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UNIVERSIDAD CENTRAL DEL ECUADOR

FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS


CARRERA DE ADMINISTRACIN DE EMPRESAS

TRABAJO EN EQUIPO DE ORGANIZACIN Y


SISTEMAS II
TEMA: PLANEACN DE LA DISTRIBUCIN DEL
ESPACIO.
DOCENTE: Ing. Mara Fernanda Recalde
INTEGRANTES: Andrade Esteban
Cadena Yesenia
Crdova Nina
Daz Juan Francisco
Guerra Leonardo
PARALELO: AE6-1
AULA: 72
Contenido
EMPRESA ROYAL PRESTIGE..................................................................................................3
MAJESTIC CORPORATION Ca. Ltda..................................................................................3
Resea Histrica...................................................................................................................3
Misin..................................................................................................................................4
Visin...................................................................................................................................4
PLANEACIN DE LA DISTRIBUCIN DEL ESPACIO..........................................................4

Objetivo General......................................................................................................................4
Objetivos Especficos...............................................................................................................4
DIAGNSTICO DE LA SITUACIN ACTUAL.......................................................................4
ANLISIS DE LA ORGANIZACIN....................................................................................5
REVISIN DE LOS PROCEDIMIENTOS............................................................................5
DISTRIBUCIN ACTUAL DEL ESPACIO............................................................................6
LISTA DEL MOBILIARIO Y EQUIPO...................................................................................6
PLANTILLA DEL PERSONAL..............................................................................................6
PREVISIN DE NECESIDADES FUTURAS............................................................................7
Organizacin............................................................................................................................7
PROCEDIMIENTOS...............................................................................................................9
MOBILIARIO..........................................................................................................................9
PERSONAL...........................................................................................................................10
ESTIMACIN DE LA SUPERFICIE REQUERIDA............................................................10
INVENTARIO DEL PERSONAL ACTUAL Y NECESIDAD DE ESPACIO.......................10
TRANSFORMACIN DE LA SUPERFICIE NETA EN SUPERFICIE BRUTA..................11
PLAN BSICO..........................................................................................................................11
UBICACIN DE UNIDADES..............................................................................................11
ASIGNACIN POR PERSONAL Y EQUIPO DE PERSONAL...........................................12
MTODO PARA PREPARAR EL PLAN DE DISTRIBUCIN...........................................12
Reunir los instrumentos para la distribucin del espacio.-..................................................12
Configurar los modelos por rea.-......................................................................................13
Revisar el arreglo tentativo y hacer ajustes menores..........................................................14
Preparar la distribucin final..............................................................................................14
Aprobacin.........................................................................................................................15
AMBIENTE FSICO..................................................................................................................15
ILUMINACIN.....................................................................................................................15
COLOR DE LAS REAS......................................................................................................15
TEMPERATURA AMBIENTE..................................................................................................16

ISONORIZACIN.................................................................................................................16
MOBILIARIO DE TRABAJO...............................................................................................16

EMPRESA ROYAL PRESTIGE


MAJESTIC CORPORATION Ca. Ltda.
La Compaa Majestic Corporation Ca. Ltda., fue constituida mediante escritura pblica el
diez de Septiembre del 2003 y legalmente escrita en el Registro Mercantil del Cantn Quito el
diecinueve de Noviembre del mismo ao.

Se encuentra ubicada en la Ciudad de Quito, parroquia Chaupicruz, barrio Granda Centeno en


las calles Av. Amrica N37-204 y Barn de Carondelet.
El objeto social de la Entidad es la distribucin, importacin, representacin, concesin y en
general todo lo relacionado con la comercializacin de productos. Tiene sucursales a Nivel
Nacional en las ciudades de Quito (Matriz), Ibarra, Riobamba, Ambato, Cuenca, Loja, Santo
Domingo de los Tschilas y Guayaquil.

