O Processo Administrativo

O planejamento, a organização a direção e o controle, considerados separadamente,
constituem as funções administrativas; quando visualizadas no conjunto para o
alcance dos objetivos, elas formam o processo administrativo.
Processo é qualquer fenômeno que apresente mudanças contínuas no tempo, fazendo
com que os acontecimentos e as relações sejam dinâmicos, e não uma coisa parada,
estática. Deve ser móvel, não tendo começo, nem fim, nem seqüência fixa de eventos.
Os elementos do processo agem uns sobre os outros, e cada um pode afetar todos os
demais.
Os elementos do processo administrativo, (as funções), não são entidades separadas,
mas parte integral de uma entidade maior. O processo administrativo quando visto de
forma simplista apresenta as funções do administrador apenas como um processo
seqüencial:
Planejamento organização direção controle

Veremos a seguir, cada uma dessas funções separadamente
Planejamento Organização Direção Controle p/alcançá-los;
- Programar atividades
- Designar as atividades
- Agrupá-las em órgãos e cargos; - Alocar os recursos
- Definir a autoridade e
- Designar as pessoas - Coordenar os esforços
- Liderar Orientar
- Monitorar o desempenho
- Avaliar o desempenho - Ação corretiva
O Processo Administrativo: Planejamento, organização, direção e controle

Devemos considerar que tais organizações devam ser flexíveis. a tecnologia e. principalmente. o sistema financeiro. quando deve ser feito e em que seqüência. vamos considerar algumas definições: Objetivo é o alvo que se pretende atingir.O Planejamento A necessidade de um bom relacionamento entre a organização e seu ambiente externo. pois as mesmas procuram se estruturar. sendo uma técnica para absorver a incerteza permitir mais consistência no desempenho da empresa. Exemplo de meta é atingir e manter de maneira lucrativa e ética. Para entendermos o planejamento.Definir os objetivos e escolher antecipadamente o melhor curso de ação para alcançá-los. como dito anteriormente. para buscar uma adequação de seus custos juntamente com uma qualificação primorosa. Necessário se faz então o planejamento. podendo ser geral ou específico. Com esta nova realidade. a concorrência. Planejamento significa: . Exemplo de objetivo geral é aumentar a competitividade da organização.É onde se pretende chegar. fatia de mercado de 40% em doze meses. Desta forma. quando e em que seqüência.a formulação sistemática de objetivos e ações alternativas. Tal flexibilidade deve levar em consideração o mercado de mão-de-obra. o que implica necessariamente repensar o conceito da corporação. . pois as empresas não trabalham na base da improvisação. Planejar é definir os objetivos e escolher o melhor curso de ação para alcançá-los.Diz respeito a implicações futuras de decisões presentes. cultivar e explorar as competências essenciais que tornam o crescimento possível e sustentável. o que deve ser feito. a comunidade. a escolha se dará sobre a melhor ação. os fornecedores. . reduzindo hierarquias e corrigindo distorções. e com isto obter uma maior qualidade nos seus serviços. os consumidores dos serviços. se adaptando às mudanças de ambientes externos. os administradores das organizações serão julgados por sua capacidade de identificar. . os sindicatos. . objetivo específico é aumentar a fatia de mercado. fica cada vez mais evidenciada com o advento da globalização. Meta é um objetivo quantificado com prazo de duração. que ao final. o que deve ser feito. O planejamento define aonde se quer chegar. pois é um processo de decisões inter-relacionadas e interdependentes que visam alcançar objetivos previamente estabelecidos.

