INSTRUCTIVO PARA LLENADO DEL CUESTIONARIO CONTROL INTERNO:

a) Lea detenidamente las preguntas formuladas para cada elemento o factor del control
interno de la entidad.
Si requiere mayor informacin sobre las preguntas del
cuestionarios consulte a los miembros del equipo de consultores .. &
Asociados para su orientacin satisfactoria.
.
b) Responda las preguntas marcando con una aspa (x) en el casillero SI NO y ampliando
los comentarios en el recuadro, cuando corresponda, el documento que sustenta la
respuesta. Para tal efecto, considerar lo siguiente:

Coloque una (x) en la columna SI; si la actividad es realizada o el cumplimiento

de elementos de control esta evidenciado de manera objetiva en Sierra Exportadora,
con la existencia de la documentacin sustentatoria o probatoria. Incluir en la
columna comentarios aquella informacin especifica relacionada con documentos
de soporte o acciones realizada por la direccin, procurando que sean respuestas
claras y objetivas dado que ser materia de verificacin y validacin o;

Coloque una (x) en la columna NO: si no se realiza la actividad o no se cumple

con el elemento de control requerido en Sierra Exportadora. En la columna
comentarios, agregar explicaciones por las cuales se lleva a cabo el elemento de
control en la entidad .

Anote una N/A: si considera que no es aplicable ese elemento de Control en

Sierra Exportadora, y explique la razn (es) de su inaplicacin en la entidad
identificando las causas o explicaciones correspondientes.

c) Anote el nombre del funcionario o trabajador que respondi el cuestionario, cargo, firma
y fecha en el espacio correspondiente suscribir cada una de las pginas y devolver al
equipo de consultores. Sin necesita ampliar la informacin incluir documentacin adjunta.
d) Apreciaremos, solicitar cualquier aclaracin adicional sobre la forma del llenado de
cuestionario a los miembros del equipo de consultores Ramrez Garca & Asociados para
su orientacin satisfactoria.

CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO PARA LAS UNIDADES

ORGANICAS
I. AMBIENTE DE CONTROL
Elementos de control
1

2
3
4

8
9

10

11

12

Si

No

N/A

Documento de
Soporte/Comentarios

Filosofa de la Direccin
La Direccin muestra inters de
apoyar
al
establecimiento
y
mantenimiento del control interno en
la entidad a travs de polticas
escritas,
documentos,
reuniones,
charlas y otros medios.
La Direccin reconoce y promueve los
aportes del personal que mejoran el
desarrollo de las actividades laborales
La Direccin incentiva el desarrollo
transparente de las actividades y
gestin de la entidad
Se toman decisiones frente a
desviaciones
de
indicadores,
variaciones frente a los resultados
contables,
dejndose
evidencia
mediante actas
La Direccin proporciona el apoyo
logstico y de personal
para un
adecuado desarrollo de las labores de
control
La Direccin demuestra una actitud
positiva
para
implementar
las
recomendaciones del OCI
Integridad y valores ticos
La entidad cuenta con un cdigo de
tica
debidamente
aprobado,
y
difundido
mediante
talleres
o
reuniones y otros medios.
La administracin ha difundido la "Ley
del Cdigo de tica de la Funcin
Pblica"
Se comunican debidamente dentro de
la entidad las acciones disciplinarias
que se toman sobre violaciones ticas
La
Direccin
demuestra
un
comportamiento tico, poniendo en
prctica los lineamientos de conducta
de la entidad
Se sanciona a los responsables de
actos ilegales de acuerdo con las
polticas definidas por la Direccin
Administracin Estratgica
La Direccin ha difundido y es de
conocimiento
general
la
visin,
misin, metas y objetivos estratgicos
de la entidad

13

14

La Direccin asegura que todas las

reas,
formulen, implementen y
evalen actividades concordantes con
su plan operativo institucional
Los planes estratgicos, operativo y
de
contingencia
se
elaboran,
conservan
y
actualizan
segn
procedimiento documentado
Elementos de control

