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BUSINESS

MANAGEMENT

Contenidos
1
2

Organizacin. Estructura Organizacional. Herramientas

Direccin, Liderazgo y Control

Qu es Organizacin?
Es la segunda de las funciones del proceso administrativo
que estructura y distribuye el trabajo para conseguir los
objetivos de la organizacin. Contesta las siguientes
preguntas::
preguntas
Qu trabajo se tiene que realizar?
Cuntas personas se necesitarn?
Qu har cada uno?
Cmo se realiza el trabajo (con qu
procedimientos, mtodos, recursos, polticas)?
Quines estarn a cargo de otros?
Qu responsabilidades tendrn?

CARRERAS UNIVERSITARIAS

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Fundamentos de la Estructura Organizacional


Una organizacin es un sistema cuya estructura est diseada para
que los recursos humanos, financieros, fsicos, de informacin y
otros, logren determinados fines de forma coordinada y ordenada.

Distribucin formal del trabajo


dentro de una organizacin

Jefe de
Marketing

Gerencia
General

Jefe de
RRHH

Jefe de
Finanzas

Contador

CARRERAS UNIVERSITARIAS

Jefe de
Produccin

Analista
de
Riesgos

Supervisor
de Almacn

Control de
Calidad

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ORGANIZACIN

Funcin que comprende la


elaboracin del diseo
estructural, seleccin,
reclutar y capacitar al
personal, y asignar recursos,
tareas y procedimientos a
los mismos.
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Estructura Organizacional
Especificacin de los trabajos a realizarse dentro de una
organizacin y las formas en que se relacionan entre unos
con otros.
Factores determinantes para la
organizacin:
Propsito, Misin, Estrategia,
Tamao, Tecnologa, Cambios del
ambiente.
Una empresa necesita una estructura que
contribuya a su flexibilidad y crecimiento.
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Organigrama
Organigrama:
Diagrama que permite ver la estructura de la empresa y
muestra las posiciones que ocupan los empleados a en
las operaciones de la empresa.

Lneas gruesas: cadena de mando.


Cada recuadro: puesto
Cadena de mando:
Relaciones de reporte dentro
de una empresa.
MOF

Elementos en la estructura organizacional


Especializacin: Proceso para identificar los puestos especficos
que se necesitan crear y se designa las personas adecuadas para
cada uno de ellos.
Departamentalizacin: Proceso para agrupar los puestos en
unidades lgicas, teniendo en cuenta su utilidad o propsito.
Cada departamento puede ser un centro de ganancia, una
unidad separada de la empresa responsable de sus propios
costos y ganancias.
Departamentalizacin por cliente.
Departamentalizacin por producto.
Departamentalizacin por proceso.
Departamentalizacin geogrfica.
Departamentalizacin funcional.

Establecimiento de las jerarquas para la toma


de decisiones
Se deben de establecer claramente las relaciones de
reporte entre los puestos para que se cada miembro de la
empresa conozca quien tiene la responsabilidad de diversas
decisiones y operaciones.
Meta: Lograr que todos trabajen en forma conjunta para
lograr los objetivos comunes.
El desarrollo de la jerarqua
consta de 3 pasos:
1. Asignacin de tareas.
2. Realizacin de tareas.
3. Distribucin de autoridad.

Desarrollo de
la Jerarqua
Consta de 3 pasos

Cmo se
implementa
las
decisiones?

Quin toma
las
decisiones?
1.
Asignacin
de tareas

Responsabil
idad

2.
Realizacin
de tareas

Autoridad

Delegacin

Quin
implementa
las
decisiones?

Obligacin

3.
Distribucin
de la
autoridad

Organizacin
centralizada

Organizacin
Descentralizada

Pasos para el establecimiento de Jerarquas


1. Asignacin de Tareas:
Responsabilidad: Deber de desarrollar una
tarea especfica.
Autoridad: El poder de tomar las decisiones
necesarias para completar una tarea.
2. Realizacin de Tareas:
Delegacin: Asignar una tarea,
responsabilidad, autoridad a un subordinado.
Obligacin: Responsabilidad de los
subordinados de realizar las tareas asignadas.
Miedo a delegar?

