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Caja

Menuda

ÍNDICE
INTRODUCCIÓN

1

CONCEPTO

2

SISTEMAS Y FORMAS

2

CONTABILIDAD DE CAJA CHICA

3

ESTABLECIMIENTO DEL FONDO

3

REEMBOLSO DE CAJA CHICA

4

AUMENTO DEL FONDO DE CAJA CHICA

6

DISMINUCIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA

6

CIERRE DEL FONDO DE CAJA CHICA

7

CASO 1
CASO 2

7
8

SOBRANTE Y FALTANTES DE EFECTIVOS

8

CASO 1
REGISTRO CONTABLE
CASO 2
REGISTRO CONTABLE

9
9
9
10

CONCLUSIÓN

11

BIBLIOGRAFÍA

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0

Caja
Menuda

INTRODUCCIÓN
La Caja de una empresa es el lugar donde se deposita el dinero disponible, que
existe en la misma por aportes de sus dueños o por ingresos derivados de
su actividad. Esos recursos, en general, se depositan o guardan en lugares
seguros, y no están a disposición directa de quienes manejan la entidad. Se
denomina Caja Menuda a los fondos fijos destinados a compras menores y de
carácter urgente, necesarias para descongestionar los trámites de pago normales
de la Comisión y cuyo monto no excederá al máximo establecido por los
Directores.

En toda empresa, pública o privada se asignan recursos dinerarios para afrontar
los gastos diarios no previstos en el presupuesto habitual, con el fin de resolver
situaciones cotidianas urgentes, que no permiten seguir trámites habituales de
autorización de gastos; y que por ser de poco monto, deben resolverse de
inmediato evitando perjuicios mayores, y para hacer más ágil ciertas gestiones. En
general

los

fondos

disponibles

en

Caja

Chica

son

reducidos,

y

cada institución determinará su monto máximo.
Se destinará un fondo de Caja Menuda, el cual será manejado por una persona
ajena a aquellas que custodian facturas y documentos por cobrar y por pagar. El
encargado o custodio del fondo de Caja Menuda es el único responsable por
efectivo entregado a su cargo. El concepto podrá agregarse o reemplazar, que el
encargado o custodio del fondo de Caja Menuda tendrá a su cargo este único
fondo.

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Caja
Menuda

Concepto
En la vida cotidiana a las personas les resulta poco práctico girar cheques para
pagar gastos o cuentas muy pequeñas; igualmente ocurre con las empresas. Por
esta razón, es recomendable realizar y controlar dichos pagos a través del uso de
un fondo de efectivo especial, denominado fondo dijo de caja chica.
Como concepto definimos el fondo de caja chica como el fondo especial de
efectivo cuya finalidad es llevar a cabo pagos pequeños, pues resulta poco
práctico ejecutarlos mediante cheque.

SISTEMAS Y FORMAS
El fondo de caja chica se crea al determinar, en primer término, el monto del
efectivo necesario para realizar los pagos que se efectuaran con el fondo durante
un término de tiempo, como una semana o un mes, depende de las necesidades y
las políticas de la empresa. El monto del fondo fijo puede variar desde B/.25.00
hasta B/.300.00 o más.
En segundo término, las formas como se administrará; por ejemplo:




Las aprobaciones necesarias, pues se gira un cheque por el importe
El efectivo se entrega a un empleado, quien es el custodio de la caja chica
y está autorizado para desembolsarlo.
Restricciones para el importe máximo y los tipos de pagos que puedan
efectuarse con el dinero del fondo. Por ejemplo, gastos no mayores de
B/.5.00 en transporte, estacionamientos, timbres fiscales, útiles de oficina,
aseo, gastos misceláneos, entre otros.
Cada vez que se realiza un pago con el fondo de caja chica, el empleado
registra los detalles en un formulario de recibo de caja chica.
El fondo fijo de caja chica se repone en forma periódica, cuando se agota o
llega a un mínimo.
El dinero de la caja chica debe guardarse en forma separada de otros
fondos; generalmente se utiliza una caja portátil con llave.

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Caja
Menuda

Las empresas utilizan otros fondos de efectivo para necesidades especiales, tales
como viáticos de los representantes de ventas. Por ejemplo, si se entrega
B/.500.00 para viáticos, el vendedor debe entregar un informe detallado de gastos,
que no son de caja chica.