Elaboração de planos 1. acessíveis e imaginários. A Segunda. havendo uma contínua evolução dos objetivos que vão sendo redefinidos à medida que são alcançados. as empresas não podem trabalhar na base da improvisação. estabelecendo assim uma harmonia entre a organização e seu meio ambiente. ou ainda.O estabelecimento dos objetivos a alcançar . Estabelecimento dos objetivos A definição dos objetivos e a elaboração dos planos para alcançá-los é o começo do planejamento. são pretensões futuras que. certamente terá grande necessidade de improvisar. com baixa capacidade de planejar.O processo de planejamento é mais importante que seu produto final se identificando com prováveis mudanças. Mas o que é objetivo? Objetivos são resultados previamente estabelecidos. podemos identificar dois tipos de organizações. mais se tornam imaginários. praticamente não terá necessidade de improvisar. havendo assim a necessidade de uma hierarquia de objetivos. que devem ser atingidos em certo período de tempo (metas). com alta capacidade de planejar. A primeira. Hierarquia dos objetivos As empresas buscam geralmente alcançar vários objetivos ao mesmo tempo. À medida que o tempo passa e os objetivos imediatos vão sendo alcançados. alcançadas deixam de ser objetivos e se tornam realidade.Tomada de decisões a respeito das ações futuras . Os objetivos da empresa são os mais importantes e predominam sobre todos os outros objetivos. Com isto. os objetivos acessíveis tornam-se imediatos e os objetivos imaginários tornam-se acessíveis. e os objetivos de . Os objetivos em relação ao tempo podem ser: imediatos. Explicando melhor. Cabe salientar que deve ser feita a diferenciação entre planejar e improvisar dentro das organizações. Improvisar é agir ao acaso. quanto mais os objetivos distanciam-se no tempo. Planejar é a elaboração de um esquema para agir e alcançar o objetivo proposto. As etapas do planejamento O planejamento possui três etapas: .

decide-se aonde se quer chegar. seguir. programas. metas. sendo que todos estão associados ao conceito de escolha de rumo. os principais pontos fortes e as metas de responsabilidades. diretrizes. diretrizes fundamentais e de planos . Existem vários conceitos e interpretações sobre o que é ser estratégico. Vejamos um a um.cada divisão predominam sobre os objetivos de cada especialista. procedimentos. etc. métodos e normas. o seu desdobramento em diretrizes. Eles especificam o volume. (Pol DIMEPP menor) Políticas – As políticas organizacionais são regras que vão orientar o comportamento e o procedimento interno e externo das organizações. métodos e normas. tendo como características principais. em metas dos diversos departamentos. e a partir daí. um caminho. finalidades. Direcionam a execução das ações e proporcionam marcos ou limitações para demarcar as áreas nas quais a ação administrativa deverá se desenvolver. programas. prover. que tipo de organização ela é ou deseja ser. a área e as direções do crescimento. metas. podendo ser dividida em políticas gerais e políticas específicas e utilizam verbos como: manter. a abrangência. Exemplo de políticas específicas: . usar. assistir. postulados de forma a definir em que situação a organização se encontra. a flexibilidade. Exemplos de políticas gerais: O critério básico para qualquer decisão é a relação rentabilidade/custo. A busca do consenso na tomada de decisão é prioritária. A estratégia permite a definição das políticas. Por estratégia entende-se como o conjunto de objetivos. Desdobramentos dos objetivos Como conseqüências da hierarquia dos objetivos surgem os desdobramentos dos objetivos. relacionando-se direta ou indiretamente a noções de planejamento. a coordenação e a ética. A estratégia e os objetivos descrevem um conceito do campo de atuação da organização. que uma vez constatado onde se está localizado. procedimentos. que podem ser fixados pela empresa em políticas organizacionais. Os objetivos maiores impõem-se aos objetivos específicos. Com base nos objetivos almejados. a organização define a estratégia para alcançá-los.

