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Control de cambios en un libro compartido

Corresponde a: Microsoft Office Excel 2007

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Al usar el control de cambios, puede controlar, mantener y mostrar informacin acerca de los cambios
realizados en un libro compartido (libro compartido: libro configurado para permitir que varios usuarios de
una red lo vean y realicen cambios al mismo tiempo. Cada usuario que guarda el libro ve los cambios
realizados por los dems usuarios.).

En este artculo
Informacin general del control de cambios
Activar el control de cambios para un libro
Resaltar cambios a medida que trabaja
Ver las marcas de revisin
Aceptar y rechazar cambios
Ver la hoja de clculo de historial
Cambios que Excel no controla ni resalta
Desactivar el control de cambios para un libro

Informacin general del control


de cambios
Puede usar el control de cambios para registrar los detalles acerca de los cambios en un libro cada vez
que lo guarda. Este historial de cambios (historial de cambios: en un libro compartido, informacin que se
mantiene sobre los cambios realizados en sesiones de edicin pasadas. La informacin incluye el nombre
de la persona que realiza cada cambio, cundo se realiz el cambio y los datos que han cambiado.)
puede ayudarle a identificar los cambios realizados en los datos de un libro y puede aceptar o rechazar

estos cambios. El control de cambios es especialmente til cuando varios usuarios editan un libro.
Tambin resulta til cuando enva un libro a los revisores para que lo comenten y luego desea combinar
los comentarios que recibi con una copia de ese libro, incorporando los cambios y comentarios que
desea conservar.

Cmo funciona el control de cambios


El control de cambios slo se encuentra disponible en los libros compartidos. De hecho, al activar el
control de cambios, el libro se convierte automticamente en un libro compartido. Aunque un libro
compartido generalmente se almacena en una ubicacin a la que pueden tener acceso otros usuarios,
tambin puede efectuar el control de cambios en una copia local de un libro compartido.

Cuando se realizan cambios en el libro compartido, puede ver el historial de cambios directamente en la
hoja de clculo o en una hoja de clculo de historial (hoja de clculo Historial: hoja de clculo separada
que muestra los cambios de los que se est realizando un seguimiento en un libro compartido, incluido el
nombre del usuario que ha realizado el cambio, la fecha en que se ha realizado, qu datos se han
reemplazado o eliminado y cmo se han resuelto los conflictos.) independiente. En ambos casos, puede
revisar de forma instantnea los detalles de cada cambio. Por ejemplo, puede ver quin realiz el cambio,
qu tipo de cambio se realiz, cundo se realiz, qu celdas quedaron afectadas y qu informacin se
agreg o elimin.

Al usar el control de cambios, tenga en cuenta lo siguiente:

El control de cambios es diferente de las acciones de deshacer y copia de seguridad Es


posible que espere el control de cambios cree una copia de seguridad del libro antes de realizar los
cambios o antes de que pueda deshacer cualquiera de esos cambios. Por desgracia, no puede usar
el historial de cambios para deshacer los cambios con la opcin de deshacer o al restablecer a una
versin anterior del libro. Sin embargo, la hoja de clculo de historial incluye un registro de todos los
datos eliminados para que pueda copiar los datos nuevamente en las celdas originales del libro
compartido. Puesto que el control de cambios no est diseado para ayudarle a volver a versiones
anteriores de un libro, deber continuar haciendo copias de seguridad de los libros que tienen activo
el control de cambios.
Algunos tipos de cambios no se controlan Se controlan los cambios que se realizan en el
contenido de las celdas, pero otros cambios, como los cambios de formato, no se controlan.

Algunas funciones de Microsoft Office Excel no se encuentran disponibles en los libros compartidos
y, por lo tanto, no se pueden controlar.
El historial de cambios se conserva slo durante un intervalo especfico Al activar el control
de cambios, el historial de cambios se conserva durante 30 das para que libro mantenga un
tamao razonable. Sin embargo, puede aumentar o disminuir la cantidad de das de historial de
cambios que desea conservar segn sus necesidades. Para conservar un historial de cambios
indefinidamente, puede especificar una gran cantidad de das. Tambin puede realizar copias de la
informacin de historial peridicamente.
El historial de cambios se elimina peridicamente Excel establece el historial de cambios que
se conserva al realizar una cuenta regresiva desde la fecha actual. Cada vez que cierra el libro,
Excel elimina la porcin del historial de cambios que supera la cantidad de das desde la ltima vez
que se guard el libro.

