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ACTA DE VALIDACiN DE RESULTADOSDE LA AUDITORIA

GESTiN DE CONTROL INSTITUCIONAL


GESTiN PBLICA Y AUTOCONTROL

Hospital

Simn Bolvar

Proceso / Auditora:

Proceso Gestin de la Sostenibilidad Financiera - Costos

Fecha de la Auditoria:

Julio 10 de 2014

CdigO:GCI-FO-140-002

~ersion:1

Fecha del Acta:

14 de abr de 15

Asistentes a la reunin:

ngela Snchez, Yolanda Salgado, Mary Luz Muoz. Observacin 4 se traslada al rea de contabilidad

Auditor:

Yolanda Salgado - OGPA

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Objetivo:
Evaluar si son adecuados los controles que se identifiquen en el proceso de Costos, que se cumpla con lo correspondiente del SGI respecto a la documentacin que soporta el sistema en el
proceso V evaluar si son efectivos los controles respecto a la muestra seleccionada,
Alcance:
De la poblacin obtenida correspondiente al periodo comprendido entre 01-Ene-2014 V 30-Junio-2014, se seleccion una muestra de de enero, febrero, marzo y mayo de 2014
Temas a tratar en la reunin:
1. Los auditores le explican a los asistentes de la reunin que las observaciones a discutir corresponden a hallazgos de audi aria V/u oportunidades de mejora detectados,
2. Los auditores hacen la presentacin de las pruebas de auditorias realizadas en el mes de Julio de 2014 a los servidores implicados direc amente con el rea/proceso/actividades

auditadas,

3. Los auditores exponen la recomendaciones generadas producto de la auditora a ser consideradas por la administracin.
4. Los servidores pblicos implicados directamente identifican y se comprometen a realizar los planes de accin necesarios para prevenir y/o corregir las observaciones generadas producto de
las auditorias, estableciendo las fecha limite de remediacin.

1. Por parte de los integrantes del rea de Costos se observa su esfuerzo por manejar Microsoh Excel como herramienta para el control manual del costeo
por actividades y centro de costos y la realizacin de los informes enviados a la SubGerencia Financiera, teniendo en cuenta que no cuentan con un Sistema
de Informacin suficiente para realizar automticamente estas actividades y controles.
2. Como estrategia de ahorro de papel, el rea de Costos utiliza el correo electrnico institucional para el envo y recibo de la informacin al rea
disminuyendo su consumo de papel. En la auditoria que se realizar al proceso de Sistemas e Informtica en 2015, se evaluar la seguridad de la
informacin electrnica que tiene el HSBcomo soporte a la estrategia cero papel en la institucin.

1 Observacin

Tipo de Observacin

Fortaleza

2 Observacin

~~

1, En el plan de salvamento vigencia 2013 solamente se aclara que no es posible implementar el mdulo de costos, sin dejar documentado ningn plan
especifico enfocado al mejoramiento del proceso de costos V a la definicin de los controles que deben haber en este proceso para lograr que la
informacin que genere sea suficiente y oportuna para la toma de decisiones del HSB.
2. En el Programa de Saneamiento Fiscal y Financiero y de fortalecimiento Institucional del HSB2013 se incluye el Compromiso 4: Revisar, ajustar fdepurar
el sistema de costos, por centro de costos con meta 31-Dic-2013. En el primer informe trimestral de la vigencia 2014 del HSBa la SOSse comunica que se
contina con esta tarea.
3. En el primer informe trimestral de la vigencia 2014 del HSBa la SOScomo cumplimiento a la resolucin DDC-000002 de 2014 radicado el 9-May-2014,
entre otras cosas se observa que la asignacin de 105 costos de Energia depende de los metros cuadrados por centro de costos. Esas que como inductor no
se tiene en cuenta datos tales como el nmero de tomas utilizadas o numero de bombillos en funcionamiento, entre otros.
La Dra. Sanchez informa que se podra hacer pero es muy complejo dado que sera necesario identificar el uso y funcionamiento de las tomas y las lamparas.

Criterio

1, Acta de Reunin - Asunto: Plan de Salvamento 14-Nov-2013. Numeral S - Grupo Funcional de Costos,
2, Programa de Saneamiento Fiscal y Financiero y de fortalecimiento Institucional del HSB2013 - Cuadro No. 31 - Matriz de Medidas Programa de
Saneamiento Fiscal y Financiero. Compromiso 4 - Revisar, ajustar y depurar el sistema de costos, por centro de costos. Causa - El sistema de costos no se
encuentra completamente ajustado a la realidad institucional. Descripcin del Compromiso - Revisar las bases de asignacin de costos y Revisar la
distribucin en el ingreso por centro de costos, Meta - A 31 de diciembre de 2013, se contar con el 100% del costeo por centro de costos, en el ingreso y
en el gasto,
3. Primer informe trimestral de la vigencia 2014 del HSBa la SOScomo respuesta a la Resolucin DOC-000002 del16 de Enero de 2014,

