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CURSO

GERENCIAMENTO
DE
ARQUIVOS SETORIAIS
AULA 4
EZMIR D. ELIAS
ezmir.elias@ufsc.br
ALINE C. P. FARIAS
aline.cardozo@ufsc.br

1. ARQUIVO CENTRAL DA UFSC


1.1 Conhecendo o Arquivo Central da UFSC

1.1.1 Misso
Ser um centro de referncia no acesso, armazenagem, preservao e
disponibilizao do acervo documental da UFSC.

1.1.2 Viso
Ser o norteador das normativas do programa de gesto documental
institucional.

1.1.3 Histrico
As unidades administrativas e de ensino da UFSC guardavam em seus
arquivos setoriais um amontoado de documentos, causando assim
difcil acesso aos documentos; a constatao de um grande volume
documental; a inexistncia de mtodos padronizados; a eliminao
indiscriminada; a disperso e m conservao dos documentos,
fazendo com que a histria e a memria da UFSC estavam sendo
perdidas.

1.1.4 Cronologia
- Dcada de 1980: em 1988 criada a Diviso de Arquivo Central do
Departamento de Servios Gerais, designando servidor, atravs da
Portaria n 1088/GR/1988, de 23.11.88, para exercer a funo de
diretor da mesma.

-Dcada de 1990: em 1997, quase uma dcada aps sua criao, a


Diviso de Arquivo Central enfrentou uma nova situao: a juno da
Diviso de Arquivo Central com a Diviso de Microfilmagem, mudando
assim, definitivamente, a estrutura do arquivo.

- Dcada de 2000: a Diviso passou a ser chamada de Diviso de


Processamento Tcnico do Acervo Documental.

Em 2001 ficou comprovada a necessidade de reestruturar o Arquivo


Central da UFSC e alterar sua nomenclatura.
Aps 4 anos, em 2005, consolidada a nova reestruturao atravs da
Portaria n 504/GR/2005, de 03.05.2005, criando a Diviso de Arquivo
Central.
Mais informaes em:
http://arquivocentral.ufsc.br/o-arquivo-3/histrico/

No ano de 2009 passaram a integrar pela primeira vez na equipe do


Arquivo Central quatro arquivistas provenientes do concurso pblico
realizado em 2008.
Com o curso de Arquivologia, que passou a ser oferecido pela UFSC
no ano de 2010, foi possvel realizar a parceria com estagirios da
rea, possibilitando a prtica aos alunos atravs da realizao de
atividades tcnicas.

Mais recentemente, em 2012 o Arquivo Central passou por uma


ampliao de 127 m na sua rea de depsito e modernizao e
ampliao na rea de secretaria.
Com a instalao de dois mdulos de arquivos deslizantes
em 2013, o ganho real para armazenamento foi de 8.085 caixasarquivo. Em 2013 foi criada a Coordenadoria do Arquivo Central,
Portaria n 2057/2013/GR, estando vinculada mesma os Servios de
Protocolo Geral, Digitalizao e Microfilmagem de Documentos e
Comunicao e Expedio.

2. ARQUIVOS X TICs

As Tecnologias de Informao e Comunicao (TICs) so utilizadas


nos arquivos como suporte para o tratamento da informao.
O uso das TICs contribuem com a gesto documental sendo uma
prtica muito comum adotada nos arquivos.

Neste sentido, surge o conceito de Gerenciamento Eletrnico de


Documentos (GED) , que consiste em um conjunto de procedimentos
informatizados com a finalidade de otimizar e racionalizar a gesto
documental.

2.1. Arquivo Central: aplicao de GED


O Servio de Digitalizao e Microfilmagem de Documentos, vinculado
Coordenadoria do Arquivo Central, disponibiliza e aplica a tecnologia
de Gerenciamento Eletrnico de Documentos (GED), com o propsito
de melhorar e modernizar o gerenciamento da informao, visando o
acesso e a preservao da mesma.

Objetiva tambm atender administrao buscando disponibilizar ao


mximo toda a documentao, sem, entretanto, esquecer dos fins
legais, integrando os documentos digitalizados com a gerao de
microfilmes. A aplicao do GED possibilitou a adoo da
microfilmagem eletrnica, modernizando o processo microgrfico
tradicional que vinha sendo adotado.

Para uma melhor compreenso, segundo o Dicionrio Brasileiro de


Terminologia Arquivstica, o processo de digitalizao consiste na
converso de um documento para o formato digital por meio de
dispositivo apropriado, como um escner.

2.2 Vantagens Oferecidas com a Aplicao do GED


.Otimizao das atividades;
.Agilidade no processo de disseminao e no acesso informao;
.Segurana com restrio de acesso;
.Maior confiabilidade e eficincia;
.Reduo no tempo de recuperao da informao;

.Rapidez para atualizao dos dados;


.Acesso mltiplo e simultneo em rede de informao;
.Cpias de segurana;
.Diminuio da circulao do volume documental no suporte fsico;
.Preservao dos originais;
A coordenao do GED gerenciada pela Coordenadoria do Arquivo
Central e a operacionalizao executada pelo Servio de
Digitalizao e Microfilmagem de Documentos.

Para a converso de documentos fsicos para arquivos digitais devem


ser realizadas uma sequncia de tarefas, quais sejam:
-Preparao do documento;
-Digitalizao;
-Inspeo;
-Indexao no software Neutron;
-Compactao da Imagem;
- Controle de qualidade.

