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LEY 594
(dcl4/07/2000)
"POR MEDIO DE LA CUAL SE DICTA LA LEY GENERAL DE ARCHIVOS
Y SE DICTAN OTRAS DISPOSICIONES".

El Congreso de Colombia,

DECRETA:
TTULO 1
Objeto, mbito de aplicacin, definiciones fundamentales y principios generales
Artculo 1,_ Objeto. La presente ley tiene por objeto establecer las reglas y principios generales que
regulan la funcin archivstica del Estado.
Artculo 2,_ mbito de aplicacin. La presente ley comprende a la administracin pblica en sus

diferentes niveles, las entidades privadas que cumplen funciones pblicas y los dems organismos
regulados por la presente ley.
Artculo 3,_ Definiciones. Para los efectos de esta ley se definen los siguientes conceptos, as:
Archivo. Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, fOffi1a y soporte material, aClunulados
en un proceso natural por una persona o entidad pblica o privada, en el transcurso de su gestin,
conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e informacin a la persona o
institucin que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
Tambin se puede entender como la institucin que est al servicio de la gestin administrativa, la
informacin, la investigacin y la cultura.
Archivo pblico. Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y aquellos que se
deriven de la prestacin de un servicio pblico por entidades privadas.
Archivo privado de inters pblico. Aqul que por su valor para la historia, la investigacin, la
ciencia o la cultura es de inters pblico y declarado como tal por el legislador.
Archivo total. Concepto que hace referencia al proceso integral de los doclUllcntos en su ciclo
vital.
Docmnento de archivo. Registro de informacin producida o recibida por una cntidad pblica o
privada en razn de sus actividades o funciones.
Funcin archivstica. Actividades rcIacionadas con la totalidad del quehacer archivstico, que
comprende desde la elaboracin del documento hasta su eliminacin o conservacin permanente.
Gestin documental. Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la
planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin.
Patrimonio documental. Conjunto de documentos conservados por su valor histrico o cultural.
Soporte documental. Medios en los cuales se contiene la informacin, segn los materiales
empleados. Adems de los archivos en papel existente los archivos audiovisuales, fotogrficos,
f.t.l.micos, informticos, orales y sonoros.
Tabla de retencin documental. Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a
las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.
Documento original. Es la fuente p.rimaria de informacin con todos los rasgos y caractersticas
que permiten garantizar su autenticidad e integridad.
Articulo 4
siguientcs:

D
._

Principios generales. Los principios generales que rigen la funcin archivstica son los

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a)

b)

c)

d)

e)

t)
g)

h)

i)
j)

k)

Fines de los archivos. El objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentacin


organizada, en tal forma que la informacin institucional sea recuperable para uso de la
administracin en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia;
Por lo mismo, los archivos harn suyos los fines esenciales del Estado, en particular los de servir a
la comunidad y garantizar la efectividad de los principios, derechos y deberes consagrados en la
Constitucin y los de facilitar la participacin de la comunidad y el control del ciudadano en las
decisiones que los afecten, en los tnninos previstos por la ley;
Import.1ncL.'1 de los archivos. Los archivos son importantes para la administracin y b cultura,
porque los documentos que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones
basadas en antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente pane del
patrimonio cultural y de la identidad nacional;
Institucionalidad e instrurnentalidad. Los documentos institucionalizan las decisiones
administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestin
administrativa, econmica, poltica y cultural del Estado y la administracin de justicia; son
testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las i..nstiruciones.
Como centros de informacin institucional contribuyen a la eficacia, eficiencia y secuencia de las
entidades y agencias del Estado en el servicio al ciudadano;
Responsabilidad. Los servidores pblicos son responsables de 1'l organizacin, conservacin, uso
y manejo de los documentos.
Los particulares son responsables ante las autoridades por el uso de los mismos.
Direccin y coordinacin de la funcin archivstica. El Archivo General de la Nacin es la entidad
del ESL1do encargada de orienL'lI y coordinar la funcin archivstica para coadyuvar a la eficiencia
de la gestin del Estado y salvaguardar el patrimonio documental como parte integral de la riqueza
cultural de la Nacin, cuya proteccin es obligncin del Estado, segn lo dispone el ttulo 1 de los
principios fundamentales de la Constitucin Poltica;
Administracin y acceso. Es una obligacin del Estado la administracin de los archivos pblicos
y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones que cSL.1blezca la ley;
R..'1cionalidad. Los archivos actan como elementos fundamentales de la racionalidad de la
administracin pblica)' como agentes clinamizadores de L'1 accin cst.'1taL As mismo, constituyen
el referente natural de los procesos infoonativos de aqulla;
Modernizacin. El Estado propugnar por el fort.l.lecimicnto de L1. infracstrucrnra y la
organizacin de sus sistemas de infonnacin, cSL'lblccicndo progrnmas eficientes), actualizados de
administracin de documentos y archivos;
Funcin de los archivos. Los atchivos en un Estado de derecho cnmplen una funcin probatoria,
garantizadora y perpctuadora;
Manejo y aptOvechamiento de los archivos. El manejo y aptOvechamiento de los recursos
informativos de archivo responden a la naturaleza de la administracin pblica y a los fines del
ESL1do y de la sociedad, siendo contraria cualquier otra prctica sustitutiva, y
Interpretacin. Las disposiciones de la presente ley y sus derechos reglamentarios se interpretarn
de conformidad con la Constitucin Poltica y los tratados o convenios internacionales que sobre
la materia celebre el Estado colombiano.

