BPP-L

Manual de Procedimientos

DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE PLANEACIÓN DISTRITAL Subdirección de Programación y Seguimiento de la Inversión Pública

Manual de procedimientos para la organización y administración del Banco de Programas y Proyectos Locales
(BPP-L)

Bogotá D.C., marzo de 2005

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TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN 1. 1.1. 1.2. ASPECTOS GENERALES ¿Qué es el banco de programas y proyectos local (BPP-L)? ¿Que se entiende por organización y administración de los bancos de programas y proyectos locales? 1.2.1. Organización 1.2.2. Administración 1.3 1.4. Responsables de la organización y administración de los bancos de programas y proyectos locales. 1.5 Principios para la organización y administración de los bancos de programas y proyectos locales. Los bancos como herramienta de gestión pública de los planes de desarrollo local.

1.6 Para que sirve el banco de programas y proyectos locales 2. ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LOS BANCOS DE

PROGRAMAS Y PROYECTOS LOCALES 2.1 2.1.1 Organización de los bancos de programas y proyectos locales. ¿Qué es el control y seguimiento a los bancos de programa y proyectos locales?

2.1.2. Responsables del control y seguimiento al banco de programas y proyectos locales 2.1.3. Procedimientos para el control y seguimiento al banco de programas y proyectos locales 2.1.4. Momentos para el seguimiento y control a los bancos de programas y proyectos. 2.1.5 2.2. Conocimiento y consulta de los proyectos registrados en el banco de programas y Administración de los bancos de programas y proyectos locales.
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proyectos locales.

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2.2.1. 2.2.2.

¿Qué es la administración de los BPP-L.? Operación del BPP-L

2.2.2.1 Localización del banco de programas y proyectos locales . 2.2.2.2 Requerimientos para la operación. 2.2.2.3 Procedimientos para la operación del BPP-L por parte del administrador. 2.2.2.4 Publicidad de la información sobre BPP-L 2.2.3. 2.2.4 Responsable de la administración del banco de programas y proyectos locales. Registro de proyectos en el banco de programas y proyectos locales.

2.2.4.1. ¿Qué es el registro de un proyecto? 2.2.4.2. Responsable del registro de los proyectos en el banco de programas y proyectos locales. 2.2.4.3. Procedimiento para el registro de un proyecto en el banco de programa y proyectos locales. 2.2.5 Actualización banco de programas y proyectos locales. 2.2.5.2. Responsable de la actualización. 2.2.5.3. ¿Qué se actualiza y donde?. 2.2.5.4. Procedimiento para la actualización de proyectos en el banco de programas y proyectos locales. 2.2.6. Depuración del Banco de programas y proyectos locales 2.2.6.1. ¿Qué es la depuración del banco de programas y proyectos locales? 2.2.6.2. Responsable de la depuración. 2.2.6.3. Procedimiento para la depuración de los BPP-L. 2.2.7. La Factibilidad de los proyectos locales 2.2.7.1. ¿Qué es la factibilidad? 2.2.7.2. Responsable de la factibilidad 2.2.7.3. Procedimiento para la factibilidad 2.2.8. 2.2.8.2. 2.2.8.3 Viabilidad Responsable de la viabilidad Procedimiento para la viabilidad.
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2.2.5.1. Formato de actualización de los proyectos de inversión local registrados en el

2.2.8.1. ¿Qué es la viabilidad?

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Anexo 1 Ficha EBI_L Anexo 2 Instructivo para el diligenciamiento de la ficha de estadísticas básicas de inversión local (EBI_L) INTRODUCCIÓN El presente manual desarrolla los aspectos relacionados con la organización, y

administración de los bancos de programas y proyectos locales (BPP_L), en el marco de las normas que aplican en el Distrito Capital para tal efecto. La Constitución de 1991 dispone como uno de sus fundamentos esenciales la participación activa de los ciudadanos en aquellos aspectos de las decisiones públicas que los afectan. En este sentido, la participación de la comunidad en la elaboración de los planes de desarrollo y en su implementación forma parte de esta nueva realidad. La ciudad de Bogotá ha venido avanzando en la concreción de las normas constitucionales y legales de la participación de la comunidad en la formulación de los planes de desarrollo de las localidades y en los proyectos de inversión que hacen posible la consecución de las metas definidas en dichos los planes. Los espacios de diálogo, interlocución, deliberación y concertación entre comunidades, autoridades e instancias de planeación en las localidades son los Encuentros Ciudadanos, los cuales permiten que la formulación del plan de desarrollo local sea una obra colectiva, donde diversos actores tienen la posibilidad de incidir en las decisiones de inversión pública de las localidades. La dinámica de los Encuentros Ciudadanos ha permitido identificar, concertar y aprobar una serie de iniciativas de inversión, conocidas como “decisiones concertadas”, las cuales son objeto de estudio por parte de los miembros de las comisiones de trabajo, elegidos por los mismos encuentros ciudadanos e integradas por representantes de la comunidad y quienes tienen la función de identificar y formular los proyectos de inversión local. En este contexto y a partir de las decisiones concertadas en los Encuentros Ciudadanos, se debe abordar un proceso de identificación y formulación de proyectos de inversión que

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recojan dichas decisiones y permita que los proyectos sean considerados para la asignación de recursos en los presupuestos locales de cada una de las vigencias. Cumplido el proceso de formulados de los proyectos de inversión, se requiere obligatoriamente para su ejecución, el registro de los mismos en los bancos de programas y proyectos locales1, lo cual exige definir con claridad los aspectos relacionados con la organización y administración de los bancos, buscando garantizar mayor transparencia y racionalidad en la inversión pública de los fondos de desarrollo local. La identificación y formulación de proyectos de inversión es responsabilidad de los comisionados de trabajo2, quienes con el apoyo del profesional de planeación local, deben sintetizar la información que resulta de este proceso en una ficha esquemática que contiene la información general del proyecto, denominada “Ficha de Estadísticas Básicas de Inversión Local (Ficha EBI_L)”. En esta ficha, se debe diligenciar la información sobre los componentes y datos básicos del proyecto, los cuales reflejan si el mismo está bien concebido y estructurado. Es fundamental reconocer que el diligenciamiento de la ficha EBI_L no es equivalente a la formulación de los proyectos, en consecuencia, cualquier metodología que se utilicé para formular los proyectos de inversión local es valida en la medida que provea la información necesaria para diligenciar la ficha EBI_L. Finalmente y de acuerdo con la responsabilidad delegada al Departamento Administrativo de Planeación Distrital para expedir los manuales para la organización de los BPP-L; el presente manual, la ficha EBI_L y los procedimientos para su diligenciamiento deben ser adoptados por todas las administraciones locales del Distrito Capital. El banco de programas y proyectos de las localidades no admitirá para el registro fichas distintas a la EBI_L.
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ARTÍCULO 25, del decreto 1139 de 2000.- De la ejecución y el banco local de proyectos. Para poder ejecutar un programa o proyecto que haga parte del Presupuesto Anual de los F.D.L., es necesario que éstos se encuentren evaluados por el órgano competente y registrados en el Banco Local de Programas y Proyectos.
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ARTICULO 24 COMISIONES DE TRABAJO. En las comisiones de trabajo participaran los representantes de la comunidad que delegue el respectivo Encuentro Ciudadano. Para desarrollar el trabajo contaran con el apoyo de la oficina de planeación local. PARÁGRAFO. El trabajo de identificación de proyectos así como el de formulación de los mismos, por parte de cada uno de los Encuentros Ciudadanos y de las comisiones de trabajo respectivamente, deberá ser permanente durante todo el período de ejecución del plan de desarrollo, en el sentido de estar definiendo y presentando los proyectos que concretan las propuestas estratégicas locales identificadas en el proceso de ejecución del plan de desarrollo para cada vigencia. - - 5

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1. ASPECTOS GENERALES

A continuación se precisarán los aspectos generales a tener en cuenta en la organización y administración de los BPPL, de acuerdo con las normas vigentes para tal fin. Se busca garantizar que los BPP-L sean una herramienta de planeación que permita que las decisiones concertadas y aprobadas en los encuentros ciudadanos se transformen en proyectos viables técnicamente, económica y jurídicamente, y se constituyan en la base para la elaboración del presupuesto. Como herramienta de planeación, los BPP-L se constituyen en un sistema de información que garantiza que los ciudadanos que participan en la formulación de los planes de desarrollo local y sus proyectos, encuentren un espacio organizado donde se almacenan los proyectos que serán objeto de priorización en el momento de la distribución de los recursos del presupuesto de cada vigencia. Todas las alcaldías locales tienen la responsabilidad de organizar su banco de programas y proyectos, y el Departamento Administrativo de Planeación Distrital debe fijar la metodología para el funcionamiento del mismo3. 1.1. ¿Qué es el banco de programas y proyectos local (BPP_L)?

El BPP_L es una herramienta para la planeación, que se constituye en un sistema de información en el que se registran y archivan los proyectos de inversión considerados viables (técnica, económica y jurídicamente), los cuales tienen la posibilidad de ser financiados al momento de asignar los recursos de los fondos de desarrollo local, en el proceso de formación presupuestal4.

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ARTICULO 29. BANCOS DE PROGRAMAS Y PROYECTOS. Todas las localidades deberán tener un Banco de Programas y Proyectos, el cual es un instrumento para la Planeación que registra los programas y proyectos viables técnica, ambiental y socioeconómicamente, susceptibles de financiación con recursos del presupuesto de la localidad, el cual será organizado y permanecerá bajo el cuidado del Consejo de Planeación Local. PARÁGRAFO. El Departamento Administrativo de Planeación Distrital elaborará la metodología y las Oficinas de Planeación Local colaborarán en la asesoría a la comunidad para la formulación e inscripción de los proyectos.
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Artículo 2º, del Decreto 449 de 1999 - Definición. El Banco Distrital de Programas y Proyectos es una herramienta para la planeación, que consiste en un sistema de información donde se registra un conjunto de iniciativas de inversión que han sido consideradas viables por la entidad responsable de su ejecución, de acuerdo con lo establecido en este Decreto. 7

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1.2.
1.2.1.

