda-

cin de un pedido es cla-

es muy burocr-

cin en el infor-

tico

me

No

Aprueba por escrito un


Personal con firS

ma registrada

El cliente firma de confor-

El original y des-

midad en la factura, al

pacho lo entrega

recibir el producto?

a crditos

Ninguna

Ninguna

Las facturas emitidas son


conservadas en lugar se-

En su flder

guro y en forma ordena-

en el archivo

Da

06

torizado

El proceso actual

los pedidos de clientes?

05

Correctivas

Por personal au-

funcionario responsable

04

Fortalezas

El proceso de autoriza-

ra y definida?
03

Debilidades

Se autorizan las ventas


para su despacho?

02

S No

Medidas

con llave

Se efectan e imprimen

Lo imprime Infor-

resmenes diarios de

mtica y lo tras-

venta?

Ninguna

lada a Contabilidad para su


registro

Ninguna

P. T. 1-3

2/10

Hecho por: E. R.

Fecha: 30-06-04

Revisado por: A. A.

Fecha: 01-07-04

ANEXO No. 11
EMPRESA DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS Y DE CONSUMO

CUESTIONARIO PARA EVALUAR EL CONTROL INTERNO DEL


DEPARTAMENTO DE CRDITOS
Al 30 de junio 2004
Conteste
No.

Pregunta

S No

Medidas
Debilidades

Fortalezas

Correctivas

Se cotejan los resmenes

Se hace el regs

Instruir al Asisten

de venta con las facturas

tro nicamente

te en cotejo de

fsicas antes de su regs-

con los reportes

documentos y

tro?

No

que su Jefe supervice el trabajo


Ver recomendacin

08

Se cotejan resmenes de

Lo realiza per-

venta con los registros

sonal de Conta-

contables?
09

bilidad

Existe libro auxiliar para

La informacin

registro y control de las

se carga al libro

ventas al crdito?

Ninguna

automticamente en la facturacin

10

Se extiende recibo de ca-

Se capta el in-

ja por todo ingreso en e-

greso con la co-

fectivo?

No

Ninguna

pia amarilla y
luego se emite
un recibo general.

11

Ninguna

Se utilizan talonarios de
recibo provisionales de
caja, debidamente numerados?

Lo controla CrS

ditos

Ninguna

P. T. 1-3

3/10

Hecho por: E. R.

Fecha: 30-06-04

Revisado por: A. A.

Fecha: 01-07-04

ANEXO No. 11
EMPRESA DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS Y DE CONSUMO

CUESTIONARIO PARA EVALUAR EL CONTROL INTERNO DEL


DEPARTAMENTO DE CRDITOS
Al 30 de junio 2004
Conteste
No.
12

Pregunta

S No

Medidas
Debilidades

Fortalezas

Correctivas

Se lleva registro de los talonarios de recibos provisionales de caja, en poder


de los colaboradores de
la empresa?

13

ditos

Se revisan los recibos de

Lo realiza el a-

caja en poder de los cola-

sistente de Cr-

boradores?

14

Lo controla Cr-

ditos

Existe un control adecua-

Se les revisa el

do sobre los cobros en-

talonario de re-

tregados a caja por los

cibos provisiona

colaboradores?

Ninguna

Ninguna

les que entregan y posteriormente cuadran


la cuenta con
recibos de caja
que se envan
al cliente

15

Son independientes los

El Asesor tiene

cobradores a las funcio-

unificadas las

nes de ventas?

No

Ninguna

funciones de
cobros y ventas

Ninguna

P. T. 1-3

4/10

Hecho por: E. R.

Fecha: 30-06-04

Revisado por: A. A.

Fecha: 01-07-04

ANEXO No. 11
EMPRESA DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS Y DE CONSUMO

CUESTIONARIO PARA EVALUAR EL CONTROL INTERNO DEL


DEPARTAMENTO DE CRDITOS
Al 30 de junio 2004
Conteste
No.

16

Pregunta

Fortalezas
Los cobros los

personal ajeno para efec

hace personal
No

de la empresa

Correctivas

Ninguna

El sueldo de los Asesores


es sobre el monto cobrado?

