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Repblica Bolivariana De Venezuela.

Ministerio Del Poder Popular Para La Educacin Universitaria.


Instituto Universitario De Tecnologa Industrial.
Rodolfo Loero Arismendi.
Cuman Estado Sucre.
Administracin Industrial.

Normas De Control
Interno De La Nmina
Prof.: Marcos Milln.

Integrantes:

Ctedra: Administracin de Nmina.

Francisco J. Cumana P.
C.I: 22.629.454
Seccin: A5DA.

Cuman; mayo de 2015.

Controles en el proceso de elaboracin de nminas

Una empresa que carece de un adecuado sistema de control interno, se expone


a perder activos, incurrir en gastos innecesarios, cometer errores en la presentacin de
la informacin financiera, adems de no ofrecer confianza a los accionistas o a los
propietarios si es un negocio individual.
En el proceso de la elaboracin de las nminas existen situaciones que debido
a la falta de un adecuado control interno, se pueden cometer errores en los clculos y
los pagos mensuales que se efectan a los empleados. La nmina de sueldos es un
documento donde se tiene un listado de los empleados de la empresa y se acumulan
datos de pago de sueldos del personal por las actividades que desarrollan bajo la
direccin del patrono.
El trabajo en la preparacin de la nmina vara de una entidad a otra, sin
embargo, para toda empresa se requiere documentar el clculo de los pagos
efectuados y reportar en un orden lgico la acumulacin de los datos individuales por
empleado y los totales de sueldos pagados mensualmente, debido a esto, es de gran
importancia para las empresas tener el control de este proceso, tener el mayor cuidado
en cada detalle a fin de que existan controles que sean aplicados y evaluados
constantemente para la preparacin, registro, aprobacin y pago de la nmina para
minimizar la existencia de los errores humanos que se dan frecuentemente.
Los errores que se pueden cometer en el proceso de elaboracin y pago de las
nminas pueden ser los siguientes:

Pago de sueldos a personal que no existe.


Pagos por trabajos que no se realizaron.
Ausencia de la verificacin de clculos por una persona distinta a la persona

que elabora la nmina.


Falta de autorizacin de los pagos de sueldos.
Contabilizacin incorrecta.
Ausencia de archivos de personal actualizados.

Falta

de

documentacin

que

respalde

el

cumplimiento

de

las

responsabilidades sociales y fiscales de los empleados.


Para reducir el nivel de errores en el proceso de elaboracin de las nminas, es
importante considerar la segregacin de funciones entre la elaboracin, revisin y
pago de los sueldos. Se debe verificar que existen expedientes de personal
actualizados y que se sigue un orden preestablecido en la documentacin que respalda
el expediente de cada empleado para evitar la improvisacin, debido a que los
expedientes de los empleados es la base de la informacin inicial a consultar por cada
persona contratada, de esa cuenta, se debe verificar que existe la documentacin
mnima de respaldo siguiente: informe de admisin del empleado, contrato de trabajo,
constancia del goce de vacaciones anual, constancia de la declaracin jurada ante el
patrono para descuentos de retenciones del Impuesto Sobre la Renta, entre otros.
Finalmente, hay que considerar que para que los sueldos sean deducibles de
los ingresos y aceptados fiscalmente como gastos de operacin, se requiere
comprobar los pagos al Seguro Social de cada empleado, cuando el nmero de
empleados sea de 3 o ms personas, que existan planillas de respaldo, que se pueda
comprobar el pago, que exista el libro de salarios y retenciones de Impuesto Sobre la
Renta sobre los salarios que superen el mnimo vital.
Hoy se requieren ms controles contables, fiscales y administrativos que
garanticen la exactitud en el control y pago de los sueldos.

Normas del Control Interno para la Nmina

El control interno de la nmina podemos identificarlos mediantes dos etapas


una administrativa y otra legal (Ley orgnica del trabajo para los trabajadores y
trabajadoras LOTTT).

Desde el punto de vista administrativo


Las normas de control interno que se presentan a continuacin, representan la
garanta para la empresa, que los recursos monetarios destinados a la administracin
de personal, estn siendo adecuadamente distribuidos.
1.

Deben ser aprobadas por personas autorizadas:

2.