TTULO II
Sistema nacional de archivos rganos asesores, coordinadores y ejecutores
Artculo 5._ El sistema nacional de archivos:
a) Es un conjunto de instiruciones archivsticas articubdas entre s, que posibilitan la
homogenizacin y normalizacin de los procesos archivsticos, promueven el desarrollo de estos
centros de infonnacin, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a
la infonnacin y a los documentos;
b) Integran el Sistema Nacional de archivos: el Archivo General de la Nacin, los archivos de 1'15
entidades del ESL'1do en sus diferentes niveles de la organizacin administrativn, territorial y por
serviciOS.
Los archivos privados podrn hacer parte del sistema nacional de archivo. Las cntidades del
sistema actuarn de conformidad con las polticas y planes generales que para el efccto adopte el
Ministerio de la Cultura;

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c)
d)

e)

f)

El sistema nacional de archivos se desarrollar bajo los pnnaptos dc unidad nonnativa,


descentralizacin administrativa y operativa, coordinacin, concurrencL' y subsidiariedad;
El sistema nacional de archivos buscar esencialrnemc la modernizacin y homogeneizacin
metodolgica de L1 funcin archivstica y propiciar la cooperacin e integracin dc los archivos.
As mismo, promovcr la sensibilidad dc la administracin pblica y de los ciudad:mos cn general
acerca de la importancia de los archivos activos, como centros de informacin esenciales para la
misma, y de los histricos, como partes fundamentales de la memoria colectiva;
Los proyectos y programas archivsticos de las instituciones que conformen el sistema nacional de
archivos se acordarn, ejecutarn y regulad n siguiendo los principios de participacin,
cooperacin, descentralizacin y autonoma, y
El Arch.ivo General de la Nacin orientar y coordinar el Sistema Nacional de Archivos.

Artculo 6._ De los pL1nes y programas. Las entidades integrantes del sistema nacional de archivos, de
acuerdo con sus funciones, llevarn a cabo los procesos de planeacin y programacin y desarrollarn
acciones de asistencia tcnica. ejecucin, control, seguimiento y coordinacin, as:
a) La planeacin y programacin la fonnularn las instituciones archivsticas de acuerdo con e.l pIan
nacional de desarrollo y los planes sectoriales del respectivo ministerio y de las entidades
territorialcs;
b) La asistencia tcnica estar.i a cargo del Archivo General de la Nacin, los consejos territoriales de
archivos, los comits tcnicos, las entidades de formacin dc recurso humano, las asociaciones y
las entidades pblicas y privadas que presten este servicio;
c) La ejecucin, seguimiento y control de los planes y programas de desarrollo sern responsabilidad
de los archivos del orden nacional, territorial y de las entidades descentralizadas directas e
indirectas del Estado, y
d) La coordinacin correspondc al Archivo General de la Nacin, de confonnidad con lo dispuesto
en la presente ley y sus normas reglamentarias.

