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DIRETORIA DE ADMINISTRAÇÃO

CÓDIGO

“DIRAD”

TíTULO: LOGÍSTICA
ESTOQUES FPB

ELABORADO EM: 24/06/2011

DE

POP.066010004/001

CONTROLE

VERIFICADO EM: 23/08/2011

RESP. PELA UF: LUIZ CARLOS POR: FLAVIA SILVA
MARTINS
ASSINATURA:
ASSINATURA:

VIGÊNCIA: 23/08/2011 - 23/08/2013

SUMÁRIO
01. OBJETIVO
02. CAMPO DE APLICAÇÃO
03. RESPONSABILIDADES
04. DEFINIÇÕES e SIGLAS
05. REFÊRENCIAS NORMATIVAS E BIBLIOGRAFICAS
06. PROCEDIMENTOS
07. ANEXOS

EXEMPLAR Nº 01

DE

APROVADO EM: 23/08/2011
POR: CRISTIANE SENDIM
ASSINATURA:

REVISÃO: 00

orientando quanto à forma de solicitação. Elaboração Luiz Carlos Martins Verificação Aprovação Data de implementação Nº.Farmácia Popular do Brasil POP . 2. A Danfe nada mais é que o espelho da NFe para auxiliar a consulta dos órgãos fiscalizadores numa operação de transporte. DEFINIÇÃO E SIGLAS DIRAD .O .Relatório de Ocorrências PEM .Planilha de pedidos CD . OBJETIVO Padronizar o controle e gerenciamento externo e interno dos estoques de medicamentos das unidades da FPB. Para a unidade será o documento auxiliar de entrada e consulta dos medicamentos no sistema podium.Planilha de comunicado de vencimentos PP . CAMPO DE APLICAÇÃO É aplicado nas ações de gestão de estoque de medicamentos.Planilha de envio de medicamentos PCV .Diretoria de Administração FPB . 3.Procedimento Operacional Padrão R. visando identificar para seus gestores e as equipes do núcleo central da FPB os procedimentos necessários para sua condução.Nota Fiscal Eletrônica DANFE . de páginas Flavia Silva Diretoria de Administração 23 / 08 / 2011 2/12 .LOGÍSTICA DE CONTROLE DE ESTOQUES FPB POP: 066010004/001 1. a periodicidade e o controle de estoque. RESPONSABILIDADES Farmacêutico Gerente Farmacêutico Co-responsável Assistentes de Gestão 4.2 Alianças Armazéns Gerais Nfe .Documento Auxiliar da Nota fiscal Eletrônica.Centro De Distribuição .

quantitativas e terapêuticas.1. de páginas Flavia Silva Diretoria de Administração 23 / 08 / 2011 3/12 . 6. a fim de mantê-lo em condições de atendimento aos usuários do programa.É a contagem física dos medicamentos considerando o estoque principal. REFERÊNCIAS NORMATIVAS E BIBLIOGRAFIA Nenhuma. PEDIDOS . Estas deverão ser relatadas através de um Relatório de Ocorrências fornecido pelo setor de logística.1 Pedido emergencial: .Pessoa jurídica de Direito Público representante do Governo Federal no âmbito interno e da República Federativa do Brasil no âmbito externo. de acordo com as datas estipuladas pelo setor de logística. de acordo com a localização de cada unidade. a fim de não prejudicar e agilizar a logística de distribuição dos mesmos.18 da Constituição Federal. que alterem suas propriedades físicas.LOGÍSTICA DE CONTROLE DE ESTOQUES FPB POP: 066010004/001 UNIÃO . 5. todas as vezes que atingir a margem de segurança do estoque e/ou houver uma demanda inesperada na unidade. PROCEDIMENTOS DE PEDIDOS 6. As datas para estes pedidos obedecerão ao calendário estipulado pelo setor de logística. com a finalidade de registrar e informar todo o quantitativo existente na unidade. a área de dispensação e os segregados. Elaboração Luiz Carlos Martins Verificação Aprovação Data de implementação Nº.Enviar o pedido emergencial a qualquer momento ao setor.Será considerada uma ocorrência qualquer evento envolvendo os medicamentos enviados e/ou estocados. Poderá ser efetuado em caráter normal e/ou emergencial. 6. OCORRÊNCIAS . DEMANDA – Quantidade de medicamentos dispensados aos usuários em um determinado período.1 Pedidos de medicamentos: . O mesmo deverá ser enviado através da Planilha de pedidos de medicamentos fornecida pelo setor de logística. INVENTÁRIOS . O registro destas informações é feito através da Planilha padrão de inventário fornecido pelo setor de logística.Solicitação de medicamentos para reabastecimento de estoque de acordo com a necessidade.Efetuar o pedido normal mensalmente e obrigatoriamente por todas as unidades do programa desde que haja necessidade. definida no art.

