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Programacin con el lenguaje Java

Aprendiz: Adalberto Jimnez Castro

Desarrollo De Algoritmos Para El Proyecto De


Formacin

SISTEMATIZACION DEL PROCESO DE ADMINISTRACION DE


CORRESPONDENCIA DE LA EMPRESA LAZUS COLUMBUS NETWORK

PROCESO DE RECEPCIN

Se reciben documentos en la oficina de recepcin (correo certificado)


Registra en planilla la correspondencia en recepcin
Funcionario del CAD recoge los documentos y verifica la planilla

PROCESO DE CLASIFICACIN

Separa correspondencia interna recibida de correspondencia externa


recibida

Correspondencia Interna
Corrobora el mensaje breve (documento remisorio)
Registra en sistema documentos de correspondencia interna recibida
con sus correspondientes nmeros de guas
Documentos de alistan para reparticin a sus destinatario final en las
distintas dependencias
Correspondencia Externa
Separa la publicidad de los dems documentos. La publicidad se alista
para la reparticin a su destinatario final en las distintas dependencias
Si son facturas entonces la registra en la planilla de recepcin y son
devueltas a la funcionaria encargada de radicarlas en el sistema contable

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de la empresa (FONPLUS), quien a la vez chequea que las facturas


registradas en planillas concuerden con las que les fueron entregadas,
sino entonces
Los documentos (cartas) son los que se radican

PROCESO DE RADICACIN Y NOTIFICACIN


Notificacin Normal: Se indexa el documento en la cola de escaneo
general de correspondencia y se enva una notificacin nica de
documento recibido al funcionario

PROCESO DE ENVIO

Los funcionarios autorizados de cada dependencia entregan al CAD la


correspondencia que se enva de LAZUS a sus clientes y/o proveedores.
Los documentos se pueden recibir en sobres sellados (confidenciales) o
en sobres normales con sus respectivas copias. Si son sobres sellados
entonces se relacionan en la planilla de correspondencia enviada
registrando los datos correspondientes y en asunto se coloca sobres
sellados ya que estos no se pueden radicar porque el funcionario del
CAD no puede ver su contenido ya que es de carcter confidencial; sino,
entonces es un sobre normal y el funcionario del CAD procede a radicar
la carta que se va a enviar, asignndole un consecutivo de salida. Ver
imagen
Los documentos pueden enviarse a la mano o por correo certificado. Si
el destinatario es de barranquilla y se encuentra dentro del permetro o
ruta del mensajero de la empresa, entonces esa correspondencia se
considera como envo a la mano ; sino, los documentos sern enviado
por correo certificado

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PROCESO DE ARCHIVO

El primer paso de este proceso tambin es de clasificacin, consiste en


establecer si el documento que se va a guardar ya posee un expediente
creado o si por el contrario an no lo tiene. Esto se hace verificando los
datos de la empresa, proveedor o cliente que remite la carta a LAZUS.
Si el documento posee expediente entonces se procede a guardar en la
carpeta correspondiente que reposa en el archivo central ; sino, el lder
del CAD se encarga de crear el expediente nuevo y registrarlo en la base
de datos para que la auxiliar de correspondencia proceda con la creacin
fsica de la nueva carpeta y proceda con el archivo de los documentos

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EXPLICACIN EJERCICIO

1-. Mensaje del uso de la breve


del uso de la aplicacin.

2-. Nombre de la Lista con los


respectivos
Seleccionar.

expedientes

3-. Nmero de asignacin para


cada documento a guardar.

4-. Visualiza el nmero asignado para el documento a guardar,

5-. Visualiza el expediente donde se guardara el documento.


6-. Casilla para la creacin de un expediente nuevo en caso de que
no haya registro en el archivo central.

7-. Botn para Guardar el procedimiento realizado.


8-. Botn para la creacin del expediente nuevo agregndolo a la
lista. (SOLO LO PUEDE CREAR EL LIDER DEL CAD)

9-. Botn para limpiar las casillas y continuar con el guardado si se


requiere.

10-.

Botn para salir


correspondiente diligencia.

despus

de

haber

finalizado

la

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NOTA: El list simula lo que debera estar en nuestra base de datos


de nuestro expediente sin embargo se utiliz esta herramienta solo
a manera de ejemplo para este ejercicio.

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