You are on page 1of 54

Proceduri contabile

Continut:

1.Modul de organizare a contabilitatii............................................................................... 3


2.Sistemele informatice utilizate.................................................................................... 3
3.Procedura de inregistare contabila................................................................................ 3
3.1.Capital................................................................................................................... 4
3.1.1. Constituirea capitalului social............................................................................4
3.1.2.Majorarea capitalului social............................................................................... 4
3.1.3. Diminuarea capitalului social............................................................................. 4
3.1.4.Rezerve........................................................................................................... 5
3.1.5. Rezultat reportat............................................................................................ 5
3.1.6. Repartizarea profitului.................................................................................... 6
3.1.7. Prime de capital............................................................................................... 6
3.2. Imobilizari........................................................................................................... 7
3.2.1.Imobilizari necorporale..................................................................................... 7
3.2.2.Imobilizari corporale........................................................................................ 9
3.2.3.Imobilizari corporale in leasing.......................................................................12
3.2.4.Imobilizari financiare..................................................................................... 13
3.3.Stocuri............................................................................................................... 14
3.3.1. Materii prime................................................................................................ 14
3.3.2.Obiecte de inventar....................................................................................... 17
3.3.3. Stocuri in curs de aprovizionare.....................................................................17
3.3.4. Produse si productie in curs de executie.........................................................17
3.3.5.Marfuri......................................................................................................... 19
3.4.Terti.................................................................................................................. 20
3.4.1. Furnizori....................................................................................................... 20
3.4.2.Clienti........................................................................................................... 21
3.4.3.Taxe............................................................................................................. 23
3.4.4.Avansuri de trezorerie................................................................................... 25
3.4.5.Grup si asociati.............................................................................................. 25
1

3.4.6.Imputarea lipsurilor la inventar.......................................................................26


3.4.7. Salarizare.................................................................................................... 26
3.5. Trezoreria......................................................................................................... 28
3.5.1. Disponibiltati in conturi la banci......................................................................28
3.5.2. Disponibilitati in casieria unitatii....................................................................29
3.6.Cheltuieli............................................................................................................ 30
3.7.Venituri.............................................................................................................. 31
4. Documente financiar contabile utilizate de catre societate.......................................32
4.1.Registre obligatorii.............................................................................................. 32
4.1.1. Registrul jurnal.............................................................................................. 32
4.1.2. Registrul-inventar......................................................................................... 33
4.1.3.Cartea mare................................................................................................... 33
4.2. Registrul unic de control..................................................................................... 34
4.3. Documente pentru evidenta diverselor operatiuni..................................................34
4.3.1. Documente utilizate pentru evidenta stocurilor...............................................34
4.3.2.Documente utilizate in evidenta mijloacelor fixe..............................................36
4.3.3.Documente utilizate in gestionarea trezoreriei................................................40
4.3.4. Decontari cu personalul................................................................................. 42
5.Procedura de calcul si inregistare a salariilor...............................................................44
6.Procedura de gestionare a mijloacelor fixe..................................................................45
7.Procedura de gestionare a stocurilor...........................................................................47
8. Procedura de gestionare a achizitiilor si a datoriilor catre furnizori.............................48
9.Procedura de gestionare a vanzarilor si creantelor clienti.............................................48
10.Procedura de gestionare a casieriei...........................................................................49
11.Procedura pentru deconturile de trezorerie...............................................................49
12. Procedura de reconciliere a conturilor bancare..........................................................49
13.Procedura inchiderii de luna/ de perioada...................................................................50
14. Procedura inventarierii patrimoniului........................................................................51

1.Modul de organizare a contabilitatii

Structura departamentului contabil (organigrama)

DCCDRR

ee

ois

nro

tes

acb
bt

i
r

ioz

lr
i

2.Sistemele informatice utilizate

In vederea prelucrarii datelor societatea utilizeaza urmatoarele aplicatii informatice:

Contabilitate financiara :
Contabilitate de gestiune :
Evidenta mijloacelor fixe:
Evidenta stocurilor:..
Salarizare:
Sistemul de pontaj:
Aplicatie calcul salarial:
Alte aplicatii:..

3.Procedura de inregistare contabila

In vederea aplicatii politicilor contabile mentionate in Manualul de politici contabile, societatea


utilizeaza urmatoarele monografii contabile :

3.1.Capital
3.1.1. Constituirea capitalului social
Exista doua etape in constituirea capitalului social :

Prima etapa este subscrierea capitalului social de catre asociati sau actionari, adica
angajamentul acestora de a-si aduce aportul in natura sau in numerar la formarea capitalului
social.

Nota contabila este :


456 Decontari cu asociatii /actionarii privind capitalul = 1011 Capital subscris nevarsat

A doua etapa este varsarea capitalului , respectiv depunerea numerarului in contul de capital
social deschis la banca sau in cazul in care aportul a fost in natura, depunerea bunurilor la
entitatea nou infiintata.

Notele contabile sunt:


1011 Capital subscris nevarsat = 1012 Capital subscris varsat
5121 Conturi curente la banci = 456 Decontari cu asociatii /actionarii privind capitalul
3.1.2.Majorarea capitalului social

Majorarea capitalului social prin emiterea de noi actiuni


456 Decontari cu actionarii privind capitalul = 1011 Capital subscris nevarsat
5311/ 5121 Casa in lei/conturi la banci in lei = 456 Decontari cu actionarii privind capitalul
1011 Capital subscris nevarsat

= 1012 Capital subscris varsat

3.1.3. Diminuarea capitalului social

Diminuarea capitalului social pentru acoperirea unei pierderi

1012 Capital subscris varsat = 117 Rezultat reportat


Diminuarea capitalului social prin reducerea numrului de aciuni sau pri sociale sau
diminuarea valorii nominale a acestora ca urmare a retragerii unor acionari sau asociai:

1012 Capital subscris varsat = 456 Decontari cu actionarii/asociatii privind capitalul


456 Decontari cu actionarii/asociatii privind capitalul = 5121 Conturi la banci in lei
3.1.4.Rezerve

Sumele reprezentand rezerve constituite din profitul exercitiului financiar curent se


nregistreaza prin articolul contabil :

129 Repartizarea profitului = 106 Rezerve

Majorarea capitalului social prin incorporarea altor rezerve

1068 Alte rezerve

= 1012 Capital subscris varsat

3.1.5. Rezultat reportat


Profitul contabil ramas dupa aceasta repartizare se preia la nceputul exercitiului financiar urmator
celui pentru care se ntocmesc situatiile financiare anuale n contul 117 Rezultat reportat, de unde
urmeaza a fi repartizat pe celelalte destinatii hotarate de adunarea generala a actionarilor sau
asociatilor, cu respectarea prevederilor legale.
Nota contabila la inceputul exercitiului financiar este :

In cazul in care societatea a inregistrat pierdere in excercitiul financiar precedent:

117 Rezultatul reportat = 121 Profit si pierdere

In cazul in care societatea a inregistrat profit in exercitiul financiar precedent:

121 Profit si pierdere

= 117 Rezultatul reportat

Evidentierea n contabilitate a destinatiilor profitului contabil se efectueaza dupa adunarea generala


a actionarilor sau asociatilor care a aprobat repartizarea profitului, prin nregistrarea sumelor
reprezentand dividende cuvenite actionarilor sau asociatilor, rezerve si alte destinatii, potrivit legii.
3.1.6. Repartizarea profitului

Inchiderea contului 129 Repartizarea profitului:

129 Repartizarea profitului = 117 Rezultatul reportat


3.1.7. Prime de capital
Contabilitatea primelor de capital se tine cu ajutorul conturilor :
1041 Prime de emisiune
1042 Prime de fuziune/divizare
1043 Prime de aport
1044 Prime de conversie a obligatiunilor in actiuni
Toate sunt conturi de capitaluri si conturi de pasiv.

Inregistrarea unei emisiuni de actiuni

Prima de emisiune este egala cu diferenta dintre valoarea de emisiune si valoarea nominala.
456 Decontari cu asociatii privind capitalul = %

valoarea de emisiune

1011 Capital subscris nevarsat valoare nominala


1041 Prime de emisiune

prima de emisiune

Incorporarea ulterioara a primelor de emisiune in capitalul social


1041 Prime de emisiune = 1012Capital subscris si nevarsat

Majorarea capitalului social prin conversia obligatiunilor in actiuni

456 Decontari cu asociatii privind capitalul =

valoarea obligatiunilor

1011 Capital subscris si nevarsat valoarea nominala


1044 Prime de conversie a

prima de conversie

obligatiunilor in actiuni
Conversia obligatiunilor in actiuni
161 Imprumuturi din emisiuni de obligatiuni = 456 Decontari cu asociatii privind capitalul
Varsarea capitalului:

1011 Capital subscris si nevarsat

= 1012 Capital subscris varsat

3.2. Imobilizari
3.2.1.Imobilizari necorporale
3.2.1.1.Cheltuieli de constituire

Inregistrarea cheltuielilor de constituire


i)

Platitor de Tva
%

= 5311 Casa in lei/ 5121 Conturi la banci in lei

201 Cheltuieli de constituire


4426 Tva deductibila

ii)

Neplatitor de Tva
201 Cheltuieli de constituire

= 5311 Casa in lei/Conturi la banci in lei

Amortizarea cheltuililor de constituire


6811 Cheltuieli de exploatare privind = 2801 Amortizarea cheltuielilor de constituire
amortizarea imobilizarilor

Scoaterea din evidenta a cheltuielor de constituire complet amortizate


2801 Amortizarea cheltuielilor de constituire = 201 Cheltuieli de constituire

3.2.1.2. Alte imobilizari necorporale

i)

Achizitia
Platitor de Tva
%

=404 Furnizori de imobilizari

205 Concesiuni, brevete, licene, mrci comerciale


i alte drepturi i active similare
208 Alte imobilizri necorporale
4426 Tva deductibila

ii)

Neplatitor de Tva

205 Concesiuni, brevete, licene, mrci comerciale

= 404 Furnizori de imobilizari

i alte drepturi i active similare sau


208 Alte imobilizri necorporale
Documente justificative: procesul verbal de receptie (cap. 4.3.2.1.)

Amortizarea lunara a imobilizarilor corporale

6811 Cheltuieli de exploatare privind =

2803 Amortizarea cheltuielilor de dezvoltare

amortizarea imobilizarilor

2805 Amortizarea concesiunilor, brevetelor, licenelor,


mrcilor comerciale, drepturilor i activelor
similare
2807 Amortizarea fondului comercial
2808 Amortizarea altor imobilizri necorporale

Documente justificative : Registrul mijloacelor fixe

Scoaterea din evidenta a imobilizarilor corporale complet amortizate

2803 Amortizarea cheltuielilor de dezvoltare

203 Cheltuieli de dezvoltare

sau
2805 Amortizarea concesiunilor, brevetelor

205 Concesiuni, brevete, licene, mrci

licenelor mrcilor comerciale, drepturilor comercialei alte drepturi i active similare


i activelor similare
sau
2808

Amortizarea altor imobilizri necorporale = 208 Alte imobilizri necorporale

Documente justificative: Procesul verbal de scoatere din functiune (cap. 4.3.2.2.)

