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Passo a Passo para realização do Inventário Patrimonial

1) Identificação Física dos Bens:
O primeiro passo para a realização do inventário é a nomeação de uma comissão formada
por pessoas que compreendam a importância e a finalidade da tarefa. O produto final do
trabalho será uma relação que contenha a identificação de todos os bens ativos da entidade.
Isso ocorre através de identificação, com placas de patrimônio (com código de barras,
logotipo e nome da entidade) ou etiquetas autocolantes numeradas, com o mesmo
conteúdo. Os bens devem ser classificados de acordo com o centro de custo ou localização
física, como, por exemplo, “secretaria”, “sala de reunião”, etc.
Além disso, cada bem deve ser minimamente caracterizado, ou seja, os seus dados devem ser levantados
com as seguintes informações: descrição (ex: Cadeira giratória em tecido verde com braços), marca, ano de
fabricação, capacidade e estado de conservação (ótimo, bom ou ruim).
Caso a entidade não necessite de controle pormenorizado dos seus bens patrimoniais, poderá realizar um
inventário genérico, registrando apenas os totais de cada item similar e sua localização física.
2) Adequação do Arquivo Contábil (Levantamento Contábil):
A segunda etapa trata-se da adequação do arquivo contábil. Os lançamentos devem
demonstrar os bens de forma individualizada, com o seus valores de aquisição (se
possível) e com as informações básicas: número de nota fiscal, fornecedor, data de
aquisição e depreciação acumulada calculada corretamente de acordo com parametrizações
previamente definidas. Na ausência dos documentos de aquisição, a comissão deverá
estimar o valor do bem, de acordo com o mercado. Os saldos da base contábil devem estar
de acordo com o balancete, caso haja quaisquer divergências, estas precisam ser devidamente ajustadas para
que a base contábil represente o balanço patrimonial.

3) Conciliação Físico x Contábil:
Após o levantamento dos bens físicos e ajuste da base
contábil inicia-se a terceira etapa, denominada cotejamento
ou conciliação, que é a junção do cadastro físico com o
contábil, ou seja, os bens identificados fisicamente devem
ser devidamente conciliados com os lançamentos contábeis
correspondentes. Isto pode ser feito complementando as
informações que eventualmente não estejam na nota fiscal:
número da placa de patrimônio, descrição mais detalhada
do bem, marca, modelo, série, dimensão e capacidade.

4) Manutenção do Controle Patrimonial
Tão importante quanto estes levantamentos é a manutenção do controle patrimonial. Criar um fluxo interno
para qualquer aquisição, cadastramento, transferência ou baixa de ativo pode ser a única maneira de garantir
que o ativo imobilizado esteja efetivamente controlado, que os bens estejam no local indicado e que todos os
bens baixados tenham seu documento comprobatório. As doações (saídas ou entradas) devem ser
registradas, bem assim os extravios e os itens danificados e descarregados. Enfim, garante que o controle
seja efetivo, com o objetivo de, a qualquer momento, o cadastro patrimonial demonstre a situação real da
entidade.
Caso a entidade não necessite de controle pormenorizado dos seus bens patrimoniais, poderá realizar um
inventário completo inicial e periodicamente (exemplo, uma vez por ano) instituir comissão para atualizá-lo.
Nunca prescindindo de encaminhar o resultado do trabalho à Contabilidade para as devidas providências,
conforme a legislação em vigor.