Por ejemplo, si conserva 30 das de historial de cambios y abre un libro por primera vez en dos
meses, podr ver el historial de cambios de hace dos meses. Sin embargo, cuando cierre este libro,
se eliminar el historial de los 30 das anteriores (das 31 a 60).

IMPORTANTE

Cuando desactiva el control de cambios o deja de compartir el libro, se eliminar de

forma permanente todo el historial de cambios.

Formas de usar el control de cambios


Excel proporciona las siguientes formas para tener acceso al historial de cambios almacenado y usarlo.

Resaltado en pantalla Excel puede marcar las zonas cambiadas con un color diferente para cada
usuario y mostrar los detalles bsicos como un comentario cuando sita el puntero sobre cada
celda cambiada. El resaltado en pantalla resulta til cuando un libro no tiene muchos cambios o
cuando desea ver rpidamente qu se cambi.
Control de historial Excel puede mostrar una hoja de clculo de historial independiente con una
lista imprimible de los detalles de los cambios que puede filtrar (filtro: mostrar nicamente las filas
de una lista que satisfacen las condiciones especificadas. Utilice el comando Autofiltro para mostrar
filas que coincidan con uno o ms valores, valores calculados o condiciones especficos.) para

buscar cambios que le interesen. La hoja de clculo de historial es til cuando un libro tiene muchos
cambios o cuando desea investigar qu sucedi en una serie de cambios.
Revisin de los cambios Excel puede guiarle por la secuencia de cambios para que pueda decidir
si desea aceptar o rechazar cada cambio. Este mtodo resulta til cuando evala los comentarios
de otros usuarios.

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Activar el control de cambios


para un libro
1.

En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Compartir libro.

2.

En la ficha Modificacin, active la casilla Permitir la modificacin por varios usuarios a la vez.

SUGERENCIA

Esto tambin permite combinar libros.

3.

Haga clic en la ficha Uso avanzado.

4.

En Control de cambios, haga clic en Guardar historial de cambios durante y, en el cuadro das,
escriba la cantidad de das que desea conservar del historial de cambios (historial de cambios: en
un libro compartido, informacin que se mantiene sobre los cambios realizados en sesiones de
edicin pasadas. La informacin incluye el nombre de la persona que realiza cada cambio, cundo
se realiz el cambio y los datos que han cambiado.).

NOTA

De forma predeterminada, Excel conserva el historial de cambios durante 30 das y borra de

forma permanente el historial de cambios que supera esta cantidad de das. Para conservar el
historial de cambios durante un perodo superior a 30 das, escriba un nmero mayor que 30.

5.

Haga clic en Aceptar y, si se le pregunta si desea guardar el libro, haga clic en Aceptar.

NOTA

Si activa el control de cambios al establecer las opciones en el cuadro de dilogo Resaltar

cambios (en la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Control de cambios y luego en
Resaltar cambios) tambin compartir (libro compartido: libro configurado para permitir que varios
usuarios de una red lo vean y realicen cambios al mismo tiempo. Cada usuario que guarda el libro ve los
cambios realizados por los dems usuarios.) el libro.

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Resaltar cambios a medida que


trabaja
Cuando resalta los cambios a medida que trabaja, Excel marca las revisiones (como los cambios, las
inserciones y las eliminaciones) con un color de resaltado.

1.

En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Control de cambios y luego en Resaltar
cambios.

2.

En el cuadro de dilogo Resaltar cambios, active la casilla Efectuar control de cambios al


modificar.

Esta casilla comparte el libro y resalta los cambios que realiza.

3.

