You are on page 1of 43

FONDO DE EMPLEADOS DE

INSTITUCIONES COLOMBIANAS
AGROPECUARIAS - CORVEICA

MANUAL PARA LA ELABORACIN


DE COMUNICACIONES
INSTITUCIONALES

Bogot, diciembre de 2014

Gerencia Direccin General CORVEICA

Manual para la elaboracin de comunicaciones y actos administrativos

Gerencia Direccin General CORVEICA

Manual para la elaboracin de comunicaciones y actos administrativos

MANUAL PARA LA ELABORACIN DE COMUNICACIONES


INSTITUCIONALES
TABLA DE CONTENIDO

PRESENTACION
1
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
1.6
1.7
1.8
1.9
1.10
1.11
1.12

NORMAS GENERALES
CDIGO DE DEPENDENCIA
MRGENES BSICOS DE LA HOJA
TIPO Y TAMAO DE LETRA
ESTILO DE LOS DOCUMENTOS Y JUSTIFICACIN DE LOS MRGENES
ESPACIADO ENTRE LNEAS Y PRRAFOS
ENCABEZADO DE PRIMERA PGINA
USO DE MAYSCULAS Y MINSCULAS
DENOMINACINES FEMENINAS Y PROFESIONALES
ABREVIATURAS
FECHAS DENTRO DEL TEXTO
TRANSCRIPCIN TEXTUAL DE DOCUMENTOS
CIFRAS

2
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
2.6
2.7
2.8
2.9
2.10
2.11
2.12
2.13

OFICIOS
COMPONENTES DEL OFICIO
CDIGO Y CONSECUTIVO
CIUDAD Y FECHA
DATOS DEL DESTINATARIO
ASUNTO
SALUDO O VOCATIVO
TEXTO
PGINAS SUBSIGUIENTES
DESPEDIDA
REMITENTE
REGISTROS ADICIONALES
IDENTIFICACIN DE QUIENES PROYECTAN, RESPALDAN Y REVISAN:
COMUNICACIONES CORTAS

3
3.1
3.2
3.3

MEMORANDOS
COMPONENTES DEL MEMORANDO
DENOMINACIN DEL DOCUMENTO
CDIGO Y CONSECUTIVO

Gerencia Direccin General CORVEICA

Manual para la elaboracin de comunicaciones y actos administrativos

3.4
3.5
3.6
3.7
3.8
3.9
3.10
3.11

ENCABEZADO
TEXTO
DESPEDIDA
REMITENTE:
ANEXO
COPIA
IDENTIFICACI DEL TRANSCRIPTOR:
PGINAS SIGUIENTES

4
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
4.6
4.7
4.8
4.9
4.10
4.11
4.12

CIRCULARES
CLASIFICACION DE CIRCULARES
NUMERACIN
COMPONENTES DE LA CIRCULAR
DENOMINACIN DEL DOCUMENTO
CDIGO Y CONSECUTIVO
ENCABEZADO
TEXTO
DESPEDIDA
REMITENTE:
ANEXO
IDENTIFICACIN DE TRANSCRIPTORES:
PGINAS SIGUIENTES

5
5.1
5.2
5.3
5.4
5.5
5.6
5.7
5.8
5.9
5.10
5.11
5.12
5.13
5.14
5.15
5.16

ACTAS
COMPONENTES DE UN ACTA
TTULO
DENOMINACIN DEL DOCUMENTO Y NMERO
CIUDAD Y FECHA
HORA
LUGAR
ASISTENTES
INVITADOS
AUSENTES
ORDEN DEL DA
DESARROLLO
CONVOCATORIA
FIRMAS RESPONSABLES
ANEXOS
TRANSCRIPTOR
PGINAS SIGUIENTES

6 RESOLUCIONES
6.1 TIPOS DE RESOLUCIONES
6.2 ESTILO O FORMATO

Gerencia Direccin General CORVEICA

Manual para la elaboracin de comunicaciones y actos administrativos

6.3
6.4
6.5
6.6
6.7
6.8
6.9
6.10

COMPONENTES DE LA RESOLUCIN
DENOMINACIN DEL DOCUMENTO, NMERO Y FECHA
ENCABEZADO
CONTENIDO
PGINAS SUBSIGUIENTES
VIGENCIA Y DEROGATORIAS
FIRMA
DATOS DEL TRANSCRIPTOR Y REVISOR

7.
7.1
7.2
7.3
7.4
7.5

CORREO ELECTRNICO
COMPONENTES DEL CORREO
TIPO Y TAMAO DE LETRA
ESTILO DE LOS DOCUMENTOS Y JUSTIFICACIN DE LOS MRGENES
ESPACIADO ENTRE LNEAS Y PRRAFOS
FIRMA

NORMAS RELACIONADAS

Gerencia Direccin General CORVEICA

Manual para la elaboracin de comunicaciones y actos administrativos

FONDO DE EMPLEADOS DE INSTITUCIONES COLOMBIANAS


AGROPECUARIAS CORVEICA

Diego Andres Congote Montoya


Agente Especial

Martha Liliana Garavito Lpez


Directora General Estratgica

Cesar Lpez Bandera


Consultor Empresarial

Gerencia Direccin General CORVEICA

Manual para la elaboracin de comunicaciones y actos administrativos

PRESENTACIN

En el FONDO DE EMPLEADOS DE INSTITUCIONES COLOMBIANAS AGROPECUARIAS


CORVEICA - nos hemos comprometido a la implementacin de un Manual para la
elaboracin de comunicaciones Institucionales, cuyo objeto es formalizar los lineamientos
generales para la elaboracin y presentacin de las comunicaciones internas y externas del
CORVEICA, con el fin de estandarizar los criterios de escritura, formatos, tipos de letra, y
tratamiento de sus componentes.
Las disposiciones contenidas en este manual son de aplicacin permanente en todas las
reas de CORVEICA y su cumplimiento tendr la supervisin de los directivos, jefes de reas
y coordinadores de grupo.
Agradezco el seguimiento que cada uno de los funcionarios haga de esta gua en el desarrollo
de sus actividades laborales.

DIEGO ANDRS CONGOTE MONTOYA


Agente Especial Representante Legal

Gerencia Direccin General CORVEICA

Manual para la elaboracin de comunicaciones y actos administrativos

1. NORMAS GENERALES
Las siguientes son las consideraciones bsicas para la elaboracin de las comunicaciones
dirigidas al pblico interno y externo del FONDO DE EMPLEADOS DE INSTITUCIONES
COLOMBIANAS AGROPECUARIAS CORVEICA.
Deben tenerse en cuenta al redactar y presentar las comunicaciones contempladas en esta
norma.
1.1

CDIGO DE DEPENDENCIA

Cdigo que identifica el rea que emite la comunicacin y su consecutivo. Se aplicar la


codificacin orgnica vigente de la entidad.
1.2

MRGENES BSICOS DE LA HOJA

Los siguientes mrgenes se aplicarn para todas las comunicaciones y actos administrativos
que no indiquen una medida diferente en el presente manual.

Gerencia Direccin General CORVEICA

Manual para la elaboracin de comunicaciones y actos administrativos

3 Centmetros cuando va un ttulo del borde superior


3 Centmetros pgina comn o texto en continuacin del borde superior.
5 Centmetros del borde inferior cuando llevan notas de pie de pgina.
3 Centmetros del borde inferior termina texto
2 Centmetros del borde inferior a la paginacin.

Gerencia Direccin General CORVEICA

Manual para la elaboracin de comunicaciones y actos administrativos

1.3

TIPO Y TAMAO DE LETRA

Para la elaboracin de los documentos se utiliza letra Arial sencilla de 12 puntos.


Se utilizar de 9 puntos para la identificacin de los anexos, copias y transcriptores.

Gerencia Direccin General CORVEICA

Manual para la elaboracin de comunicaciones y actos administrativos

1.4

ESTILO DE LOS DOCUMENTOS Y JUSTIFICACIN DE LOS MRGENES

Se utiliza el estilo denominado bloque extremo, es decir que todas las lneas de
escritura parten del margen izquierdo de la hoja.
El texto del documento se justifica tanto a la derecha como a la izquierda.

1.5

ESPACIADO ENTRE LNEAS Y PRRAFOS

El espaciado o interlineado entre renglones es de espacio sencillo.


Entre prrafos es de dos renglones sencillos.

1.6

ENCABEZADO DE PRIMERA PGINA

Corresponde al logo y razn social de la entidad.

1.7

USO DE MAYSCULAS Y MINSCULAS

Las palabras escritas con maysculas sostenida no se dividen.