EX.Considerar como margem de segurança.LOGÍSTICA DE CONTROLE DE ESTOQUES FPB POP: 066010004/001 6. após reabastecimento a fim de se evitar faltas no estoque.04 x 60= 122 (Estoque calculado) 122 – 80 = 42 (Qtd a solicitar) ESTOQUE CALCULADO ESTOQUE ATUAL QTD A SOLICITAR 6.2 Solicitação de medicamento: . de páginas Flavia Silva Diretoria de Administração 23 / 08 / 2011 4/12 . Cabe ao setor de logística estas ações.Nenhuma solicitação de medicamentos ou qualquer operação relacionada poderá ser enviada pelas unidades do programa FPB diretamente ao CD. Para uma unidade cujo estoque determinado pelo setor é de 60 dias deve-se extrair do sistema o relatório mensal de vendas por produto dos últimos 60 dias e executar a seguinte equação: a) (QTD TOTAL VENDIDA / QTD TOTAL DE DIAS ÚTEIS DO PERÍODO) X 60 DIAS = ESTOQUE CALCULADO b) ESTOQUE CALCULADO – ESTOQUE ATUAL= QTD A SOLICITAR EX.2 Cálculo de demanda: .Elaborar os pedidos de acordo com a demanda interna da unidade e a quantidade determinada para estoque pelo setor de logística.3 Estoque de segurança: .em estoque Estoque total Estoque de Segurança (30%) Ácido Fólico 100 blt 10 110 33blt AAS 100mg 245 0 245 74 blt Elaboração Luiz Carlos Martins Verificação Aprovação Data de implementação Nº.1.: Medicamento Pedido recebido Qtd. 30% (trinta por cento) do quantitativo do estoque. 6.: Medicamento Período Total vendido Total de dias úteis do período Ácido Fólico 01/01 à 01/03/2011 100 49 Tempo de estoque Estoque calculado Estoque atual QTD a solicitar 60 122 80 42 Cálculo: (100/49) x 60 = 2.

4.Restringir o acesso ao estoque da unidade.Enviar e monitorar o seu pedido até sua chegada à unidade. 6.8 Responsabilidade do Setor de Logística: .4 POP: 066010004/001 Abastecimento do estoque: .7 Obrigatoriedade após o recebimento do pedido: . informando ao setor responsável qualquer anormalidade que se detecte nesse fluxo. junto ao seu monitor de pedidos. 6. devidamente preenchida. ao receber o espelho do pedido. 6.10 Forma de envio dos pedidos: . confirmando a chegada do mesmo.Enviar um comunicado através de e-mail ao setor de logística.Enviar obrigatoriamente através da Planilha padrão de pedidos. No assunto do e-mail mencionar “CONFIRMAÇÃO DE RECEBIMENTO DE PEDIDO”. 6.Controlar e manter através de sua gerência e/ou assistente de gestão o estoque devidamente abastecido de acordo com elenco da Farmácia Popular do Brasil.Utilizar obrigatoriamente ficha de controle de entradas e saídas.5 Acesso ao estoque: . após a análise do pedido recebido. notas fiscais correspondentes e a data do recebimento.6 Responsabilidade da Gerência e/ou Assistente de Gestão: . os quantitativos mencionados a fim de se evitar faltas e/ou excessos. 6. de acordo com a situação. No texto mencionar número do pedido.1 Controle de estoque: .Enviar. 6. não permitindo quaisquer faltas que prejudiquem o atendimento aos usuários do programa. Será de total responsabilidade da gerência da unidade o acesso de outras pessoas.Analisar e criticar. Junto à mesma a unidade deverá enviar também o relatório de vendas por produto dos últimos 60 dias.LOGÍSTICA DE CONTROLE DE ESTOQUES FPB 6. Permitir apenas aos farmacêuticos e ao assistente de gestão. cópia à unidade do espelho enviado ao CD para separação. de páginas Flavia Silva Diretoria de Administração 23 / 08 / 2011 5/12 .9 Responsabilidade da Gerência: . 6. No campo observação da planilha de Elaboração Luiz Carlos Martins Verificação Aprovação Data de implementação Nº. sejam eles normais e/ou emergenciais.

