You are on page 1of 6

SOP (Standard Operating Procedure

)
15 September 2014enisetyaa Meninggalkan komentar
SOP (Standard Operating Procedure)
1. DEFINISI SOP :

Pengertian Standard (Standar) : “Something used as a measure, norm, or model in
comparative evaluations” (Oxford Dictionary). Sesuatu yang digunakan sebagai
ukuran, norma, atau model dalam evaluasi komparatif.

Pengertian Operating (Operasional) : “Control the functioning of (a machine, process,
or system)” (Oxford Dictionary). Mengontrol fungsi (mesin, proses, atau sistem).

Pengertian Procedure (Prosedur) : “An established or official way of doing
something” (Oxford Dictionary). Cara yang tersusun atau resmi melakukan sesuatu.

Pengertian Standard Operational Procedure (SOP)

Menurut Tjipto Atmoko, Standar Operasional Prosedur merupakan suatu pedoman atau acuan
untuk melaksanakan tugas pekerjaan sesuai dengan fungsi dan alat penilaian kinerja instansi
pemerintah berdasarkan indikator-indikator teknis, administratif dan prosedural sesuai tata
kerja, prosedur kerja dan sistem kerja pada unit kerja yang bersangkutan.

“Detailed, written instruction to achieve uniformity of the performance of a specific
function”, International Conference on Harmonisation (ICH).

“Tulisan yang dibuat, diakui dan ditetapkan dalam suatu organisasi untuk menjelaskan
suatu pekerjaan bagaimana melakukannya, siapa yang mengerjakan, kapan waktunya,
dimana tempatnya, apa tujuannya dan seperti apa laporannya.

Prosedur atau tata cara kerja atau urutan pelaksanaan kerja yang sudah ditetapkan
sebagai suatu standar kerja.

Dokumen tertulis yang memuat prosedur kerja secara rinci, tahap demi tahap dan
sistematis.

Tata cara atau tahapan yang dibakukan dan harus dilalui untuk menyelesaikan suatu
proses kerja tertentu.

Rangkaian tata kerja yang berkaitan satu sama lainnya, sehingga menunjukan adanya
urutan tahapan secara jelas dan pasti, serta cara- cara yang harus ditempuh dalam
rangka penyelesaian suatu bidang tugas .

Pekerjaan dapat dilakukan oleh orang lain. 4. 4. 3. 5.  Dinamis. Pekerjaan mempunyai dampak pada lingkungan. 2.  Mengetahui dengan jelas peran dan fungsi posisi dalam organisasi. tambahan lembaran Negara nomoor 5071)  Permen PAN Nomor: PER/21/M. 5.PAN/11/2008 tentang Pedoman Penyusunan Standar Operasional Prosedur Administrasi Pemerintahan. 2.  pengendalian mutu terhadap proses kegiatan organisasi. Bisa berubah sesuai dengan kebutuhan dan perkembangan. Pekerjaan memiliki resiko kecelakaan. 3. . Aturan atau ketentuan tertulis pada perusahaan yang dapat dijadikan pedoman untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok dalam menjalankan kegiatan operasionalnya untuk mencapai tujuannya. DASAR HUKUM SOP  Undang-undang Nomor 36 Tahun 2009 tentang Kesehatan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 144. TUJUAN SOP  Pekerjaan dapat dilakukan secara secara benar dan konsisten. –  Harus didokumentasikan. PRINSIP SOP  Harus ada pada setiap kegiatan baik proses produksi maupun jasa. ALASAN PENYUSUNAN SOP 1. Pekerjaan mempunyai dampak pada kesehatan. Pekerjaan berdampak pada Mutu.  Sistem informasi manajemen memuat himpunan yang terdiri dari komponenkomponen baik manual maupun terkomputerisasi yang bertujuan menyediakan fungsi-fungsi operasional. tambahan Lembaran Negara Republik Indonesia Nomor 5063)  Undang-Undang nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan (lembaran Negara Repulik Indonesia tahun 2009 nomor 152 .

