Autoria: O documento que se segue foi traduzido e adaptado do inglês, o autor, Mark Walker, é membro da SCIP, é uma organização

sem fins lucrativos com sede em Brighton – UK, tem como lema a formação das pessoas através das tecnologias. O sector sem fins lucrativos é o seu alvo, em particular organizações de voluntários, e grupos de apoio comunitário mais do que os seus utilizadores em si.

Controlar a tecnologia
Introdução Preparar um Plano TIC
As tecnologias da informação e comunicação (conhecidas por TIC) podem ser usadas sob várias formas para nos ajudar a atingir as nossas metas e/ou objectivos. Inclui várias tipos de tecnologias tais como, computadores, vídeos, a Internet, correio electrónico, sítios web e mesmo telefones. Muitas pessoas sentem-se pouco à vontade em trabalhar com tecnologias de que necessitam, mas gostariam de ajudar na sua implementação e utilização. É comum uma pessoa pensar que necessita de conhecimentos técnicos detalhados antes de tomar decisões, e fica normalmente confuso acerca do que todos podemos fazer, apenas porque não estão familiarizados com a tecnologia a usar. Este Pano TIC pode ajudarmos a ultrapassar esse problema. Quer estejamos a pensar em adquirir novos computadores, usar a Internet, criar um endereço de correio electrónico ou a produzir um vídeo, é importante que pensemos na tecnologia como uma ferramenta. Ao utilizar um plano como este podemos ajudar toda a comunidade a juntar-se ao processo – independentemente das suas capacidades técnicas – porque foca nas necessidades pessoais em termos de TIC, nas necessidades da nossa comunidade ou organização, em vez de focar apenas em tecnologia.

Como usá-lo
A estrutura de um Plano TIC é simples:

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Onde nos encontramos agora? Para onde desejamos ir? O que devemos fazer para lá chegar? (O nosso plano TIC!)

O modelo formula questões para cada passo que permitem guiar o nosso raciocínio e

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ajudamos a pensar em tudo. Mas como acontece com a maioria dos planos, cabe-lhe a si decidir o que pode ser útil, pelo que sinta-se livre para alterar e adaptar à medida que for desenvolvendo o seu plano. Pode achar que talvez não tenha capacidades ou experiência suficiente para decidir o que implementar ou mesmo não entender alguns termos próprios das tecnologias. Mas trabalhar neste plano o melhor que podemos dentro da organização dá-nos oportunidade para pedir ajuda aos peritos e realmente focar nas nossas necessidades.

Três passos para conceber um Plano TIC Passo Um Onde nos encontramos agora?

Verificar: O que temos obtido até ao momento, em termos de: • • • • Computadores e outros equipamentos; Software Dinheiro/orçamentos Procedimentos, processos

Passo Dois

Para onde desejamos ir?

O que nós queremos fazer e como é que os computadores nos podem ajudar? • Informação - Quais são as necessidades da nossa organização - O que a nossa comunidade necessita • Comunicações - Como é que queremos comunicar com outros? - Quem quer comunicar connosco? • Necessidades em termos de hardware e software Necessidades de formação Necessidades em termos de suporte técnico

• •

Passo Três

O que devemos fazer para lá chegar ?

Planos específicos para curto, médio e longo prazo Recursos informativos Actividades de comunicação Aquisição e actualização de hardware Aquisição e actualização de software Ligação à Internet

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Formação da equipa de colaboradores Suporte técnico

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Passo Um:
1.1 Pessoas

Onde nos encontramos agora?

1.2 Os nossos recursos 1.3 As nossas competências 1.4 Antivírus, segurança e cópias de segurança 1.5 Protecção de Dados e questões legais 1.6 Planos existentes e desenvolvimentos 1.7 Outras questões

1.1 Pessoas Grupo central Colaboradores ou voluntários

Nome e funções desempenhados? Gestores orçamentais: Comissão de gestão: Estratégia: Planos:

A comunidade As pessoas com as quais o grupo trabalha Outras pessoas chave

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1.2 Recursos Orçamento total para este ano Orçamento para as TIC este ano

O que temos? Quem são os responsáveis?

O Hardware que possuímos Computadores, impressoras, máquinas fotográficas, etc. Software que possuímos Que software temos? Ligação à Internet? Site na Internet? Rede Local? Outros recursos Que máquinas têm email / ligação à internet?

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1.3 As nossas competências

Quem possui as competências que necessitamos para determinado trabalho/papel? Existem competências adicionais que gostaríamos de ter?
Nome Requisitos para o desempenho desta competência? Deseja mais formação? Tem competências mas não são usadas na organização?