Saches e Bisnagas: . todos os problemas detectados. Ampolas. Frascos. 6.Relatar todas as faltas e sobras do estoque.Comunicar através de R.12 Medicamentos com mais de uma apresentação armazenados no CD: . observar a evolução das vendas dos últimos 03 meses de cada medicamento.Caberá a gerência em conjunto com o assistente de gestão da Unidade.1 PROCEDIMENTOS DE OCORRÊNCIAS: Responsabilidade da Gerência da Unidade: . 6. todas as vezes que forem identificadas. 6.LOGÍSTICA DE CONTROLE DE ESTOQUES FPB POP: 066010004/001 pedidos a unidade deverá obrigatoriamente mencionar qualquer situação anormal que justifique a quantidade solicitada.2 Sobras e faltas de Blisteres.13 Medicamentos do estoque: . ao setor de logística.O diretamente à Equipe técnica de atendimento do setor de logística.3 Desvios de Qualidade (Vide item 7.O diretamente à Equipe técnica de inventário do setor de logística observando também as informações do sub-item 10. de páginas Flavia Silva Diretoria de Administração 23 / 08 / 2011 6/12 .Comunicar através de R.Enviar às unidades obedecendo às regras de validades dos mesmos.11 Alterações significativas da demanda: .3.4) Identificados pela Unidade e/ou pela Gerência Técnica: .Caberá ao Setor de Logística acompanhar e sinalizar à coordenação administrativa. a fim de apurar possíveis alterações significativas de sua demanda. 7. por falta de envio de pedidos pelas unidades. Elaboração Luiz Carlos Martins Verificação Aprovação Data de implementação Nº.Deverão obedecer às mesmas regras no abastecimento da área de dispensação em todos os medicamentos do estoque. 7.1. 7. 7. 6.14 Problemas detectados por falta de envio de pedidos pelas Unidades: .

2 Medicamentos com desvio de qualidade. 8.3.Enviar o inventário mensal ou se houver necessidade. vazamentos. de acordo com as orientações do setor de logística. embalagem danificada. 7.1 Medicamentos com desvio de qualidade: . solicitar a equipe técnica de atendimento sua devolução ao CD.Permanecer nesta situação até a liberação ou solicitação de devolução da mesma.Solicitar e orientar seu sucessor quanto ao envio de um inventário atualizado do estoque. Elaboração Luiz Carlos Martins Verificação Aprovação Data de implementação Nº. 7.1.Caracterizar como desvio de qualidade todos os eventos que comprometam a dispensação do medicamento ao usuário. 7. forem comprovadas as responsabilidades da unidade.LOGÍSTICA DE CONTROLE DE ESTOQUES FPB POP: 066010004/001 7. A partir deste período. falta de identificação nos rótulos e outros eventos identificados pela gerência da unidade e informados à gerência técnica do programa. 8.Permanecer no máximo 90 dias no estoque da unidade. segregados por solicitação Gerência Técnica através de ofício: da .Deverão ser ressarcidas à União.4 Desvio de qualidade: .Deverá ser devidamente numerados tendo como base padrão o número 1.1 PROCEDIMENTOS DE INVENTÁRIOS Responsabilidade da Gerência: .000. em outra data estipulada pelo setor de logística para análise da situação do estoque da unidade. 8. falta de conteúdo.2 Diferenças negativas apresentadas em inventários: . todas as diferenças negativas apresentadas em inventários e que após análise da equipe técnica de inventário. Tais como.1 Em caso de desligamento do Farmacêutico Gerente é de responsabilidade do Setor de Logística: . falta de comprimidos na embalagem. de páginas Flavia Silva Diretoria de Administração 23 / 08 / 2011 7/12 . 8.3.Os: .5 R.

