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Reuniones de proyecto

Índice
Reuniones de proyecto (Enfoque asociado al Lean Construction Institute) ........................................... 1 
Introducción. .............................................................................................................................................................. 1 
Desarrollo. .................................................................................................................................................................. 1 
Kick-off Meeting. ......................................................................................................................................................... 2 
Weekly Meeting. ......................................................................................................................................................... 3 
Landing Meeting. ........................................................................................................................................................ 4 

Reuniones de proyecto (Enfoque asociado al Lean Construction Institute)
Introducción.
“Un proyecto es la unión de un conjunto de acuerdos entre personas que se han unido de manera momentánea para la
realización de los mismos.”
Para llevar dicha afirmación a un escenario de construcción se podría decir que:
Un proyecto es una idea desarrollada por un grupo de personas reunidas por única vez para dicho proyecto que será
ejecutada por uno o más contratistas que al igual que los diseñadores se han unido por única vez para concretar dicha idea y
que al final esta cumpla de la manera más aproximada las necesidades del cliente.
Marca para perforación

Por ser una experiencia temporal y de personas que no necesariamente se han relacionado previamente es de vital
importancia desarrollar reuniones a lo largo del tiempo del proyecto.
Desarrollo.
Sin embargo para que el concepto de reuniones que se quiere plantear en este artículo es preciso desterrar dos ideas
preconcebidas que normalmente se asocian al concepto de reuniones.
La primera es que las reuniones son una pérdida de tiempo y por lo tanto se deben tratar de evitar a toda costa y en caso se
tenga la necesidad de comunicar algo se realizaría a través de correos electrónicos, llamadas o cartas.
Esta primera idea atenta contra la definición intrínseca de cooperatividad de un proyecto, por la cual no se es una isla en el
desarrollo de los trabajos sino una parte de una serie de piezas que deben ser engranadas para que se tenga un resultado
final satisfactorio.
La segunda idea es lo opuesto, más bien lleva las reuniones al grado de obligación recurrente simplemente por el hecho de
que se debe conversar.
Esta segunda idea genera como efecto una pérdida en la importancia de reunirse, vuelve a la larga a las personas en meros
observadores de lo que se pudiese comunicar y no genera una cultura de organización ni se relaciona con los principios del
Lean Construction Institute y del IPDS.
Una vez entendidas estas dos posturas erróneas en lo que se refiere a las reuniones y su significado e importancia se debe
plantear tres instancias o momentos para el desarrollo de las reuniones.
La primera es al inicio del proyecto, a la cual denominaremos Kick-off Meeting. Dependiendo que tipo de proyecto sea podrá
generarse antes del inicio de la fase de diseño o antes del inicio de la ejecución física de los trabajos que comprenden el
proyecto.

Versión: 001.01
Al: 23 jun 2011

CONTROL DE GESTIÓN DE PROYECTOS
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copia no controlada.
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Los puntos detallados a continuación serán descritos en un documento anexo al presente artículo. o PPC y análisis de causas. como contratista principal y los subcontratistas principales. por lo que cualquier reproducción no validada corresponde a una copia no controlada. un representante de la gerencia de proyecto en caso sean entes independientes. En ella se debe recoger el conocimiento y las lecciones que el término de los trabajos pudiese tener en los participantes. En caso se tenga un ingeniero jefe de control de alcances también deberá estar presente en la reunión. gerentes comerciales.  Algún rasgo especial importante del proyecto.  Tipos de acabados. a la cual denominaremos Landing Meeting. La reunión deberá presidirla el ingeniero Residente de obra en carácter de representante de Coinsa ya que al ser el contratista principal del proyecto será su responsabilidad y del equipo de obra la correcta ejecución del proyecto. Gerencia de proyecto (personal responsable) Supervisión (personal responsable) Coinsa (contratista principal) (personal responsable) Subcontratistas principales (gerentes generales. De esta manera entenderán mejor nuestros requerimientos de definición. La tercera es al final de la ejecución del proyecto. o Trabajos que lo componen. En esta reunión deberán participar los principales participantes del proyecto. a la cual denominaremos Weekly Meeting. lo mismo que el ingeniero jefe de equipamiento y el jefe de arquitectura de obra. uso. de manera que cada uno de ellos pueda transmitirlos y a su vez retroalimentarse de la experiencia del resto del grupo para futuros proyectos. This document contains proprietary information of Coinsa and it’s confidential. o Last Planner. ya sea por parte de Coinsa como directamente contratados por el cliente y cuyos trabajos van a tener relación con los alcances detallados en el contrato con Coinsa.Reuniones de proyecto La segunda es durante la ejecución del proyecto.Descripción de los representantes del cliente. etapas.01 Al: 23 jun 2011 CONTROL DE GESTIÓN DE PROYECTOS Este documento contiene información de propiedad de Coinsa y es de carácter confidencial. gerentes de operaciones o jefes de obra). áreas). Versión: 001. Deberá por lo tanto estar un representante del cliente. Páginas: 2 de 4 . En cuanto al personal de Coinsa que deberá estar presente en dicha reunión se tendrá al ingeniero Residente del proyecto. It’s a controlled document. Descripción del proyecto. Any printed copy of this document is an uncontrolled copy. o o o o  Esto con la finalidad de ir formando una cultura no sólo en la empresa sino también en las personas y empresas involucradas en nuestro trabajo.  Tipos de equipamientos e instalaciones. (Cliente. el ingeniero jefe de costos y el ingeniero jefe de oficina técnica. Estas reuniones semanales buscan la difusión e integración del conocimiento. Breve reseña de la filosofía Lean Construction. o Look ahead planning. Coinsa. el ingeniero jefe de planificación y campo. contratista y subcontratistas. o Características principales. proyectistas. Es un documento controlado.  o Definición de Lean Construction o Jalar versus empujar o IPDS y las cinco premisas que se deben seguir. el avance del proyecto y a su vez enlazan los trabajos y trabajadores existentes con los que estarán por empezar con la finalidad de establecer las relaciones que pudiesen tenerse entre ellos. Los puntos a tratar en la Kick-off Meeting serán los siguientes: Marca para perforación  Presentación del equipo de trabajo del proyecto.  Esquema estructural. los proyectistas. Kick-off Meeting.