3.2.2.Imobilizari corporale

Achizitia de imobilizari corporale sau inregistrarea avansurilor la imobilizari:

i)

Platitori de Tva
%

404 Furnizori de imobilizari

2111 Terenuri
2112 Amenajri de terenuri
2131 Echipamente tehnologice (maini, utilaje i instalaii de lucru)
2132 Aparate i instalaii de msurare, control i reglare
2133 Mijloace de transport
2134 Animale i plantaii
214 Mobilier, aparatur birotic, echipamente de protecie a valorilor
umane i materiale i alte active corporale
231 Imobilizri corporale n curs de execuie
232 Avansuri acordate pentru imobilizri corporale
4426 Tva deductibila
ii)

Neplatitor de Tva

2111 Terenuri

404 Furnizori de imobilizari

2112 Amenajri de terenuri


2131 Echipamente tehnologice (maini, utilaje i instalaii de lucru)
2132 Aparate i instalaii de msurare, control i reglare
2133 Mijloace de transport
2134 Animale i plantaii
214 Mobilier, aparatur birotic, echipamente de protecie a valorilor
umane i materiale i alte active corporale
231 Imobilizri corporale n curs de execuie
232 Avansuri acordate pentru imobilizri corporale
Documentul justificativ: Procesul verbal de receptie (cap. 4.3.2.1.)

Receptia imobilizarilor din productie proprie

212 Constructii (sau alt cont de imobilizari) = 722 Venituri din productia de imobilizari corporale

Inregistrarea amortizarii lunare

6811 Cheltuieli de exploatare privind

amortizarea imobilizrilor2811 Amortizarea amenajrilor de terenuri


2812

Amortizarea construciilor

2813

Amortizarea

instalaiilor,

mijloacelor

de

transport,animalelor i plantaiilor
2814 Amortizarea altor imobilizri corporale
Document justificativ : Registrul mijloacelor fixe

Scoaterea din evidenta a imobilizarilor corporale

Un mijloc fix poate iesi din gestiune prin :


-

casare
vanzare
sponsorizare
lipsa la inventar

Scoaterea din evidenta se efectueaza cu notele contabile :


%

2112, 2131, 2132, 2133, 2134 , 214

2811, 2812, 2813, 2814


6583 Cheltuieli privind activele cedate i alte operaii de capital

Scoatarea din evidenta a terenurilor:

6583 Cheltuieli privind activele cedate i alte operaii de capital = 2111 Terenuri
Documente justificative : la casare procesul verbal de casare

i)

Inregistrarea facturii de vanzare a imobilizarii


la platitori de TVA:

4111 Clienti

%
7583 Venituri din vanzarea activelor i alte operaii de capital

10

4427

ii)

la neplatitori de TVA:

4111Clienti =

Tva colectata

7583

Venituri din vanzarea activelor i alte operaii de capital

Reevaluarea imobilizarilor corporale

Evidenierea rezultatelor din reevaluarea imobilizrilor corporale prin metoda recalculrii amortizrii
proporional cu schimbarea valorii contabile brute a activului:

nregistrarea diferenelor din reevaluare, corespunztoare unei imobilizri

Cont de imobilizari (2111,2112,2131,2132, 2133, 2134, 214) = 105 Rezerve din reevaluare

nregistrarea diferenei de amortizare :

105 Rezerve din reevaluare = Cont de amortizare ( 2811, 2812, 2813, 2814)
Inregistrarea diferenelor din reevaluare aferente unei reevaluari subsecvente, care determina
scaderea valorii activelor anterior reevaluuate.

inregistrarea diferentelor din reevaluare

105 Rezerve din reevaluare = Cont de imobilizari

inregistrarea diferenei de amortizare:

Cont de amortizare = 105 Rezerve din reevaluare


Daca o doua reevaluare ulterioara determina o scadere a valorii mai mare decat rezerva din reevaluare
constituita anterior pentru acel activ , mai intai se diminueaza rezerva din reevaluare, dupa care acea
diferenta se inregistreaza pe cheltuiala :

=Cont de imobilizari

6813 Cheltuieli de exploatare privind ajustrile


pentru deprecierea imobilizrilor
105 Rezerve din reevaluare
3.2.3.Imobilizari corporale in leasing

11

3.2.3.1.Leasing financiar
a) nregistrarea activului la valoarea capitalului de rambursat:
213 Instalaii tehnice, mijloace de transport, animale i plantaii = 167 Alte mprumuturi i datorii
sau alt cont de imobilizare

asimilate

evidenierea dobanzii aferente contractului de leasing, n cont extrabilanier:


Debit cont 8051 Dobanzi de pltit
b) nregistrarea primei facturi pentru rata scadent:
%

= 404 Furnizori de imobilizri

167 Alte mprumuturi i datorii asimilate


666 Cheltuieli privind dobanzile
4426 Tva deductibila

extracontabil, diminuarea dobanzii de plat cu suma inregsitrata anterior


Credit cont 8051 Dobanzi de pltit
Celelalte facturi se vor inregsitra la fel, cu sumele actualizate conform scadentarului.
c) Achitarea facturii scadente :
404

Furnizori de imobilizri = 5121 Conturi la bnci n lei

c) Primirea facturii de la societatea de leasing pentru valoarea rezidual:

404 Furnizori de imobilizri

167 Alte mprumuturi i datorii asimilate


4427 Tva deductibila * (la platitorii de Tva)

e) Achitarea facturii ctre societatea de leasing:


404 Furnizori de imobilizri = 5121 Conturi la bnci n lei
f) nregistrarea amortizrii lunare:

6811 Cheltuieli de exploatare privind amortizarea imobilizrilor = 2812, 2813,2814 dupa caz

12

3.2.3.2.Leasing operational
extracontabil, la inceputul contractului se evideniaza ratele de leasing viitoare n valoare
total
Debit cont 8036 Redevene, locaii de gestiune, chirii i alte datorii asimilate
a) primirea facturii reprezentand rata curenta :
%

401 Furnizori

612 Cheltuieli cu redevenele, locaiile de gestiune i chiriile


4426 Tva deductibila * (la platitorii de Tva)
i,
extracontabil, diminuarea ratelor de leasing cu suma anterioara lei
Credit cont 8036 Redevene, locaii de gestiune, chirii i alte datorii asimilate
b)

plata facturii ctre societatea de leasing:

401 Furnizori = 5121 Conturi la bnci n lei

3.2.4.Imobilizari financiare

i)

Achizitia de actiuni la entitati afiliate

261 Actiuni detinute la entitatile afiliate

5121 Conturi la banci in lei


269 Varsaminte de efectuat pentru imobilizari financiare
ii)

Efectuarea varsamintelor prin banca la o data ulterioara:

269 Varsaminte de efectuat pentru imobilizari financiare = 5121 Conturi la banci in lei
.
iii)
6863

Deprecierea imobilizarilor financiare


Cheltuieli financiare privind ajustarile pentru = 296 Ajustari pentru pierderea de valoare

pierderea de valoare a imobilizarilor financiareimobilizarilor financiare

13

iv)

Incasarea dividendelor
%

= 761 Venituri din imobilizari financiare

5121 Conturi la banci in lei


267 Creante imobilizate
v)

Vanzarea titlurilor imobilizate

461 Debitori diversi = 7641 Venituri din imobilizari financiare cedate


vi)

Scoaterea din gestiune

6641 Cheltuieli privind imobilizarile financiare = 261 Actiuni detinute la entitatile


cedateafiliate
vii)

Comisionul brokerului

622 Cheltuieli privind comisioanele si onorariile = 461 Debitori


diversi.
viii)

Incasarea titlurilor

5121 Conturi curente la banci = 461 Debitori diversi


ix)

Plata comisionului brokerului

461 Debitori diversi = 5121 Conturi curente la banci

3.3.Stocuri
3.3.1. Materii prime
I. In cazul utilizarii inventarului permanent :
- evidenta tinuta la cost de achizitie :

Achizitia materiilor prime


i.

Platitor de Tva

14

= 401

Furnizori

301 Materii prime

cost de achizitie

4426 Tva deductibila


ii.

Neplatitor de Tva

Materii prime =

401 Furnizori

cost de achizitie cu Tva inclus

Inregistrarea facturii de transport aferenta stocurilor:

i.

Platitor de Tva

= 401 Furnizori

301 Materii prime


4426
ii.

cost de achizitie

TVA deductibila
Neplatitor de Tva

301 Materii prime =

401 Furnizori

cost de achizitie cu Tva inclus

a) Consumul de materii prime


601

Cheltuieli cu materiile prime

= 301

Materii prime

b) Ajustarea pentru depreciere a materiilor prime


6814 Cheltuieli de exploatare privind

= 391 Ajustari pentru deprecierea

ajustarile pentru deprecierea activelor

materiilor prime circulante

- evidenta tinuta la pret standard:


1.Achizitia materiilor prime
i.

