INFORME PORMENORIZADO DEL ESTADO DEL CONTROL INTERNO

LEY 1474 DE 2011
Periodo Evaluado:
Noviembre 2011 - Marzo 2012
Jefe de Control Interno o
Piedad Roa Carrero
quien haga sus veces:
Fecha de Elaboración:
Marzo 5 de 2012
Subsistema de Control Estratégico
AVANCES: Durante el periodo comprendido entre Noviembre de 2011 y Marzo de 2012 , en
el marco del proceso de sostenibilidad del Modelo Estándar de Control Interno, se detallan a
continuación las acciones y logros obtenidos:

Se continuó con la realización de las jornadas de Inducción en las cuales se reiteraron los
compromisos, principios y valores éticos de la SDP y de la Administración Distrital.
El 22 de Diciembre de 2011 se realizó una jornada exclusiva para los funcionarios del
Nivel Directivo, con el objeto de hacer la presentación del Código del Buen Gobierno
formalizado en la entidad.
Se culminó la ejecución del Plan de Capacitación previsto para la vigencia 2011, el cual
fue objeto de valoración de impacto frente a su utilidad en el ejercicio de las funciones
propias del cargo, lo cual se realizó a través del formato AFO-195 vinculado al Sistema
Integrado de Gestión (SIG).
Se registró una disminución en las Quejas y Reclamos del 17.19%, como resultado de las
capacitaciones ofrecidas a los servidores que adelantan la función de atención a la
ciudadanía, además del seguimiento permanente y oportuno que se efectúa a través del
Sistema Distrital de Quejas y Reclamos de la Administración Distrital.
La formulación de los Planes Operativos Anuales (POAs), mediante la herramienta
tecnológica Sistema Integral de Información para la Planeación (SIIP), ha permitido hacer
seguimientos periódicos al cumplimiento de las metas y compromisos de las áreas,
generando alarmas tempranas para fortalecer el proceso de autocontrol y formular
correctivos oportunos ante las desviaciones evidenciadas.
La campaña masiva de actualización del Sistema Integrado de Gestión (SIG) permitió la
actualización de 486 documentos, entre los cuales se cuentan la caracterización de 8
procesos, 151 procedimientos, además de la revisión de sus respectivos formatos los
cuales pueden ser consultados en cualquier momento por los funcionarios a través del
DOC MANAGER, que es la herramienta para el manejo de la documentación del SIG.
A Instancias del Comité de Coordinación de Control Interno, mediante Acta Nº 11 del 22
de diciembre de 2011, se aprobó la Política de Administración del Riego y se actualizó el
Mapa de Riesgos Institucional para la SDP, en el cual se identificaron 34 riesgos
clasificados así: Dieciséis (16) con nivel BAJO, doce (12) en nivel MODERADO, uno (1)
en nivel ALTO y cinco (5) riesgos en nivel EXTREMO.

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administración y seguimiento al manejo de los riesgos. y tres (3) procesos de apoyo: Administración de Recursos Financieros. En el mes de febrero se implementó la metodología orientada por el DAFP para la adopción formal del Plan de Capacitación para la vigencia 2012. dos (2) procesos Estratégicos: Direccionamiento Estratégico y Mejoramiento Continuo. interiorización y compromiso institucional en cualquiera de los componentes de este subsistema. Administración de Recursos Físicos.sdp. Coordinación y Formulación de Políticas y Administración de la Información. ya que se evidencia dificultad por parte de los responsables en el desarrollo del proceso y en la formulación de las Acciones Preventivas para mitigarlos. Durante la primera quincena del mes de Febrero se adelantó el proceso de Evaluación del Desempeño Individual a los servidores de Carrera Administrativa. con el objeto de formular las Acciones Preventivas tendientes a mitigarlos. Subsistema de Control de Gestión AVANCES: La sostenibilidad del Subsistema de Control de Gestión se materializa en los siguientes resultados:  La actualización del soporte documental del Sistema Integrado de Gestión (SIG) concluyó así: se recaracterizaron ocho (8) procesos dentro de los cuales se encuentran tres (3) procesos Misionales: Regulación y Uso del Suelo.gov. lo cual fue socializado a instancias de la Comisión de Personal de la SDP.    En concordancia con lo anterior y de acuerdo con lo formulado en la Política de Riesgos. En la primera semana de febrero y con el apoyo del Departamento Administrativo del Servicio Civil Distrital (DASCD) se adelantaron las capacitaciones a evaluadores y evaluados para la aplicación de la Herramienta y Formatos relacionados con la Evaluación del Desempeño Individual y el levantamiento de los respectivos Planes de Mejoramiento Individual. en su mayoría se encuentra vinculado en calidad de Supernumerarios o Contratistas. Tecnológicos y de Servicios Generales y Contratación de Bienes y Servicios.co Información Línea 195 . situación que hace difícil los procesos de aprehensión. Carrera 30 Nº 25 – 90 PBX 335 8000 www. DIFICULTADES:  El personal que presta los servicios a la SDP.  Es necesario fortalecer las metodologías para el análisis. durante los meses de Enero y Febrero de 2012 se realizaron las Mesas de Trabajo con cada uno de los responsables de los procesos en los cuales se identificaron riesgos EXTREMOS.

