Rama Judicial del Poder Público

Consejo Superior de la Judicatura
Sala Administrativa

SIGC
INSTRUCTIVO DE SELECCIÓN, SUMINISTRO Y VERIFICACIÓN DE ELEMENTOS DE
PROTECCIÓN PERSONAL
Elaboró

Revisó

Profesional División de Bienestar
y Seguridad Social
Fecha: 06/01/2011

Directora Unidad de Gestión
Humana
Fecha: Febrero de 2011

Aprobó

Comité SIGC.
Fecha: Marzo de 2011

1. OBJETIVO
Establecer el Instructivo para identificar las necesidades de Elementos de Protección Personal (EPP), efectuar
el suministro y verificar su uso y estado, como un elemento de apoyo al proceso de prevención y control de
riesgos a la salud de las personas
2. ALCANCE
Aplica a todas las tareas que se ejecutan para el desarrollo de las operaciones la Rama Judicial, sean
desarrolladas por servidores judiciales, contratistas y/o estudiantes en práctica
3. RESPONSABLE
Los responsables de la aplicación de las especificaciones definidas en este Instructivo son:


En la determinación de necesidades y selección de los EPP, el Encargado de Salud Ocupacional de la
Sede o Seccional
En el suministro de los EPP, la Dirección Administrativa o quien haga sus veces en la Sede o Seccional
La verificación del uso y estado de los EPP, el líder del Proceso o Sede, por parte de la Rama Judicial.

4. DEFINICIONES
ELEMENTO DE PROTECCIÓN PERSONAL: Elementos usados para proteger las diferentes partes del cuerpo
que están expuestas al Factor de Riesgo, para que no tengan contacto con la sustancia o disminuyan el nivel
de energía, eliminando o minimizando su efecto nocivo sobre la salud de las personas. Se deben emplear
cuando el riesgo no es posible controlarlo en la fuente generadora o en la fuente de transmisión, se emplearán
VERIFICACIÓN DE USO Y ESTADO: Inspección visual a través de la cual se establece el cumplimiento de los
estándares de Elementos de Protección Personal por parte de los servidores judiciales, estudiantes en práctica
y/o contratistas, con relación a su uso y estado el estado.
5.

NORMATIVIDAD
Normas Técnicas Colombianas sobre Salud Ocupacional

Versión: 00
COPIA CONTROLADA

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contratistas o estudiantes en práctica Elaborar el inventario requerimientos – Tabla requerimientos de de DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Se tomarán como fuentes de información para determinar las necesidades de EPP. Altas Cortes o la Dirección Seccional Con base en la información anterior. Altas Cortes o la Dirección Seccional Encargado de Salud Ocupacional de la Dirección Ejecutiva. las siguientes:  De la Matriz de Identificación de Peligros. se definirán:  Los Factores de Riesgo que requieren los EPP como un mecanismo de control  Número de servidores judiciales o practicantes que ejecutan la labor en la Sede específica  Ofertas de EPP del mercado (Aquí debe analizarse si existe algún acuerdo o contrato firmado por la Entidad para el suministro de EPP). Valoración de Riesgos y Determinación de Controles de la Sede. con los controles existentes  Los Factores de Riesgo que ya tengan incluido como control operacional en la Persona los EPP  Los resultados de las actividades incluidas en el Programa de Gestión de Seguridad Industrial:  Inspecciones de Seguridad  Investigación de Incidentes  Permisos de trabajo  Análisis de Trabajo Seguro  Sustancias Químicas  Las exigencias de otros Programas de Gestión:  Emergencias  Eléctrico  Contratistas y Visitantes  Gestión Vial  Intervención de riesgo ergonómico relacionado con Desórdenes Músculo esqueléticos (DME) De acuerdo con la información obtenida del paso anterior. se diligenciará la “Tabla de Requerimientos de EPP”. los cargos y las tareas que allí se ejecutan  Los Factores de Riesgo con consecuencias calificadas como “Extremadamente dañino” o “Dañino”  Los Factores de Riesgo con nivel de riesgo superior a “Moderado” .6. de acuerdo con el modelo presentado en Versión: 00 COPIA CONTROLADA Pág. RESPONSABLE Encargado de Salud Ocupacional de la Dirección Ejecutiva. 2 de 6 . ACTIVIDADES PASO 1 2 ACTIVIDAD Identificar la necesidad de uso de EPP para controlar un riesgo específico a la salud de los servidores judiciales.