Se deben tildar las vocales escritas en mayscula sostenida, cuando as lo requieran.
Se utiliza mayscula sostenida para resaltar algn dato. No se debe exagerar su uso.
En espaol, se escriben con minscula los das, los meses, los puntos cardinales y las
estaciones del ao, excepto despus de punto y al comienzo de prrafo.
Se escriben con mayscula inicial los nombres propios de personas, lugares,
empresas, nombres de cargos y dependencias.
Se debe distinguir el nombre propio del trmino genrico.

Ejemplos:
Nombre propio
Cooperativa de Recicladores
Gerente General
Departamento de Compras
1.8

Trmino genrico
Estamos requiriendo a la cooperativa
Habr reunin de gerentes
Se le enviar a dicho departamento.

DENOMINACIONES FEMENINAS Y PROFESIONALES

Los ttulos y cargos correspondientes a damas se escriben en su respectiva forma femenina


como lo establece la Real Academia de la Lengua.
Ejemplos:
CARGOS

TITULOS

Gerencia Direccin General CORVEICA

Manual para la elaboracin de comunicaciones y actos administrativos

Alcaldesa
Asistente
Decana
Gerenta
Gobernadora
Jefa
Ministra

Presidente
Revisora Fiscal
Secretaria General
Sub - gerenta
Tesorera
Vicepresidenta
Vicerrectora

Abogada
Administradora
Arquitecta
Bacteriloga
Comunicadora Social
Contadora Pblica
Diseadora Textil

1.9

ABREVIATURAS

El uso de abreviaturas en los textos es incorrecto.


Slo se utilizan en los tratamientos en las lneas de encabezado y de copia. Cuando
hacen parte del nombre o razn social de una empresa. Cuando se conoce que una
persona utiliza un nombre o apellido abreviado.

Ejemplos:
Industrias Pelcano Ltda.
Copia: Dr. Humberto Prez Prado
Oscar de J. Vargas Porto
1.10

FECHAS DENTRO DEL TEXTO

En letras se colocan en este orden: Da, mes y ao.

Ejemplo:
Conforme a su comunicacin del 12 de enero de 2014, le informamos...

En forma numrica abreviada se colocan en este orden: Ao, mes y da. El ao puede
ir en cuatro o dos dgitos.

Ejemplos:
2014-01-25
14-02-26
1.11

TRANSCRIPCIN TEXTUAL DE DOCUMENTOS

Al transcribir un texto se deja un espacio de tabulacin del computador desde el


margen izquierdo del documento.
Las comillas indican inicio y fin de la transcripcin.

Gerencia Direccin General CORVEICA

Manual para la elaboracin de comunicaciones y actos administrativos

Los puntos suspensivos indican existencia de un texto que no se necesita incluir en la


transcripcin.

Ejemplos:
Transcripcin de un texto completo.
As se inicia la informacin periodstica publicada en el El Tiempo el pasado 15 de marzo.
El Ministerio de Proteccin Social inform que la Unidad Especial de Inspeccin Vigilancia y
Control del Trabajo, realiz durante el ao 2013, 1.067 visitas a Empresas de Servicios
Temporales para inspeccionar el cumplimiento de su funcin. Se investigaron a 961 y se
sancionaron 118.
De acuerdo con el informe del Ministerio en el operativo 1.011 CTA entregaron informacin,
961 fueron investigadas y 118 sancionadas. Por tal motivo la cartera de trabajo expidi multas
por ms de 419 millones de pesos. Estos recursos se destinan al Sena.
En este contexto es vlido recordar que el Ministerio de la Proteccin Social a travs del
Decreto 1433 de 1983, busca que las Empresas de servicios temporales contrate la
prestacin de servicios con terceros beneficiarios, para el desarrollo de sus actividades
ordinarias, inherentes o conexas, mediante la labor desarrollada por personas naturales,
contratadas directamente por la empresa de servicios temporales, la cual asume con respecto
de stas el carcter de empleador o patrono.
Transcripcin parcial de un primer prrafo.
El Ministerio de Proteccin Social inform que la Unidad Especial de Inspeccin Vigilancia y Control del Trabajo, realiz
durante el ao 2006, 1.067 visitas a Cooperativas de Trabajo Asociado (CTA) para inspeccionar...

Transcripcin parcial de un prrafo intermedio.


...De acuerdo con el informe del Ministerio en el operativo 1.011 CTA entregaron informacin, 961 fueron investigadas y 118
sancionadas. Por tal motivo la cartera de trabajo expidi multas por ms de 419 millones de pesos. Estos recursos se
destinan al Sena.

Transcripcin parcial de un ltimo prrafo.


... En este contexto es vlido recordar que el Ministerio de la Proteccin Social a travs del Decreto 4588 de 2006, est
buscando precisar las conductas que hasta el momento han desvirtuado los principios de solidaridad, autonoma,
autogestin, equidad y proteccin social que corresponden a la esencia de las Cooperativas de Trabajo Asociado.

1.12

CIFRAS

1.12.1 Cifras en moneda:

Se utiliza el signo pesos pegado al nmero

Se utiliza el apstrofo () para indicar milln(es)

Se utiliza coma (,) para separar decimales

Gerencia Direccin General CORVEICA

Manual para la elaboracin de comunicaciones y actos administrativos

Los decimales para cifras enteras se escriben con ceros y no con la letra o minscula ni
el signo igual (=).

Ejemplo: $4534.000,00
1.12.2

$3.456534.000,87

Cifras en letras
Se escribe la cantidad en letras
Ejemplo: Cuatro millones de pesos

1.12.3 Cifras en documentos legales

Los nmeros se escriben en cifras y letras o viceversa pero conservando uniformidad


en el documento.

Ejemplos:
$4500.000,50 (cuatro millones quinientos mil pesos con cincuenta centavos)
Cuatro millones quinientos mil pesos con cincuenta centavos ($4500.000,50)
1.12.4 Aos

No se separan con espacio ni con punto.


Ejemplo: 1966, 2000, 2007
1.12.5 Documentos de identidad

Los nmeros se separan con punto

Si el origen de la cdula no es muy conocido se coloca el nombre del departamento


entre parntesis.
Pueden usarse dos opciones
Ejemplos:

C.C. 32.707.475 de Barranquilla

Cdula 8.825.456 de Galapa (Atlntico)


1.12.6 Nmeros dentro del texto

Del uno al nueve se escriben en letras


Ejemplo: Hemos enviado dos requerimientos...

Del 10 en adelante, en cifras

Ejemplo: Hemos enviado 12 carpetas de la entidad XXX.


1.12.7 Rango de nmeros

Se escriben en cifras aun cuando el nmero sea de un solo dgito.

Gerencia Direccin General CORVEICA

Manual para la elaboracin de comunicaciones y actos administrativos

Ejemplo: La poblacin cubierta est entre los 5 y los 10 aos


1.12.8 Grados, porcentajes y proporciones

Se utilizan nmeros
Ejemplos: 8, 5%, escala 1:1000
1.12.9 Nmeros telefnicos

Se separan por grupos y con espacios

El indicativo va entre parntesis


Ejemplo: (1) 489 50 09
1.12.10
NIT

Se escriben en cifras de miles separadas por punto.

Se deja un espacio antes del ltimo dgito que es el de verificacin.


Ejemplo: NIT 800.157.306 5

2. OFICIOS
Los oficios son comunicaciones internas o externas que se generan para solicitar o transmitir
informacin entre las diferentes dependencias de CORVEICA o entre sta y los usuarios
externos en ejercicio de sus funciones institucionales.
Para su elaboracin se utiliza papel tamao carta con logotipo y pie de pgina, de acuerdo
con los formatos establecidos para el efecto. Para la primera hoja de los oficios se utiliza
logotipo y pie de pgina, y para la segunda y siguientes, pie de pgina.
Cada oficio consta de original para el destinatario y una copia para control almacenada
electrnicamente o en el archivo pertinente.
2.1

COMPONENTES DEL OFICIO

Cdigo y consecutivo de radicado de salida


Ciudad y fecha de expedicin de la comunicacin
Datos del destinatario
Asunto
Saludo o vocativo
Texto o cuerpo del mensaje
Remitente
Registros adicionales
Transcriptor

Gerencia Direccin General CORVEICA

Manual para la elaboracin de comunicaciones y actos administrativos

2.2

CDIGO Y CONSECUTIVO

El cdigo corresponde al nmero que identifica el rea que emite la comunicacin


conforme a las tablas de retencin adoptadas en la entidad. Se escribe a uno o dos
renglones del logotipo de la hoja.
El consecutivo corresponde al nmero de radicacin definido.

