CAPITULO 7

OBTENCIÓN, REGISTRO Y VALIDACIÓN DE INFORMACIÓN
Proceso en la obtención de información
Obtención de información: la diligencia en solicitar y recibir información en
una auditoria es de los más relevantes, debiendo considerarse las actitudes en
el comportamiento humano del auditor y el auditado, es la conducción amable y
cortes evitando la prepotencia y en el segundo la prontitud de respuesta,
ambas situaciones repercutirán en una colaboración ágil y constructiva.
Registro de información: Es importante la obtención de información, pero de
igual manera lo es el registro respectivo, es decir, dejar inscrito en
documentación propia de la auditoria lo relevante de los temas evaluados ya
que más adelante en el proceso le sean de utilidad.
Revisión en primera instancia: Es natural que la documentación inicial que
recibe el auditor de acuerdo a sus requerimientos, tendrá una revisión
consecuente y en ese sentido delimitara cual reúne características aceptables
a su actividad y la que no lo posee.
Complemento y aclaración: la documentación inicial que es recibida amerita
en ocasiones complementarse y es pertinente que eso se realice con diligencia,
no esperar que transcurra el proceso y luego incidir en ello
Depuración: la información que se tiene no es del mismo peso en la auditoria,
por ello se requerirá seleccionarla o limpiarla a efecto de disponer solamente
de lo que en verdad tiene valor, estando ahí la preparación, juicio, sentido
común del auditor administrativo, esta fase del proceso es clave para un
desarrollo eficiente.
Análisis de información: teniendo la información seleccionada y posiblemente
registrada, es prioritario proceder al análisis de la misma, es decir,
descomponer un todo en sus partes y con el valor agregado que le dará el
Auditor Administrativo interrelacionar los diferentes aspectos del tema evaluado
para que el examen sea completo.
Utilización de información: en esta etapa del proceso se capitaliza lo que se
ha realizado en la evaluación, estando en posibilidad de integrar el análisis de
los diferentes registros, su revisión e interpretación, e inclusive volver a
replantear un aspecto con el auditado en beneficio de la calidad de la auditoria.
Determinación de conclusiones: El Auditor Administrativo estando
convencido de que siguió un proceso adecuado, estará en disposición de
formular las conclusiones de su trabajo, no sin antes corroborar lo estipulado
en el Programa de Trabajo que siguió y así, como las adecuaciones que le
haya efectuado, esta situación la comentara con su equipo de trabajo.
Utilización de técnicas de auditoria
Entrevista: en un sentido general la entrevista representa el proceso de
entablar una conversación con la finalidad de obtener información de una
actividad, cubriendo así su objetivo y la realiza en forma directa con el personal
idóneo preferentemente de nivel directivo e inclusive del Director o Gerente y
en su caso con personal de niveles de supervisor y operativo.

