UNIVERSIDAD NACIONAL JORGE BASADRE GROHMANN / FCJE / ESCO

INTRODUCCIN

Hoy en da encontramos a las organizaciones en un ambiente dinmico y

cambiante, donde sin duda los cambios suponen acciones. Tal es as que es
impensable concebir una empresa que no use las tecnologas de la informacin
para la gestin del da a da; desde las formas ms bsicas como el uso de una
hoja Excel o del correo electrnico hasta implantaciones de inteligencia de
negocios y minera de datos.
Es por tal motivo que encontramos en la actualidad la aplicacin de un
estndar para la Administracin de proyectos denominado PMBOK, que a su
vez puede ser entendido como una coleccin de sistemas, procesos y reas de
conocimiento que son universalmente aceptados y reconocidos como los
mejores dentro de la gestin de proyectos. Ha dejado de ser una herramienta
de soporte y/o un rea accesoria para convertirse en algn totalmente
necesario para cualquier empresa.
El siguiente trabajo abordara algunos temas muy importantes que se ven
relacionados directamente con el concepto, la importancia, las principales
caractersticas y la relacin existente entre el PMBOK y la Gestin de proyectos
dentro de las empresas.
La importancia del PMBOK es que provee un marco de referencia formal para
desarrollar proyectos, guiando y orientando a los gerentes de proyectos sobre
la forma de avanzar en los procesos y pasos necesarios para la construccin
de resultados y alcanzar los objetivos, tal como lo conoceremos en el siguiente
trabajo.

PMBOK

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1. Definicin
El ms famoso y reconocido producto del PMI es el Project Management
Body of Knowledge (PMBOK). Como su nombre lo sugiere describe un
conjunto de conocimientos y de prcticas aplicables a cualquier situacin
que requiera formular, las cuales han sido concebidas luego de evaluacin y
consenso entre profesionales pares sobre su valor y utilidad. El pocas
palabras el PMBOK es una coleccin de procesos y reas de conocimiento
generalmente aceptadas como las mejores prcticas dentro de la gestin de
proyectos.
1.1

Grupos Bsicos de procesos

Iniciacin: Aquellos procesos realizados para definir un nuevo

proyecto o una nueva fase de un proyecto ya existente, mediante la
obtencin de la autorizacin para comenzar dicho proyecto o fase.
Planificacin: Define, refina los objetivos y planifica el curso de
accin requerido para lograr los objetivos y el alcance pretendido del
proyecto.
Ejecucin: Compuesto por aquellos procesos realizados para
completar el trabajo definido en el plan a fin de cumplir con las
especificaciones del mismo. Implica coordinar personas y recursos,
as como integrar y realizar actividades del proyecto en conformidad
con el plan.
Seguimiento y Control: Mide, supervisa y regula el progreso del
proyecto, para identificar reas en las que el plan requiera cambios.
Cierre: Formaliza la aceptacin del producto, servicio o resultado, y
termina ordenadamente el proyecto o una fase del mismo.
1.2

reas de conocimiento

a) Gestin de la Integracin del Proyecto: Incluye los procesos y

actividades necesarios para identificar, definir, combinar, unificar y
coordinar los diversos procesos y actividades de la direccin de
proyectos.
b) Gestin del Alcance del Proyecto: Incluye los procesos necesarios
para garantizar que el proyecto incluya todo (y nicamente todo) el
trabajo requerido para completarla con xito.
c) Gestin del Tiempo del Proyecto: Incluye los procesos requeridos
para administrar la finalizacin del proyecto a tiempo.
d) Gestin de los Costos del Proyecto: Incluye los procesos
involucrados en estimar, presupuestar y controlar los costos de modo
que se complete el proyecto dentro del presupuesto aprobado.
e) Gestin de la Calidad del Proyecto: Incluye los procesos y
actividades de la organizacin ejecutante que determinan

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f)

g)

h)

i)

j)

responsabilidades, objetivos y polticas de calidad a fin de que el

proyecto satisfaga las necesidades por la cuales fue emprendido.
Gestin de los Recursos Humanos del Proyecto: Incluye los
procesos que organizan, gestionan y conducen el equipo del
proyecto.
Gestin de las Comunicaciones del Proyecto: Incluye los
procesos requeridos para garantizar que la generacin, la
recopilacin, la distribucin, el almacenamiento, la recuperacin y la
disposicin final de la informacin del proyecto sean adecuados,
oportunos y entregada a quien corresponda (interesados del proyecto
o stakeholders).
Gestin de los Riesgos del Proyecto: Incluye los procesos
relacionados con llevar a cabo la planificacin de la gestin,
identificacin, el anlisis, la planificacin de respuesta a los riesgos,
as como su monitoreo y control en un proyecto.
Gestin de las Adquisiciones del Proyecto: Incluye los procesos
de compra o adquisicin de los productos, servicios o resultados que
es necesario obtener fuera del equipo del proyecto.
Gestin de Interesados del Proyecto: Incluye los procesos
relacionados con la identificacin, anlisis y manejo proactivo de los
interesados.

2. Finalidad

El PMBOK documenta la informacin necesaria para iniciar, planificar,

ejecutar, supervisar y controlar, y cerrar un proyecto individual, e
identifica los procesos de la direccin de proyectos que han sido
reconocidos como buenas prcticas para la mayora de los proyectos,
la mayor parte del tiempo.
Identificar el subconjunto de fundamentos de la Direccin de
Proyectos generalmente reconocido como buenas prcticas.

