Apostilla y legalizacin

Apostilla
Con la Convencin de La Haya por la que se Suprime el Requisito de Legalizacin de los Documentos Pblicos
Extranjeros, adoptada en La Haya, Pases Bajos, el 5 de octubre de 1961, mejor conocida como Convencin de la Apostilla,
los Estados Contratantes eximen de legalizacin a los documentos pblicos que deban ser presentados en sus territorios,
exigiendo como nica formalidad la fijacin de la apostilla. Para conocer el contenido y los Estados Contratantes de la
Convencin se puede consultar la pgina http://www.hcch.net/
A partir del 14 de agosto de 1995, Mxico es parte de dicha Convencin. El propsito de la adhesin de Mxico a la
Convencin de La Haya, fue simplificar el sistema de legalizaciones en cadena por un slo trmite denominado
apostilla. Este trmite consiste en certificar que la firma y el sello de un documento pblico fueron puestos por una
autoridad en uso de sus facultades. La apostilla, al igual que la autenticacin (legalizacin), nicamente certifica que la
firma o sello que muestra el documento fue emitido por un funcionario pblico en ejercicio de sus funciones, pero no
certifica la validez del contenido del mismo.
En la actualidad existen diversos pases que no se han adherido a esta Convencin, por lo que los documentos pblicos que
deban producir efectos entre stos, debern ser legalizados de conformidad con lo establecido en el Artculo 2 de dicha
Convencin.
Documentos de Estados Unidos.
Dado que la mayora de las solicitudes sobre obtencin de apostilla se orienta a documentos pblicos emitidos por
autoridades estadounidenses, en este apartado se hace mayor nfasis en este pas.
Tanto Mxico como Estados Unidos son parte de la mencionada Convencin. Los documentos autenticados o emitidos por
autoridades estadounidenses ya no se legalizan en los Consulados de Mxico, sino que deben ser apostillados por las
autoridades estadounidenses.
Estos documentos estadounidenses, que van a surtir efectos en Mxico, debern contener una certificacin denominada
Apostilla que se obtiene en las llamadas Oficinas del (la) Secretario (a) de Estado (Secretary of State) de cada uno de los
Estados de la Unin Americana, cuyos datos pueden consultarse en Autoridades Apostillantes en los Estados Unidos de
Amrica.
Para realizar este trmite desde Mxico, el interesado puede elegir entre las siguientes dos opciones:
Va directa
El trmite se puede solicitar directamente ante la Oficina de la Secretara de Estado (Secretary of State) de la Entidad
Federativa correspondiente, (consultar enlace), presentando el documento original y el pago por este servicio, mismo que
cada Oficina establece. Cabe mencionar que dado que este trmite no es personal, puede realizarlo una persona de la
confianza del interesado.
Va postal
1.

Hacer solicitud al domicilio de la Oficina de la Secretara de Estado (Secretary of State) de la Entidad Federativa
correspondiente, para lo cual deber:
o

Comprar un Money Order (orden de pago) por la cantidad a la que corresponda al pago por este
servicio, ms $2.00 USD extras para cubrir el costo de los timbres de correo, a nombre de: OFFICE
OF THE SECRETARY OF STATE.

El sobre dirigido a la Office of the Secretary of State debe contener:

o

- Documento original

- Carta solicitando el trmite (en ingls)

- El money order (orden de pago), que puede ser adquirida en casas de cambio y debe
expedirse a nombre de OFFICE OF THE SECRETARY OF STATE.

- Un sobre adicional con el domicilio en Mxico al cual quiere que se enve el documento
apostillado.

2.

Una vez que se cuente con el documento apostillado, en Mxico se deber traducir al espaol por un perito
traductor autorizado por el Tribunal Superior de Justicia del Estado que corresponda.

3.

En el caso de las actas de nacimiento, de matrimonio y defuncin, es necesario gestionar la insercin de datos
ante el Registro Civil Mexicano.

Documentos expedidos por autoridades mexicanas y que surtirn efecto en otros pases.
En el caso de los documentos pblicos mexicanos que deban ser utilizados en un pas adherido a la Convencin de La Haya
sobre la Apostilla, debern apostillarse en la oficina que corresponda atendiendo a los siguientes criterios:

Los documentos expedidos en cualquier Estado de la Repblica Mexicana, debern apostillarse en la Secretara
General de Gobierno de cada Estado

Los documentos federales debern ser apostillados por la Secretara de Gobernacin.

Los documentos expedidos por autoridades del Distrito Federal, deben apostillarse en la Direccin General
Jurdica y de Estudios Legislativos del Gobierno del Distrito Federal.

Documentos de otros pases en Mxico.