así como niveles de autoridad. desaprendiéndose de ello que no solo obtiene información del tema a evaluar sino que también permite conocer aspectos generales de la organización. Punto de Equilibrio. el tiempo. clasificándose como es conocido por su contenido. en tal forma que comprende las diferentes áreas de la organización y sus operaciones. la disposición de la organización y relevancia de su uso e información por obtener y dentro de ellas se encuentran de tipo administrativo propiamente dicho en las de carácter operacional. Costos. clasificándose adicionalmente por su presentación y propósito. para ello será indispensable conocer el precio unitario de venta. Situación Financiera y Presupuestal. Las Gráficas constituyen ciertamente un documento que ilustra en forma concreta una organización o en su defecto la composición de un hecho o el análisis de una actividad. Técnicas de tipo administrativo En el primer grupo se encuentran los Diagramas y ellos representan un lenguaje grafico por medio del cual se indican etapas sucesivas u ordenadas que se siguen en el desarrollo de una actividad o proceso en la organización. apoyando naturalmente. en ocasiones también se utiliza para decidir sobre el hecho de agregar una característica al producto. elaborándose de acuerdo a su formato en forma vertical y horizontal. alance y presentación. el costo variable por unidad y finalmente el costo total de los costos fijos. Análisis Administrativo: la utilización de estas técnicas. que por cierto son variadas. Ventas. evaluada. . estando dentro de e3llas el Organigrama. El punto de equilibrio representa una técnica administrativa que permita a la alta gerencia establecer relaciones entre sus ingresos. la gráfica del análisis de Punto de Equilibrio es utilizada cotidianamente. así como el clima de trabajo imperante. jerarquía y responsabilidad y su uso es de amplia utilización. en realidad obedecen identificación con el tema. Técnicamente el Organigrama representa un gráfico que ilustra la estructura de una organización.Observancia Directa: realmente la observación representa la técnica más natural y se relaciona con la habilidad y predisposición para fijarse en los acontecimientos que acontecen en la organización y relacionados con el tema de evaluación. Cuestionario: El cuestionario representa un formulario prediseñado o elaborado al momento de su utilización para recoger información no teniendo límites para ello. Fuerza laboral. el análisis y eliminando la narración. Otra de las técnicas administrativas es el Análisis Marginal llamada también incremental tiene relación con el costo adicional de una decisión y no del costo promedio. Resultados y Penetración en el mercado. costos y sus utilidades.

La simulación. los sistemas administrativos con la finalidad de realizar cambios de trascendencia que permitan una mayor competitividad de la organización de su personal La teoría de Filas de Espera tiene relación con la decisión que se tomara para encontrar un equilibrio entre el costo de tener una fila de espera y su costo de servicio. repetidos y disposición justo a tiempo a efecto de satisfacer la demanda de los clientes que es a quien va dirigida la atención. El Modelo de inventarios tiene relación con el estudio de existencias y su calidad óptima. su parte final. Fecha de revisión. ventas costos personal entre otros existiendo software para ser utilizados en los negocios En la Teoría de Juegos al utilizarse tiene la ventaja principal para decidir la selección de una estrategia positiva en un escenario de competencia. Identificación de la cedula. el esquema organizacional.El árbol de Decisiones en esta técnica los puntos de decisión. . o bien en el se adhiere algún documento o copia del mismo. REGISTRO FORMAL DE INFORMACIÓN El documento que se utiliza para captar la información en base a la naturaleza de la auditoria se denomina Cedula de trabajo Rasgos de la cedula de trabajo: Encabezado. y en ella se inscriben notas relevantes o aclaratorias sobre algún concepto referido en el contenido o en su defecto solo para fines de recordatorio. En la utilización de la Reingeniería se validan o replantan los procesos implicando estos una serie de actividades vinculadas que producen un resultado. consiste en crear un escenario real y con base en ello manipular a discreción diferentes variables. es decir. es un requisito básico. en ella va incluido los procesos propiamente dichos. Anotaciones especificas Este campo se localiza al calce de la Cédula. Auditores que la elaboraron y revisaron Contenido Es el campo que se utiliza para inscribir la información que se ha recopilado y es sujeta de análisis. En la Calidad total se detecta la decisión del personal de la organización a adecuar un producto a los requerimiento del cliente. como precios. permitiendo con ello que se ilustre y aprecie las alternativas más efectivas. hechos fortuitos y las viabilidades existentes en los diferentes cursos de acción se presentan como su nombre lo indica en forma de un árbol. su principal ventaja es la de ubicarse en los aspectos relevantes de la decisión. es decir. denotándose la disposición a la mejora continua y al cambio en los hábitos los estudiosos de esta disciplina consideran que el estar trabajando con calidad es solo la premisa inicial para actuar en un mundo competitivo. Nombre de la organización.