Pasos para el establecimiento de Jerarquas


3. Distribucin de la autoridad
Organizacin centralizada: Organizacin
donde la mayor parte de la autoridad para
la toma de decisiones se mantiene en el
nivel superior de la administracin.
Organizacin Descentralizada:
Organizacin en la que una gran parte de
la autoridad para la toma de decisiones se
delega a niveles de administracin no
superiores.

Distribucin de Autoridad
Estructura Organizacional Plana:
Caracterstica propia de compaas descentralizadas con
relativamente pocos niveles de administracin y amplios
mrgenes de control.
Estructura Organizacional Alta:
Caracterstica propia de Compaas
centralizadas con mltiples niveles de
administracin y mrgenes de control
relativamente estrechos.
Margen de control: Nmero de empleados supervisados
por un administrador.

Formas de Autoridad
1. De lnea:
lnea La autoridad fluye en una cadena de mando
directa desde la cima hasta la base (Representacin: lneas
gruesas).
Departamento de lnea: Relacionado directamente con
las funciones primarias de la empresa (produccin y
venta).
2. De Personal: Competencia basada en la experiencia y que
usualmente incluye asesora y recomendaciones hacia el
personal de lnea (representacin: lneas punteadas).
Miembros de personal: Consejeros y consultores que
ayudan al Departamento de lnea, pero no tienen
autoridad para la toma de decisiones.
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Formas de Autoridad

3. De comit y equipo: Otorgada a los


comits o equipos de trabajo
involucrados en las operaciones
diarias.
Comit: Conjunto de
administradores de varias reas
principales.

La Organizacin Perfecta

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Especializacin del Trabajo


Dentro de la organizacin el trabajo se divide en tareas
separadas.
Especializacin en
Ventas

Especializacin en Recursos
Humanos

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Especializacin en Operaciones

Especializacin en Finanzas

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Departamentalizacin
Es la forma en que se agrupan las tareas afines para lograr los
objetivos. Se forman as reas o departamentos.

Departamentalizacin Funcional
Ajegroup

rea de
Produccin
de Bebidas

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rea de
Capacitacin
y Desarrollo

rea de
Finanzas

rea de
Marketing y
Ventas

rea de
Informtica

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Departamentalizacin

Ajegroup

Departamentalizacin
Por Producto
Dpto. de
Marketing

Agua Cielo

Gaseosas KR

Dpto. de
Ventas

Cerveza
Franca

Sporade

Per

Venezuela

Ecuador

Departamentalizacin
Geogrfica
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Departamentalizacin

Ajegroup

Departamentalizacin
Por Procesos
Dpto. Planta
Lima

Moldeado de
Botellas

Llenado de
lquidos

Sellado de
Botellas

Dpto. de
Marketing

Etiquetado y
embalado

Super-Super
mercados

Bodegas

Departamentalizacin
Por Clientes

Universidades

Combinaciones
Departamentalizacin
Funcional
Departamentalizacin
Geogrfica

Ger. Gral

Dpto.
Marketing

Dpto Vtas

Per

Supermercados

Bodegas

Venezuela

Universidades

Supermercados

Bodegas

Ecuador

Universidades

Departamentalizacin Por
Clientes

Supermercados

Bodegas

Universidades

Autoridad
Derechos inherentes de un puesto gerencial para decir al personal
qu hacer y esperar que lo haga

Tareas de Gerencia
(1)

Tareas de Jefes de
rea

Jefes de rea
(2)

Supervisor 1

Supervisor 2

Tramo de
Control

(2)

Supervisor 3

Supervisores
(3)

Tareas de
Supervisores
(3)