2.3

CIUDAD Y FECHA

Incluye: Ciudad, da, mes y ao.


La ciudad es la nica parte de la fecha que se digita al momento de elaborar el oficio.
El nombre de la ciudad se escribe a uno o dos renglones del cdigo.
La ciudad inicia en maysculas.
El da, mes y ao corresponde al adjudicado por el sistema al momento de radicar el
documento.

Ejemplo:
Bogot, D.C.
2.4

DATOS DEL DESTINATARIO

Incluyen: Ttulo, nombre de la persona, cargo, empresa, direccin o apartado areo,


ciudad y pas.
Se escribe cuatro renglones despus de la fecha.

2.4.1 Ttulo
Tratamiento que se da al destinatario de acuerdo con sus calidades o profesin.

El ttulo no se abrevia, se escribe completo. Seor, Doctor, Seora, etc.

No se finaliza con el signo dos puntos (:)

En caso de ser mujer, se utiliza el gnero femenino: Contadora Pblica, Ingeniera, etc.
2.4.2 Nombre
Corresponde a la persona a quien va dirigida la carta

Se escribe todo en maysculas sin negrilla.

Se escribe el nombre completo (dos apellidos), preferentemente.

Si la persona usa su nombre compuesto, se deben incluir ambos.

Gerencia Direccin General CORVEICA

Manual para la elaboracin de comunicaciones y actos administrativos

2.4.3 Cargo
Identifica el cargo que desarrolla el destinatario

Se escribe con letra mayscula inicial.

Si es muy extenso se puede escribir en 2 renglones.


2.4.4 Empresa
Identifica la razn social de la compaa.

Se utiliza la denominacin ms ampliamente conocida, es decir, razn social, sigla o


acrnimo.

En caso de utilizar el nombre completo, se escribe con mayscula inicial respetando las
DENOMINACION Ltda., S.A. y otras que pueda contener la razn social.

En caso de utilizar la sigla, se escriben en mayscula sostenida. Con punto o no, segn
lo haya registrado la institucin.

En caso de utilizar acrnimos (abreviatura conformada por diferentes letras, iniciales y


no iniciales de una razn social), se escriben con mayscula inicial. Si se quiere
destacar se puede digitar en mayscula sostenida.
2.4.5 Direccin o apartado
Sede u oficina y cuidad de destino de la correspondencia.

No se abrevian las palabras carrera, calle, diagonal, avenida, etc.

Se utiliza la abreviatura No. No se utiliza el signo #. Entre las dos series finales de
nmeros se utiliza el guion seguido sin dejar espacio (-).

Si va dirigido a un apartado, no se coloca la direccin. El nmero del apartado va


seguido

La ciudad se coloca, incluso cuando se trate de correspondencia local. Cuando se trata


de Bogot D.C., las letras D.C. slo se colocan en los datos del destinatario, no en la
fecha superior de la comunicacin.

Si la carta va dirigida a otra ciudad del pas, se especifica el departamento separado


por coma.

Si la carta va dirigida al extranjero, se especifica ciudad, estado o provincia y pas.

De acuerdo a la extensin de la ciudad, departamento y pas, stos se colocan en dos


o tres renglones.
Ejemplos bsicos:
a) Con direccin

b) Con apartado

Doctor
JUAN PEREZ CRUZ
Gerente
Fondo de Empleados Cruz
Carrera 40 No. 40-40
Bogot D.C.

Ingeniera
ALICIA SOTO DIAZ
Gerenta
Fondo de Empleados Cruz
Apartado 50456
Bucaramanga, Santander

Gerencia Direccin General CORVEICA

Manual para la elaboracin de comunicaciones y actos administrativos

2.5

ASUNTO

Sntesis del contenido de la carta. Esta lnea es opcional.

Mximo debe tener cuatro palabras con mayscula inicial.

Se escribe a tres renglones de los datos del destinatario cuando no hay saludo
personal.

Se escribe a dos renglones de los datos del destinatario cuando hay saludo personal.
Ejemplo:
Asunto: Requerimiento de informacin
2.6

SALUDO O VOCATIVO

Lnea opcional de cortesa dirigida al destinatario.

Para las damas se acostumbre usar el nombre y para los caballeros, el apellido.
Se puede escoger entre dos opciones.
Como saludo independiente, se escribe a tres renglones de los datos del destinatario
cuando no hay asunto y a dos, cuando lo hay.
Como parte inicial del texto se escribe de cuatro a seis renglones de los datos del
destinatario, o a tres del asunto, si lo hay.

Ejemplos:
a) Saludo independiente
Respetado seor Martnez:
Seora Ministra:

Apreciada ingeniera Gloria:


Cordial saludo seor Gmez:

b) Saludo dentro del texto


Tenemos el gusto de saludarla, ingeniera Luca, y de acuerdo con
Respetuosamente lo saludamos y confirmamos
2.7

TEXTO

Es el cuerpo del mensaje o comunicacin.

Se escribe con espaciado sencillo y se da doble espaciado entre prrafos


Se trata de usted. Se expresa, preferiblemente, en primera persona del plural
(nosotros) aunque est firmada por una sola persona.
Se inicia a cuatro renglones de los datos del destinatario, cuando no hay asunto ni
saludo independiente.

Gerencia Direccin General CORVEICA

Manual para la elaboracin de comunicaciones y actos administrativos

Se inicia a tres renglones del asunto o del saludo, cuando los hay.

2.8

PGINAS SUBSIGUIENTES

En caso que se requiera(n) otra(s) pgina(s) para continuar la comunicacin, se debe tener en
cuenta lo siguiente:

Usar pginas en blanco con pie de pgina institucional.


Iniciar la pgina desde los mrgenes ya preestablecidos en el punto 1 de este manual
(Normas Generales).
En caso de que se termine la pgina antes de finalizar un prrafo completo, se dejan
mnimo dos renglones en sta y dos en las siguientes.
La pgina de continuacin debe tener por lo menos un prrafo completo de
informacin.
No se deben usar pginas de continuacin para escribir slo una o dos lneas sueltas.
Si esto ocurre, es conveniente ampliar los renglones en la primera pgina para que el
texto corra a la segunda pgina. En este caso, aumente renglones entre: El cdigo y la
ciudad. La ciudad y los datos del destinatario. Los datos del destinatario y el saludo.
Debe llevar un encabezado que permita identificar a qu documento principal
pertenece. Para ello se repetir el cdigo del rea y el nmero de radicado y se
colocar el nmero de la pgina correspondiente. Toda la letra Arial itlica de 9 puntos.

Ejemplo:
GG 2014XXXXXX
2.9

DESPEDIDA

Expresin de cortesa que cierra el texto.

Se escribe a dos o tres renglones del texto.

Hay dos opciones: Slo se utiliza una de ellas en la carta.

Palabra corta seguida de coma (,):


Atentamente, Cordialmente, Sinceramente,

Frase de cortesa terminada en punto (.):


Agradecemos su gentil colaboracin.
Nos despedimos atentamente y esperamos su respuesta.
Para nosotros es un gusto servirle.
2.10

REMITENTE

Nombre de la persona que firma la comunicacin.

Se escribe de tres a cuatro renglones de la despedida.

El nombre se escribe en maysculas sostenida sin resaltar con negrita.

El cargo slo en mayscula inicial.

Gerencia Direccin General CORVEICA

Pgina 2 de 3

Manual para la elaboracin de comunicaciones y actos administrativos

Si firman dos personas, se escriben uno debajo del otro, o al lado.


Si firman nmero impar, el ltimo se escribe centrado en la pgina.

Ejemplo:
ENRIQUE VALLEJO DERRO
Director General
2.11

REGISTROS ADICIONALES

Aqu se incluye la relacin de anexos o copias enviadas a otras personas, en caso de


necesitarse.
2.11.1 Anexos
Documentos u otros soportes incluidos con la comunicacin enviada. Si se requiere, se
detallan en el texto.

Se detallan a dos renglones del remitente.

Se anota la palabra Anexo o Anexos en mayscula inicial, seguida de dos puntos (:)

A dos espacios en minscula se enuncia la cantidad detallando el nmero de hojas o el


tipo de anexo.

Se prohbe el uso de la frase lo anunciado a continuacin de la palabra anexo.


Ejemplos:
Anexo: uno (10 folios)
Anexos: tres (dos disquetes y un CD)
2.11.2 Copia:
Fiel reproduccin del documento.