a específicos y concretos. La auditoría funcional representa un examen integral o especifico de las funciones operacionales de una organización con la finalidad de interiorizarse en su desarrollo y detectar en su caso deficiencias o desviaciones e informar de sus resultados. Características de los papeles de trabajo El conjunto de cédulas. Obtiene al final conclusiones particulares. La generalidad lo orienta. Situación particular que se extrapola a una universalidad La muestra representativa lo orienta. Parte de lo general a lo particular. Las observaciones en sentido general involucran el señalamiento de deficiencias o aspectos atípicos. Obtiene al final conclusión general Aplicado preferentemente en auditoria. Analíticas Son utilizadas para ampliar. programas de trabajo de auditoria. índice.Tipos de cedulas de trabajo Generales Es la que se utiliza para presentar los documentos administrativos principales de la Organización como referencias a sus manuales de organización y procedimientos. graficas. . Aplicado en auditoria Inductivo Conocimiento de tipo ascendente. identificar y analizar propiamente dicho. pero siempre guardando el sentido constructivo al exponerlos ya que lo que se desea es apoyar administrativamente a la organización CAPITULO 8 EVALUACIÓN DE LAS FUNCIONES OPERACIONALES La división funcional constituye el punto de partida para enfrentar a la competencia y al mundo globalizado. aspectos ya contenidos en las de tipo general y que por el desarrollo de la auditoria deben de detallarse con una profundidad mayor. notas específicas y documentación relevante constituyen lo que se conoce como Papeles de Trabajo Métodos Deductivo e Inductivo Deductivo Conocimiento del tipo descendente. Subanalíticas Son utilizadas para indicar análisis específicos de algún concepto incluido previamente en las analíticas pudiendo generarse en virtud de la ampliación de un procedimiento o bien la aplicación de uno no seleccionado con oportunidad. De lo particular a lo general. La calidad total es el punto de partida para enfrentar a la competencia y al mundo globalizado. entre otros. Aspectos generalistas.

. de ahí su importancia y solvencia para las negociaciones con los proveedores o en su caso de acreedores. administración en general así como la retención del personal diferentes categoría así como su calidad y excelencia. El objetivo de la auditoría de recursos humanos es evaluar en forma general o especifica el cumplimiento de los lineamientos normativos establecidos en la organización y que tienen sujeción administrativa y legal. El objetivo de esta auditoría es el de evaluar esta función en forma general o en su defecto específica. Esta función es definitiva para iniciar un proceso con ahorro efectivo en la adquisición de insumos. El abastecimiento representa una función operacional que se relaciona con la adquisición de bienes y servicios para la organización mediante condiciones convenientes de precio. La función operacional de recursos humanos integra en realidad un proceso relativo al suministro. eficacia y economía. La administración hace referencia a la coordinación y utilización de recursos con eficiencia. cantidad y entrega de financiamiento. El propósito de la auditoría administrativa-funcional es el de examinar esta función en la operación para corroborar la efectividad y control así como el adecuado manejo de los recursos financieros.Aspectos fundamentales de la auditoría funcional: examen integral o específico. a efecto de corroborar la efectividad de su sistematización y control así como la realización de actividades analítica inherente. Objetivo de la auditoría de operaciones: es examinar su funcionamiento general. desarrollo evaluación. calidad. a efecto de corroborar el cumplimiento de los lineamientos normativos establecidos para su eficiente administración RESUMEN DE AUDITORIA CAPITULO 9 IMPORTANCIA DE INFORMAR PERIODICAMENTE SOBRE LOS AVANCES DE LA EVALUACION. funciones operacionales y finalidad de verificación. ello redundara en beneficio de la actividad en general. En la realización de la actividad evaluatoria es pertinente como practica de trabajo informar periódicamente sobre los avances de la misma es decir “sobre el camino “. Las finanzas a la optimización de las diferentes decisiones de inversión y las relativas al financiamiento con la finalidad de maximizar la riqueza de los accionistas en el sector privado y el equilibrio en el público. formalización. El propósito de la auditoría de mercadotecnia es el de examinar el área para corroborar la efectividad de la sistematización administrativa y control así como la realización de las actividades inherentes.