Direccin

Liderazgo
Lder: Es aquella persona que puede influir en otros y que
Lder:
posee autoridad gerencial.
Liderazgo: Proceso que consiste en influir en un grupo y
orientarlo hacia el logro de sus objetivos
Temas importantes para los lderes del siglo XXI:
Manejo de poder.
Desarrollo de confianza.
Empowerment.
Diversidad de culturas en la
empresa.
Diferencias de gnero.
Lder efectivo

Comunicacin
Concepto : Transferencia y la comprensin de significados
La comunicacin engloba:
Comunicacin Interpersonal
Comunicacin Organizacional
Las funciones de la comunicacin en la
empresa son:
son:
oControlar
oMotivar
oExpresin Emocional
oInformar.

Proceso de Comunicacin Interpersonal


Ejemplo: Austral Group ( Empresa Pesquera)
2. Mensaje: No olviden
de anotar el total de la
pesca al momento de
llegar al puerto.

Codificacin
1. Transmisor:
Gerente General
de Operaciones

4. Receptores: al patrn
de lancha de la Estela
de Plata (embarcacin)

3. Medio: Correo
electrnico

Decodificacin
Decodificacin

Ruido:
Distraccin y errada
interpretacin
El Gerente de Operaciones
hablaba del puerto de Paita.
Paita.

6. Retroalimentacin

5. Se debe de apuntar en el
cuaderno el monto de la
pesca al llegar al puerto del
Callao.

Comunicacin Eficaz

A. Las Barreras
Comunicacionales:
Comunicacionales
i. Filtrado
ii. Emociones
iii. Sobrecarga de
Informacin
iv. Actitud
defensiva
v. Lenguaje
vi. Cultura Nacional

B. Formas de superar las


Barreras comunicacionales:
comunicacionales
i.
ii.
iii.
iv.
v.

Uso de la retroalimentacin
Simplificar el lenguaje
Escuchar activamente
Limitar las emociones
Vigilar las seales no
verbales.

Comunicacin Organizacional
Comunicacin Formal:
Comunicacin que sigue
la cadena oficial de
mando o que alguien
requiere para realizar un
trabajo

Comunicacin Informal:
La comunicacin que no
est definida por la
jerarqua estructural de la
organizacin..
organizacin

Direccin del Flujo de la


Comunicacin
Hacia abajo: La que fluye de los
gerentes hacia los empleados.
Hacia arriba: La que fluye de
los empleados hacia los
gerentes
Lateral: La que se lleva a cabo
entre empleados que estn
al mismo nivel
organizacional.
Diagonal: La que pasa a
travs de las reas de
trabajo y los distintos
niveles organizacionales.
organizacionales.

Es la comunicacin
que fluye entre un
lder claramente
identificables y
fuerte y el resto del
grupo o equipo de
trabajo.

Red de todos los Canales

La comunicacin
fluye de acuerdo
con la cadena
formal de mando
tanto hacia arriba
como hacia abajo.

Red de Rueda

Red de Cadena

Redes de Comunicacin
Organizacional
La
comunicacin
fluye
libremente
entre todos
los miembros
de un equipo
de trabajo.

Control

CONTROL
i. Qu es Control?
Definicin:
Proceso que consiste en supervisar las actividades para
garantizar que se realicen segn lo planeado y corregir
cualquier desviacin significativa.

Es el proceso de monitoreo, comparacin y correccin del


desempeo en la organizacin

Control
Proceso Administrativo de
monitorear el desempeo de
una organizacin para
asegurarse de que cumple con
sus metas.
Funcin que consiste en vigilar
las actividades con el fin de
asegurarnos que se realicen
conforme a los planes y corregir
las desviaciones importantes.
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1. CONTROL
ii. Importancia del Control
Ayuda a los gerentes a saber si se estn cumpliendo las
metas organizacionales, y de no ser as las razones por
las que no se cumplen.
cumplen.
Otorgamiento de facultades de decisin a los empleados.
empleados.