En Resaltar cambios, active la casilla Cundo y, a continuacin, en la lista Cundo, haga clic en
la opcin que desea.

4.

Para especificar para qu usuarios desea resaltar cambios, active la casilla Quin y, a
continuacin, en la lista Quin, haga clic en la opcin que desea.

5.

Para especificar el rea de la hoja de clculo donde desea resaltar los cambios, active la casilla
Dnde y, a continuacin, en el cuadro Dnde, escriba la referencia de celda del intervalo de la hoja
de clculo.

SUGERENCIA

Tambin puede hacer clic en el botn Contraer dilogo

en el extremo derecho

del cuadro Dnde y luego seleccionar el intervalo que desea usar en la hoja de clculo. Cuando
haya terminado, vuelva a hacer clic en el botn Contraer dilogo para mostrar todo el cuadro de
dilogo.

6.

Asegrese de que la casilla Resaltar cambios en pantalla se encuentre activada.

7.

Haga clic en Aceptar.

Si se solicita, guarde el libro.

8.

En la hoja de clculo, realice los cambios que desea.

NOTA

Algunos cambios, como el formato, no se controlan y, por lo tanto, no se marcan con un

color de resaltado.

Detener el resaltado de cambios


Cuando ya no desee resaltar los cambios, puede desactivar el resaltado de cambios.

1.

En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Control de cambios y luego en Resaltar
cambios.

2.

En el cuadro de dilogo Resaltar cambios, desactive la casilla Efectuar control de cambios al


modificar.

SUGERENCIA

Tambin puede desactivar el control de cambios para detener y quitar el resaltado de

cambios. Para obtener ms informacin, consulte la seccin Desactivar el control de cambios para un
libro.

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Ver las marcas de revisin


1.

En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Control de cambios y luego en Resaltar
cambios.

NOTA

Si la casilla Efectuar control de cambios al modificar no est activada, Excel no guard

el historial de cambios (historial de cambios: en un libro compartido, informacin que se mantiene


sobre los cambios realizados en sesiones de edicin pasadas. La informacin incluye el nombre de
la persona que realiza cada cambio, cundo se realiz el cambio y los datos que han cambiado.)
para el libro.

2.

Para seleccionar los cambios que desea ver, haga lo siguiente:

Para ver todos los cambios realizados, active la casilla Cundo, haga clic en Todos en la
lista Cundo y luego desactive las casillas Quin y Dnde.

Para ver los cambios realizados despus de una fecha determinada, active la casilla Cundo,
haga clic en Desde la fecha en la lista Cundo y luego escriba la primera fecha para la que
desea ver los cambios.

Para ver los cambios que realiz un usuario especfico, active la casilla Quin y luego, en la
lista Quin, haga clic en el usuario cuyos cambios desea ver.

Para ver los cambios de un intervalo especfico de celdas, active la casilla Dnde y escriba la
referencia de celda del intervalo de la hoja de clculo.

SUGERENCIA

Tambin puede hacer clic en el botn Contraer dilogo

en el extremo

derecho del cuadro Dnde y luego seleccionar el intervalo que desea usar en la hoja de

clculo. Cuando haya terminado, vuelva a hacer clic en el botn Contraer dilogo para
mostrar todo el cuadro de dilogo.

3.

Para especificar cmo desea ver los cambios, haga lo siguiente:

Para resaltar los cambios en la hoja de clculo, active la casilla Resaltar cambios en
pantalla.

SUGERENCIA

Esto le permite ver los detalles acerca de un cambio al colocar el puntero sobre

una celda resaltada.

Para crear una lista de cambios en una hoja de clculo independiente, active la casilla
Mostrar cambios en una hoja nueva para mostrar la hoja de clculo de historial (hoja de
clculo Historial: hoja de clculo separada que muestra los cambios de los que se est
realizando un seguimiento en un libro compartido, incluido el nombre del usuario que ha
realizado el cambio, la fecha en que se ha realizado, qu datos se han reemplazado o
eliminado y cmo se han resuelto los conflictos.).