 ES CONVINCENTE: Porque amalgama los aspectos anteriores y da certeza respaldando lo que se expresa. Atributos de las observaciones Existencia real Recomendaciones identificables y con Descripción Congruentes  El primero el de los atributos.  ES FRONTAL: Porque se hace de frente sin esquivar al interlocutor. el mensaje.  En el último de los atributos se indica que las recomendaciones que se expresan sean congruentes con el tema tratado.  Las observaciones: representan señalamientos específico de operaciones. y la retroalimentación. no existiendo subjetividad el ella. sistemas. prácticas de trabajo que no se realizan de acuerdo a la normalidad establecida y aprobada en la organización. repercusión así como propiamente en su identificación y descripción.  ES DIRECTA: Cuando se transmite al directivo o personal interesado y responsable de la Auditoria. consecuentemente ello disponible al personal de la organización a colaborar en la solución de las observaciones y de hecho aceptadas . su percepción.ASPECTOS EN LA MANIFESTACION DE LA COMUNICACIÓN  ES CLARA: Cuando expresa y distingue en forma explícita lo que desea comunicar. sino al contrario esta materializada  El segundo atributo señala que la observación está plenamente ubicada en su origen. funciones. se apartan de ella. es decir. entre el auditor y el Auditado. es decir. el de existencia real indica la convicción plena que la observación está establecida documentada. Planteamiento y aceptación de observaciones El auditor en desarrollo de su actividad muestra su actitud y prudencia y naturalmente fomenta las relaciones interpersonales con el auditado. ocasionando una errática funcionalidad en la organización. En la comunicación está presente un proceso que incluye la emisión.

pero esta situación estimó que más bien representa aspectos de semántica ya que se refiere a lo mismo. el activo y pasivo facilitándose con ello la aceptación a nivel directivo y potencialmente su implementación. Irregularidades. Es saludable que las soluciones que se deriven para subsanar una observación sea compartida por los sujetos de la evaluación.naturalmente que esta situación representa un gran mérito para el que evalúa un aspecto administrativo ya que logra integrar los señalamientos siguientes:      Señalamiento de observaciones Logro de su aceptación Impulsar su enmienda Implementación en su caso Seguimiento En ocasiones se utilizan otras denominaciones para hacer referencia a lo que se aparte del respeto a lo establecido y en lugar de llamarle observaciones se identifican como Deficiencias. abierta a la participación del auditado. Anomalías. Planteamiento y aceptación de observaciones El auditor planteara las observaciones con prudencia y haciendo uso de sus relaciones interpersonales exponiéndolas en forma respetuosa y con actitud profesional. Capítulo 10 Informe de auditoria El informe de auditoría administrativa mismo que representa un Documento Administrativo formal dirigido a la alta gerencia de la organización mediante la cual se dan a conocer los resultados obtenidos por motivo de la evaluación practicada Objetividad Oportunidad Características del informe de auditoría Claridad Señalamientos de hechos relevantes Objetivos de informe de auditoria comunicación Directo al tema evaluado Persuasivo Finalidad Oportuno Constructivo y de apoyo . Problemáticas y Anormalidades entre otros. Las aclaraciones que presente el auditado se analizaran y de proceder deben de adecuarse la información preparada. Desviaciones.