Se escribe a dos renglones del remitente o de los anexos si los hay.

Se anota la palabra Copia seguida de dos puntos (:)

A dos espacios se relacionan los destinatarios con tratamiento, nombre, cargo y


empresa. Si se dirige a un funcionario de la misma entidad se omite la empresa.
Ejemplos:
a) Copia para personas de otras empresas
Copia: Sr. Eduardo Martelo Conde, Subgerente Tempo Ltda. Calle 32 No. 7-24, piso 2
Dr. Julio Prez Gmez, Director ICBF. Carrera 8 No. 57-34, piso 11
b) Copia para personas de la misma entidad
Copia: Seores Julio Prez, Profesional Especializado; Daro Gmez, Profesional
Universitario Departamento Financiero.

Gerencia Direccin General CORVEICA

Manual para la elaboracin de comunicaciones y actos administrativos

2.12

IDENTIFICACIN DE QUIENES PROYECTAN, RESPALDAN Y REVISAN:

Es la identificacin de quienes proyectan, respaldan y revisan el documento que se prepara


para la firma del responsable final.

Se escribe a dos renglones del firmante o del ltimo rengln escrito.


Se identifica con las iniciales de las personas que respaldan y proyecta la
comunicacin, separadas entre s por el signo / (barra), utilizando el tipo de letra Arial y
un tamao de 9 puntos.
En primer lugar se escriben en mayscula las primeras iniciales del nombre y apellidos
de la persona que respalda la comunicacin (generalmente jefe de rea o coordinador).
Si esa persona es la misma que firma, entonces se omiten sus iniciales.
Al lado izquierdo de los datos de quien respalda el documento debe colocarse su firma
abreviada.
En segundo lugar, se escribe el nombre con mayscula inicial y la inicial del apellido de
la persona que elabora la comunicacin.
Si se requiere que otra instancia revise y apruebe el documento antes de ser firmado
por el remitente, se colocar a un rengln de los datos del transcriptor la identificacin
del revisor con las iniciales de su(s) nombre(s) y dos apellidos. Igualmente este ltimo
revisor del documento deber colocar su firma abreviada al lado izquierdo de sus
iniciales.

Ejemplos:
Patricia M.
ABCD
2.13

Patricia M.
ABCD

JACR/Mara I.
ABCD

MLGL/Martha G.

COMUNICACIONES CORTAS

Para guardar la esttica y armona en la distribucin de los componentes de una


comunicacin con poco texto, se pueden sobrepasar los lmites convencionales. En este caso,
puede redistribuir espacios entre renglones, as:

Se pueden dejar tres renglones entre el margen superior y el cdigo o nmero; otros
tres entre el cdigo y la ciudad.
Se pueden dejar hasta seis renglones para iniciar los datos del destinatario.
Los registros adicionales se pueden separar con tres renglones.

3. MEMORANDOS

Gerencia Direccin General CORVEICA

Manual para la elaboracin de comunicaciones y actos administrativos

Los memorandos son las comunicaciones internas que se producen entre funcionarios de
distintas dependencias de CORVEICA, por razones del servicio y en desarrollo de las
funciones a ellos asignada.
Son competentes para la expedicin de memorandos los funcionarios que desempean
cargos de Direccin, Jefaturas o Coordinaciones.
En un sentido ms amplio, los memorandos forman parte de la memoria institucional y se
constituyen en elementos de juicio para recordar lo necesario, apoyar consultas, actividades y
decisiones. Este es el nico formato que se emplea para la comunicacin escrita entre las
dependencias de CORVEICA.
Para su elaboracin se utiliza papel tamao carta con logotipo y pie de pgina, de acuerdo
con el formato preestablecido. Para la primera hoja de los memorandos se utilizar logotipo y
orla como pie de pgina, y para la segunda y siguientes hojas en blanco con orla como pie de
pgina.
Cada Memorando consta de original para el destinatario y una copia para control almacenada
electrnicamente o en fsico.
En la elaboracin de memorandos se tendrn en cuenta las siguientes consideraciones:
3.1

COMPONENTES DEL MEMORANDO

Denominacin del documento


Cdigo y consecutivo
Encabezado
Texto o cuerpo del mensaje
Despedida
Remitente
Anexos
Copia
Transcriptor

3.2

DENOMINACIN DEL DOCUMENTO

Se escribe a tres renglones del logotipo.


Se escribe la palabra MEMORANDO en mayscula sostenida, 14 puntos, centrada y
destacada con negrita.

3.3

CDIGO Y CONSECUTIVO

Gerencia Direccin General CORVEICA

Manual para la elaboracin de comunicaciones y actos administrativos

Cdigo que identifica el rea que emite la comunicacin y su consecutivo. El consecutivo


corresponder al asignado el rea respectiva. Se ubica debajo de la palabra MEMORANDO a
un rengln sencillo. Letra de 14 puntos.
3.4

ENCABEZADO

Consta de los datos del destinatario, remitente, asunto y fecha del memorando
3.4.1 Datos del destinatario

Se escribe a tres renglones de la denominacin del documento.


Se escribe la palabra PARA en negrita y mayscula sostenida seguida de dos puntos.
(:)
Se deja un espacio de tabulacin y se escribe en mayscula sostenida el nombre del
destinatario y debajo el cargo en mayscula inicial.
Los memorandos van dirigidos a personas no a grupos. Cuando el memorando se dirija
a varias personas, se sugiere omitir los nombres y escribir los cargos en forma
genrica.

3.4.2 Datos del remitente

Se escribe a dos renglones del destinatario.


Se escribe la palabra DE en negrita y mayscula sostenida seguida de dos puntos. (:)
Se dejan dos espacios de tabulacin y se escribe en mayscula inicial el cargo de
quien remite el memorando.

3.4.3 Asunto

Sntesis del contenido del memorando:


Se escribe a dos renglones del remitente.
Se escribe la palabra ASUNTO en negrita y mayscula sostenida seguida de dos
puntos. (:)
Se deja un espacio de tabulacin y se escribe en mayscula inicial la sntesis del
contenido.

3.4.4 Ciudad y fecha

Incluye: Ciudad, da, mes y ao.


Se escribe a dos renglones del asunto.
Se escribe la palabra FECHA en negrita y mayscula sostenida seguida de dos puntos.
(:)
Se deja un espacio de tabulacin y se escribe el dato en negrita y maysculas y
minsculas. La ciudad inicia en maysculas y el mes en minscula.

Ejemplo:

Gerencia Direccin General CORVEICA

Manual para la elaboracin de comunicaciones y actos administrativos

MEMORANDO
2014 10 12 3
PARA:ANA MARIA RESTREPO
Secretaria de Gerencia
DE:

Agente Especial

ASUNTO:

Elaboracin plan de mercadeo

FECHA:

Bogot D.C., 12 de noviembre de 2014

3.5

TEXTO

Es el cuerpo del mensaje. Los memorandos no llevan saludo, en consecuencia el texto


empieza en forma directa.

Se inicia a dos o tres renglones de la fecha.


Se escribe con espaciado sencillo y se da doble espaciado entre prrafos.
Se redacta en forma clara, breve, directa, sencilla y corts.
Se utiliza tratamiento de usted y se expresa en primera persona del singular o del
plural.

Ejemplo:
Con motivo del plan de mercadeo que adelantar la entidad a los asociados y entidades
potenciales para la prestacin de servicios, se requiere elaborar un cronograma de visitas....
3.6

DESPEDIDA

Expresin de cortesa que cierra el texto.

Se escribe a dos renglones del texto

Se usa palabra corta seguida de coma (,): Atentamente, Cordialmente.


3.7

REMITENTE:

Se escribe de cuatro a seis renglones de la despedida.


Como en el encabezado del memorando slo se ha indicado el cargo del remitente,
aqu se escribe su nombre con mayscula sostenida a cuatro (4) renglones de la
despedida, para que el funcionario firme encima de dicho nombre.
En el caso de dos firmantes, sus datos se pueden distribuir uno debajo del otro, o en
parejas uno frente a otro, colocando en primer lugar el de mayor jerarqua. Si son ms

Gerencia Direccin General CORVEICA

Manual para la elaboracin de comunicaciones y actos administrativos

de dos y el nmero es impar, el ltimo se centra. Se tendr especial cuidado para que
el cdigo de la dependencia de origen del memorando corresponda con la dependencia
de la persona que firma como de mayor jerarqua.
3.8

ANEXO

Se escribe a dos renglones del firmante.