TTULO III
Categorizacin de los archivos pblicos
Artculo 7._ Archivos desde el punto de vista de su jurisdiccin y competencia. Los archivos, desde el
punto dc vista dc su jurisdiccin y competencia, se clasifican en:
a) Archivo General de la Nacin;
b) Archivo general del depar~'llnento;
c) Archivo general del municipio, y
d) Archivo genetal del distrito.
Pargrafo.- El Archivo General de la Nacin tendr las funciones sealadas en la Ley 80 de 989, en el
Decretn 777 de 990 Ylas incorporadas en la presente ley.
Artculo 8._ Archivos territoriales. Los archivos} desde el punto de vista territorial, se clasifican en:
a) Archivos de entidades del orden nacional;
b) Archivos de entidades del ordcn departamental;
c) Archivos de entidades del orden distrital;
d) Archivos de entidades del orden metropolitano;
e) Archivos de entidades del orden municipal;
f)
Archivos de entidades del orden local;
g) Archivos de bs nuevas entidades territoriales que se crecn por ley, y
h) Archivos de los territorios indgenas, que se crearn cuando la ley los desarrolle.
Artculo 9._ Los archivos segn la organizacin del ESt.1do.
a) Archivos de la ram.1 ejecutiva;
b) Archivos de la rama legislativa;
c) Archivos de la rama judicial;
d) Archivos de los rganos de control, y
e) Archivos de los organismos autnomos.

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Artculo 10.- Obligatoriedad de la creacin de archivos. La creacin de los archivos contemplados en los
artculos 8 y 9 de la presente ley, as como los archivos de los organismos de control y de los organismos
autnomos ser de carcter obligatorio.

TiTuLarv
Administracin de archivos
Articulo 11,- Obligatoriedad de la conformacin de los archivos pblicos. El Estado est obligado a la
creacin, organizacin, preservacin y control de los archivos, ten.iendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los docwncntos y la normacividad archivistica.
Artculo 12.- Responsabilidad. La administracin pblica seci responsable de la gestin de documentos y
de la administracin de sus archivos.
Artculo 13.- Instalaciones para los archivos. La administracin pblica deber garantizar los espacios y las
instalaciones necesarias para el correcto funcionamiento de sus archivos. En los casos de construccin de
edificios pblicos, adecuacin de espacios, adquisicin o arriendo, debern tenerse en cuenta las
especificaciones tcnicas c.x.istentes sobre :ueas de arcluvos.
Artculo 14.- Propiedad, manejo y aprovechamiento de los archivos pblicos. La documentacin de la
administracin pblica es producto y propiedad del Estado, y ste ejerceci el pleno control de sus recursos
informativos. Los archivos pblicos, por ser un bien de uso pblico, no son susceptibles de enajenacin,
Pargrafo 1._ La administracin pblica podr contratar con personas naturales o jurdicas los servicios de
custodia, organ.izacin, reprografia y conselvacin de documentos de archivo.
Pargrafo 2._ Se podr contratar la administracin de arcluvos lustricos con instituciones de reconocida
solvencia acadmica e idoneidad.
Pargrafo 3._ El Archivo Gencrnl de la Nacin est.1blcccr los requisitos y condiciones que debern
cumplir las personas naturales o judicas que presten servicios de depsito, custodia, organizacin,
reprogmfia y conservacin de documcntos de archivo o administracin de archivos histricos.
Artculo 15.- Responsabilidad cspecial y obligaciones de los servidores pblicos. Los servidores pblicos,
al dcsvlncuL1.rse de las funciones titulares, entregarn los documentos y archivos a su cargo debidamente
inventariados, confoone a las nonnas y procedimientos que est.'1blezca el Arcluvo General de la Nacin,
sin que ello implique c.'i:oneracin de la responsabilidad a que haya lugar en caso de irregularidades.
Artculo 16.- Obligaciones de los funcionarios a cuyo cargo estn los archivos dc las entidades pblicas.
Los secretarios generales o los funcionarios administrativos de igualo superior jcrarqua, pertenecientes a
las entidades pblicas, a cuyo carga estn los arc1uvos pblicos, tendrn la obligacin dc velar por la
integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la informacin de los documentos de arc1uvo y sern
responsables de su organizacin y conselvacill, as como de la prestacin de los servicios arc1uvsticos.
Artculo 17.- Responsabilidad gencral de los funcionarios de archivo. Los funcionarios de arcluvo
trabajarn sujetos a los ms rigurosos principios de la tica profesional, a lo dispuesto en la Constitucin
Poltica de Colombia, especialmente en lo previsto en su artculo 15, a las leyes y disposiciones que regulen
su labor. Acruarn siempre guiados por los valores de una sociedad democrtica que les confie la misin
de organizar, conservar y poner al servicio de la comunidad la documentacin de la admuustracin del
Estado y aqulla que forme parte del patrimonio documental de L-t Nacin.
Artculo 18.- Capacitacin para los funcionarios de arcluvo. Las entidades tienen la ob~cin de capacitar
y actualizar a los funcionarios de archivo, en programas y reas relacionadas con su labor.
Pargr.fo.- El Archivo Genernl de l. N.cin propiciar y .poyar progr.=s de fonn.cin profesion:l1 y
de especializacin en arc1uvstica, as como programas de capacitacin fannal y no fannal, desarrollados
por instituciones educativas,