NOTA

Esta casilla est disponible slo despus de activar el control de cambios y guardar el

archivo con al menos una marca de revisin.

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Aceptar y rechazar cambios


1.

En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Control de cambios y luego en Aceptar o
rechazar cambios.

2.

Si se le consulta si desea guardar el libro, haga clic en Aceptar.

3.

En el cuadro de dilogo Seleccionar cambios para aceptar o rechazar, haga lo siguiente:

Para aceptar o rechazar los cambios que se realizan despus de una fecha determinada,
active la casilla Cundo, haga clic en Desde la fecha en la lista Cundo y luego escriba la
primera fecha para la que desea ver los cambios.

Para aceptar o rechazar los cambios realizados por otro usuario, active la casilla Quin y, en
la lista Quin, haga clic en el usuario cuyos cambios desea revisar.

Para aceptar o rechazar los cambios realizados por todos los usuarios, desactive la casilla
Quin.

Para aceptar y rechazar los cambios realizados en un rea especfica, active la casilla Dnde
y escriba la referencia de celda del intervalo de la hoja de clculo.

SUGERENCIA

Tambin puede hacer clic en el botn Contraer dilogo

en el extremo

derecho del cuadro Dnde y luego seleccionar el intervalo que desea usar en la hoja de
clculo. Cuando haya terminado, vuelva a hacer clic en el botn Contraer dilogo para
mostrar todo el cuadro de dilogo.

4.

Para aceptar o rechazar los cambios en todo el libro, desactive la casilla Dnde.
Haga clic en Aceptar y revise la informacin sobre los cambios en el cuadro de dilogo Aceptar o
rechazar cambios.

SUGERENCIA

La informacin incluye otros cambios afectados por la accin que desee llevar a cabo

para un cambio. Puede desplazarse para ver toda la informacin segn sea necesario.

5.

Para aceptar o rechazar cada cambio, haga clic en Aceptar o Rechazar.

SUGERENCIA

La hoja de clculo de historial (hoja de clculo Historial: hoja de clculo separada

que muestra los cambios de los que se est realizando un seguimiento en un libro compartido,
incluido el nombre del usuario que ha realizado el cambio, la fecha en que se ha realizado, qu
datos se han reemplazado o eliminado y cmo se han resuelto los conflictos.) registra un rechazo
con "Deshacer" o "Resultado de la accin rechazada" en la columna Tipo de accin.

6.

Si se le pide que seleccione un valor para una celda, haga clic en el valor que desea y luego en
Aceptar.

NOTAS

Debe aceptar o rechazar un cambio antes de avanzar al siguiente.


Puede aceptar o rechazar todos los cambios restantes simultneamente al hacer clic en Aceptar
todos o Rechazar todos.

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Ver la hoja de clculo de


historial
1.

En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Control de cambios y luego en Resaltar
cambios.

NOTA

Si la casilla Efectuar control de cambios al modificar no est activada, Excel no guard

el historial de cambios (historial de cambios: en un libro compartido, informacin que se mantiene


sobre los cambios realizados en sesiones de edicin pasadas. La informacin incluye el nombre de
la persona que realiza cada cambio, cundo se realiz el cambio y los datos que han cambiado.)
para el libro.

2.

En Resaltar cambios, active la casilla Cundo y, a continuacin, en la lista Cundo, haga clic en
Todos.

3.

Desactive las casillas Quin y Dnde.

4.

Active la casilla Mostrar cambios en una hoja nueva.

5.

Haga clic en Aceptar.

6.

En la hoja de clculo de historial (hoja de clculo Historial: hoja de clculo separada que muestra
los cambios de los que se est realizando un seguimiento en un libro compartido, incluido el
nombre del usuario que ha realizado el cambio, la fecha en que se ha realizado, qu datos se han
reemplazado o eliminado y cmo se han resuelto los conflictos.), haga clic en las flechas de
filtro (filtro: mostrar nicamente las filas de una lista que satisfacen las condiciones especificadas.
Utilice el comando Autofiltro para mostrar filas que coincidan con uno o ms valores, valores
calculados o condiciones especficos.) que se encuentran junto a las etiquetas de columna para
buscar la informacin que desea.