Resea Histrica
Majestic Corporation Ca. Ltda. Es representante exclusivo en el Ecuador de la marca
americana Royal Prestige. Esta marca inicia en el ao de 1959, cuando Peter Johnson Sr.
encontr un negocio en la venta de utensilios de cocina de acero quirrgico, vajilla de porcelana
y cristalera fina; le puso por nombre HY CITE CORPORATION.
Peter Johnson Sr. se desempe como coordinador de ventas a nivel nacional, su funcin
consista en trabajar con distribuidores en todo Estados Unidos, y tambin conseguir
distribuidores potenciales que tambin quisieran unirse. Despus de un tiempo puso su propia
marca Royal Prestige a inicios de 1972, Decidi promover un programa de franquicia para
proveer su distribucin a la gente, y puedan tener sus propios gerentes de distrito, gerentes
regionales y vendedores. Para 1980 se presentaron al mercado hispano, brindando la
oportunidad a las familias latinoamericanas.
En agosto del ao 2003, la Sra. Mara Isabel Torres se contacta con la compaa ROYAL
PRESTIGE (HY CITE), para entablar una relacin de negocios. Despus de ver el crecimiento
econmico y profesional de la Compaa.
En octubre del ao 2003, la Sra. Ana Pieiro visita Ecuador donde conoce a Mara Isabel Torres
y se da cuenta de sus dotes de liderazgo y desarrollo. Ella resuelve dar una distribucin a Mara
Isabel Torres Pastor, para que arranque con la comercializacin de la marca ROYAL PRESTIGE
en Ecuador. Es as que Majestic Corporation, distribuidor exclusivo de la marca en Ecuador,
inicia la comercializacin de sistemas de salud, accesorios de cocina de acero quirrgico,
purificadores de aire y agua, vajillas de porcelana, entre otros.
La comercializacin de los productos se realiza a travs de la venta directa, con una
presentacin que se realiza en los hogares de las personas, la cual consiste en la preparacin de
un plato demostrativo en las ollas de acero quirrgico y una charla de salud y nutricin.
Brindando a sus clientes un buen servicio y se sientan satisfechos con el producto.

Misin
Ofrecer la mejor oportunidad de crecimiento a nuestros socios y brindar a nuestros clientes
productos de excelente calidad, salud y economa, siendo verdaderos socios de nuestros
distribuidores respetando mutuamente la contribucin de cada uno, su talento, experiencia y
responsabilidad.

Visin
Mejorar la calidad de vida de sus clientes y socios, como resultado del esfuerzo y dedicacin
constante siendo considerados lderes en la comercializacin de productos para el hogar a travs
de la venta directa.

PLANEACIN DE LA DISTRIBUCIN DEL ESPACIO


Objetivo General

Buscar una optimizacin mediante un adecuado sistema de distribucin del espacio para
ahorrar costos de tiempo y dinero dentro del rea de Call Center en Royal Prestige
Ecuador

Objetivos Especficos

Dar mayor comodidad en el espacio fsico al personal del Call center, enfocndonos en
los equipos de trabajo y la necesidad con respecto a las dimensiones para mejorar la
productividad.
Mejorar el mobiliario (ergonmico) de la organizacin mediante un estudio adecuado
para alcanzar una eficiencia.

DIAGNSTICO DE LA SITUACIN ACTUAL


Imagen 1

Imagen 2

Imagen 3

Es un espacio fsico que est compuesta por un cuarto de cuatro paredes en la esquina derecha
hay un bao el cual lo utilizan tanto hombres como mujeres, con una puerta que no ha sido
renovada, a lado izquierdo cuenta con dos ventanas grandes por la cual ingresa directamente la
luz del sol y cada una cuenta con su respectiva apertura de ventilacin.
El mobiliario de call center se encuentra adherido a cada pared y en la mitad del rea dispone
con un mueble en donde se encuentran las lneas telefnicas para realizar las actividades a las
que se dedica esta rea.

ANLISIS DE LA ORGANIZACIN
REVISIN DE LOS PROCEDIMIENTOS
JV: Dirigen la base de datos que la empresa les provee, de los mayores usuarios de las tarjetas
Diners Club, Visa, AmericanExpress, Master Card y Discover, distribuyndolos para cada uno
de los integrantes de su equipo de trabajo, para con ello poder realizar demostraciones y a las

personas que ya tienen el producto para realizar el respectivo mantenimiento o servicio de postventa.
Sales person: Son quienes mediante la base de datos se encargan de realizar las llamadas
mediante unos scribs que les proporciona la empresa y son 100% comprobados, de igual forma
ellos son quienes realizan las demostraciones y post-ventas.

DISTRIBUCIN ACTUAL DEL ESPACIO


DISTRIBUCIN

Actual
Inequidad en la distribucin del
espacio.
Servicio higinico de uso general.
Falta de divisin en lneas de trabajo.
Espacio reducido.
Modulares compartidos.
Equipo telefnico inadecuado.

Propuesta
Correcta distribucin del espacio por
lneas de trabajo.
Adaptacin y remodelacin del
servicio higinico.
Implementacin de modulares
individuales para el personal.
Ampliacin del espacio fsico.
Modulares individuales.
Renovacin de una parte del Equipo
telefnico.