Se incluye la relacin de anexos en caso de necesitarse.
Se prohbe el uso de la frase lo anunciado a continuacin de la palabra anexo.

Ejemplos:
Anexo: Acta comit de capacitacin y bienestar (2 folios)
Anexo: Informe de presupuestales (50 folios)
3.9

COPIA

Si lleva copia se escribe a dos renglones del firmante o de la lnea de anexo (si la hay)
Se escribe la palabra Copia seguida de dos puntos (:)
A continuacin se relacionan los destinatarios de la copia as: tratamiento, nombre y
cargo.

Ejemplo:
Copia: Seora Ada Garca Lpez, Coordinadora Grupo de Talento Humano.
3.10

IDENTIFICACIN DEL TRANSCRIPTOR:

Es la identificacin de quienes respaldan, proyectan y/o transcriben el documento.

Se escribe a dos renglones del firmante o del ltimo rengln escrito.


Se identifica con las iniciales de las personas que respaldan, proyectan y/o transcriben
el memorando, separadas entre s por el signo / (barra), utilizando el tipo de letra Arial y
un tamao de 9 puntos.
En primer lugar se escriben en mayscula las primeras iniciales del nombre y apellidos
de la persona que respalda la comunicacin (jefe de rea o coordinador). Si esa
persona es la misma que firma, entonces se omiten sus iniciales.
En segundo lugar, se escribe el nombre con mayscula inicial y la inicial del apellido de
la persona que elabora la comunicacin.
Al lado izquierdo de los datos del transcriptor debe aparecer la firma abreviada de
quien respalda el documento.
Si se requiere que otra instancia revise y apruebe el documento antes de ser firmado
por el remitente, se colocar a un rengln de los datos del transcriptor la identificacin
del revisor con las iniciales de su(s) nombre(s) y dos apellidos. Igualmente este ltimo
revisor del documento deber colocar su firma abreviada al lado izquierdo de sus
iniciales.

Gerencia Direccin General CORVEICA

Manual para la elaboracin de comunicaciones y actos administrativos

Ejemplos:
Maritza C.
3.11

MLM/ Maritza C.

MLM/Gustavoo T. GHH/Jorge P.

MALM

PGINAS SIGUIENTES

En caso que se requiera(n) otra(s) pgina(s) para continuar el memorando, se debe tener en
cuenta lo siguiente:

Usar pginas en blanco sin logo en la parte superior, con orla en pie de pgina.
Iniciar la pgina desde el margen ya preestablecido.
La pgina de continuacin debe tener por lo menos un prrafo completo de
informacin.
No se deben usar pginas de continuacin para escribir slo una o dos lneas sueltas.
Si esto ocurre, es conveniente ampliar los renglones en la primera pgina para que el
texto corra a la segunda pgina. En este caso, aumente un espacio entre:
El cdigo y el destinatario
La fecha y el inicio del texto del memorando.
Debe llevar un encabezado que permita identificar a qu documento principal
pertenece. Se repetir el cdigo del rea y el nmero de consecutivo y se colocar el
nmero de la pgina respectiva. Todo en letra arial itlica de 9 puntos.

Ejemplo:
GG 20141023
Pgina 2 de 3

4. CIRCULARES
Las circulares son comunicaciones internas o externas, de carcter general o normativo, con
el mismo texto o contenido, dirigido a varios destinatarios. La expedicin de circulares
externas de carcter general y normativo radica en el Agente Especial o a quin delegue con
carcter directivo, mientras que las de carcter interno y general, adems del Agente Especial
o su delegado ejecutivo, pueden ser expedidas por los Directores de rea.
Mediante circulares no podrn aprobarse normas o reglamentos, ni tomarse determinacin
alguna que modifique acuerdos, actas, etc. Su nico fin es el de comunicar y aclarar
decisiones aprobadas por otro medio. La numeracin de las circulares externas e internas
ser independiente.
En la elaboracin de circulares, se utilizar papel tamao carta y, sin importar el medio a
travs del cual se enven (papel o correo electrnico), se tendrn en cuenta las siguientes
consideraciones:

Gerencia Direccin General CORVEICA

Manual para la elaboracin de comunicaciones y actos administrativos

4.1

CLASIFICACION DE CIRCULARES

De acuerdo con el destinatario, las circulares se clasifican en:


4.1.1 Circular Externa:
Comunicacin con el mismo texto, utilizada para dar a conocer a los usuarios, proveedores u
otros clientes externos de CORVEICA, normas, productos y servicios u otra informacin de
carcter general. Estas circulares deben ser enviadas al Director del rea para su revisin,
visto bueno y posterior firma del Agente Especial o su delegado ejecutivo. La asignacin del
nmero est a cargo del rea de Correspondencia, as como su envo a travs de los medios
definidos internamente. Esta dependencia tambin tiene a su cargo la conservacin fsica del
documento.
4.1.2 Circular Interna:
Comunicacin con el mismo contenido utilizada para dar a conocer internamente actividades
de la entidad: normas generales, cambios, polticas, disposiciones, rdenes y asuntos de
inters comn. Para la difusin de estas circulares se preferir el uso del correo electrnico
por cuanto estas comunicaciones no generan respuesta y su objetivo es que lleguen rpida y
oportunamente a los destinatarios.
El envo de estas circulares y la conservacin de la copia correspondiente, cuando sea del
caso, es responsabilidad de la dependencia de origen. La asignacin del nmero estar a
cargo del rea de Correspondencia, previa solicitud por parte de la dependencia que origina
la circular interna.
4.2

NUMERACIN

Las circulares internas y externas son numeradas en la dependencia encargada de su archivo


y custodia. La numeracin de estas circulares se iniciar con el 001 en la primera circular que
se despache cada ao. Las circulares internas y externas se numerarn independientemente.
Cuando se requiera enviar una circular por correo electrnico, primero deber obtener el
respectivo nmero en la dependencia encargada.
4.3

COMPONENTES DE LA CIRCULAR

Denominacin del documento


Cdigo y consecutivo
Encabezado
Texto o cuerpo del mensaje
Despedida

Gerencia Direccin General CORVEICA

Manual para la elaboracin de comunicaciones y actos administrativos

Remitente
Anexo
Transcriptor

4.4

DENOMINACIN DEL DOCUMENTO

Se escribe cuatro renglones despus del margen superior.


Se escribe la palabra CIRCULAR INTERNA No. o CIRCULAR EXTERNA No.
Mayscula sostenida, 14 puntos, centrada y destacada con negrita.

4.5

CDIGO Y CONSECUTIVO

Cdigo que identifica el rea que emite la comunicacin y su consecutivo.

Se numera en forma consecutiva iniciando con 001 al iniciar cada ao.


El nmero de consecutivo de las circulares o cartas circulares ser independiente entre
s y se colocar al lado de la denominacin CIRCULAR INTERNA No. o CIRCULAR
EXTERNA No.

4.6

ENCABEZADO

Consta de los datos del destinatario, remitente, asunto y fecha del memorando
4.6.1 Datos del destinatario

Se escribe a tres renglones de la denominacin del documento.


Se escribe la palabra PARA en negrita y mayscula sostenida seguida de dos puntos.
(:)
Se deja un espacio de tabulacin y se escribe en maysculas sostenida y negrita el
(los) cargo(s) de (l) destinatario.

4.6.2

Datos del remitente

Se escribe a dos renglones del destinatario.


Se escribe la palabra DE en negrita y mayscula sostenida seguida de dos puntos. (:)
Se deja un espacio de tabulacin y se escribe en maysculas sostenida y negrita el
cargo del remitente.

4.6.3 Asunto
Sntesis del contenido de la circular

Se escribe a dos renglones del remitente.

Se escribe la palabra ASUNTO en negrita y mayscula sostenida seguida de dos


puntos. (:)

Gerencia Direccin General CORVEICA

Manual para la elaboracin de comunicaciones y actos administrativos

Se deja un espacio de tabulacin y se escribe en maysculas inicial y negrita la sntesis


del contenido.

4.6.4 Ciudad y Fecha:


Incluye: Ciudad, da, mes y ao.

Se escribe a dos renglones del asunto.

Se escribe la palabra FECHA en negrita y mayscula sostenida seguida de dos puntos.


(:)

Se deja un espacio de tabulacin y se escribe en negrita el dato en maysculas y


minsculas, as: La ciudad inicia en maysculas y el mes en minscula
Ejemplo:
CIRCULAR INTERNA No. 001
PARA:

TODO EL PERSONAL

DE:

AGENTE ESPECIAL

ASUNTO:

Elaboracin de informes

FECHA:

Bogot D.C., 12 de noviembre de 2014

4.7

TEXTO

Es el cuerpo del mensaje.