sino que en realidad se recomiendan lineamientos que en . Aspectos por decidir al presentar un informe de auditoria    A quien se dirigirá Contenido estructural Amplitud A quien se dirigirá: esta interrogante es de solución inmediata ya que atendiendo a la solicitud de servicio presentada o en su defecto a la ubicación de los puestos en la estructura organizacional. es obvio que para ello su contenido debe ser convincente y con señalamiento de aspectos potenciales que se pueden presentar o en su defecto ya lo han hecho. Oportuno: un informe de auditoría tiene un valor significativo cuando es presentado en tiempo y lugar convincente por su comentario respectivo y posteriormente para la acción aprobada.Contundente y preciso Atrayente a la lectura Orientado a resultados y con recomendaciones Identificado con la evaluación solicitada Directo al tema evaluado: es esencial que el informe se dirija al tema central. los informes obedeciendo a la naturaleza de su tema se dirigen al consejo de administración o directivo según sea el caso. Atrayente a la lectura: debe de atraer al lector por su contenido y forma de presentación y redacción. no dejar duda a los hallazgos encontrados y fijar sus conceptos de un modo exacto no creando ambigüedades. es decir. Orientado a resultados y con recomendaciones: el informe presenta la conclusión de una actividad efectuada y es lo que espera el auditado. así como la aportación de auditor a través de sus recomendaciones en donde establece la acción a considerar y tiempo de implementación. Contundente y preciso: el contenido del informe debe ser convincente. por lo que se desprende de que no debe existir contrariedad en ello. Identificado con la evaluación solicitada: premisa fundamental en un informe de auditoría es la de contener la evaluación que se ha solicitado o bien que contenida en un programa definido aprobado en la organización. Contenido estructural: tratadistas de esta disciplina coinciden al afirmar que en la adopción de una estructura para el informe de auditoría no existe un tipo predeterminado. dirección general o específicamente a un área determinada. Persuasivo: el informe debe inducir a lector. Constructivo y de apoyo: la aportación del informe será siempre para identificar aspectos administrativos de la organización susceptibles de corregirse o adecuarse y para impulsar que se descanse en ellos.

La alta gerencia es quién tiene especial interés en el hecho de que las recomendaciones sean implementadas y adecuar su funcionamiento organizacional. Seguimiento específico: en esta modalidad se programa la visita específica a efecto de corroborar el avance en la implementación de las recomendaciones. . Esta actividad de seguimiento requiere programarse para su realización. Nueva auditoría: al no ser atendidas las recomendaciones o en su defecto solo en forma parcial se genera esta modalidad de programar una nueva auditoría posiblemente exhaustiva. pero finalmente quien lo elabora le da originalidad. pudiendo ser en forma inmediata o mediata. Modalidades en la presentación del informe de Auditoria Un solo documento Dos documentos Uno o dos Documentos con integración de conceptos Ejecutivo Después de la carta de presentación inmediatamente continua el informe de ahí la existencia de un solo documento Por una parte se tiene la carta de presentación y en la forma separada va el informe de ahí los dos documentos Por principio existe la carta de presentación y se adopta la estructura de indicar en ella puntos a exponer La carta de presentación prevalece y la forma de exponer el informe es sintetizada CAPITULO 11 SEGUIMIENTO DE LAS RECOMENDACIONES El seguimiento representa una fase del proceso de auditoría. al máximo o mínimo que debe contener el documento. en la cual se verifica con posterioridad la situación que guardan los aspectos comentados y aprobados y que se han traducido en recomendaciones para la organización. es decir. El seguimiento se representa al menos en tres modalidades: Actuación de la organización: representa el seguimiento directo que se manifiesta por la actuación de la organización en la observancia e implementación de las adecuaciones o mejoras y en esa forma responde positivamente a lo planteado en el informe. pero lo que si es conveniente es que no se deje de hacer ya que representa una retroalimentación de la auditoría practicada.cierta medida sirven de apoyo y orientación. Amplitud: hace referencia al parámetro del contenido. salvo que en ocasiones en forma predeterminada lo indiquen. ya que en realidad no existe delimitación expresa.

ya que ello puede originar que el auditado no las aplique argumentando que no son entendibles.  Objetivo de la revisión y fiscalización de la cuenta publica Respeto a programas y ejecución Correspondencia de los ingresos y egresos con sus partidas Desempeño eficiencia y eficacia en los programas OBJETIVO DE LA Cumplimiento en la aplicación de financiamiento Determinación de resultados de la gestión financiera REVISIÓN Y FISCALIZACIÓN Cumplimiento de la normatividad en la gestión financiera observancia de la legalidad en la operaciones de gobierno DE LA CUENTA PUBLICA Determinación de responsabilidades Imposición de . CAPÍTULO 12 AUDITORIA GUBERNAMENTAL La Auditoria Gubernamental es aplicable obviamente al sector público en sus tres niveles.La etapa de seguimiento generará resultados por informar ya que lo que se tiene como meta es definir y no diferir soluciones. es decir. Al implementar las recomendaciones la organización toma al menos tres acciones con participación de su personal siendo en primer orden: La aplicación: comprende la intervención del personal debidamente supervisado para proceder a la implementación de las recomendaciones. sin ambigüedades o confusas. Federal. Las medidas correctivas implícitas en las observaciones deberán ser siempre claras. Replanteamiento: representa la intervención de directivos a efecto de presentar una nueva opción de la recomendación. Adecuación: participación del personal de diferente nivel con la finalidad de adaptar la recomendación con modalidades. Estatal y Municipal manteniendo el control de las operaciones ya que el ciudadano está atento a la actuación y tiene la oportunidad de expresar su opinión cuando no está de acuerdo a través de quejas y denuncias.