LISTA DEL MOBILIARIO Y EQUIPO


Mobiliario

4 Modulares compartidos
8 Escritorios compartidos
31 sillas (del total de sillas un 100% son readaptarles a la distribucin final)

Equipo

31 telfonos (del total de telfonos un 60% son readaptarles a la distribucin final)

PLANTILLA DEL PERSONAL


JV
Hombres

N
1
2
3
4

Mujeres

Alejandro Valencia
Jhon Benalczar
Carolina Sampedro
Denisse Bonilla

Sales person (agente vendedor)

N
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27

Hombre
Leonardo Guerra
Byron Yanchaliqun
Byron Espinoza
Esteban Andrade

Mujer

Flor Ortz
Fernanda Caldern
Francisco Caldern
Alejandro Arboleda
Gabriela Tobar
Lizeth Zabala
Demian Medina
Diego Benalczar
Gerardo Rivadeneira
Dayana Tapia
Adriana Sierra
Kathy lvarez
Paola Crdenas
Francisco Ynez
Ral Gutierrez
Adolfo Cabrales
Ruben Parra
ngela Jaramillo
Olga Cabrera
Mercedes Quishpe
Dayln Diaz
Jons Fernndez
Mathas Cadena

PREVISIN DE NECESIDADES FUTURAS


La previsin constituye la segunda etapa en la elaboracin del plan de distribucin del espacio.
Los aspectos que deben cubrir son los siguientes:

ORGANIZACIN
a) Ampliar o reducir la estructura orgnica
Ampliar la estructura orgnica debido a la falta de espacio para un adecuado desempeo dentro
de la organizacin.
b) Descentralizar o desconcentrar funciones o unidades
Este punto no ha sido modificado debido a que esta rea es descentralizada.
c) Incluir nuevas funciones
Las funciones determinadas se considera que son acordes para esta rea.
d) Reorientar Funciones

Las funciones se mantienen pero con la nueva propuesta, cada JV va hacerse cargo de una
manera ms directa de su equipo de trabajo.
e) Modificar las cargas de trabajo
Los JV se encargaran de la supervisin de su equipo de trabajo, mientras que sales person se
encontrara ms comprometido con su funcin.
f) Implementar nuevos sistemas
Este punto no ha sido modificado dentro de esta rea.
g) Desincorporar reas equipos o ambos.
Eliminar una pared que divide a dos oficinas del piso para permitir una mejor distribucin del
espacio.
h) Modificar el objeto de la organizacin
Este punto no ha sido modificado dentro de esta rea.
i)

Invertir recursos de capital

Para readecuar el espacio fsico y funcional se necesit realizar inversiones en:

Separadores de los modulares de llamadas por equipos de trabajo elaboradas en MDF


para una mayor flexibilidad.
Remodelacin e incorporacin de baos.
Implementacin de iluminacin
Reinstalacin de lneas telefnicas.
Renovacin de los equipos telefnico. (40%)
Incorporacin del rea de recreacin.

Materiales en pared
Debido que aadimos nuevo baos tuvimos que destruir la pared derecha del fondo, ya que
aprovechamos para recubrirla con una pared de hormign
Materiales de Piso

Cermica: beage

j)

Diversificar los productos y servicios de mercado

Debido a que es una Multinacional esta empresa se encuentra en constante innovacin y


ofreciendo nuevos productos a los consumidores.
k) Reorientar los productos y servicios que ofrecen al mercado
Los productos actuales que provee la empresa son acordes a un porcentaje del total de la
poblacin. (personas que poseedoras de tarjetas de crdito)
l)

Fortalecer los canales de distribucin

La nueva distribucin del espacio por equipos de trabajo hace que los integrantes de cada
equipo desempeen con mayor productividad sus funciones.

PROCEDIMIENTOS
Debido a que el flujo de las operaciones no han sido modificadas se van a mantener los
procedimientos.

MOBILIARIO
Se debe tomar en consideracin las necesidades del siguiente mobiliario
Modulares con telfono 27
Estos mobiliarios son elaborados en MDF deben ser flexibles a las necesidades que se puedan
presentar a futuro.
Medidas: 60cmx60cm
Escritorios 4
Estn elaborados en MDF, y nos da la facilidad de cada JV controle su lnea de trabajo.
Medidas: 130cmx70cm
Mesas 3
Elaborados en MDF, fueron adquiridas para formar reas de recreacin.
Medidas: mesa esquinera 80cmx40cm
2 mesas medidas: 60cmx60cm
Archivadores 5
Elaborados en MDF, de esta manera se cuenta con un mejor registro de la base de datos de los
clientes.
Medidas: 100cmx70cm

Cajoneras 2

Elaborados en MDF, de esta manera se cuenta con un mejor registro de la base de datos de los
clientes.
Medidas: 40cmx40cm

Sillas 31

Ergonmicas para la adecuada realizacin de las actividades.