Proteger a la organizacin y a sus recursos

1. CONTROL

https://www.youtube.com/watch?v=4AAmRVVi19A

2. PROCESO DE CONTROL
PASO 1

PASO 3

TOMA DE
ACCIONES
ADMINIS
TRATIVAS

MEDICIN
DEL
DESEMPE
O REAL

METAS Y
OBJETIVOS
Organizacin
Divisin
Departamento
Individual

COMPARA
CIN REAL
VS
ESTNDAR

PASO 2

PASO 1 : MEDICIN DEL DESEMPEO REAL


CMO MEDIMOS?
VENTAJAS

DESVENTAJAS

Informacin de primera
mano

Sujetas a sesgos
personales

Informacin no se filtra

Consumen mucho
tiempo

Cobertura intensiva de las


actividades laborales

Molestias

REPORTES
ESTADSTICOS

Fcil de visualizar

Informacin limitada

Efectivos para mostrar


relaciones

Ignoran factores
subjetivos

REPORTES ORALES

Se obtiene informacin
rpidamente

Filtrado de informacin

Retroalimentacin verbal y
no verbal

No se puede
documentar

OBSERVACIONES
PERSONALES

REPORTES ESCRITOS

Integrales y formales

Toma ms tiempo
Fcil de archivar y recuperar prepararlos

PASO 1 : MEDICIN DEL DESEMPEO REAL


QU MEDIMOS?
Tasas de satisfaccin
Rotacin y ausentismo de
personal
Costos reales vs costos
presupuestados
Nmero de productos
entregados en el da
Nmero de productos
fabricados en una hora
Tiempo de entrega
Nmero de solicitudes
atendidas, etc

PASO 3 : DECISIONES ADMINISTRATIVAS

CORREGIR
DESEMPEO REAL
Accin
Correctiva
Inmediata
Accin
Correctiva Bsica

REVISAR EL
ESTNDAR
Estndar poco
realista: Meta
muy baja o muy
alta

PASO 3 : DECISIONES ADMINISTRATIVAS


Comparar
real vs
estndar

Se alcanza
el
estndar?

SI

No hacer
nada

N
O
SI

Objeti
vos

Estn
dard

Medicin
desempeo
real

Varianza
aceptable?

No hacer
nada

N
O

Estndar
aceptable?
N
O

Revisar
estndar

SI

Identificar
causa de
variacin
Corregir
desempeo

3. CONTROL PARA EL DESEMPEO


ORGANIZACIONAL
Qu es Desempeo Organizacional?
DESEMPEO: Resultado Final de
una actividad.
DESEMPEO ORGANIZACIONAL:
Resultados acumulados de todas
las actividades dentro de la
organizacin.

3. CONTROL PARA EL DESEMPEO


ORGANIZACIONAL
MEDIDAS DE DESEMPEO ORGANIZACIONAL
PRODUCTIVIDAD ORGANIZACIONAL:
Producir la mayor cantidad de bienes y
servicios con la menor cantidad de insumos
EFECTIVIDAD ORGANIZACIONAL : Idoneidad
de metas y que tan bien se cumplen .
CLASIFICACIONES DE LA INDUSTRIA Y DE LA
ORGANIZACIN: Indica que tambin trabaja
la compaa en comparacin con otra.

4. HERRAMIENTAS PARA MEDIR DESEMPEO


ORGANIZACIONAL:
TIPOS DE CONTROL
Resultados:
Corrige
problemas
despus

COSTOS

Proceso:
Corrige
cuando
ocurren
Aportacin:
Anticipa los
problemas

PREVENTIVO

CONCURRENTE

RETROALIMENTACIN

4. HERRAMIENTAS PARA MEDIR DESEMPEO


ORGANIZACIONAL:
CONTROLES FINANCIEROS: Anlisis de indicadores y
presupuestos; Liquidez, apalancamiento, rentabilidad.

