Administracin de las Cuentas por Cobrar

Monografa presentada como requisito parcial de la asignatura

Autor:
CANAZA ORDOEZ, Davys Samuel

Lima, abril de 2015

Contenido
INTRODUCCION ........................................................................................................................ 3
GENERALIDADES ................................................................................................................. 4
Definicin:............................................................................................................................. 4
Clasificacin de la Cuentas por Cobrar: ................................................................................ 4
a)

Comerciales: .................................................................................................................. 4

b)

Compaas afiliadas:...................................................................................................... 5

c)

Otras: ............................................................................................................................. 5

d)

Anticipos a proveedores: .............................................................................................. 5

POLITICAS DE CREDITO:............................................................................................................. 5
Determinacin del Nivel de Cuentas por Cobrar: ..................................................................... 8
a)

Cuentas por Cobrar a Ventas: ....................................................................................... 8

b)

Rotacin de Cuentas por Cobrar: .................................................................................. 9

Necesidades de informacin de las cuentas por cobrar ......................................................... 10

CONCLUCIONES ........................................................................................................................... 12
Bibliografa .................................................................................................................................. 13

INTRODUCCION

La administracin de cuentas por cobrar como uno de las herramientas ms

importantes que tiene al alcance el administrador financiero para optimizar el capital de
trabajo y en consecuencia maximizar el valor de la empresa.
Cmo ya hemos estudiado, la administracin del capital de trabajo es clave en
las organizaciones por cuanto tiene impacto en sus medidas de rentabilidad, liquidez y
riesgo.
Ahora veremos la administracin de cuentas por cobrar como uno de las
herramientas ms importantes que tiene al alcance el administrador financiero para
optimizar el capital de trabajo y en consecuencia maximizar el valor de la empresa.

GENERALIDADES
Definicin:
"Las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados por ventas,
servicios prestados, otorgamientos de prstamos o cualquier otro concepto anlogo". Y
dentro de ello se incluyen los documentos por cobrar a clientes que representan
derechos exigibles, que han sido documentados con letras de cambio o pagars.
Las cuentas por cobrar se clasifican atendiendo a su origen, por ejemplo: a cargo
de clientes, a cargo de compaas afiliadas, empleados, etc., separando los que
provengan de ventas y servicios de los que tengan otro origen.
Los derechos exigibles por los conceptos anteriores que forman parte del capital
de trabajo, son aqullos que tienen vencimientos a corto plazo y que, por lo tanto, su
cobro es en el trmino de un ao o dentro del ciclo financiero a corto plazo de la
entidad, si ste es mayor a un ao.
Las cuentas por cobrar representan aplicaciones de recursos de la empresa que se
transformarn en efectivo para terminar el ciclo financiero a corto plazo.
Otra definicin Son acreencias a favor de la empresa que provienen de las
actividades que la empresa desarrolla, originadas de las ventas a crdito si es una
empresa

comercial-industrial o de las prestaciones de servicios a crdito en las

empresas de servicio.
Clasificacin de la Cuentas por Cobrar:
a) Comerciales: Representan el saldo que se tiene por cobrar a los clientes
por concepto de ventas a crdito.

b) Compaas afiliadas: Muestran o reflejan operaciones que realiza una

empresa con otras entidades con las cuales mantienen algn tipo de
vnculo como por ejemplo participacin accionara, Funcionarios y
empleados: Estn conformadas por ventas, prstamos realizados o
anticipos otorgados a los empleados por gastos a cuenta de la empresa
que no han sido reportados o relacionados.
c) Otras: aqu se clasifica cualquier otro concepto diferente a los
anteriormente explicados, como por ejemplo: Reclamaciones por cobrar:
corresponden a reclamaciones pendientes de cobro a las compaas de
seguros por siniestros.
d) Anticipos a proveedores: son las cantidades entregadas a los
proveedores para asegurarnos la entrega de pedidos.
POLITICAS DE CREDITO:
Segn (Horne, 2002) El administrador financiero debe hacer un profundo
anlisis sobre el impacto que tiene un cambio en las polticas de crdito y cobranza,
sobre la rentabilidad, liquidez y riesgo de la empresa.
La flexibilizacin de las polticas de crdito (normas crediticias para aceptacin
de cuentas, trminos de crdito: plazo, lmites de crdito, descuentos otorgados,
trminos especiales) puede estimular la demanda, pero genera un costo por llevar
cuentas por cobrar adicionales, y un mayor riesgo de prdidas por cuentas incobrables.
La posibilidad de flexibilizar las polticas de crdito encuentra sus lmites
fundamentalmente en tres variables:
1. El mercado. Dado que las organizaciones juegan en el mercado, las
acciones de los competidores no pueden ser ignoradas ya que van a tener