Si usted requiere apostillar documentos pblicos extranjeros emitidos por Pases Miembros de la Convencin, el trmite
deber realizarse por la autoridad apostillante del pas de origen. Dicha autoridad por lo general es el Ministerio de
Relaciones Exteriores. Si usted desea conocer cul es la autoridad apostillante, se sugiere consultar la
pgina http://www.hcch.net/index_en.php?act=conventions.authorities&cid=41 .
Legalizacin
La legislacin mexicana prev que para que un documento pblico extranjero surta efectos en Mxico, es necesario que se
presente debidamente legalizado por la Representacin Consular mexicana ubicada en el lugar en donde se expidi el
documento legalizado. Cabe sealar que debern legalizarse todos aquellos documentos pblicos emitidos por pases que no
sean miembros de la Convencin de La Haya sobre la Apostilla y que deban utilizarse en otro pas no miembro. Cuando hay
un pas no miembro que presenta el documento ante un miembro de dicha convencin, el primero debe legalizar su
documento, igualmente se realiza el procedimiento a la inversa.
De conformidad con los Artculos 83 y 84 del Reglamento de la Ley del Servicio Exterior Mexicano, la llamada
legalizacin de firmas y/o sellos, contenidos en documentos pblicos extranjeros, es un acto de certificacin por medio del
cual el funcionario consular certifica que la firma o sello (de un funcionario u oficina gubernamental o notarial) que se

localiza dentro de su circunscripcin, coincide con la firma o sello registrados en sus archivos. Al igual que en el caso de la
apostilla, esta certificacin nunca habr de prejuzgar sobre el contenido del documento.
Las legalizaciones efectuadas por las Oficinas Consulares surtirn sus efectos en la Repblica Mexicana sin necesidad de
que las firmas de dichos funcionarios requieran a su vez ser legalizadas por la Secretara de Relaciones Exteriores, de
conformidad con el Artculo 130 del Cdigo Federal de Procedimientos Civiles.

El procedimiento para llevar a cabo la legalizacin es el siguiente:

Documentos de Mxico en otros pases
1.

Los documentos expedidos por autoridades de cualquier Estado de la Repblica Mexicana, debern legalizarse en
la Secretara General de Gobierno de los Estados.

2.

Posteriormente por la Secretara de Gobernacin, ubicada en Ro Amazonas # 62 Colonia y Delegacin

Cuauhtmoc, con un horario de atencin de 9 a 13 horas, de lunes a viernes. El telfono es 50 93 32 00 ext.
35043. Se deber efectuar el pago de derechos conforme a la Ley Federal de Derechos vigente.

3.

Despus deber ser legalizada por la Secretara de Relaciones Exteriores a travs de las Delegaciones
Metropolitanas o Forneas. El pago por la legalizacin de documentos en estas Delegaciones ser de conformidad
con la Ley Federal de Derechos. A partir del 8 de enero de 2007, la nica forma para el pago de este derecho ser
a travs de Hoja de Ayuda.

4.

Finalmente, deber legalizarse por la Embajada del pas en donde surtir efectos el documento mexicano.

Los documentos federales debern legalizarse en la Secretara de Gobernacin, ubicada en Ro Amazonas # 62 Colonia y
Delegacin Cuauhtmoc, con un horario de atencin de 9 a 13 horas, de lunes a viernes. El telfono es 50 93 32 00
extensin 5043. El costo es de 499 pesos mexicanos.
Los documentos expedidos por autoridades del Distrito Federal, se legalizan en la Direccin General Jurdica y de Estudios
Legislativos del Gobierno del Distrito Federal ubicada en Candelaria de los Patos s/n, Colonia 10 de Mayo. El costo actual
ser determinado por la Ley Federal de Derechos en vigor y se paga en cualquier ofician de la Tesorera del Distrito Federal.
El telfono es 55 22 51 18 extensin 108.
Documentos de otros pases en Mxico
Los documentos que expiden autoridades de pases no miembros de la Convencin de La Haya sobre la Apostilla, debern
ser legalizados por el Ministerio de Relaciones Exteriores o por la autoridad que defina el Gobierno del pas que lo emite.
Posteriormente, deber ser legalizado por las Representaciones Diplomticas y Consulares de Mxico. Al igual que en el
caso de la apostilla, esta legalizacin nunca prejuzga sobre el contenido del documento.
Se deber efectuar el pago de los derechos, de conformidad con la Ley Federal de Derechos en vigor.
Legalizaciones por parte de "Pases Amigos"
Este de tipo de legalizaciones es la que se lleva a cabo en aquellos casos en los que el documento es emitido por una
autoridad de un pas no miembro de la Convencin de La Haya sobre la Apostilla y que no cuenta con Representacin
Diplomtica o Consular del pas en el que surtir efectos legales. Dado lo anterior, se solicita la intervencin de un tercer

pas que coadyuve a la obtencin de la legalizacin del documento en el pas que lo emiti.
Procedimiento:

Utiliza Mxico
Cuando un pas no es miembro y no tiene relacin diplomtica con el pas donde surtir efecto el documento,
utiliza esta figura legalizando el documento ante el Ministerio de Relaciones Exteriores, despus ante la
Embajada de Mxico en ese pas.
Posteriormente se certifica la firma del funcionario del Servicio Exterior Mexicano en la Direccin General de
Servicio Exterior y Recursos Humanos (DGSERH) sin costo, y finalmente se presenta en la Embajada en Mxico
del pas donde surtir efecto el documento.

Mxico utiliza
El documento se legaliza en la Embajada del Pas que se utilizar como amigo, despus se certificar la firma
del funcionario diplomtico en el pas de dicha Embajada. Finalmente se legaliza por la Representacin de
Mxico en ese pas.
Por cuestiones de prctica consular, se podrn solicitar documentos adicionales en cada trmite, por lo que se
recomienda ponerse en contacto con la Representacin Mexicana en la cual lo realizar.