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INFORME DE PRCTICAS FINALES PREPROFESIONALES DE LA ESCUELA DE SECRETARIADO

EJECUTIVO

PRACTICANTE :
Cuestas Saldaa Sheyla Karina
ESPECIALIDAD :
Secretariado Ejecutivo Bilinge
Computarizado
INSTITUCIN

:
Instituto Superior Tecnolgico Privado

Bitec

Chimbote-Per

2015

Informe de Prcticas Pre- Profesionales

DEDICATORIA
Quiero dedicar este trabajo, primero a mi maestro y mentor de filosofa de vida, Daisaku
Ikeda.
A mis padres por su apoyo incondicional para el logro de mi meta trazada en mi vida
profesional, a mis abuelitos Alfonso y Lucila que desde el cielo me protegen y guan.
A mi querida ta amparito por sus consejos, cario y apoyo en el camino de la vida.
A mi nio Luis Carlos por brindarme su amor, comprensin y por estar siempre a mi
lado impulsndome a avanzar.

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AGRADECIMIENTO

A mi familia

por su apoyo y constante motivacin que

creyeron

siempre en m.
De igual forma a los profesores del Instituto Superior Tecnolgico
Bitec por su formacin brindada a lo largo de mi educacin.

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Informe de Prcticas Pre- Profesionales

INTRODUCCIN
A continuacin mediante el presente documento, pongo a disposicin
a las personas interesadas del ISTP Bitec el Informe del Desarrollo
de

las

Prcticas

Pre

Profesionales

Finales

de

la

Carrera

de

Secretariado Ejecutivo Bilinge Computarizado que se llevaron a cabo


en el Instituto Superior Tecnolgico Privado Bitec; las cuales fueron
realizadas durante el ao 2015; con la finalidad de dar a conocer la
infraestructura, organizacin y funcin que cumple dicha institucin
para que en el momento apropiado, sea de conocimiento para otras
personas interesadas y estos a su vez estn informados de las
actividades de la institucin y a quienes presta sus servicios. Con esto
espero

dar a conocer la experiencia que he obtenido durante mi

permanencia de prcticas.

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Informe de Prcticas Pre- Profesionales

NDICE
Dedicatoria
Agradecimiento
Introduccin
ndice
Esquema de Informe de Prcticas Pre-Profesionales
I.- Contenido
1.1.-Apellidos y Nombres del Practicante
1.2.- Tipo de Informe
1.3.- Institucin
1.4.- Especialidad
1.5.- Lugar de Presentacin
1.6.- Fecha de Presentacin
II.- Datos Generales del Centro de Prcticas
2.1.-.Razn Social
2.2.- Direccin del Centro de Prcticas
2.3.- Periodo de Ejecucin de la Prctica
2.4.- Total de Horas Acumuladas
2.5.- rea de Trabajo
2.6.- rea de Desarrollo de Prcticas
III.-

Detalles

de

la

Institucin

3.1.-Antecedentes de la institucin
3.2.-Visin
3.3.- Misin
3.4.-Objetivos de Calidad
3.5.-Servicios
3.6.-Organizacin administrativa
3.7.-Funcin de la organizacin estructural
3.8.-Distribucin infraestructural
IV.- Relacin de Prcticas Pre-Profesionales
4.1.- Departamento del rea de prctica

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4.2.- Periodos de Prcticas


4.3.- Ubicacin
4.4.- Tareas Asignadas
4.5. Descripcin del rea de trabajo
V.- Conclusiones Y Recomendaciones

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ESQUEMA DE INFORME DE PRCTICAS PREPROFESIONALES


I.- CONTENIDO
1.1.- APELLIDOS Y NOMBRES DEL PRACTICANTE
Cuestas Saldaa Sheyla Karina
1.2.- TIPO DE INFORME
Informe de Prcticas Finales
1.3.- INSTITUCIN
Instituto Superior Tecnolgico Privado Bitec
1.4.- ESPECIALIDAD
Secretariado Ejecutivo
1.5.- LUGAR DE PRESENTACIN
Jr. Jos Olaya N 569- Chimbote Dpto. Ancash
1.6.- FECHA DE PRESENTACIN
10/08/2015

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UNIVERSIDAD CATOLICA LOS ANGELES DE


CHIMBOTE

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II.- DATOS GENERALES DEL CENTRO DE PRCTICAS


2.1.

