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Dossier

Services gnraux - Dmatrialisation

De la GED la transformation numrique

Un vaste monde
La GED na plus rien de
nouveau. Ce qui lest, cest sa
ncessaire intgration dans un
plus vaste chantier : celui de la
transformation numrique de
lentreprise

SIPA

Sous leffet de la transformation numrique, la dmatrialisation et la gestion lectronique des documents (GED) sont
entres dans une nouvelle phase. Il ne sagit plus dsormais
de grer un stock de documents papier, mais bien de capturer,
de stocker, de reconnatre et de scuriser des informations, des
donnes, des documents qui viennent de sources multiples et
qui se prsentent dans de multiples formats. Or les entreprises
franaises peinent franchir le pas de la transformation numrique et embrasser les nouveaux usages qui laccompagnent.
Pourtant, la transition a dj dbut. Sous limpulsion de ltat
qui multiplie les rglementations mais aussi du march, les
socits les plus matures sur le plan du numrique affichent des
croissances jusqu six fois suprieures que les autres.

LISA MELIA

La GED existe depuis


20 ans, elle permet de
remplacer le salari qui
se dplaait dans un
couloir avec un chariot,
par des changes de
mails entre salaris.
Cest une technique qui
date de lre du papier.
La transformation
numrique
est beaucoup plus vaste

28

00 euros. Cest le cot


pour lentreprise dun
document perdu quil faut
remplacer, selon lAIIM,
lAssociation amricaine du management de linformation. Un document mal class ne revient qu un
peu moins de 110 euros. Les salaris, eux, passent en moyenne 15 %
de leur temps lire des informations relatives leur cur de mtier,
et 50 % de leur temps rechercher
lesdites informations. Un document
est photocopi, en moyenne, 19 fois
dans une entreprise. La question de
la gestion documentaire est donc
loin dtre dpasse. Pourtant, la
gestion lectronique des documents
(GED) nest pas une technologie
nouvelle, relve Philippe Delanghe,
directeur marketing dItesoft : la
GED existe depuis 20 ans, elle permet
de remplacer le salari qui se dplaait
dans un couloir avec un chariot, par
des changes de mails entre salaris.
Cest une technique qui date de lre du
papier. La transformation numrique
est beaucoup plus vaste.
Or, la France accuse dj un vritable retard en la matire. Cest
la conclusion de la socit Roland
Berger. Lan dernier, le cabinet de
conseil en stratgie a publi ltude
Du rattrapage la transformation :
laventure numrique, une chance
pour la France. Objectif : mesurer
le niveau de maturit numrique des
entreprises de plus de cinquante salaris du tissu industriel franais, tous
secteurs confondus, rsume Jrme
Colin, expert en transformation

numrique chez Roland Berger.


Rsultat : 36 % seulement des entreprises ont formalis une stratgie
de transformation numrique, alors
que 57 % dentre elles identifient
le numrique comme un axe stratgique moyen terme.
La transformation numrique
se joue sur trois vecteurs, dtaille
Jrme Colin. Dabord les quipements en terminaux connects, cest-dire les infrastructures ; ensuite, les
hommes. Ladaptation de lorganisation, cest lacclrateur de la transformation numrique. Enfin, les usages,
le dploiement dune nouvelle manire
de travailler, par exemple via la
dmatrialisation, le nomadisme
Pourtant, souligne le rapport, sur
le dernier point le plus important
, la maturit des entreprises franaises laisse dsirer. Un paradoxe,
remarque Jrme Colin, puisque
les consommateurs franais, eux, ont
une bonne culture du numrique et de
ses outils.
Un vritable manque gagner,
selon le cabinet, qui estime que les
entreprises matures dans leur transformation numrique affichent une
croissance en moyenne six fois plus
leve que celles qui sont plus en
retard. Le principal frein ? Le cot.
Pas ngligeable, reconnat Pascal
Sei, PDG dANTinno, une socit
qui propose des solutions de GED.
Pour chaque page numriser, il faut
compter entre 20 et 30 centimes. Et certaines entreprises possdent plusieurs
millions de documents numriser.