Deverão ser realizados pela equipe técnica de inventário do setor de logística dentro do período de 30 (trinta) dias.6 Ajuste de estoque: .Orientar quanto aos procedimentos internos de ressarcimento e acompanhar junto à unidade e o setor de contabilidade.Deverão ser contados como medicamentos normais até que sejam devolvidos e retirados do sistema.8 nos inventários Ajustes de estoque: . que impeçam os ajustes de forma segura.Não compensar possíveis faltas. 8.Analisar e rastrear as diferenças apresentadas em inventário. 8. Mesmo os que figurem como erros de dispensação. esta ação até sua finalização. 8. A planilha deverá ser enviada até o 5º dia do mês seguinte.4 Inventário: . 8. através de sua Equipe Técnica de Inventário: .9 Sobras detectadas e mencionadas nos inventários: . bem como orientar a unidade a fim de realizar os ajustes definitivos. Retornar ao estoque da Unidade através de nova entrada efetuada pelo setor de logística. desde que as informações do inventário recebido não contenham nenhuma contradição. Elaboração Luiz Carlos Martins Verificação Aprovação Data de implementação Nº. devidamente preenchida e de forma bem transparente diretamente à equipe técnica de inventário do setor de logística. 8.Realizar no último dia útil do mês.7 Responsabilidade do Setor de Logística: .Realizar todos e quaisquer ajustes de estoque somente após análise da equipe técnica de inventário do setor de logística e autorizada por escrito.5 Medicamentos com desvio de qualidade: .LOGÍSTICA DE CONTROLE DE ESTOQUES FPB POP: 066010004/001 8. .Direcionar à coordenação administrativa quaisquer problemas detectados recebidos. de páginas Flavia Silva Diretoria de Administração 23 / 08 / 2011 8/12 . 8.3 É Responsabilidade do Setor de Logística.

Orientar e dar suporte à unidade de forma imediata todas as vezes que ocorrer situações que interfiram diretamente no estoque da unidade.1 Falta de volumes: . avulsas e/ou lacradas.1.3 É obrigatório declarar no canhoto da Nota Fiscal e também no verso do Conhecimento de Transporte: .Declarar casos de anormalidades no recebimento. de páginas Flavia Silva Diretoria de Administração 23 / 08 / 2011 9/12 . PROCEDIMENTOS DE RECEBIMENTO 9.Solicitar que o transportador aguarde e só efetue o recebimento mediante autorização do setor de logística.Seguir etiquetadas pelo CD.1.3.1. 9. 9. estão sem nenhum sinal de avarias e/ou violação.3.2 Após recebimento: Efetuar o devido lançamento no sistema.2 É Responsabilidade do Setor de Logística: . 9. 9.Deverão ser abertas e conferidas todo seu quantitativo físico na presença do transportador. Estes deverão ser enviados com o relatório de ocorrências imediatamente. Nestas etiquetas está o nº da nota fiscal. nome da unidade e transportador.1 Responsabilidade da Gerência e seus Assistentes: POP: 066010004/001 . da(s) nota(s) fiscal(is) recebida(s).3 Caixas enviadas: . nº do volume.2 Caixas com sinais de violação e/ou avarias sejam elas de laboratório ou não: . Elaboração Luiz Carlos Martins Verificação Aprovação Data de implementação Nº.3. 9. 9.1. cuja origem não seja a FIOCRUZ.Receber medicamentos. mencionando também as informações do sub-item 9.LOGÍSTICA DE CONTROLE DE ESTOQUES FPB 9.1 É expressamente proibido: .Conferir fisicamente e minuciosamente no ato de recebimento dos pedidos. 9. verificando se todas as embalagens. para que sejam tomadas as medidas cabíveis.

9. 10 PROCEDIMENTOS DE CONTROLE DE VALIDADES 10.4 e 9.1 O controle das validades dos medicamentos estocados: .5. será enviado ofício ao responsável pela assinatura do convênio para ressarcimento à União.6 Medicamentos recebidos que não estiverem na dispensação: .3.Deverão permanecer no estoque.Enviar o R. comunicar imediatamente ao setor de logística para que seja providenciada a devida entrada no sistema da unidade.Finalizar e informar à equipe técnica de atendimento do setor de logística no prazo máximo de 48 horas todas as divergências encontradas ou não no recebimento. 9.Deverão ser armazenados no estoque devidamente lacrados.7 Divergências encontradas ou não no recebimento: . sem as etiquetas informativas do programa.1 Medicamentos oriundos de outras unidades: . Após esse prazo estará assumindo as responsabilidades.4. Elaboração Luiz Carlos Martins Verificação Aprovação Data de implementação Nº. 9.3. itens 9. a fim de não prejudicar a operação diária.5. de páginas Flavia Silva Diretoria de Administração 23 / 08 / 2011 10/12 .LOGÍSTICA DE CONTROLE DE ESTOQUES FPB 9. 9.O imediatamente ao setor de logística obedecendo aos itens 7.4 POP: 066010004/001 Medicamentos enviados em embalagem hospitalar: . 9. após recebimento. Para medicamentos de maior rotatividade será permitido reserva estratégica para no máximo 2 (dois) dias de demanda. Nestes casos. Considerar inicialmente as informações de etiquetagem do laboratório.Deverão obedecer aos mesmos critérios de medicamentos oriundos do CD.Deverão ser conferidos unidade por unidade antes de sua armazenagem. 9.1 Divergências dispensação: nas embalagens no ato de abastecimento da área de .5 Medicamentos enviados de forma avulsa: .2 e/ou 7.Deverá ser de inteira responsabilidade da gerência da unidade e/ou assistente de gestão. Quaisquer perdas por negligência ou falta de comunicado prévio.