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Aciculo 19.- Soporte documental. Las entidades del Estado podrn incorporar tecnologas de avanzada en
la administracin y conservacin de su archivos, empleando cualquier medio tcnico, electrnico,
informtico, ptico o telemtico, siempre y cuando cumplan con los siguientes requisitos:
a) Organizacin archivstica de los documentos;
b) Realizacin de estudios tcnicos para la adecuada decisin, teniendo en cuenta aspectos como la
conservacin fsica, las condiciones ambientales y operacionales, la seguridad, pcrdurabilidad y
reproduccin de la informacin contenida en estos soportes, as como el funcion:unicnto
razonable del sistema.
Pargrafo 1._ Los documentos reproducidos por los citados medios gozarn de la validez y eficacia del
documento original, siempre que se cumplan los requisitos exigidos por la leyes procesales y se garantice la
autenticidad, integridad e inalterabilidad de la informacin.
Pargrafo 2._ Los documentos originales que posean valores histricos no podrn ser destruidos, aun
cuando hayan sido reproducidos y/o almacenados rncd.i.1nte cualquier medio.
Artculo 20.- Supresin, fusin o privatizacin de entidades pblicas. Las entidades pblicas que se
suprimen o fusionen debern entregar sus archivos a las entidades que asuman sus funciones o al
ministerio o entidad a 11 cual hayan est.1do adscritas o vinculadas.
Pargrafo.- Las entidades pblicas que se privaticen debern transferir su documentacin histrica al
ministerio o entidad territorial a 11 cual hayan eSL1do adscritas o vinculadas.

TTULO V
Gestin de documentos
Artculo 21.- Programas de gestin documental. Las entidades pblicas debern elaborar programas de
gestin de documentos, pudiendo contempla.r el uso de nuevas tecnologas y soportes, en cuya aplicacin
debern observarse los principios y procesos archivscicos.
Pargrafo.- Los documentos emitidos por los citados medios gozarn de la validez y eficacia de un
documento original, siempre que quede garantizada su autenticidad, su integridad y el cumplimiento de los
requisitos exigidos por las leyes procesales.
Artculo 22.- Procesos archivsricos. La gestin de documentacin dentro del concepto de archivo tol:.11,
comprende procesos tales como la produccin o recepcin, la distribucin, la consull:.'l, la organizacin, la
recuperacin y la disposicin final de los documentos.
Artculo 23.- Formacin de archivos. Teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, los archivos se
clasifican en:
a) Archivo de gestin. Comprende toda la documentacin que es sometida a continua utilizacin y
consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulacin o
trmite se realiza para dar respuesta o solucin a los asuntos iniciados;
b) Archivo central. En el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de
gestin de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo
vigencia y son objeto de consulca por las propias oficinas y particulares en general.
c) Archivo histrico. Es aqul al que se transfieren desde el archivo ccnteal los documentos de
archivo de conservacin permanente.
Arculo 24.- Oblig>toriedad de las ",bIas de retencin. Seci oblig>torio para las endades del Es",do
elaborar y adoptar las respectivas tablas de retencin documental.
Artculo 25.- De los documentos contables, notariales y otros. El fvlinisterio de la Cultura, a travs del
Archivo General de la Nacin y el del sector correspondiente, de conformidad con las nomlas aplicables,
reglament.'lIn lo relacionado con los tiempos de retencin documental, organizacin y conservacin de
las historias clnicas, historias L1boIales, documentos contables y documentos not.1riales. As mismo, se
reglamentar lo atinente a los documentos producidos por las entidades privadas que presten servicios
pblicos.

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Artculo 26.- Inventario documental. Es obligncin de las enndades de L'l administracin pblica elaborar
inventarios de los docwnentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el
control de los documentos en sus diferentes fases.