16

17

18

19

20

21

22

23

24

Si

No

N/A

Documento de
Soporte/Comentarios

La entidad ha formulado el anlisis de

la situacin con participacin de todas
las jefatura y/o encargados del UO,
para definir su direccionamiento y
desarrollo de los servicios
Los resultados de las mediciones
efectuadas a los planes operativos en
los ltimos dos semestres estn
dentro de los niveles esperados por la
direccin
Estructura organizacional
La estructura organizacional se ha
desarrollado sobre la base de la
misin, objetivos y actividades de la
entidad y se ajusta a la realidad y
necesidades de entidad
El
Manual
de
Organizacin
y
Funciones (MOF) esta aprobado y
refleja todas las actividades que se
realizan en la entidad y estn
debidamente delimitadas
La entidad cuenta con un Reglamento
de Organizacin y Funciones (ROF)
debidamente actualizado
Todos las personas que laboran en la
entidad ocupan una plaza prevista en
el PAP y un cargo incluido en el de
Asignacin de Personal (CAP)
La Direccin se asegura de que los
trabajadores
conozcan
los
documentos normativos (MOF, ROF,
CAP y dems manuales) que regulan
las actividades de la entidad.
difundidos
mediante
talleres
o
reuniones y otros medios
Se han elaborado
manuales de
procesos con sus respectivos flujos de
informacin y de procesos
Administracin de los Recursos
Humanos
La entidad cuenta con mecanismos,
polticas y procedimientos adecuados
para
la
seleccin,
induccin,
formacin,
capacitacin,
compensacin, bienestar social, y
evaluacin de personal.

25

26

27

28

Se cuenta con un programa de

induccin al personal que ingresa
relacionados con el puesto al que
ingresa y de los principios ticos
Las unidades orgnicas cuenta con la
cantidad y calidad de personal
necesario para el adecuado desarrollo
sus actividades
La entidad elabora anualmente un
plan de formacin y capacitacin del
personal, basado en competencias
con la participacin
de todas las
reas y se da cumplimiento al mismo
La escala remunerativa est en
relacin con el cargo, funciones y
responsabilidades asignadas
Elementos de control

29

30

31

32

33

34

35

Si

No

N/A

Documento de
Soporte/Comentarios

Competencia Profesional
Se han identificado las competencias
necesarias para cada cargo previsto
en el CAP y han sido plasmadas en un
documento normativo (perfil del
cargo aprobado).
El personal que ocupa cada cargo de
trabajo cuenta con las competencias
establecidas en el perfil del cargo
El titular, funcionarios
y dems
servidores son conocedores de la
importancia
del
desarrollo,
implantacin y mantenimiento del
control interno en la entidad
Asignacin de autoridad y
responsabilidad
La autoridad y responsabilidad del
personal estn claramente definidas
en los manuales, reglamentos u otros
documentos normativos y han sido
comunicados formalmente
Estos documentos normativos son
revisados peridicamente con el fin
de ser actualizados o mejorados
continuamente
(indicar
ultima
revisin)
Todo
el
personal
conoce
sus
responsabilidades y acta de acuerdo
con los niveles de autoridad que le
corresponden
rgano de Control Institucional
Los rgano de Control Institucional
-OCI evalan los controles de los
procesos
vigentes e identifican
oportunidades de mejora acorde a su
Plan Anual de Control

36

37

Son de comprobada competencia

profesional
los
miembros
que
conforman el equipo de trabajo del
OCI
El OCI evala peridicamente el
sistema de control interno de la
entidad

II. EVALUACIN DE RIESGOS

Elementos de control

Si

No

N/A

Si

No

N/A

Documento de
Soporte/Comentarios

Planeamiento de la Administracin de
Riesgos
Se ha desarrollado un Plan de
actividades
de
identificacin,
1
anlisis o valoracin, manejo o
respuesta
y
monitoreo
y
documentacin de los riesgos
La Direccin
ha establecido y
2
difundido lineamientos y polticas
para la administracin de riesgos
El planeamiento de la administracin
de riesgos es especifico en algunas
3
reas, como en la asignacin de
responsabilidades y monitoreo de
los mismos
Elementos de control