¿Que se entiende por organización y administración de los bancos de programas y proyectos locales? Organización:

La organización de los bancos de programas y proyectos locales es el conjunto de disposiciones que determinan la administración ordenada del BPP-L, de acuerdo con los procedimientos vigentes. Es una labor relacionada con el control y seguimiento que los consejos de planeación local deben cumplir según lo establecido en los arts. 11 literal g y 29 del Acuerdo 13 de 2000 y en el presente manual. 1.2.2 Administración:

Es el conjunto de actividades que permiten la gestión ordenada de la información y documentación relacionada con los proyectos de inversión que se almacenan en el BPP-L. Así mismo, implica la actualización, mantenimiento y ejecución de los procedimientos definidos para su funcionamiento. 1.3. Los bancos como herramienta de gestión pública de los planes de desarrollo local. Los bancos de programas y proyectos locales contribuyen a hacer públicas las decisiones concertadas en los Encuentros Ciudadanos a través de un sistema de información actualizado y organizado de los proyectos de inversión local que permiten el cumplimiento de las metas de los planes de desarrollo. Los ciudadanos encontrarán en el banco de programas y proyectos, el registro de los proyectos que materializan las decisiones de los encuentros ciudadanos y las metas de los planes de desarrollo y que tienen la posibilidad de ingresar al presupuesto y ser ejecutados. Los proyectos de inversión local solo tienen posibilidad de entrar a formar parte de los presupuestos si cuentan con viabilidad y están registrados en el respectivo BPP-L5.

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Ver Art. 25 del decreto 1139 de 2000. 8

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El ciclo de este proceso puede ser visualizado en el siguiente cuadro.

L s B P -L c m h r a i nad o P o o er m t e e g s i np bic d l P L e tó ú l a e D
E C E T O C DD N S N U N R S IU A A O

A T SE C E T O C A N UNR S C DDN S IU A A O

PA D LN E DS ROL L CL EA R L O O A

B N OD AC E P O R M SY R GA A P OE T S R YCO L CLS OAE

P A OI

C NR T C N O T A A IÓ

IN IA IV SC N E T A IC T A O V R ID S E P OE T S N R Y CO

E CC N JE U IÓ

1.4. Responsables de la organización y administración de los bancos de programas y proyectos locales. El cuidado de la organización de los bancos de proyectos locales corresponde a los consejos de planeación local y la administración a las alcaldías locales a través del profesional de planeación. Este proceso se precisa en el siguiente cuadro.

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D L SR S O S B E E O EP NA L S
O G N A IÓ R A IZ C N

F r u có : oml i n a C mi n d sc n o i oao o s a o od py e p n ai nl c l l e có oa a , e td d s ni a e d ti a s i rt l s e yU L E

A M IS R C N D IN T A IÓ

C NE D O S JO E P A E C N OA L NA IÒ L C L

AC L ÍAL C L L AD O A

1.5. Principios para la organización y administración de los bancos de programas y proyectos locales. Los principios orientadores de la organización y administración de los bancos son los siguientes: Coordinación: Los consejos locales de planeación y las alcaldías locales garantizarán la armonía necesaria para el funcionamiento eficiente de los BPP-L. Público: El BPP-L es un sistema de información público en su organización y administración Carácter vinculante: Para que un proyecto ingrese al presupuesto anual de inversión debe estar registrado en el BPP-L Organización: Los BPP-L se actualizaran permanentemente y su información además de ser pertinente, útil, oportuna y relacionada con los procesos de planeación participativa, estarán disponibles para quien la requiera. Coherencia: Los proyectos registrados en el BPP-L deben guardar una relación efectiva con las estrategias, objetivos, política, principios y metas establecidas en el plan de desarrollo local. 1.6. ¿Para qué sirve el banco de programas y proyectos locales? Los bancos cumplen con los siguientes propósitos, relacionados con el proceso de planeación y ejecución de los recursos públicos: • Garantizan la coherencia del plan de desarrollo local con las decisiones concertadas en los encuentros ciudadanos: En el BPP-L reposan proyectos de inversión local cuya iniciativa ha surgido de los encuentros ciudadanos y fueron concertadas en la elaboración y aprobación del plan de desarrollo de acuerdo con las actas de concertación respectivas. Adicionalmente cuentan con un
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certificado de viabilidad técnica, económica y jurídica que permite realizar los procesos de contratación y ejecución de los mismos. • Garantizan la información y transparencia de la inversión pública que se realiza a través de los fondos de desarrollo local: Permite que los proyectos de inversión local elaborados con base en las decisiones concertadas en los encuentros ciudadanos y que concretan el logro de las metas expresadas en los planes de desarrollo local sean conocidas por cualquier ciudadano. Es una herramienta para hacer público lo público. Para facilitar la programación presupuestal: Permite que la elaboración y ejecución del presupuesto se haga con base en proyectos formulados y que cuentan con viabilidad técnica, económica y jurídica.

2.

ORGANIZACIÓN Y ADMINISTRACIÓN DE LOS BANCOS DE PROGRAMAS Y PROYECTOS LOCALES

A continuación se desarrollarán los principales aspectos relacionados con la organización y administración de los bancos de programas y proyectos locales, acatando las normas vigentes y los principios generales enunciados en el numeral anterior. 2.1 Organización de los bancos de programas y proyectos locales. La organización hace referencia al conjunto de disposiciones que permiten la administración ordenada de los BPP-L a través del control y seguimiento que los consejos de planeación local ejercen sobre las acciones de operación de los BPP-L. La organización de los BPP-L es un ejercicio público en el cual los consejos de planeación garantizan el cumplimiento de los procedimientos y requisitos establecidos en las normas que los reglamentan y en el presente manual, para registrar, actualizar, depurar y hacer públicos los proyectos que cumplirán con las metas establecidas en los planes de desarrollo local. Esta actividad está claramente diferenciada de la administración de los BPP-L, la cual corresponde a la alcaldía local a través del profesional de planeación o quien haga sus veces . 2.1.1 ¿Qué es el control y seguimiento a los bancos de programas y proyectos locales? El control y seguimiento es la actividad permanente que ejercen los consejos de planeación local de manera programada, para que la administración del BPP-L se desarrolle acorde con las normas establecidas y permita una mayor publicidad y transparencia en la programación de los recursos públicos de inversión de las localidades. 2.1.2. Responsables del control y seguimiento a los bancos de programas y proyectos locales

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Los responsables del seguimiento y el control al funcionamiento de los bancos de programas y proyectos son: Los consejos locales de planeación en tanto encargados de la organización de los mismos según el Acuerdo 13 de 2000, y el Departamento Administrativo de Planeación Distrital y la Secretaría de Gobierno por la administración distrital. 2.1.3. Procedimientos para el control y seguimiento al banco de programas y proyectos locales. El seguimiento será ejercido sin interferir con la administración del BPP-L, pero garantizando que éste funcione dentro de los parámetros establecidos por la normativa vigente y el presente manual. El seguimiento al banco de programas y proyectos locales seguirá el siguiente procedimiento: • El Consejo de planeación local en reunión con el administrador del BPP-L concertará las fechas de control y seguimiento al proceso de administración del BPP-L y demás compromisos de comunicación e interacción entre el CPL y la administración local. Cada seis meses de manera ordinaria y cuando se requiera de forma extraordinaria, el CPL y el responsable del banco de programas y proyectos realizarán una reunión para revisar el estado del mismo. El profesional de planeación o quién haga sus veces, presentará la base de datos actualizada de los proyectos existentes en el banco a la fecha del control, indicando cuáles proyectos ingresaron en el semestre y el certificado de viabilidades que permitió su registro. El CPL con apoyo de la alcaldía local, vigilará que dicha información sea publicada en la página web y en los demás medios con que cuente la alcaldía local. La base de datos actualizada de los proyectos existentes en el BPP-L será publicada en parte visible de la alcaldía local y una copia será entregada a los consejeros de planeación local, a la JAL, al DAPD y a la Secretaría de Gobierno. De los resultados del seguimiento dará cuenta el CPL en los eventos públicos de rendición de cuentas.

Nota: En caso de presentarse fallas en el funcionamiento administrativo del BPP-L, los CPL informarán a los alcaldes locales, a las JAL, al Departamento Administrativo de Planeación Distrital y la Secretaría de Gobierno para que se tomen las medidas correctivas pertinentes según el caso. 2.1.4. Momentos para el control y seguimiento a los bancos de programas y proyectos locales. En el mes de julio y enero de cada año, se programará una reunión de seguimiento a la organización y administración del banco de programas y proyectos en todas las alcaldías locales. En la reunión del mes de enero, se establecerá la agenda de seguimiento entre el consejo y el profesional de planeación o quién haga sus veces. Realizadas las reuniones de seguimiento, los resultados del mismo y la planilla actualizada de los proyectos serán enviadas a la JAL, al alcalde local, al DAPD y a la Secretaría de Gobierno.

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2.1.5 Conocimiento y consulta de los proyectos registrados en el banco de programas y proyectos locales. La alcaldía local a través del profesional de planeación, facilitará oportunamente la información que permita dar a conocer los proyectos registrados en los bancos de programas y proyectos locales. El listado de los proyectos registrados en el BPP-L será publicado en internet y en lugar visible de la alcaldía local. El contenido de los proyectos podrá ser consultado por los ciudadanos a través de solicitud al administrador del BPP-L quien proveerá copia en medio magnética de la información archivada en el BPP-L. (En cualquier caso el solicitante asumirá los gastos que acarree proveerla de acuerdo con las disposiciones vigentes al respecto). El incumplimiento de esta función será causa de mala conducta por parte del funcionario responsable.