3. Importancia del PMBOK en la Gestin de Proyectos

Teniendo en cuenta que un proyecto es un esfuerzo temporal, nico y
progresivo, emprendido para crear un producto o un servicio tambin
nico, podemos decir que la gestin de proyectos es la disciplina que se
encarga de organizar y administrar los recursos de manera tal que se
pueda culminar todo el trabajo requerido dentro del alcance, el tiempo,
el coste y la calidad previamente definidos. Es por tal motivo que en el
mundo de la Gestin de Proyectos, el PMBOK puede ser considerado
como la Biblia de la Gerencia de Proyectos. Sin embargo, si uno no ha
profundizado mucho en el rea de proyectos, pero busca direccionar su
carrera hacia esta rea de especializacin, conocer qu es el PMBOK es
el paso inicial para poder comprender la amplitud de la gestin de
proyectos y su importancia para una organizacin.

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4. Relacin existente entre el PMBOK y la empresas

Es habitual en las empresas en las que se gestiona por proyectos que se
apliquen ciertas prcticas, se reutilicen plantillas, se genere y almacene
documentacin, e incluso que existan algunos procedimientos
relacionados con la gestin de proyectos. De ese conjunto de recursos, a
los que llamamos activos de la organizacin, podramos extraer lo que
llamaramos mtodo de gestin de proyectos de nuestra compaa y
formalizarlo como tal.
La gestin de proyecto basado en el marco de trabajo PMBOK, creado
por el PMI es el modelo ms difundido y aceptado para la gestin de
proyectos en general.
Dicho modelo se basa en un conjunto de buenas prcticas divididas en
10 reas de conocimiento, cada una de las cuales se sub-divide en
actividades (siendo 44 en total).
Lo importante de este modelo es que nos brinda un esquema de trabajo
para gestionar cada aspecto de un proyecto: desde gestin del alcance
hasta gestin de las adquisiciones. Es decir que las organizaciones
Es importante mencionar tambin que cada organizacin debe
determinar que partes del marco de trabajo de PMBOK es aplicable a la
compaa. Esto depender de la envergadura y nivel de detalle y control
que se deseen tener de cada proyecto. Por ello, se debe pensar en
PMBOK como un conjunto de lineamientos generales, de los cuales la
organizacin se puede alimentar para establecer una metodologa de
trabajo propia.
Muchos de los conocimientos, y de las herramientas y tcnicas para
gestionar proyectos, tales como la estructura de desglose del trabajo
(EDT), el anlisis del camino crtico y la gestin del valor ganado, son
exclusivos del rea de la direccin de proyectos. Sin embargo,
comprender y aplicar los conocimientos, habilidades, herramientas y
tcnicas generalmente reconocidas como buenas prcticas no es
suficiente por s solo para una direccin de proyectos efectiva. Una
direccin de proyectos efectiva requiere que el equipo de direccin del
proyecto comprenda y use los conocimientos y las habilidades
correspondientes.
Una de la razones de la aplicacin de este estndar es porque los
procesos que marca el PMBOK , al igual que cualquier otro enfoque
estndar como PRINCE2 o ISO21500, han sido descritos como resultado
del trabajo y experiencia que aporta un gran nmero de profesionales de
la gestin de proyectos.

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Adems podemos adaptarlo, es decir, no es necesario que la empresa

cambie para amoldarse a un enfoque como PMBOK, sino que ste tiene
la suficiente flexibilidad como para adaptarse a la empresa, pudiendo
seleccionar los procesos a aplicar, el modo de hacerlo, las tcnicas
concretas a utilizar, etc.
Como en toda organizacin siempre es bueno que todos hablen el mismo
idioma. Esto facilitar la comunicacin con el exterior en el caso de
proyectos multiempresa y tambin de cara al cliente, ya que es muy
probable que fuera conozcan las prcticas estndar como las que
propone el PMI en su gua PMBOK , pero por el contrario es casi
seguro que no conocern nuestro mtodo interno.
Y, tambin importante, porque puede facilitar el periodo de adaptacin
de nuevas incorporaciones al equipo ya que es probable que ya lo
conozcan.
No cabe duda que dentro de una empresa es muy positivo estudiar y
adoptar aquellas prcticas que recomiendan los estndares que mejor se
amolden a nuestro negocio, pero mucho cuidado con intentar hacer
cambios drsticos en la forma de gestionar los proyectos en la compaa
ya que no suelen obtener muy buenos resultados. Por tanto, vayamos
poco a poco.
As por ejemplo en Espaa la gestin de direccin de proyectos est de
moda pero no est todava muy organizada ni desarrollada. Todava
cuesta muchsimo encontrar informacin al respecto en espaol, tanto
en la red como en publicaciones escritas.
5. Conclusin
El PMBOK es una gua en donde se explica las buenas formas de
gestionar proyectos el cual proporciona pautas para su realizacin y no
pretende que sigan todos sus recomendaciones, luego de decir esto el
PMBOK es muy importante para la realizacin de proyectos de todo tipo
en cual se obtiene gran informacin de cmo gestionar los proyectos,
pero cabe resaltar que est en cada uno de nosotros como posibles jefes
de proyecto saber que tomar en cuenta para nuestro proyecto en
particular, por lo tanto se debe tomar lo que se puede aplicar de todo
este conocimiento a nuestro proyecto para obtener los mejores
resultados.
6. Recomendacin
Para terminar, una recomendacin de cara a la mejora contina de
nuestros procesos internos en gestin de proyectos:

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Estudiar y aprender lo que proponen los estndares en gestin de

proyectos.
Decidir qu nuevos procesos implementar o cuales cambiar.
Formar, convencer y motivar al equipo de Project managers.
Introducir cambios.
Recopilar resultados obtenidos, de modo que podamos seguir
aprendiendo y evolucionando el mtodo.