 Memudahkan dalam mengontrol sistem ataupun mengetahui jika terjadi kebocoran di perusahaan ataupun untuk menganalisa titik lemah dari perusahaan untuk menjadi bahan koreksi kembali. MANFAAT SOP  Adanya standard dan prosedur yang  Perusahaan memiliki standard operasional yang baku. Dengan adanya prosedur yang jelas dan baku akan lebih lancar aktivitas karyawan semua bagian karena setiap karyawan menjalankan fungsinya masing-masing dan mengetahui dengan jelas apa yang menjadi tanggung jawabnya.  Administrasi perusahaan yang lebih rapih.  Menghindari duplikasi pekerjaan yang tidak efisien. JENIS-JENIS SOP  Aturan/ketentuan umum : SOP memuat aturan/ketentuan umum yang berlaku pada perusahaan. Memperjelas alur tugas.  Melindungi organisasi dari kesalahan administrasi.  Dokumen yang digunakan sudah standard. . sehingga memudahkan setiap karyawan untuk mengingatnya. Langkah kedepannya akan mempermudah perusahaan dalam memperoleh ISO (International Organization for Standarization) 7. Terutama bila perusahaan tersebut besar dan memiliki banyak anak perusahaan kemungkinan seorang karyawan yang dimutasi akan mudah untuk beradaptasi. 6. FUNGSI PENERAPAN SOP  Memperlancar tugas dari petugas/pegawai atau tim/unit kerja.  Mengetahui dengan jelas hambatan‐ hambatan nya dan mudah dilacak.  Sebagai dasar hukum bila terjadi penyimpangan.  Mengarahkan petugas/pegawai untuk sama‐sama disiplin dalam bekerj  Sebagai pedoman dalam melaksankan pekerjaan rutin.  Menghindari kesalahan atau kegagalan proses. wewenang dan tanggung jawab. 8.

tergantung pada rutinitas kegiatan dan metode kerja yang digunakan. Aturan/ketentuan khusus : Surat edaran memuat aturan/ketentuan khusus yang berlaku pada perusahaan. biasa untuk menggambahan alur kerja dan prosedur kerja di kantor. . Biasanya ini digunakan untuk menemtukan prosedur kerja yang sifatnya teknis dan administratif. BENTUK SOP 1. Sederhana: Disusun bila suatu pekerjaan hanya terdapat serangkaian langkah-langkah pendek. Selain itu juga menentukan dokumen yang diperlukan yang berhubungan dengan kegiatan terkait dan menentukan skema. 5. yang menerangkan proses dengan bagan atau yang sesuai dengan kegiatan yang akan dilaksanakan berikutnya harus dapat menjelaskan dan menentukan apa yang akan dilaksanakan. Keterangan tentang kegiatan. mengapa. kapan dimana dan bagaimana. SOP ini merupakan gabungan dari dua jenis SOP diatas.Model teknis biasanya banyak digunakan di lingkungan industri dan laboratorium. Metode untuk menyimpan arsip dan semua pelaporan harus dinyatakan dengan jelas. 4. 10. TIPE ATAU FORMAT SOP 1. bagian atau unit mana. Judul harus jelas dan menggambarkan aspek kegiatan yang perlu dipandu dengan prosedur kerja secara tetap. 2. Pada keterangan juga harus menginformasikan kendali proses dan kendali aktifitas yang telah ditentukan. Penyelesaian kegiatan. SOP teknis disusun untuk berbagai kegiatan teknis. 9. SOP Administratis (administrative SOP). SOP Gabungan model teknis dan model administratif. Tujuan hendaknya dirumuskan secara detail dan jelas sehingga pelaksana SOP mengetahui arah kegiatan secara jelas dan hasil kari kegiatan yang dikehendaki secara jelas pula. 1. singkat dan tidak rinci. Tanggungjawab dan wewenang (pelaksana dan fungsi organisasi) kemudian diidentifikasi bagian akhir dari teks yang sesuai. Lingkup SOP merupakan proses kegiatan. SOP administratif digunakan untuk menyusun berbagai macam kegiatan administratif. Rekaman yang berkaitan dengan aktifitas harus ditentukan dengan pasti. diterangkan dengan jelas dan lengkap mana yang akan diliput dan mana yang tidak. 6. 7. Berikut ini informasi yang ada di SOP secara sederhana. oleh siapa. untuk prosedur audit pekerjaan dna sebagainya. pada bagian ini tingkat rincian dapat berbeda . tergantung pada kebutuhan organisasi. 3. 3.SOP Teknis (technical SOP). 2.