2.2. Administración de los bancos de programas y proyectos locales. En este aparte del manual se desarrollarán los aspectos fundamentales relacionados con: la administración del BPPL, la localización, responsable, proceso de registro, actualización, factibilidad y viabilidad de los proyectos que harán parte del banco de programas y proyectos locales. 2.2.1. ¿Qué es la administración de los BPP-L. ? La administración de los bancos de programas y proyectos hace referencia a las actividades de la alcaldía local mediante las cuales se registran, actualizan y depuran los proyectos de inversión local. De igual forma se relaciona con los procesos de almacenamiento, difusión y utilización de la información (actas de encuentros ciudadanos, estudios, diseños y la formulación técnica de los proyectos, registros de viabilidad, entre otros) de los proyectos que concretan las metas de los planes de desarrollo local. La administración de los bancos debe garantizar que la información allí existente sea confiable, pertinente y oportuna. 2.2.2. Operación del banco de programas y proyectos locales. La operación del banco de programas y proyectos forma parte de la administración del mismo y es responsabilidad del profesional de planeación o quien haga sus veces. 2.2.2.1. Localización: El BPP-L estará localizado en un sitio apropiado e identificado para tal fin, adscrito a la Coordinación Administrativa y Financiera de la localidad. 2.2.2.2. Requerimientos para la operación: contará con un computador, archivadores, cartelera, acceso a los medios de difusión y publicidad del banco y demás elementos necesarios para su buen funcionamiento. 2.2.2.3. Procedimientos para la operación del banco por parte del administrador:

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a. Realiza de manera permanente las operaciones físicas para el mantenimiento, archivo, sistematización y publicidad de la información relacionada con los proyectos registrados en el banco de programas y proyectos. La información que se encuentra en medio magnético tendrá los accesos de seguridad necesarios para garantizar la transparencia en el manejo de los proyectos del banco. b. Archiva de manera oportuna las actas de los encuentros ciudadanos y registra en la base de datos de las actas la siguiente información: fecha del encuentro, tipo de encuentro ciudadano (diagnóstico, concertación de decisiones), encuentro zonal o local y temas del encuentro. c. Registra cada proyecto cuando le ha sido otorgado el certificado de viabilidad. Para el registro utiliza una base de datos consecutiva en el orden que se obtiene la viabilidad y hace el archivo físico con el mismo consecutivo del registro. La base de datos contendrá la siguiente información extractada de la ficha EBI_L: Código del proyecto Denominación Eje u objetivo del PDL al cual responde el proyecto Programa Objetivo general del proyecto Localización Beneficiarios Nombre de los comisionados y/o funcionarios que participaron en la formulación del proyecto Institución o dependencia responsable de la viabilización Fecha de viabilización Fecha de registro en el BPP-L Fecha de actualización en el BPP-L d. Crea una carpeta para cada proyecto con las siguiente información: carta de solicitud de viabilidad, Ficha EBI_L, documentos anexos a cada proyecto si los tiene, certificado de factibilidad y de viabilidad. e. Cada cuatro años realiza la depuración y codificación del banco, de acuerdo con los procedimientos establecidos en el presenta manual. 2.2.2.4. Publicidad de la información sobre bancos de programas y proyectos locales: El profesional de planeación o quién haga sus veces, mantendrá actualizada la información sobre el banco de programas y proyectos locales y subirá la información contenida en la base de datos de registro a la página web de la alcaldía local y la difundirá a través de los demás medios de comunicación con que cuente la alcaldía local. Dicha información, será enviada cada seis meses al DAPD y será entregada a la comunidad en los eventos de rendición de cuentas. Igualmente se enviará a la Junta Administradora Local y a la Secretaría de Gobierno. La planilla con la información de los proyectos registrados será de consulta abierta al público y se mantendrá en la cartelera de la oficina donde funcione el banco de programas y proyectos. 2.2.3. Responsable de la administración del banco de programas y proyectos locales. El administrador del BPP-L será el profesional de planeación o quien haga sus veces. El banco estará adscrito a la Coordinación Administrativa y Financiera de cada localidad quién velará por su buen
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funcionamiento. El alcalde local vigilará la administración, difusión de la información y transparencia del BPP-L. Únicamente el administrador del BPP-L podrá ingresar, depurar, o modificar información, mediante el procedimiento establecido para tal fin. 2.2.4. Registro de proyectos en el banco de programas y proyectos locales. 2.2.4.1. ¿Qué es el registro de un proyecto? Es el procedimiento mediante el cual un proyecto entra a formar parte del banco de programas y proyectos de la localidad. De acuerdo con los procedimientos definidos en el manual, solo se admitirán como proyectos en el BPP-L aquellos que desarrollen iniciativas de los encuentros ciudadanos, respondan a las metas establecidas en los planes de desarrollo y sean formulados por los comisionados de trabajo, con apoyo de la administración. 2.2.4.2. Responsable del registro de los proyectos en el banco de programas y proyectos locales. La responsabilidad del registro de los proyectos locales es del profesional de planeación o quien haga sus veces. 2.2.4.3. Procedimiento para el registro de un proyecto en el banco de programas y proyectos locales. El registro de proyectos en el banco seguirá el siguiente procedimiento: a. El proyecto ha sido formulado por los comisionados de trabajo, con apoyo de la administración local y distrital, y cuenta con una ficha EBI_L diligenciada. La convocatoria a los comisionados de trabajo para la formulación de los proyectos es responsabilidad del administrador del BPP-L. b. Formulado el proyecto, será revisado por el profesional de planeación, quien certificará la factibilidad del proyecto. En caso de tener deficiencias en la formulación convocará a los comisionados para superar dichas deficiencias. c. El profesional de planeación proyectará carta de envío del proyecto a la institución o UEL que expide la viabilidad del proyecto. Dicha carta es firmada por el alcalde local. d. Cuando la institución ha certificado la viabilidad, el profesional de planeación o quién haga sus veces, registrará el proyecto en el banco. Este acto implica la inclusión del proyecto en la planilla de proyectos registrados y su almacenamiento físico, con todos los soportes en los medios dispuestos para tal fin. Al momento de realizara el registro, se asignará un código consecutivo a cada proyecto, el cual se mantendrá durante su existencia en el BPP-L e. Cumplido el procedimiento anterior, el administrador del BPP-L publicará el registro en los lugares definidos para tal fin e informará por escrito al consejo de planeación local. f. Cuando la institución o UEL objete técnica, económica o jurídicamente los proyectos, el profesional de planeación convocará a los comisionados para superar las observaciones realizadas y tramitar la viabilidad siguiendo el procedimiento aquí establecido. g. El registro se hace en cualquier momento, con la ficha EBI_L y con el certificado de viabilidad emitido por la institución competente. Es el requisito previo para la incorporación de un proyecto en el POAI de la respectiva vigencia. Solo se incluirán en el POAI aquellos proyectos que hayan sido registrados en el BPP-L antes del 1 de julio año anterior al que se esta programando

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Nota: Podrán ser registrados proyectos formulados por la administración local, cuando se trate de emergencias y desastres, proyectos de operación de las localidades (Gastos de operación, pago de honorarios a Ediles, entre otros), o cuando los comisionados de trabajo habiendo sido convocados por la administración local no participen en la formulación de los proyectos de inversión local de acuerdo con la normativa vigente. En estos casos, se dejará constancia escrita de las razones por las cuales los comisionados no cumplieron con dicha tarea y del procedimiento desarrollado. Dicha constancia ser anexada a la carpeta del proyecto. 2.2.5. Actualización Es el proceso mediante el cual el administrador del BPP-L, con el apoyo de los comisionados de trabajo, realizan modificaciones a los contenidos de los proyectos registrados en el BPP-L con el fin de adecuar la formulación de los proyectos a nuevas realidades y garantizar el logro de las metas del plan de desarrollo local. 2.2.5.1. Formato de actualización de los proyectos de inversión local registrados en el banco de programas y proyectos locales. La actualización se realiza mediante la modifica o ajuste a la información contenida en la ficha EBI_L registrada en el BPP-L. Se debe diligenciar una nueva ficha EBI_L 2.2.5.2. Responsable de la actualización. El responsable de la actualización de los proyectos será el profesional de planeación o quién haga sus veces, con el apoyo de los comisionados de trabajo. 2.2.5.3. ¿Qué se actualiza y donde?. Se actualiza la información contenida en la Ficha EBI_L de cada proyecto registrado en el BPP-L. Esta actualización se origina por:

Cambios en el nivel de estudios y/o análisis del proyecto: se puede modificar la información contenida en la ficha EBI_L en los distintos aspectos de la misma. Ejemplo: población a atender, componentes, costos, área de influencia, etc. Cambios por modificaciones presupuéstales: Los proyectos registrados en el BPP-L con recursos asignados en el presupuesto vigente de la localidad, pueden ser objeto de actualizaciones, por efecto de una modificación presupuestal. Esto origina cambios en el nivel de estudios y/o análisis del proyecto de acuerdo con la magnitud a modificar.

2.2.5.4. Procedimiento para la actualización de proyectos en el banco de programas y proyectos locales. Para la actualización, el profesional de la oficina de planeación o quien haga sus veces seguirá el siguiente procedimiento: a. Revisará los proyectos registrados en el banco y definirá cuales de ellos requieren de actualización.
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b. Convocará a los comisionados de trabajo para realizar la actualización correspondiente. c. Diligenciará una nueva ficha EBI_L con las actualizaciones respectivas. d. Realizara el proceso estipulado para la viabilización de los proyectos y su registro, tal como se define en el procedimiento para el registro. e. Realizada la actualización informará por escrito al consejo de planeación local y realizará los ajustes en la planilla de registro respectiva. 2.2.6. Depuración del banco de programas y proyectos locales 2.2.6.1. ¿Qué es la depuración del banco de programas y proyectos locales? La depuración de los bancos de programas y proyectos es el acto mediante el cual se retiran proyectos de inversión registrados en el BPP-L que no responden a los lineamientos de los nuevos planes de desarrollo. Este acto ocurre cada cuatro años según los procedimientos establecidos para tal efecto. 2.2.6.2. Responsable de la depuración. El responsable de la depuración de los proyectos será el profesional de planeación o quién haga sus veces.

2.2.6.3. Procedimiento para la depuración de proyectos en el BPP-L. El procedimiento es el siguiente: 1. Aprobado un nuevo plan de desarrollo local, el profesional de planeación, el Coordinador Administrativo y Financiero y el alcalde local, revisarán los proyectos de inversión registrados en el BPP-L con el fin de identificar: a. Proyectos registrados en ejecución b. Proyectos registrados que se adecuan o se pueden adecuar a las nuevas políticas, estrategias y objetivos del nuevo plan de desarrollo local. c. Proyectos que no responden a la estructura del nuevo plan de desarrollo local 2. Una vez identificados los proyectos según lo dispuesto en el numeral anterior, se realizará una reunión con el consejo de planeación local para definir lo siguiente: a. Retirar los proyectos que no responden a la nueva estructura (objetivos, políticas y estrategias) del plan de desarrollo local. b. Los proyectos que están en ejecución y que seguirán siendo parte del BPP-L hasta terminar su ejecución, momento en el cual se retiran del banco. c. Se definirán los proyectos que serán objeto de actualización para adecuarlos a la nueva estructura del plan de desarrollo local. d. Se definirán los proyectos que concretarán las metas del nuevo plan de desarrollo y que entrarán en proceso de formulación.