18

Debilidades

Existe poltica a utilizar

tos de cobros?

17

S No

Medidas

Ganan comisin
S

sobre cobro

Hace Auditoria Interna o

Lo realiza un a-

algn colaborador respon

sistente de Au-

sable arqueos peridicos

ditoria

Ninguna

Ninguna

y sorpresivos a los asesores- cobradores?

19

Existe control constante y

Crditos emite

efectivo por auditoria so-

reporte, que se

bre los vencimientos y co-

le entrega a au-

branza principalmente

ditoria

con base en informacin


sobre antigedad de saldos?

Ninguna

P. T. 1-3

5/10

Hecho por: E. R.

Fecha: 30-06-04

Revisado por: A. A.

Fecha: 01-07-04

ANEXO No. 11
EMPRESA DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS Y DE CONSUMO

CUESTIONARIO PARA EVALUAR EL CONTROL INTERNO DEL


DEPARTAMENTO DE CRDITOS
Al 30 de junio 2004
Conteste
No.
20

Pregunta

Debilidades

Fortalezas

Correctivas

Se envan mensualmente

No utilizan este

Enviar estados

estados de cuenta a los

tipo de informa-

de cuenta a

cin

clientes

Son recuperados inmedia-

El tiempo oscila

Asignar a un

tamente los cobros

entre quince

solo asistente

das a un mes

para que haga

clientes?

21

S No

Medidas

de cheques rechazados?

No

No

gestin de cobro
22

Se cobran en la fecha los


cheques posfechados?

No

Si el cliente lla-

Comunicarse

ma antes que

con el cliente

se traslade el

aplicando tec-

recibo a caja,

nicas de cobro

detienen el co-

Cobrar intere-

bro

ses en atraso
de pago

23

Son hechas efectivo todas

El cliente no

Utilizar el sis-

las facturas a su fecha de

cancela al re-

tema de che-

querir el cobro

que posfecha-

en la fecha de

do, negociar

vencimiento

documentos

vencimiento?

No

con entidades
bancarias

P. T. 1-3

6/10

Hecho por: E. R.

Fecha: 30-06-04

Revisado por: A. A.

Fecha: 01-07-04

ANEXO No. 11
EMPRESA DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS Y DE CONSUMO

CUESTIONARIO PARA EVALUAR EL CONTROL INTERNO DEL


DEPARTAMENTO DE CRDITOS
Al 30 de junio 2004
Conteste
No.
24

Pregunta

Debilidades

Fortalezas

Se revisan por mquinas

Cada cajero

detectoras todos los bille-

cuenta con una

tes recibidos por asesores/

mquina

cobradores?

25

S No

Medidas

Lo hacen en

mensuales de saldos de

forma de antiS

guedad de saldo

26

La cancelacin de cuen-

Las autoriza Ge

tas de cobro dudoso las

rencia Gene-

autoriza una persona res-

ral

ponsable?

27

Ninguna

Se elaboran relaciones

clientes?

Correctivas

Ninguna

Ninguna

Se obtiene documentacin

nicamente un

Que Crditos

de parte del Bufete

memo de crdi-

solicite la no-

Jurdico, para cancelacin

tos para Admi-

tificacin del

de cuentas incobrables?

nistracin y ste

bufete firmada

notifica a Conta-

por un socio.

bilidad para co-

Solicitar autori-

rrer la partida

zacin de Ge-

No

rencia Gral. Y
Financiera

P. T. 1-3

7/10

Hecho por: E. R.

Fecha: 30-06-04

Revisado por: A. A.

Fecha: 01-07-04

ANEXO No. 11
EMPRESA DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS Y DE CONSUMO

CUESTIONARIO PARA EVALUAR EL CONTROL INTERNO DEL


DEPARTAMENTO DE CRDITOS
Al 30 de junio 2004
Conteste
No.
28

Pregunta

S No

Fortalezas

Supervisar al

racin sobre cobros de las

rador especfi-

asistente y

cuentas incobrables?

co es responsa

asignar atribu-

ble

cin

Todas las notas de crdito

Por el jefe de Pe-

son aprobadas por cola-

didos y FacturaS

cin

Se comprueba la secuen-

Llevan correlati-

cia numrica de las notas

vo los dos de-

emitidas?