se permitido ou não fumar. etc Procedimentos – É a maneira pela qual os programas são executados. Obs: Tanto o procedimento quanto o método podem utilizar-se de fluxogramas que representam o fluxo ou a seqüência de operações. Sendo os objetivos o fim. etc. Sua amplitude é mais restrita e limitada que o procedimento. prescrevem a seqüência cronológica de tarefas específicas. Exemplo: procedimentos para admissão de pessoal. horário de almoço. as diretrizes servem para balizar os meios adequados para atingi-los. método de preenchimento de relatório gerencial. Princípios para o estabelecimento dos objetivos São três os princípios para o estabelecimento dos objetivos: a). Não será tolerado atraso superior a 30 minutos. horário de trabalho. procedimentos para desligamento de pessoal. programas de venda. sendo os mesmos específicos.Remunerar os funcionários com salários compatíveis com o mercado de trabalho e com as funções exercidas. diretrizes de compra. Exemplo: programas de produção. programas sociais. ou alvos que se pretende atingir a curto prazo. etc. Normas – São regras ou regulamentos que cercam e asseguram os procedimentos. Exemplo: metas de produção mensal. Principio da Comunicação total – Os objetivos devem ser comunicados à toda empresa. de cobrança diária. etc Metas – São objetivos quantificados com prazo de duração. Diretrizes – São princípios estabelecidos para possibilitar o alcance dos objetivos pretendidos. de venda quinzenal. Exemplo: método de como descrever uma atividade. Podem ser confundidas com objetivos imediatos ou com objetivos departamentais. estabelecendo os limites do empregado. Exemplo: Diretrizes de pessoal. diretrizes de venda. e todos os . Método – O método detalha como o trabalho deve ser realizado. Também chamados de rotina. etc Programas – São atividades necessárias para atingir cada uma das metas. esclarecendo o que deve e o que não deve ser feito. Exemplo: define locais de fumar.

Princípio da coerência vertical – O objetivo de um nível deve ser aquele que torne mais provável. toda decisão não é necessariamente um planejamento. quem deve fazê-lo e de que maneira. b). pois . Pode referir-se tanto a objetivos organizacionais globais como a objetivos departamentais ou setoriais. enquanto a tomada de decisão pode ser informal. a partir da fixação dos objetivos a serem alcançados. Principio da coerência horizontal – deve haver harmonia e coerência entre os objetivos dos órgãos situados no mesmo nível organizacional. c). Há várias maneiras diferentes para se fazer esse caminho. entre a situação presente e a situação objetivada. Criação de um estado futuro desejável – O planejamento busca alcançar uma situação futura almejada pela organização. c). E a escolha é o resultado de um processo de tomada de decisão. Ex: Vendas x Produção 2. o planejamento é o caminho entre ambos. O Planejamento envolve um processo formal. para evitar conflitos ou incompatibilidades. Mesmo que determinada área não faça parte daquela ação ou daquele objetivo. determina a priori. A experiência passada não considera rápidas e profundas mudanças na organização e no seu ambiente. Experiência passada: É o método mais utilizado e comum para a tomada de decisões. Métodos utilizados no processo decisório Podemos descrever ao menos quatro métodos utilizados. Feito o diagnóstico da situação atual e determinados os objetivos a serem alcançados. Características da Tomada de decisão a). mais fácil e econômico a realização do objetivo organizacional imediatamente superior. b). é preciso compará-las e escolher a mais adequada. deverá a mesma ter pleno conhecimento dos objetivos establecidos. antes de a ação requerida ser executada. e como. Embora todo planejamento seja um processo de tomada de decisão. Decidir é selecionar e escolher a alternativa mais adequada ou conveniente para uma determinada questão.níveis hierárquicos devem conhecer e compreender os objetivos da organização e a sua participação relativa quanto ao alcance deles. bem como. o que se deve fazer. com outras decisões antecedentes e subseqüentes. a). Tomada de decisão antecipatória – refere-se à decisão sobre o que fazer. Interconexão das decisões – O Planejamento busca conjugar as decisões nos diversos níveis e áreas da organização. quando fazer. Tomada de Decisão O planejamento é um processo que.