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3. Definidos los proyectos que formarán parte del nuevo plan de desarrollo, se entrará en un nuevo proceso de registro, siguiendo los parámetros anteriormente establecidos. Este procedimiento se realizará durante el mes siguiente a la sanción del plan de desarrollo local. 2. 2.7. La factibilidad de los proyectos locales 2.2.7.1. ¿Qué es la factibilidad? La factibilidad es el análisis que realiza el profesional de planeación de la localidad o quién haga sus veces, para determinar si un proyecto cumple con los requisitos básicos de formulación que permita solicitar la viabilidad a la institución correspondiente. El análisis de factibilidad da cuenta de la pertinencia del proyecto en cumplimiento de criterios: jurídicos, técnicos, económicos y financieros. Este es el paso previo para la solicitud de viabilidad. 2.2.7.2. Responsable de la factibilidad El responsable de la factibilidad de los proyectos es el profesional de planeación o quien haga sus veces. Para dicho proceso podrá solicitar el apoyo de otros funcionarios de la alcaldía local o de funcionarios de las instituciones distritales.

2.2.7.3. Procedimiento para la factibilidad Para realizar el análisis de factibilidad de un proyecto, el funcionario responsable revisa y certifica con su firma la veracidad y coherencia de cada uno de los ítems de la ficha EBI_L, los anexos que tenga el proyecto formulado y diligencia el siguiente formato de factibilidad: FORMATO DE FACTIBILIDAD PROYECTOS DE INVERSIÓN LOCAL Fecha: Localidad: Código del proyecto: Denominación Institución prevista para obtener la viabilidad: Eje/objetivo Valor de la inversión:

El proyecto desarrolla Meta del PDL que desarrolla: las metas del Plan de Desarrollo local vigente Programa: Si No Ítem La línea de inversión es de competencia local: Existe acta de encuentro ciudadano en la que se concertó la iniciativa del proyecto La alternativa de solución seleccionada aporta a la resolución problema
Los objetivos del proyecto responden a la situación descrita como problema y cuenta con indicadores

Si

No

Las metas del proyecto son medibles

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La población objeto del proyecto esta definida y cuantificada Están considerados todos los componentes necesarios para desarrollar las actividades del proyecto Los costos del proyecto corresponden a los valores del mercado El proyecto es financiado totalmente por el fondo de desarrollo local Observaciones: Anexos: Firma del responsable del diligenciamiento del formato: 2.2.8. Viabilidad 2.2.8.1. ¿Qué es la viabilidad? Es el proceso que surte la instancia o autoridad competente para determinar si un proyecto a registrar en el banco de programas y proyectos local (BPP-L) reúne los aspectos técnicos, económicos y jurídicos necesarios para la ejecución de los recursos. 2.2.8.2. Responsable de la viabilidad

Será responsable de la expedición del concepto de viabilidad para proyectos a registrar en el banco de programas y proyectos locales (BPP-L) el Director de la Unidad Ejecutiva de Localidades (UEL) de la entidad respectiva o quien haga sus veces, de acuerdo con los procedimientos que previamente haya establecido cada UEL. De presentarse proyectos que por su especificidad y complejidad técnica no pueden ser viabilizados por las anteriores unidades, la Subsecretaría de Asuntos Locales de la Secretaría de Gobierno tramitará ante la Oficina de Planeación o la dependencia que haga sus veces, de la entidad técnica competente, el correspondiente concepto de viabilidad. Cuando se presenten proyectos que involucren componentes de diferentes sectores (Salud, educación, recreación, entre otros), el administrador del BPP-L determinará y enviará el proyecto a las UEL relacionadas con el mismo y solicitará viabilidad para los componentes que correspondan a cada UEL o institución: Una vez obtenida las viabilidades de cada componente se realizará el trámite de registro. Las UEL o las instituciones que tengan la responsabilidad de otorgar viabilidad a los proyectos locales, establecerán y darán a conocer los criterios para otorgar la viabilidad técnica de los proyectos que serán de conocimiento general y deben ser publicados en la página web de las respectivas instituciones 2.2.8.3. Procedimiento para la viabilidad.

a. El profesional de planeación de la alcaldía local o quién haga sus veces, preparará carta de remisión del proyecto a la UEL respectiva, previa revisión de la factibilidad del mismo. Dicha carta será firmada por el alcalde local. b. La UEL o institución competente revisará la documentación enviada y realizará el análisis de viabilidad que le permita establecer si el proyecto reúne los requisitos para la ejecución. El concepto de viabilidad se expide luego de la verificación de los siguientes aspectos: (I) la concordancia del proyecto con los lineamientos y políticas del Plan de Desarrollo Local; (II) las competencias de la
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localidad para ejecutar el proyecto propuesto; (III) la coherencia de la solución que plantea el proyecto con el problema o situación que se pretende resolver; (IV) se ha diligenciado correctamente la ficha EBI_L, según el instructivo establecido para tal fin; y, (V) los aspectos y/o requisitos exigidos por la Unidad Ejecutiva de Localidades (UEL) correspondiente o por la Secretaría de Gobierno o por la Entidad Técnica Competente para aquellos proyectos que lo requieran. c. La UEL expedirá el certificado de viabilidad y lo enviará a la alcaldía local. d. En el caso de no otorgar viabilidad, enviará las observaciones correspondientes a la alcaldía local, solicitando las correcciones del caso, las cuales deben ser expresadas con absoluta claridad. Las observaciones harán referencia exclusivamente a los criterios técnicos, económicos y jurídicos de evaluación. El profesional de planeación o quien haga sus veces, realizará las correcciones con el apoyo de los comisionados de trabajo e iniciará nuevamente el proceso de solicitud de viabilidad. e. Otorgada la viabilidad, el profesional de planeación ingresará el proyecto a la planilla de registro del BPP-L y lo archivará en el lugar establecido para tal fin.

Anexo 1

FICHA EBI_L
INFORMACIÓN DEL PROYECTO
1. PROCESO QUE SE ADELANTA Fecha del proceso___________________________________ Indique el (los) numerales afectados: ____________________

Registro Actualización 2.

IDENTIFICACIÓN

CÓDIGO DEL PROYECTO: ________ LOCALIDAD: ________________________________________ ORIGEN INICIATIVA: E.C.6: OTRO: CUAL? _______________________________________ NÚMERO DEL ACTA_____________________________FECHA________________________________ DENOMINACIÓN DEL PROYECTO:_______________________________________________________ ___________________________________________________________________________________

3.

CLASIFICACIÓN

PLAN DE DESARROLLO LOCAL: ________________________________________________________ EJE/OBJETIVO: _________________________________________________________________________
6

E.C. – Encuentro Ciudadano 20

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PROGRAMA: ________________________________________________________________________ PEZ: 7 PEL: PGI: Cuál? _________________________________________________

4.

LOCALIZACIÓN GEOGRÁFICA

UPZ: BARRIO: VEREDA: OTROS:

LOCALIDAD____________________

INSTITUCIONAL_____________________

5.

PROBLEMA A RESOLVER Y JUSTIFICACIÓN (¿Cuál es el problema que se pretende solucionar?, ¿Por
qué se va a hacer el proyecto?)

6.

OBJETIVOS (¿Qué se quiere lograr con este proyecto?)

6.1. Objetivo general

6.2. Objetivos específicos

7.

INDICADORES DE LOS OBJETIVOS
NOMBRE DEL INDICADOR FORMULA DEL INDICADOR ESTADO INICIAL VALOR ESPERADO PERIODO

8.

PLANTEAMIENTO Y SELECCIÓN DE ALTERNATIVAS

ALTERNATIVA 1:
7

PEZ – Propuesta Estratégica Zonal - PEL – Propuesta Estratégica Local – PGI – Proyecto de Gran impacto 21

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ALTERNATIVA 2:

ALTERNATIVA SELECCIÓN:

9. DESCRIPCIÓN DE LA ALTERNATIVA SELECCIONADA O PROYECTO
(¿Qué se va a hacer para solucionar el problema?)

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CARACTERÍSTICAS GENERALES:

CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS:

CARACTERÍSTICAS INSTITUCIONALES:

CARACTERÍSTICAS AMBIENTALES:

CARACTERÍSTICAS COMUNITARIAS:

10.
No.

METAS DEL PROYECTO (Cuantifique los logros a alcanzar)
PROCESO MAGNITUD UN. DE MEDIDA DESCRIPCIÓN AÑOS
1 2 3 4

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11.

GRUPOS DE POBLACIÓN OBJETIVO (Indique la población a ser beneficiada con el proyecto)
Nº de personas que demandan el bien o servicio Nº de personas que se propone atender Descripción de la población

Año

12. TIPO DE GASTO
a) Infraestructura: b) Programas y Campañas: c) Dotación: d) Otros: Cuál: _________________________________________________________________

13. COMPONENTES DEL PROYECTO Y SU ESTRUCTURA DE COSTOS ESTRUCTURA ANUAL DE COSTOS Componentes
200__ 200__

- Miles de pesos del año_____ Años calendario
200__ 200__ 200__ 200__

TO TA L

Otros:

TOTAL 14. FLUJO FINANCIERO DEL PROYECTO
Ej ec ut ad o 200

.

CIFRAS EN MILES DE PESOS DEL AÑO _____ HORIZONTE REAL DEL PROYECTO (Años): Años calendario S TOTAL a 200 200 200 l d o
. . .

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VALOR

15.