RAZN SOCIAL:

Escuela Profesional de Administracin - ULADECH

2.2.

DIRECCIN DEL CENTRO DE PRCTICAS:

Av. Jos Pardo N 2280 - Chimbote

2.3. PERIODO DE EJECUCION DE LAS PRCTICAS FINALES:


Inicio
: 31 de Enero del 2015
Termino : 30 de Junio del 2015

2.3. TOTAL DE HORAS ACUMULADAS FINALES:


520 horas
2.4. REA DE TRABAJO:
rea Administrativa
2.6.

REA DE DESARROLLO DE PRCTICAS:

Escuela Profesional de Administracin - ULADECH

III. DETALLES DE LA INSTITUCION:


3.1

ANTECEDENTES DE LA INSTITUCIN:

La Universidad Catlica Los ngeles de Chimbote "ULADECH


CATLICA" se cre en 1,985 mediante ley N 24163, con el objetivo
de ofrecer una slida formacin profesional a las personas que buscan
alcanzar el xito en el mercado laboral y as contribuir al desarrollo de
nuestra nacin.
En 1998 se logra la institucionalizacin eligiendo a sus nuevas
autoridades. Con el transcurrir de los aos Uladech se posiciona como
una universidad accesible para las mayoras por su bajo costo,
basada en una formacin acadmica integral de acuerdo a las
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necesidades y expectativas de quienes deciden crecer apoyados en


los valores y principios de la Doctrina Social de la Iglesia.
Bajo estos parmetros se da un gran paso, el 22 de noviembre de
2,008 la Universidad Los ngeles de Chimbote se erige como
universidad catlica en la Catedral de la Dicesis de Chimbote. Esta
categorizacin est respaldada por la Iglesia Catlica y por el Obispo
de la Dicesis de Chimbote, Monseor ngel Francisco Simn Piorno,
en su calidad de Gran Canciller y Presidente Honorario de esta Casa
Superior de Estudios.
A partir de este histrico suceso la Uladech Catlica contribuye a la
misin evangelizadora de la Iglesia y se configura como un centro de
formacin humanstica, orientado por los principios y valores de la
Doctrina Social de la Iglesia, otorgando un servicio de calidad para el
bien comn. Asimismo, garantiza el mejoramiento acadmico
profesional a travs de convenios internacionales y culturales con
otras universidades.
Es preciso resaltar que la categorizacin de la Uladech como Catlica
no producir restricciones en la libertad de credo, porque nos
caracterizamos por ser una universidad "inclusiva", no slo en sus
costos accesibles sin fines de lucro, sino tambin en el aspecto
religioso.
Actualmente, la Universidad Catlica Los ngeles de Chimbote
funciona a travs de sus cinco facultades:
CIENCIAS DE LA SALUD: Escuela Profesional de: Enfermera,
Farmacia y Bioqumica, Obstetricia, Odontologa y Psicologa.
1. EDUCACIN Y HUMANIDADES:
Educacin Inicial, Primaria.

Escuela

Profesional

de

2. DERECHO Y CIENCIAS POLTICAS: Escuela Profesional de


Derecho.
3. CIENCIAS CONTABLES, FINANCIERAS Y ADMINISTRATIVAS
(CCFA): Escuela Profesional de: Administracin, Administracin
Turstica y Contabilidad.
4. INGENIERA: Escuela Profesional de: Ingeniera Civil, Ingeniera
de Sistemas.
Asimismo, cuenta aproximadamente con cuarenta y cinco mil
estudiantes en sus diversas escuelas profesionales y funciona a
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travs de sus Centros Uladech Catlica, establecidos oficialmente a


nivel nacional.

ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIN DE LA FACULTAD DE


CIENCIAS CONTABLES, FINANCIERAS Y ADMINISTRATIVAS DE LA
ULADECH
RESEA HISTRICA
La Escuela Profesional de Administracin, de la facultad de Ciencias
Contables, Financieras y Administrativas de la ULADECH, fue creada
por Resolucin Rectoral N 008-99 AU-ULA, de fecha 15 de Diciembre
de 1999. En la actualidad la Escuela Profesional de Administracin
est dirigida por el Dr. en Ciencias de la Educacin, Mg. en
Administracin y Licenciado en Administracin de Empresas Fernando
Rubio Cabrera, nombrado por Resolucin Rectoral N 459-2002-CUUDECH, del 25 de Septiembre del 2002. La primera promocin de la
Escuela Profesional de Administracin ha egresado en agosto del
2004, hasta la fecha han ingresado 4 promociones; en total 70
Licenciados

en

Administracin,

el

100%

viene

trabajando

en

organizaciones empresariales y no empresariales del Sector Pblico y


Privado. Asimismo la Escuela de Administracin, a la fecha, cuenta
con 2000 alumnos a nivel nacional y cerca de 400 a nivel local en los
sistemas de educacin Presencial y A Distancia.
3.2

VISIN:

Lderes profesionales formando talentos humanos para el bien comn.


3.3

MISIN:

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Formamos profesionales Licenciados en Administracin, con slidos


principios tico-morales, competitivos en las reas de: Desarrollo
empresarial,

Direccin

Gestin

Estratgica,

Finanzas,

Comercializacin, Gestin del talento humano y Operaciones de las


organizaciones pblicas y privadas; con alta tecnologa de la
informacin y comunicacin y a bajo costo.
3.4

OBJETIVOS DE CALIDAD

Objetivos Generales:
Impartir Educacin Superior Universitaria de alta calidad en las
reas

cientficas

humansticas,

Cientficas

bsicas,

Tecnolgicas, Especializadas y de prcticas Pre-Profesionales,


compatibles

con

la

doctrina,

filosofa

de

la

ciencia

administrativa.
Fomentar la aplicacin y difusin de las tecnologas de
informacin en el mbito local, regional y nacional.
Promover,

organizar,

estimular

publicar

trabajos

de

Investigacin cientfica que diagnostiquen problemas locales,


regionales

nacionales

pronostiquen

sus

respectivas

soluciones.
Desarrollar actividades permanentes de proyeccin social y
extensin universitaria a travs de la ejecucin de actividades
que benefician a la comunidad, incluyendo la prestacin de
servicios a los pueblos.
Elevar la calidad educativa de la Escuela Profesional de
Administracin.

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Formular planes y proyectos de inversin en el mbito local y


regional que permitan generar ocupacin, contribuyendo de
esta manera al desarrollo regional.
Contribuir a elevar la calidad de vida de la poblacin regional.
Contribuir a la reduccin de la pobreza en la Regin de Ancash.
Generar ingresos propios para la Escuela de Administracin a fin
de que pueda tener medios y materiales de aprendizaje
modernos. Formular modelos de desarrollo regional
Objetivos Especficos:
Desarrollar cuantitativa y cualitativamente la Carrera Profesional
de Licenciado en Administracin.
Lograr formar profesionales altamente competitivos a nivel
regional y nacional y sobre todo con valores.
Lograr que la escuela de Administracin de la ULADECH sea una
de las mejores en la Regin Norte del Pas.
Capacitar permanentemente a los docentes mediante estudios
de Maestra y Doctorado.
Mejorar aceleradamente la calidad educativa modernizando al
Currculum Profesional, El Perfil Profesional y los Planes de
Estudios.
Incrementar el nivel tcnico y cientfico de los docentes y
alumnos de la Escuela de Administracin a nivel de Pre Grado y
Post Grado en todos los sistemas: Presencial, a distancia y
virtual.
Modernizar el Currculum Profesional de la Escuela Profesional
de Administracin, creando ms asignaturas de investigacin as
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como Planes de Negocios, Gerencia, Negocios Internacionales,


etc.
Formular planes y Proyectos de Investigacin de nuestra propia
realidad, en algunos casos, buscar financiamiento internacional.
Formular proyectos de inversin, orientados a la exportacin de
productos no tradicionales, tomando como base las PYMES.