Documento de
Soporte/Comentarios

La entidad cuenta y ha puesto en

prctica el Plan de Administracin de
Riesgos
Identificacin de Riesgos
Estn
identificados
los riesgos
significativos por cada objetivo y
proceso critico.
Se han identificado los eventos
negativos (riesgos) que pueden
afectar
el
desarrollo
de
las
actividades
de
las
unidades
orgnicas
Se ha participado en la identificacin
de los riesgos de las actividades de
las diferentes unidades orgnicas o
procesos
En la identificacin de riesgos se ha
tomado en consideracin aspectos
internos (de la entidad) y externos
(fuera de la entidad y sector o
entorno)

10

11

12

13

Valoracin de riesgos
En el desarrollo de sus actividades
se ha determinado y cuantificado la
posibilidad de que ocurran los
riesgos identificados (probabilidad
de ocurrencia)
En el desarrollo de sus actividades
se ha cuantificado el efecto que
pueden
ocasionar
los
riesgos
identificados (impacto)
Los riesgos, las probabilidades de
ocurrencia, impacto y cuantificacin
y latencia han sido registrados por
escrito.
Respuesta al riesgo
Se han establecido las acciones
necesarias (controles) y estrategias
para afrontar los riesgos evaluados
Se han definido lineamientos para
efectuar seguimiento peridico a los
controles desarrollados con respecto
a los riesgos

III. ACTIVIDADES DE CONTROL

Elementos de control

Si

No

N/A

Si

No

N/A

Documento de
Soporte/Comentarios

Procedimiento de Autorizacin y
Aprobacin*
Los procedimientos de autorizacin
y aprobacin para los procesos,
actividades
y
tareas
estn
claramente definidos en manuales o
1
directivas y son realizados para
todos los procesos, actividades y
tareas.

Elementos de control

Documento de
Soporte/Comentarios

10

11

12

13

Los procedimientos de autorizacin

y aprobacin para los procesos,
actividades y tareas han sido
adecuadamente
comunicados
(escrito) a los responsables
Segregacin de funciones*
Las
funciones
incompatibles
encuentran separadas
y las
actividades expuestas a los riesgos
de error o fraude han sido asignadas
a diferentes personas o equipos de
trabajo
Se efecta rotacin peridica del
personal
asignado
en
puestos
susceptibles a riesgos de errores o
fraude
Evaluacin Costo-Beneficio*
El
costo
de
los
controles
establecidos para sus actividades
est de acuerdo a los resultados
esperados (beneficios)
Se toma en cuenta que el costo de
establecer un control no supere el
beneficio que se puede obtener
Controles sobre el acceso a los
recursos o archivos*
Se han establecido polticas y
procedimientos documentados que
se siguen para la utilizacin y
proteccin de los recursos o archivos
El acceso a los recursos o archivos
queda evidenciado en documentos
tales como recibos, actas
entre
otros
Peridicamente se comparan los
recursos asignados con los registros
de la entidad (por ejemplo arqueos,
inventarios u otros)
Se ha identificado los activos
expuestos a riesgos como robo o uso
no autorizado, y se han establecido
medidas
de
seguridad
documentadas, para los mismos
Los documentos internos que genera
y reciben las unidades orgnicas
estn debidamente numerados y
protegidos
Verificaciones y conciliaciones*
Las
unidades
orgnicas
peridicamente
llevan
a
cabo
verificaciones sobre la ejecucin de
los procesos, actividades y tareas
Peridicamente se comparan los
resultados con los registros de los
procesos, actividades y tareas
utilizando para ello distintas fuentes
Evaluacin de desempeo