estratégico. temos num teste de mercado. existe a hierarquia do planejamento. Envolve a empresa como um todo. 3. tendo por finalidade projetar os possíveis efeitos de uma decisão através de um período de tempo. aÉ definido no nível intermediário para cada departamento da empresa. c) Pesquisa operacional: Utiliza vários modelos analíticos ou matemáticos para verificar as relações entre os vários fatores e alternativas na forma de equações. b. O planejamento estratégico: É o planejamento mais amplo e abrangente da organização. sempre no nível operacional. Experimentação: É um método alternativo para a tomada de decisão. Prazos: . tático e operacional. a perspectiva histórica não pode ser ignorada. abrangendo seus recursos e áreas de atividade. para decidir sobre o lançamento de um produto novo. recursos. preocupando-se com o alcance de metas específicas. cEnvolve cada departamento. É projetado sempre no curto prazo ou imediato. Elaboração de planos Abrangência do planejamento: Além da hierarquia dos objetivos. O planejamento operacional: É o planejamento feito no nível operacional tendo como características: a. d). É projetado em longo prazo com efeitos e conseqüências estendidos por vários anos. b). É definido no nível institucional e corresponde ao plano maior ao qual todos os demais estão subordinados. c. tendo como características: a. Se a situação presente apresenta alguma relação direta com a experiência passada. seus recursos específicos e preocupa-se em atingir os O planejamento tático: É o planejamento feito no nível departamental. tendo como características: objetivos departamentais. Envolve cada tarefa ou atividade isoladamente. situando-se no topo da hierarquia empresarial. Os níveis do planejamento podem ser. o importante é a predição das conseqüências possíveis das decisões a serem tomadas. e preocupa-se em atingir os objetivos no nível organizacional. a experiência piloto. Qualquer que seja o método utilizado. bÉ projetado em médio prazo ou para o exercício atual. Árvores de decisões: É uma extensão da matriz decisorial. b. c. Por exemplo. a avaliação e a comparação dessas conseqüências para que a melhor alternativa possa ser escolhida.o que foi apropriado no passado pode ser inapropriado numa situação futura. restrições e riscos. matrizes e modelos matemáticos. É definido para cada atividade ou tarefa. Uma marcante contribuição desta abordagem foi a conscientização sobre a necessidade de colocação explícita de objetivos.

Como um plano descreve um curso de ação. Pode ser definido com bastante segurança. Cronograma: É um gráfico de planejamento e controle. gráfico de Gantt e Pert. permitindo a sincronização dos tempos dos vários eventos de um processo de maneira simples. Métodos Comporta mentos Tempo Procedimentos Orçamentos Programas ou Programações Regras ou regulamentos Dinheiro . Pode ser definido com certa validade. onde e por quem. se aplicados com sucesso. Existem quatro tipos distintos de planos: Técnicas relacionadas com o planejamento As técnicas utilizadas para o planejamento servem igualmente para o controle. Demonstra o início e o término de cada evento de um processo operacional dentro dos períodos de tempo considerados.Longo prazo: Contexto quase ou totalmente incerto Médio prazo: Contexto de determinismo aleatório. a programação e a coordenação de uma seqüência lógica de eventos. sendo as principais: Cronograma. que é o evento intermediário entre o processo de planejamento e o processo de sua implementação. por métodos estatísticos de previsão por extrapolação de tendência. Todos os planos têm um propósito comum: a previsão. Curto prazo: Contexto de determinismo puro. Tipos de planos O planejamento produz um resultado imediato: O Plano. os quais. por meio de simples traços cheios (o que foi planejado) ou pontilhados (o que foi realizado). como. ele precisa proporcionar respostas às questões: o quê. quando. deverão conduzir ao alcance dos objetivos que os comandam.