TTULO VI
Acceso y consulta de los docwnentos
Artculo 27.- Acceso y consulta de los documentos. Todas las personas tienen derecho a consultar los
docwnentos de archivos pblicos y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos
documentos no tengan carcter reservado conforme a la Constirucin o a la ley.
Las autoridades responsables de los archivos pblicos y privados garantizarn el derecho a la intimidad
personal y familiar, honra y buen nombre de las personas y dems dercchos consagrados en la
Constitucin y las leyes.
Articulo 28.- Modificacin de la Ley 57 de 1985. Modificase el inciso 2 del articulo 13 de la Ley 57 de
1985, el cual quedar as: "La reseIVa legal sobre cUitlquier docwnento cesar a los treinta aos de su
expedicin. Cumplidos stos, el docwnento por este solo hecho no adquiere el carcter histrico y podr
ser consult.1do por cualquier ciudadano, y la autoridad quc est en su posesin adquiere la obligacin de
expedir a quic~ lo demande copias o fotocopias del mismo".
Artculo 29.- Restricciones por razoncs de conservacin. Cuando los docwncntos histricos presenten
deterioro fisico manifiesto tal que su estado de conservacin impida su acceso directo, las instituciones
sumillistrar:.n la informacin conten.ida en estos mediante un sistema de reproduccin que no afecte la
conservacin del documento, certificando su autenticidad cuando fuere del caso.

TTULO VII
Salida de documentos
Artculo 30.- Documentos administrativos. Slo por motivos legales las entidades del Estado podrn
autorizar la salida temporal de los documentos de archivo.
Artculo 31.- Documentos histricos. En los archivos pblicos de carcter histrico se podr autorizar de
manera e.xcepciona.1 In salida temporal de los documentos que conservan y en tal evento el jefe del archivo
deber tomar todas las medidas que gar.tnticen L'l integridad, la seguridad, L'l conservacin o el reintegro de
los mismos. Proceder dicha autorizacin en los siguientes trminos:
a) Motivos le""les;
b) Procesos tcnicos, y
c) Exposiciones culturales.
Pargrafo.- Slo el Archivo Gener;'!l de la Nacin autorizar, por motivos legales, procesos tcnicos
especiales o para exposicioncs culturales, la salida temporal de documcntos de un archivo fuera del
territorio nacional.

TTULO VIII
Control y vigilancia
Articulo 32.- Visitas de inspeccin. El Archi\To Geneml de la Nacin podci, de oficio o ;'! solicirud de
parte, adelantar en cualquier momento visitas de inspeccin a los archivos de las entidades del Estado con
el fin de verificar el cumplimiento de lo dispuesto en la presente ley y sus normas reglamentarias.
Advertida alguna situacin irregular, requerir a la respectiva entidad para que adelante los correctivos a
que haya lugar o dar ttaslado, segn el caso, a los rganos competentes con el fin de esL'lblecer las
responsabilidades administrativas y ordenar las medidas pertinentes.
Artculo 33.- rgano competente. El Estado, a travs del Archivo General de la Nacin, ejercer control y
vigilancia sobre los documentos declarados de inters cultural cuyos propietarios, tenedores o poseedores
sean personas naturales o juridicas dc carcter privado.

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Articulo 34.- Normalizacin. En desarrollo de lo dispuesto en el articulo 8 de la Constitucin Polltica, el


Archivo General de la Nacin fijar los criterios y normas tcnicas y jurdicas para hacer efectiva la
creacin, organizacin, transferencia, conservacin y servicios de los archivos pblicos, teniendo en cucnta
lo establecido en esta ley y sus disposiciones.
Articulo 35.- Prevcncin y sancin. El Gobierno Nacional, a travs del Archivo General de la Nacin, y
las entidades territoriales, a travs de sus respectivos consejos de archivos, tcndrn a prevencin facultades
dirigidas a prevenir y sancionar cl incumplimicnto de lo sealado en la presente lcy y sus normas
reglamentarias, as:
a) Emitir las rdenes necesarias para que se suspendan de inmediato las prcticas que amenacen o
vulneren la integridad de los archivos pblicos y se adopten las correspondientes medidas
preventivas y correctivas.
Cuando no se encucntre prevista norma especial, el incumplimiento de las rdencs impartidas
conforme al prcsente literal ser sancionado por la autoridad que las profiera, con multas
semanales sucesivas a favor del tesoro nacional, departamental, distrital o municipal, segn el caso,
de hasta veinte (20) salarios mni..mos legales mensuales, impuestas por el tiempo que persista el
incumplimiento;
b) Las faltas contra el pattimonio documental sern tenidas como faltas gravsimas cuando fueren
realizadas por servidores pblicos, de conformidad con el artculo 25 de la Ley 200 de 1995;
c) Si la falta constituye hecho punible por la destruccin o dao del patrimonio documental o por su
explotacin ilegal, de conformidad con lo establecido en los artculos 218 a 226, 349, 370, 371 Y
372 del Cdigo Penal, es obligacin instaurar la respectiva denuncia y, si hubiere flagrancia, poner
inmediatamente el retenido a rdenes de la autoridad de polica ms cercana, sin peliuicio de las
sanciones patrimoniales previstas, y
d) Cuando se exporten o se sustraigan ilegalmcntc documentos y archivos histricos pblicos, stos
sern decomisados y puestos a rdenes del :Ministerio de la Cultura. El Estado realizar todos los
esfucrzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que hayan sido extraidos ilegahnente
del tcrritorio colombiano.