FUENTES DE FINANCIAMIENTO
FUENTES E je c u ta d o 200__ Años calendario 200__ 200__ 200__ S T O T A L

Presupuesto F.D.L. Cofinanciación Distrito Comunidad Otros Aportes

TOTAL 16. SOSTENIBILIDAD

17. ESTUDIOS QUE RESPALDAN EL PROYECTO
NOMBRE DEL ESTUDIO QUIÉN LO REALIZO FECHA

18. RESPONSABLES DE LA FORMULACIÓN

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PARTE II: CONCEPTO DE VIABILIDAD
EXPEDICIÓN DEL CONCEPTO DE VIABILIDAD
ASPECTOS A REVISAR • ¿Es concordante el proyecto con los lineamientos y políticas del Plan de Desarrollo Local? • ¿Es competencia de la Localidad ejecutar este tipo de proyectos? • ¿Es coherente la solución que plantea el proyecto con el problema o situación que se pretende solucionar? • ¿Cumple con los lineamientos para la Formulación y Evaluación de Proyectos? • ¿Reúne los aspectos y/o requisitos exigidos por la UEL, Secretaría de Gobierno o Entidad Técnica Competente? CONCEPTO Y SUSTENTACIÓN: • ¿El Concepto es Favorable? • Sustentación: SI NO

SI

NO

RESPONSABLE: NOMBRE Y CARGO DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE: INSTANCIA O ENTIDAD: FECHA DE DILIGENCIAMIENTO (d/m/a): OBSERVACIONES:

TELÉFONO:

QUIÉN FORMULÓ EL PROYECTO: _______________________________________________________ QUIÉN APOYÓ LA FORMULACIÓN: ______________________________________________________ FECHA (d/m/a): _____________________________________

OBSERVACIONES:

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Anexo 2 Instructivo para el diligenciamiento de la Ficha de Estadísticas Básicas de Inversión
Local - (EBI_L)

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PRESENTACIÓN

La importancia del diligenciamiento de la ficha EBI-L, radica en que este documento es el medio a través del cual se adelanta el registro y actualización de los proyectos en el banco de programas y proyectos local, en cumplimiento de la normatividad vigente, requisito que debe surtirse previamente a la asignación y ejecución de recursos de los presupuestos anuales de inversión de las localidades. El formato de ficha EBIL que se anexa a este instructivo, deberá ser utilizado a partir de la fecha para el registro de proyectos nuevos ante el Banco de Programas y Proyectos Local (BPP-L). La Ficha EBI-L es un formato que esta compuesto por dos partes: La parte I contiene la información del proyecto producto del proceso de formulación y la parte II el concepto de viabilidad. Para su diligenciamiento, se deben tener en cuenta las indicaciones establecidas en el presente anexo “Instructivo para el diligenciamiento de la Ficha de Estadísticas Básicas de Inversión Local (EBI-L)”. El presente documento contiene las instrucciones para el diligenciamiento de la ficha EBI_L. En el instructivo se presentan de manera resumida los aspectos generales sobre contenido de la Ficha EBI-L y algunos de los principales aspectos a tener en cuenta en la formulación de proyectos. Algunos de los estudios y análisis relacionados con al formulación de proyectos aparecerán como anexos a la ficha de ser necesario. Para adelantar el proceso de formulación de proyectos, las localidades contarán con la asesoría y la orientación del Departamento Administrativo de Planeación Distrital -Subdirección de Programación y Seguimiento de la Inversión Pública y de la Secretaría de Gobierno -Subsecretaría de Asuntos Locales. Para garantizar lo anterior, la administración central ha previsto que durante todo el proceso, las comisiones de trabajo y el alcalde local, contarán con el apoyo y asistencia técnica de las Unidades Ejecutivas de las Localidades y de las entidades del nivel central.

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I- LA FICHA DE ESTADÍSTICAS BÁSICAS DE INVERSIÓN LOCAL (Ficha EBI_L)
¿Qué es la Ficha La Ficha de Estadísticas Básica de Inversión Local (EBI-L) se define como un formato que contiene de EBI-L? manera esquemática la información esencial de un proyecto de inversión producto de su proceso de formulación. El presente instructivo determina el contenido general de la ficha, así como las orientaciones básicas para su diligenciamiento. ¿Cómo esta compuesta la Ficha EBI-L? ¿Quién debe tomar la iniciativa para la formulación de los proyectos de inversión? ¿Quién debe diligenciar la Ficha EBI-L? ¿Para qué sirve la Ficha EBI-L? ¿Cómo se utiliza la Ficha EBI-L en el proceso de registro de proyectos? ¿Cómo se utiliza la Ficha EBI-L en el proceso de actualización de proyectos? La Ficha EBI-L está compuesta por dos partes: la primera contiene la información indispensable para que un proyecto obtenga la viabilidad y la segunda parte se refiere al concepto de viabilidad La iniciativa para la formulación de los proyectos es del profesional de planeación local. Cuando se trate de proyectos relacionados con la operación de las localidades (Gastos de operación, pago de honorarios a Ediles, entre otros), la iniciativa es del alcalde local o su delegado.

El diligenciamiento de la ficha es responsabilidad del profesional de planeación con apoyo de los comisionados de trabajo, de las instituciones del nivel local y Distrital, así como de los alcaldes locales. La Ficha EBI-L sirve para adelantar el registro y actualización de un proyecto ante el Banco de Programas y Proyectos de cada localidad (BPP-L). El registro de un proyecto es el paso que debe cumplir todo proyecto como requisito indispensable para entra a formar parte del presupuesto local. Para el registro de un proyecto se deben diligenciar la totalidad de los numerales correspondientes a la ficha EBI-L. Igualmente debe tener diligenciado el formato de viabilización.

Para la actualización se deben indicar en la ficha los numerales objeto de modificación y en los mismos efectuar la modificación a que haya lugar. Se diligenciará una nueva ficha EBI_L Las actualizaciones que se hagan a la ficha deben guardar concordancia con la decisión concertada en el Encuentro Ciudadano que haya dado origen al proyecto.

II- RECOMENDACIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LA FICHA EBI_L
Para diligenciar cada uno de los numerales de la ficha es indispensable leer previamente las instrucciones que aparecen a continuación, las cuales tienen como objetivo que la información se diligencie correctamente: • Diligencie una ficha para cada proyecto. • Sea preciso, conciso y evite abreviaturas. • Diligencie toda la información requerida según se trate de adelantar registro o actualización de un proyecto.

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• Diligencie la ficha EBI-L en letra imprenta legible y sin tachaduras. Igualmente lo puede hacer a máquina o en un computador. • Exprese en miles de pesos del año en curso todas las cifras que representen montos de dinero. Así mismo, cada vez que se cambie de vigencia éstas cifras deberán ser actualizadas a los pesos de la nueva vigencia, utilizando los porcentajes de incremento del Índice de Precios al Consumidor (IPC) respectivo. Recuerde que un proyecto se considera oficialmente registrado o actualizado, una vez la ficha EBI-L haya sido diligenciada y tenga el certificado de viabilidad respectivo y se encuentre incluido en la planilla que para tal efecto diligencia el funcionario responsable del banco.

III- RESPONSABLES DEL DILIGENCIAMIENTO DE LA FICHA EBI-L
Son responsables del diligenciamiento de la Ficha EBI-L, según la información a suministrar, los siguientes: 1. El profesional de planeación o quién haga sus veces con el apoyo de los comisionados de trabajo, de las instituciones locales y distritales, así como de los alcaldes locales. 2. La instancia o autoridad competente de expedir el concepto de viabilidad (Unidad Ejecutiva de Localidades –UEL, Secretaría de Gobierno o Entidad Técnica Competente), en lo referente al concepto de viabilidad, Parte II de la Ficha EBI-L.

IV- INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO DE LA FICHA EBI-L
A continuación se presentan las orientaciones e instrucciones para el diligenciamiento de la información contenida en cada una de las partes y numerales de la Ficha EBI-L:

PARTE I: INFORMACIÓN DEL PROYECTO
1. PROCESO QUE SE ADELANTA Fecha del Proceso_________________________ Indique el (los) numerales afectados: _____________

Registro Actualización

Marque con una equis (X), en el espacio correspondiente, de acuerdo con el proceso que vaya a adelantar ante el banco de programas y proyectos local y especifique la fecha en que se adelanta el trámite seleccionado. REGISTRO: Se diligencia la totalidad de la información que especifica la ficha, con los anexos que permitan la mayor comprensión del proyecto. ACTUALIZACIÓN: Implica el cambio de ficha del proyecto, dejando en claro cuales son los numerales actualizados.

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2.

IDENTIFICACIÓN

CÓDIGO DEL PROYECTO: __________ LOCALIDAD: _________________________ ORIGEN INICIATIVA: E.C.: OTRO: CUAL? ___________________________ NÚMERO DE ACTA________________________FECHA________________________ DENOMINACIÓN DEL PROYECTO: _________________________________________

Escriba en el espacio correspondiente la información solicitada en este numeral de conformidad con las siguientes instrucciones:
Código del proyecto Este código se lo asignará al proyecto presentado para registro el profesional de planeación o quién haga sus veces, como responsable de la administración y operación del Banco de Programas y Proyectos Local, y tiene por objeto identificar en forma exclusiva y permanente cada proyecto. Cuando se presente un proyecto para su actualización escriba en el espacio correspondiente el código del proyecto, si no cuenta con esta información, déjelo en blanco. Escriba el nombre de la localidad responsable del proyecto. Si el proyecto a registrar o actualizar se originó en una decisión concertada de un Encuentro Ciudadano, marque con una equis (X) la casilla “E.C.” . Si el Proyecto se origina en espacios diferentes, marque con una equis (X) la casilla “Otro” y en el espacio “Cuál?” describa o especifique a cuál se refiere. Relacione el número del acta o de las actas que se elaboraron producto del Encuentro Ciudadano con su respectiva(s) fecha(s), las cuales dan fe de que el proyecto surgió de una decisión concertada en dichos encuentros ciudadanos. Escriba la denominación que identificará el proyecto. En la denominación de un proyecto se recomienda especificar claramente el objeto del gasto que incluya la acción a realizar (construcción, reparación, adquisición, capacitación, entre otros) y el objeto sobre el que se realiza la misma (colegio, vía, equipos, funcionarios, etc.), para lo cual es indispensable tener en cuenta los siguientes criterios8: • • • • Ser exclusivo, es decir, no debe existir otro proyecto con igual denominación. Debe mantenerse durante toda la vida del proyecto Debe sintetizarse en una sola frase su significado e interpretación. No deben utilizarse denominaciones globales tales como “Estudios y Consultorías”, “Cofinanciación”, “Convenios”, “Prestación de Servicios”, “Interventorías”, “Imprevistos”, entre otros, por cuanto son denominaciones que no corresponden a proyectos de inversión. La denominación “Cofinanciación” y/o “Convenios” como proyectos sólo puede existir, si está acompañada de la identificación del proyecto objeto del convenio y/o del proyecto que se busca cofinanciar. • No debe manejarse el término “Obras inconclusas” como denominación, por cuanto no corresponde a una denominación de un proyecto de inversión. Cada una de las obras inconclusas identificadas como tales, para ser incorporadas en el presupuesto, deben identificarse con una denominación que establezca claramente la acción y la definición del objeto sobre el cual recae tal acción. Ejemplo: Se quiere realizar obras que garanticen el estado óptimo permanente de las vías de la UPZ No. 89 “San Isidro Patios” de la localidad de Chapinero.