Platitor de Tva

= 401 Furnizori

15

301 Materii prime

pret standard

308 Diferente de pret la materii prime si materiale

(pret de achizitie-pret standard)

4426 Tva deductibila

ii.

Neplatitor de Tva
%

401 Furnizori

301 Materii prime

pret standard

308
Diferente de pret la materii prime si materiale
-pret standard)

(pret de achizitie cu Tva

2. Consumul de materii prime


601

Cheltuieli cu materiile prime

= 301

Materii prime

pret standard

3. Descarcarea diferentelor de pret


Se calculeaza coeficientul k = (Si 308 +Rd 308 )/ (Si 301+Rd 301) .
Descarcarea de gestiune se face la valoarea : K * suma de la pct. anterior 2 .
601 Cheltuieli cu materiile prime

= 308 Diferente de pret la materii prime si materiale

II. In cazul utilizarii metodei inventarului intermitent


a.Stornarea soldului initial de materii prime
601 Cheltuieli cu materii prime

301 Materii prime

b. Achizitia de materii prime


%

= 401 Furnizori

601 Cheltuieli cu materii prime


4426 Tva deductibila (la platitorii de Tva)
c.Inregistrarea stocului final de materii prime rezultat din inventariere
301 Materii prime

601

Cheltuieli cu materiile prime

3.3.2.Obiecte de inventar

16

a) Achizitionarea de obiecte de inventar :


i)

Platitor de Tva

401

Furnizori

303 Materiale de natura obiectelor de inventar


4426 Tva deductibila
ii)

neplatitor de Tva

303 Materiale de natura obiectelor de inventar

401

Furnizori

b) Darea in folosinta a obiectelor de inventar:


603 Cheltuieli privind materialele de =

303 Materiale de natura obiectelor de

natura obiectelor de inventarinventar


c)

Concomitent, sumele se pot inregistra extracontabil in contul 8035 Stocuri de natura

obiectelor de inventar date n folosinta.


3.3.3. Stocuri in curs de aprovizionare
Nota contabila este:
321 Materii prime n curs de aprovizionare = 401 Furnizori
Recunoasterea are loc la momentul transferului riscurilor i beneficiilor de la furnizor la client.
301 Materii prime = 321 Materii prime n curs de aprovizionare
Inregistrarea are loc in momentul primirii efective a bunurilor.
3.3.4. Produse si productie in curs de executie
Conturile utilizate sunt :
341 Semifabricate
345 Produse finite
346 Produse reziduale
I.In cazul utilizarii inventarului permanent
a.

obtinerea de produse finite ca urmare a procesului propriu de productie

17

345 Produse finite

711 Variatia stocurilor

cost de productie

b. descarcarea de gestiune a produselor finite

711 Variatia stocurilor = 345 Produse finite

cost de productie

II.In cazul utilizarii inventarului intermitent


a.

La inceputul perioadei se scot din gestiune produsele aflate in stoc

711 Variatia stocurilor = 345 Produse finite


b. La sfarsitul perioadei se stabileste prin inventariere stocul final de produse finite
345 Produse finite

= 711 Variatia stocurilor

In cazul in care se utilizeaza pretul standard, diferentele de pret se inregistreaza in contul 348
Diferente de pret la produse, astfel:

Obtinerea de produse finite inregistrate la pret standard

345 Produse finite

= 711 Variatia stocurilor

pret standard

Incarcarea diferentelor de pret (intre costul actual de productie si pretul standard)

348 Diferente de pret la produse = 711 Variatia stocurilor

scoaterea din evidenta a produselor finite vandute

711 Variatia stocurilor

cost de productie-pret standard

= 345 Produse finite

pret standard

Descarcarea diferentelor de pret

In acest scop se calculeaza coeficientul K = (Si 348+Rd 348)/(Si 345 + Rd 345)


711 Variatia stocurilor

348 Diferente de pret la produse

K * pret standard

3.3.5.Marfuri
Inventar permanent
i) evaluare la cost de achizitie
a. platitor de Tva

Achizitia de marfuri :

18

401 Furnizori

371 Marfuri
4426 Tva deductibila
b.neplatitor de Tva
371 Marfuri

401 Furnizori

Scoaterea din gestiune a marfurilor

607

Cheltuieli privind marfurile

371 Marfuri

ii)evaluare la pret de vanzare cu amanuntul

achizitia marfurilor
%

= 401 Furnizori

371 Marfuri
4426 Tva deductibila (doar la platitorii de Tva)

inregistarea adaosului comercial

371 Marfuri

%
378 Diferente de pret la marfuri
4428 Tva neexigibila

pret de achizitie*cota de adaos


(pret de achizitie + diferente de pret)*cota tva

descarcarea gestiunii ca urmare a vanzarii marfurilor

Se calculeaza coeficientul K = (Si 378 +Rc 378)/( Si 371 +Rd 371-Si 4428-Rc 4428)

378 Diferente de pret la marfuri

371 Marfuri

k* venitul din vanzarea marfurilor

607 Cheltuieli privind marfurile

venit din vz.marfurilor k* venit din vz. marfurilor)

4428 Tva neexigibilavenit din vanzarea marfurilor * cota Tva


Modificari de pret la marfuri
i.

platitor de Tva

371 Marfuri

%
378 Diferente de pret la marfuri

adaosul comercial aferent dif. de pret

19

4428 Tva neexigibila


ii.

Tva aferenta diferentelor de pret

neplatitor de Tva

371 Marfuri

378 Diferente de pret la marfuri

diferentele de pret

3.4.Terti
3.4.1. Furnizori

Acordarea unui avans unui furnizor

409 Furnizori debitori = 5121 Conturi la banci in lei

Inregistrarea unei facturi de achizitii (obiecte de inventar) de la un furnizor

= 401 Furnizori

303 Obiecte de inventar


4426

Tva deductibila (pentru platiori de Tva)


Emiterea unui bilet la ordin (acceptat de catre furnizor) :

401 Furnizori

403 Efecte de platit

Biletul la ordin , ajuns la scadenta, este decontat de catre banca:

403 Efecte de platit

5121 Conturi la banci in lei

Idem cu monografiile contabile aferente biletului la ordin se inregsitreaza si decontarile cu


cecuri.

Plata prin ordin de plata

401 Furnizori

5121 Conturi la banci in lei

Plata in numerar , din casieria unitatii

401 Furnizori

5311

Casa in lei

In cazul achizitiei de imobilizari se utilizeaza conturile :


404 Furnizori de imobilizari in loc de 401 Furnizori si
405 Efecte de platit pentru imobilizari in loc de 403 Efecte de platit

20

3.4.2.Clienti
Decontarile cu clientii se inregistreaza in contabilitate cu ajutorul contului 411 Clienti , dezvoltat in
doua conturi de gradul 2:
4111 Clienti si
4118 Clienti incerti sau in litigiu
In cazul in care s-au efectuat livrari catre clienti sau prestari de servicii pentru care inca nu s-au
emis facturi, la sfarsitul perioade se inregistreaza valoarea acestora in contul 418 Clienti facturi de
intocmit.
Exemple:

vanzare de produse finite :


i)

platitor de Tva

4111 Clienti = %
701 Venituri din vanzarea produselor finite
4427 Tva colectata
ii)
4111 Clienti

neplatitor de Tva
=

701 Venituri din vanzarea produselor finite

incasarea facturilor de la clienti prin banca:

5121 Conturi la banci = 4111 Casa

in cazul in care se constata ca la scadenta clientul nu isi onoreaza obligatia se decide


actionarea lui in justitie pentru recuperarea sumei aferente :

4118 Clienti incerti si in litigiu = 4111 Clienti

In cazul in care clientul devine insolvabil si nu isi mai poate achita obligatia :

21

654 Pierderi din creante si debitori diversi = 4118 Clienti incerti si in litigiu

Daca debitul se reactiveaza , clientul devenind solvabil, se inregistreaza :

4111 Clienti = 754 Venituri din creante reactivate

inregistrarea la sfarsit de luna a livrarilor/prestarilor pentru care nu s-a emis factura :

418 Clienti facturi de intocmit = %


701 Venituri din vanzarea produselor finite
4428 Tva neexigibila

emiterea facturilor aferente pct. anterior:

4111 Clienti = 418 Clienti facturi de intocmit

Incasarea clientilor cu bilete la ordin

Acceptarea biletului la ordin:

413 Efecte de primit de la clienti

Biletul la ordin , depus la banca si ajuns la scadenta este incasat:

5121 Conturi la banci in lei

= 413 Efecte de primit de la clienti

Incasarea prin ordin de plata

5121 Conturi la banci in lei

= 4111 Clienti

= 4111 Clienti

Incasarea in numerar

5311 Casa in lei

= 4111 Clienti

3.4.3.Taxe
3.4.3.1.TVA
La sfarsitul fiecarei perioade se intocmesc jurnalele de cumparari si cele de vanzari si se calculeaza
TVA deductibila (pentru jurnalele de cumparari) si TVA colectata (din jurnalele de vanzari).
In urma compararii celor doua, pot rezulta doua situatii :

22

Tva deductibila > TVA colectata => TVA de recuperat


Aceasta diferenta poate fi inchisa prin doua cai :

fie prin compensarea cu TVA de plata din perioadele urmatoare (si/sau cu alte taxe datorate)
fie prin rabursarea de catre organele fiscale

Tva deductibila < TVA colectata => TVA de plata


Daca aparea aceasta situatie inseamna ca Tva-ul platit furnizorilor pentru achizitiile efectuate este
inferior Tva-ului platit de clienti pentru vanzarile efectuate de catre firma, rezultand o suma
suplimentara pe care firma trebuie sa o plateasca la bugetul de stat.
%