Dabord, les nouveaux comportements des clients, sous leffet dInternet. Ensuite, une nouvelle concurrence venue des acteurs du web, qui
sinvitent mme sur des vieux
marchs : Apple ne se cantonne plus
aux nouvelles technologies depuis
longtemps, il a investi lindustrie
musicale, cinmatographique, bancaire, horlogre Troisime axe : un
accroissement massif des menaces
externes, comme les fraudes et la
cybercriminalit. Ce qui est aussi
li la dmatrialisation et lInternet, prcise celui-ci. Chaque jour,
notre site fait lobjet de 400 tentatives
dintrusion.
Enfin, la facilit daccs aux nouvelles technologies informatiques
rebat les cartes de linnovation.
Le gant de linformatique IBM a
fait le tour de la presse mondiale
lorsque son robot, baptis Watson,
a gagn au jeu tlvis amricain
Jeopardy. Au-del de lanecdote, la
puissance de calcul de la machine
est dsormais la disposition des
particuliers comme des professionnels, moyennant un abonnement.
Nimporte quelle entreprise peut
utiliser ses capacits et concurrencer des acteurs qui, eux, ont investi
lourdement en R&D pour le mme
rsultat. La transformation numrique, du point de vue de lentreprise,
cest donc la capacit de se mettre en
ordre de marche pour faire face ces
dfis qui redfinissent la question de la
dmatrialisation, affirme Philippe
Delanghe.

Watson, ou la puissance de calcul


porte de tous

Ltat, moteur de la simplification


des changes interentreprises

On peut identifier quatre axes principaux de la transformation numrique, analyse Philippe Delanghe.

Illustration avec la facture, lun des


documents dont la numrisation a
le plus de sens. Bouygues Telecom

IBM a fait le tour de


la presse mondiale
lorsque son robot,
baptis Watson, a
gagn au jeu tlvis
amricain Jeopardy.
Au-del de lanecdote, la
puissance de calcul de la
machine est dsormais
la disposition des
particuliers comme
des professionnels,
moyennant un
abonnement

La transformation numrique se
joue sur trois vecteurs : les quipements en terminaux connects ; les
hommes et lorganisation; et enfin
les usages et les faons de travailler.
Jrme Colin, Roland Berger.

Le nouvel Economiste - n1768 - Du 5 au 11 juin 2015 - Journal danalyse & dopinion paraissant le vendredi

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Services gnraux - Dmatrialisation


vient par exemple de signer un
contrat avec Cedegim. Le groupe de
tlcommunication passe dsormais
par la plateforme de Cedegim pour
la dmatrialisation fiscale de ses
factures vers les grands comptes, en
b-to-b. Nous traitons la dmatrialisation des flux financiers entre fournisseurs et acheteurs, explique Patrick
Schuller, directeur commercial
et marketing au sein de Cedegim
e-business. Il sagit par exemple dun
contrat, dune commande, dun bon de
livraison ou dune facture. Lessentiel
de notre chiffre daffaires vient
dailleurs de la dmatrialisation des
factures. Cest aujourdhui le docu-

Deux enjeux la
dmatrialisation : la
ncessit de simplifier
les changes, et le respect
de la rglementation

ment le plus rglement en termes


de numrisation, ce qui conduit les
entreprises spcialises intgrer
les obligations fiscales dans leurs
solutions.
Patrick Schuller voit deux enjeux
la dmatrialisation. Dabord, la
ncessit de simplifier les changes.
Chaque entreprise possde son
propre systme de production et de
gestion des factures, et il ny a pas
toujours de communication native
entre les systmes des acheteurs et
ceux des fournisseurs. La solution
de Cedegim consiste en une plateforme capable dabsorber tous les
types de documents et de formats
existants. Nous pouvons par exemple
contrler que la facture qui arrive sur
notre systme contient les mentions
obligatoires, prcise Patrick Schuller.
Dans le cas contraire, nous prvenons
immdiatement lutilisateur. La correction est apporte, au plus tard, en

quelques jours. Voire instantanment,


car nous pouvons rejeter la facture si,
par exemple, le numro de commande
est absent. Cest un gain de temps et de
papier.
Deuxime enjeu : la rglementation.
Lincitation la dmatrialisation
vient maintenant de ltat, lequel
a pris des mesures concrtes qui
devraient acclrer le dveloppement de la facture lectronique. Le
premier texte vient de lEurope, il
sagit dune directive de juillet 2010,
dcline dans le droit franais en
2013, et qui introduit un nouveau
mode de dmatrialisation qui se
veut moins technique. Elle vise
mettre la disposition des petites
entreprises un mode de dmatrialisation accessible, qui ne demande
pas de comptence ou de logiciels
particuliers, mais qui respecte tout
de mme la piste daudit, cest--dire
qui peut satisfaire des contrles sur
la ralit de la commande. Avant,
envoyer des factures par e-mail tait
illgal, se souvient Patrick Schuller.
Aujourdhui, lEurope met des outils
en place pour supprimer le papier.
Lan dernier, il a ainsi t dcid que
toutes les factures reues par ltat
et les collectivits locales devraient
tre numriques. Le zro papier
sera obligatoire pour les grandes
entreprises ds 2017, les TPE auront
jusqu 2020 pour sadapter. Si vous
produisez des factures dmatrialises pour le public, alors vous pouvez
aussi le faire pour vos clients privs,
observe Patrick Schuller.
Enfin, la loi Macron va galement
dans le sens de lacclration de
la dmatrialisation, puisquelle
prvoit dobliger les rcepteurs
accepter une facture lectronique. Autrement dit, un acheteur
ne pourra plus exiger une facture
papier sil reoit un document
numrique. Le zro papier nest pas
encore une ralit, estime Pascal Sei,
mais cest la tendance. Mme le courrier, aujourdhui, est trs rapidement
numris avant de circuler dans lentreprise en format lectronique plutt
que physique.