Llevar a cabo convenios con el gobierno Regional sobre


diagnstico de Capacitacin, formalizacin de las PYMES,
Gestin Pblica, Gestin Financiera, etc.

3.5

SERVICIOS:

La Escuela Profesional de Administracin viene impulsando la


investigacin a travs de los siguientes hechos:
Recientemente se ha terminado un convenio de capacitacin a
las comunidades adyacentes de la Empresa Minera Huallanca
S.A, segn convenio realizado.
Se ha presentado un Proyecto al Gobierno Regional de
Formalizacin de las PYMES de la Regin de Ancash, se
encuentra en proceso de presupuestacin en la Gerencia Social
de dicha entidad.
Se han realizado en el ao 2007, dos Cursos de Actualizacin
Profesional en la sede de Chimbote.
El da viernes se inicia el 1 Curso de Actualizacin para
Bachilleres en Administracin en la ciudad de Lima.

Servicios educativos en la formacin de Licenciado en Administracin.

Servicios de Segunda Especialidad en las diferentes reas de la ciencia


Administrativa.

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Servicios de cursos de Actualizacin profesional para Bachilleres en Ciencias


Administrativas.

Servicios de Diplomados en Gestin Pblica, Direccin de personal, Finanzas,


Planeamiento Estratgico, Marketing, etc.

Servicio de Pos Grado, en Sistemas Presenciales a distancia y virtuales

Maestra en Educacin, Maestra en Finanzas, Marketing Nacional e


Internacional, etc.

Servicios de Investigacin y Desarrollo para Organizaciones empresariales y


No Empresariales.

Servicios de consultora en las reas de su especialidad

3.6 ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA:


Es una organizacin conformada por un directorio de profesionales, que orientan su
gestin a brindar calidad y seriedad en la prestacin de servicios educativos en el nivel
de educacin superior.
Su organizacin es la siguiente:

El Director.
Coordinador Acadmico Lectivo.
Especialista Acadmica.
Asistente acadmica y Sua.
Coordinador Post Grado
Coordinador de Investigacin
Docentes
Secretaria.

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ORGANIGRAMA DE LA ESCUELA PROFESIONAL DE ADMINISTRACIN

DIRECTOR
COORDINADORA ACADEMICA
LECTIVA

ESPECIALIST
A
ACADEMICA

ASISTENTE
ACADDIMIC
A

SECRETARIA
ADMINISTRATI
VA

ASISTENTE
SUA

COORDINADOR
DE POST
GRADO

COORDINADOR
DE
INVESTIGACIN

DOCENTES

3.7 FUNCIN DE LA ORGANIZACIN ESTRUCTURAL:


A. FUNCION DEL DIRECTOR:

Representar a la Escuela Profesional de Administracin.

Firmar

los

diferentes

documentos

de

carcter

administrativo.

Disea los modelos organizacionales y la poltica de


desarrollo institucional.

Realizar la convocatoria a reuniones del directorio, tanto


ordinaria como extraordinaria.

Prepara la agenda de las reuniones del directorio, en


coordinacin con el coordinador acadmico lectivo.

Orientar y determinar los lineamientos de la poltica de la


Escuela Profesional, en base a las metas y objetivos
establecidos.

Proponer alternativas para el mejoramiento continuo de


los

servicios

que

brinda

la

Escuela

Profesional

de

Administracin.

Promover el mejoramiento de la infraestructura, equipos y


mobiliario para una buena prestacin de servicios.

Proponer proyectos de desarrollo en concordancia con las


posibilidades econmicas de la Universidad.

Informe de Prcticas Pre- Profesionales

Proponer actividades a considerar en el plan de Trabajo


anual.

Orientar

los

trabajadores

sobre

la

tcnica

de

mejoramiento de la prestacin y servicios, velando por la


buena imagen institucional, interna y externa.

Promover

la

actualizacin

del

proyecto

Educativo

Institucional, de la Escuela Profesional de Administracin.

Supervisar, evaluar y controlar las funciones y actividades


del personal del instituto.

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B. FUNCIN DEL COORDINADOR ACADMICO LECTIVO:


Se encuentra dirigido por la Mg. Evelyn Huete Loyola y realiza
las siguientes funciones:

Programar,

organizar,

dirigir,

coordinar

supervisar

las

actividades personal docente y administrativo.