4426 Tva deductibila

4424 Tva de recuperat


4427 Tva colectata
sau
4427 Tva colectata

%
4426 Tva deductibila
4423 Tva de plata

3.4.3.2. Impozitul pe profit/venit


Inregistrarea impozitului pe profit :
691 Cheltuieli cu impozitul pe profit = 4411 Impozitul pe profit
Inregistrarea impozitului pe venit :
698 Cheltuieli cu impozitul pe venit = 4418 Impozit pe venit

23

3.4.3.3.Alte impozite taxe si varsaminte asimilate


Contabilitate acestor impozite se tine cu ajutorul contului 446 Alte impozite, taxe si varsaminte
asimilate.
In aceasta categorie se pot reflecta diverse tipuri de impozite si taxe printre care :
impozitul pe dividende
accizele
impozitele si taxele locale
taxele vamale
fondul pentru mediu, etc.
1. inregistrarea impozitului pe cladiri:
635 Cheltuieli cu alte impozite, taxe si varsaminte = 446 Alte impozite, taxe si varsaminte
assimilate

asimilate

2. plata impozitului pe cladiri


446 Alte impozite, taxe si varsaminte asimilate = 5121 Conturi la banci in lei
3. plata accizei din banca
446 Alte impozite, taxe si varsaminte asimilate = 5121 Conturi la banci in lei
4. acciza sa integreaza in valoarea materiilor prime
301 Materii prime = 446 Alte impozite, taxe si varsaminte asimilate
5. evidenta obligatiei de plata privind impozitul pe dividende :
457

Dividende de plata = 446 Alte impozite, taxe si varsaminte asimilate

3.4.4.Avansuri de trezorerie

24

Avansurile de trezorerie sunt sume puse la dispozitia angajatilor societatii sau administratorilor
pentru a efectua anumite plati in numele societatii.
Reflectarea in contabilitate a a avansurilor de trezorerie se realizeaza prin intermediul contului 542
Avansuri de trezorerie .

Acordarea unui avans de trezorerie catre un salariat care urmeaza sa plece intr-o
delegatie

542 Avansuri de trezorerie = 5311 Casa in lei / sau 5121 Conturi la banci in lei

Angajatul se reintoarce din delegatie si depune la contabilitate decontul pe care reflecta


urmatoarele cheltuieli : cazare ,cheltuieli cu diurna .
Cazarea :
%

625

542 Avansuri de trezorerie

Cheltuieli cu deplasari detasari si transferuri

4426 Tva deductibila


Diurna:
625 Cheltuieli cu deplasari detasari si transferuri = 542 Avansuri de trezorerie

Restituirea avansului neutilizat

5311 Casa in lei = 542 Avansuri de trezorerie 10,5 ron

3.4.5.Grup si asociati
a. Decontarile cu asociatii

un asociat pune la dispozitia unitatii temporar anumite sume

5311 Casa in lei

4551 Asociati conturi curente

dupa o anumita perioada, sumele se restituie catre asociati

4551 Asociati conturi curente = 5311 Casa in lei

25

b.Decontarile cu unitati din cadrul grupului

Transfer de sume intre entitati din cadrul grupului:

In contabilitatea unitatii care trasfera sumele:


4511 Decontari intre entitatile afiliate = 512 Conturi curente la banci
In contabilitatea entitatii beneficiare este nota inversa.

Dobanzi de incasat aferente imprumuturilor acordate intra-grup:

4518 Dobanzi aferente decontarilor intre entitatile afiliate = 766 Venituri din dobanzi

Dobanzi datorate entitatilor din grup

666 Cheltuieli privind dobanzile = 4518 Dobanzi aferente decontarilor intre entitatile afiliate;

Dividende de incasat din participatii

4511 Decontari intre entitatile afiliate = 761 Venituri din imobilizari financiare

Vanzare de imobilizari financiare catre entitati din cadrul grupului

4511 Decontari intre entitatile afiliate = 7583 Venituri din vanzarea activelor si alte operatii de
capital
3.4.6.Imputarea lipsurilor la inventar
4282 Alte creane n legtur cu personalul= 7588 Alte venituri din exploatare
3.4.7. Salarizare
Inregistrarea salariilor se face cu ajutorul monografiei de mai jos :
1. Plata avansului chenzinal prin casa sau banca
425 Avansuri acordate personalului = 5311 Casa in lei / 5121 Conturi la banci in lei
2. Inregistrarea cheltuielii cu remuneratia
641 Cheltuieli cu salariile personalului = 421 Personal salarii datorate
Exista atat obligatii datorate de angajat cat si obligatii datorate de angajator .

26

3. Inregistrarea retinerilor de la salariat sub forma contributiilor obligatorii (sanatate, CAS,


somaj) sau sub forma contributiilot rezultate din relatiile angajatului cu tertii (popriri, chirii ,
etc)
421 Personal salarii datorate =
4372

Contributia

%
personalului

la

fondul

de

somaj

4314 Contribuia angajatilor pentru asigurarile sociale de


sanatate
4312 Contributia personalului la asigurarile sociale
444 Impozitul pe venituri de natura salariilor
427 Retineri din salarii datorate tertilor (ex. chirii, rate,
popriri)
428 Retineri (garantii, imputatii)
425 Avansuri retinute
4. Contributii datorate de angajator
4.1 Contributii la asigurarile sociale
6451.01 Contributia unitatii la asigurarile sociale = 4311.01 Contributia unitatii la asigurarile sociale
4.2 Contributia la asigurari sociale de sanatate
6453 .01 Contributia angajatorului pentru asigurarile sociale de sanatate = 4313.01 Contributia
angajatorului pentru asigurarile sociale de sanatate
4.3 Contributia la fondul de somaj
6452 Contributia unitatii pentru ajutorul de somaj = 4371 Contributia unitatii la fondul de somaj
4.4 Fond garantare plata creantelor salariale:
6458.01 Alte cheltuieli privind asigurrile i protecia social= 4381 Alte datorii sociale

27

4.5 Contributia la fondul de risc si accidente


6451.02 Alte cheltuieli privind asigurrile i protecia social = 4311.01 Contributia unitatii la
asigurarile sociale
4.6 Contributia pentru concedii si indemnizatii
6453.02 Contributia angajatorului pentru asigurarile sociale de sanatate = 4313.02 Contributia
angajatorului pentru asigurarile sociale de sanatate
3.5. Trezoreria
3.5.1. Disponibiltati in conturi la banci
Disponibilitatile aflate in conturi bancare se inregistreaza cu ajutorul contului 512 Conturi curente la
banci care face parte din grupa 51 Conturi la banci si care se detaliaza pe 3 conturi de gradul 2:

5121 Conturi la banci in lei

5124 Conturi la banci in valuta

5125 Sume in curs de decontare

Pentru disponibilitatile banesti pastrate in conturi bancare, bancile acorda entitatilor economice
dobanzi . Acestea se reflecta prin contul 518 Dobanzi care se detaliaza pe doua conturi de gradul 2 :

5186 Dobanzi de platit si

5187 Dobanzi de incasat

Monografii contabile :

inregistrarea dobanzii achitate catre banca

666 Cheltuieli privind dobanzile = 5121 Conturi la banci in lei

incasarea dobanzii aferente contului la banci in lei :

5121 Conturi la banci in lei = 766 Venituri din dobanzi

28

inregistrarea dobanzilor care se datoreaza bancii in luna curenta si care urmeaza a fi


achitate in luna urmatoare :

666 Cheltuieli privind dobanzile = 5186 Dobanzi de platit

achitarea datoriei catre banca in luna urmatoare:

5186 Dobanzi de platit = 5121 Conturi la banci in lei

Participarea cu lei la o licitaie de cumprare de valut:


%

5121 Conturi la bnci n lei

581 Viramente interne sau


5125 Sume n curs de decontare
627 Cheltuieli cu serviciile bancare i asimilate

Cumprarea de valut la cursul de schimb al bncii la care s-a fcut licitaia:

5124 Conturi la bnci n valut = 581 Viramente interne


sau
5125

Sume n curs de decontare

3.5.2. Disponibilitati in casieria unitatii


Conturile care se utilizeaza sunt :
5311 Casa in lei
5314 Casa in valuta

Incasarea unei facturi de la client prin casierie

5311 Casa in lei

4111 Clienti

Plata salariului unui angajat

421 Personal salarii datorate = 5311 Casa in lei

Acordarea unui avans de trezorerie

542 Avansuri de trezorerie

5311 Casa in lei

29

3.6.Cheltuieli

Sponsorizari

Sponsorizarea in bani

6582 Donaii i subvenii acordate

5311 Casa in lei si/sau


5121 Conturi la banci in lei

Sponsorizarea in bunuri

a) In cazul in care bunurile sunt produse de firma care face sponsorizarea se are in vedere:
a) pretul de vanzare, fara TVA;
b) pretul de cumparare,fara TVA in cazul bunurilor cumparate in scopul sponsorizarii
In cazul in care obiectul sponsorizarii il reprezinta un mijloc fix nota contabila va fi :
%

= 21x Imobilizari corporale (valoarea de intrare)

28xxAmortisment cumulat
6582Donaii i subvenii acordate ( valoarea ramasa)
In cazul in care obiectul sponsorizarii il constituie bunurile de natura stocurilor nota contabila va fi:
6582Donaii i subvenii acordate = 30xx materii prime
sau
6582

Donaii i subvenii acordate = 345 Produse finite

6582

Donaii i subvenii acordate = 371Marfuri

Provizioane

Provizioanele sunt elemente destinate sa acopere datoriile a caror natura este clar definita si care la
data bilantului este probabil sa existe, sau este cert ca vor exista, dar care sunt incerte in ceea ce
priveste valoarea sau data la care vor aparea.