Localidad Origen de la iniciativa Número de acta

Denominación del proyecto

8

Además de los aquí establecidos, se recomienda consultar los documentos del Consejo Distrital de Política Económica y Fiscal -CONFIS- “Observaciones Generales y Específicas a los Anteproyectos de Presupuesto Local”, en lo que se refiere a la denominación de los proyectos. 31

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Manual de Procedimientos De acuerdo con lo anterior se procede a denominar el proyecto así: • Seleccione la principal acción que caracteriza la inversión. En el anexo No. 1 se presenta una lista de acciones que pueden utilizarse en la denominación del proyecto. MANTENIMIENTO • Defina el objeto del proyecto. VÍAS • Relacione, si es del caso, información complementaria que permita precisar la denominación: UPZ DE “SAN ISIDRO PATIOS” En este caso la denominación (nombre) del proyecto será: MANTENIMIENTO DE LAS VÍAS DE LA UPZ “SAN ISIDRO PATIOS”

3.

CLASIFICACIÓN

PLAN DE DESARROLLO LOCAL: ____________________________________________ EJE/OBJETIVO: ___________________________________________________________ PROGRAMA: ___________________________________________________________ PEZ: PEL: PGI: Cuál? ______________________________________

Escriba el nombre del Plan de Desarrollo Local vigente y clasifique el proyecto según la estructura del mismo (Eje/Objetivos, Programas, etc.). De igual forma, marque con una equis (X) en el espacio correspondiente si el proyecto a registrar se ha definido como una “Propuesta Estratégica Zonal (PEZ)”, “Propuesta Estratégica Local (PEL)” o como un “Proyecto de Gran Impacto (PGI)” y, en el espacio “Cuál?” escriba en nombre de la PEZ, PEL o del PGI al que se refiere.9 La clasificación de un proyecto corresponde a su inserción en la estructura de un plan de desarrollo vigente, de acuerdo con la estructura que cada plan defina (Ejes, Prioridades, Objetivos, Programas,). Dado que no se puede erogar ningún gasto que no este amparado en un plan de desarrollo y que cada plan define su propia estructura, es conveniente identificar desde el proceso de registro qué clasificación tiene el proyecto dentro de la estructura del plan de desarrollo vigente. Es importante resaltar que los Planes de Desarrollo Local deben ajustarse, en su estructura a la denominación de los componentes del Plan de Desarrollo Económico, Social y de Obras Públicas vigente del Distrito Capital.

9

La denominación de PEL y PGI se encuentra en el Acuerdo 13 de 2000. “Por el cual se reglamenta la participación ciudadana en la elaboración, aprobación, ejecución, seguimiento, evaluación y control del Plan de Desarrollo Económico y Social para las diferentes localidades que conforman el Distrito Capital y se dictan otras disposiciones”. 32

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4.

LOCALIZACIÓN GEOGRÁFICA

UPZ: BARRIO: VEREDA: OTROS: LOCALIDAD____________________

INSTITUCIONAL_______________

Escriba el nombre de la UPZ, el barrio o la vereda en la cual se ubica o donde se adelanta la inversión. Permite la focalización de la inversión y el seguimiento de la misma. No obstante, existen proyectos que por sus características particulares, resulta compleja su ubicación en las categorías anteriores. Por esta razón se proponen las siguientes clasificaciones: • • LOCALIDAD: Inversión en proyectos de gran impacto para la localidad que trascienden su ubicación física, a áreas de varias UPZ de la localidad. INSTITUCIONAL: Inversión que se realiza en proyectos para el beneficio institucional de la alcaldía local y honorarios de la Junta Administradora Local. Corresponde principalmente a aquellas inversiones para el fortalecimiento institucional de la localidad y de los procesos de gestión internos, por ejemplo: Operación y mantenimiento de sedes administrativas, sistemas de información, cableado estructurado y equipos de computo, entre otros, clasificados en el Objetivo “Gestión Publica”.

5.

PROBLEMA A RESOLVER Y JUSTIFICACIÓN ¿cuál es el problema que se pretende
solucionar? ¿Por qué se va a hacer el proyecto?

Escriba de manera resumida la descripción del problema que se pretende resolver con el proyecto, respondiendo a la siguiente pregunta ¿Cuál es el problema que se pretende solucionar?; y justifique el proyecto respondiendo a ¿Por qué se va a hacer el proyecto? El propósito de todo proyecto de inversión pública es resolver o superar un problema o necesidad, por lo tanto, la identificación exacta del problema y la justificación para resolverlo son el insumo básico y condición sin la cual no se puede hablar de la descripción de la solución de dicho problema. Para ello es preciso determinar: • LO QUE SE OBSERVA: Es necesario determinar las características más relevantes del problema y las condiciones en que se está presentando dicha situación. Generalmente los problemas se hacen evidentes por la forma como afectan a la comunidad, por una situación que denota insatisfacción o un hecho negativo. En caso de que existan indicadores de la situación actual haga uso de ellos. LO QUE LO ORIGINA: Se debe indagar y conocer la razón del problema, a qué se debe su existencia, es decir, las causas que lo generan y los aspectos que lo rodean (aspectos sociales, económicos, políticos, etc.), éste conocimiento es la base para la búsqueda de soluciones.

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LOS EFECTOS SI NO SE EMPRENDE ALGUNA ACCIÓN: Se deben identificar las consecuencias que está generando el problema, sus incidencias y el peligro que representa en el caso de no emprenderse alguna acción.

La justificación para abordar la solución al problema debe expresar las razones por las cuales es necesario llevar a cabo el proyecto.

6.

OBJETIVOS (¿Qué se quiere lograr con este proyecto?)

Construya los objetivos teniendo en cuenta que éstos deben estar relacionados con los propósitos que sean posibles de realizar y alcanzar con la ejecución del proyecto. Los objetivos deben definirse en forma clara y estratégica y su descripción debe plantear la solución del problema a resolver con el proyecto, de esta forma deben ser el resultado del balance del diagnóstico y de las decisiones que se tomen para atacar el problema. Estos deben definirse en términos de los efectos y/o impactos que se desea lograr. En su identificación se deben considerar los beneficios y/o transformaciones que el proyecto generaría en la comunidad Los objetivos deben poseer los siguientes atributos: - Ser consistentes: responder a la problemática o potencialidades identificadas en el diagnóstico. - Ser estratégicos: apuntar hacia temas estructurales de impacto para el desarrollo social, económico y ambiental. Ser medibles: debe poderse monitorear a través de las metas. Por Ej.: Ampliar la oferta educativa a niños de 8 a 14 años.

7.

INDICADORES DEL OBJETIVO
NOMBRE DEL INDICADOR FORMULA DEL INDICADOR
# de niños desnutridos # total de niños # de viviendas con servicios públicos # Total de viviendas. Kilómetros carril de vías locales

ESTADO VALOR INICIAL ESPERADO
20%
80%

PERIODO
4 años
1 año

Porcentaje de desnutrición de los niños de la localidad Porcentaje de cobertura de los servicios públicos Número de kilómetros carril de vías locales mantenidas

10%
90%

15

20

1 año

Construya y escriba el o los indicadores precisando: el nombre, la formula del indicador, estado inicial, valor esperado y periodo en el que se espera alcanzar o lograr el valor esperado del indicador. A partir de los objetivos del proyecto se pueden construir indicadores, los cuales se definen como variables o relaciones entre variables que ayudan a caracterizar la situación o a medir los cambios presentados en ella después de un tiempo o periodo determinado.

