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AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS

Automatizacin de Procesos Administrativos I TAREA 2: INFORMACION Y


COMUNICACIN, Y SISTEMATIZACION Valor: 5 pts. Comit rea de
Automatizacin de Procesos Administrativos Pgina 1
Nombre: ___Jose Gabriel Montenegro Classon Carn:_1110726_
CEI:_Central A distancia ____ Fecha: 04/10/2014 _Tutor: Hugo Renaldo
Giron Rivera , Andrea Morales___

TAREA 2

Comunicacin en la Organizacin:
Ejercicio 3
Toda organizacin debe contar con visin, misin, metas y objetivos, es por
ello que todos los administradores eficaces deben de comunicar estos
elementos a todos los integrantes de la misma, por tal razn se solicita que
de acuerdo a la estructura organizacional que propuso en su tarea 1, sobre
La fbrica de muebles El Sper Mueble de Oficina realice lo siguiente:
Tarea: (2 Pts.)
Denuncie que forma o sentido de comunicacin propone para dar
cumplimiento al proceso de comunicacin en la organizacin y explique por
qu razn.
Indique segn su organigrama propuesto, en la tarea 1, que flujos de
comunicacin utilizara para hacer eficiente el proceso de comunicacin.
(debe graficar sobre su organigrama propuesto en tarea 1).
AREA DE AUTOMATIZACION DE PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Automatizacin de Procesos Administrativos I TAREA 2: INFORMACION Y
COMUNICACIN, Y SISTEMATIZACION Valor: 5 pts. Comit rea de
Automatizacin de Procesos Administrativos Pgina 2

TAREA NO. 2
Respuestas (pregunta 1)

La comunicacin Interna tipo Vertical, tanto ascendente, como


descendente y tipo Horizontal, determina que la comunicacin generada
proviene de los mandos medios, lo cual se desarrolla a travs de los
medios, y concluye con los bajos.

Como se trata de proponer comunicacin sobre elementos de


comportamiento, considero que una medida de comunicacin rpida,
efectiva y tal vez hasta con un fin de ayudar a la agilizacin de
informacin, conforme a las jerarquas o estructura organizacional, se
pudiera implementar cuadros que estn a la vista y comprensin de los
empleados los cuales debern estar ubicados en todos los niveles (si es
en caso de edificio) y/o en cada departamento.

Tambin propondra realizar una induccin con una presentacin


institucional, en la cual pudiera incluir en las diapositivas el significado y
el porqu de estos valores.

Otra medida que probablemente ayudara, es que cada empleado posea


un fondo de escritorio (en su computador) con una presentacin de
dichos elementos. Al mismo tiempo en el lugar donde porte su carn que
lo identifica como trabajador de la empresa, un contraportada con estos
mismo elementos.

* Respuesta (pregunta 2)
Flujo de Comunicacin Interna:
Tipo vertical, tanto ascendente como descendente.
Tipo Horizontal.
Diagrama de FLUJO DE COMUNICACIN INTERNA:

Flujo Vertical
Unilateral
(descendente)

Vertical Ascendente
(respuesta a
Solicitudes)

Flujo Horizontal

TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACION


Ejercicio 4
Considerando que estamos trabajando en La fbrica de muebles El Sper
Mueble de Oficina, y que actualmente vivimos en una sociedad de
informacin, basada en tecnologas que hacen posible la disponibilidad de
grandes volmenes de informacin, y derivado de su expansin podemos
notar que cada da es necesario implementar Sistemas de Informacin que
permitan agilizar el proceso de manipulacin de datos y toma de
decisiones, es por ello que se solicita que tomando como base la Estructura
Organizacional propuesta, se solicita realice lo siguiente:
Tarea: (3 Pts.)
Hacer un anlisis del organigrama y proponga que tipos de sistemas de
informacin, permitiran elevar la productividad de la fbrica de muebles.
Crear el anlisis de cmo aplicar las etapas de la sistematizacin y as
lograr un mejor proceso administrativo.
Qu factores considera que podran motivar cambios o desarrollo de nuevos
sistemas en la Fbrica de muebles.

Tarea: (3 Pts.)
1. Hacer un anlisis del organigrama y proponga que tipos de sistemas de
informacin, permitiran elevar la productividad de la fbrica de
muebles.
2. Crear el anlisis de cmo aplicar las etapas de la sistematizacin y as
lograr un mejor proceso administrativo.
3. Qu factores considera que podran motivar cambios o desarrollo de
nuevos sistemas en la Fbrica de muebles.
*Respuestas (pregunta 1)
Yo pensara que un sistema electrnico que ayude a la elaboracin de reportes
e informacin inmediata, la cual se pueda obtener en base a los resultados o
produccin mensual. Pero pensemos que se puede realizar, obtener e ingresar
con este sistema: catlogo de precios y diseos, organigrama, y descripcin
de puestos, mapa de procesos, RRHH (formulario de vacaciones, prestamos
etc.), solicitudes, manual de tica de la empresa, informacin proveedores,
informacin clientes, indicadores de cumplimiento, insatisfaccin y/o quejas de
clientes, control de modificaciones en el producto, facturacin, emisin y
entrega de cheques, formas de pago, cobros, entre otros.
*Respuestas (pregunta 2)
1. Anlisis si el sistema es rentable para la empresa.
2. Cotizar el precio del sistema, y evaluar los resultados que se obtendrn, y si
estos cumplen con los requerimientos solicitados.
3. Buscar o solicitar, ya sea en donde se puede adquirir el sistema, una
persona que conozca y pueda ayudar a su implementacin.

4. Comprar el sistema.
5. Que la persona o bien el departamento responsable, realice la instalacin en
los ordenadores correspondientes.
6. Que el rea de IT, informtica o bien el personal que se contrat
externamente, capacite a los usuarios del mismo.
7. Comprensin a cabalidad de las diferentes reas del sistema, y saber el
propsito de la implementacin de dicho sistema.
8. Velar por el cumplimiento y mantenimiento del mismo, para que los rubros
del sistema, sean utilizados para su finalidad.

*Respuestas (pregunta 3)
1. Control estricto de los procedimientos.
2. En la mayora de los casos, los sistemas no dan lugar a informacin falsa. Por
lo que es 100% verdica.
3. Ahorro de materiales de oficina.
4. Optimizar tiempo y energa fsica.
5. Menos oportunidad a que la informacin se extrave. Ya que diariamente se
pueden realizar back ups sobre la informacin.
6. Se puede tener informacin en conjunto.
7. Contar con informacin pronta y eficiente.
8. Verificar resultados y reportes inmediatos. Estos pueden ser de rentabilidad
entre otros.
9. Mayor satisfaccin de clientes y personal interno.
10. Produccin puntual y eficiente.
11. Procesos bien optimizados.