La contratacin de personal.
El salario a pagar
Las deducciones que se realizarn en nmina.
Horas extraordinarias y otros pagos especiales.
El expediente de cada trabajador debe permanecer inaccesible para las

personas que:

3.

Preparen la nmina.
Aprueban nmina.
Pagan la nmina.
Deben ser utilizados relojes marcadores u otros medios que permitan controlar

el tiempo de trabajo.
4.

En caso de trabajo a destajo, deben ser establecidos controles, de forma que la

produccin del trabajador pueda ser determinada.


5.

Debe existir separacin de funciones:

Entre el personal que controla el tiempo trabajado, elabora la nmina y paga

la nmina.
Entre el personal que contrata o despide y el que elabora la nmina.

6.

Las contrataciones o despidos deben ser inmediatamente notificados al

departamento de nmina.
7.

El tiempo a pagar a cada trabajador debe ser aprobado por el jefe del

departamento respectivo.
8.

Los clculos hechos en la nmina deben ser revisados antes de pagar a los

trabajadores.
9.

El pago de la nmina debe ser aprobado por un funcionario responsable.

10.

Cuando la nmina sea pagada con cheque o mediante abono en cuentas

bancarias de los trabajadores:

Debe existir una cuenta bancaria que se utilice slo con ese objetivo.
La cuenta bancaria de nmina debe ser conciliada mensualmente por una

persona diferente de la que prepara la nmina y de la que paga.


La persona que realiza la conciliacin, debe recibir directamente el estado de
cuenta bancario.

11.

Cuando la nmina se paga en efectivo:

Debe hacerse un retiro del banco exactamente por el neto a pagar.


Deben ser tomadas las medidas necesarias para evitar el robo por parte de
empleados o extraos.

12.

Cada trabajador, al recibir su remuneracin debe firmar un recibo en el que

aparezcan detallados los diferentes conceptos que han intervenido en el clculo.

13.

El pago de la nmina debe ser peridicamente supervisado por un funcionario

independiente del departamento de nmina.


14.

Los sueldos no reclamados, deben ser custodiados por una persona diferente a

la que elabora la nmina o hecho los pagos, y debe enviar una relacin de los mismos
al departamento de contabilidad.
15.

Los sueldos no reclamados, deben ser depositados en el banco despus de un

tiempo prudencial, registrado el correspondiente pasivo por ese concepto.


16.

El pago posterior de sueldos no reclamados, debe ser aprobado por un

funcionario diferente al que prepara la nmina.


17.

Los funcionarios que pagan la nmina deben ser rotados peridicamente.

18.

La distribucin contable de la nmina debe ser revisada por una persona que

no pertenezca al departamento de nmina.

Desde el punto vista legal (LOTTT)


Mediante la ley orgnica del trabajo para los trabajadores y trabajadoras
podemos identificas aspectos relacionados con:
Salario:
Se entiende por salario la remuneracin, provecho o ventaja, cualquiera fuere
su denominacin o mtodo de clculo, siempre que pueda evaluarse en moneda de
curso legal, que corresponda al trabajador o trabajadora por la prestacin de su
servicio y, entre otros, comprende las comisiones, primas, gratificaciones,
participacin en los beneficios o utilidades, sobresueldos, bono vacacional, as como

recargos por das feriados, horas extraordinarias o trabajo nocturno, alimentacin y


vivienda.
Los subsidios o facilidades que el patrono o patrona otorgue al trabajador o
trabajadora, con el propsito de que ste o sta obtenga bienes y servicios que le
permitan mejorar su calidad de vida y la de su familia tienen carcter salarial.
Se entiende por salario normal, la remuneracin devengada por el trabajador o
trabajadora en forma regular y permanente por la prestacin de su servicio. Quedan
por tanto excluidos del mismo las percepciones de carcter accidental, las derivadas
de la prestaciones sociales y las que la Ley (LOTTT) considere que no tienen carcter
salarial. Para la estimacin del salario normal ninguno de los conceptos que lo
conforman producir efectos sobre si mismo.
Tipos de Salarios:
El salario se podr estipular por unidad de tiempo, por unidad de obra, por
pieza o a destajo, por tarea y por comisin.
La forma de clculo del salario no afecta la naturaleza de la relacin de
trabajo, sea sta a tiempo indeterminado o determinado.