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Dado que estos indicadores generalmente expresan la cantidad o cualidad actual de una situación que será afectada por una acción o actividad, el efecto de dicha acción puede ser medido o comprobado por el cambio que se registre en la cuantificación o valoración del indicador al finalizar el periodo de ejecución del proyecto, o en el momento en el que se considere oportuno estimarlo. En la construcción de los indicadores tenga en cuenta lo siguiente:
Nombre del indicador Es la expresión verbal, precisa y concreta del patrón de evaluación con el cual se “personifica” el indicador respectivo. Ejemplo: porcentaje de cobertura en los servicios públicos (acueducto, alcantarillado y energía), tasa de escolaridad, tasa de mortalidad infantil, tasa de natalidad por edades, número de médicos por cada mil habitantes, porcentaje de población con necesidades básicas insatisfechas (NBI), tasa de analfabetismo, calidad de la educación, déficit de vivienda, tasa de desempleo, ingreso per cápita, tasa de desnutrición, kilómetros carril de vías locales mantenidas, etc. A partir de la denominación del indicador se puede identificar la unidad en la que está formulado. Un indicador puede estar dado en cifras absolutas si se utilizan para dar cuenta de características particulares en un momento dado, por ejemplo: población por sexo según Unidad de Planeamiento Zonal (UPZ); en porcentajes, cuando se usan para destacar aspectos de distribución, por ejemplo: porcentaje de población urbana y rural por localidad o distrito, porcentaje de población con NBI; en tasas cuando se utilizan para mostrar la evolución de un fenómeno en el tiempo, por ejemplo: tasa de mortalidad infantil por localidad; y finalmente, en medidas estadísticas como promedios, mediana, moda, etc. cuando se usan para mostrar comportamientos típicos, por ejemplo: promedio de escolaridad en los empleados de la Alcaldía Local. De acuerdo con lo anterior, escriba el correspondiente nombre del indicador o indicadores definidos para los objetivos y metas del proyecto. Formula del Indicador Se refiere a la relación matemática que permite calcular en forma de porcentaje, tasa o valores absolutos el cambio en la(s) variable(s) del indicador. Se entiende por variables las características, cualidades, elementos o componentes de una unidad de análisis las cuales pueden modificarse o variar en el tiempo. Los indicadores pueden medirse mediante operaciones (índices, tasas, promedios, etc.) o investigarse por medio de ítems o preguntas que se incluyen en los instrumentos para recopilar información (cuestionarios, fichas de entrevista, guía de investigación). Ejemplos: el porcentaje de población entre 0 y 10 años de la localidad sería la relación entre población total en ese grupo de edad en la localidad y la población total de la localidad, por lo tanto la formula del indicador será: Población de 0 a 10 años / Población total. Para el indicador de porcentaje de desnutrición de los niños de la localidad es: Número de niños desnutridos / Número total de niños. Para el porcentaje cobertura de los servicios públicos es: Número de viviendas con servicios públicos / Número total de viviendas. Escriba la formula del indicador de los indicadores propuestos para los objetivos y metas del proyecto. Estado inicial Valor esperado Escriba en este campo el estado inicial o valor actual del indicador. Ejemplo: el porcentaje de desnutrición de los niños de la localidad es 20%, es decir, el 20% del total de los niños están desnutridos. Escriba el valor esperado del indicador después de un tiempo o periodo determinado en el que se considere oportuno estimarlo, entendido como la expresión cuantitativa o cualitativa de lo que se pretende lograr o alcanzar. Ejemplo: Porcentaje de desnutrición de los niños de la localidad; el valor esperado puede ser 10%, es decir, se espera bajar del 20% (estado inicial o actual) al 10% la desnutrición de los niños de la localidad. 35

BPP-L Periodo

Manual de Procedimientos Escriba el número de años dentro de los cuales se espera alcanzar el valor esperado del indicador Ejemplo: cuatro (4) años, es decir, en 4 años se bajará la desnutrición de los niños de la localidad del 20% al 10%.

8.

PLANTEAMIENTO Y SELECCIÓN DE ALTERNATIVAS

ALTERNATIVA 1: ALTERNATIVA 2: ALTERNATIVA 3: ALTERNATIVA SELECCIONADA:

Relacione todas las posibles alternativas que en primera instancia son viables para solucionar el problema identificado, teniendo en cuenta que todas ellas deben producir los mismos beneficios para que sean comparables y que ameriten un análisis para su selección. Todas deben permitir resolver el problema en similar grado. Por último, señale la alternativa finalmente seleccionada. Las alternativas son las diferentes formas de solucionar un problema o de satisfacer una necesidad. La alternativa seleccionada se constituye en el proyecto que será preparado y evaluado. 9. DESCRIPCIÓN DE LA ALTERNATIVA SELECCIONADA O PROYECTO

CARACTERÍSTICAS GENERALES: CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS: CARACTERÍSTICAS INSTITUCIONALES: CARACTERÍSTICAS AMBIENTALES Y LEGALES: CARACTERÍSTICAS COMUNITARIAS:
+

Una vez seleccionada la alternativa se deben detallar y describir las características generales que se pretenden abordar para resolver el problema o la necesidad y profundizar en la información relacionada con las características técnicas, institucionales, comunitarias, ambientales y legales, o de otra índole, que intervienen en su aplicación:
Características Técnicas Relacione las especificaciones técnicas y de diseño identificadas para el proyecto, de conformidad con los criterios establecidos por el sector o los sectores en los cuales se enmarca el proyecto.

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BPP-L Características Institucionales Características Ambientales y Legales

Manual de Procedimientos Señale la entidad o tipo de ejecutor previsto para la realización y operación del proyecto. Su capacidad institucional para ejecutar, administrar y coordinar con otras entidades y la comunidad la ejecución y operación del proyecto. Así mismo, describa la organización que se establecerá para la ejecución. Considere los efectos positivos o negativos que el proyecto puede producir sobre distintos elementos del medio ambiente como el estilo de vida, la identidad cultural, los recursos naturales y los ecosistemas (parques naturales, santuarios de fauna y flora, reservas forestales, bosques, humedales, páramos, cuencas en ordenamiento, resguardos indígenas, zonas de interés arqueológico, etc.). Así mismo, se debe indicar si el proyecto tiene como soporte alguna normatividad, estableciendo su relación correspondiente (licencia de construcción, uso adecuado del suelo, viabilidad urbanística, áreas de conservación arquitectónica, etc.), e indique si el marco normativo del proyecto se desarrolla de conformidad con los preceptos del Plan de Ordenamiento Territorial (POT).

Características Comunitarias

Describir la concertación y participación que ha tenido la comunidad en la identificación y formulación del proyecto y la que se espera que tenga en la ejecución, operación, veeduría y seguimiento del mismo.

10.
No.

METAS DEL PROYECTO (Cuantifique los logros a alcanzar)
PROCESO MAGNITUD UN. DE MEDIDA DESCRIPCIÓN AÑOS
1 2 3 4

Construya y escriba las metas del proyecto en términos del proceso, magnitud, unidad de medida y descripción, y años en que se ejecuta el proyecto, tal como se presenta a continuación: • • • • • Proceso: Es el verbo en infinitivo que indica la acción a realizar; tal como: construir, adecuar, ampliar, capacitar, dotar, suministrar, atender, implantar, mantener, sistematizar, etc. Magnitud: Cantidad o número de la acción identificada en el proceso. Unidad de Medida: Tales como m2, Km, Km./carril, camas/paciente, alumnos, hectáreas, parques, etc. Descripción: Permite complementar el propósito de la meta. Años: Para cada uno de los años que dura la ejecución del proyecto, digitar la cantidad de la meta programada. La suma de todos los años debe ser igual al valor registrado en la casilla magnitud.

Ejemplo: Construir 2 kilómetros de vía en zona rural de la localidad de Sumapaz Las metas del proyecto consisten en el conjunto de resultados concretos, medibles, realizables y verificables que se esperan obtener con la ejecución del proyecto, representados en productos (bienes y servicios) finales o intermedios.

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BPP-L

Manual de Procedimientos

11.

GRUPOS DE POBLACIÓN OBJETIVO (Indique la población a ser beneficiada con el
proyecto)

Año

Nº de personas que demandan el bien o servicio

Nº de personas que se propone atender

Descripción de la población

Indique el año en el cual se va a atender la población objetivo, luego cuantifique para cada año la cantidad de población que va a demandar el bien o servicio, y a continuación el número de personas que se pretende atender con la ejecución de este proyecto, por ejemplo: Los siete millones de habitantes de la ciudad capital requieren la vacuna de hepatitis C pero sólo se cuenta con cien mil unidades para atender un igual número de beneficiarios. Por último, describa el tipo de población objetivo a atender, a saber: discapacitados, habitantes de la calle, ancianos, niños, jóvenes, mujeres cabeza de hogar, deportistas, estudiantes, funcionarios, clasificados por sexo, edad y estrato entre otros etc. 12. TIPO DE GASTO

a) Infraestructura: b) Programas y Campañas: c) Dotación: d) Otros: Cuál: ____________________________________________________________

Marque con una equis (x) en el espacio correspondiente según el tipo de gasto en el cual se ejecutarán la mayor parte de los recursos del proyecto, teniendo en cuenta la siguiente clasificación: a) Infraestructura: vial; en acueductos, alcantarillados, aguas negras y lluvias; bienestar social; de casas de la tercera edad; en salud; educativa; en parques y zonas verdes; espacio público y; de espacios comunitarios y culturales. b) Programas y campañas: atención integral grupos vulnerables; prevención, promoción y atención en salud; de educación formal y no formal, asistencia integral educativa, mejoramiento de la calidad de la educación; de prevención de riesgos; obras con participación comunitaria; campañas de seguridad y de sensibilización; eventos culturales, deportivos, de prevención, de sensibilización para la convivencia; programas del sistema local de cultura, de escuelas de formación deportiva y artística, y programas de capacitación, entre otros. c) Dotación: bienestar social; casas de la tercera edad; en salud; educativa; mobiliario urbano, parques y zonas verdes; de equipos para los espacios comunitarios y culturales; organizaciones comunitarias y; infraestructura y dotación de equipos en temas de seguridad ciudadana y convivencia. d) Otros: adecuación zonas de riesgo y atención a familias afectadas; control del impacto ambiental; proyectos productivos; cofinanciación con la Administración Distrital en la ejecución de obras; legalización de barrios y titulación de predios; mejoramiento de vivienda; honorarios; operación; mejoramiento de la gestión y pasivos exigibles.

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13.

COMPONENTES DEL PROYECTO Y SU ESTRUCTURA DE COSTOS ESTRUCTURA ANUAL DE COSTOS - Miles de pesos del año_____ Años calendario Componentes 200__ 200__ 200__ 200__ 200__ 200__

T

Otros:

TOTAL
Componentes Son los diferentes frentes de trabajo que se deben abordar en desarrollo del proyecto, tales como: obras de infraestructura física, mano de obra, maquinaria y equipos, capacitación, dotación, asistencia técnica, mantenimiento, administración, operación, entre otros.

Diligencie el cuadro de los Componentes del Proyecto y su Estructura de Costos así: • En la columna “Componentes” relacione los principales componentes que sean necesarios para implementar y operar el proyecto. • Escriba en las casillas de la columna “Años calendario” cada uno de los años en los que los componentes incurren en costos, dichos años deben corresponder con la duración de ejecución del proyecto10. • En la columna “Años calendario” se relaciona el costo anual de cada componente para los años de duración de ejecución del proyecto. • En la columna “Total” debe aparecer el costo total de cada uno de los componentes calculado para el proyecto. Una vez identificados los principales componentes del proyecto es necesario establecer para cada uno de ellos sus costos.
Costos Son costos todos los insumos, bienes o recursos en que es necesario incurrir para implantar y operar el proyecto propuesto. Esta información se organiza y se presenta año a año en este numeral, en el cual se relaciona el costo anual de cada componente necesario para desarrollar el proyecto (las actividades son las acciones necesarias para obtener, a partir de los insumos o recursos, los componentes del proyecto). Los diferentes frentes de trabajo que se deben abordar en desarrollo del proyecto, tales como: obras de infraestructura física, mano de obra, maquinaria y equipos, capacitación, dotación, asistencia técnica, mantenimiento, administración, operación, entre otros.