também relaciona a atividade ao tempo de uma maneira muito semelhante à que vimos na descrição do cronograma. O caminho crítico é a seqüência mais comprida de atividades dependentes que levam à . as relações são indicadas pela seqüência de eventos e atividades na rede. passa-se a calcular o caminho crítico . atividades (setas) e relações (seqüências). considerações de tempo e de custo. mais provável e pessimista. Método Pert: (PROGRAM EVALUATIONREVIEW TECHNIQUE) É uma técnica de revisão e avaliação de programas. Você também pode usar linhas sólidas ao invés de flechas terminando em pontos. Pode-se acompanhar a execução do processo na prática e compará-lo com a previsão anterior. rede de caminhos e caminho crítico. (Cronograma) Como se comportar em determinadas situações Operacionais Estratégico. as atividades representam a energia cognitiva ou física empenhada para a realização do evento e são representadas por flechas.Métodos de trabalho ou de execução. O tempo é indicado por colunas atravessadas no gráfico.análise do tempo de cada etapa para determinar o tempo mínimo possível para completar o projeto. com tarefas individuais representadas por flechas terminando em pontos. tático ou operacional Operacionais Gráfico de Gantt: Igualmente simples. Estimado o tempo. o tempo necessário para sua realização é indicado pelo número colocado ao lado. O método é baseado em cinco elementos principais: rede. Os eventos são pontos que indicam o início ou o fim de uma tarefa. Tem três componentes: eventos (círculos). Para este método são utilizadas três estimativas de tempo para realização de uma atividade: otimista. A técnica para sua elaboração consiste em segmentar cada atividade em seus componentes críticos e listá-los e apresentá-los graficamente em função do tempo. O tamanho e posições das flechas mostram a data de início e a duração das tarefas. (Fluxogramas) Receita/despesa em determinado período de tempo Correlação entre tempo e atividades. A rede é um diagrama que mostra as relações entre as atividades e os eventos durante todo o período de realização de uma tarefa. alocação de recursos.

· O planejamento é sempre voltado para o futuro o O planejamento é uma relação entre coisas a fazer e o tempo disponível para tanto. Como a finalidade da organização é fazer a empresa atingir de forma mais eficiente e econômica os seus objetivos. independentemente da maneira escolhida para ilustrar a ordenação das atividades no tempo. os objetivos que se pretende alcançar. é fundamental que se avalie com bastante seriedade o tempo necessário e ideal para desenvolver cada operação e que toda a equipe se conscientize da importância do cumprimento dos prazos. o Como o passado se foi e o presente está andando. São eles: a) Princípio da definição do objetivo: O planejamento começa logo após a fixação do objetivo que se pretende alcançar e é estruturado em função desse objetivo.finalização do plano. As datas. (o mais longo) – deve ser o mais controlado. O PERT foi citado apenas a título de apresentação. uma vez que sua execução. b) Princípio de flexibilidade do planejamento: O planejamento é permanente e aplicável tanto para atividades que ainda não estejam em funcionamento quanto para as que já estejam em funcionamento. os programas. o planejamento é muito mais uma questão de mentalidade voltada para o futuro do que um elenco de planos e programas de ação. Porém. a necessidade de estabelecer de forma clara. Características do planejamento · O planejamento é um processo permanente e contínuo o Para alguns autores. implica a efetividade das operações programadas e reflete o compromisso com a empresa. Princípios de administração aplicados ao planejamento Dois princípios se sobressaem dentre os inúmeros princípios de planejamento apontados pelos diversos estudiosos. Sua metodologia é bastante complexa e não se mostra tão adequado como os outros. . o que. A figura abaixo exemplifica uma rede de PERT. em última instância. é com o futuro que o planejamento se preocupa. a articulação das unidades envolvidas e a distribuição das tarefas deverão ser tão elásticas e flexíveis quanto permita o caso em questão. Deve ser flexível. 1 Levantamento de literatura X 2 Montagem do Projeto X 3 Coleta de dados 4 Tratamento dos dados 5 Elaboração do Relatório Final 6 Revisão do texto Atividades / Períodos 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 7 Entrega do trabalho X XXX XXXX XXX X Obs: Sugerimos a utilização do cronograma ou do gráfico de Gantt. poderá mostrar certas falhas imprevistas que poderão ser corrigidas no decorrer do seu desenvolvimento. torna-se primordial então.