Ingresa el control de la asistencia del docente al sistema para


su pago correspondiente.

Elaborar los cursos y horarios cada semestre de la Carrera


Profesional de Administracin.

Proponer las necesidades y reas de capacitacin del personal


docente y

administrativo.

Revisar los slabos y sumillas antes del inicio de las actividades


acadmicas de cada semestre visando los mimos para el VB del
Director Acadmico.

Velar por el cumplimiento de los objetivos educacionales y


formativos, de acuerdo al perfil de la carrera profesional.

Elaborar y proponer la aplicacin de normas administrativas y


acadmicas referidas a: convocatoria docente, inscripcin y
capacitacin
convalidacin,

al

campo

virtual

revalidacin,

de

estudiantes,

certificado,

matrcula,

resoluciones,

equivalencias, homologaciones, bachiller y titulacin.

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C. FUNCIN DE LA ESPECIALISTA ACADEMICA


Trabaja de la mano con la Coordinadora Acadmica Lectiva

Realiza los trmites de Bachiller y Ttulo Profesional.

Atiende

sus

documentos

enviados

su

trmite

documentario.

Realiza

documentos

resoluciones,

administrativos,

equivalencias,

convalidaciones,

homologaciones

previa

aprobacin de la coordinadora acadmica lectiva.

Emite boletas y Constancia de Matricula a los alumnos

Supervisa y orienta a los alumnos en el proceso de su


matrcula en el sistema ERP UNIVERSITY.

Supervisar el control del libro de calificaciones de los


docentes.

Enva al rea de expedientes la documentacin de los


alumnos.

Junto a la Coordinadora acadmica determinan los cursos


que se aperturarn cada semestre.

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D. FUNCIN DE LA ASISTENTE SUA:

Contribuir con el desarrollo de las actividades de su rea,


en directo apoyo a la Coordinadora Acadmica Lectiva.

Brinda informes respecto a la carrera de Administracin


en la modalidad Distancia (SUA)

Realiza las matriculas a los alumnos del SUA

Ingresa los horarios y cursos de los docentes de la


modalidad Distancia al sistema.

Brinda capacitacin a los alumnos de distancia para


manejar su plataforma y as puedan realizar trabajos
virtuales.

Emite boletas, constancia de matrcula.

Coordina con otras sedes filiales para la integracin de


cursos virtuales a distancia.

Supervisa a los docentes de la modalidad SUA.

Ingresa el control de asistencia del docente SUA para su


pago correspondiente.

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E. FUNCIN DE LA ASISTENTE ACADMICA:


Trabaja de la mano con la Coordinadora Acadmica Lectiva y la
Especialista Acadmica siendo su apoyo en las diversas funciones que
estos realizan en:

Atiende el trmite documentario de la coordinadora


acadmica lectiva y de la especialista acadmica.

Ayuda en el proceso de matrcula de los alumnos


ingresantes, a quienes solicitar, previamente la
documentacin reglamentaria para tal fin.

Emite boletas de notas a los alumnos.

Atender a los alumnos que soliciten informacin sobre su


situacin acadmica, as como a los padres de familia y
docentes que necesiten coordinar o entrevistarse con el
Director Acadmico.

Elabora documentos administrativos, convalidaciones y


resoluciones.

Elabora
documentos
solicitando
homologaciones, a otras reas.

Da informacin sobre la carrera profesional.

Recepciona las llamadas de las Sedes para solucionar


algn inconveniente o brindar informacin respecto a los
trmites documentarios.

Ingresa horarios de los docentes al sistema.

Programa en el sistema los cursos que se llevaran al incio


del semestre acadmico.

Carrera: Secretariado Ejecutivo

equivalencias,

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F. FUNCIN DE LA SECRETARIA ADMINISTRATIVA:


Depende

del

Director

de

la

Escuela

profesional

de

Administracin y cumple las siguientes funciones.

Tener actualizado el registro de los alumnos en una base


de datos debidamente codificado.