Se inicia a dos o tres renglones de la fecha.


Se escribe con espaciado sencillo y se da doble espaciado entre prrafos
4.8

DESPEDIDA

Expresin de cortesa que cierra el texto.

Se escribe a dos renglones del texto

Se usa palabra corta seguida de coma: (,) Atentamente, Cordialmente.


4.9

REMITENTE:

Nombre de la persona que firma la circular

Se escribe de cuatro a seis renglones de la despedida

El nombre se escribe todo en maysculas y en negrita

Gerencia Direccin General CORVEICA

Manual para la elaboracin de comunicaciones y actos administrativos

4.10

ANEXO

Se escribe a dos renglones del firmante


Se incluye la relacin de anexos en caso de necesitarse.
Se prohbe el uso de la frase lo anunciado a continuacin de la palabra anexo.

Ejemplos:
Anexo: Formato reporte informacin (un folio)
4.11

IDENTIFICACIN DE TRANSCRIPTORES:

Es la identificacin de quienes proyectan y/o transcriben el documento.

Se escribe a dos renglones del firmante o del ltimo rengln escrito.


Se identifica con el cdigo del rea que prepara el documento y las iniciales de las
personas que proyectan y/o transcriben el documento, separadas entre s por el signo /
(barra), utilizando el tipo de letra Arial y un tamao de 9 puntos.
Las primeras iniciales escritas en mayscula, corresponden a la persona que proyecta
el documento. Si es la misma que lo firma se omiten, pero si es otra persona la que
firma se anotan las iniciales de primer nombre y de los dos apellidos.
En segundo lugar, se escribe el nombre con mayscula inicial y la inicial del apellido de
la persona que elabora la comunicacin.
Al lado izquierdo de los datos del transcriptor debe aparecer la firma abreviada de
quien proyect el documento o acta como responsable del mismo.
Si se requiere que otra instancia revise y apruebe el documento antes de ser firmado
por el remitente, se colocar a un rengln de los datos del transcriptor la identificacin
del revisor con las iniciales de su nombre y de sus dos apellidos. Igualmente el revisor
deber colocar su firma abreviada al lado izquierdo de sus iniciales.

Ejemplos:
DG Mara H.
ADES
4.12

DF MLFR/Sandra S.
ADES

DA MALM/Fernando S.
ADES

PGINAS SIGUIENTES

En caso que se requiera(n) otra(s) pgina(s) para continuar la comunicacin, se debe tener en
cuenta lo siguiente:

Gerencia Direccin General CORVEICA

Manual para la elaboracin de comunicaciones y actos administrativos

Usar pginas en blanco sin logo en la parte superior pero con el pie de pgina
institucional.
Iniciar la pgina desde el margen ya preestablecido.
La pgina de continuacin debe tener por lo menos un prrafo completo de
informacin.
No se deben usar pginas de continuacin para escribir slo una o dos lneas sueltas.
Si esto ocurre, es conveniente ampliar los renglones en la primera pgina para que el
texto corra a la segunda pgina. En este caso, aumente un espacio entre:
El cdigo y el destinatario.
La fecha y el inicio del texto de la circular.
Debe llevar un encabezado que permita identificar a qu documento principal
pertenece. Se repetir el cdigo, tipo de documento con su consecutivo y se colocar
el nmero de la pgina respectiva. Todo en letra Arial itlica de 9 puntos

Ejemplos:
DG - Circular Interna No. 001
DF - Circular Externa No. 001
DA Carta Circular No. 001

Pgina 2 de 2
Pgina 2 de 2
Pgina 2 de 2

5. ACTAS
Se entiende por actas los documentos en los que consta lo sucedido, tratado y acordado en
las reuniones celebradas por las comisiones y comits constituidos legalmente en
CORVEICA, as como los comits que funcionen para labores tcnicas, administrativas,
operativas o de asesora, donde se consignan los principales temas tratados y acuerdos
establecidos en la sesin.
La facultad para suscribirlas radica en los rganos asesores y de coordinacin de CORVEICA
y en los dems comits existentes.
Para la elaboracin de actas se utiliza papel con logotipo de tamao carta, para la primera
hoja y papel con leyenda de pie de pgina para la segunda y siguientes. El encabezado de la
segunda hoja y subsiguientes se sita entre 2 y 3 cm. del margen superior, contra el margen
izquierdo y se compone del nombre de la reunin y el nmero de la misma. Contra el margen
derecho se ubica el nmero de la pgina correspondiente.
De cada acta se elaborar un original y tantas copias como miembros tenga el comit en
cuestin. Todas deben estar firmadas y se distribuirn as: el original, junto con los anexos que
se relacionan en el acta, para el archivo en la dependencia que acta como secretara del
comit y las copias para los diferentes miembros que lo integran y su archivo en la
dependencia donde stos laboran.

Gerencia Direccin General CORVEICA

Manual para la elaboracin de comunicaciones y actos administrativos

En general se redactan en tiempo pasado, no se debe utilizar lenguaje telegrfico y no se


debe usar el gerundio para empezar prrafos.
5.1

COMPONENTES DE UN ACTA

Las actas son documentos que contienen informacin que debe ser consultada con alguna
frecuencia, sobre la cual se deben tomar decisiones en desarrollo de programas o proyectos
especficos, y que involucran responsabilidades claramente definidas. En su elaboracin se
tendrn en cuenta los siguientes elementos:

Ttulo
Denominacin del documento y nmero
Ciudad y fecha
Hora
Lugar
Asistentes - Invitados - Ausentes
Orden del da
Desarrollo
Convocatoria
Firmas responsables
Anexos
Transcriptor

5.2

TTULO

Compuesto por el nombre de la reunin y su naturaleza, cuando as se requiera.

Se escriben centrados en 12 puntos, en negrita y mayscula sostenida y a dos


renglones del logotipo.

5.3

DENOMINACIN DEL DOCUMENTO Y NMERO

Se escribe a dos renglones del ttulo la palabra ACTA en negrita y mayscula sostenida
y centrada.
A continuacin el nmero consecutivo que le corresponda de acuerdo con la reunin de
que se trate, precedido de la abreviatura No.

En CORVEICA se asignar numeracin consecutiva a todas las actas que se elaboren


durante el ao en cada uno de los comits que existan oficialmente constituidos, lo cual
significa que habr numeracin nica para cada comit, que iniciar con el 001 en la primera
acta que se elabore. El control a la numeracin estar a cargo de quien acte como
secretaria(o) del respectivo comit.
5.4

CIUDAD Y FECHA

Gerencia Direccin General CORVEICA

Manual para la elaboracin de comunicaciones y actos administrativos

Se escribe a tres renglones de la denominacin del documento la palabra FECHA,


seguida de dos puntos.
A continuacin el nombre de la ciudad donde se realiz la reunin y la fecha en forma
completa, en orden de da, mes (en minscula) y ao, separados entre s por coma. (,)

5.5

HORA

Se escribe a dos renglones de la fecha la palabra HORA y a continuacin se anota la


hora en que inici la reunin y la hora en que finaliz la misma.

5.6

LUGAR

Se escribe a dos renglones de la hora la palabra LUGAR, en mayscula sostenida y al


frente se anota el nombre del lugar donde se llev a cabo la reunin.

5.7

ASISTENTES

Se entiende por asistentes las personas que integran el comit de acuerdo con la norma que
lo crea u organiza.

Se escribe a tres renglones del lugar la palabra ASISTENTES en mayscula sostenida


y al frente los nombres de las personas que asistieron a la reunin, con indicacin del
cargo o del rea a la cual pertenecen.
Los nombres de quienes presiden el comit o reunin deben ir a la cabeza.
Cuando en una reunin una persona lleva la representacin de otra, se debe anotar
este hecho a continuacin del nombre de la persona que asiste.
Cuando el nmero de asistentes pasa de 10 se sugiere elaborar una lista por separado
e incluirla como anexo nmero uno del acta correspondiente. En este caso se anuncia
as:

Ejemplo 1:
ASISTENTES:
Ejemplo 2:
ASISTENTES:
5.8

Catalina Villa, Presidente del Comit.


Rodrigo Lpez, en representacin de Juan Prez, Director Jurdico DANE.
Lista anexa (15 personas)

INVITADOS

Como su nombre lo indica, se refiere a las personas que asisten a la reunin porque se les
invita por considerar que su presencia es necesaria en virtud del tema de la misma.