a lo largo de los procesos auditores se han identificado ciertas debilidades relacionadas con la formulación y seguimiento de los mismos. lo cual dificulta el cumplimiento de los términos previstos en la normatividad impactando de manera negativa la imagen institucional ante la ciudadanía. por el incumplimiento de los términos definidos en los diferentes trámites. DIFICULTADES:  Se identificaron deficiencias en la fase de Planeación Organizacional. particularmente en la definición del alcance.sdp. de SISBEN y encuesta de calidad de vida ente otros. Se fortaleció la información de la Página WEB. 1465 de 2011 y se creó el Comité de Seguridad de la Información. 185 formatos. oportunidad y competencias propias de las funciones de la SAP. en el cual se determinaron los roles de la organización en la seguridad de la información y la metodología para la evaluación en términos de seguridad. ofreciendo al ciudadano información relevante de ciudad a través del link Bogotá en Cifras. consejos y comisiones.gov. 75 comités.     Dichas recaracterizaciones involucraron la actualización de 151 procedimientos.co Información Línea 195 . en el cual se pueden identificar estadísticas poblacionales relacionadas con la salud. educación. Lo anterior impacta positivamente en la gestión institucional. lo cual dificulta el cumplimiento de los objetivos trazados para la vigencia 2011. 20 instructivos y 22 trámites de Gobierno en Línea. De igual forma se construyó el Plan de Acción para la implementación de la primera fase de Sistema de Gestión de Sistema de Información. permitiendo la entrega de información al ciudadano a través de diferentes medios de comunicación y de las gacetas actualizadas con la publicación de la norma. Se culminó la ejecución del Plan de Comunicaciones. Subsistema de Control Evaluación Carrera 30 Nº 25 – 90 PBX 335 8000 www. 8 procesos. con base en la definición de los protocolos de comunicación interna y externa. 22 líneas estratégicas.  Un número importante de trámites son compartidos con otras entidades de la Administración Distrital y se evidencian debilidades en la comunicación y coordinación interinstitucional. información de la Cámara de Comercio de Bogotá. En cuanto a la implementación del Sistema de Seguridad de la Información se adoptó la Política de Seguridad de la Información formalizada mediante Resolución No. por cuanto se fortalecen los controles y se minimizan los riesgos inherentes a los procesos.  En concordancia con lo anterior y si bien las herramientas administrativas implementadas en la SDP involucran la aplicación de Indicadores.