Las notas de devolucin

Cada colabora-

de mercadera, tienen fir-

dor firma y sella

ma y sello de recibido por

todo documento

encargado de recibir mer-

32

recibe

Se imprime a diario el re-

Lo emite Infor-

porte de los movimientos

mtica y lo tras-

de la cuenta corriente y

lada a ContabiS

Ninguna

que procesa o

cadera en Bodega?

caja?

Ninguna

partamentos
que las emiten

31

Correctivas

Ningn colabo-

borador responsable?

30

Debilidades

Existe control de recupe-

No

29

Medidas

lidad

Ninguna

Ninguna

P. T. 1-3

8/10

Hecho por: E. R.

Fecha: 30-06-04

Revisado por: A. A.

Fecha: 01-07-04

ANEXO No. 11
EMPRESA DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS Y DE CONSUMO
CUESTIONARIO PARA EVALUAR EL CONTROL INTERNO DEL

DEPARTAMENTO DE CRDITOS
Al 30 de junio 2004

Conteste
No.

Pregunta

33

Se concilian los saldos del

Lo realizan en

auxiliar de clientes con el

contabilidad,

Diario Mayor General

34

Debilidades

Fortalezas

cada mes

ciones entre la persona

Existe separa-

que registra el asiento

cin de funcio-

contable de clientes y la

nes entre Cr-

persona que opera el

ditos y Contabi-

auxiliar o cuentas corrien-

lidad

Ninguna

Ninguna

Existen lmites de crdito


en monto y plazo?

Se estipulan al
S

conceder el
crdito

36

Correctivas

Existe separacin de fun-

tes?

35

S No

Medidas

Ninguna

Hace visitas peridicas el

El Jefe de Crdi

Programar visi

Jefe de Crditos a clientes

tos no hace vi-

tas a clientes

sitas a clientes

con Asesores

para que no caer en mora

No

P. T. 1-3

9/10

Hecho por: E. R.

Fecha: 30-06-04

Revisado por: A. A.

Fecha: 01-07-04

ANEXO No. 11
EMPRESA DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS Y DE CONSUMO

CUESTIONARIO PARA EVALUAR EL CONTROL INTERNO DEL


DEPARTAMENTO DE CRDITOS
Al 30 de junio 2004
Conteste
No.
37

Pregunta

S No

Medidas
Debilidades

Fortalezas

Se establece una estima-

La elabora el

cin para las cuentas in-

Contador Gral.

cobrables?

Correctivas

desde el
punto de vista
financiero prevalece la realidad de la cartera, para efectos
fiscales se le
da el tratamiento legal.

38

Ninguna

Al no recuperar la cartera

Renegociar la

en los trminos fijados, se

cartera,

busca financiamiento ex-

contratar una

terno, para cumplir con


sus obligaciones?

Prstamos ban-

agencia de co-

Carios

bros, negociar
documentos

39

Existen manuales operati-

El desarrollo de

Elaborar manua

vos para que se desarro-

las actividades

les operativos

llen las actividades en el

se indican ver-

para el desarro-

balmente

llo de las activi-

Departamento de Crditos?

No

des

P. T. 1-3

10/10

Hecho por: E. R.

Fecha: 30-06-04

Revisado por: A. A.

Fecha: 01-07-04

ANEXO No. 11
EMPRESA DISTRIBUIDORA DE PRODUCTOS FARMACEUTICOS Y DE CONSUMO

CUESTIONARIO EVALUAR EL CONTROL INTERNO DEL DEPARTAMENTO


DE CRDITOS
Al 30 de junio 2004

Conteste
No.
40

Pregunta

S No

Medidas
Debilidades

Fortalezas

Todos los documentos

Todos son con-

son contables y estn au-

tables y estn

torizados por la S. A. T.?

autorizados

Correctivas

Ninguna