CONTABILIDAD DE CAJA CHICA
El efectivo es el activo de mayor liquidez; por lo tanto, aparece como el primer
activo en el balance. Así, la cuenta de caja chica constituye una cuenta de activo.
Los movimientos o registros a esta cuenta se efectúan en los siguientes casos:



Al crear el fondo mediante un débito
Al aumentarlo mediante un débito
Al disminuir el fondo mediante un crédito
Al cerrar el fondo mediante un crédito

ESTABLECIMIENTO DEL FONDO
A fin de ilustrar los asientos normales del fondo de caja chica, suponga que el 1 de
marzo de 2011 se crea un fondo de B/.250.00. El asiento para realizar la anterior
transacción seria el siguiente:
Libro Diario General
Página 5
Fecha
Detalle
2006 Caja chica
1-Mar
Caja y bancos
Para registrar el establecimiento del fondo de
caja chica

Ref. Débito Crédito
250.00
250.00

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Caja
Menuda

REEMBOLSO DE CAJA CHICA
Según las normas de administración y control, todos los desembolsos de este
fondo deben estar respaldados mediante un comprobante de caja chica. Un
RECIBO DE CAJA CHICA
Fecha 1 de marzo de 2011
nº 121
Pagado a Periódico la Prensa
Por concepto de Pago de periódico
Cargo a Gastos administrativos diversos
Recibió el pago
____________________________

Importe B/.3.00

Autorizó el pago
__________________________

Carlos Montero
Cédula nº 1-785-925

Nery Delgado

ejemplo de este recibo se ilustra en el siguiente ejemplo:
Luego debe prepararse un informe de reembolso caja menuda dirigida al
Departamento de Contabilidad para su respectiva autorización de reposición del
fondo. Para ello, no solo debe sumar el total de los recibos, también verificar que
estén debidamente autorizados. El informe de reembolso de caja chica trae
consigo el concepto de cada comprobante, para que acompañen el respectivo
comprobante de pago y se puedan llevar a las cuentas apropiadas de gasto.
También en el informe se adjunta un resumen de los gastos menores más
frecuentes para que se coloque el valor. Un ejemplo de este, es registrado en el
siguiente ejemplo:

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Caja
Menuda

Ampro Internacional S.A.
Ciudad:
Fecha:
Pagos efectuados:
Del
de:
Al:
de:
Pagado a
Concepto

Código

Valor

Elaborado

Reembolso De Caja
Chica
Cheque nº
Fondo permanente B/.
Detalle: B/.
Transportes
Útiles de oficina
Timbres y estampillas
Útiles de aseo
Vales
Misceláneos
Total de este
reembolso
Aprobado

Al final del mes de marzo de 2011, los recibos de caja chica indican gastos por las
partidas siguientes: útiles de oficina B/.72.00 más el 7% de ITBMS, suministros de
aseo B/.24.00, misceláneos B/.15.00. Se giró el cheque nº985 para rembolsar el
fondo y asiento contable para su registro es el siguiente:
Fecha
2006
31-Mar

Libro Diario General
Detalle
Útiles de oficina
Suministros de aseo
Especies fiscales
Transportes
Publicaciones
Tesoro Nacional- ITBMS
Caja y bancos
Reposición del fondo de caja chica con ck. Nº 985
del Banco Nacional

Ref.

Débito
72.00
23.00
32.50
53.00
24.00
6.65

Página 3
Crédito

217.80

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Caja
Menuda

Reponer el fondo de caja chica, restaura su monto original de B/. 250.00; observa
como no se prepara ningún asiento en caja chica al reponer el fondo.

AUMENTO DEL FONDO DE CAJA CHICA
Debido al incremento de los gastos, es necesario aumentar el fondo, para evitar
los reembolsos muy continuos. Dicho aumento puede realizarlo de dos maneras:
Al realizar un aumento independiente del reembolso de caja chica o, una vez
registrado dicho aumento, en forma conjunta con el último reembolso solicitado.
Veamos el ejemplo con la alternativa de un aumento independiente; en este caso
se aprueba un incremento del fondo de B/.250.00.

Libro Diario General
Detalle

Fecha
2006 Caja chica
31-Jul
Caja y bancos
Para registrar el establecimiento del fondo de
caja chica mediante ck. Nº 1025

Pagina 5
Ref. Débito Crédito
250.00
250.00

DISMINUCIÓN DEL FONDO DE CAJA CHICA
Tal y como sucede con los aumentos, cuando se disminuye el fondo, por una
reducción del volumen de gastos, hay dos opciones para realizar el registro; la
primera es por separado y la otra es con el último reembolso. Observa el asiento
mediante una disminución combinada, con una autorización para disminuir el
fondo en B/.150.00.

6

Caja
Menuda

Fecha
2006
31-Mar

Libro Diario General
Detalle

Ref.

Útiles de oficina
Suministros de aseo
Especies fiscales
Transportes
Publicaciones
Tesoro Nacional- ITBMS
Caja chica
Caja y bancos
Reposición del fondo de caja chica con ck. Nº 1037
y disminución del fondo

Página 7
Débito
Crédito
52.00
43.00
32.50
63.00
34.00
6.65
150.00
111.15

CIERRE DEL FONDO DE CAJA CHICA
Puede ocurrir que la empresa ya no requiere del fondo de caja chica, porque los
pagos no son tan continuos o porque decide realizar estos pagos directamente de
la caja general o cualquier otro fondo del cual dispone; por consiguiente se
autoriza cerrar el fondo. Esta situación conlleva a dos situaciones: una la caja
chica se haya utilizado total o parcialmente y dos esté completa.