Technologies No SQL
pour donnes htrognes
Lvolution du format des factures
illustre les diffrentes tapes de la

Cyberscurit VS qualit de lexprience client


Faut-il sinquiter de la scurit
des donnes stockes sur le cloud ?
Dsormais, nombre dentreprises
sorientent vers des GED externalises, via des plateformes ou des
logiciels distance, qui ne se trouvent plus sur des serveurs appartenant lentreprise et sont coups
dInternet.
Il y a deux risques, estime Philippe
Delanghe, directeur marketing chez
Itesoft. Dabord celui de hacking, et
ensuite celui de fraude. Dans le premier cas, la problmatique nest pas
spcifique la dmatrialisation
des documents. Toutes les entreprises doivent aujourdhui sinquiter de leur cyberscurit. Des antivirus suffisent souvent contre les
attaques systmatises et alatoires
opres par des virus, mais une vritable politique se rvle indispensable pour faire face aux tentatives
dintrusion cibles et pilotes par
des hackers efficaces.
La problmatique de la fraude intresse plus directement la gestion
documentaire. Que faire si un client
malhonnte tente de me soutirer de
largent en prsentant un contrat ou
une facture quil a modifie grce
des logiciels de type Photoshop ?, souligne Philippe Delanghe. Les entreprises doivent garantir lintgrit
30

des documents quils conservent.


Pour cela, il existe des outils, par
exemple des coffres-forts numriques, qui utilisent des clefs pour
encrypter les informations et signaler toute modification.
La question se pose dsormais avec
une acuit accrue avec le dveloppement de la transformation numrique. Par exemple, les mutuelles
utilisent de plus en plus la signature lectronique. Lavantage en est
damliorer le taux de transformation et donc daugmenter lactivit.
Le dfaut en est galement que
personne ne peut vrifier qui signe
rellement le contrat, et le risque
de tentative de fraude devient plus
important. Les entreprises acceptent
dsormais cette part dalas, conclut
Philippe Delanghe. Elles doivent raliser des arbitrages entre la fluidit de
lexprience client et la scurisation
des donnes.

Les entreprises acceptent


dsormais une part dalas.
Elles doivent raliser des
arbitrages entre la fluidit
de lexprience client et la
scurisation des donnes

dmatrialisation deuxime gnration, celle qui prend en compte


la transformation numrique : capturer, stocker, reconnatre, scuriser.
Le document ne se limite plus au
papier, la capture est devenue omnicanal, explique Philippe Delanghe.
Les acheteurs passent aujourdhui
de lordinateur au smartphone,
puis la tablette, pour revenir sur
lordinateur. Lentreprise doit tre
capable de capturer tous ces supports de communication et dtablir le lien entre eux. Les socits
travaillent avec des systmes dengagement des clients et des systmes de
stockage des transactions, poursuit
Philippe Delanghe. Loutil de capture
doit tre capable de saisir les interactions et de les modliser rapidement.
Vient ensuite la question du stockage dinformations de format et
de nature trs diffrents. Les outils
classiques sont souvent dpasss
lorsquil sagit daccumuler des
documents qui ne se rassemblent
pas, par exemple un SMS, une facture, trois photos, une vido et cinq
mails. Les solutions qui apparaissent
aujourdhui sont les technologies no
SQL, explique-t-il. Cest loutil qui
nous permet de stocker des informations htrognes et non structures.
Des informations quil faut tout de
mme indexer. Le propre dune GED,
cest de faciliter la recherche de document, explique Mohamed Ouederni,
cofondateur et directeur technique
dArchiveYourDocs, socit tunisienne qui travaille notamment avec
Sodexo et le programme des Nations
unies pour le dveloppement.
Indexer, a veut dire ajouter des mtadonnes. Aujourdhui, les entreprises
reoivent des millions de documents.
Les phases de stockage et dindexation doivent donc tre automatises.
Les acteurs du march ont beaucoup
investi pour amliorer le workflow
ce niveau-l. ArchiveYourDocs travaille actuellement sur la classification automatique, pour permettre
au systme de reconnatre le document et didentifier sa place dans
la GED, ainsi que sur les services
qui peuvent en avoir lutilit. Nous
travaillons aussi sur une technologie
danalyse smantique pour reprer
immdiatement, par exemple, les courriers de consommateurs qui prsentent
un ton trs ngatif et qui pourront
ainsi tre traits en priorit par les services aprs-vente de lentreprise, prcise Mohamed Ouederni.
Enfin, ces donnes doivent tre
scurises. Ds que lon parle de
numrisation, la question de la
cyberscurit inquite. La scurit
apporte par le numrique dpasse
largement celle du papier, tempre
Pascal Sei. Copier un document et
lemmener reste trs facile. Alors que