Salario por unidad de tiempo


Se entender que el salario ha sido estipulado por unidad de tiempo, cuando se

toma en cuenta el trabajo que se realiza en un determinado lapso, sin usar como
medida el resultado del mismo.
Cuando el salario sea estipulado por mes se entender por salario diario la
treintava parte de la remuneracin mensual. Se entender por salario hora la alcuota

resultante de dividir el salario diario por el nmero de horas de la jornada diurna,


nocturna mixta, segn sea el caso.
Cuando durante la semana vare el nmero de horas trabajadas al da, el valor
de la hora se establecer tomando el promedio de horas diarias trabajadas en los das
laborados durante la semana.

Salario por unidad de obra, por pieza o a destajo


Se entender que el salario ha sido estipulado por unidad de obra, por pieza o

a destajo, cuando se toma en cuenta la obra realizada por el trabajador, sin usar como
medida el tiempo empleado para ejecutarla.
Cuando el salario se hubiere estipulado por unidad de obra, por pieza o a
destajo, la base del clculo no podr ser inferior a la que correspondera para
remunerar por unidad de tiempo la misma labor.

Salario por tarea


Se entender que el salario ha sido estipulado por tarea, cuando se toma en

cuenta la duracin del trabajo, pero con la obligacin de dar un rendimiento


determinado dentro de la jornada.
Pago del Salario:

Forma de pago del salario


El salario deber pagarse en moneda de curso legal. Por acuerdo entre el

patrono o la patrona y el trabajador o la trabajadora, podr hacerse mediante cheque


bancario o por rgano de una entidad de ahorro y prstamo u otra institucin
bancaria, conforme a las normas que establezca el Reglamento de la LOTTT.

No se permitir el pago en mercancas, vales, fichas o cualquier otro signo


representativo con que quiera sustituirse la moneda. Podr estipularse como parte del
salario, cuando ello conlleve un beneficio social para el trabajador o la trabajadora, la
dotacin de vivienda, la provisin de comida y otros beneficios de naturaleza
semejante.

Autorizacin de pago
El salario ser pagado directamente al trabajador o la trabajadora o a la

persona que l o ella autorice expresamente en forma escrita. Esta autorizacin ser
revocable.

Pago de obligaciones familiares


El o la cnyuge o la persona en uniones estable de hecho con el trabajador o

trabajadora y que pueda acreditar esa condicin con cualquier medio de prueba, por
razones de inters familiar o social y cuando haya hijos menores, podr solicitar ante
los tribunales de proteccin integral de los nios, nias y adolescentes autorizacin
para recibir del patrono o patrona, lo que legalmente le corresponda del salario
devengado por el trabajador o trabajadora. Esta disposicin ser aplicable al pago de
prestaciones sociales y cualquier otro beneficio a favor del trabajador o trabajadora,
conforme a la ley.

Oportunidad de pago
El trabajador o la trabajadora y el patrono o la patrona, acordarn el lapso

fijado para el pago del salario, que no podr ser, mayor de una quincena, pero podr
ser hasta de un mes cuando el trabajador reciba del patrono o la patrona alimentacin
y vivienda.

Da de pago
El pago del salario deber efectuarse en da laborable, durante la jornada y en

el lugar donde los trabajadores y las trabajadoras presten sus servicios, salvo que por
razones justificadas se hubiera pactado en sitio distinto, circunstancias que debern
conocer previamente los trabajadores interesados y las trabajadoras interesadas.
Cuando el da de pago coincida con un da no laborable, el pago de los salarios se
har en el da hbil inmediatamente anterior. El pago no podr hacerse en lugares de
recreo o comercio, tales como bares, cafs, tabernas, cantinas o tiendas a no ser que
se trate de trabajadores de esos establecimientos.

Intereses moratorios
La mora en el pago del salario, las prestaciones sociales e indemnizaciones,

generan intereses calculados a la tasa activa determinada por el Banco Central de


Venezuela, tomando como referencia los seis principales bancos del pas.