PERSONAL

Este punto no ha sido modificado dentro de la organizacin ya que los equipos de trabajo se
encuentran de forma estable.
Al mantener el personal y determinar que es un nmero excesivo de personas para realizar una
correcta distribucin del espacio necesitamos de una ampliacin.

ESTIMACIN DE LA SUPERFICIE REQUERIDA


Se necesita una superficie de 12mx14m (aumento)
El rea total es de 168m2 distribuidos de la siguiente manera:

Sales person ocupan 16.20m2 que equivale a 9.64%


JV ocupan 23.66 m2 que equivale a 14.08%
Baos ocupan 8.1m2 que equivale a 4.82%
rea de recreacin ocupa 2.95m2 que equivale 1.76%
Papelera ocupa 4.42m2 que equivale a 2.63%
Pasillos ocupan 112,67m2 que equivale a 67.07%

Equipos

Alejandro Valencia 10.12m2 que equivale a 5.66%


Jhon Benalczar 8.92 m2 que equivale a 5.67%
Carolina Sampedro 9.92m2 que equivale a 5.69%
Denisse Bonilla 11.32m2 que equivale a 6.70%

INVENTARIO DEL PERSONAL ACTUAL Y NECESIDAD DE ESPACIO

Equipo Alejandro Valencia


Mdulos 7
Escritorio 1
Sillas 8
Telfonos 8
Archivador

Equipo Jhon Benalczar


Mdulos 5
Escritorio 1
Sillas 6
Telfonos 6
Archivador

Equipo Carolina Sampedro


Mdulos 6
Escritorio 1
Sillas 7
Telfonos 7
Archivador

Equipo Denisse Bonilla

Mdulos 9
Escritorio 1
Sillas 10
Telfonos 10
Archivador
Sector de papelera
Archivador
Cajoneras 2

rea de recreacin
Mesa esquinera 1
Mesas 2

TRANSFORMACIN DE LA SUPERFICIE NETA EN SUPERFICIE BRUTA


Debido a que el espacio actual era de 113.40 m 2 y el personal no tena su espacio fsico
requerido se tuvo la necesidad de ampliar la superficie a 168 m 2.

PLAN BSICO
La tercera etapa de la planeacin comprende los aspectos siguientes:

UBICACIN DE UNIDADES
IMAGEN 4

Alejandro Valencia 7 equipo color verde


John Benalczar de 5 equipo color rojo
Carolina Sampedro 6 equipo rosado
Denisse Bonilla 9 equipo color blanco

Debido a que los equipos de trabajo se distribuyeron de una manera, ptima existe una mejor
comunicacin y desempeo en sus labores.

ASIGNACIN POR PERSONAL Y EQUIPO DE PERSONAL


Imagen 5

La oficina de cada JV se la adecuado de esta forma con el fin de


optimizar el espacio y generar un mejor ambiente de trabajo para
cada lnea de negocio como se puede apreciar en la imagen.
Imagen 6

Cada Sales person cuenta con un modular individual para una mayor
concentracin y efectividad en la labor asignada.

MTODO PARA PREPARAR EL PLAN DE DISTRIBUCIN


Reunir los instrumentos para la distribucin del espacio.
Planos, diagramas, CD, DVD, USB, etctera.

Configurar los modelos por rea


Mediante una adecuada readaptacin del espacio se puede lograr una distribucin eficiente.
Imagen 7

Como se puede apreciar en este imagen las reas de trabajo de los (sales person) no son las ms
adecuadas ya que como principal punto tenemos la falta de privacidad y por ende una mayor
difusin del ruido lo que impide lograr una buena concentracin para de esta manera lograr un
trabajo eficiente.
Imagen 8

La distribucin actual es la que se ve en las imgenes en dnde se puede apreciar la falta de


espacio y de privacidad de cada uno de los integrantes de la organizacin.
Revisar el arreglo tentativo y hacer ajustes menores
Imagen 9

Una vez que se ha determinado la distribucin del espacio como se encuentra en la IMAGEN 9
se ha podido llegar a la conclusin de que esta est distribuido de una forma eficiente, eficaz y
efectiva ya que va ayudar a la consecucin de los objetivos planteados al inicio de la
PLANEACIN.
Preparar la distribucin final
Esta distribucin se la realizo acorde a la IMAGEN 4 como se encuentra detallada ah por
quipos y cada uno con un diferente color para su fcil identificacin.