influencia en el impacto que tienen los cambios en la poltica de crdito

sobre las ventas.
2. La capacidad de produccin. En la medida que la flexibilizacin estimula
la demanda, esa demanda incremental tiene que poder ser satisfecha.
3. Los flujos de caja. No podemos olvidar que va a haber una mayor
demanda en inversin en capital de trabajo.
Son las normas que establecen los lineamientos para determinar si se otorga un
crdito a un cliente y por cunto tiempo se debe conceder, es importante destacar que
una aplicacin errnea de una buena poltica de crdito o la adecuada instrumentacin
de una deficiente poltica no produce nunca resultados ptimos.
Por esto en el establecimiento de la poltica de crdito tiene un papel
fundamental el ejecutivo financiero, quien mediante la evaluacin y el anlisis que el
haga va a servir para el establecimiento de las polticas. Entonces Cules van a ser los
objetivos de la poltica de crdito? Su objetivo es promover las ventas y por
consiguiente sebe cuidarse que su empleo ayude a maximizar las utilidades de la
empresa y el rendimiento de la inversin.
El estndar de crdito que esta comprendido por el mximo riesgo a que esta
dispuesta a aceptar la empresa en cuentas por cobrar es decir, depende de la flexibilidad
o restriccin que quiera dar a la empresas a quien se va a otorgar el crdito, en otras
palabras son las condiciones mnimas que debe cumplir el cliente para poder ser
beneficiario de un crdito.
Las condiciones de crdito que van a estar estipuladas por los parmetros en los
que se va a otorgar el crdito son los siguientes:

El plazo concedido, que es el periodo mximo permitido por la empresa

para que el cliente cancele su deuda

El descuento por pronto pago, si lo hubiera del que van a poder disfrutar
los clientes si cancelaran en el plazo.

La garanta que se le va a exigir al cliente o que documentos van a

respaldar la transaccin, ya que todos los clientes son iguales

Segn (R. EMERY, D. FINNERTY , & D. STOWE, 2000) Las polticas de

crdito son un conjunto de decisiones que comprenden las normas de crdito de una
empresa, los trminos de crdito, los mtodos empleados para cobrar las cuentas por
cobrar al crdito y los procedimientos para controlar el crdito. Es necesario que toda
empresa pueda contar con las polticas de crdito para establecer los procedimientos que
se deben seguir cuando se valora el otorgamiento de un crdito y con ello aumentar la
probabilidad de recuperarlo.
Nos menciona (D. SCHALL & W. HALEY, 1991) Las polticas de crdito
deben tener como objetivo elevar al mximo el rendimiento sobre la inversin. Las
polticas que otorgan plazos de crdito muy reducidos, normas crediticias estrictas y una
administracin que otorga o rechaza el crdito con lentitud restringen las ventas y la
utilidad de manera que a pesar de la reduccin de la inversin en Cuentas por Cobrar, la
tasa de rendimiento sobre la inversin de los accionistas ser ms baja de la que se
puede obtener con niveles ms altos de venta y Cuentas por Cobrar.
El otorgamiento de crdito trae como consecuencia: las prdidas por cuentas
incobrables, los costos de investigacin del crdito del cliente, los gastos de cobranza y
el financiamiento de las Cuentas por Cobrar. La investigacin y operacin de estos
factores disminuyen la tasa de rendimiento sobre la inversin de los accionistas.

Determinacin del Nivel de Cuentas por Cobrar:

La administracin y polticas de crdito estn estrechamente relacionadas con el
giro del negocio y la competencia del mercado en que la empresa opera. Dependiendo
del giro del negocio y la competencia se otorga el crdito a los clientes, el cual
representa el tiempo que transcurre entre la fecha de la venta y la fecha en que se cobra,
o se recibe en efectivo el importe de la venta. Por lo tanto, las ventas a crdito se
transforman en Cuentas por Cobrar representando generalmente en la empresa una
importante inversin del activo circulante.
Algunos giros de negocios como las tiendas de autoservicio no otorgan crdito,
su venta es de contado y esto ha sido su estrategia de comercializacin para vender a
precios reducidos, debido a la eliminacin del costo de financiamiento de los
inventarios porque se realiza a travs de crdito de proveedores que otorgan a la
empresa sin ningn costo, sin que se utilice el capital de la empresa, adems los
inventarios tienen una alta rotacin y los trminos de pago son generalmente
coincidentes o mayores con la venta de los inventarios.
La inversin de las Cuentas por Cobrar se determina por el volumen de las
ventas a crdito y por el promedio de das que transcurren entre las fechas de venta y la
cobranza.
Para medir la inversin en Cuentas por Cobrar se efectan pruebas de liquidez.
Se calcula generalmente la relacin que existe entre las Cuentas por Cobrar y las Ventas
y la rotacin de las Cuentas por Cobrar como sigue:
a)