Principios que rigen el salario:

Principio de igual salario a igual trabajo.


A trabajo igual, desempeado en puesto de trabajo, jornada y condiciones de

eficiencia tambin iguales, debe corresponder salario igual. A estos fines se tendr
presente la capacidad del trabajador o trabajadora con relacin a la clase de trabajo
que ejecuta.
Lo anterior no excluye la posibilidad de que se otorguen primas de carcter
social por concepto de antigedad, asiduidad, responsabilidades familiares, economa
de materias primas y otras circunstancias semejantes, siempre que esas primas sean

generales para todos los trabajadores o trabajadoras que se encuentren en condiciones


anlogas.

Principio de suficiencia del salario


Todo trabajador o trabajadora tiene derecho a un salario suficiente que le

permita vivir con dignidad y cubrir para s y su familia las necesidades materiales,
sociales e intelectuales. El salario goza de la proteccin especial del Estado y
constituye un crdito laboral de exigibilidad inmediata. Toda mora en su pago genera
intereses.

Principio de libre disponibilidad del salario.


Los trabajadores y trabajadoras dispondrn libremente de su salario. Es nula

cualquier limitacin a este derecho no prevista en la Constitucin de la Repblica


Bolivariana de Venezuela o la ley.

Principio de libre estipulacin del salario.


El salario se estipular libremente garantizando la justa distribucin de la

riqueza. En ningn caso ser inferior al salario mnimo fijado por el Ejecutivo
Nacional conforme a la Ley.

Principio de Irrenunciabilidad del salario.


El derecho al salario es irrenunciable y no puede cederse en todo o en parte, a

ttulo gratuito u oneroso, salvo a los hijos e hijas y al cnyuge o persona con quien
tenga unin estable de hecho el trabajador o trabajadora.
Los trabajadores y trabajadoras podrn autorizar al patrono o patrona que les
descuenten de su salario cuotas nicas o peridicas en beneficio de la organizacin

sindical o caja de ahorros a que estn afiliados o afiliadas de conformidad con sus
estatutos y la Ley.

Principio de periodicidad del salario.


El trabajador y el patrono acordarn el lapso fijado para el pago del salario,

que no podr ser mayor de una (1) quincena, pero podr ser hasta de un (1) mes
cuando el trabajador reciba del patrono alimentacin y vivienda.

Principio de fijacin.
Para fijar el monto del salario se tendr en cuenta:

1.- La satisfaccin de las necesidades materiales, sociales e intelectuales del


trabajador, la trabajadora, sus familiares y dependientes, que les permitan una vida
digna y decorosa.
2.- La justa distribucin de la riqueza como el reconocimiento del mayor valor del
trabajo frente al capital.
3.-La cantidad y calidad del servicio prestado.
4.- El principio de igual salario por igual trabajo.
5.- La equivalencia con los salarios devengados por trabajadores y trabajadoras de la
localidad, o de aquellos y aquellas que presten el mismo servicio.

Principio de Liquidez

El salario es el pago o remuneracin que percibe un empleado por los


servicios prestados. ste debe ser cancelado en moneda de curso legal y de forma
inmediata, idealmente en efectivo, salvo en aquellos casos donde el patrono y el
trabajador acuerden otro tipo de pago, como por ejemplo: cheque, transferencia o
depsito.

Sanciones:

Infraccin en la forma de pago del salario


Al patrono o patrona que no pague a sus trabajadores en moneda de curso

legal o en el debido plazo, o que pague en lugares prohibidos; o que descuente,


retenga o compense del salario ms de lo que la Ley (LOTTT) permite, se le
impondr una multa no menor del equivalente a treinta unidades tributarias, ni mayor
del equivalente a sesenta unidades tributarias.

BIBLIOGRAFA.

Partes de la Nmina, Normas del Control Interno para la Nmina , [EN


LINEA], Consulta: 30 de Abril de 2015, informacin disponible en:

http://wwwguiadeestudiantescom.blogspot.com/2010/02/aspectos-generales-denomina.html

Normas del Control Interno para la Nmina , [EN LINEA], Consulta: 30 de


Abril de 2015, informacin disponible en:

http://www.monografias.com/trabajos42/nomina/nomina.shtml