Preparao

Indexao
Digitalizao

Controle de qualidade

importante ressaltar que o rigoroso planejamento de algumas


atividades a serem realizadas antes, durante e aps a digitalizao dos
documentos est diretamente relacionado com o sucesso do sistema a
ser implantado.
Todas elas implicam no resultado final oferecido ao usurio, qual seja,
a disponibilizao e o acesso ao documento digital.
As imagens so geradas a partir da digitalizao dos documentos em
papel, e administrados pelo software Neutron.

O software Neutron uma soluo que administra os documentos e


tambm um repositrio de documentos que permite o controle de acesso
aos mesmos .
Ao ser realizado o diagnstico dos arquivos setoriais da UFSC, foi
priorizada a aplicao desta soluo nos departamentos que possuem
documentao com maior frequncia de uso na documentao produzida.
Sendo assim, o primeiro departamento atendido foi a antiga Pr-Reitoria de
Desenvolvimento Humano e Social (PRDHS), atualmente denominada
Secretaria de Gesto de Pessoas (SEGESP), cuja tecnologia foi aplicada
para o gerenciamento dos documentos funcionais (assentamento funcional).

Ao longo do tempo esta soluo foi sendo aplicada na documentao de


vrios outros setores, caracterizando a expanso do sistema.
- Diviso de Convnios e Projetos Institucionais (DCPI/PROAF)
documentao - convnios;
-Departamento de Material e Servios Gerais (DMSG/PROINFRA)
documentao - processos terceirizao e processos compras;
-Pr-Reitoria Assuntos Estudantis (PRAE) documentao- bolsas
discentes;
Agncia de Comunicao (AGECOM) documentao: jornal universitrio;
-Secretaria de Gesto de Pessoas (SEGESP) documentao: plano de
sade Unimed;
-Coordenadoria do Arquivo Central (CARC) documentos histricos;
-rgos Colegiados documentos histricos;
-Museu Universitrio documentos histricos.

Os arquivos setoriais podem solicitar uma reunio tcnica Coordenao


do GED para tomarem conhecimento da soluo visando a aplicao da
mesma na documentao acumulada.
A viabilidade da aplicao ser avaliada tendo como referncia a frequncia
de uso, preservao, entre outros.
Estes departamentos recebero orientaes sobre os procedimentos que
devem ser realizados previamente aplicao da tecnologia.
A aplicao desta tecnologia segue cronograma elaborado pela
Coordenadoria do Arquivo Central conforme planejamento anual.
Contato com a Coordenao do GED atravs do e-mail:
arquivocentral@contato.ufsc.br

O sistema de GED implantado na documentao dos departamentos da


UFSC atingiu plenamente suas finalidades. Alm de atender
administrao, controla, disponibiliza, preserva, recupera, armazena,
organiza, promove acesso mltiplo e simultneo e compartilha os
documentos institucionais.

Os documentos ostensivos para acesso remoto esto disponveis em:


http://arquivocentral.ufsc.br/

Tela de login do software

Tela de pesquisa

3. DICAS E RECOMENDAES PARA CONSERVAO E


PRESERVAO DE DOCUMENTOS
PRESERVAR E CONSERVAR

PARA NO RESTAURAR

A vida dos documentos pode ser prolongada, se forem criadas


condies bsicas de preservao de todo o material armazenado na
instituio, inclusive os j restaurados.
O ato de preservar encontra-se diretamente relacionado ao fator
memria.
A preservao tem como finalidade mxima manter a integridade da
informao contida em um determinado suporte.
Conserva-se todo documento histrico que se encontra com sua
integridade fsica afetada.

3.1 Conservao/Preservao: conjunto de medidas e procedimentos


destinados a assegurar a proteo fsica dos arquivos contra agentes
de deteriorao. As principais operaes de conservao so:
desinfestao, limpeza, alisamento e restaurao.
A instituio dever ter uma poltica de preservao e a mesma dever
ser amplamente divulgada, comprometendo, ao ser traada, todos as
reas de atuao, garantindo, dessa forma, o envolvimento de todos
os servidores.

3.2 Agentes de Deteriorao


3.2.1. Agentes Fsicos
A luz, a temperatura e a umidade.
-Tanto a luz natural como a artificial emitem raios ultravioleta que
modificam a estrutura do papel.

-A temperatura ideal do ambiente que seja em torno de 20 a 23 C.


No caso de aquecimento intenso ocorrer uma oxidao, alterando o
material, tornando o papel quebradio devido desidratao.

- A umidade relativa do ar ideal que fique entre 50% a 60%.


3.2.1.1 Solues para Combater os Agentes Fsicos
- Para evitar a ao direta da luz use: toldos, persianas, venezianas,
vidro fume, vidro com filme de filtro solar.

-Para manter adequada a temperatura e umidade podem ser utilizados


o ar condicionado para diminuir ou elevar a temperatura ou o
desumidificador para retirar a umidade do ambiente at o nvel
considerado adequado.

3.2.1.2 Dicas para Evitar Danos ao Acervo


- No dobrar os documentos pois esta ao acarreta o rompimento das
fibras;
- No utilizar clipes e grampos de metal;
- No fixar documentos com elsticos;
- Quando perfurar documentos, cuidar para no atingir o contedo;
- No acondicionar documentos em sacos plsticos;
- Evitar realizar refeies no ambiente em que o documento est
armazenado, pois qualquer fragmento de alimento pode atrair insetos;
- Manter as mos sempre limpas.

3.2.2 Agentes Biolgicos


Os agentes biolgicos so os insetos, os micro-organismos e alguns
roedores.
Para evitar que estes agentes se proliferem, manter o ambiente em
condies ideais de climatizao.

A LIMPEZA A MELHOR FORMA


DE COMBATER OS INSETOS !