Políticas de empresa. This document contains proprietary information of Coinsa and it’s confidential. El personal que debe participar en la reunión deberá ser por lo mínimo:        Gerente de proyecto Jefe de supervisión Residente de obra Jefe de campo y planificación Jefe de oficina técnica Jefe de costos y proyección Jefes de subcontratistas principales que realicen actividades en dicho periodo de tiempo y aquellos por empezar. de esta manera la dosificación del tiempo para cada uno de ellos será la adecuada y todo el personal estará más integrado y atento a los puntos que se traten en la reunión. Páginas: 3 de 4 . se asignan los responsables y en base a la prioridad y programación de los trabajos se define una fecha máxima de levantamiento de la restricción. Marca para perforación Es por ello que se debe tener un esquema de puntos a tratar a priori. Al final de la reunión se deberá entregar en un folleto anillado o correctamente presentado la siguiente información:       Misión y Visión de Coinsa. restricciones y recibir la información de los otros involucrados en el proyecto. actualización de indicadores. Su duración no deberá ser mayor a una hora. Detalle de los involucrados. mediante la cual los principales involucrados en el desarrollo de los trabajos se deben reunir para expresar sus consultas. (seguridad. de manera de no interferir con los trabajos de los encargados en ella ni generar un letargo en las personas por permanecer demasiado tiempo sentados en una sala de reuniones. o Programación semanal. Estado actual del proyecto. Luego de esta introducción se deberán tratar en conjunto las planificaciones semanales y desarrollar un listado de posibles restricciones al trabajo de Coinsa. Los temas mínimos que se deberán tratar son los siguientes:      Acuerdos de la reunión pasada. Descripción del sistema de reuniones de la empresa y definición de las subsiguientes reuniones y horarios. Esta es una reunión de mantenimiento y coordinación semanal. De esta manera se levanta un listado de dichas restricciones. requerimientos. sus subcontratistas y los subcontratistas del cliente.01 Al: 23 jun 2011 CONTROL DE GESTIÓN DE PROYECTOS Este documento contiene información de propiedad de Coinsa y es de carácter confidencial. Del mismo modo deberá llevarse un acta con los posibles acuerdos que se pudiesen tener en dicha reunión y la firma de todos los participantes. Planificación semanal de Coinsa. Lean Construction y sus partes. PPC y Análisis de causas de Coinsa. Estado de indicadores de la reunión pasada. Descripción del proyecto. Formatos de Lean aplicables a los subcontratistas o Look ahead planning. Es un documento controlado. Versión: 001. por lo que cualquier reproducción no validada corresponde a una copia no controlada. Any printed copy of this document is an uncontrolled copy. subcontratistas de Coinsa y del cliente. It’s a controlled document. Weekly Meeting. o PPC y análisis de causas. medio ambiente y responsabilidad social).Reuniones de proyecto   Restricciones externas y climáticas. subcontratistas de Coinsa y del cliente.

01 Al: 23 jun 2011 CONTROL DE GESTIÓN DE PROYECTOS Este documento contiene información de propiedad de Coinsa y es de carácter confidencial. Se deberán rescatar a manera de resumen las principales lecciones aprendidas por fases en el desarrollo del proyecto. tales como la descripción. por lo que cualquier reproducción no validada corresponde a una copia no controlada. etiquetas e información de rastreo o búsqueda para que pueda ser empleada en futuros proyectos. Esta reunión deberá tener un fin conclusivo. Any printed copy of this document is an uncontrolled copy. Marca para perforación Versión: 001. Páginas: 4 de 4 . It’s a controlled document. Landing Meeting. El acta firmada deberá ser transcrita a un archivo electrónico y se enviará una copia de la misma a los participantes de la reunión a fin de que puedan tener un detalle de lo visto y los acuerdos adquiridos. de manera de poder generar cartillas de acciones. es decir. Es un documento controlado. En esta reunión la cantidad de personas será menor y estará formada normalmente por el personal de obra de Coinsa y alguno de los subcontratistas que en calidad de socios de negocio debiesen estar en dicha reunión.Reuniones de proyecto El ingeniero de oficina técnica o en su defecto el ingeniero de gestión de alcances deberá llevar un acta donde se describan dichas restricciones. This document contains proprietary information of Coinsa and it’s confidential. La confección de dichas cartillas deberá estar estandarizada a fin de brindar información en común. responsables y fechas y al final de la reunión se firmará dicha acta en señal de conformidad con lo descrito y acordado. en su desarrollo se deberá buscar el resumen de lo realizado a manera de lecciones aprendidas y retroalimentación para futuros proyectos. problemas y soluciones que se adoptaron y que pudiesen extrapolar a eventos o proyectos futuros.