Utilização básica do computador Processamento de texto Utilização do correio electrónico Pesquisa na Internet Utilização da folha de cálculo Utilização de bases de dados Sistemas financeiros Suporte técnico e suporte técnico e resolução de problemas Publicação electrónica Criação de sites Internet Edição de fotografia e vídeo digital Outras competências Especificar mais

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1.4 Antivírus, segurança e cópias de segurança Os sistemas existentes permitem manter os computadores em segurança? Quem é o responsável? Software antivírus Cópia de segurança Sistemas de segurança, palavraschave, etc Outros (especificar +) Procedimentos

1.5 Protecção de dados e questões legais Conhecemos as nossas responsabilidades para com a Lei de Protecção de Dados Pessoais1 e como as observar? Questões relacionadas com a protecção dos dados Sistemas de protecção de dados Sistemas de segurança dos equipamentos Outras questões

1.6 Planos existentes e desenvolvimentos 1.7 Outras questões

1

Lei de Protecção de Dados Pessoais – Lei n.º 67/98, de 26 de Outubro

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Passo Dois: Compreender as nossas necessidades em termos de informação e de comunicação
2.1 Quais são as necessidades da nossa organização?
2.1.1 2.1.2 2.1.3 2.1.4 2.1.5 2.1.6 Informação financeira Trabalho de equipa Informações sobre financiamento Concursos para financiamento Desenvolvimento organizacional Publicidade e informação acerca da nossa organização

2.1.7 Informação para monitorização

2.2 Quais são as necessidades de informação da nossa comunidade?
2.2.1 2.2.2 2.2.2 As necessidades de informação da nossa comunidade Requisitos em termos de especialistas Acesso à informação

2.3

O que estamos a fazer acerca da comunicação?
2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 Comunicação com a comunidade Comunicação com os financiadores Comunicação com os divulgadores Comunicação com os colaboradores e voluntários

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2.1

Quais são as necessidades da nossa organização

NECESSIDADES 2.1.1 Financeiras Necessidade de gestão de contas, supervisão receitas e gastos, preparação de orçamentos para impor limites, etc. Podem ser necessárias competências em termos de software e outras mais específicas.

COMENTÁRIOS - O QUE FUNCIONA BEM E O QUE NÃO FUNCIONA

2.1.2 Ferramentas para trabalho em equipa/Comunicação Como é que na nossa organização as pessoas trabalham em equipa? Estão todas no mesmo sítio? Que ferramentas usam e quais pensamos possam vir a necessitar para funcionar bem? 2.1.3 Informação de financiamento Onde podemos encontrar informação acerca de possíveis financiamentos para as nossas actividades? 2.1.4 Concursos de financiamento Como nos candidatamos a fundos? Temos documentos úteis disponíveis, tal como orçamentos, concursos anteriores, documentos acerca de políticas actuais, etc.

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2.1.5 Desenvolvimento organizacional O que estamos a fazer com relação a dados legais em termos de políticas e desenvolvimento e posição da organização em relação a outras do mesmo tipo 2.1.6 Publicidade e informação acerca da organização Como é que as pessoas encontram informação acerca do que fazemos? Como é que nos contactam? Isto inclui: • A nossa comunidade clientes/utilizadore s • Divulgadores de outras agências • • Financiadores Os nossos colaboradores e voluntários

2.1.7 Informação de monitorização Que dados estatísticos e outras informações necessitamos obter acerca do trabalho que estamos a desenvolver?

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2.2 Quais são as necessidades de informação da nossa comunicação?
NECESSIDADES COMENTÁRIOS/SOLUCÕES POSSÍVEIS

2.2.1 Necessidades de informação da nossa comunidade Que informação necessita a comunidade com a qual trabalhamos? Que perguntas têm, para que os possamos ajudar? Ex. Benefícios

2.2.2 Necessidades Especiais Será que a nossa comunidade tem necessidades especiais para aceder à informação que estamos a disponibilizar? Como podemos responder a essas necessidades? Ex. Literacia, línguas, horário, apoio a pessoas com deficiência 2.2.3 Aceso à informação Como é que a nossa comunidade terá acesso à informação que disponibilizaremos? ex. Desdobráveis, site Internet, correio electrónico, telefone, encontros, newsletter

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2.3

O que estamos a fazer com relação à comunicação?
COMENTÁRIOS/COMMENTÁRIOS/SOLUÇÕES POSSÍVEIS

NECESSIDADES

2.3.1 Comunicação com a nossa comunidade Quem são os beneficiários do nosso grupo, por ex, a nossa comunidade, os utilizadores dos nossos serviços? O que querem conhecer acerca de nós? O que queremos comunicar? Como comunicamos?

2.3.2 Comunicação com as entidades de financiamento Quem providencia fundos e outros recursos para suportar o nosso trabalho? O que é que querem saber de nós? O que queremos comunicar-lhes? Como é que comunicamos com eles?

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2.3.3 Comunicação com as pessoas responsáveis pela divulgação Quem são as pessoas que comunicam a outros acerca do nosso grupo e os serviços que disponibilizamos? O que é que eles querem saber acerca de nós? O que é que nós lhes queremos comunicar? Como comunicamos com eles?