14

La entidad cuenta con indicadores

de desempeo para los procesos,
actividades y tareas
Elementos de control

15

16

17
18

Si

No

N/A

Documento de
Soporte/Comentarios

La evaluacin de desempeo se
hace con base en los planes
organizacionales,
disposiciones
normativas vigentes
Rendicin de cuentas
La
entidad
cuenta
con
procedimientos
y
lineamientos
internos documentados que se
siguen para la rendicin de cuentas
La
administracin
exige
peridicamente la presentacin de
declaraciones juradas a su personal
El
personal
conoce
sus
responsabilidades con respecto de
las rendiciones de cuenta

Documentacin de procesos,
actividades y tareas
El personal conoce qu procesos
involucran a su unidad orgnica y
19
qu rol le corresponde en los
mismos
Los procesos , actividades y tareas
de la entidad se encuentran
20
definidas,
establecidas
y
documentadas al igual que sus
modificaciones
Revisin de procesos, actividades y
tareas
Se
revisan
peridicamente
los
procesos actividades y tareas con el
21
fin de que se estn desarrollando de
acuerdo a lo establecido en la
normativa vigente
Se
implementan
las
mejoras
propuestas y en caso de detectarse
22
deficiencias
se
efectan
las
correcciones necesarias
Controles tecnologas de Informacin
y comunicaciones
Se
cuenta
con
polticas
y
procedimientos escritos para la
23
administracin de los sistemas de
informacin
Es restringido por escrito el acceso a
la sala de computo, procesamiento
24
de datos, a las redes instaladas, as
como al respaldo de la informacin
(backup)

25

26

27

Los sistemas de informacin cuentan

con
controles
y
sistemas
documentados que evitan el acceso
no autorizado a la informacin
La entidad cuenta con un Plan
Operativo
Informtico
y
con
informes
de
evaluacin
documentado
El rea de informtica cuenta con un
Plan de Contingencias y con
informes
de
evaluacin
documentado
Elementos de control

28

29

30

31

32

33

34

Si

No

N/A

Documento de
Soporte/Comentarios

Se han definido los controles de

acceso general (seguridad Fsica y
Lgica de los equipos centrales)
Se han creado perfiles de usuario de
acuerdo con las funciones de los
empleados, creacin de usuarios con
accesos propios(contraseas) y
relacin de cada usuario con el perfil
correspondiente
Los
programas
informticos
(software) de la entidad cuentan con
licencias y autorizaciones de uso
La entidad cuenta con un adecuado
servicio de soporte tcnico para las
Tecnologas de la Informacin y
Comunicacin (TIC)
Se lleva el control de los nuevos
productos ingresados a desarrollo
as como de las modificaciones de
los
existentes
en
carpetas
documentadas.
La entidad ha definido polticas
sobre el
cambio frecuente de
contraseas, sobre su uso y cuando
el personal se desvincule de las
funciones.
La entidad ha establecido controles
para la adquisicin
de paquetes
software

IV. INFORMACIN Y COMUNICACIN

Elementos de control

Si

No

N/A

Documento de
Soporte/Comentarios

Funciones y caractersticas de la
informacin
1
La
informacin
Gerencial
es
seleccionada, analizada, evaluada y
sintetizada
para
la
toma
de

decisiones
Se han definido y documentado los
niveles para el acceso del personal
al sistema de informacin
Informacin y responsabilidad
Los funcionarios identifican las
necesidades de informacin de
3
todos
los
procesos
y
han
implementado
los
controles
necesarios en las reas respectivas
Se
cuenta
con
polticas
y
procedimientos documentados que
garantizan el adecuado suministro
4
de informacin para el cumplimiento
de sus funciones y responsabilidades
2