30

Provizioanele se constituie pentru elemente cum sunt:


a) litigii, amenzi i penalitati, despagubiri, daune si alte datorii incerte;
b) cheltuielile legate de activitatea de service in perioada de garantie si alte cheltuieli privind
garantia acordata clientilor;
c) actiunile de restructurare;
d) pensii si obligatii similare;
e) impozite;
f) alte provizioane.
Monografii contabile :
la sfarsit de an societatea comerciala estimeaza garantiile pe care va trebui sa le
acorde clientilor :
6812 Cheltuieli de exploatare privind provizioanele = 1512 Provizioane pentru garantii acordate
clientilor
societatea comerciala constituie in provizion la sfarsit de an pentru penalitati pe
care urmeaza sa le suporte ca urmare a nedepunerii declaratiilor fiscale la timp;
6812

Cheltuieli de exploatare privind provizioanele = 1511 Provizioane penru litigii

Inchiderea conturilor de cheltueili

121 Profit si pierdere

%
601
602
....
6xx

3.7.Venituri

31

venituri din vanzarea produselor finite

4111 Clienti

%
701 Venituri din vanzarea produselor finite
4427 Tva colectata (la platitorii de Tva)

venituri din prestarea de servicii

4111 Clienti =

%
704 Venituri din lucrari executate si servicii prestate
4427 Tva colectata (la platitorii de Tva)

inchiderea conturilor de venituri si cheltuieli


%

121 Profit si pierdere

701
702
..
7xx

4.Documente financiar contabile utilizate de catre societate


Principalele documente si registre utilizate in vederea justificarii inregistrarilor din contabilitate
sunt prezentate mai jos.
4.1.Registre obligatorii
Registrele de contabilitate obligatorii pe care societatea le intocmeste sunt :
1. Registrul jurnal
2. Registrul inventar
3. Registrul carte mare

32

4.1.1. Registrul jurnal


Este un document contabil obligatoriu n care se nregistreaz, n mod cronologic, toate operaiunile
economico-financiare.
Operaiunile de aceeai natur, realizate n acelai loc de activitate (atelier, secie etc.), pot fi
recapitulate ntr-un document centralizator, denumit jurnal auxiliar, care st la baza nregistrrii n
Registrul-jurnal.
Unitile pot utiliza jurnale auxiliare pentru operaiunile de cas i banc, decontrile cu furnizorii,
situaia ncasrii-achitrii facturilor etc.
Orice nregistrare n Registrul-jurnal trebuie s cuprind elemente cu privire la: felul, numrul i data
documentului justificativ, explicaii privind operaiunile respective i conturile sintetice debitoare i
creditoare n care s-au nregistrat sumele corespunztoare operaiunilor efectuate.
Unitile care utilizeaz jurnale auxiliare pot nregistra n Registrul-jurnal sumele centralizate pe
conturi, preluate din aceste jurnale.
4.1.2. Registrul-inventar
Este un document contabil obligatoriu n care se nregistreaz toate elementele de activ i de pasiv,
grupate n funcie de natura lor, inventariate de unitate, potrivit legii.
Registrul-inventar se ntocmete la nfiinarea unitii, cel puin o dat pe an pe parcursul funcionrii
unitii, cu ocazia fuziunii, divizrii sau ncetrii activitii, precum i n alte situaii prevzute de
lege pe baz de inventar faptic.
In acest registru se nscriu, ntr-o form recapitulativ, elementele inventariate dup natura lor,
suficient de detaliate pentru a putea justifica coninutul fiecrui post al bilanului.
Registrul-inventar se completeaz pe baza inventarierii faptice a fiecrui cont de activ i de pasiv.
Elementele de activ i de pasiv nscrise n Registrul-inventar au la baz listele de inventariere sau alte
documente care justific coninutul acestora.
n cazul n care inventarierea are loc pe parcursul anului, n Registrul-inventar se nregistreaz
soldurile existente la data inventarierii, la care se adaug rulajele intrrilor i se scad rulajele
ieirilor de la data inventarierii pan la data ncheierii exerciiului financiar.
4.1.3.Cartea mare
Este un registru contabil obligatoriu n care se nregistreaz lunar i sistematic, prin regruparea
conturilor, micarea i existena tuturor elementelor de activ i de pasiv, la un moment dat. Acesta
este un document contabil de sintez i sistematizare i conine simbolul contului debitor i al
conturilor creditoare corespondente, rulajul debitor i creditor, precum i soldul contului pentru

33

fiecare lun a anului curent. Registrul Cartea mare poate conine cate o fil pentru fiecare cont
sintetic utilizat de unitate. Cartea mare st la baza ntocmirii balanei de verificare.

Registrul Cartea mare poate fi nlocuit cu Fia de cont pentru operaiuni diverse.Editarea Crii mari
se va efectua numai la cererea organelor de control sau n funcie de necesitile proprii.
Durata de arhivare : Registrul-jurnal, Registrul-inventar i Registrul Cartea mare se pstreaz n
unitate timp de 10 ani de la data ncheierii exerciiului financiar n cursul cruia au fost ntocmite, iar
n caz de pierdere, sustragere sau distrugere, se reconstituie n termen de maximum 30 de zile de la
constatare.
4.2.Registrul unic de control
Conform prevederilor Legii nr. 252 din 10 iunie 2003 societatea tine registrul unic de control.
Registrul unic de control are ca scop evidentierea tuturor controalelor desfasurate la contribuabil de
catre toate organele de control specializate, in domeniile: financiar-fiscal, sanitar, fitosanitar,
urbanism, calitatea in constructii, protectia consumatorului, protectia muncii, inspectia muncii,
protectia

impotriva

incendiilor,

precum

si

in

alte

domenii

prevazute

de

lege.

Evidentierea controalelor in registrul unic de control se face cu semnaturile reprezentantului legal al


societatii si organului de control.
Registrul unic de control se numeroteaza, se sigileaza si se pastreaza de reprezentantul legal al
societatii sau de inlocuitorul acestuia.
PASTRARE
Registrul unic de control se tine la sediul social si la fiecare sediu secundar pentru care s-au eliberat
avize/autorizatii si/sau acorduri de functionare.
4.3. Documente pentru evidenta diverselor operatiuni
4.3.1. Documente utilizate pentru evidenta stocurilor
4.3.1.1. Registrul stocurilor
Registrul stocurilor servete ca document de evaluare a stocurilor de bunuri i de verificare a
concordanei nregistrrilor efectuate n fiele de magazie i n contabilitate.

34

Se ntocmete de ctre compartimentul financiar-contabil la sfaritul fiecrei luni, pe feluri de


materiale, obiecte de inventar i produse, grupate pe magazii (depozite), conturi, grupe, eventual
subgrupe sau n ordine alfabetic, prin nscrierea stocurilor din fiele de magazie i evaluarea lor la
preurile de nregistrare.
Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.
4.3.1.2. Nota de receptie si constatare de diferente
Acest document se utlizeaza de catre societate pentru a justifica:
- recepia bunurilor aprovizionate;
- ncrcarea n gestiune;

Obligativitatea acestui formular apare numai n cazul:


- bunurilor materiale cuprinse ntr-o factur sau aviz de nsoire a mrfii, care fac parte din gestiuni
diferite;
- bunurilor materiale primite spre prelucrare, n custodie sau n pstrare;
- bunurilor materiale procurate de la persoane fizice;
- bunurilor materiale care sosesc nensoite de documente de livrare;
- bunurilor materiale care prezint diferene la recepie;
- mrfurilor intrate n gestiunile la care evidena se ine la pre de vanzare.
n alte cazuri decat cele menionate anterior, recepia i ncrcarea n gestiune, dup caz, i
nregistrarea n contabilitate se fac pe baza documentului de livrare care nsoete transportul
(factura, avizul de nsoire a mrfii etc.).
Se ntocmete n dou exemplare, la locul de depozitare sau n unitatea cu amnuntul, dup caz, pe
msura efecturii recepiei. n situaia n care la recepie se constat diferene, Nota de recepie i

35

constatare de diferene se ntocmete n trei exemplare de ctre comisia de recepie legal


constituit.
n cazul n care bunurile materiale sosesc n trane, se ntocmete cate un formular pentru fiecare
tran, care se anexeaz apoi la factur sau la avizul de nsoire a mrfii.
Circul:
- la gestiune, pentru ncrcarea n gestiune a bunurilor materiale recepionate (toate exemplarele);
-

la

compartimentul

financiar-contabil,

pentru

ntocmirea

formelor

privind

reglementarea

diferenelor constatate (toate exemplarele), precum i pentru nregistrarea n contabilitatea


sintetic i analitic, ataat la documentele de livrare (factur sau avizul de nsoire a mrfii);
- la unitatea furnizoare (exemplarul 2) i la unitatea de transport (exemplarul 3), pentru comunicarea
lipsurilor stabilite.
4.3.1.3. Fisa de magazie
Fisa de magazie este un document esential in gestiunea stocurilor.
Servete ca:
- document de eviden la locul de depozitare a intrrilor, ieirilor i stocurilor bunurilor, cu una sau
cu dou uniti de msur, dup caz;
- document de contabilitate analitic n cadrul metodei operativ-contabile (pe solduri).
Se ntocmete ntr-un exemplar, separat pentru fiecare fel de material .
Fiele de magazie se in la fiecare loc de depozitare a valorilor materiale, pe feluri de materiale
ordonate pe conturi, grupe, eventual subgrupe sau n ordine alfabetic.
Pentru valori materiale primite spre prelucrare de la teri sau n custodie se ntocmesc fie distincte
care se in separat de cele ale valorilor materiale proprii.
nregistrrile n fiele de magazie se fac document cu document. Stocul se poate stabili dup fiecare
operaiune nregistrat i obligatoriu zilnic.

36

Nu circul, fiind document de nregistrare.


Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.

4.3.2.Documente utilizate in evidenta mijloacelor fixe


4.3.2.1.Procesul verbal de receptie

Procesul verbal de receptie arata ca mijlocul fix achizitionat (sau produs, construit in unitate) este
gata pentru a fi pus in functiune. Este data intrarii in gestiune, iar incepand cu luna urmatoare, se
inregistreaza amortizarea.
Servete ca:

document de nregistrare n evidena operativ i n contabilitate;


document de aprobare a recepiei;
document de punere n funciune a obiectivului de investiii ;

Se ntocmete n trei exemplare, la data punerii n funciune a mijlocului fix, de ctre secretarul
comisiei numite pentru recepionarea obiectivului de investiii, n prezena membrilor comisiei care
este format din: preedinte, specialiti-consultani, asisteni la recepie.