ACTIVIDADES PASO ACTIVIDAD 3 Evaluar y seleccionar técnicamente los EPP por riesgo / tarea DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD el Anexo No 1 (Columnas A. deberá ser eliminado de la Tabla de Requerimientos de EPP 5 Elaborar las fichas técnicas de EPP Definidos ya los EPP a ser suministrados para el control del riesgo de determinadas tareas. en la sede objeto del análisis. F y G) 4 Realizar prueba de selección por parte de los servidores judiciales / practicantes Las marcas y modelos de los elementos seleccionados en el paso anterior. Altas Cortes o la Dirección Seccional Los servidores judiciales / practicantes entregarán su opinión acerca de los EPP que le sean puestos a prueba (Diligenciar formato de encuesta de adaptabilidad y aceptación del EPP ( Anexo No 2) Con base en los resultados de las encuestas de adaptabilidad y aceptación. de acuerdo con el modelo presentado en el Anexo No 1 (Columnas E. Altas Cortes o la Dirección Seccional Para ello. y posteriormente analizar el nivel de control que tiene sobre el riesgo. 3 de 6 . se definirán los EPP que se suministrarán para las tareas que los requieran. deberán:  Solicitar muestras de los EPP identificados y requeridos. en un grupo de servidores judiciales que desarrollen tareas donde sea importante usarlos (de acuerdo con el número de muestras suministradas por los proveedores) Encargado de Salud Ocupacional de la Dirección Ejecutiva. a los proveedores existentes en la localidad  Revisar la ficha técnica del EPP versus las características específicas del riesgo y la tarea (incluye durabilidad)  Verificar el precio y servicio post venta ofrecido por cada proveedor Con esta información se seleccionarán los EPP recomendables para el control de cada riesgo (máximo 3 marcas o referencias para el mismo EPP). Si alguno de los EPP en prueba no es seleccionado por ningún Servidor Judicial.6. Encargado de Salud Ocupacional de la Dirección Ejecutiva. después de la selección técnica y la selección Versión: 00 COPIA CONTROLADA Encargado de Salud Ocupacional de Pág. C y D) RESPONSABLE Para aquellos EPP que resulten del inventario del paso anterior. Se diligenciará la Tabla de Requerimientos de EPP. B. deberán obtenerse las fichas técnicas de la oferta de modelos y marcas del mercado. serán sometidos a pruebas de uso. adaptabilidad y aceptación.

para asegurar su uso adecuado y optimizar su acción preventiva. (Esta inspección puede incluirse en el programa general de inspecciones de seguridad). en el caso de que las hubiera. siguiendo el modelo presentado en el Anexo No 3 RESPONSABLE la Dirección Ejecutiva Con base en la Tabla de Requerimientos de EPP. se elaborará un ficha técnica para cada uno. Altas Cortes o la Dirección 8 Entregar los EPP a los servidores judiciales que los requieran Cada servidor judicial que requiera EPP para desarrollar su labor o alguna tarea dentro de su labor. Líder de la sede. Encargado de Compras en la Sede o Seccional Los EPP serán ubicados en el almacén de la sede respectiva 7 Entrenar a los Servidores Judiciales sobre uso. las ofertas económicas recibidas y las fichas técnicas elaboradas.  Como se usan. mantenimiento y almacenamiento de los EPP Adquiridos los EPP más adecuados y previo a su suministro. con apoyo del Encargado de Salud Ocupacional de la Dirección Ejecutiva. son: Versión: 00 COPIA CONTROLADA Pág. se efectuará entrenamiento a todos los servidores judiciales que los requieran. mantienen y almacenan. Para ello se debe establecer un programa de inspecciones periódicas de los EPP.  Las instrucciones de cambio o reemplazo de piezas Encargado de Salud Ocupacional de la Dirección Ejecutiva. Para ello se debería informar de manera clara y concreta sobre:  Características técnicas del EPP y sus limitaciones.6. a través del diligenciamiento del formato “Solicitud de EPP” (Anexo No 4). el cual deberá ser autorizada por su Jefe Directo Servidor Judicial Con base en esta solicitud el responsable del Almacén de la sede suministrará los EPP solicitados 9 Definir programa de inspecciones de uso y estado de los EPP El correcto uso y buen estado de los EPP deben ser mantenidos y supervisados de forma que conserven en todo momento sus cualidades intrínsecas y de funcionamiento. ACTIVIDADES PASO 6 ACTIVIDAD Solicitar los EPP DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD por parte de los Servidores Judiciales. deberá solicitar los EPP definidos.  Las limitaciones de uso. Altas Cortes o la Dirección Seccional Los ítems mínimos a incluir en el cronograma de inspecciones de EPP. 4 de 6 . se efectuará la solicitud de los EPP (con base en el presupuesto asignado y la durabilidad de cada uno de ellos).