2.3.4 Comunicação com e entre os nossos colaboradores e/ou voluntários O que os nossos colaboradores e voluntários querem saber de nós? Como é que comunicamos com eles? Como comunicar com eles?

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Passo Três:

O nosso Plano TIC

O que necessitamos de fazer e quando é que o iremos realizar?
3.1 Propostas detalhadas 3.1.1 O que iremos fazer acerca da informação 3.1.2 Um plano de comunicação 3.1.3 Aquisição e actualização de hardware 3.1.4 Aquisição e actualização de software 3.1.5 O que necessitamos acerca da internet 3.1.6 Formação de colaboradores e voluntários 3.1.7 Um plano para manutenção e suporte técnico

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3.1.1 O que fazer acerca da informação
Por exemplo: - Criar uma base de dados com todos os nossos contactos, ou - Publicar todos os nossos documentos úteis no nosso sítio pessoal, ou - Ordenar todas as nossas contas de sistema

O nosso objectivo chave para o próximo ano é… Os nossos objectivos

Actividades necessárias para atingir os objectivos Quem está a liderar este trabalho para a organização? Quem mais da organização está envolvido está envolvido? Quem está envolvido fora da organização? Custos Linha temporal Resultados

3.1.2
Por exemplo:

O nosso plano de comunicação

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-

Produzir uma newsletter para a nossa comunidade, ou Enviar um email acerca dos nossos novos serviços a todas as organizações chave da nossa comunidade local, ou Actualizar os nossos panfletos publicitários

O nosso objectivo chave para o próximo ano é… Os nossos objectivos

Actividades necessárias para atingir os objectivos Quem está a liderar este trabalho para a organização? Quem mais da organização está envolvido está envolvido? Quem está envolvido fora da organização? Custos Linha temporal Resultados

3.1.3

Aquisições e actualizações de Hardware

Por exemplo: - Instalar uma rede, ou - Comprar um novo scanner, ou - Levantamento de fundos para aquisição de um computador para um espaço

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comum O nosso objectivo chave para o próximo ano é… Os nossos objectivos

Actividades necessárias para atingir os objectivos Quem está a liderar este trabalho para a organização? Quem mais da organização está envolvido está envolvido? Quem está envolvido fora da organização? Custos Linha temporal Resultados

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3.1.4

Aquisição e actualização de Software

Aquisição e actualização de software - Obter novos pacotes com contas; - Actualizar para a última versão do software de produção pessoal – tipo Office, ou - Utilizar o Outlook como programa de correio electrónico O nosso objectivo chave para o próximo ano é… Os nossos objectivos

Actividades necessárias para atingir os objectivos Quem está a liderar este trabalho para a organização? Quem mais da organização está envolvido está envolvido? Quem está envolvido fora da organização? Custos Linha temporal Resultados

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3.1.5

Coisas que precisamos de fazer acerca da Internet

Por exemplo: - Actualizar a largura de banda da ligação à internet - Criar um endereço de correio electrónico para a organização, ou - Actualizar o site da organização relativo ao nosso grupo O nosso objectivo chave para o próximo ano é… Os nossos objectivos

Actividades necessárias para atingir os objectivos Quem está a liderar este trabalho para a organização? Quem mais da organização está envolvido está envolvido? Quem está envolvido fora da organização? Custos Linha temporal Resultados

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3.1.6

Formação dos colaboradores e dos voluntários

Por exemplo: - Aprender como gerir o seu site pessoal, ou - Formação em folha de cálculo para a equipa de gestão da escola/agrupamento, ou - Como fazer um mailling como a impressão em série do Microsoft Word O nosso objectivo chave para o próximo ano é… Os nossos objectivos

Actividades necessárias para atingir os objectivos Quem está a liderar este trabalho para a organização? Quem mais da organização está envolvido está envolvido? Quem está envolvido fora da organização? Custos Linha temporal Resultados

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3.1.7

O que estamos a fazer acerca da manutenção e do suporte técnico

Por exemplo: - Encontrar um voluntário para actualizar e gerir o nosso sistema, ou - Rever os contratos actuais de manutenção informática e convidar outras empresas para apresentar novas propostas, ou - Formação para toda a equipa na resolução básica de problemas. O nosso objectivo chave para o próximo ano é… Os nossos objectivos/meios

Actividades necessárias para alcançar estes objectivos Quem é que está a liderar este trabalho na organização? Quem mais está envolvido da organização? Quem está envolvido de fora da organização? Custos Escala Temporal Resultados

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3.2

Resumo das Propostas

Este é um resumo de todas as propostas de acção descritas no item 3.1, qual é o custo envolvido e quando é que estarão terminadas. Acção + pessoa Custo Associado Data Limite

TOTAL

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