Circul:

la persoanele care fac parte din comisie (exemplarele 1, 2 i 3);


la compartimentul care efectueaz operaiunea de control financiar preventiv (exemplarul 2);
la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea i nregistrarea procesuluiverbal de
recepie (exemplarele 2 i 3).

Se arhiveaz:

La furnizor (antreprenor):

la compartimentul financiar-contabil (exemplarele 2 i 3).

La beneficiar:

la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1).

4.3.2.2. Proces verbal de scoatere din functiune a mijloacelor fixe


Servete ca:

37

document de constatare a ndeplinirii condiiilor necesare scoaterii din funciune a mijloacelor


fixe, de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar n folosin i de

declasare a altor bunuri materiale decat mijloacele fixe, potrivit dispoziiilor legale;
document de consemnare a scoaterii efective din funciune a mijloacelor fixe, de scoatere din
uz a materialelor de natura obiectelor de inventar n folosin sau de declasare a bunurilor
materiale;
document de predare la magazie a ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente i

materialelor rezultate din scoaterea efectiv din funciune a mijloacelor fixe, precum i din
scoaterea din uz a bunurilor materiale propuse pentru declasare;
document justificativ de nregistrare n evidena magaziilor (depozitelor) i n contabilitate.

Se ntocmete n dou exemplare, separat pentru mijloace fixe, materiale de natura obiectelor de
inventar n folosin i bunuri materiale aflate n gestiunea unui singur gestionar, pe baza
documentaiei prevzute n normele legale (not privind starea tehnic a mijlocului fix propus a fi
scos din funciune, deviz estimativ al reparaiei capitale, act constatator al avariei, avize, not
justificativ privind descrierea degradrii bunurilor materiale, specificaia bunurilor materiale
propuse pentru declasare etc.).
Circul:

la persoana autorizat s aprobe scoaterea din funciune a mijloacelor fixe, scoaterea din
uz a materialelor de natura obiectelor de inventar sau declasarea bunurilor materiale

(ambele exemplare);
la secie (serviciu, subunitate) pentru nregistrarea n eviden la locul de folosin a

mijloacelor fixe scoase din funciune (ambele exemplare);


la magazie (depozitul de materiale), pentru descrcarea gestiunii, respectiv nregistrarea n

eviden a bunurilor materiale declasate (ambele exemplare);


la magazia primitoare, pentru semnare de ctre gestionar a primirii n gestiune a
ansamblelor, subansamblelor, pieselor componente i materialelor rezultate din scoaterea
efectiv din funciune a mijloacelor fixe i materialelor recuperabile i refolosibile,
rezultate din scoaterea din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar n folosin

sau din declasarea bunurilor materiale (ambele exemplare);


la compartimentul financiar-contabil, pentru verificarea i nregistrarea operaiunilor
privind scoaterea din funciune a mijloacelor fixe, scoaterea din uz a materialelor de

natura obiectelor de inventar n folosin sau declasarea bunurilor materiale (exemplarul 1);
la compartimentul care a fcut propunerile de scoatere din funciune, din uz sau de
declasare, pentru nregistrare (exemplarul 2).

38

Se arhiveaz:
la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);
la compartimentul care ine evidena mijloacelor fixe (exemplarul 2).

4.3.2.3.Fisa mijlocului fix


Servete ca document pentru evidena analitic a mijloacelor fixe. Se ntocmete ntr-un exemplar,
de compartimentul financiar-contabil, pentru fiecare mijloc fix sau pentru mai multe mijloace fixe de
acelai fel i de aceeai valoare, care au aceleai cote de amortizare i sunt puse n funciune n
aceeai lun.
Se pstreaz pe grupe de mijloace fixe, n ordinea codurilor din clasificarea imobilizrilor corporale
conform legislaiei n vigoare, iar n cadrul acestora, fiele mijloacelor fixe se grupeaz pe locuri de
folosin.
Fiele mijloacelor fixe scoase din funciune sau transferate se evideniaz separat.
Se completeaz pe baza documentelor justificative privind micarea mijloacelor fixe sau modificarea
valorii de inventar a acestora, ca urmare a completrii, mbuntirii, modernizrii sau reevalurii lor
(bon de micare a mijloacelor fixe, proces-verbal de scoatere din funciune etc.).
Nu circul, fiind document de nregistrare contabil.
Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.
4.3.2.4.Bonul de miscare

Servete ca:

document justificativ de predare-primire a mijloacelor fixe ntre dou locuri de folosin ale
unitii (secie, serviciu, brigad, atelier, uniti subordonate etc.);

document de nsoire a mijloacelor fixe pe timpul transportului de la secia sau subunitatea


predtoare la cea primitoare;

document justificativ de nregistrare n evidena responsabilului cu mijloacele fixe la locurile


de folosin i n contabilitate.

Se ntocmete n dou exemplare de ctre persoana desemnat de compartimentul care dispune


micarea mijloacelor fixe (compartimentul mecanic-ef, energetic-ef, administrativ etc.).

39

Circul:

la persoana care aprob micarea mijlocului fix n cadrul unitii (ambele exemplare);

la secia (serviciul, brigada, atelierul, subunitatea) predtoare, pentru semnare de predare de


ctre responsabilul cu mijloacele fixe i pentru semnare de primire de ctre delegatul seciei,
serviciului etc. primitor (ambele exemplare);

la secia (serviciul, brigada, atelierul, subunitatea) primitoare (mpreun cu mijlocul fix),


pentru nregistrarea n eviden la locul de folosin (exemplarul 1);

la compartimentul financiar-contabil pentru nregistrarea micrii mijlocului fix (exemplarul


1).

Se arhiveaz:

la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 1);

la secia (serviciul, atelierul, subunitatea) predtoare (exemplarul 2).

Transferul intre doua locatii nu genereaza note contabile , cu exceptia situatiei in care sunt deschise
analitice separate pe conturile de imobilizari, pentru fiecare locatie.

Astfel, daca mijloc fix din clasa 214 , amortizat integral, este transferat intre doua locatii 01 si 02,
notele vor fi :

214 / analitic 02 = 214 / analitic 01

40

2814/analitic 01 = 2814/ analitic 02

Transferul se poate face si prin intermediul unul al treilea cont, de tranzit, pentru a nu fi afectate
rulajele.

4.3.3.Documente utilizate in gestionarea trezoreriei


4.3.3.1. Registrul de casa
Servete ca:

document de nregistrare operativ a ncasrilor i plilor n numerar, efectuate prin casieria


unitii, pe baza actelor justificative;

document de stabilire, la sfaritul fiecrei zile, a soldului de cas;

document de nregistrare n contabilitate a operaiunilor de cas.

Se ntocmete n dou exemplare, zilnic, de ctre persoanele care au calitatea de casier, pe baza
actelor justificative de ncasri i pli.
Soldul de cas al zilei precedente se reporteaz, dup caz, pe primul rand al registrului de cas
pentru ziua n curs.
Se semneaz de ctre casier pentru confirmarea nregistrrii operaiunilor efectuate i de ctre
persoana din compartimentul financiar-contabil desemnat pentru primirea exemplarului 2 i a actelor
justificative anexate.
Circul la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea exactitii sumelor nscrise i
respectarea dispoziiilor legale privind efectuarea operaiunilor de cas (exemplarul 2).
Exemplarul 1 rmane la casier.
Se arhiveaz:
- la casierie (exemplarul 1);

41

- la compartimentul financiar-contabil (exemplarul 2).


4.3.3.2 Dispozitia de incasare/ plata
Servete ca:

dispoziie pentru casierie, n vederea achitrii n numerar a unor sume, potrivit dispoziiilor
legale, inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum i a diferenei
de ncasat de ctre titularul de avans n cazul justificrii unor sume mai mari decat avansul
primit, pentru procurare de materiale etc.;

dispoziie pentru casierie, n vederea ncasrii n numerar a unor sume care nu reprezint
venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispoziiilor legale;

document justificativ de nregistrare n registrul de cas i n contabilitate, n cazul plilor


n numerar efectuate fr alt document justificativ.

Se ntocmete n dou exemplare de ctre compartimentul financiar-contabil:


- n cazul utilizrii ca dispoziie de plat, cand nu exist alte documente prin care se dispune plata
(exemplu: stat de salarii sau lista de avans chenzinal etc.);
- n cazul utilizrii ca dispoziie de plat a avansurilor pentru cheltuielile de deplasare, procurare de
materiale etc.;
- n cazul utilizrii ca dispoziie de ncasare, cand nu exist alte documente prin care se dispune
ncasarea (avize de plat, somaii de plat etc.)
Se semneaz de ntocmire la compartimentul financiar-contabil.
Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil, anex la registrul de cas.
4.3.3.3. Chitanta
Chitanta este un:
document justificativ pentru depunerea unei sume n numerar la casieria unitii;
document justificativ de nregistrare n registrul de cas i n contabilitate.