generar y efectuar seguimiento a las AC/AP/AM que se requieran (seguir instrucciones para el diligenciamiento de AC/AP en salud ocupacional) 12 Actualizar inventario requerimientos de EPP de Cuando se presenten cambios en las fuentes que dieron origen al inventario de requerimientos de EPP (Ver paso No 1) o se establezcan nuevas necesidades o cambios por las inspecciones de EPP.6. Altas Cortes o la Dirección Seccional Archivo magnético en el PC del Versión: 00 COPIA CONTROLADA CRITERIO DE ARCHIVO Cronológico TIEMPO DE RETENCIÓN DISPO SICIÓN Después de su actualización Borrar Cronológico Un año Destruc ción Cronológico Después de su actualización Borrar Pág. En caso de desviaciones por incumplimiento del cronograma o hallazgos en las inspecciones. 5 de 6 . con apoyo del Encargado de Salud Ocupacional de la Dirección Ejecutiva. deberá verificarse y actualizarse el Inventario de Requerimientos Líder de la sede. Altas Cortes o la Dirección Seccional Encargado de Salud Ocupacional de la Dirección Ejecutiva. REGISTROS CÓDIGO NOMBRE F-AGS35 Requerimientos de EPP F-AGS36 Encuesta de prueba de EPP F-AGS37 Ficha Técnica de EPP RESPONSABLE DE DILIGENCIARLO Encargado de Salud Ocupacional de la sede Encargado Salud Ocupacional la sede de Encargado Salud Ocupacional de de de LUGAR DE ARCHIVO Archivo magnético en el PC del Encargado de Salud Ocupacional de la Sede o Seccional Archivo físico del Encargado de Salud Ocupacional de la Dirección Ejecutiva. ACTIVIDADES PASO ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE  EPP a inspeccionar  Periodicidad de inspección  Fechas o períodos de realización de las inspecciones  Responsables de su realización 10 Efectuar inspecciones de la señalización de seguridad de la sede Ejecutar las Inspecciones de EPP definidas en el cronograma. Altas Cortes o la Dirección Seccional 7.

7. CONTROL DE CAMBIOS No aplica para esta versión. ANEXOS Anexo N° 1 F-AGS-35“Formato Tabla de Requerimientos de EPP” Anexo N° 2 F-AGS-36 “Formato Encuesta de Adaptabilidad y Aceptación de EPP” Anexo N° 3 F-AGS-37 “Formato Ficha Técnica de EPP” Anexo N° 4 F-AGS-38 “Formato Suministro de EPP” Anexo N° 5 “Clasificación de EPP” 9. REGISTROS CÓDIGO F-AGS38 RESPONSABLE DE DILIGENCIARLO la sede NOMBRE Suministro EPP de LUGAR DE ARCHIVO Encargado del Almacén de la Sede Encargado de Salud Ocupacional de la Sede o Seccional Archivo físico del Almacén CRITERIO DE ARCHIVO Cronológico TIEMPO DE RETENCIÓN Un año DISPO SICIÓN Destruc ción 8. 6 de 6 . Versión: 00 COPIA CONTROLADA Pág.