You are on page 1of 11

OBJETIVO

Generar un instructivo claro y sencillo para replicar y asegurar la generación de informes de
avance de ejecución de los proyectos de PMO e inclusive cualquier tipo de proyecto que tenga
como base Microsoft Project.

ALCANCE
Generación de informes comparativos para los tiempos de ejecución durante la implementación y
desarrollo de los proyectos que Daxa Colombia administrando, haciendo uso de la herramienta
ofimática Microsoft Project.

DEFINICIONES
Microsoft Project: Herramienta ofimática diseñada por Microsoft para asistir en el desarrollo de
planes para asignación de recursos a tareas, administrar presupuesto, llevar el seguimiento del
desarrollo de las tareas y analizar las cargas de trabajo, entre otras, permitiendo organizar y
controlar cualquier tipo de proyecto.
Cronograma base: Cronograma inicial de planeación del proyecto, con el cual se estima la duración
del proyecto y se controla el seguimiento de las tareas a implementar en un proyecto.
Linea base: Línea de programación que se utiliza para generar una fotografía en la cual se
identifica de forma visual los cambios de tiempos y las secuencias en que se ejecutan las tareas.
Cronograma de Seguimiento: Cronograma que a partir del cronograma base, se realizan las
diferentes actualizaciones de avance, reprogramación de tareas y se controla el tiempo de la
ejecución del proyecto.

RESPONSABLES
Oficina PMO y sus colaboradores

programando a cada tarea un tiempo y un enlace con las demás tareas (predecesoras y/o sucesoras) con el fin de crear una línea de tiempo cerrada para cada Sistema o grupo de actividades. y seleccionando en la casilla de agregar columna . Nota 1: En G/ se encuentra un cronograma base con actividades generales para implementar cualquier tipo de proyecto de tecnología que Daxa Colombia ofrece para infraestructura Una vez generado el cronograma se debe agregar la columna de % completado. desplegando con el botón derecho sobre las columnas la ventana de funciones rápidas. permitiendo de esta manera definir un tiempo inicial y final determinado. A partir de la reunión de Kick off y el contrato. se en listan las diferentes actividades que se van a ejecutar para la implementación del proyecto.DESARROLLO 1. Generación de cronograma base.

esta vista se encuentra en la ficha Tarea y la vista se selecciona de una lista .De ella se despliega una nueva lista en la cual se selecciona el % completado A hora se activa la plantilla de vista Diagrama Gantt de seguimiento. con el fin de activar la función línea de base.

Una vez activada esta plantilla. . Este cronograma actualizado. se abre la ficha “proyecto” y se selecciona la casilla “establecer línea base” y se establece para tener la fotografía inicial planeada con la cual se puede verificar los cambios de tiempos y de relación de las actividades del cronograma. 2. ya que contra este cronograma se realizaran las comparaciones para el informe de avance. es el cronograma Base del proyecto (versión 0) el cual se debe guardar y no ser modificado a futuro. Cronograma de seguimiento.

se comienza a realizar el seguimiento de ejecución del proyecto guardando el cronograma base como un segundo archivo versión 1. 1. indicando el porcentaje completado en cada actividad. . 3. este cronograma es el que se utilizara para hacer el seguimiento y control del avance de las actividades del proyecto. Generación de Informe comparativo de avance de obra Para poder generar el informe comparativo se requiere del cronograma base y del cronograma de seguimiento. para lo cual ambos se deben actualizar en el porcentaje avance a la fecha en la que se requiere el presentar el informe. incluyendo los cambios que haya a lugar en cuanto a extensiones o reducciones de tiempo.A partir del cronograma base. Se actualiza el porcentaje de avance del cronograma de seguimiento de acuerdo al avance real que se haya realizado hasta la fecha. redistribución de tareas o reprogramación de tareas.

Seleccionamos el botón “Actualizar Proyecto” desplegando la siguiente ventana .2. Ahora. pasamos al cronograma base y se actualizan todas las tareas del cronograma automáticamente hasta la fecha actual de la siguiente manera: a. Se despliega la ficha proyecto y ubicamos el botón “actualizar proyecto” b.

. Esto actualiza todas las tareas del proyecto llevándolas al porcentaje de ejecución que se debería tener en esta fecha. en este caso la fecha actual del informe.En esta ventana se selecciona la fecha a la cual se quiere llevar las tareas al 100% de su ejecución.

3. Teniendo los dos cronogramas actualizados y activos en el software. y desde el cronograma de seguimiento. se selecciona la ficha “proyecto” y ubicamos el botón “comparar proyectos”. Seleccionamos este botón y se despliega la ventana “comparar versiones de proyecto” .

y en la cual se selecciona el cronograma de seguimiento. sin embargo no es el único método para realizar la selección. y en el cual se despliegan las capetas de información del usuario. .En esta ventana se encuentra una lista desplegable en la que aparecen los cronogramas que están activos. ya que también se puede ubicar el cronograma de seguimiento desde el boton “examinar” de la ventana. por donde se debe ubicar el cronograma a comparar.

variaciones. con esto se genera un nuevo cronograma el cual se llama por defecto “informe de comparación” y nos muestra en una sola ventana los tres cronogramas. teniendo siempre en la primera .En esta ventana tambien se encuantra las tablas de taras que se quieren comparar para generar diferentes tipos de informes comarativos. Para visualizar el informe comparativo se maximiza la venta de este cronograma y en él se pueden revisar cada una de las programaciones que tienen las tareas. etc. Para nuestro propósito se selecciona “Entrada” (esta por defecto). como costos.

. para realizar los análisis pertinentes y tomar las acciones necesarias para la continuidad del proyecto y logar el cumplimiento en los tiempos acordados. Nota 2: los datos de la columna “actual” el software siempre los va a tomar a partir del cronograma donde se realice el informe de comparación. 4. el cual se guarda como informe de ejecución para presentación al cliente o a quien lo requiere. De esta manera.columna “actual” los datos del cronograma de seguimiento y la columna “anterior” los datos del cronograma base y en la siguiente columna la diferencia entre estos dos datos. para mantener un estándar en estos informes se recomienda que siempre se generen a partir del cronograma de seguimiento con el fin de interpretar las cifras negativas como retrasos o perdidas del proyecto versus lo planeado inicialmente. se obtiene el informe comparativo de ejecución del proyecto versus lo planeado o esperado hasta la fecha.