2. foto atau diagram sebagai ilustrasi. dan banyak keputusan-keputusan yang harus dilakukan. TEKNOLOGI DALAM SOP  Manual SOP : dilakukan secara manual. Hirarki : Disusun bila suatu pekerjaan terdapat langkah. .  Semi komputerisasi : campuran antara manual dan komputerisasi.  Komputerisasi atau online menggunakan sistem software untuk mengatur alur kerja.langkah yang lebih rinci.daftar SOP yang akan dikembangkan. panjang.  Pengesahan SOP. 4. pembayaran via card. reservasi penerbangan atau hotel. sidang pengadilan.  Penulisan SOP. 12. Flowcharts atau diagram alur: dapat menggambarkan dengan jelas hubungan antara langkah-langkah kerja baik secara fisik maupun logis 11.  Lingkungan operasional. 3. Contoh : sistem operator telepon. pengurusan izin dan lain-lain. Contohnya pelayanan KTP. penilaian kebutuhan . didasarkan pada aspek : Dukungan lembaga . SIM dan STNK.  Kejelasan proses penilaian kebutuhan. terbitnya dokumen penilaian kebutuhan dalam bentuk laporan.  Peraturan perundangan dan petunjuk teknis pelaksanaa  Kebutuhan instansi dan stake holder . contohnya penyerahan surat pelanggaran lalu lintas.  Pengumpulan informasi dan identifikasi alternati  Analisis dan pemilihan alternatif . analisis SOP yang telah ada . hotline. LANGKAH MENYUSUN SOP Langkah & Pendekatan Pengembangan SOP  Analisis Kebutuhan SOP. dan sebagainya.  Pembentukan tim untuk mengembangkan SOP .  Pengujian dan review SOP. Grafis: Prosedur grafis biasanya dilengkapi dengan gambar. action plan.

net/srisulastri334/sekilas-tentang-materi-training-sop http://kumpulansop. Distribusi kiepada unit-unit 3. Monitoring.13. metode yang digunakan antara lain : • Observasi supervisor • Interview dengan pelaksana • Interview dengan user • Pertemuan dan diskusi kelompok kerja • Pengarahan dalam pelaksanaan 2. Evaluasi Sumber referensi dan dengan pengeditan seperlunya : http://www. Perencanaan penerapan SOP • Berapa banyak SOP yang akan diterapkan • Siapa yang menjadi target penerapan • Informasi apa yang akan disampaikan kepada target • Bagaimana cara penyebaran informasi SOP yang efektif • Bagaimana pemantauan pelaksanaan 2. Penerapan SOP : 1.html http://www.scribd.slideshare. Monitoring dan Evaluasi : 1.com/doc/90510634/Materi-SOP by Citra Inti Training http://www.cit-system.blogspot.Pelatihan pemahaman SOP • Penilaian kebutuhan penilaian • Materi pelatihan • Pemilihan peserta • Pemilihan instruktur • Kompetensi yang diharapkan dari hasil pelatihan • Penjadwalan dan administrasi 4.com 021-32922419 085216826422 . Supervisi 14.com/2013/07/pengertian-sop-standard-operating.