JV
1
2
3
4
5
6
7
JV
1
2
3
4
5

Escritorio Modulare
E.
Nombres
s
s
Sillas
Telef.
Alejandro
Valencia
1
1
Leonardo
Guerra
1
1
Byron
Yanchaliqun
1
1
Byron Espinoza
1
1
Esteban
Andrade
1
1
Flor Ortz
1
1
Fernanda
Caldern
1
1
Francisco
Caldern
1
1
John
Benalczar
1
1
Alejandro
Arboleda
1
1
Gabriela Tobar
1
1
Lizeth Zabala
1
1
Demian
Medina
1
1
Diego
1
1

Archivado Cajonera
r
s
Mesas
1

1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1
1

Benalczar
Carolina
JV Sampedro
Gerardo
1 Rivadeneira
2 Dayana Tapia
3 Adriana Sierra
4 Kathy lvarez
5 Paola Crdenas
Francisco
6 Ynez
JV Denisse Bonilla
1 Ral Gutierrez
Adolfo
2 Cabrales
3 Ruben Parra
ngela
4 Jaramillo
5 Olga Cabrera
Mercedes
6 Quishpe
7 Dayln Diaz
Jons
8 Fernndez
Mathas
9 Cadena
Papelera
rea de recreacin
TOTALES

1
1
1
1
1

1
1
1
1
1

1
1
1
1
1

1
1

1
1
1

1
1
1

1
1

1
1

1
1

1
1

1
1

1
1

1
1

1
1

1
1

1
4

27

31

31

2
2

Aprobacin
La aprobacin debe ser revisada y aprobada por los responsables de Royal Prestige en Ecuador
que es Magister Corporation Ca. Ltda., tomando en cuenta la opinin de todos los niveles
jerrquicos que se encuentra dentro de la organizacin as como recabar sugerencias de los
dems grupos de inters.

AMBIENTE FSICO
La disposicin fsica de los puestos de trabajo y de los componentes materiales, as como la
ubicacin de servicios al personal y al pblico no deben hacer caso omiso de aquellos factores
fsicos que contribuyen a la creacin de un ambiente de trabajo favorable.

ILUMINACIN
Debido a la realizacin de la ampliacin hubo una reduccin de luz natural por lo que vamos
hacer ms uso de la luz elctrica, ya que existen reas de trabajo a las que no llega la luz natural.

COLOR DE LAS REAS


Hemos elegido pintar las paredes con los siguientes colores que se especifica a continuacin:

3
3

Gris: Inspira la creatividad y simboliza el xito.

Azul: Tranquiliza la mente y disipa temores.

TEMPERATURA AMBIENTE
Debido a la ampliacin del espacio va existir una mayor ventilacin el rea ya que
anteriormente el ambiente era muy exhaustivo. Es por eso que al hacer esta adecuacin hemos
alcanzado una temperatura ambiente entre 18 y 220 C.

ISONORIZACIN
Los modulares compartidos hacan que las personas no se concentrasen al 100% en una
llamada, haciendo que la efectividad de la misma sea mnima. En la actualidad con la propuesta
de los modulares individuales, la concentracin es mayor debido a una notable disminucin de
ruido.

MOBILIARIO DE TRABAJO
Se ha elaborado ergonmicamente los muebles que van a formar parte de la distribucin del
espacio propuesto. Adems se cuentan con reas de papelera que estn ubicados
estratgicamente para cada equipo. (Franklin, 2009)

Gerencia Talento Humano


Financiero

Seleccin del personal

Publicidad

Contabilidad

Gerencia Comercial
Capacitacin del personal
Tesorera

Asistente/ Recepcin

Call center
Asistencia Administrativa

Gerencia
Administrativa
Mensajera
Posventa
Limpieza
Compras
Archivo

JV

Sales
person

Financiero

Seleccin del personal

Contabilidad Publicidad
Capacitacin del personal
Tesorera

Call center

Asistent

Gerencia Administrativa
Obtener recursos financieros que la
empresa necesita para desarrollar una
actividad.

Posventa
Compras

Archivo
JV

Sales
person

Bibliografa
Franklin, B. (2009). Organizacin de empresas. Editorial McGrawHill.

Manual de Procesos de la empresa Royal Prestige, Majestic Corporation Ca. Ltda.