Les socits travaillent avec des


systmes dengagement des clients
et des systmes de stockage des
transactions. Loutil de capture doit
tre capable de saisir les interactions
et de les modliser rapidement.
Philippe Delanghe, Itesoft.

lenvoyer par e-mail laisse des traces.


Une GED bien configure ajoute une
couche de scurit, puisquil est possible de grer les accs et les autorisations. Le logiciel ou la plateforme
sera mme capable, le cas chant,
de signaler toute modification du
document, voire de rcuprer des
versions antrieures.
La dernire tape, finalement,
nest pas technologique, mais nen
est pas moins fondamentale : faire
adopter ces nouveaux usages et
ces nouveaux outils aux salaris.
La machine nest pas un but, disait
Antoine de Saint-Exupry. Les nouvelles technologies doivent faciliter
le fonctionnement de lentreprise et
la vie des salaris, sans quoi ils nadhrent pas au projet. Or, une GED
oublie ou peu mise jour est une
GED morte.

Chiffres cls
88 % des entreprises sondes par
Roland Berger ont un indice de transformation numrique (ITN) infrieur
50 sur 100.
Celles qui ont un ITN lev prsentent
une croissance 6 fois plus importante
et une progression du chiffre daffaires de 3,8 %.
65% des entreprises ayant un ITN
lev estiment que le dploiement
doutils numrique augmente les
comptences et les savoir-faire des
salaris.
Source : Roland Berger

6 pistes pour acclrer la transformation numrique


Alors que les Franais font partie
des citoyens europens les plus sensibles et ouverts aux outils technologiques, les entreprises hexagonales,
elles, accusent un retard important
en matire de transformation numrique. Le constat du cabinet Roland
Berger est sans appel : la France a un
avantage comptitif jouer, car les
entreprises les plus matures sur le
plan numrique affichent des performances conomiques et financires au-dessus de la moyenne.
Les principaux freins au dveloppement du numrique, soit le cot
et la rsistance au changement, doivent donc tre levs avant que les
entreprises naccumulent un retard
irrattrapable.
Alors comment lancer la dynamique
de la transformation numrique
en France ? Le rapport Du rattrapage la transformation : laventure

Les acheteurs
passent aujourdhui
de lordinateur au
smartphone, puis la
tablette, pour revenir
sur lordinateur.
Lentreprise doit tre
capable de capturer
tous ces supports de
communication et
dtablir le lien entre eux

numrique, une chance pour la


France, paru en septembre 2014,
explore six pistes.
Dabord, investir dans la formation
numrique. La culture dentreprise
ne changera et la transformation
numrique ne sappliquera que
lorsque les salaris seront impliqus
et porteront eux-mmes le projet.
Il leur faut, pour cela, une prise de
conscience, mais aussi une mise
jour des comptences.
Ensuite, il faut investir dans le partage de bonnes pratiques et la rencontre de loffre avec les PME et
PMI. Les grands groupes, qui ont
su oprer la transition plus vite
et ltat, lui-mme moteur en la
matire, peuvent assurer un rle
daccompagnateur.
Troisime piste, qui relve davantage de ltat : stimuler les cosystmes numriques en soutenant les

start-up. Vient encore, pour ltat,


un travail ds le niveau universitaire
pour introduire une culture de linnovation, afin dimprgner toutes les
futures gnrations de travailleurs.
Ltat doit tout simplement devenir un aiguillon de ladoption du
numrique, estime Roland Berger.
Enfin, le cabinet propose de faire
des pouvoirs publics des acteurs
numriques avancs, par exemple
en lanant une initiative de cloud,
limage du cloud first des tatsUnis.

Les principaux freins


au dveloppement du
numrique, soit le cot et la
rsistance au changement,
doivent tre levs avant que
les entreprises naccumulent
un retard irrattrapable

Le nouvel Economiste - n1768 - Du 5 au 11 juin 2015 - Journal danalyse & dopinion paraissant le vendredi