SISTEMAS DE INFORMACIN: Tener informacin es de vital


importancia para los gerentes para lograr sus objetivos:
Ventas, costos, precios, ingresos.
TABLERO DE CONTROL BALANCEADO (BSC): Mide lo
importante en la empresa: RESULTADOS (Finanzas y clientes),
ACTIVIDADES (Procesos Internos, Aprendizaje y Crecimiento).
BENCHMARKING: Bsqueda de las mejores prcticas entre los
competidores o no competidores que los lleva a un
desempeo superior.

4. HERRAMIENTAS PARA MEDIR DESEMPEO


ORGANIZACIONAL:
Enfoques de Control
Usa mecanismos de mercado externos: competencia, participacin
de mercado. Lo utilizan empresas que enfrentan una enorme
competencia por tener productos distintivos.
distintivos.
De Mercado

Destaca la autoridad organizacional. Se basa en jerarquas,


normas, reglamentos, ara asegurar que los empleados cumplen con
las normas de desempeo.
Burocrtico

De Clan

Regula el comportamiento de los empleados por medio de valores


compartidos, cultura organizacional. Lo utilizan las empresas
donde son comunes los equipos y la tecnologa cambia con rapidez.

Herramientas para controlar el desempeo de la


organizacin
Control de alimentacin anticipada: Se centra en evitar
problemas previstos, ya que se lleva a cabo antes de la
actividad del trabajo real.

Control Concurrente: Ocurre mientras se lleva a cabo una


actividad de trabajo.

Control de Retroalimentacin: Se lleva a cabo despus de


realizar una actividad de trabajo.
http://www.youtube.com/watch?v=_EgLpWVYfViolencia en el trabajo
lo
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5. TEMAS CONTEMPORNEOS DE CONTROL


DIFERENCIAS TRANSCULTURALES: Reportes electrnicos, naciones
con diferentes tecnologas, restricciones legales de acuerdo al
pas donde se labore, recabar datos para medicin y comparacin
DESAFOS EN EL LUGAR DE TRABAJO:
Privacidad, Robos por empleados, Violencia.

INTERACCIONES CON EL CLIENTE: Cadena de Servicio y Beneficio


donde los gerentes crean una relacin duradera y mutuamente
benfica entre empresa, colaborador y cliente
GOBIERNO CORPORATIVO: Sistema utilizado para que los
intereses de los dueos de las organizaciones estn protegidos.
Rol de los Directores, Reportes Financieros, Comit de auditoras.

Control Eficaz
Caractersticas:
Exactitud.
Oportuno
Economa
Flexibilidad
Inteligibilidad
Criterios razonables.
Colocacin estratgica
Hincapi en la excepcin.
Varios criterios
Medidas correctivas.

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Factores Contingentes del control


Tamao de la organizacin.
Posicin y nivel.
Grado de descentralizacin.
Cultura de la organizacin.
Importancia de la actividad.

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Revisando las principales caractersticas de:


CONTROL: Definicin e importancia
PROCESO DE CONTROL: Medicin, Comparacin y Toma de Decisiones
CONTROL PARA EL DESEMPEO ORGANIZACIONAL: Qu es y medidas?.
HERRAMIENTAS PARA MEDIR EL DESEMPEO ORGANIZACIONAL:
Controles; Preventivo, Concurrente, Retroalimentacin
Controles: Financieros, Informacin, BSC, Benchmarking.
TEMAS CONTEMPORNEOS DE CONTROL: Diferencias Transculturales,
Desafos en el lugar de trabajo, Control de las Interacciones con los clientes
y Gobierno Corporativo

http://uproadmon.blogspot.com/2007/03/el-control.html
http://www.infoviews.com.mx/Bitam/ScoreCard/
http://www.crecenegocios.com/el-benchmarking/

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