Gerencia Direccin General CORVEICA

Manual para la elaboracin de comunicaciones y actos administrativos

Si los hubiere, escriba la palabra INVITADOS en mayscula sostenida, a tres renglones


de los asistentes.
A un espacio de tabulacin y al frente anote sus nombres y cargos.

5.9

AUSENTES

Se escribe a tres renglones de los invitados o de los asistentes, segn el caso, la


palabra AUSENTES en mayscula sostenida.
A un espacio de tabulacin y al frente anote los nombres de los miembros del comit
que no asistieron a la reunin, indicando la razn, cuando sta se sabe.

5.10

ORDEN DEL DA

Se escribe a tres renglones del elemento anterior, la palabra ORDEN DEL DA en


mayscula sostenida.
A un espacio de tabulacin se relacionan los temas motivo de la reunin,
identificndolos con nmeros arbigos en el orden en que se van presentando.

Ejemplo:
ORDEN DEL DIA:
1 Verificacin de Qurum
2 Lectura, discusin y aprobacin del Acta anterior
3 Estudio solicitud de apoyo educativo
5.11 DESARROLLO

Se escribe a tres renglones del ltimo tema la palabra DESARROLLO, en mayscula


sostenida.
A un rengln se comienza con el primer tema tratado, identificndolo con el nmero que
se le asign en el orden del da y teniendo especial cuidado sobre los aspectos que se
mencionan a continuacin:
Siempre se debe mencionar el nombre de quien preside la sesin y de quien acta
como secretario.
Toda acta expresa lo tratado en una reunin, sin describir detalles intrascendentes. Los
prrafos deben ser concisos, claros y con nfasis en las decisiones que se toman. Las
discrepancias se registran cuando la persona solicita expresamente que se haga.
Se debe indicar el nombre de la persona que propone algo o que hace una mocin,
pero no los de las personas que adhieren a ella.
Cuando algn tema se decide por votacin se debe registrar el nmero total de votos
en pro, en contra o en blanco, si fuera el caso, ms no los nombres. En caso de
nombramientos, se registran los resultados y los nombres completos de los elegidos.
Cuando sea necesario mencionar la intervencin de uno de los asistentes se debe
utilizar el nombre completo.
Los anexos que se incorporen a las actas se deben anunciar dentro del texto en la
medida en que se avanza en el desarrollo de la reunin.

Gerencia Direccin General CORVEICA

Manual para la elaboracin de comunicaciones y actos administrativos

5.12

CONVOCATORIA

A tres renglones del ltimo rengln del desarrollo, se escribe la palabra


CONVOCATORIA o PRXIMA REUNIN, en mayscula sostenida.
A un espacio de tabulacin y al frente se anotan el lugar de reunin, la fecha y la hora
propuesta.

5.13

FIRMAS RESPONSABLES

Las actas deben ser firmadas por todos los asistentes a cada reunin, encabezadas
por el presidente y el secretario que se ubican uno frente al otro.
Los nombres se escriben a cuatro renglones del ltimo prrafo, en mayscula
sostenida y el cargo debajo con mayscula inicial.
Si la lista es numerosa se tendr especial cuidado que al menos dos firmas aparezcan
en la pgina donde finaliza el texto del desarrollo. Para anunciar las firmas faltantes,
sobre el margen inferior derecho se escribe la expresin Pasan firmas:

5.14

ANEXOS

Cuando en una reunin se presenten documentos que sustenten la informacin tratada o las
decisiones y acciones a seguir, stos se anuncian en el texto del desarrollo y se anexan al
acta correspondiente.

A dos renglones de la ltima firma, se coloca la palabra Anexo o Anexos seguida de


dos puntos, y a continuacin se especifica la cantidad y tipo de anexos.

5.15

TRANSCRIPTOR

Este dato es opcional, pero si se quiere establecer la responsabilidad del transcriptor, se


coloca su nombre completo, con mayscula inicial.

Se escribe a dos renglones de los anexos, si los hay.

5.16

PGINAS SIGUIENTES

En caso que se requiera(n) otra(s) pgina(s) para continuar el acta, se debe tener en cuenta
lo siguiente:

Usar pginas en blanco.


Iniciar la pgina desde el margen ya preestablecido.
La pgina de continuacin debe tener por lo menos un prrafo completo de
informacin.
No se deben usar pginas de continuacin para escribir slo una o dos lneas sueltas.

Gerencia Direccin General CORVEICA

Manual para la elaboracin de comunicaciones y actos administrativos

Si esto ocurre, es conveniente ampliar los renglones en la primera pgina para que el
texto corra a la segunda pgina.
En este caso, aumente un espacio entre:

El ttulo y la denominacin del documento.


El orden del da y el desarrollo.
Debe llevar un encabezado que permita identificar a qu documento principal
pertenece. Se repetir el ttulo, denominacin del documento y nmero, y se colocar
el nmero de la pgina. Todo el letral Arial itlica de 9 puntos.

Ejemplo:
Comit de Capacitacin y Bienestar Social, Acta No. 001-2014

Pgina 2 de 2

6. RESOLUCIONES
Las resoluciones son actos administrativos que expresan la voluntad de la entidad, en el
desarrollo tanto de sus funciones misionales como administrativas. Para su elaboracin se
utilizar la plantilla bsica disponible ajustada a las normas vigentes.
6.1

TIPOS DE RESOLUCIONES

6.1.1 Externas:
Con ellas se reglamenta y desarrolla la aplicacin de normas sustantivas y procedimentales
relacionadas con aspectos tcnicos, interpretacin y reglamentacin de normas y aquellas
que afectan a los clientes y usuarios de CORVEICA.
6.1.2 Internas:
Implementan operativamente funciones de carcter administrativo. Al igual que las anteriores
reglamentan y desarrollan la aplicacin de las disposiciones sustantivas y de procedimiento, al
interior de CORVEICA.
6.1.3 Particulares Administrativas:
Se utilizan para otorgar autorizaciones y en general, para crear, modificar o extinguir
situaciones jurdicas de inters particular atinentes a resolver situaciones de carcter
administrativo de los funcionarios de la entidad. Pueden producirse de oficio o a solicitud de
parte.
6.2

ESTILO O FORMATO

Gerencia Direccin General CORVEICA

Manual para la elaboracin de comunicaciones y actos administrativos

Las resoluciones se presentarn en estilo bloque izquierdo o bloque extremo, donde todas las
lneas parten del margen izquierdo. A excepcin del encabezado, las facultades legales y las
palabras Considerando y Resuelve, que irn centrados sobre los mrgenes izquierdo y
derecho.

El interlineado, espacios o renglones sern siempre sencillo.


Se usar la letra Arial en tamao de 11 puntos.
Los prrafos van separados por un rengln.

6.3

COMPONENTES DE LA RESOLUCIN

Logotipo
Denominacin del documento, nmero y fecha
Encabezado
Contenido
Pginas subsiguientes
Vigencia y derogatorias
Firma
Datos del transcriptor
6.4

DENOMINACIN DEL DOCUMENTO, NMERO Y FECHA

Encabeza la hoja la frase Resolucin Nmero de 2014, escrita con mayscula


inicial, centrada y a dos renglones del logotipo de CORVEICA. A un regln de la anterior
frase, se colocan dos corchetes suficientemente espaciados para estampar la fecha en
que se firma la resolucin, cuando no se utilice hojas pre impresas.

La numeracin y fecha de expedicin corresponden al asignado por el rea respectiva.

6.5

ENCABEZADO

Constituido por el epgrafe, la descripcin del cargo del funcionario que firma, y la indicacin
de las facultades legales del firmante para la expedicin de la resolucin. Se considerarn las
siguientes directrices:

El Epgrafe debe ser el resumen fiel de las disposiciones contenidas en el acto


administrativo que se desea expedir. Centrado y a dos renglones del espacio reservado
para la fecha.

A dos renglones del epgrafe, y centrado se coloca en mayscula sostenida y negrita el


cargo del funcionario que firma en letra de 12 puntos. Cuando el funcionario que firma
est encargado de la dependencia que expide la resolucin, se indica el cargo del cual es
titular seguido de las palabras encargado de las funciones del.

Gerencia Direccin General CORVEICA

Manual para la elaboracin de comunicaciones y actos administrativos

A dos renglones del cargo del firmante, se mencionan las facultades legales,
precedidas de la frase En uso de sus facultades legales en especial, Este prrafo
va en minscula y centrado.