TTULO IX
Archivos privados
Artculo 36.- Archivo privado. Conjunto de documentos pertenecientes a personas naturalcs o jurdicas de
derecho privado y aquellos que se deriven de la prestacin de sus servicios.
Articulo 37.- Asistencia a los archivos privados. El Estado estimular la organizacin, conservacin y
consulta de los archivos histricos privados de inters econmico, social, tcnico, cientifico y culnu:al. En
consecuencia, el Archivo General de la Nacin brindar especial proteccin y asistencia a los archivos de
las instituciones y centros de investigacin y enseanza cientfica y tcnica, empresariales y del mundo del
trabajo, de las iglesias, las asociaciones y los partidos polticos, as como a los archivos familiares y de
personalidades destacadas en el campo del arte, la ciencia, la literatura y la poltica.
Articulo 38.- Registro de archivos. Las personas naturales o jurdicas propietarias, poseedoras o tenedoras
de documentos o archivos de cierta significacin histrica, debern inscribirlos en el registro que para tal
efecto abrir el Archivo General de la Nacin. Los propietarios, poseedores o tenedores de los archivos
privados declarados de inters cultural, continuarn con la propiedad, posesin o tcnencia de los mismos y
debern facilitar las copias que el Archivo General de la Nacin solicite.
Artculo 39.- Declaracin de inters cultural de documentos privados. La Junta Dircctiva del Archivo
General de la Nacin, sin perjuicio del derecho de propiedad y siguiendo el procedimiento que se
establezca para el efecto, podr declarar de inters cultural los documcntos privados de carcter histrico.
Estos formarn parte del patrimonio documental colombiano y en consecuencia sern de libre acceso.
Artculo 40.- Rgimen de estmulos. El Gobierno Nacional establecer y reglamentar un rgimen de
estmulos no tributarios para los archivos privados dcclarados de inters cultural, tales como: premios
anuales, asistencia tcnica, divulgacin y pasantias.