42

n condiiile n care sumele nscrise pe chitan sunt aferente livrrilor de bunuri sau prestrilor de
servicii scutite fr drept de deducere conform prevederilor legale, formularul de chitan este
documentul justificativ care st la baza nregistrrii veniturilor n contabilitate.
Se ntocmete n dou exemplare, pentru fiecare sum ncasat, de ctre casierul unitii i se
semneaz de acesta pentru primirea sumei.
Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.
4.3.4. Decontari cu personalul
4.3.4.1. Statul de salarii
Acest document servete ca:
- document pentru calculul drepturilor bneti cuvenite salariailor, precum i al contribuiilor i al
altor sume datorate;
- document justificativ de nregistrare n contabilitate.
Se ntocmete ntr-un exemplar sau n dou exemplare, dup caz, lunar, pe baza documentelor de
eviden a timpului lucrat efectiv, a documentelor de centralizare a salariilor individuale pentru
muncitorii salarizai n acord etc., a evidenei i a documentelor privind reinerile legale, a listelor de
avans chenzinal, concediilor de odihn, certificatelor medicale.
Se semneaz, pentru confirmarea exactitii calculelor, de ctre persoana care determin salariul
cuvenit i ntocmete statul de salarii.
Plile fcute n cursul lunii, cum sunt: avansul chenzinal, lichidrile, indemnizaiile de concediu etc. se
includ n statele de salarii, pentru a cuprinde astfel ntreaga sum a salariilor calculate i toate
reinerile legale din perioada de decontare respectiv.
Circul:
- la persoanele autorizate s exercite controlul financiar preventiv i s aprobe plata (exemplarul 1);
- la casieria unitii pentru efectuarea plii sumelor cuvenite (exemplarul 1), dup caz;
- la compartimentul financiar-contabil, pentru nregistrarea n contabilitate (exemplarul 1);

43

- la compartimentul care a ntocmit statele de salarii (exemplarul 2), care va servi la acordarea vizei
atunci cand se solicit plata salariilor neridicate, dup caz.
Se arhiveaz:
- la compartimentul financiar-contabil, separat de celelalte acte justificative de pli (exemplarul 1);
- la compartimentul care a ntocmit statele de salarii (exemplarul 2), dup caz.
4.3.4.2.Ordinul de deplasare
Se ntocmete ntr-un exemplar, pentru fiecare deplasare, de ctre persoana care urmeaz a efectua
deplasarea, precum i pentru justificarea avansurilor acordate n vederea procurrii de valori
materiale cu plata n numerar.
Servete ca:
- dispoziie ctre persoana delegat s efectueze deplasarea;
- document pentru decontarea de ctre titularul de avans a cheltuielilor efectuate;
- document pentru stabilirea diferenelor de primit sau de restituit de titularul de avans;
- document justificativ de nregistrare n contabilitate.
Circul:
- la persoana mputernicit s dispun deplasarea, pentru semnare;
- la persoana care efectueaz deplasarea;
- la persoanele autorizate ale unitii la care s-a efectuat deplasarea, pentru confirmarea sosirii i
plecrii persoanei delegate;
- la compartimentul financiar-contabil pentru verificarea decontului, pe baza actelor justificative
anexate la acesta de ctre titular, la ntoarcerea din deplasare sau cu ocazia procurrii materialelor,
stabilindu-se diferena de primit sau de restituit, cu luarea n considerare a eventualelor penalizri i
semntura pentru verificare.

44

n cazul n care la decontarea avansului suma cheltuielilor efectuate este mai mare decat avansul
primit, pentru diferena de primit de ctre titularul de avans se ntocmete Dispoziie de plat ctre
casierie.
n cazul n care, la decontare, sumele privind cheltuielile efective sunt mai mici decat avansul primit,
diferena de restituit de ctre titularul de avans se depune la casierie pe baz de Dispoziie de
ncasare ctre casierie;
-la persoana autorizat s exercite controlul financiar preventiv, pentru viz;
- la conductorul unitii pentru aprobarea cheltuielilor efectuate.
Se arhiveaz la compartimentul financiar-contabil.

5.Procedura de calcul si inregistare a salariilor

Intocmirea documentatiei de personal


La angajare, departamentul de resurse umane sau persoana insarcinata cu coordonarea
acestei activitati solicita si intocmeste dosarul personal al fiecarui angajat.
De asemenea:

se intocmeste fisa postului pentru fiecare pozitie .

se asigura integrarea si orientarea noilor angajati;

La plecarea angajatitor se gestioneaza documentele de iesire : demisie, terminarea


contractului din initiativa angajatorului, etc.
Inainte de plecarea angajatului se va urmari predarea fisei de lichidare cu semnaturile sefilor
ierarhici, a deparatmentului administrativ si a departamentelor de contabilitate si resurse umane.

Efectuarea de evaluari periodice


Evaluarea angajatilor se efectueaza anual/ semestrial /trimestrial/lunar conform criteriilor
de evaluare stabilite pentru fiecare angajat. Rezultatele evaluarii se arhiveaza la dosarul
personal al angajatului .

45

Efectuarea pontajelor
Departamentul de resurse umane/ persoana desemnata sa coordoneze partea de resurse
umane calculeaza in fiecare luna :
Timpul lucrat, pe baza pontajelor semnate de angajat.Pontajele se intocmesc de catre
si se predau departamentului de resurse umane/contabilitate pana in
data de a lunii.
Timpul liber platit (concediile )
Concediile medicale : angajatii au obligatia predarii concediilor medicale
departamentului de resurse umane/ contabilitate pana in data de a fiecarei luni.

Calcul salarial
Pe baza pontajelor se efectueaza calculul salarial si se intocmesc statele de plata.

6.Procedura de gestionare a mijloacelor fixe

Gestionarea

mijloacelor

fixe

presupune

gestionarea

achizitiilor,

imbunatatirilor,

transferurilor si iesirilor, calcularea amortizarii.


Gestionarul desemnat la nivelul firmei, sau la nivel de departament este raspunzator de

echipamentele primite in gestiunea sa.


Achizitia de echipamente noi se efectueaza numai cu aprobarea conducerii unitatii. Facturile
de achizitii sunt inregistrate de catre departamentul contabilitate iar mijloacele fixe sunt
inregistrate in aplicatia de gestiune a imobilizarilor.
Dupa inregistrare, fiecarui mijloc fix i se atribuie un numar de inventar. Numerotarea
mijloacelor fixe n cadrul registrului se face, de regul, n ordinea succesiv a numerelor
i/sau pe grupe de mijloace fixe. Acest numr de inventar urmeaz s fie trecut n toate

documentele care privesc mijlocul fix respectiv si se imprim direct pe obiect.


Iesirea din gestiune se poate realiza prin : casare, vanzare, sponsorizare, lipsa la inventar.
Casare apare atunci cand se constata ca mijloacele fixe din gestiune sunt uzate moral si fizic
si nu mai pot fi utilizate de catre societate pentru realizarea de beneficii.La casare se
intocmeste procesul verbal de casare, semnat de o comisie de casare desemnata la nivelul
unitatii.
La vanzare se intocmeste factura de vanzare.

46

La sponsorizare se intocmeste contractul de sponsorizare, in doua exemplare care va fi


semnat de catre persoana imputernicita in cadul companiei (administrator) si de catre
persoana catre care se efectueaza sposorizarea.
Orice iesire din gestiune se efectueaza numai dupa aprobarea prealabila a persoanei

responsabile cu gestiunea mijloacelor fixe.


Transferul de mijloace fixe intre departamente ale aceleasi unitati se efectueaza cu
aprobarea atat a conducatotorului deparatamentului sursa cat si destinate. Gestionarul va

intocmi un bon de miscare care se va semna atat de predator cat si de catre primitor.
Orice operatiune efectuata asupra mijloacelor fixe precum si documentele intocmite cu

aceasta ocazie se predau departamentului contabilitate in maxim ..... zile calendaristice.


Departamentul contabilitate verifica documentele primite si opereaza modificarile atat in

programul de contabilitate cat si si in cel de gestiune.


La sfarsitul perioadei, deparatmentul de contabilitate calculeaza amortizarea (ruleaza calculul

de amortizare din programul de gestiune ) si o inregistreaza in contabilitate .


Departamentul contabilitate mentine registre detaliate despre mijloacele fixe care cuprind :
data intrarii in gestiune, valoare de intrare, durata de viata , codul mijlocului fix (conform cu

HG 2139/2004), metoda de amortizare, amortizarea lunara, amortismentul cumulat.


Cel putin o data pe an se efectueaza inventarierea mijloacelor fixe.

7.Procedura de gestionare a stocurilor

Procedura de gestionare a stocurilor urmeaza regulile stabilite prin politicile contabile aprobate la
nivel de unitate, respectiv :

Contabilitatea stocurilor se ine cantitativ i valoric [ sau numai valoric prin folosirea
inventarului permanent sau a inventarului intermitent. ]

n condiiile folosirii inventarului permanent, n contabilitate se nregistreaz toate operaiunile de


intrare i ieire, ceea ce permite stabilirea i cunoaterea n orice moment a stocurilor, atat
cantitativ, cat i valoric.
[Inventarul intermitent presupune:

stabilirea ieirilor i nregistrarea lor n contabilitate pe baza inventarierii stocurilor la

sfaritul perioadei;
efectuarea inventarierii faptice a stocurilor conform politicilor contabile, dar nu mai tarziu

de finele perioadei de raportare pentru care se determina obligaiile fiscale.


respectarea Normelor privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de natura

activelor, datoriilor i capitalurilor proprii.


intrrile de stocuri nu se nregistreaz prin conturile de stocuri, ci prin conturile de
cheltuieli.

47

stabilirea ieirilor de stocuri n cursul perioadei are la baz inventarierea faptic a stocurilor
la sfaritul perioadei. Ieirile de stocuri se determin ca diferen ntre valoarea stocurilor
iniiale, la care se adaug valoarea intrrilor, i valoarea stocurilor la sfaritul perioadei

stabilite pe baza inventarului. ]


Metoda de descarcare de gestiune aprobata la nivel de entitate este: FIFO/LIFO/CMP

In gestiune, fiecarui tip de material i se aloca un cod unic de produs.

Societatea intocmeste si aproba liste de produse compensabile.