3 Prazo Mínimo: . de páginas Flavia Silva Diretoria de Administração 23 / 08 / 2011 11/12 .Deverão ser devolvidos à FIOCRUZ para o devido descarte em no máximo 90 dias. efetuando transferências a outras unidades e/ou devolvendo ao CD.Efetuar o descarte direto de medicamento vencido. fornecida pelo setor de logística.2 POP: 066010004/001 Validades: .Deverão ser realizadas através de autorização do setor de logística e devidamente acobertada por uma nota fiscal e acompanhada da Planilha de Envio de Medicamentos (PEM).Deverão ser informadas utilizando sempre a Planilha de Comunicado de Vencimentos. solicitar sua devolução à equipe técnica de pedidos. 11 PROCEDIMENTOS DE DEVOLUÇÕES 11.Analisar as validades informadas e o quantitativo existente em estoque.LOGÍSTICA DE CONTROLE DE ESTOQUES FPB 10.4 Medicamentos vencidos: .5 Não é permitido à unidade: . A partir deste período. este deverá ser autorizado pela FIOCRUZ via ofício direto ao responsável pela assinatura do convênio.1 Campo “Data de Saída” da nota fiscal: . 10. Se houver algum caso especial. enviadas mensalmente junto com a Planilha de Pedido. fornecida pelo setor de logística. a fim de evitar perdas desnecessárias e prejuízos ao programa.Obedecer ao prazo mínimo de 90 dias anteriores ao vencimento conforme ofício da GT 09/06 ou qualquer outro estipulado pelo setor de logística.6 É responsabilidade do setor de logística: . Elaboração Luiz Carlos Martins Verificação Aprovação Data de implementação Nº. 10. do setor de logística.1. 10. 10.1 Devoluções de medicamentos à FIOCRUZ ou transferência para outra unidade: .Deverá ser preenchido na data efetiva do envio. 11.

Não enviar medicamentos soltos dentro dos volumes.LOGÍSTICA DE CONTROLE DE ESTOQUES FPB 11.Emitir e enviar por e.Efetuar imediatamente o lançamento no sistema (Vendas – Outras Saídas).6 É responsabilidade do setor de logística: . 11.Gerenciar as ações dos itens 10. separando frascos utilizando colméias e envolvendo frasco a frasco.5 Medicamentos enviados via SEDEX: Deverá sempre seguir com 1 (uma) cópia da PEM dentro da caixa juntamente com a Nota fiscal.Monitorar e direcionar a unidade nas ações de devolução e/ou transferência. Caso venha a ser constatado perda (quebra / avaria) proveniente de embalagens inadequadas.3 É responsabilidade do setor de logística: . as unidades serão responsabilizadas e encaminharemos ofício ao responsável pela assinatura do convênio para o devido ressarcimento.4 No ato de devoluções e/ou transferências: .Embalar os medicamentos corretamente. separando as apresentações. para a devida baixa da quantidade no estoque. a fim de manter o estoque da unidade em condições de controle e agilização do descarte destes medicamentos.1 Após emissão da nota fiscal a unidade deverá: .4.Direcionar e orientar a unidade por escrito quanto às ações a serem tomadas. logo após a expedição dos medicamentos.5. bem como do item 11. No caso de devolução via TRANSPORTADORA (coleta) segue somente uma PEM que ficará afixada na parte superior da embalagem e sua nota fiscal. a fim de agilizar ao máximo a baixa no estoque e a chegada ao destino final.2 POP: 066010004/001 Ao ser autorizada uma devolução e/ou transferência. Elaboração Luiz Carlos Martins Verificação Aprovação Data de implementação Nº. devidamente preenchida de acordo com a nota fiscal de envio. referentes aos medicamentos previamente informados para devolução. 12 ANEXOS Não se aplica.mail ao setor. . 11. de páginas Flavia Silva Diretoria de Administração 23 / 08 / 2011 12/12 .4. 11. prendendo os blisteres com elásticos (ligas). 10. 11. a unidade deverá: . 11. a Planilha de Envio de Medicamentos (PEM).2. Estes documentos devem estar protegidos de possíveis vazamentos de medicamentos no interior das caixas.