Ejemplo 1:
EL DIRECTOR ADMINISTRATIVO
En uso de sus facultades legales, en especial,
Ejemplo 2:
EL AGENTE ESPECIAL Y REPRESENTANTE LEGAL
En uso de sus facultades legales, en especial,
6.6

CONTENIDO

Hacen parte del contenido los considerandos y la parte resolutiva.


siguientes directrices:

Se considerarn las

La palabra considerando, se escribe a dos o tres renglones o interlneas de las facultades


legales, centrada en letra 12 mayscula sostenida y negrita.
La palabra resuelve, se escribe a dos o tres renglones o interlneas del ltimo prrafo de
los considerandos, centrada en letra 12 mayscula sostenida y negrita. Aplica igualmente
si se utiliza la palabra captulo y frases tales como ttulos que indiquen reas temticas al
interior de la norma a expedir.
La palabra artculo, que precede cada uno los prrafos de la parte resolutiva se escribe
con mayscula inicial y en negrita y a dos renglones de la palabra resuelve. Despus del
nmero del artculo se aconseja colocar una palabra o frase que resuma el contenido del
artculo. Los artculos van separados entre s por un rengln o interlnea.

Ejemplo:
Artculo 6. Horario de Atencin. La ventanilla de pagadura atender solicitudes en el horario
de 8:30 a.m. a 2:00 p.m. en jornada continua.
Artculo 10. Vigencia. La presente resolucin rige a partir del 1 de febrero de 2014.
6.7

PGINAS SUBSIGUIENTES

Para la segunda hoja y siguientes de las resoluciones se tendrn en cuenta las siguientes
consideraciones:

Gerencia Direccin General CORVEICA

Manual para la elaboracin de comunicaciones y actos administrativos

El encabezado est constituido por la frase Resolucin Node.. y a


continuacin la indicacin de la pgina actual y el nmero total de pginas de la
resolucin, as: Hoja No. .. de ..,un espacio o interlnea despus coloca la frase
Continuacin de la Resolucin .. en letra Arial 10.

Ejemplo:
Resolucin No. de..

Hoja 5 de 10

Continuacin de la Resolucin por la cual se establece el horario de atencin al pblico en


CORVEICA.
6.8

VIGENCIA Y DEROGATORIAS

En el ltimo artculo de la resolucin, cuando su vigencia sea de carcter general, debern


indicarse siempre que ello sea posible, las disposiciones que sean derogadas,
subrogadas, modificadas, adicionadas o sustituidas, si alguno de estos efectos se produce
con la expedicin del acto.

Igualmente deber indicarse a partir de cundo rige la norma expedida.

A dos o tres renglones del ltimo artculo se escribe en mayscula sostenida, centrada y
en negrita, la frase: publquese, comunquese y cmplase, o se coloca la parte de la
misma que aplique al contexto de la resolucin.

En la lnea siguiente y centrada, se indica la ciudad y fecha de expedicin. No se utiliza


negrita.

Ejemplo:
PUBLQUESE Y CMPLASE
Dada en Bogot D.C., a los
COMUNQUESE Y CMPLASE
Dada en Bogot, a los
PUBLQUESE, COMUNQUESE Y CMPLASE
Dada en Medelln, a los
6.9

FIRMA

A cuatro o cinco renglones de la ciudad y fecha de expedicin se escribe el nombre del


funcionario que firma la resolucin, en mayscula sostenida, centrado y en negrita con
letra de 12 puntos.

En la lnea siguiente el cargo con mayscula inicial.

Gerencia Direccin General CORVEICA

Manual para la elaboracin de comunicaciones y actos administrativos

Cuando el funcionario que firma est encargado de la dependencia que expide la


resolucin, se indica el cargo del cual es titular seguido de las palabras encargado de las
funciones del.

6.10

DATOS DEL TRANSCRIPTOR Y REVISOR

A dos renglones del cargo del funcionario que firma sobre el margen izquierdo, se anotarn el
cdigo de la dependencia y las iniciales de las personas que proyectan y transcriben la
resolucin, separadas entre s por el signo / (barra), utilizando para ello tamao de fuente de 9
puntos.

Las primeras iniciales escritas en mayscula, corresponden a los nombres y apellidos de


la persona que proyecta la resolucin.

En segundo lugar, se escribe el nombre con mayscula inicial y la inicial del apellido de la
persona que elabora la comunicacin.

Al lado izquierdo de los datos del transcriptor debe aparecer la firma abreviada de quien
proyect el documento o acta como responsable del mismo.

Si se requiere que otra instancia revise y apruebe el documento antes de ser firmado por
el remitente, se colocar a un rengln de los datos del transcriptor la identificacin del
revisor con las iniciales de su nombre y de sus dos apellidos. Igualmente el revisor deber
colocar su firma abreviada al lado izquierdo de sus iniciales.

Ejemplo:
2005 CLBR
ADES

2005 JAGR/Car J.
ADES

6. CORREO ELECTRNICO
Las siguientes son las consideraciones bsicas para la redaccin de correos electrnicos de
carcter institucional.
6.1

COMPONENTES DEL CORREO

En los correos institucionales se distinguen dos segmentos:


a) Plantillas del correo:

Para:
CC:

Correo del destinatario.


Correo al que se cursa copia.

Gerencia Direccin General CORVEICA

Manual para la elaboracin de comunicaciones y actos administrativos

CCO:
Asunto:
Datos adjuntos:

Correo a quien se enva copia oculta.


Referencia corta del tema de la comunicacin electrnica.
Archivos anexos a la comunicacin electrnica.

b) Contenido del correo


En el contenido del correo se deben tener en cuenta los siguientes componentes, que se
utilizarn segn se trate de una comunicacin formal o un mensaje corto de carcter
informativo o de consulta.

Ciudad y fecha de expedicin del correo


Destinatario (s)
Datos del destinatario
Saludo o vocativo
Texto o cuerpo del mensaje
Remitente
Registros adicionales

6.2

TIPO Y TAMAO DE LETRA

Para los textos del correo se utiliza letra Arial sencilla de 10 puntos color negro.

6.3

ESTILO DE LOS DOCUMENTOS Y JUSTIFICACIN DE LOS MRGENES

Se utiliza el estilo denominado bloque extremo, es decir que todas las lneas de
escritura parten del margen izquierdo de la hoja.
El texto se justifica tanto a la derecha como a la izquierda.
El texto se escribe slo en mayscula inicial. No utilizar la mayscula sostenida en el
texto o cuerpo del mensaje.
La plantilla base del Out Look debe ser de color blanco, sin fondos decorativos.

6.4

ESPACIADO ENTRE LNEAS Y PRRAFOS

El espaciado o interlineado entre renglones es de espacio sencillo.


Entre prrafos es de dos renglones sencillos.

6.5

FIRMA

(Comunicaciones formales)
(Comunicaciones formales)
(Comunicaciones formales)
(Todas las comunicaciones)
(Todas las comunicaciones)
(Todas las comunicaciones)
(Cuando se requieran)

La firma debe contener los siguientes elementos:

NOMBRE (Mayscula sostenida)


Designacin o funcin segn aplique seguido de la dependencia a la que pertenece.
Nombre de la entidad
Direccin (sin abreviaturas)

Gerencia Direccin General CORVEICA

Manual para la elaboracin de comunicaciones y actos administrativos

Telfono y extensin (con indicativo del pas y ciudad)


Celular (opcional)
Correo electrnico
Pgina web
Ciudad y pas

Ejemplo
ANA LUCA PREZ HERNNDEZ
Comunicaciones Direccin Administrativa
Carrera 13 No. 37-37 Piso 8
Telfono: (57-1) 1234587 - Extensin 133
Celular: (57) 315 298 6660 (opcional)
crer@corveica.org
www.corveica.org
Bogot D.C., Colombia

7. NORMAS RELACIONADAS

Acuerdo No. 060/2001 Archivo General de la Nacin. Por el cual se establecen


pautas para la administracin de las comunicaciones oficiales en las entidades
pblicas y las privadas que cumplen funciones pblicas

Compendio de normas tcnicas colombianas sobre documentacin comercial.


ICONTEC. Norma 3393 Gua para la elaboracin de cartas comerciales

Norma 3397 Gua para la elaboracin de memorandos

Norma 3394 Gua para la elaboracin de Actas

MONTAGUT, Guillermo (2011,2012). Manual de Redaccin, Bogot.

Gerencia Direccin General CORVEICA

Manual para la elaboracin de comunicaciones y actos administrativos

Gerencia Direccin General CORVEICA