Caso 1
Como la caja chica se ha utilizado, se lleva a cabo el registro del cierre combinado
con el ultimo reembolso; el saldo de efectivo se deposita en el banco. Observa el
siguiente ejemplo:
Fecha
2006
31-Oct

Libro Diario General
Detalle
Caja y Bancos
Útiles de oficina
Suministros de aseo
Especies fiscales
Transportes
Publicaciones
Tesoro Nacional- ITBMS
Caja chica
Registro de gastos de caja chica con ck. Nº1051 del

Ref.

Débito
107.78
42.00
54.00
22.50
73.00
44.00
6.72

Página 7
Crédito

350.00

7

Caja
Menuda

mes de octubre y cierre del fondo. Ver comprobantes
y deposito

Caso 2
Como el fondo no se ha utilizado y está completo, se deposita la totalidad del
dinero en el banco y con el depósito del cajero, se remite una autorización del
cierre del fondo, para que se realice el registro correspondiente. Observe el
ejemplo:

Libro Diario General
Fecha
Detalle
2006 Caja chica
31-Jul
Caja y bancos
Para registrar el cierre del fondo de caja chica.
Ver depósito y autorizado anexa

Pagina 6
Ref. Débito Crédito
350.00
350.00

SOBRANTE Y FALTANTES DE EFECTIVOS
Para verificar si los saldos disponibles en efectivo de la caja chica son correctos,
se lleva a cabo el arqueo o verificación de la suma de los comprobantes con el
efectivo. En dicho procedimiento participa el responsable de la caja chica, el
auditor o contador y un tercero como testigo; el faltante o sobrante debe ser objeto
de ajuste mediante memorando a la contabilidad.
Este ajuste contable depende de la política de la empresa. Por ejemplo, se puede
utilizar la cuenta de sobrantes y faltantes, el cual resumen ambas opciones y
clasifica la cuenta según el saldo que presente: cuando el saldo es negativo se
considera un gasto, por el contrario si es positivo se identifica como un ingreso.
Otra práctica recomienda contabilizar como ingresos los sobrantes y los faltantes
del mismo que se le cobran al encargado del manejo de la caja chica, a manera de
una cuenta por cobrar.

Caso 1
Arqueo de Caja Chica
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Caja
Menuda

Fondo fijo
Menos: total de gastos
Efectivo disponible
Efectivo en caja
Faltante en caja

350.00
325.75
24.25
15.75
8.50

Registro contable

Fecha
2006
30-Nov

Libro Diario General
Detalle

Ref.

Útiles de oficina
Suministros de aseo
Especies fiscales
Transportes
Publicaciones
Tesoro Nacional- ITBMS
Sobrantes y faltantes
Caja y bancos
Registro de gastos de caja chica con ck. Nº 1071 del
mes de noviembre y faltantes

Pagina 7
Débito
Crédito
72.00
64.00
42.50
63.00
74.73
9.52
8.52
334.27

Caso 2
Arqueo de Caja Chica
Fondo fijo
350.00
Menos: total de gastos
315.25
Efectivo disponible
34.75
Efectivo en caja
41.75
Sobrante en caja
7.00

Registro contable
Libro Diario General
Pagina 7
Fecha

Detalle

Ref.

Débito

Crédito

9

Caja
Menuda

2006
30-Nov

Útiles de oficina
Suministros de aseo
Especies fiscales
Transportes
Publicaciones
Tesoro Nacional- ITBMS
Sobrantes y faltantes
Caja y bancos
Registro de gastos de caja chica con ck. Nº1091 del
mes de diciembre y sobrantes

82.00
54.00
32.50
93.00
44.23
9.52
7.00
308.25

CONCLUSIÓN
Tal vez se trate de enviar una documentación urgente, sacar fotocopias, servir un
refrigerio a un cliente importante, abonar papelería faltante, proceder al arreglo de
cerraduras,

gastos

de

viáticos

no

habituales,

etcétera,

que

requieren

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Caja
Menuda

una resolución inmediata, y pago en efectivo, pues no justifica la emisión de
cheques.
Por supuesto, el responsable del manejo de la Caja Chica, deberá requerir los
comprobantes de gastos, que deberán justificarse ante los superiores, y
registrarse, para hacer una rendición mensual de cuentas, gastos que podrán
descontarse del total de ingresos, como cualquier otro gasto, especialmente con
fines tributarios. Es posible, además que esos fondos de caja Chica, puedan ser
objeto de arqueos sorpresivos, con fines de control, por lo cual se recomienda
llevar un adecuado control de los gastos y un registro sistematizado.

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Caja
Menuda

BIBLIOGRAFÍA

Luis A. Bolaños y Carlos Quirós Quirós. Contabilidad Intermedia.
International Business School. Eduvisio.

http://es.wikipedia.org/wiki/Caja_menor

http://www.ministeriopublico.gob.pa/minpub/Portals/0/Manuales/2014/Conta
bilidadManual%20de%20Procedimientos%20para%20uso%20y%20manejo
%20de%20Caja%20Menuda.pdf

http://deconceptos.com/ciencias-sociales/caja-chica

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