Auditorias Específicas. diseño estructural. verificar y cerciorarse que las Dependencias o Entidades del sector público observa en el ejercicio de sus actividades la normatividad establecida y vigente. Al referirse al concepto de auditoria gubernamental se desprende que Su finalidad consiste en evaluar y preservar la sana administración y racionalidad en la utilización De los recursos disponibles del sector público así como su funcionalidad. Auditoría financiera: es la pionera en la actividad evaluatoria. Características. Características Percepción Sensibilidad Comprensión Criterio Disposición Responsabilidad Requisitos Vocación del servicio Confidencialidad Disposición completa Lealtad Rectitud Honestidad Cualidades Propósito Líder en la Auditoria Trabajar en equipo Amplio criterio Analítico Dispuesto al cambio Auditoria administrativa: Comprende el evaluar la eficiencia. auditores externos. Auditoria de Legalidad: Tiene como finalidad constatar.Requisitos-Cualidades del Auditor Gubernamental. Los órganos internos dedican especial atención a su aplicación permanente. legalidad y aspectos inherentes utilizando para ello mecanismos que juzgue adecuados. delegados o comisionarios públicos y la recién formada auditoria superior de la federación y en lo que compete por ejercicio 2000 a la contaduría mayor de hacienda. Tres tipos de auditorías específicas son: . en la Administración Pública Federal y si es el caso en el ámbito estatal y municipal. dentro de ellos se identifican los propios de cada entidad o dependencia. operación.sanciones Líneas gubernamentales de acción Combate a la corrupción Modernización de la administración publica Existe un plan sexenal para erradicarla Adecuación de estructuras y sistemas La auditoría gubernamental examen que se realiza a dependencias y entidades del sector publico A efecto de fiscalizar la correcta aplicación de los recursos y observancia de la normatividad Coadyuvando con ello a la transparencia en la relación de operaciones. la secretaria de la contraloría y desarrollo administrativo. eficacia y congruencia de las operaciones.

   Obra pública y de servicios relacionados: La planeación. trabajo que desempeña y finalmente a la información que presenta como resultado de su trabajo. . gasto. ejecución y control de la misma. clasificándose en tres:    Personales: Cualidades que el auditor debe tener para presentar profesionalmente su servicio Ejecución de trabajo: Manifestación de cuidado y diligencia e la realización de su trabajo. contratación. por ello a su evaluación se dedica atención especial por los diferentes niveles de gobierno. presupuestacion. contratación. presupuestacion. programación. Adquisiciones y arrendamientos: Se integran los conceptos de planeación programación. teniendo por cierto su normatividad federal y a nivel estatal en ambos casos. Servicios al personal: Merece atención prioritaria en el sector publico incluyendo en ello su revisión Normas de auditoría: Representan requisitos mínimos de calidad que se refiere a la personalidad del auditor. gasto y control. siendo ineludible su evaluación por la repercusión que se tiene el gasto y para cuidar la transparencia de las operaciones. ha sido siempre un tema de interés en la agestión pública y consecuentemente en la comunidad. Información: Presentación de los resultados de su trabajo a través de un informe. La auditoría Gubernamental: Contribuye al control del sector en donde se parte de la premisa que son los titulares de las Dependencias y Entidades los responsables de que en la realización de las operaciones se respete la normatividad.