• O planejamento visa selecionar entre várias alternativas um curso de ação o O curso de ação selecionado pode ter duração variável. • O planejamento é uma técnica de coordenação e integração o O planejamento permite a coordenação. do órgão ou da unidade para o qual foi feito. nascido em 1918 em Vladivostok (Rússia). *Igor Ansoff. • O planejamento é uma técnica de alocação de recursos o Visa definir de forma antecipada e estudada a alocação de todos os recursos disponíveis da empresa ou da unidade. dando-lhe maior racionalidade e subtraindo a incerteza inerente a qualquer tomada de decisão. É um processo que faz parte de um processo maior que é o processo administrativo. a todo momento e em todos os níveis da organização. mas sempre sua escolha deve ser baseada tanto em função das conseqüências futuras como em função das possibilidades de sua execução e realização. · O planejamento é uma técnica de mudança e inovação o O planejamento é uma das melhores maneiras de se introduzir mudanças e inovação em uma empresa. foi professor e consultor norteamericano. influenciando e sendo influenciado por todas elas. sincronização e integração de várias atividades para a consecução dos objetivos definidos. alterações e modificações em função dos eventos novos e inesperados que ocorrem tanto no ambiente interno como no ambiente externo da empresa ou da unidade. sem omitir os relacionamentos internos e externos. • O planejamento é uma função administrativa que interage com as demais o O planejamento está intimamente relacionado com as demais funções administrativas. o planejamento limita as alternativas e retira razoável parcela para decidir. o planejamento funciona como um meio de orientar o processo decisório. • O planejamento é interativo o Ele envolve passos ou fases que se sucedem. pois pressupõe avanços e recuos. • O planejamento é sistêmico o O planejamento deve considerar tanto o sistema como os subsistemas que o compõe. como organização. o Deve considerar a totalidade da empresa. • O planejamento é uma técnica cíclica o À medida que o planejamento é executado torna-se realidade e possibilita a avaliação e mensuração para novos planejamentos com informações e perspectivas mais seguras e corretas. sob uma forma previamente definida e devidamente programada para o futuro.• O planejamento visa à racionalidade da tomada de decisão o Ao estabelecer esquemas para o futuro. O planejamento reduz a incerteza e aumenta a informação. imprime maior dose de segurança e de consistência nas escolhas feitas. Se formou na Brown University em Engenharia e Matemática e trabalhou na Rand . o Se por um lado. direção e controle. o O planejamento deve ser interativo e flexível. por outro.

Faleceu em 2002 em San Diego. SP Makron Books. autor de diversos livros na área de estratégias de competitividade. • CHIAVENATO. É conhecido como o pai da gestão estratégica. Foi conselheiro na área da estratégia em muitas empresas norte-americanas e internacionais e tem um papel ativo na política econômica. professor na Harvard Business School.Estratégia Corporativa publicada em 1972. Do seu trabalho resultaram conceitos de estratégia que marcaram a disciplina como a análise de indústrias em torno de cinco forças competitivas. **Michael Porter é economista. Criou o modelo de Ansoff de planejamento estratégico. Igor. e as duas fontes genéricas de vantagem competitiva: diferenciação e baixo custo. . Idalberto. Referências Bibliográficas: • ANSOFF. 1997 • OLIVEIRA. Califórnia. baseado na expansão e diversificação empresarial através de uma seqüência de decisões.uma abordagem empreendedora.Estratégia empresarial . Estratégia empresarial. São Paulo: Atlas. São Paulo: McGraw-Hill do Brasil. Teoria Geral da Administração. 1977. 1991. Contribuiu com o planejamento através da obra clássica .Corporation e depois na Lockheed. H. Djalma de Pinho Rebouças de.