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Arculo 41.- Prohibiciones. Se prolbe a los organismos privados y a las personas na rumies o jurdicas
propietarias, poseedoras o tenedoras de documentos decL'lr.ldos de inters culruraI:
a) Trasladarlos fuera del territorio nacional, sin la previa autorizacin del Archivo General de la
Nacin. Esta faIta dar lugar a la imposicin de una multa de cien salmos mnimos legales
mensuales vigentes.
Los documentos y archivos histricos privados declarados de inters culruraL objeto de In
exportacin o sustmccin ilegal, sern decomisados y puestos a orden del Ministerio de In Culrura.
El Estado realizar todos los esfuerzos tendientes a repatriar los documentos y archivos que
hayan sido extrados ilegalmente del tcrritorio colombi.-lllo;
b) Transferir -a rulo oneroso o gratuito- la propicdad, posesin o tenencia de documcntos
histricos, sin previa infonnacin al Archivo General de la Nacin. Esta falra dar lugar a la
imposicin de una multa de cincuent.'l salarios mnimos legalcs mensuales vigentes.
Pargrafo.- El desconocimiento de estas prohibiciones dar lugar a la investigacin correspondiente y a la
imposicin de las sancioncs establecidas en la ley.
Artculo 42.- Obligntoriedad de la clusula contractual. Cuando las entidades pblicas celebren contratos
con personas na rurales o jucidicas, nacionales o extranjeras, para dcsarrollar proycctos de investigacin
cu1turn~ cientfica, tcnica o industrial, incluirn en los contratos una clusula dondc sc establezca la
obligacin de aqullas de entregar copias dc los archivos producidos en desarrollo de dichos proyectos,
sicmprc y cuando no contraren las norIl'L'lS sobrc propicdad intelecrual y no se vulncrcn los derechos
otorgados a dichas personas por el artculo 15 de la Constitucin Poltica.
Pa.rgrafo.- Las personas jucidicas internacionales con scdes o filiales en Colombia, en relacin con sus
documentos de archivo, se rcgularn por lns convenciones internacionales y los contratos suscritos. En
todo caso, el Archivo General de la Nacin podr recibir los documentos y nrchivos que deseen trnnsferir.
Artculo 43.- Protocolos notariales. Los protocolos notnrinles pertenecen a la Nacin. Los que tengan ms
de treinta nos debern ser transferidos por la correspondiente no tarn nl Archivo General Notarial del
respectivo crculo. Para tal efecto el Gobierno Nacional, con asesora del Archivo General de la Nacin,
tomar lns medidas pcrtinentes.
TTULO X
Donacin, adquisicin y expropincin
Artculo 44.- Donaciones. El Archivo General de la Nacin y los archivos histricos pblicos podcin
recibir donaciones, depsitos y legados de documentos histricos.
Artculo 45.- Adquisicin }'/ o expropiacin. Los archivos privados de carcter histrico declarados de
inters pblico, podrn ser adquiridos por la Nacin cuando el propietario los ofreciere en venta.
Dedrnse de inters pblico o de inters social, parn efccros de la expropi.'lcin por va ndministrativa a la
que se refiere la Constirucin Poltica, la adquisicin de archivos privados de cacicter histrico-culrurnl
que se encuentren en peligro de destruccin, desnparicin. deterioro o prdida.
TTULO XI
Conservacin de documentos
Arculo 46.- Conservacin de documenros. Los archivos de la administracin pblica dcbcrn
implement.'ll un sistcma integrado de conservacin en cada una de las fases del ciclo vital dc los
documentos.
Artculo 47.- Calidad de los soportes. Los documentos de archivo, sean originales o copias, debern
clnborarse en soportes de comprobada durabilidad y cnlidnd, de ncuerdo con las normns l1ncionalcs o
internacionales que para el efecto sean acogidas por el Archivo General de la Nacin.
Pnrgrafo.- Los documentos dc archivo dc consclvac.in pennanente pochn ser copiados cn nuevos
soportes. En tal caso, deber preverse un programa de transferencia de informacin para gnrantiznf la
prcse.tVncin y conservacin de la misma.

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Artculo 48.- Conservacin de documentos en nuevos soportes. El Archivo General de la Nacin dar
pautas y normas tcnicas generales sobre conservacin de arch.ivos, incluyendo lo relativo a los
docwnentos en nuevos soportes.
Arculo 49.- Reproduccin de documentos. El par'grafo del arculo 2 de la Ley 80 de 1989 quedar. as:
llEn ningn caso los documentos de carcter histrico podrn ser destruidos, aunque hayan sido
reproducidos por cualquier mediot!.

TTULO XII
Estimulos a la salvaguarda, difusin o incremento del patrimonio documental de la Nacin
Artculo 50.- Esmulos. El Gobierno Nncional establecer premios y estimulos no tributarios para las
personas o instituciones que con sus acciones y trabajos tcnicos, culturales o cientficos contribuyan a la
salvnguarda, difusin o incremento del patrimonio documental del pas, as como a los autores de estudios
histricos significativos para la historiografia nacional elaborados con base en fuentes primarias. Tales
premios y estmulos podcin consistir en: becas, concursos, publicaciones, pasantas, capacitacin }'
distinciones honorficas.

TTULO XIII
Disposiciones finales
Artculo 51.- Apoyo de los organismos de control. La Procuradura General de la Nacin y la Contralora
General de la Repblica prestarn [Odo el apoyo en 10 de su competencia al Archivo General de la Nacin,
para el cwnplimiento de lo prcceptuado en esta ley.
Arculo 52.- Vigencias y derogatorias. Esta ley rige a partir de la fecha de su publicacin y deroga en lo
pertinente todas las disposiciones que le sean contrarias.
Publquesc y ejectcsc.
Dada en S,",.f de Bogo'., D.C., 14 de julio de 2000.