Elementos de control

10

Si

No

N/A

Documento de
Soporte/Comentarios

Calidad y suficiencia de la
informacin
La informacin interna y externa que
maneja la entidad es til, oportuna y
confiable en el desarrollo de sus
actividades
Se han diseado, evaluado e
implementado
mecanismos
documentados para asegurar la
calidad
y
suficiencia
de
la
informacin
Sistemas de informacin
La entidad est integrada a un solo
sistema de informacin y se ajusta a
las necesidades de sus actividades
Peridicamente se solicita a los
usuarios opinin
documentada
sobre el sistema de informacin
registrndose
los
reclamos
e
inquietudes
para
priorizar
las
mejoras
Flexibilidad al cambio
Se revisan peridicamente
los
sistemas de informacin y de ser
necesario
se
redisean
para
asegurar
su
adecuado
funcionamiento
Archivo institucional
La entidad cuenta con una unidad
orgnica
que
se
encarga
de
administrar la documentacin e
informacin generada por la entidad

10

11

12

13

14

15

16

17

La
administracin
de
los
documentos
e
informacin
se
realiza de acuerdo con las polticas
y procedimientos establecidos para
la preservacin y su conservacin
(archivos electrnicos, magnticos y
fsicos)
Los ambientes utilizados por el
archivo institucional cuenta con una
ubicacin
y
acondicionamiento
apropiado
Comunicacin interna
La entidad ha elaborado y difundido
documentos
que
orienten
la
comunicacin interna
La
administracin
mantiene
actualizado a la Direccin respecto
al desempeo, desarrollo, riesgos,
principales iniciativas y cualquier
otros eventos resultantes
La entidad cuenta con mecanismos
y procedimientos para la denuncia
de actos indebidos por parte del
personal
Comunicacin externa
La entidad cuenta con mecanismos
y procedimientos adecuados para
informar hacia el exterior sobre su
gestin institucional
El portal de transparencia de la
entidad
se
encuentra
adecuadamente actualizado
Elementos de control

18

19

20

Si

No

N/A

Documento de
Soporte/Comentarios

La entidad cuenta con mecanismos

y procedimientos para asegurar la
adecuada
atencin
de
los
requerimientos
externos
de
informacin (Ley de Transparencia y
Acceso a la Informacin Pblica)
Canales de comunicacin
Se ha implementado alguna poltica
que estandarice una comunicacin
interna y externa, considerndose
diversos tipos de comunicacin:
memorando, paneles informativos,
boletines, revistas
Estos canales de comunicacin
permiten que la informacin fluya de
manera clara, ordenada y oportuna

V. SUPERVISIN
Elementos

Si

No

N/A

Documento de
Soporte/Comentarios

Actividades de prevencin y monitoreo

11

En el desarrollo de sus labores, se

realizan acciones de supervisin
para conocer oportunamente si
stas se efectan de acuerdo con lo
establecido, quedando evidencia de
ello
Las unidades orgnicas realizan
acciones
para
conocer
oportunamente si los procesos en
los que interviene se desarrollan de
acuerdo con los procedimientos
establecidos (monitoreo)
Seguimiento de resultados
Las deficiencias y los problemas
detectados
en el monitoreo se
registran y comunican con prontitud
a los responsables con el fin de que
tomen las acciones necesarias para
su correccin
Cuando se descubre oportunidades
de mejora, se disponen medidas
para desarrollarlas
Se realiza el seguimiento a la
implementacin de las mejoras
propuestas
a
las
deficiencias
detectadas por el OCI
Compromiso de mejoramiento
La entidad efecta peridicamente
autoevaluaciones que le permite
proponer planes de mejora que son
ejecutados posteriormente
Se
implementan
las
recomendaciones producto de las
autoevaluaciones realizadas
Elementos

Si

No

N/A

Documento de
Soporte/Comentarios

Se
implementan
las
recomendaciones que formulan los
rganos de control , las mismas que
constituyen
compromisos
de
mejoramiento

INFORMACIN DE RESPONSABLE DEL AREA O TRABAJOR:

NOMBRE Y APELLIDO

Revisado por:

CARGO

FECHA DE
LA

Fech
12

Muchas gracias por su colaboracin!

13