Ejemplo: Para ejecutar el componente de capacitación, se debe llevar a cabo una serie de actividades, dentro de las cuales se destaca la realización de talleres, cursos, eventos y seminarios; la realización de visitas a localidades y asesoría a los funcionarios; y la elaboración y difusión de material didáctico. Para el componente de administración, se podría pensar en actividades de contratación de personal. En el componente de operación podrían ser las relacionadas con los servicios públicos, arrendamientos,
10

Si la duración del proyecto supera más de seis años y/o si existen más componentes y actividades que las que caben en el formato, puede hacer formatos similares con mayor cantidad de columnas y/o filas. 39

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dotación y mantenimiento de las oficinas del proyecto, cuando se requieran, adquisición y/o mantenimiento de equipos, costos de legalización de convenios, vigilancia y aseo, seguros, etc. Es importante que la localidad elabore un anexo sobre el presupuesto del proyecto, indicando cantidad, unidad de medida, precio unitario y costo total de todos los componentes del proyecto, de forma tal que soporte la información contenida en los costos anuales del proyecto. Un ejemplo de tabla para este costeo es la siguiente: Componente Descripción Unidad medida de Cantidad Costo unitario Costo total

Valor total del proyecto: Los costos anuales del proyecto deben corresponder a las necesidades reales de recursos del proyecto de conformidad con los componentes y actividades previamente definidos para lograr los objetivos planteados en forma integral. De esta manera se obtiene el costo anual y total del proyecto, el cual de acuerdo con las necesidades de cada año y la duración del proyecto definen las necesidades reales de recursos para llevarlo a cabo. En la determinación de los costos es importante tener en cuenta las siguientes consideraciones: • Valorar los costos en miles de pesos del año en el cual se prepara el proyecto (año en curso), independientemente del año en el cual se van a ejecutar las actividades de cada componente. Se debe tener en cuenta que cuando se pasa de un año a otro, se deben actualizar las cifras a precios del respectivo año, para lo cual deberá multiplicarse cada valor por el índice de inflación o índice de precios al consumidor (IPC)11 En la estimación de los costos de los proyectos deberán incluirse -como parte integral de los mismos- los correspondientes a la etapa de operación en los que el proyecto deba incurrir una vez entre en funcionamiento, tales como: mantenimiento, reparaciones, operación, pago de servicios públicos, seguros, vigilancia, aseo, mantenimiento rutinario y periódico de vehículos, entre otros. La estimación de estos costos en el presupuesto corresponde a los que se causen durante la respectiva vigencia. La agregación de los recursos deben corresponder a todos los insumos, mano de obra calificada y no calificada, materiales y equipos, etc., necesarios para la realización de cada componente. En los casos que aplique se debe incluir el costo de materiales, mano de obra, equipos, etc., que sean suministrados por la comunidad. Cuando sea necesario llevar a cabo diseños o estudios de preinversión, estos costos deben incluirse.


11

Cuando se desconocen los factores de conversión o índices de precios al consumidor para convertir dichos valores a precios de la vigencia actual, se recomienda consultarlos con la Secretaría de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto. 40

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Se deben incluir como costos del proyecto únicamente los incrementales, es decir, aquellos que no se estaban causando antes y que debido a la realización del proyecto se empiezan a causar. Por ejemplo, en el caso de un proyecto de ampliación de infraestructura, sólo se incluyen los costos de mantenimiento de la infraestructura nueva, no los de la anterior.
En el anexo N. 2 se presenta un modelo de la estructura anual de costos para un proyecto con algunos componentes y/o actividades que podrían abordarse.

14.

FLUJO FINANCIERO DEL PROYECTO
CIFRAS EN MILES DE PESOS DEL AÑO ____ HORIZONTE REAL DEL PROYECTO (Años): Años calendario T 200__ 200__ 200__ 200__ O S T A L

Ejecutado

VALOR

Diligencie el cuadro del Flujo Financiero del Proyecto así: • Escriba en la casilla “Cifras en miles de pesos del año __”, el año en curso. Las cifras de este flujo financiero siempre deben aparecer en miles de pesos del año en curso. Se debe tener en cuenta que cuando se pasa de un año a otro, se deben actualizar las cifras a precios del respectivo año, de acuerdo con el Índice de Inflación o el Índice de Precios al Consumidor (IPC) respectivo. Escriba frente a la casilla “Horizonte Real del Proyecto”, el número de años de duración de ejecución del proyecto, es decir, por cuántos años el proyecto va a requerir recursos. Escriba en las casillas de la columna “Años calendario” cada uno de los años de la vigencia del Plan de Desarrollo Local en los que el proyecto solicita recursos. En la columna “Ejecutado” debe aparecer el monto de recursos que se han invertido en el desarrollo del proyecto durante los años anteriores al año en que se está diligenciando la ficha. Estos valores deben corresponder al “Presupuesto ejecutado a 31 de diciembre” de cada vigencia y no al de “Presupuesto definitivo a 31 de diciembre”. Se debe tener en cuenta que éstos valores deben actualizarse a precios del año en curso, para lo cual deberá multiplicarse cada valor por el índice de inflación o índice de precios al consumidor (IPC)12. En la columna “Años calendario” que contiene cuatro (4) años, debe aparecer la programación de recursos que requeriría el proyecto para los años de vigencia del Plan de Desarrollo Local vigente. Es necesario aclarar que si el proyecto ya se encuentra incorporado en el presupuesto del año en curso, en el primer año calendario debe aparecer el valor programado de recursos para este proyecto.

• • •

12

Cuando se desconocen los montos ejecutados por el proyecto en vigencias anteriores se recomienda consultarlos con la Alcaldía Local. Por otra parte si desconoce los factores de conversión o índices de precios al consumidor para convertir dichos valores a precios de la vigencia actual, se recomienda consultarlos con la Secretaría de Hacienda - Dirección Distrital de Presupuesto. 41

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• •

En la columna “Saldo” debe registrarse el valor que queda por financiar, en los próximos Planes de Desarrollo de acuerdo con el horizonte real de duración del proyecto, en relación con el costo total de proyecto. En la columna “Total” debe aparecer el costo total del proyecto calculado en el proceso de formulación del mismo, el cual debe ser el resultado de los valores de columnas “Ejecutado”, “Años Calendario (2004-2007)” y “Saldo”.

15.

FUENTES DE FINANCIAMIENTO
FUENTES
Ejecutado

- Miles de pesos del año_____
Años calendario 200__ 200__ 200__ S T

200__

Presupuesto F.D.L. Cofinanciación Distrito Comunidad Otros Aportes

TOTAL

16.

SOSTENIBILIDAD

Describa en forma concreta la manera como se garantizará que el proyecto puede sostenerse durante el tiempo de su vida útil una vez inicie su ejecución. Así mismo, se debe relacionar quién es el responsable de esta sostenibilidad, qué actividades se requieren y cuáles recursos se tendrán para la administración y mantenimiento del proyecto. 17. ESTUDIOS QUE RESPALDAN LA INFORMACIÓN DEL PROYECTO
NOMBRE DEL ESTUDIO QUIÉN LO REALIZO FECHA

Consigne el nombre del o de los estudios que respaldan la información contenida en la Ficha EBI-L, así mismo, quién lo realizó y la fecha (mes y año) en la cual se adelantó. Estos estudios pueden ser los técnicos, de costos, de preinversión (diseños), ambientales, entre otros. Si la información a diligenciar en la Ficha EBI-L corresponde a un proyecto para el proceso de registro, es necesario relacionar aquí como mínimo el documento de formulación y evaluación del proyecto. 18. OBSERVACIONES

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Escriba en forma resumida aspectos relevantes que el banco de programas y proyectos local deba conocer, en relación con particularidades que caractericen el proyecto las cuales deben tenerse en cuenta en la formulación y/o ejecución del mismo. 19. RESPONSABLES DE LA FORMULACIÓN

QUIÉN FORMULÓ EL PROYECTO: ________________________________________________ QUIÉN APOYÓ LA FORMULACIÓN: _______________________________________________ FECHA (d/m/a): ________________________________________________________________ OBSERVACIONES:

En este campo se relacionan el o los nombres de los responsables de la formulación del proyecto y de quienes la apoyaron (personas, instancias, entidades). Así mismo, la fecha de la formulación y las observaciones que considere significativas relacionar sobre dicha formulación.

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Manual de Procedimientos – Capítulo IV

PARTE II: CONCEPTO DE VIABILIDAD
EXPEDICIÓN DEL CONCEPTO DE VIABILIDAD
ASPECTOS A REVISAR: • El proyecto es concordante con los lineamientos y políticas del Plan de Desarrollo Local? • Es competencia de la localidad ejecutar este tipo de proyectos? • Es coherente la solución que plantea el proyecto con el problema o situación que se pretende solucionar? • Cumple con los lineamientos para la Formulación y Evaluación de Proyectos? • Reúne los aspectos y/o requisitos exigidos por la UEL, Secretaría de Gobierno o Entidad Técnica Competente CONCEPTO Y SUSTENTACIÓN: • El Concepto es Favorable? • Sustentación: RESPONSABLE: NOMBRE Y CARGO DEL FUNCIONARIO RESPONSABLE: INSTANCIA O ENTIDAD: FECHA DE DILIGENCIAMIENTO (d/m/a): OBSERVACIONES: SI NO

SI

NO

TELÉFONO:

Espacio reservado para el diligenciamiento por parte de la instancia o autoridad competente en el marco del proceso de planeación local vigente de acuerdo con el “Instructivo para expedir conceptos de viabilidad para proyectos a registrar en el BPP-L” - Capítulo IV.

Actualización de Proyectos de Inversión en el BPP-L Página 44

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