NOTA

Si guarda este libro, se ocultar la hoja de clculo de historial. Para ver la hoja de clculo de

historial despus de guardar, deber mostrarla nuevamente activando la casilla Mostrar cambios en una
hoja nueva en el cuadro de dilogo Resaltar cambios.

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Cambios que Excel no controla


ni resalta
Los cambios en registros de control de cambios que realiza en el contenido de las celdas, incluidos los
cambios causados al mover y copiar datos. Tambin se incluyen las inserciones y eliminaciones de filas y
columnas.

Sin embargo, Excel no realiza un seguimiento de los siguientes tipos de cambios:

Cambios que no se
controlan

Alternativas

Nombres de hoja
cambiados

Los cambios de nombres de hoja no se resaltan en las fichas de hoja, pero se controlan en la
hoja de clculo de historial (hoja de clculo Historial: hoja de clculo separada que muestra los
cambios de los que se est realizando un seguimiento en un libro compartido, incluido el nombre
del usuario que ha realizado el cambio, la fecha en que se ha realizado, qu datos se han
reemplazado o eliminado y cmo se han resuelto los conflictos.).

Hojas de clculo
insertadas o
eliminadas

Se controlan los cambios que se realizaron en una hoja de clculo despus de insertarla, pero la
insercin se controla slo en la hoja de clculo de historial.

Celdas o datos con


formato

Ninguna.

Ocultar o mostrar filas


o columnas

Ninguna.

Comentarios
adicionales o
cambiados

Ninguna.

Celdas que cambian


porque una frmula
calcula un nuevo valor

Para buscar celdas que cambian debido a la actualizacin, puede usar las herramientas de
auditora en la ficha Frmulas, en el grupo Auditora de frmulas.

Cambios no
guardados

Puede resaltar los cambios a medida que se realizan, pero los cambios aparecen en la hoja de
clculo de historial slo despus de guardarse.

El control de cambios slo se encuentra disponible en los libros compartidos (libro compartido: libro
configurado para permitir que varios usuarios de una red lo vean y realicen cambios al mismo tiempo.
Cada usuario que guarda el libro ve los cambios realizados por los dems usuarios.). Como resultado, las
caractersticas que no se encuentran disponibles para usar en los libros compartidos no se controlan
como cambios. Puede tener acceso a las siguientes caractersticas slo si deja de compartir el libro.

Caracterstica no disponible

Alternativas

Insertar o eliminar bloques de celdas

Puede insertar filas y columnas completas.

Eliminar hojas de clculo

Ninguna.

Combinar celdas o dividir celdas combinadas

Ninguna.

Agregar o cambiar formatos condicionales

Los formatos condicionales existentes siguen


apareciendo a medida que cambian los
valores de las celdas, pero no se pueden
cambiar ni se pueden volver a definir las
condiciones.

Agregar o cambiar validacin de datos

Las celdas siguen validndose al escribir


nuevos valores, pero no se puede cambiar la
configuracin de validacin de datos
existente.

Crear o cambiar grficos o informes de grfico dinmico

Puede ver los grficos e informes existentes.

Insertar o cambiar imgenes u otros objetos

Puede ver las imgenes y otros objetos


existentes.

Insertar o cambiar hipervnculos

Los hipervnculos existentes siguen


funcionando.

Usar herramientas de dibujo

Puede ver los dibujos y grficos existentes.

Asignar, cambiar o quitar contraseas (contrasea: modo de restringir el


acceso a una hoja de clculo, una hoja de datos o parte de una hoja de
clculo. Las contraseas de Excel pueden tener hasta 255 letras,
nmeros, espacios y smbolos. Debe escribir correctamente las letras
maysculas y minsculas cuando defina y especifique contraseas.)

Las contraseas existentes permanecen


activas.

Proteger o desproteger hojas de clculo o el libro

La proteccin existente permanece activa.

Crear, cambiar o ver escenarios

Ninguna.