Tipo de Observacin

Oportunidad de mejora

Recomendacin

1. Considerando que para cumplir con el Compromiso 4 del PSFFno se cuenta con los sistemas de informacin suficiente, se recomienda que se considere
definir e implementar los controles manuales necesarios para asegurar que la distribucin de los costos sea adecuada y oportuna, Para este fin se sugiere
que el rea de Costos tenga el apoyo constante de Contabilidad y del SubGerente Financiero mediante el anlisis de las cifras reportadas por Costos, donde
no solamente se exprese la problemtica para conseguir el equilibrio financiero, sino comunicando dentro del anlisis las estrategias puestas en marcha en
busqueda de soluciones, De esta manera se dejara trazabilidad de la gestin realizada.
2. Teniendo en cuenta que el informe a entregar a la Secretaria Distrital de Salud (cumplimiento de la Resolucin 00C-000002 del 16 de Enero de 2014) es
muy til para la definicin del Proceso de Costos, se sugiere considerar la posibilidad de actualizar los procedimientos de este proceso teniendo en cuenta
los controles preventivos de validacin, revisin y apro bacin de la informacin a reportar.

Plan de Accin

No se establece plan de mejora porque: 1, El rea de costos ya tiene definidos los controles en el registro y distribucin de la informacin para lo cual se ha
realizado revision y ajuste de inductores y se recibe mensualmente la mano de obra laborada por parte de los servicios. Igualmente se cuenta con el apoyo
permanente de Contabilidad y del Subgerente Financiero para el nalisis de cifras y las estrategias en busca del equilibrio financiero al igual las medidas en
busca de la sostenibilidad estan plasmadas en el PSFF.2,EI rea de costos ha realizado actualizacin de inductores y formatos en la vigencia 2014 (se
encuentran debidamente publicados) yen el mes de Octubre de 2014 se trabajo la caracterizacin de costos con el rea de Calidad, Igualmente como
punto de control se realiza conciliacin trimestral con el rea de contabilidad y se verifica la informacin v/s estados financieros,

Fecha de remediacin
Responsable de la remediacin

N/A
N/A

3 Observacin

Se realiza revisin de los valores cargados a los centros de costos con los lideres de los Servicios que solicitan revisin de los valores asignados a su centro de
costos con base en la retroalimentacin que realiza el rea de Costos mediante correo electronico a los repectivos lideres, subgerentes y gerente. Esta
informacin se envi de Ene-2014 a Mar-2014, mes de Abr-2014 y de May-2014 a Jun-2014, La Ora. Sanchez informa que esta retroalimentacin de los
valores cargados a los centros de costos que apuntan al logro de la misin de la institucin no se realiza mensualmente sino trimestralmente debido a
demoras en cierre contable y a la entrega de reportes de produccin por Estadistica, previamente conciliada con Facturacin.
Sin embargo, no se deja soporte de aprobacin y/o conciliacin de los dems valores cargados mensualmente por cada responsable del centro de costo
(asistenciales y administrativos),

Criterio

1. Acta de Reunin - Asunto: Plan de Salvamento 14-Nov-2013. Numeral 5 - Grupo Funcional de Costos.
2. Programa de Saneamiento Fiscal y Financiero y de fortalecimiento Institucional del HSB 2013 - Cuadro No, 31 - Matriz de Medidas Programa de
Saneamiento Fiscal y Financiero, Compromiso 4 - Revisar, ajustar y depurar el sistema de costos, por centro de costos. Causa - El sistema de costos no se
encuentra completamente ajustado a la realidad institucional. Descripcin del Compromiso - Revisar las bases efe asignacin de costos y Revisar la
distribucin en el ingreso por centro de costos. Meta - A 31 de diciembre de 2013, se contar con el 100% del costeo por centro de costos, en el ingreso y
en el gasto.
3. Primer informe trimestral de la vigencia 2014 del HSBa la SOScomo respuesta a la Resolucin DDC-000002 del 16 de Enero de 2014.

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Oportunidad de mejora

de Observacin

Recomendacin

1. Se sugiere fortalecer los canales de comunicacin entre las reas financieras con la finalidad de lograr que la informacin financiera este articulada
oportunamente, posibilitando la entrega de informacin financiera oportunamente para la toma de decisiones de la gerencia.
2. Se sugiere realizar un control de revisin de los costos a cargar por centro de costos con sus respectivos responsables con la finalidad de dejar evidencia
de la revisin y depuracin de la validez de los valores asignados, de tal manera que la informacin presentada por centro de costos sea ajustado a la
realidad de la institucin; validando con los responsables de los centros de costos que los inductores considerados en cada uno de los recursos sea

Plan de Accin

No se establece plan de mejora porque: 1. Se encuentra establecido el Comit Financiero, espacio en el cual se tratan los temas de las reas financiera con
el fin de establecer mejoras y donde se articula la informacion de la institucin. (Soportes actas comit financiero). 2.Este item no es aplicable ya que son
182 centros de costos y seria realmente muy complejo sentarse con cada lider a determinar los cargues de sus costos con anterioridad. Para lo cual la
norma (OOC-Res000002 de 2014) establece el uso de inductores y recursos, los cuales de encontrarse debidamente depurados y realizando correctamente
los registros generan un informe solido y ajustado a la realidad institucional.