mediante la implementación de la herramienta dispuesta por la Veeduría Distrital. Por parte de la Contraloría de Bogotá se otorgó el fenecimiento de las cuentas correspondientes a las vigencias 2009 y 2010. Del Plan de Mejoramiento de origen interno. Como resultado de este proceso se obtuvo: 1. la Oficina de Control Interno lideró la realización de ocho (8) Jornadas de Capacitación. Durante el mes de enero de 2012 se adelantó la Evaluación a la Gestión de las Carrera 30 Nº 25 – 90 PBX 335 8000 www.gov. cumplimiento y efectividad de las acciones comprometidas en el Plan de Mejora Institucional. Este porcentaje fue objeto de algunas salvedades por parte de ésta Oficina. Veinticinco (25) auditorías independientes de las cuales 13 fueron especiales. tanto de origen interno como por hallazgos realizados por los entes de control. En términos generales éste proceso ha ofrecido resultados importantes para el Mejoramiento Continuo en la SDP. 11 regulares y 1 Auditoria al Sistema de Gestión de Calidad. así como el fortalecimiento e interiorización de la cultura de Autocontrol en los servidores públicos de la entidad.co Información Línea 195 . Cincuenta y ocho (58) seguimientos de los cuales 35 corresponden a los procesos operativos y 23 de obligatorio cumplimiento con destino a los órganos de control. 2. Adicionalmente y de acuerdo con los resultados obtenidos. Estos informes fueron presentados a la Alta Dirección y a los responsables de los procesos así como socializados en el Comité de Coordinación del Sistema de Control interno. también fueron objeto de Planes de Mejoramiento Específicamente durante los meses de noviembre y diciembre se realizó la Evaluación al Sistema de Control interno. así: 1. el cual fue socializado con cada uno de los responsables y evaluados. se cerraron 39 acciones. se obtuvo un cumplimiento del 92%. así como el cierre de 72 de los 78 hallazgos formulados por el ente de control en diferentes procesos auditores realizados en las vigencias 2009 a 2011. arrojando el siguiente resultado: Adelantada la autoevaluación por parte de los responsables de procesos en el marco de los Subsistemas. Componentes y elementos Modelo Estándar de Control Interno. Lo anterior se realizó con el acompañamiento de la Veeduría Distrital. 2. fortalecido en TODAS las dependencias la conceptualización sobre el Sistema de Control Interno y su aplicabilidad en los diferentes procesos de la SDP.sdp. quedando 66 en ejecución.AVANCES:        Durante la vigencia 2011 la Oficina de Control Interno de la SDP realizó cuatro seguimientos (trimestrales) al avance. Con respecto al fomento de la cultura de Autocontrol y de la sostenibilidad de Sistema. El proceso de Auditorias Independientes adelantado por la Oficina de Control Interno se realizó dando total cumplimiento a lo previsto en el Plan de Auditoria aprobado por el Comité de Coordinación de Control Interno para la vigencia 2011. el cual involucra las situaciones críticas identificadas en las Auditoría Independientes realizadas por la Oficina de Control interno.

el cual se adelantó como componente de la auditoría a los diferente procesos. lo cual se realiza en forma sistematizada a través del Sistema Integral de Información para la Planeación (SIIP) mediante el diligenciamiento de un formato que incluye los campos definidos por el Consejo Asesor en Materia de Control Interno de las Entidades del Orden Nacional y Territorial. En éste sentido se realizó un análisis complementario ( ultimo trimestre del 2011) al cumplimiento de los POA evidenciado con corte a 30 de septiembre de 2011. al respecto. Informe que se presentó en cumplimiento de la normatividad nacional e interna. que garanticen la consecución de los objetivos institucionales. que sirvió de insumo para la Evaluación del Desempeño Individual a los servidores vinculados en Carrera Administrativa. Recomendaciones Carrera 30 Nº 25 – 90 PBX 335 8000 www. Estado General del Sistema de Control Interno Como resultado de las evaluaciones puntuales realizadas al Sistema de Control Interno de la Entidad. se encontró un adecuado cumplimiento de las acciones proyectadas para cada uno de los componentes y subsistemas del MECI. lo cual permitirá superar las debilidades anteriormente descritas. Dependencias. de tal manera que permitan generar compromisos y construir acciones oportunas. retroalimentación y socialización de resultados. Los funcionarios designados como enlaces. evaluado el cumplimiento del Plan de Acción propuesto para la Sostenibilidad del Sistema (formulado para las vigencias 2010 a 2012). no se encuentran seguimientos de los grupos responsables. se estima un estado satisfactorio del Sistema representado en la consolidación de la mayoría de los elementos definidos por el MECI. presentan altos indicies de rotación y en algunos casos no cuentan con el perfil e interés para asumir como apoyo en el Sistema e control interno de cada proceso.gov.sdp. DIFICULTADES:   Se evidencia debilidad en el proceso de autoevaluación de la gestión por parte de los responsables de cada proceso.co Información Línea 195 . Adicionalmente es importante mencionar que. así como los Informes de Auditoria Independiente y de Seguimiento realizadas por la Oficina de Control Interno. desarrollan esta función de manera residual.

sdp. Piedad Roa Carrero Carrera 30 Nº 25 – 90 PBX 335 8000 www.Adicional a las acciones puntuales que se requiere implementar para dar total cumplimiento y sostenibilidad a la totalidad de los elementos MECI. una mejor y mayor apropiación y empoderamiento de la cultura de autocontrol. es necesario implementar estrategias para generar un mayor compromiso Institucional. así como un uso mas adecuado de las herramientas gerenciales y la generación de espacios para la construcción participativa de los objetivos institucionales.co Información Línea 195 .gov.