Agrupar o esquematizar datos

Puede seguir usando los esquemas


existentes.

Insertar subtotales automticos

Puede ver los subtotales existentes.

Crear tablas de datos (tabla de datos: rango de celdas que muestra los
resultados de sustituir diferentes valores en una o ms frmulas. Existen
dos tipos de tablas de datos: tablas de una entrada y tablas de dos
entradas.)

Puede ver las tablas de datos existentes.

Crear o cambiar informes de tabla dinmica

Puede ver los informes existentes.

Escribir, grabar, cambiar, ver o asignar macros

Puede ejecutar las macros existentes que no


tengan acceso a caractersticas no
disponibles. Puede registrar las operaciones
de libro compartido en una macro
almacenada en otro libro que no se
encuentra compartido.

Agregar o cambiar hojas de dilogo de Microsoft Excel 4.0

Ninguna.

Cambiar o eliminar frmulas de matriz (frmula matricial: frmula que


lleva a cabo varios clculos en uno o ms conjuntos de valores y devuelve
un nico resultado o varios resultados. Las frmulas matriciales se
encierran entre llaves { } y se especifican presionando
CTRL+MAYS+ENTRAR.)

Las frmulas de matriz existentes siguen


realizando los clculos correctamente.

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Desactivar el control de
cambios para un libro
1.

Si desactiva el control de cambios, se eliminar el historial de cambios (historial de cambios: en un


libro compartido, informacin que se mantiene sobre los cambios realizados en sesiones de edicin
pasadas. La informacin incluye el nombre de la persona que realiza cada cambio, cundo se
realiz el cambio y los datos que han cambiado.).

Para conservar una copia de esta informacin, haga lo siguiente para imprimir la hoja de clculo de
historial (hoja de clculo Historial: hoja de clculo separada que muestra los cambios de los que se
est realizando un seguimiento en un libro compartido, incluido el nombre del usuario que ha
realizado el cambio, la fecha en que se ha realizado, qu datos se han reemplazado o eliminado y
cmo se han resuelto los conflictos.) o copiarla a otro libro:

1.

En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Control de cambios y luego en


Resaltar cambios.

2.

En Resaltar cambios, active la casilla Cundo y, a continuacin, en la lista Cundo, haga


clic en Todos.

3.

Desactive las casillas Quin y Dnde.

4.

Active la casilla Mostrar cambios en una hoja nueva.

5.

Haga clic en Aceptar.

6.

Siga uno o varios de estos procedimientos:

Para imprimir la hoja de clculo de historial, haga clic en el botn de Microsoft Office
y, a continuacin, en Imprimir.

Para copiar el historial en otro libro, seleccione las celdas que desea copiar, haga clic
en Copiar

(ficha Inicio, grupo Portapapeles) o presione CTRL+C, pase a otro

libro, haga clic en el lugar donde desea colocar la copia y, a continuacin, en Pegar
(ficha Inicio, grupo Portapapeles) o presione CTRL+V.

SUGERENCIA

Al copiar o imprimir el historial, es posible que tambin desee guardar o

imprimir una copia independiente del libro compartido. Si sigue cambiando el libro, o lo hacen
otros usuarios, es posible que el historial que copi ya no sea vlido. Por ejemplo, las
ubicaciones de las celdas o los nmeros de filas en el historial copiado pueden dejar de estar
actualizados.

2.

En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, siga uno de estos procedimientos:

Si el libro compartido se encuentra protegido, haga clic en Desproteger libro compartido.

Si se le pide, escriba la contrasea (contrasea: modo de restringir el acceso a una hoja de


clculo, una hoja de datos o parte de una hoja de clculo. Las contraseas de Excel pueden
tener hasta 255 letras, nmeros, espacios y smbolos. Debe escribir correctamente las letras
maysculas y minsculas cuando defina y especifique contraseas.) y haga clic en Aceptar.

Si el libro compartido no se encuentra protegido, haga clic en Compartir libro y, a


continuacin, en la ficha Uso avanzado, haga clic en No guardar historial de cambios.