Cuentas por Cobrar a Ventas: La empresa Administracin Financiera,

S.A., desea determinar la relacin de sus Cuentas por Cobrar contra

Ventas y saber cuanto ha recuperado, proporciona la informacin

siguiente:
Cuentas por Cobrar (neto)
Ventas Netas

12,300

= 35.7%

34,370

El resultado representa el porciento de las ventas anuales que estn

pendientes de ser liquidadas por los clientes.
Para ser una medida correcta deben tomarse las ventas netas a crdito, las cuales
estn relacionadas con las Cuentas por Cobrar a clientes; sin embargo, es aceptable
tomar el total de ventas netas siempre y cuando no hubiera una influencia importante de
ventas de contado.
En algunas ocasiones en el numerador se emplea el promedio de Cuentas por
Cobrar, aunque es ms correcto usar el saldo de fin de ao o periodo.
b) Rotacin de Cuentas por Cobrar: El promedio de cobranzas se obtiene
tomando como base el resultado de la razn de "Cuentas por Cobrar a
Ventas" multiplicado por los das del ao (365) para obtener los das de
crdito, o por 12 para obtener los meses.
Cuentas por Cobrar a Ventas x das en el ao = das cartera
(0.357)

( 365 )

130

O bien:
Cuentas por Cobrar a Ventas x meses en el ao = mes cartera
(0.357)

(12)

4.3

Esta medida es vlida en empresas cuyo ciclo financiero no implica variaciones

importantes en sus ventas mensuales promedio. De cualquier manera, los das cartera
pueden relacionarse con los plazos que la empresa ofrece y de esta manera calificar la
inversin en Cuentas por Cobrar. Los cambios en la razn pueden indicar cambios en la
poltica de crdito o cambios en la capacidad de la cobranza, o bien una combinacin de
ambas.
El promedio de los das que transcurren entre las fechas de la venta y la cobranza
depende en parte de las condiciones econmicas y de factores controlables conocidos
como variables de las polticas de crdito.
La buena o mala administracin de las Cuentas por Cobrar afecta directamente
la liquidez de la empresa, ya que un cobro es el final del ciclo comercial donde se recibe
la utilidad de una venta realizada y representa el flujo del efectivo generado por la
operacin general, adems de ser la principal fuente de ingresos de la empresa base para
establecer compromisos a futuro.
Necesidades de informacin de las cuentas por cobrar
Segn (Horne, 2002) Una buena administracin requiere de informacin al da
sobre los saldos de los clientes y deudores. Dependiendo del giro del negocio, la
exigencia de la informacin est relacionada con el servicio a los clientes. Las empresas
dedicadas a dar servicios que efectan suspensiones de stos por falta de pago oportuno,
requieren de informacin inmediata y veraz.
En la actualidad la informacin que los negocios requieren para dar servicio a
los clientes en general debe ser diaria, esto es las operaciones realizadas el da de hoy
deben estar registradas el mismo da para que los saldos de maana tengan consideradas
las operaciones del da anterior.

Actualmente con el uso de la capacidad increble de los computadores y las

comunicaciones se piensa que no existe problema. El administrador tiene un reto muy
grande para controlar que las operaciones sean captadas y registradas veraz y
correctamente. Las operaciones pueden tener varias fuentes de ventas y cobros, como el
sistema bancario en el caso de pagos en bancos, a travs de sucursales de la propia
empresa, etc., debindose coordinar todas las transacciones para que sean captadas por
el sistema. Es indispensable tener un horario de corte de operaciones y una disciplina
operativa de todos los involucrados en la operacin.
Dependiendo de las necesidades de la empresa y de su capacidad de inversin,
pueden desarrollarse diferentes sistemas de informacin para la administracin que
deben producir informacin por excepcin.
Menciona (D. SCHALL & W. HALEY, 1991) Las cuentas que estn al corriente
no requieren de administracin, las que tienen algn problema por falta de pago, exceso
de deuda sobre el lmite de crdito aprobado, devoluciones del correo de estados de
cuenta por direcciones errneas o por cambio de domicilio del cliente, cheques
devueltos por los bancos de pagos efectuados por clientes, etc., deben ser atendidos
inmediatamente para conservar una sana cartera.
La informacin puede ser impresa o bien puede ser consultada a travs de las
pantallas del sistema del computador. Cuando un cliente se comunica a la empresa por
cualquier necesidad de servicio, se le debe dar respuesta oportuna y veraz. Esta
informacin le da un valor agregado a la empresa, el cliente debe estar satisfecho de
tener relaciones con una empresa eficiente y la informacin es una parte importante
tanto en imagen como en servicio.

CONCLUCIONES

Para maximizar las utilidades que surgen de las polticas de crdito y cobranza,
la empresa debe variar dichas polticas en forma conjunta hasta que se llegue a una
solucin ptima. Para juzgar el impacto de cada decisin se debe realizar un anlisis de
sensibilidad y luego hacer una comparacin costo-beneficio para escoger el mejor curso
de accin a seguir.

Bibliografa
D. SCHALL, L., & W. HALEY, C. (1991). ADMINISTRACION FINANCIERA. MEXICO: MC GRAW HILL.
Horne, J. C. (2002). ADMINISTRACION FINANCIERA. MEXICO: Editorial Pearson Educacin.
R. EMERY, D., D. FINNERTY , J., & D. STOWE, J. (2000). FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACION
FINANCIERA. MEXICO: EDITORIAL PEARSON EDUCACION.