Listele cu sorturile de produse, mrfuri, ambalaje i alte valori materiale care ntrunesc
condiiile de compensare datorit riscului de confuzie se aprob anual de ctre
administratori sau persoana care are obligaia gestionrii i servesc pentru uz intern n
cadrul entitii.Riscul de confuzie ntre sorturile aceluiai bun material pot

exista din cauza asemnrii n ceea ce privete aspectul exterior: culoare,


desen, model, dimensiuni, ambalaj sau alte elemente;
Tranzactiile cu stocuri se evidentiaza in programul de gestiune. Notele contabile se
genereaza automat in programul de contabilitate (sau se inregistreaza separat de catre
departamentul de contabilitate).
Astfel de tranzactii cuprind : achizitii, transferuri, proces productie, iesiri din gestiune

(vanzare, casare) etc.


Calculul costului de productie . Costul de productie se stabileste tinand cond de regulile
mentionate in manualul de politici contabile.
Pentru obtinerea productiei se utiliezeaza reteta de productie, care contine pentru
fiecare tip de produs finit, o lista cu toate materiile prime componente .

8. Procedura de gestionare a achizitiilor si a datoriilor catre furnizori

La primire, facturile de achizitii se verifica pentru conformitate cu contractele sau comenzile

plasate catre furnizori.


Facturile primite se inregistreaza de catre departamentul de contabilitate pe conturile

corespunzatoare.
Periodic se analizeaza scadenta facturilor si se dispune efectuarea platilor catre furnizori.

9.Procedura de gestionare a vanzarilor si creantelor clienti

48

Emiterea facturilor de vanzare se realizeaza de catre departamentul vanzari prin intermediul

aplicatiei de facturare.:....................................
La fiecare factura se verifica respectarea conditiilor contractuale : produsele/ serviciile

negociate , pretul, scadenta facturilor, etc.


Facturile emise sunt inregistrate automat in contabilitate/ Facturile emise vor fi predate

departamentului contabilitate in termen de ....... zile lucratoare, in vederea inregistrarii.


La sfarsit de luna se va extrage un registru jurnal de vanzari care va fi reconciliat cu
inregistrarile din contabilitate. In caz de discrepante vor fi identificate posibilele erori si vor

fi efectuate corectiile necesare.


Periodic, se obtine o situatie a creantelor neincasate, pe vechimi si se iau masuri pentru

recuperarea debitelor restante.


La inceput de an departamentul contabilitate intocmeste o decizie de numerotare a facturilor
care vor fi emise catre clienti.

10.Procedura de gestionare a casieriei

In scopul sustinerii unor cheltuieli urgente ale companiei, societatea pastreaza numerar in

casierie.
Societatea desemneaza o persoana imputernicita cu gestionarea numerarului din casiere
(casier). Aceasta va completa si pastra Registrul de casa si va intocmi toate documentele de

intrare / iesire a numerarului din casierie.


La sfarsitul fiecarei zile in care au existat tranzactii cu numerar casierul verifica

concordanta dintre numerarul existent fizic in casierie si soldul din registrul de casa.
Pentru avansuri acordate angajatilordin casierie, angajatul trebuie sa verifice existenta

aprobarilor din partea sefului ierarhic al angajatului.


Pentru a se asigura protectia numerarului din casierie, acesta va fi gestionat doar de catre
persoana desemnata, si va fi pastrat intr-o cutie inchisa, intr-un dulap inchis. In cazul
constatarii unui furt, casierul va anunta de indata conducerea unitatii.

11.Procedura pentru deconturile de trezorerie

Angajatii ale caror pozitii necesita deplasari frecvente cu masina trebuie sa detina
capacitatea de a conduce masina, dovedita cu documentele prevazute de legislatia in vigoare.

49

Pentru acordarea de avansuri inainte de plecarea in delegatie angajatii trebuie sa obtina


aprobarea prealabila a sefului direct.

La intoarcerea din delegatie, angajatii trebuie sa intocmeasca decontul de deplasare sisa


furnizeze departamentului contabilitate documentele justificative . Acestea sunt : facturi,
chitante, bonuri de combustibil, foaia de parcurs a autoturismului.

Termenul de predare a decontului dupa intoarcerea din delegatie este de ..zile lucratoare.

12. Procedura de reconciliere a conturilor bancare

Reconcilierea conturilor bancare se realizeaza in aplicatia de contabilitate in fiecare luna.

Dupa efectuarea inregistrarilor pe conturile de banca, se listeaza registrul de banca care se


ataseaza extraselor de cont primite de la banca.

Orice discrepante intre soldul din registrul de banca si soldul din extrasul de cont vor fi
investigate si reconciliate.

Resposabilitatea reconcilierii revine departamanentului de contabilitate.

13.Procedura inchiderii de luna/ de perioada

Inchiderea lunii sau perioadei contabile presupune efectuarea urmatoarelor operatiuni:

Inchiderea conturilor de venituri si cheltuieli (la societatile care permit aceasta inchidere )
Inchiderea conturilor de Tva (la platitorii de TVA)
Descarcarea diferentelor de pret la stocuri;
Calculul de taxe

Inchiderea definitiva a lunii/perioadei se realizeaza in data de :............ a lunii.


Dupa inregistrarea tuturor jurnalelor se obtine balanta de verificare.
In cadrul fiecarei perioade se efectueaza urmatoarele verificari :

Soldurile conturilor din balanta de verificare analitica pentru a identifica daca exista

omisiuni, inregistrari eronate.


Responsabil:........................................
Soldurile/inregistrarile conturilor de taxe se verifica cu sumele declarate in deconturile de
taxa;

50

Responsabil:........................................
Verificarea inregistrarii tuturor documentelor aferente perioadei pana la sfarsitul perioadei ;
Responsabil:........................................
Inregistrarea de estimari pentru cheltuielile pentru care nu s-au primit inca facturi
(accrualuri)sau pentru venituri pentru care nu s-au emis documentele justificative.
Responsabil:........................................
Inregistrarea amortizarii ;
Responsabil:........................................
Verificarea concordantei soldurilor conturilor de imobilizari cu sumele rezultate din registrul

de mijloace fixe;
Responsabil:........................................
Reevaluarea elementelor in valuta;
Responsabil:........................................
Verificarea soldului contului de casa cu soldul mentionat in registrul de casa din ultima zi a

lunii;
Responsabil:........................................
Verificarea soldurilor conturilor de banca cu soldul final mentionat pe extrasele de cont

bancare;
Responsabil:........................................
Verificarea existentei documentelor de receptie la stocuri si mijloace fixe;
Responsabil:........................................

14. Procedura inventarierii patrimoniului

Inventarierea patrimoniului se realizeaza in fiecare an, parcurgandu-se urmatorii pasi:

Intocmirea deciziei de inventariere in care se nominalizeaza membrii comisiilor de


inventariere, data de referinta pentru efectuarea inventarului precum si planul de
inventariere.
Comisia de inventariere raspunde de efectuarea tuturor lucrarilor de inventariere, potrivit
prevederilor legale.Pentru desfasurarea n bune conditii a operatiunilor de inventariere, in
comisii vor fi numite persoane cu pregatire corespunztoare economica si tehnica, care sa
asigure efectuarea corecta si la timp a inventarierii elementelor de activ si de pasiv, inclusiv

evaluarea lor conform reglementarilor contabile aplicabile.


La data stabilita pentru inceperea inventarului seiau declaratii de la gestionar (daca
existagestiune ) prin care acesta declara ultimele documente intrate si iesite din gestiune si

se predau listele sub semnatura membrilor comisiilor de inventariere;


Pe toat durata inventarierii, programul i perioada inventarierii se afieaz la loc vizibil.

51

Comisiile isi desfasoara activitatea de inventariere conform planului stabilit in decizie;


Inventarierea se efectueaza pe doua categorii:
a) Inventarierea bunurilor : stocuri , mijloace fixe, bunuri luate in leasing operational, sau cu
chirie (aceste bunuri care nu apartin juridic entitatii insa care sunt utilizate de entitate sunt
inventariate pe liste separate), casa si banca- care se reconcilieaza cu registrul de casa si
extrasul de banca;
b) Inventarierea conturilor : conturi de furnizori si clienti care se inventariaza prin
trimiterea de scrisori catre acestia si reconcilierea ulterioara a soldurilor), conturi de alte
datorii si creante la acestea se ataseaza la dosarul de inventariere orice documente
justificative, conturi de capital (din clasa 1) la care se pot anexa: decizii de repartizare a
profitului, decizii de majorare a capitalului, decizii de constituire a rezervelor, etc.

La finalizarea lucrarilor , se reconciliaza rezultatul faptic cu datele din contabilitate si se


intocmeste procesul verbal de inventariere.
Procesul-verbal privind rezultatele inventarierii va conine, n principal, urmtoarele
elemente:
data ntocmirii,
numele i prenumele membrilor comisiei de inventariere,
numrul i data deciziei de numire a comisiei de inventariere,
gestiunea/gestiunile inventariat/inventariate,
data nceperii i terminrii operaiunii de inventariere,
rezultatele inventarierii,
concluziile i propunerile comisiei cu privire la cauzele plusurilor i ale lipsurilor constatate
i persoanele vinovate, precum i propuneri de msuri n legtur cu acestea,

52

volumul stocurilor depreciate, fr micare, cu micare lent, greu vandabile, fr desfacere


asigurat i propuneri de msuri n vederea reintegrrii lor n circuitul economic,
propuneri de scoatere din funciune a imobilizrilor corporale, respectiv din eviden a
imobilizrilor necorporale,
propuneri de scoatere din uz a materialelor de natura obiectelor de inventar i declasare
sau casare a unor stocuri,
constatri privind pstrarea, depozitarea, conservarea, asigurarea integritii bunurilor din
gestiune, precum i alte aspecte legate de activitatea gestiunii inventariate.

Se analizeaza diferentele si si inregistreaza in contabilitatea dupa aprobarea lor de catre


conducerea companiei (si obligatoriu, pana la sfarsit de an, astfel incat datele din balanta la
31.12.2011 sa corespunda cu situatia reala).

Completarea registrului-inventar se efectueaz n momentul n care se stabilesc soldurile


tuturor conturilor bilaniere, inclusiv cele aferente impozitului pe profit, i ajustrile pentru
depreciere sau pierdere de valoare, dup caz.

53