Tiene actualizado el directorio de los docentes de la


Escuela Profesional

Verificar y controlar la asistencia de los docentes.

Verificar los horarios de clases de los docentes y cambios


de turno oportunamente.

Aplicar tcnicas de comunicacin adecuada en el proceso


de informacin al cliente.

Atender a los alumnos que soliciten informacin sobre su


situacin acadmica, as como a los padres de familia y
docentes que necesiten coordinar o entrevistarse con el
Director Acadmico.

Carrera: Secretariado Ejecutivo

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Emitir

certificados a los estudios que soliciten previo

pago

Mantener actualizado el archivo de documentos ingresos


como remitido.

Mecanografa la documentacin que el indique el Director


Acadmico.

Verificar y controlar la asistencia de los docentes.

Atender con amabilidad y mostrar las bondades que


oferta la institucin, esforzndose

en captar al usuario

potencial.

Saber escuchar y conocer las inquietudes de los alumnos,


proponindoles

soluciones,

en

coordinacin

con

la

coordinadora acadmica y Director de escuela.

Recepciona y entrega las boletas de pagos de los


docentes.

Efecta la entrega de certificado, slabos

y constancias

visadas por el Director Acadmico, previo pago de los


mismos.

Brinda apoyo a los coordinadores: Acadmica Lectiva,


Coordinador De Post Grado, Coordinador Estudiantil Y
Coordinador De Investigacin.

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3.9

DISTRIBUCIN INFRAESTRUCTURAL:
La Escuela Profesional de Administracin se encuentra hecho
de material noble, edificio que se encuentra conformado por
4 pisos:
PRIMER PISO:

Vigilancia
Director
Asistente Acadmica
Especialista Acadmica
Coordinacin Acadmica
Secretaria Administrativa

Oficinas de administracin
Cafetn
Biblioteca
Fotocopiadora
Tpico

Carrera: Secretariado Ejecutivo

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Servicios Higinicos
Servicio de Limpieza

TERCER PISO:

SEGUNDO PISO:
Aulas (6)
Laboratorios (3)
Oficinas de coordinadores

Laboratorios (03)
Aulas (10)
8 sillas
01 botiqun
CUARTO PISO:

Laboratorio (03)
Aulas (10)

RECURSOS MATERIALES Y EQUIPOS DE TRABAJO:


1 computadora
1escritorio
1 impresora
1 celular rpm
Hojas bond A4, lapiceros, reglas, accesorios para oficina
IV.- RELACIN DE TAREAS DE PRCTICAS PRE
PROFESIONALES
4.1. DEPARTAMENTO DEL AREA DE PRCTICAS:
Trmites administrativos - Informes
4.2. PERIODO DE PRCTICAS:
Inicio
: 31/01/2015
Termino : 30/06/2015

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4.3. UBICACIN:
Av. Jos Pardo N 2280 Chimbote
4.4. TAREAS ASIGNADAS
En las tareas asignadas es brindar al pblico en general la
informacin de la carrera o a los alumnos sobre algn tipo de
trmite que necesiten realizar, recepcionar las llamadas
telefnicas y
atender el tramite documentario de la
coordinadora acadmica lectiva y especialista acadmica dando
solucin de manera directa e indirecta,
satisfaciendo las
expectativas de las sedes y reas correspondientes.
4.5. DESCRIPCIN DEL REA DE TRABAJO
Atender amablemente a las personas que llegan a pedir
informes.
Redactar algunos documentos.
Emitir y recibir documentos.
Atender el trmite documentario de la coordinadora
acadmica lectiva.
Atender el trmite documentario de la Especialista
acadmica.
Dar seguimientos a los documentos enviados a otra rea.
Coordinar con la coordinadora de carrera y especialista
acadmica sobre las convalidaciones equivalencias y
homologaciones.
V.- CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
En el rea administrativa se tiene la gran responsabilidad de atender
los diversos documentos enviados de diversas Sedes a nivel nacional,
realizar y emitir documentos, resoluciones por el sistema ERP
UNIVERSITY, se brinda informacin y se gua a los alumnos en el
proceso de sus matrculas , tambin en la ejecucin y planificacin de
cursos y horarios para los docentes.

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