Fecha de remediacin
Responsable de la remediacin

N/A
N/A

l. Para lo corrido del periodo contable 2014, se observa que solo se ha realizado una conciliacin por cuenta entre el informe de costos y los libros mayores
de contabilidad, correspondiente al primer trimestre de 2014 realizada 7-May-2014. En esta reunin, las rea de Contabilidad y Costos acordaron realizar
esta conciliacin con periodicidad mensual.

4 Observacin

2. En la conciliacin por cuenta se identificaron las siguientes tres partidas conciliatorias, que se informa sern ajustadas en el 2do Trimestre de 2014 sin
embargo en el 2do semestre no se observ evidencia de la realizacin de estos ajustes:
2.1 Cuenta 5101 por $-473.935 por ajuste Prima de Navidad y Prima de Servicios.
2.2 Cuenta 5111 por $27.737.510 por Ajuste Gastos Generales mantenimiento edificaciones.
2.3 Cuenta 7320 por $22.207.370 por Ajuste por devolucin de medicamentos y materiales.
3. De acuerdo con comunicacin de auto-control emitida por el rea de Contabilidad mediante correo electrnico del martes 19-Ago-2014 enviado por
Nelson Perez, en donde se informa que se estn pagando planillas de contratistas de la vigencia 2013 y 2014 por un total consolidado de $152.609.820 sin la
respectiva causacin (contabilizacin).
No obstante, se evidencia en las planillas de contratistas pagadas que se incluye la firma del Contador en seal de conocimiento de este valor y de revisin
de los valores liquidados en la planilla por parte del rea de contratacin. Adicionalmente, no se evidencia procedimiento documentado en el que se
establezca cmo, quin, cundo debe realizarse el trmite y control de revisin y aprobacin de la adecuada liquidacin, costeo, contabilizacin y pago de
las planillas de contratistas causadas mensualmente. Por indagacin realizado a las reas de Contratacin, Costos, Contabilidad y Tesorera, se encuentra
que cada rea tiene un conocimiento diferente respecto a los pasos a seguir para realizar finalmente el pago de las planillas de contratistas.

Criterio

1. Regimen de contabilidad publica - Manual de procedimientos. Capitulo 11. Procedimiento para la estructuracin y presentacin de los Estados Contables
basicos.Numeral 23 Consistencia y razonabilidad de las cifras
2. Plan general de la contabilidad publica. Numeral 126 Para el registro y comparacin en el tiempo, la informacin reportada por el SNCPdebe considerar
mediciones apropiadas a las caractersticas y circunstancias que dan origen a las diferentes transacciones, hechos y operaciones de la entidad contable
pblica. El registro adecuado de los hechos permite reconocer y revelar a travs de los estados contables la situacin, los resultados y la capacidad de
servicio o generacin de flujos de fondos de la entidad contable pblica en fQfma confiable, durante el periodo contable.
3. Resolucin 00C-00002 de enero de 2014
4. Resolucin Interna 082 de febrero de 2014

Two de Observacin

Oportunidad de mejora

Recomendacin

Plan de Accin
Fecha de remediacin
Responsable de la remediacin

l. Se sugiere fortalecer los canales de comunicacin entre las reas financieras con la finalidad de lograr que la informacin financiera este articulada
oportunamente, posibilitando la entrega de informacin financiera oportunamente para la toma de decisiones de la gerencia.
2. Se recomienda que desde la SubGerencia Financiera se lidere, defina e implemente un cronograma institucional mensual donde se incluya por lo menos
lo siguiente:
2.1. Definir el Responsable de la consolidacin del 100% de la informacin necesaria para asegurar un completo y oportuno cierre contable mensual (Cargo
V rea).
2.2. Listado de actividades necesarias para asegurar un cierre contable mensual existoso,
2.3. Responsable (cargo y rea) de la entrega de la informacin por cada actividad identificada.
2.4. Fecha limite de la entrega de la informacin por cada actividad identificada.
2.5. Fechas limite para la realizacin de las actividades de cierre contable mensual identificando el respectivo responsable. Ejemplo: Ajustes, comprobantes
automticos, etc.
2.6. Identificacin de las conciliaciones entre mdulos/reas que se realizan precierre V/o poscierre contable, identificando las fecha limite de presentacin.
2.7. Anlisis de cifras, identificando las fecha limite de realizacin y responsable.
2.8. Actividades de reporte de informacin (Interno - Externo). identificando las fecha limite de presentacin y responsable.
2.9. Fecha de cierre definitivo del periodo contable mensual.

Este numeral se traslada totalmente al rea de contabilidad.


Inmediato
SubGerente Financiero, Contador, Responsable de Presupuesto, Lder de Contratacin, Lder de Costos

Los siguientes firman en sea' de revisin, compromiso y aprobacin de lo contenido en el acta:

Firma del Dueo del Proceso

7/

Firma de los responsables d, rernedlacin

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Los siguientes firman en seal de entrega de los resultados de la auditoria:

Firma de Auditores

Firma de Jefe OGPA